Kas yra „Gmail“ konfidencialumo režimas ir kada jį reikėtų įjungti?

¿Kas yra „Gmail“ „konfidencialus režimas“ ir kada jį reikėtų įjungti? Šis specialus siuntimo režimas leidžia apriboti gavėjo galimybes naudoti jūsų el. laišką.Tai neleidžia vartotojams persiųsti failo, kopijuoti teksto, atsisiųsti priedų ar spausdinti turinio. Taip pat galite nustatyti galiojimo datą arba net reikalauti SMS kodo, kad jį atidarytumėte. Tai nėra patikima, tačiau teisingai naudojama žymiai sumažina riziką dirbant su slapta informacija.

„Gmail“ konfidencialumo režimas yra specialus el. laiškų siuntimo būdas. Šiuo režimu „Google“ taiko apribojimus pranešimui ir jo priedams, apribodama gavėjo galimybę bendrinti informaciją. Įjungus šį režimą, dingsta įprastos gavėjo bendrinimo parinktys. persiųsti, kopijuoti, atsisiųsti ir spausdinti turinys.

Be šių veiksmų blokavimo, „Gmail“ leidžia nustatyti galiojimo datą. Pranešimui: po šio laikotarpio gavėjas nebegalės jo peržiūrėti. Taip pat galite bet kada rankiniu būdu atšaukti prieigą, jei gailėsitės dėl išsiųsto pranešimo arba pastebėsite gavėjo klaidą. Tai ypač naudinga tvarkant konfidencialius dokumentus, asmens duomenis ar jautrią vidinę komunikaciją.

Ši funkcija taip pat apima papildomą slaptažodžio patvirtinimo sistemąGalite reikalauti, kad gavėjas pateiktų kodą el. laiškui atidaryti: paprastą patvirtinimą (kuris kai kuriais atvejais siunčiamas el. paštu) arba kodą, išsiųstą SMS žinute į gavėjo mobilųjį telefoną. Antruoju atveju turinį galės matyti tik asmuo, turintis prieigą prie to telefono numerio.

Svarbu suprasti, kad konfidencialus režimas stebuklingai neužšifruoja el. laiškų nuo pradžios iki pabaigos.Vietoj to, tai pakeičia turinio pateikimo būdą. „Gmail“ nesiunčia teksto ir priedų tiesiogiai kaip įprasto pranešimo; vietoj to ji sukuria saugią nuorodą, prie kurios galima prisijungti tik jūsų nustatytomis sąlygomis (galiojimo laikas, patvirtinimas ir kt.).

Ši funkcija pasiekiama tiek asmeninėse „Gmail“ paskyrose, tiek „Google Workspace“.Verslo aplinkoje administratoriai gali nuspręsti, ar leisti jį naudoti visame domene, ar tik tam tikruose organizaciniuose vienetuose (pavyzdžiui, įjungti jį teisiniam skyriui ir išjungti visiems kitiems).

Kaip konfidencialus režimas veikia viduje

Kai siunčiate pranešimą konfidencialiu režimu, „Gmail“ nepristato el. laiško turinio „toks, koks yra“. į gavėjo serverį. Tai reiškia, kad turinys išsaugomas „Google“ sistemose ir pakeičiamas kontroliuojama nuoroda. Asmeniui, naudojančiam „Gmail“, rezultatas atrodo kaip įprastas el. laiškas, tačiau iš tikrųjų jie pasiekia tą talpinamą turinį valdomu būdu.

Jei gavėjas nenaudoja „Gmail“, jis gaus pranešimą su nuoroda. tipo „Peržiūrėti el. laišką“ arba panašaus. Jį spustelėjus, atsidarys saugus „Google“ puslapis, kuriame turėsite prisijungti arba įvesti patvirtinimo kodą, priklausomai nuo to, kaip sukonfigūravote pristatymą. Tokiu būdu išlaikysite kontrolę, nepriklausomai nuo gavėjo el. pašto paslaugų teikėjo.

