Google dokumenti Tas ir ļoti noderīgs rīks, lai kopīgi izveidotu un koplietotu dokumentus. Tomēr ir svarīgi ņemt vērā privātums no šiem dokumentiem, jo īpaši, ja tas ietver konfidenciālu vai sensitīvu informāciju. Šajā rakstā mēs jums paskaidrosim soli pa solim kā konfigurējiet savu Google dokumentu dokumentu konfidencialitāti lai nodrošinātu, ka tiem ir piekļuve tikai pareizajiem cilvēkiem.
1. darbība. Piekļūstiet pakalpojumam Google dokumenti
Priekš konfigurējiet savu dokumentu konfidencialitāti Pakalpojumā Google dokumenti pirmā lieta, kas jums jādara, ir piekļūt platformai. To var izdarīt, pierakstoties savā Google kontā un pēc tam atlasot lietotni Google dokumenti.
2. darbība: atveriet dokumentu, kuru vēlaties konfigurēt
Kad esat atvērts Google dokumentos, Atveriet dokumentu kam vēlaties pielāgot privātumu. Tas var būt esošs dokuments vai jauns, ko nesen izveidojāt.
3. darbība: noklikšķiniet uz “Fails” un pēc tam uz “Koplietot”
Ekrāna augšdaļā atradīsit nolaižamo izvēlni ar nosaukumu "Fails". Noklikšķiniet uz tā un atlasiet opciju “Kopīgot”. Tiks atvērts jauns logs, kurā varēsiet konfigurēt sava dokumenta konfidencialitāti.
4. darbība. Izvēlieties atbilstošo konfidencialitātes opciju
Logā “Kopīgot” jūs atradīsit dažādas koplietošanas opcijas. privātums jūsu dokumentam. Iespējas ietver “Publiski tīmeklī”, “Ikviens, kam ir saite”, “Ikviens jūsu organizācijā” un “Noteiktas personas”. Izvēlieties iespēju, kas vislabāk atbilst jūsu vajadzībām.
Veicot šīs vienkāršas darbības, jūs varat konfigurējiet savu Google dokumentu dokumentu konfidencialitāti efektīvi. Vienmēr atcerieties pārskatīt un pārvaldīt savu dokumentu konfidencialitāti, lai aizsargātu kopīgoto informāciju.
Kā konfigurēt Google dokumentu dokumentu konfidencialitāti?
Google dokumenti ir ļoti noderīgs rīks dokumentu izveidei un kopīgošanai tiešsaistē. Tomēr ir svarīgi ņemt vērā mūsu kopīgoto dokumentu konfidencialitāti. Par laimi, dokumentu konfidencialitātes iestatīšana pakalpojumā Google dokumenti ir ļoti vienkārša. Šajā rakstā es soli pa solim paskaidrošu, kā nodrošināt, lai jūsu dokumenti būtu aizsargāti un tiem būtu pieejami tikai jūsu izvēlētie cilvēki.
1. Piekļūstiet privātuma iestatījumiem: Lai sāktu, atveriet Google dokumentus, ko vēlaties iestatīt. Pēc tam augšpusē noklikšķiniet uz izvēlnes “Fails” un atlasiet “Konfidencialitātes iestatījumi”. Tiks atvērts jauns logs, kurā varēsiet pielāgot sava dokumenta konfidencialitātes opcijas.
2. Iestatiet dokumenta atļaujas: Privātuma iestatījumu logā jūs redzēsit sadaļu “Kam ir piekļuve”. Šeit varat kontrolēt, kas var skatīt un rediģēt jūsu dokumentu. Varat izvēlēties kādu no tālāk norādītajām opcijām.
– Visi: Šī opcija ļauj ikvienam, kam ir saite, piekļūt dokumentam. Tā ir vismazāk drošā iespēja, un tā ir ieteicama tikai tad, ja jums ir nepieciešams daudz cilvēku, lai varētu skatīt un rediģēt dokumentu.
– Tikai konkrēti cilvēki: Izmantojot šo opciju, varat pievienot to personu e-pasta adreses, ar kurām vēlaties kopīgot dokumentu. Tam būs piekļuve tikai jūsu pievienotajām personām.
– Jūsu organizācija: Šī opcija ir pieejama, ja izmantojat Google dokumentus domēnā. G Suite. Ļaujiet visiem jūsu organizācijas darbiniekiem piekļūt dokumentam.
