Kaip automatiškai pildyti formas naudojant „Power Automate“

Formų automatizavimo įvaldymas yra vienas didžiausių privalumų Maitinimo automatizavimas, ypač kai norime optimizuoti laiką ir sumažinti žmogiškųjų klaidų skaičių atliekant pasikartojančias užduotisJei jau susimąstėte, kaip galėtumėte centralizuoti formų valdymą ir efektyviai panaudoti savo duomenis, šiame straipsnyje parodysime, kaip tai padaryti. Kaip pildyti formas naudojant „Power Automate“.

Ne tik rne tik užpildyti formos duomenis, bet ir apdoroti bei atlikti veiksmus. Be to, atskleisime patarimus ir sprendimus dažniausiai pasitaikančioms problemoms.

Kas yra „Power Automate“ ir kaip ji jungiasi prie formų?

„Power Automate“ (anksčiau žinoma kaip „Microsoft Flow“) yra procesų automatizavimo įrankis, leidžiantis sukurti automatinių veiksmų grandines skirtingoms programoms ir paslaugoms, be programavimo poreikio. Kalbant apie formas, natūraliausia integracija yra su „Microsoft“ formos, nors taip pat galima naudoti kitus duomenų šaltinius, pvz., „Excel Online“ arba trečiųjų šalių platformas, naudojant vartotojo sąsajos srautus ir specialias jungtis.

Svarbiausia – kiekvieną formos pateikimą paversti automatizuotų veiksmų paleidikliu.nuo duomenų įrašymo į duomenų bazę iki patvirtinimų siuntimo, suasmenintų el. laiškų ar sudėtingesnių procesų valdymo.

Įprasti formų automatizavimo būdai naudojant „Power Automate“

Remiantis oficialia „Microsoft“ dokumentacija ir daugelio vartotojų praktine patirtimi, dažniausiai pasitaikančios užduotys, kurias galite automatizuoti kai kas nors užpildo forma yra šie:

• Siųsti el. pašto pranešimus tiek formos savininkui, tiek ją užpildžiusiam vartotojui.
• Prašykite patvirtinimų tiesiogiai su surinkta informacija formoje, idealiai tinka atostogų procesams, paraiškoms, pirkimams ir kt.
• Automatiškai įrašyti atsakymus „Excel“ skaičiuoklėje arba „SharePoint“ sąraše vėlesniam apdorojimui ir analizei, perkeliant duomenis į įprastą įmonės skaitmeninę darbo aplinką.
• Tvarkyti priedus įkelti į formą, sukurti bendrinamas nuorodas ir siųsti failus el. paštu arba išsaugoti juos „OneDrive“.

Kiekvieną parinktį galima pritaikyti prie jūsų darbo eigos, naudojant įvairius variantus – nuo ​​suasmenintų pranešimų siuntimo iki automatinio failų kūrimo pagal gautus atsakymus.

Kaip sukurti automatinį srautą su formomis

Norėdami iliustruoti visą procesą, sukurkime tipinį pavyzdį: norite įrašyti šią informaciją į „SharePoint“ sąrašą ir siųsti pasirinktinį pranešimą kiekvieną kartą, kai kas nors užpildo „Microsoft Form“. Įprasti veiksmai, atsižvelgiant į naudotojo patirtį ir pačią dokumentaciją, yra šie:

1. Įveskite Maitinimo automatizavimas ir pasirinkite parinktį sukurti automatizuotą debesies srautą nuo nulio.
2. Pasirinkite „Microsoft Forms“ paleidiklį „Kai išsiunčiamas naujas atsakymas".
3. Tame paleidiklyje pasirinkite formą, su kuria norite dirbti (galite jos ieškoti pagal pavadinimą arba, jei tai grupės forma ir jos nėra sąraše, naudokite identifikatorių, kurį matysite formų URL po „FormId=").
4. Pridėti veiksmų bloką „Gauti atsakymo informaciją“.
5. Duomenų paskirties vietos konfigūravimas: galite pasirinkti sukurti naują įrašą „SharePoint“ sąraše (kiekvieną stulpelį sulygiuojant su kiekvienu formos lauku) arba saugoti informaciją programoje „Excel Online“ (kaip paskirties vietą naudojant lenteles).
6. Jei jūsų formoje yra priedų, turite naudoti „Analizuoti JSON„valdyti įkeltų failų struktūrą, o tada naudoti „OneDrive“ arba „SharePoint“, kad sugeneruotumėte nuorodą ir juos valdytumėte.“
7. Galiausiai galite pridėti veiksmą, kad išsiųstumėte suasmenintą el. laišką tiek savininkui, tiek respondentui (įskaitant bet kokią dinaminę informaciją iš formos).

Vienas iš didžiausių formų pildymo naudojant „Power Automate“ privalumų yra flankstumasĮrankis leidžia pridėti sąlygų ir suskirstyti srautą pagal atsakymus (pavyzdžiui, atskirti, ar kas nors dalyvaus renginyje asmeniškai, ar per „Teams“, ir kiekvienu atveju siųsti skirtingus pranešimus).

Išplėstinė automatizacija: internetinių formų pildymas ir duomenų valdymas naudojant vartotojo sąsajos srautus ir „Selenium“

„Power Automate“ neapsiriboja užduočių automatizavimu „Microsoft“ ekosistemoje. Išplėstinė funkcija yra galimybė Automatizuoti formų pildymą išorinėse svetainėse, kurios neturi savo jungčių, naudojant vadinamuosius vartotojo sąsajos srautus. Šis mechanizmas, pagrįstas „Selenium IDE“, leidžia imituoti žmogaus įvestį bet kurioje žiniatinklio formoje ar senesnėje programoje, įvedant duomenis po vieną iš tokių šaltinių kaip „Excel Online“.