Įprasti šio režimo apribojimai paveikia visą turinio paketąTekstas, įterptieji vaizdai ir priedai. Gavėjas galės perskaityti ir peržiūrėti priedus, jei formatas suderinamas, bet neturės prieigos prie funkcijų, leidžiančių juos išsaugoti kompiuteryje, persiųsti kitam asmeniui ar atsispausdinti el. laišką iš „Gmail“.

Yra vienas svarbus apribojimas, kurį turite nepamiršti.Net jei kopijavimo, atsisiuntimo ar spausdinimo parinktys yra blokuojamos, „Gmail“ negali visiškai užkirsti kelio tam, kad kas nors tai darytų. ekrano kopijaPadarykite ekrano kopiją telefonu arba naudokite kenkėjišką programinę įrangą turiniui nukopijuoti. „Google“ bando apriboti ekrano kopijas kai kuriose aplinkose, tačiau praktiškai visada yra būdas apeiti šią apsaugą.

Kita svarbi techninė detalė yra ta, kad el. laiškų, siunčiamų konfidencialiu režimu, negalima planuoti. kad būtų išsiųsta vėliau. Jei visada naudojate funkciją „Suplanuoti siuntimą“, kad pranešimai būtų išsiųsti konkrečiu laiku, atminkite, kad ši funkcija nesuderinama su konfidencialiu režimu: turėsite juos išsiųsti nedelsdami.

Privalumai, apribojimai ir kada aktyvuoti

Pagrindinis konfidencialaus režimo privalumas yra tas, kad jis sumažina netyčinį neskelbtinos informacijos atskleidimą.Jei gavėjas netyčia spustelėja „Persiųsti“ arba bando atsisiųsti priedą, kad juo pasidalintų, jis tiesiog negalės to padaryti. Taip išvengiama daugelio dažnų klaidų tiek darbe, tiek asmeninėse situacijose.

Žinučių galiojimo pabaiga yra dar vienas labai įdomus dalykas.Galite pasirinkti, kad el. laiškas būtų pasiekiamas tik dieną, savaitę, mėnesį ar net kelerius metus (įprastas laikotarpis yra nuo 1 dienos iki 5 metų). Po to laiko gavėjas nebegaus nei laiško teksto, nei priedų, net jei jis vis tiek matys el. laišką savo gautuosiuose.

Galimybė bet kuriuo metu atšaukti prieigą suteikia papildomą saugumo užtikrinimą.Jei el. laišką išsiuntėte netinkamam asmeniui, įtraukėte informacijos, dėl kurios vėliau gailėsitės, arba tiesiog persigalvojote, tiesiog eikite į aplanką „Išsiųsta“, atidarykite konfidencialų el. laišką ir spustelėkite parinktį, kad pašalintumėte prieigą. Nuo tos akimirkos gavėjas nebegalės jo atidaryti.

Tačiau šis režimas nėra absoliutus skydas ir turi aiškių apribojimų.Kaip minėta anksčiau, jis negali visiškai apsaugoti ekrano kopijų ar nuotraukų blokavimo, o jei gavėjas ketina pažeisti jūsų pasitikėjimą, jis visada ras būdų, kaip išsaugoti informaciją. Be to, griežtoje įmonės aplinkoje tai gali prieštarauti archyvavimo, audito ar el. duomenų atskleidimo politikoms, nes kai kuri prieiga nepatenka į standartinių darbo eigų ribas.

Patartina įjungti konfidencialų režimą situacijose, kai reikia papildomos kontrolės.Nerekomenduojama siųsti sutarčių, pažymėjimų, asmens tapatybės dokumentų, finansinės informacijos, medicininių duomenų, neskelbtinos vidinės komunikacijos ar nuorodų, kurios turi nustoti veikti konkrečią dieną. Tai neturėtų būti naudojama beatodairiškai, nes tai prideda veiksmų gavėjui ir gali apsunkinti reikalus, jei jam to nereikia.

Kaip išsiųsti konfidencialų el. laišką iš „Gmail“ kompiuteryje

Konfidencialaus režimo naudojimo iš žiniatinklio versijos „Gmail“ procesas yra gana intuityvus.Tačiau verta tai atlikti žingsnis po žingsnio, kad nieko nepraleistumėte. Idėja ta, kad parašytumėte el. laišką kaip įprasta ir prieš jį išsiųsdami įjungtumėte režimą bei pakoreguotumėte galiojimo ir patvirtinimo nustatymus.