3. Droši kopīgojiet savu dokumentu: Kad esat iestatījis dokumenta atļaujas, ir svarīgi to kopīgot droši. To var izdarīt, nosūtot saiti konkrētām personām, ar kurām vēlaties kopīgot dokumentu, vai arī varat pievienot viņu e-pasta adreses savos konfidencialitātes iestatījumos. Turklāt katrai personai varat iestatīt īpašas atļaujas, piemēram, atļaut tikai skatīt vai arī rediģēt.
Atcerieties, ka ir svarīgi veikt pasākumus, lai aizsargātu jūsu dokumentu privātumu pakalpojumā Google dokumenti. Noteikti pārskatiet un pielāgojiet katra koplietotā dokumenta konfidencialitātes iestatījumus, lai jūsu informācija būtu drošībā.
Kas ir Google dokumenti un kāpēc jums jāuztraucas par savu dokumentu konfidencialitāti?
Mūsdienu digitālajā pasaulē Google dokumenti ir kļuvuši par neaizstājamu rīku dokumentu izveidei un rediģēšanai tiešsaistē. Bet kas īsti ir Google dokumenti. Tā ir uz mākoņa balstīta tekstapstrādes platforma, kas ļauj piekļūt un rediģēt savus dokumentus no jebkuras ierīces ar interneta savienojumu?
Tomēr, tā kā arvien vairāk cilvēku paļaujas uz Google dokumentiem, lai saglabātu savus dokumentus, tiek paustas bažas par privātumu. Ir svarīgi saprast, ka, lai gan Google dokumenti piedāvā vairākus drošības pasākumus, jūsu dokumenti tiek glabāti Google serveros un var tikt pakļauti iespējamiem privātuma un drošības riskiem.
Tāpēc ir ļoti svarīgi pareizi konfigurēt savu dokumentu konfidencialitāti pakalpojumā Google dokumenti. Google piedāvā vairākas konfidencialitātes opcijas un iestatījumus, kas ļauj kontrolēt, kas var skatīt un rediģēt jūsu dokumentus. Varat izvēlēties dažādus piekļuves līmeņus, sākot no dokumentu privātas koplietošanas ar noteiktām personām, beidzot ar dokumentu publisku kopīgošanu un ļaut tiem piekļūt ikvienam, kam ir saite. Turklāt varat iestatīt rediģēšanas atļaujas katram līdzstrādniekam, ļaujot jums kontrolēt, kurš var darīt izmaiņas jūsu dokumentos. Ir ļoti svarīgi regulāri pārskatīt un atjaunināt savus privātuma iestatījumus, lai nodrošinātu jūsu dokumentu aizsardzību atbilstoši jūsu vajadzībām un vēlmēm. Pareizi koncentrējoties uz privātumu, varat droši un uzticami izmantot Google dokumentus.
Darbības, lai konfigurētu savu dokumentu konfidencialitāti pakalpojumā Google dokumenti
Ja vēlaties aizsargāt savu dokumentu konfidencialitāti pakalpojumā Google dokumenti, ir svarīgi veikt dažas galvenās darbības. Viens no labākajiem drošības pasākumiem ir pareizi konfigurēt piekļuves atļaujas. Tādā veidā jūs varat kontrolēt, kas var skatīt, rediģēt vai komentēt jūsu failus. Lai to izdarītu, vienkārši atlasiet dokumentu, kuru vēlaties aizsargāt, un noklikšķiniet uz "Kopīgot" ekrāna augšējā labajā stūrī.
Vēl viens svarīgs aspekts ir iestatīt paroli saviem dokumentiem, it īpaši, ja tie satur sensitīvu informāciju. Lai to izdarītu, galvenajā navigācijas joslā ir jānoklikšķina uz pogas "Fails" un jāizvēlas "Iestatījumi". Cilnē "Vispārīgi" atrodiet opciju "Iestatīt paroli, lai atvērtu" un izpildiet norādījumus, lai ievadītu un apstiprinātu paroli.
Turklāt ir būtiski veikt regulāras rezerves kopijas lai nodrošinātu jūsu dokumentu aizsardzību jebkurā gadījumā. To var izdarīt, izmantojot Google dokumentu funkciju “Lejupielādēt”, lai saglabātu kopiju datorā vai citā ārējā atmiņas ierīcē. Varat arī apsvērt iespēju izmantot papildu mākoņkrātuves iespēju, lai iegūtu a rezerves kopija Automātiski un sinhronizēti datu zuduma gadījumā.
