Kā soli pa solim izveidot laika grafiku programmā Excel

Crear una línea de tiempo en Excel Excel ir viens no labākajiem veidiem, kā vizuāli organizēt projekta fāzes vai atskaites punktus, plānot uzdevumus vai parādīt notikumu secību. Lai gan Excel var šķist izklājlapu un skaitlisku uzdevumu rīks, tas piedāvā vairākas funkcijas un opcijas, lai vienkāršus sarakstus pārveidotu pievilcīgās laika skalās.

Mēs parasti saistām laika grafikus ar konkrētām projektu vadības programmām, taču patiesībā Excel ir pietiekami elastīgs lai apmierinātu gan personīgās, gan biznesa vajadzības. Galvenais ir izprast piedāvātos resursus, apvienot veidnes un izmantot pielāgošanas iespējas, lai gala rezultāts būtu skaidrs, vizuāls un ļoti noderīgs. Tālāk ir sniegta pilnīgākā un jaunākā rokasgrāmata, lai soli pa solim uzzinātu, kā programmā Excel izveidot laika grafiku, izmantojot gan manuālas metodes, gan veidnes un pievienojumprogrammas. Mēs arī aplūkosim, kā uzlabot dizainu un izpētīt alternatīvas. Sāksim ar kā izveidot laika grafiku programmā Excel. 

Kas ir laika skala un kāpēc to izveidot programmā Excel?

Laika skala, ko sauc arī par grafiks, ir vizuāls rīks, kas hronoloģiskā secībā attēlo notikumu, aktivitāšu vai atskaites punktu sēriju. Tā galvenā funkcija ir ļauj ātri izprast projekta progresu vai svarīgu darbību secību, atvieglojot uzdevumu, termiņu un atbildīgo personu pārvaldību.

Vizualizējiet galvenos atskaites punktus Projekts palīdz komandām uzreiz izprast kopējo statusu, paredzēt vājās vietas un paziņot ieinteresētajām personām par progresu un termiņiem. Lai gan tādi rīki kā Microsoft Project vai tiešsaistes programmas, piemēram, GanttPRO, specializējas tieši šajā jomā, Excel ir pieejama un elastīga alternatīva kas ir pieejami lielākajai daļai lietotāju un uzņēmumu.

Laika skalas izveides opcijas programmā Excel

Grafiku var izveidot no nulles, izmantojot Excel funkcijas, galvenokārt izmantojot izkliedes vai līniju diagrammas; vai arī var izvēlēties iepriekš definētas veidnes ar profesionālu dizainu kas ievērojami atvieglo darbu. Turklāt, ja meklējat vēl lielāku ātrumu, ir pieejamas alternatīvas ārpus Excel.

• Manuāla izkliedes diagramma: Ļauj izveidot pilnībā pielāgotu laika grafiku no savām tabulām un datiem.
• Oficiālās Excel vai Office.com veidnes: Tie ir ātrs, ļoti vizuāls risinājums un ideāli piemēroti tiem, kam prioritāte ir dizains un praktiskums.
• Spraudņi un ārējās lietotnes: Tādas programmas kā GanttPRO piedāvā laika skalas izveidi tikai ar dažiem klikšķiem un daudzas citas grafiskās iespējas.

Soli pa solim sniegta instrukcija manuālas laika skalas izveidei programmā Excel

1. Ievadiet atskaites punktus un datumus tabulā

Pirmais solis ir definējiet sava projekta galvenos notikumusIzveidojiet nelielu tabulu programmā Excel ar vismaz divām galvenajām kolonnām: atskaites punkta aprakstu un saistīto datumu. Varat pievienot papildu kolonnu, lai katram atskaites punktam piešķirtu skaitlisku vērtību, ļaujot tos novietot dažādos augstumos diagrammā un novērst etiķešu pārklāšanos:

• Columna A: Atskaites punkta apraksts (piemērs: “Sākums”, “1. fāzes piegāde”, “Noslēguma sanāksme”).
• Columna B: Svarīgs datums.
• C kolonna (pēc izvēles): Skaitļu secība, piemēram, 1, 2, 3, 4, kas atkārtojas, ja ir vairāki orientieri. Tādā veidā punkti parādīsies dažādos augstumos.

Padoms: Ja jums ir daudz notikumu, mainiet skaitliskās vērtības (piemēram, 1, 2, 1, 2), lai etiķetes būtu izvietotas pakāpeniski un nepārklātos viena ar otru.

2. Ievietojiet izkliedes diagrammu

Kad tabula ir gatava, atlasiet tukšu šūnu lapā un noklikšķiniet uz cilnes IevietotGrafikas grupā izvēlieties Dispersión ("Izkaisītā diagramma") vai "Burbuļu diagramma". Parādīsies tukša diagramma, kas gaida konfigurēšanu.

Šāda veida diagramma ir ideāli piemērota laika skalām, jo Varat definēt gan X (datumu), gan Y (vērtību/atskaites punktu) asi. ļoti personalizētā veidā.

3. Pievienojiet diagrammai savus datus

Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz diagrammas baltās zonas un atlasiet Seleccionar datosAtvērsies datu avotu logs. Noklikšķiniet uz Agregar lai izveidotu jaunu sēriju.