Tai yra pagrindiniai žingsniai kompiuteryje:

• Atidarykite „Gmail“ ir spustelėkite „Sukurti“ kad sukurtumėte naują pranešimą.
• Parašykite gavėją, temą ir turinį iš el. laiško ir pridėkite failus, kuriuos reikia išsiųsti.
• Rašymo lango apačioje spustelėkite spynos piktogramą su laikrodžiu. (Tai konfidencialaus režimo mygtukas.) Jei jau jį naudojote ir norite pakeisti nustatymus, pamatysite parinktį „Redaguoti“.
• Atsidarys iššokantis langas, kuriame galėsite pasirinkti galiojimo datą. pranešimo ir ar norite, kad būtų reikalaujama slaptažodžio.
• Slaptažodžio skiltyje galite pasirinkti vieną iš dviejų režimų:
  • „Slaptažodis SMS žinute negautas“Vartotojai, atidarę el. laišką iš „Gmail“ programėlės ar svetainės, galės jį matyti tiesiogiai; tie, kurie nenaudoja „Gmail“, gali gauti kodą kitame el. laiške, kad patvirtintų savo tapatybę.
  • „Slaptažodis SMS žinute“Gavėjas turės įvesti kodą, kuris bus jam išsiųstas teksto žinute. Būtina įvesti gavėjo telefono numerį, o ne savo.
• Kai viską nustatysite, spustelėkite „Išsaugoti“ ir tada išsiųskite el. laišką kaip įprastai.

Atminkite, kad konfidencialumo režimo nustatymas veikia ir tekstą, ir priedus.Visam laiškų turiniui taikomi ką tik nustatyti galiojimo, patvirtinimo ir kopijavimo ar atsisiuntimo apribojimai.

Kaip įjungti konfidencialumo režimą iš savo mobiliojo telefono

Jei paprastai naudojate „Gmail“ savo mobiliajame telefone („Android“ arba „iOS“), taip pat galite naudotis konfidencialumo režimu.Nustatymo vieta šiek tiek skiriasi, palyginti su darbalaukio versija, tačiau logika ta pati: jūs sukuriate el. laišką ir prieš siųsdami jį suaktyvinate parinktį bei pasirenkate, kaip norite jį apsaugoti.

Konfidencialumo režimo naudojimas „Gmail“ programėlėjeŠi bendra veiksmų seka tokia:

• Atidarykite „Gmail“ programėlę savo išmaniajame telefone ir spustelėkite mygtuką, kad sukurtumėte naują el. laišką.
• Parašykite gavėją, temą ir pranešimąir pridėkite failus, jei reikia.
• Viršutiniame dešiniajame kampe palieskite trijų taškų meniu iš ekrano, kol rašote.
• Pasirinkite parinktį „Konfidencialus režimas“ išskleidžiamajame meniu.
• Atsidarys ekranas, kuriame galėsite konfigūruoti galiojimo datą ir slaptažodį., kurių galiojimo laikas panašus į internetinių (nuo 1 dienos iki 5 metų) ir yra dvi patvirtinimo parinktys (standartinė arba SMS žinutė).
• Nustatykite norimus nustatymus ir spustelėkite „Išsaugoti“.
• Siųskite el. laišką įprastaiNuo to momento įsigalios visi nustatyti apribojimai.

Kasdienėse operacijose ši procedūra trunka tik keliomis sekundėmis ilgiau nei įprastas siuntimas.Todėl ją galima naudoti reguliariai, jei tik turinys tai pateisina. Tačiau nepamirškite informuoti gavėjo, jei jis nėra susipažinęs su šia sistema, kad jis neišsigąstų, kai jo bus paprašyta kodo, arba nesuprastų, kad negali persiųsti žinutės.

