DMS programinė įranga: programos, leidžiančios saugiai saugoti dokumentus

La teisinės dokumentacijos valdymas Be to, tai nebesuprantama DMS programinė įranga kurios centralizuoja, apsaugo ir leidžia pasiekti failus iš bet kurio įrenginio. Nors daugeliui advokatų kontorų vis dar sunku tvarkyti dokumentus popieriuje, realybė tokia, kad teisiniai klausimai yra sudėtingi ir reikalauja modernios programinės įrangos, kad būtų galima supaprastinti darbo eigą, sumažinti riziką ir pagerinti santykius su klientais. Kurios programėlės leidžia saugoti teisinius dokumentus? Apie tai kalbėjome šiame straipsnyje.

Jame paaiškiname, kaip juos saugiai naudoti, jų svarbiausias savybes ir geriausius sprendimus, kuriuos galime naudoti.

Kas yra teisinių dokumentų tvarkymo ir saugojimo programinė įranga?

Teisinių dokumentų valdymo programinė įranga (DVS) yra Specializuotas įrankis skaitmeniniams failams saugoti, tvarkyti, versuoti ir sekti įmonėse, konsultacinėse įmonėse ir teisiniuose skyriuose.Jos tikslas yra, kad svarbiausi dokumentai yra saugūs, tačiau lengvai randami, naudojant išplėstinę paiešką, vaidmenimis pagrįstus leidimus ir atsekamumą.

Šios platformos paprastai apima galingą paiešką, bendradarbiavimą realiuoju laiku, versijų kontrolę ir atitikties funkcijas. teisinis sektoriusBe to, labai svarbu, kad sistema palaikytų darbo eigos automatizavimą, saugų keitimąsi duomenimis su klientais, elektroninius parašus ir veiksmų auditą.

Už teisinės srities ribų, DMS yra įmonės turinio valdymo (ECM) ekosistemos dalis., įtraukiant skaitmeninimą (skenavimą ir OCR), elektroninį archyvavimą, atsarginių kopijų kūrimą ir įmonės lygio saugumo sluoksnius, kad būtų laikomasi BDAR ir ISO standartų.

Pagrindinės funkcijos, kurių turėtumėte reikalauti iš teisinės DMS

• Valdymas ir saugojimas debesyje ir (arba) nuosavuose serveriuosePrieiga visą parą iš žiniatinklio ir mobiliųjų įrenginių, saugi sinchronizacija ir keičiamo dydžio planai, pagrįsti duomenų kiekiu, bei hibridinio debesies vietinio diegimo galimybė, jei to reikalauja jūsų IT politika.
• Paprastas naudojimas ir įgyvendinimasIntuityvi sąsaja pagreitina pritaikymą ir sutrumpina mokymosi kreivę; kuo greičiau sukursite vertę, tuo didesnę grąžą gausite ir tuo mažesnis bus vidinis pasipriešinimas.
• Tinkinami šablonai, ataskaitų suvestinės ir metaduomenysStandartizuokite sutartis, pretenzijas ar dokumentus naudodami daugkartinio naudojimo šablonus ir ataskaitų suvestines, kad galėtumėte peržiūrėti eigą, etapus ir priklausomybes; metaduomenys ir žymės yra labai svarbios kategorizavimui.
• Srauto automatizavimasRankinius veiksmus pakeiskite taisyklėmis ir paleidikliais (patvirtinimais, įspėjimais, priskyrimais), versijų kūrimu ir veiklos žurnalais auditui.

DMS tipai ir bendros funkcijos

• Pagal dislokavimąDebesyje (visur esanti prieiga, mažesnė trintis ir priklausomybė nuo trečiųjų šalių) arba vietoje (visiška kontrolė, vidinės investicijos ir priežiūra). Taip pat yra hibridinių sprendimų, kurie sujungia privalumus.
• Pagal licencijąNuosavybės teise paremtas (oficiali pagalba, mokymai, paslaugų lygio sutartis, didesnė kaina) ir atvirojo kodo (lankstumas ir bendruomenė, reikalingas patyręs tiekėjas arba vidinė komanda priežiūrai).
• Pagrindinės galimybėsNuskaitymas ir optinis simbolių atpažinimas (OCR), metaduomenų indeksavimas, turinio arba raktinių žodžių paieška, versijų kūrimas, leidimai ir auditas, integracijos (ERP, CRM, el. paštas) ir darbo eigos (patvirtinimai).