1. Piekļūstiet Google dokumentu konfidencialitātes iestatījumiem
Lai to izdarītu, veiciet tālāk norādītās darbības.
1. darbība: Pierakstieties savā Google kontā un atveriet Google dokumentus.
2. darbība: Noklikšķiniet uz zobrata ikonas ekrāna augšējā labajā stūrī.
3. darbība: Nolaižamajā izvēlnē atlasiet “Iestatījumi”.
Kad būsiet pabeidzis šīs darbības, tiksiet atvērts Google dokumentu konfidencialitātes iestatījumu lapā. Šeit jūs varēsiet pielāgot veidu, kā jūsu dokumenti tiek kopīgoti un skatīti. Noteikti pārskatiet un pielāgojiet savus iestatījumus atbilstoši savām vēlmēm un vajadzībām.
Konfidencialitātes iestatījumu lapā atradīsit dažādas opcijas, piemēram:
- Displeja iestatījumi: Šeit varat kontrolēt, kas var redzēt jūsu dokumentus, un iestatīt piekļuves atļaujas.
- Rediģēšanas un sadarbības iestatījumi: Šajā sadaļā varat atļaut vai ierobežot citu personu iespējas rediģēt jūsu dokumentus.
- Paziņojumu iestatījumi: Šeit varat iespējot vai atspējot e-pasta paziņojumus, kas saistīti ar jūsu dokumentiem.
Atcerieties, ka ir svarīgi regulāri pārskatīt savus konfidencialitātes iestatījumus, lai nodrošinātu, ka jūsu dokumenti tiek aizsargāti un kopīgoti atbilstoši jūsu vēlmēm. Izmantojot šos konfigurācijas rīkus, varat vairāk kontrolēt savu dokumentu konfidencialitāti pakalpojumā Google dokumenti.
2. Iestatiet dokumenta piekļuves atļaujas
Ir vairāki veidi, kā Google dokumentos, lai nodrošinātu savu failu konfidencialitāti. Pirmā iespēja ir piekļūt dokumentam, kuru vēlaties kopīgot, un ekrāna augšējā labajā stūrī noklikšķināt uz pogas Kopīgot. Pēc tam varat pievienot to personu e-pasta adreses, ar kurām vēlaties kopīgot dokumentu, un piešķirt viņiem citu atļauju līmeņi, piemēram, "Skatīt", "Komentēt" vai "Rediģēt". Varat arī ģenerēt piekļuves saiti un kopīgot to ar ikvienu, kam vēlaties piekļūt dokumentam.
Vēl viens noderīgs veids, kā konfigurējiet savu dokumentu konfidencialitāti pakalpojumā Google dokumenti ir izmantot opciju “Papildu koplietošanas iestatījumi”. Noklikšķinot uz šīs opcijas, tiks atvērts logs, kurā varēsiet precīzāk kontrolēt, kas var piekļūt dokumentam. Piemēram, varat atļaut piekļuvi tikai personām, kurām ir a Google konts konkrētas vai pat ierobežot piekļuvi tikai tām personām, kuras iepriekš esat pievienojis savam kontaktu sarakstam.
Turklāt ir svarīgi pieminēt, ka Google dokumenti piedāvā jums iespēju iestatiet dažādas atļaujas katram līdzstrādniekam tajā pašā dokumentā. Tas nozīmē, ka varat ļaut dažiem lietotājiem skatīt un komentēt dokumentu, savukārt citiem ir pilnas rediģēšanas atļaujas. Šī funkcija ir īpaši noderīga, ja strādājat komandā un vēlaties kontrolēt katra dalībnieka piekļuves līmeni koplietotajam dokumentam.
3. Kontrolējiet dokumentu redzamību tīmeklī
Viens no svarīgākajiem Google dokumentu lietošanas aspektiem ir spēja konfigurēt privātumu jūsu dokumentiem. Tas ļauj jums kontrolēt, kam ir piekļuve jūsu failiem un noteikt, vai viņi var tos skatīt, rediģēt vai komentēt. Šajā rakstā mēs jums parādīsim kā jūs varat pielāgot redzamību jūsu dokumentiem tīmeklī.
Lai sāktu, pierakstieties jūsu Google konts un atveriet dokumentu, kuru vēlaties kopīgot. Pēc tam noklikšķiniet uz pogas «Kopīgot« ekrāna augšējā labajā stūrī. Tiks atvērts uznirstošais logs, kur to varēsit izdarīt pievienot konkrētus cilvēkus kurai vēlaties piešķirt piekļuvi vai ģenerēt saiti lai dalītos ar to plašāk.