Kaip atidaryti konfidencialų el. laišką kaip gavėjui

Asmens, gaunančio konfidencialų el. laišką, patirtis priklauso nuo dviejų pagrindinių veiksniųReikia atsižvelgti į tai, ar jie naudoja „Gmail“ ir ar siuntėjas įjungė slaptažodžio patvirtinimą (ypač jei tai SMS žinute). Nepaisant to, procesas paprastai yra gana instrukcinis, o sąsaja nurodo, ką daryti kiekviename žingsnyje.

Jei naudojate „Gmail“ paskyrą ir siuntėjas neprašė slaptažodžio SMS žinuteDaugeliu atvejų el. laišką galite atidaryti tiesiai iš svetainės arba atnaujintos programėlės be jokių papildomų veiksmų. Pranešimą matysite kaip įprasta, bet be persiuntimo, atsisiuntimo ar spausdinimo mygtukų. Jei naudojate kitą prie „Gmail“ prijungtą el. pašto klientą (pvz., Perspektyva), gali atsirasti nuoroda, pvz., „Peržiūrėti el. laišką“, kuri nukreips jus į „Google“ puslapį, kuriame turėsite prisijungti.

Kai siuntėjas įjungia parinktį „Slaptažodis SMS žinute“Procesas prideda papildomą saugumo žingsnį. Kai bandysite atidaryti pranešimą, sistema parodys mygtuką, pvz., „Siųsti slaptažodį“; jį paspaudus, SMS žinute į jūsų sukonfigūruotą telefono numerį bus išsiųstas kodas. Norėdami pasiekti turinį, turėsite įvesti šį kodą ekrane.

Jei jūsų adresas nėra „Gmail“ adresas (pavyzdžiui, naudojate įmonės el. pašto adresą arba kito teikėjo el. pašto adresą)Taip pat gausite pranešimą su nuoroda į „Peržiūrėti el. laišką“ saugioje „Google“ sąsajoje. Ten jūsų gali būti paprašyta spustelėti „Siųsti slaptažodį“ ir patikrinti SMS žinutes arba, atsižvelgiant į siuntėjo nustatymus, patikrinti papildomą el. laišką su patvirtinimo kodu.

Visais atvejais kopijavimo, persiuntimo, atsisiuntimo ar spausdinimo apribojimai išliks galioti.Galėsite perskaityti el. laišką ir, jei jo galiojimo laikas nepasibaigęs ir jūsų prieiga nebuvo atšaukta, peržiūrėti visus suderinamus priedus; tačiau neturėsite prieigos prie įprastų funkcijų, skirtų bendrinti ar išsaugoti turinį tiesiai iš „Gmail“.

Kas nutinka, kai baigiasi el. laiško galiojimo laikas arba atšaukiama prieiga?

Pasibaigus siuntėjo nustatytai galiojimo datai, pranešimas nebepasiekiamas. Gavėjui, net jei laiškas vis dar gali būti rodomas gautuosiuose arba archyve, bandant jį atidaryti, jis nebegalės peržiūrėti turinio arba gaus pranešimą, kad el. laiško galiojimo laikas pasibaigė.

Siuntėjas taip pat gali imtis iniciatyvos ir atšaukti prieigą iki galiojimo pabaigos datos.Norėdami tai padaryti, atidarykite „Gmail“ kompiuteryje, eikite į aplanką „Išsiųsta“, suraskite konfidencialų el. laišką ir spustelėkite parinktį „Pašalinti prieigą“. Nuo to momento bet koks gavėjo bandymas atidaryti pranešimą rodys klaidą arba įspėjimą, kad jis nebeturi leidimo.

Jei gavote pasibaigusio galiojimo el. laišką arba ištrintos prieigos klaidąLabiausiai tikėtina, kad siuntėjas nusprendė nutraukti prieigą arba kad viršijote iš pradžių nustatytą laiko limitą. Tokiu atveju vienintelė galimybė – susisiekti su tuo asmeniu, kad pratęstumėte galiojimo datą, arba paprašyti, kad jis iš naujo atsiųstų informaciją nauju, konfidencialiu pranešimu.