• X vērtības: Atlasiet visu datuma kolonnu no tabulas.
• Y vērtības: Atlasiet skaitlisko vērtību kolonnu. Ja neesat izveidojis šo kolonnu, varat visus punktus novietot vienā līmenī, lai gan ieteicams mainīt vērtības, lai atdalītu notikumus diagrammas asī.

Prese Pieņemt un jūsu izkliedes diagramma tiks atjaunināta, parādot punktus, kas novietoti atbilstoši datumam un skaitliskajai vērtībai.

4. Pārveidojiet grafiku laika skalā

Punkti jau ir, bet, lai grafiks darbotos kā laika skala, ir jāpielāgo tā formāts:

• Elimina elementos innecesarios: Noklikšķiniet uz diagrammas opciju pogas (zīme +) un noņem režģlīnijas, diagrammas virsrakstu un vertikālo (Y) asi, atstājot tikai datuma asi.
• Pievienot etiķetes un kļūdu joslas: Pārbaudiet opcijas Etiquetas de datos lai parādītu atskaites punktu nosaukumus un Kļūdu joslas lai savienotu punktus ar laika skalu.
• Pielāgojiet kļūdu joslas: Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz jebkuras kļūdas joslas un atlasiet Dar formato un iestatiet tās kā vertikālas līnijas (opcija “Mīnus”) un iestatiet to apjomu uz 100%, lai tās šķērsotu atskaites punktu un laika skalas joslu.

Vai redzat, ka horizontālās joslas nav nepieciešamas, vai arī vēlaties tikai vertikālo? Konfigurējiet formātu, lai noņemtu horizontālo joslu un atstātu tikai vertikālo joslu, pielāgojot krāsu, biezumu un caurspīdīgumu, lai uzlabotu redzamību.

5. Pielāgojiet dizainu un pielāgošanu

Šajā brīdī jūs jau varat pielāgojiet savu laika grafiku, cik vien iespējams:

• Punktu krāsas: Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz jebkura marķiera un atlasiet "Formatēt datu sēriju". Izvēlnē izvēlieties marķiera krāsu, ar kuru vēlaties iezīmēt katru atskaites punktu.
• Savienotāju caurspīdīgums: Ja vertikālie savienotāji šķiet pārāk intensīvi, pielāgojiet to caurspīdīgumu, izmantojot vertikālās kļūdu joslas formātu.
• Atskaites punktu pozīcija: Atcerieties, ka bāzes tabulas kolonnā "Augstums" varat mainīt skaitliskās vērtības, lai pārvietotu atskaites punktus uz augšu vai uz leju un novērstu etiķešu pārklāšanos.
• Pielāgot datumu ierobežojumus: Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz datuma ass un atlasiet "Formatēt asi", lai mainītu minimālās un maksimālās vērtības, lai diagramma atbilstu jūs interesējošajam periodam.

Svarīgi: Varat izmantot tēmas un stilus Excel Lai ātri mainītu diagrammas krāsas, fontus un stilus no cilnes Lappuses dizains vai Diagrammas dizains, vienkārši izvēlieties tēmu vai krāsu paleti, lai atjauninātu laika skalas kopējo izskatu.

Kā programmā Excel izveidot laika grafiku?

6. Pievienojiet nosaukumus un aprakstošas etiķetes

Neaizmirstiet, ka atskaites punktiem jābūt viegli identificējamiem. Lai parādītu atskaites punktu nosaukumus:

• Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz jebkuras diagrammas etiķetes un izvēlieties Datu etiķetes formāts.
• Atlasīt Šūnas vērtība un norāda diapazonu tabulā, kurā atrodas jūsu atskaites punktu apraksti.
• Varat noņemt opciju “Y vērtība”, lai tiktu parādīts tikai atskaites punkta nosaukums.

Rezultāts ir laika skala, kas ietver notikumu punktus, savienojošās līnijas un aprakstošas etiķetes, kas visas ir saskaņotas ar nepieciešamo laika skalu.

7. Laika skalas stilizēšana un uzlabošana programmā Excel

Kad esat iestatījis pamata struktūru, varat veltīt dažas minūtes, lai jūsu laika skala izskatītos patiesi profesionāla:

• Personaliza los colores y fuentes: Lai ātri mainītu visu grafisko izskatu, dodieties uz sadaļu "Lapas dizains" > "Tēmas". Krāsas un fontus var modificēt atsevišķi.
• Izmantojiet diagrammas krāsu paleti: Cilnē Diagrammas dizains noklikšķiniet uz krāsu paletes ar nosaukumu “Mainīt krāsas”, lai lietotu globālās krāsu shēmas.
• Pielāgojiet sadalījumu: Ja kreisajā vai labajā pusē redzat tukšu vietu, pielāgojiet asu ierobežojumus, lai izmantotu diagrammas pilnu platumu.
• Drukāt vai eksportēt: Kad laika skala ir pabeigta, to var viegli izdrukāt, saglabāt PDF formātā vai integrēt prezentācijās.

Un consejo clave es kopīgot laika skalas veidni ar līdzstrādniekiem vai vadītājiem, lai sniegtu pārskatu par jūsu projekta atskaites punktiem un progresu. Tas palīdz visiem būt informētiem un saskaņotiem ar mērķiem. Ja vēlaties turpināt mācīties par Excel, skatiet šo citu rakstu par Svarīgākās Excel formulas, lai sāktu no nulles kā profesionālisMums to ir neskaitāmi daudz Tecnobits, vienkārši izmantojiet meklētājprogrammu.