Kad esat atlasījis personas vai izveidojis saiti, varat iestatīt piekļuves atļaujas. Šīs iespējas ietver »Puede ver«, «var komentēt"un"Jūs varat rediģēt«. Turklāt varat arī izlemt, vai lietotāji to var kopīgot dokumentu ar citiem vai, ja viņiem tas ir jāpieprasa jūsu apstiprinājums piekļuvei.
4. Definējiet sadarbības atļaujas dokumentiem
Sadarbības atļaujas Google dokumentu dokumentos ļauj kontrolēt, kas var piekļūt jūsu dokumentiem, tos rediģēt un komentēt. Izmantojot pareizos konfidencialitātes iestatījumus, varat nodrošināt, ka tikai pilnvarotas personas var piekļūt jūsu darbam. Šeit mēs parādīsim, kā definēt dažādus dokumentu atļauju līmeņus.
1. Piekļuves atļauju iestatījumi: Lai sāktu, atveriet Google dokumentu dokuments kur vēlaties pielāgot sadarbības atļaujas. Pēc tam noklikšķiniet uz pogas “Kopīgot”, kas atrodas ekrāna augšējā labajā stūrī. Kad esat tur, jūs redzēsit uznirstošo logu ar dažādām konfigurācijas opcijām.
2. Izvēlieties atbilstošo atļauju līmeni: Atļauju iestatījumu uznirstošajā logā redzēsit, ka ir dažādas iespējas, kā dokumentā iestatīt sadarbības atļaujas. Piemēram, varat izvēlēties, vai vēlaties, lai tikai cilvēki varētu skatīt dokumentu, rediģēt to vai pievienot komentārus. Varat piešķirt konkrētas atļaujas atsevišķiem lietotājiem vai iestatīt publisku piekļuvi, lai ikviens, kam ir saite, varētu piekļūt.
3. Pārvaldiet atļaujas un paziņojumus. Papildus atļauju līmeņiem varat arī pārvaldīt konkrētus lietotājus, kuriem ir piekļuve jūsu dokumentam. Varat pievienot papildu lietotājus, dzēst esošos lietotājus vai mainīt pašreizējo lietotāju atļaujas. Jums ir arī iespēja ieslēgt vai izslēgt e-pasta paziņojumus, kad dokumentā tiek veiktas izmaiņas. Šī funkcija ļauj sekot līdzi labojumiem un komentāriem, nepārtraukti nepārskatot dokumentu.
Veicot šīs darbības, varat viegli definēt sadarbības atļaujas savos Google dokumentos. Neaizmirstiet pielāgot savus konfidencialitātes iestatījumus savām vajadzībām un nodrošināt, lai jūsu dokumentiem piekļūtu tikai pareizajām personām. Lai aizsargātu jūsu dokumentu konfidencialitāti un saturu, ir svarīgi saglabāt kontroli pār to, kas var skatīt un rediģēt jūsu darbu.
5. Aizsargājiet savus dokumentus ar parolēm
Google dokumenti ir populārs rīks dokumentu izveidei un kopīgošanai tiešsaistē. Tomēr ir svarīgi aizsargāt savu dokumentu privātumu un nodrošināt, ka tiem var piekļūt tikai pilnvarotas personas. Viens no veidiem, kā to izdarīt, ir izmantot paroles saviem dokumentiem. Paroles iestatīšana pakalpojumā Google dokumenti ir vienkārša un sniedz papildu drošības līmeni.
Priekš konfigurēt privātumu no saviem Google dokumentu dokumentiem veiciet šīs darbības:
- Atveriet Google dokumentu dokumentu, kuram vēlaties pievienot paroli.
- Noklikšķiniet uz "Fails". rīkjosla.
- Atlasiet “Iestatījumi” un pēc tam “Dokumenta iestatījumi”.
- Uznirstošajā logā dodieties uz cilni "Mainīt" un noklikšķiniet uz "Iestatīt paroli".
- Ievadiet paroli, kuru vēlaties izmantot un apstipriniet to. Noteikti izveidojiet spēcīgu paroli, kas ietver burtu, ciparu un speciālo rakstzīmju kombināciju.
- Noklikšķiniet uz “OK”, lai dokumentam lietotu paroli.