Įprasta procedūra būtų tokia:

1. Paruoškite „Excel“ failą su duomenimis, užtikrindami, kad jie būtų suformatuoti kaip lentelė, kad galėtumėte juos tvarkyti naudodami „Power Automate“.
2. Norėdami perskaityti kiekvieną duomenų eilutę, naudokite bloką „Lentelėje esančių eilučių sąrašas“.
3. Sukurkite ciklą, kuris iteruoja per įrašus (pavyzdžiui, naudodamas stulpelį „Raktas“ kaip iteracijos identifikatorių).
4. Kiekvienam įrašui paleiskite vartotojo sąsajos srautą, sukonfigūruotą naudojant „Selenium IDE“, kad įvestumėte duomenis į paskirties žiniatinklio formą.
5. Šį srautą galite papildyti bloku „Atnaujinti eilutę“, kad pažymėtumėte, jog įrašas buvo teisingai apdorotas (pavyzdžiui, pakeisdami TAIP/NE lauką programoje „Excel“, jei iteracija sėkminga).

Ši funkcija puikiai tinka, kai reikia Didelių duomenų kiekių perdavimas į išorines platformas, integruojant žmones ir sistemas, neturinčias savo API ar tiesioginių jungčiųBe to, darbo valdymas naudojant „Excel“ yra ypač patogus vartotojams, kurie yra įpratę dirbti su skaičiuoklėmis ir ieško greito bei lankstaus sprendimo.

Integracija su „SharePoint“: rezultatų saugojimas ir panaudojimas

Vienas iš dažniausių „Power Automate“ naudojimo būdų kartu su formomis yra Automatinis duomenų įvedimas į „SharePoint“ sąrašusŠis mechanizmas puikiai tinka formų pateikimams transformuoti į struktūrizuotus įrašus, kuriuos vėliau galima apdoroti kaip metaduomenis ir naudoti ataskaitų suvestinėse, ataskaitose ar vidiniuose verslo procesuose.

Norint tinkamai integruoti, įsitikinkite, kad Formos klausimai ir „SharePoint“ sąrašo stulpeliai sutampa struktūroje, kad kiekvienas atsakymas būtų saugomas tvarkingai ir patogiai. Toks metodas leidžia skaitmeninti viską – nuo ​​vidinių apklausų iki personalo atrankos procesų, vidinių užsakymų ir medžiagų užklausų.

Priedų tvarkymas ir bendrinamų nuorodų generavimas

Tais atvejais, kai formos leidžia priedų įkėlimas (pavyzdžiui, prašant kvitų, asmens tapatybės dokumentų, kainų pasiūlymų ir kt.), „Power Automate“ gali:

• Gaukite įkeltą failą naudodami veiksmą „Gauti atsakymo informaciją“.
• Norėdami apdoroti priedo informaciją ir išgauti jos unikalų identifikatorių, naudokite veiksmą „Išanalizuoti JSON“.
• Nukelkite failą į „OneDrive“ arba „SharePoint“ ir sugeneruokite bendrinamą nuorodą, kurią galima automatiškai išsiųsti el. paštu visiems, kuriems jos reikia.
• Tinkinkite el. laiško tekstą įterpdami nuorodą ir failo pavadinimą kaip spustelėjamą HTML nuorodą (naudodami pavadinimo sintaksę „Power Automate“ HTML redaktoriuje).

Ši funkcija yra labai svarbi norint skaitmeninti administracinius procesus ir užduotis, kurioms reikalingas dokumentų srautas., pavyzdžiui, žmogiškųjų išteklių procesai, išlaidų kontrolė ar dokumentų patvirtinimas.

Rekomendacijos tvirtam ir efektyviam srautui

Jei norite, kad jūsų automatizavimas būtų tikrai naudingas, atkreipkite dėmesį į šiuos geriausius patarimus:

• Visada naudokite aiškius identifikatorius ir standartizuokite formų pavadinimus. palengvinti ilgalaikį valdymą.
• Tikrina vartotojų įvestų duomenų autentiškumą Kai negalite apriboti formų, įdiekite el. pašto patvirtinimo mechanizmus, jei prašote jo kaip teksto lauko.
• Stebėkite veiksmus ir klaidas per žurnalus „Excel“, „SharePoint“ programose arba pranešimus atsakingiems asmenims.
• Peržiūrėkite „Power Automate“ vykdymo istoriją, kad galėtumėte derinti problemas ir koreguokite srautus, kai aptinkate pasikartojančius modelius ar klaidas.
• Pasinaudokite „Power Automate“ integracija su kitais „Microsoft“ ekosistemos įrankiais, pvz., „Teams“, „Outlook“, „SharePoint“ ir „Excel“, kad būtų galima kurti išsamius ir bendradarbiavimu pagrįstus sprendimus.

Formų ir darbo eigų pavertimas automatizuotais skaitmeniniais ištekliais suteikia didelį konkurencinį pranašumą. Jei pritaikysite šias rekomendacijas ir išvengsite problemų, kurias kiti vartotojai jau išsprendė, Turėsite galimybę paversti nuobodžias užduotis sklandžiais ir pritaikomais procesais.Efektyvų skaitmeninimą ir automatizavimą galima įdiegti bet kuriame sektoriuje ar bet kokio dydžio įmonėje, nereikalaujant būti programuotoju, o „Power Automate“ yra geriausias jūsų sąjungininkas siekiant šio tikslo.