Klaidos taip pat gali kilti dėl telefono numerių, naudojamų SMS patvirtinimui.„Gmail“ palaiko kodus, siunčiamus tik į tam tikras šalis ir regionus (pvz., Šiaurės Ameriką, didžiąją dalį Pietų Amerikos, Europą, Australiją ir kai kurias Azijos teritorijas, pvz., Korėją, Indiją ir Japoniją). Jei bandysite nustatyti numerį, kuris nėra palaikomame regione, pamatysite pranešimą, kad jo negalima naudoti.

Šie galiojimo pabaigos ir atšaukimo mechanizmai yra ypač naudingi darbo kontekstuose kur bendrinami laikini dokumentai, neskelbtinos ataskaitos ar asmens duomenys, kurie neturėtų būti prieinami neribotą laiką. Atidžiai nustatydami laiko apribojimus, galite gerokai sumažinti informacijos atskleidimo laikotarpį.

Konfidencialumo režimo valdymas „Google Workspace“ administratoriams

Įmonių aplinkoje galutinį sprendimą dėl konfidencialumo režimo prieinamumo turi administratoriai. Vartotojams. „Google“ administratoriaus konsolėje tai galima įjungti arba išjungti domeno lygmeniu arba taikyti tik tam tikriems organizaciniams vienetams, atsižvelgiant į įmonės vidaus politiką.

Norėdamas valdyti šią funkciją globaliai organizacijoje, administratorius privalo:

• Prisijunkite prie administravimo konsolės naudodami paskyrą, turinčią administratoriaus teises.
• Eikite į skyrių „Programos“, tada „Google Workspace“ ir galiausiai „Gmail“..
• Atidarykite skyrių „Vartotojo nustatymai“ ir slinkite žemyn iki „Konfidencialus režimas“..
• Pažymėkite arba panaikinkite žymėjimą langelyje „Įjungti konfidencialų režimą“ir išsaugokite pakeitimus.

Pokyčiai paprastai nebūna momentiniai.„Google“ nurodo, kad šių pakeitimų pritaikymas visame domene gali užtrukti iki 24 valandų, nors praktiškai jie dažnai pritaikomi daug greičiau. Patartina tai turėti omenyje planuojant diegimą ar politikos pakeitimą.

Jei norite valdyti konfidencialų režimą pagal organizacinius vienetus (OU)Procesas panašus, tačiau prieš koreguodami nustatymą, kairiajame skydelyje turite pasirinkti konkretų OU (pvz., „Žmogiškieji ištekliai“, „Finansai“, „Rinkodara“ ir kt.). Tada eikite į skyrių „Konfidencialus režimas“, įjunkite arba išjunkite jį ir išsaugokite pakeitimus tam konkrečiam vienetui.

Išjungus konfidencialų režimą, vartotojai negali siųsti el. laiškų naudodami šį režimą.Tačiau tai savaime neužkerta kelio jų gavimui. Jei organizacija mano, kad gaunami konfidencialūs pranešimai yra problemiški audito, atitikties ar archyvavimo tikslais, ji turi sukurti konkrečias atitikties taisykles tokio tipo el. laiškams tvarkyti.

Blokuokite gaunamus pranešimus konfidencialiu režimu įmonėse

Kai kurios organizacijos pageidauja, kad konfidencialūs el. laiškai nepasiektų jų vartotojų.Kadangi tokio tipo pranešimai riboja turinio tikrinimą, archyvavimą ar teisinius el. informacijos atskleidimo procesus, „Google Workspace“ siūlo atitikties taisyklių sistemą, leidžiančią identifikuoti ir atmesti tokio tipo el. laiškus, kai jie pasiekia domeną.