Geriausia DMS (teisinių dokumentų valdymo) programinė įranga

Sudarėme teisininkų komandų naudojamus sprendimus bylų valdymui, dokumentacijai, darbo krūviui ir klientų santykiams. Įtraukėme privalumus, trūkumus, kainas ir įvertinimus, kad būtų galima tiksliai palyginti.

„ClickUp“

Spustelėkite Dokumentai suteikia lankstų būdą kurti, ieškoti ir bendradarbiauti rengiant teisinius dokumentus toje pačioje projekto aplinkoje. Jo galinga paieškos sistema pagreitina failų paiešką ir Saugumas ir prieinamumas yra puikūs. Atmesti teisiniai šablonai (klientų valdymas, bylų stebėjimas ir sąskaitų išrašymas) ir Spustelėkite AI rašyti santraukas ir atnaujinimus.

KainosNemokamai visam laikui; Neribotai – 7 USD/vartotojui/mėn.; Verslui – 12 USD/vartotojui/mėn.; Įmonės (kontaktinis). Spustelėkite AI +5 USD/mėn. vienam nariui su mokamais planais.

ProProfs projektas

Paprastas užduočių, kalendorių ir išteklių rinkinys, nėra teisiškai konkretus, bet naudingas, jei ieškote paprastumas ir gera kaina. ProProfs projektas Jis generuoja sąskaitas faktūras ir ataskaitas, seka laiką ir siūlo Ganto bei Kanbano lentas. Jam trūksta pažangios CRM ir komandos pokalbių sistemos.

kaina39,97 USD/mėn. neribotam vartotojų skaičiui (metinis mokestis).

Asanos

Asanos yra Išsami darbo eigos platforma su automatizavimu, priklausomybėmis ir ataskaitų teikimu.Tai leidžia peržiūrėti problemas laiko juostoje, sąraše arba lentoje, nustatyti išmaniuosius tikslus ir kurti taisykles nenaudojant kodo. Pradinė mokymosi kreivė ir sudėtingos hierarchijos kai kuriems vartotojams gali būti kliūtis.

Kainos„Basic“ (nemokama), „Premium“ – 10,99 USD/vartotojui/mėn. (metinė versija), „Business“ – 24,99 USD/vartotojui/mėn. (metinė versija).

Redbooth

Dėmesys komandoms, kurios suvienija jėgas Užduotys, HD vaizdo skambučiai ir pasirinktiniai srautai vienoje platformoje. Redbooth apima šablonus, Ganto diagramą ir avarinę vėliavėlę svarbiausioms užduotims.

Kainos„Pro“ – 9 USD; „Business“ – 15 USD/vartotojui/mėn. (metinis); „Enterprise“ (kontaktinis).

Trello

Trello yra žinomas dėl savo paprasto Kanbano, dabar su Butlerio automatizavimas ir keli rodiniai (laiko juosta, kalendorius, lentelė, žemėlapis)DMS programinė įranga su puikia patobulinimų ir integracijų ekosistema.

KainosNemokamas; standartinis – 5 USD; aukščiausios kokybės – 10 USD/vartotojui/mėn. (metinis); įmonės (kontaktinis).

Evernote

Nors iš pradžių jis buvo sukurtas užrašams, jį naudoja daugelis advokatų kontorų. Evernote kaip lengva ir bendradarbiaujanti saugyklaNuskaitykite, išsaugokite ir ieškokite naudodami išplėstinę paiešką. Integruokite kalendorius ir užduotis.

KainosNemokamai; Asmeninė versija – 10,83 USD; Profesionali versija – 14,17 USD/vartotojui/mėn. (metinis).

DMS, ECM ir CMS: skirtumai, kurie turėtų būti aiškūs

Renkantis DMS programinę įrangą, naudinga išsiaiškinti tam tikras sąvokas, kurios dažnai painiojamos:

• DMS daugiausia dėmesio skiria dokumentų gyvavimo ciklui (skenavimas, rūšiavimas, saugojimas, versijų kūrimas, publikavimas ir bendrinimas).
• ECM apima visą įmonės turinį (dokumentai, el. laiškai, multimedija, duomenys), su informacijos srautais ir valdymu.
• TVS paprastai yra orientuotas į žiniatinklio turinio valdymas (svetainės, tinklaraščiai, intranetai).