Bendroji gaunamų konfidencialių pranešimų blokavimo procedūra yra tokia::

• Administratoriaus konsolėje eikite į „Gmail“ nustatymus. ir eikite į skyrių, skirtą „Turinio standartų laikymasis“.
• Norėdami sukurti naują nustatymą, spustelėkite „Konfigūruoti“Jei taisyklės jau yra, galite pasirinkti „Pridėti kitą taisyklę“.
• Priskirkite taisyklei aprašomąjį pavadinimą (pavyzdžiui, „Gaunamų konfidencialių pranešimų blokavimas“).
• Skiltyje „Paveikti pranešimai“ pasirinkite parinktį „Gaunami pranešimai“. kad taisyklė būtų taikoma tik į domeną atvykstantiems el. laiškams.
• Išraiškų skyriuje pridėkite metaduomenimis pagrįstą sąlygą ir kaip atributą pasirinkite „Gmail konfidencialus režimas“, nurodydami atitikties tipą „Žinutė yra Gmail konfidencialiu režimu“.
• Veiksmų bloke pasirinkite „Atmesti pranešimą“. ir, jei pageidaujama, parašyti asmeninį tekstą, kuris bus automatiškai išsiųstas siuntėjui, paaiškinant atmetimo priežastį.
• Laikykitės taisyklės ir laukite, kol ji išplis (vėlgi, maksimalus numatomas laikotarpis yra apie 24 valandas).

Šis metodas leidžia taikyti labai tikslias saugumo ir atitikties politikas.Pavyzdžiui, galite blokuoti konfidencialių el. laiškų gavimą iš išorės, bet vis tiek leisti juos naudoti viduje arba apriboti jų naudojimą tik tam tikriems skyriams. Viskas priklauso nuo kiekvienos organizacijos teisinių ir veiklos poreikių.

Geriausia praktika ir saugumo patarimai naudojant konfidencialų režimą

Nors konfidencialus režimas suteikia papildomų apsaugos lygių, jis nepakeičia sveiko proto.Prieš siunčiant el. laišką su itin slapta informacija, verta apsvarstyti, ar jį tikrai reikia siųsti el. paštu, ar nebūtų protingiau naudoti kitus, patikimesnius šifravimo ar saugaus failų bendrinimo metodus.

Svarbiausia rekomendacija – atidžiai koreguoti galiojimo datą.Ypač slaptiems dokumentams galite nustatyti trumpus terminus (vieną dieną, vieną savaitę); kitiems pranešimams, pavyzdžiui, peržiūrimoms sutartims, kurioms reikia laiko, geriau duoti gavėjui pagrįstą laiko tarpą. Absurdiškai trumpi terminai tik suerzina gavėją ir sukelia daugiau pakartotinio siuntimo ar painiavos.

Kai rizika didelė, labai rekomenduojama naudoti SMS slaptažodžio parinktį.Jei galite saugiai tvarkyti gavėjo telefono numerį ir jis yra „Google“ palaikomame regione, šis papildomas veiksmas apsunkina el. laiško turėjimą (pavyzdžiui, prisijungus prie paskyros be leidimo) turinčiam asmeniui galimybę perskaityti turinį neturint gavėjo telefono numerio.

Prieš siunčiant, svarbu dar kartą patikrinti el. pašto adresus ir telefono numerius.Viena skaitmens klaida gali nusiųsti informaciją netinkamam asmeniui arba gavėjas negalės atidaryti žinutės. Taip pat pravartu iš anksto įspėti gavėją, kad jis gaus konfidencialų el. laišką su patvirtinimu, kad nepagalvotų, jog tai sukčiavimas ar šlamštas.

Įmonėse konfidencialaus režimo diegimas turėtų būti atliekamas tik su minimaliais mokymais.Paaiškinkite, ką ši funkcija daro ir ko nedaro, kada rekomenduojama ją naudoti, kokios yra įprastos galiojimo datos ir kaip spręsti tokias problemas kaip pasibaigęs prieigos galiojimas arba neperduotos SMS žinutės. Tai apsaugo vartotojus nuo nesaugių sprendimų griebimosi dėl žinių stokos.

„Gmail“ konfidencialus režimas tampa labai praktišku įrankiu Siekiant kontroliuoti informacijos sklaidą el. paštu, ypač derinant tai su aiškia politika, sveiku protu ir kitomis papildomomis saugumo priemonėmis. Naudojant tai protingai, jautrūs duomenys gali būti perduodami saugiau ir sukeliant mažiau nereikalingų išgąsčių tiek asmeniniame, tiek profesiniame lygmenyje.