Tikimasi, kad ECM rinka 67.590 m. pasieks maždaug 2023 mlrd. JAV dolerių, o per penkerius metus gali viršyti 131.200 mlrd. JAV dolerių., kurių metinis augimas siekia 14 %. Daugelis MVĮ švaisto kapitalą dėl neefektyvumo: iki 20.000 18 USD per metus dėl dokumentų problemų ir vidutiniškai XNUMX minučių bylos paieškai.

Atvirojo kodo ir savarankiškai talpinami sprendimai: sprendimai, kurie daro skirtumą

Jei reikia Visiška duomenų kontrolė ir pritaikymas – atvirojo kodo ekosistema siūlo galingas alternatyvasPateikiame 10 išskirtinių variantų ir jų pagrindinius aspektus.

• Popierinis ženklasAtvirojo kodo, savarankiškas talpinimas, neriboti dokumentai ir aplankai, baltasis žymėjimas, pasirinktiniai domenai ir vandens ženklai. Kainodara: nemokamas planas; 29 USD (3 vietos) už dokumentų bendrinimą; 59 USD saugi duomenų saugykla; 149 USD neriboti saugyklų kambariai; pilna savarankiško talpinimo versija.
• NextcloudBendradarbiavimo programų paketas su „Files“, „Talk“, „Groupware“ ir „Office“ (redagavimas internetu, kalendorius, kontaktai ir el. paštas). Įmonės lygio saugumas ir prieigos kontrolė bei integravimas su esama infrastruktūra. Kaina: 37,49–195 € / vartotojui / metams, priklausomai nuo plano.
• Documento: Atvirojo kodo dokumentų pasirašymo platforma, Savarankiškai talpinamas su išmaniaisiais šablonais ir taisyklėmis; integruojama su „Zapier“. „Stack TS“ / „Next.js“ / „Prisma“ / „Tailwind“. Kainodara.„Enterprise“ – 1188 XNUMX USD už vietą per metus; vieno žaidėjo versija (viešos kainos nėra).
• OpenDocMan: žiniatinklio DMS programinė įranga, atitinkanti PHP ISO 17025 ir OIEsu prieigos kontrole, automatinė peržiūra, metaduomenys, paieška pagal autorių / skyrių / kategoriją ir Saugūs URL. Apribojimai: Vartotojo sąsaja su ribotas pritaikymas ir kreivė JUMS. 
• PapermergeSukurta nuskaitytiems dokumentams su OCR ir viso teksto paieška; kelių vartotojų palaikymas, versijų kūrimas, REST API ir detalūs leidimai. Apribojimai: dėmesys sutelktas į nuskaitymus ir gali trūkti išplėstinių funkcijų.

Kaip išsirinkti DMS programinę įrangą

Prieš renkantis vieną ar kitą DMS programinę įrangą, reikėtų atsižvelgti į šiuos aspektus:

• Tiekėjo patirtisIeškokite partnerių, kurie supranta teisinius procesus ir gali padėti jums įgyvendinti, apmokyti ir užtikrinti verslo tęstinumą.
• Lengva naudotiPatogus naudoti įrankis sumažina vidinį pasipriešinimą; trumpai apmokius, kiekvienas turėtų sugebėti valdyti pagrindus (nuo apskaitos iki pardavimų).
• Privatumo politikaTeikite pirmenybę šifravimui, atsarginėms kopijoms, prieigos kontrolei, veiklos žurnalams ir BDAR / ISO atitikčiai; saugumas yra nekeičiamas.
• Mobilioji ir nuotolinė prieigaTaigi galite be jokių kliūčių pradėti srautus ir priimti sprendimus mobiliuoju telefonu ne biure.
• Mastelio keitimasĮvertinkite jos gebėjimą augti kartu su jumis (naudotojai, GB/TB, nauji skyriai) ir jos lankstumą integruojantis su ERP/CRM/el. paštu.

Gera DMS programinė įranga centralizuoja, klasifikuoja ir automatizuoja, kartu užtikrindama saugumą, atitiktį reikalavimams ir išplėstinę paiešką, kuri suranda dokumentą per kelias sekundes.Visa, kas čia aptarta, suteikia jums patikrintą įrankių rinkinį, skirtą tvirtam ir produktyviam skaitmeniniam pagrindui įdiegti, kuris palaikytų viską – nuo vieno asmens biuro iki reikliausių korporacijų.