Kad esat iestatījis paroli savam Google dokumentu dokumentam, ikreiz, kad kāds mēģinās atvērt dokumentu, viņam tiks prasīts ievadīt paroli. Tas nodrošina, ka saturam var piekļūt tikai tās personas, kurām esat kopīgojis paroli. atceries saglabājiet savu paroli drošībā un nekopīgojiet to ar nepiederošām personām.
6. Ierobežojiet dokumentu rediģēšanu tikai konkrētiem lietotājiem
Viens no svarīgākajiem dokumentu konfidencialitātes aspektiem pakalpojumā Google dokumenti ir iespēja ierobežot rediģēšanu tikai konkrētiem lietotājiem. Tas nozīmē, ka jūs varēsiet noteikt, kurš var mainīt jūsu dokumentu saturu un kurš var tos tikai skatīt. Lai konfigurētu šo opciju, vienkārši veiciet tālāk norādītās darbības.
1. Piekļūstiet atļauju iestatījumiem: atveriet dokumentu pakalpojumā Google dokumenti un atveriet augšējo izvēlni. Noklikšķiniet uz “Fails” un atlasiet “Atļauju iestatījumi”.
2. Pievienojiet konkrētus lietotājus: Atļauju konfigurācijas logā jūs atradīsiet lauku, kurā varat pievienot to lietotāju e-pasta adreses, kuriem vēlaties piekļūt. Varat pievienot vienu vai vairākas adreses, atdalot tās ar komatiem. Varat arī atlasīt opciju “Kopēt saiti”, lai ģenerētu saiti, kuru var atvērt tikai jūsu izvēlētie lietotāji, neizmantojot e-pasta ziņojumus.
7. Ja nepieciešams, atsaukt piekļuvi dokumentiem
Runājot par dokumentu privātuma saglabāšanu pakalpojumā Google dokumenti, viena no galvenajām funkcijām, kas jums jāzina, ir piekļuves atsaukšanas iespēja. Tas ļauj jums pilnībā kontrolēt, kas var skatīt un rediģēt jūsu dokumentus. Atsaukt piekļuvi nozīmē, ka varat atsaukt noteiktām personām piešķirtās atļaujas, neļaujot tām turpināt piekļūt konfidenciālai informācijai.
Lai atsauktu piekļuvi dokumentiem pakalpojumā Google dokumenti, vispirms ir jāatver dokuments, kuram vēlaties mainīt piekļuvi. Pēc tam ekrāna augšējā labajā stūrī atlasiet opciju Kopīgot. Tiks atvērts uznirstošais logs, kurā būs redzamas personas, kurām ir piekļuve dokumentam.
Kad redzat to personu sarakstu, kurām ir piekļuve, meklējiet tās personas vārdu, kuru vēlaties revocar piekļuvi. Blakus viņu vārdam jūs redzēsit zīmuli. Noklikšķiniet uz zīmuļa, un tiks atvērtas papildu opcijas. Izvēlieties "Dzēst" un apstipriniet savu izvēli revocar veiksmīgi piekļūt dokumentam. Atcerieties, ka šī darbība neizdzēsīs pašu dokumentu, tā tikai neļaus konkrētajai personai skatīt vai rediģēt tā saturu.
Ieteikumi, kā aizsargāt savus dokumentus pakalpojumā Google dokumenti
Dublējiet savus dokumentus
Kad runa ir par dokumentu drošību pakalpojumā Google dokumenti, Viena no labākajām praksēm ir periodiska dublēšana. Lai gan pakalpojumam Google dokumenti ir ļoti drošas datu glabāšanas un izguves sistēmas, jebkurā gadījumā nav par ļaunu, ja jums ir dokumentu dublējumkopijas. To var izdarīt, regulāri lejupielādējot dokumentus un saglabājot tos ārējā ierīcē., kā cietais disks o USB zibatmiņas disks. Šādā veidā, jūs nodrošināsiet, ka, ja ar jūsu Google dokumentu kontu notiek kaut kas neparedzēts, jūs nezaudēsit savus svarīgos dokumentus.
Iestatiet atbilstošās atļaujas
Viens no efektīvākajiem veidiem, kā nodrošināt dokumentu drošību pakalpojumā Google dokumenti, ir konfigurēšana katram dokumentam atbilstošās atļaujas. Piemēram, kad kopīgojat dokumentu ar kādu, varat izvēlēties piešķirt viņiem tikai skatīšanas vai ierobežotas rediģēšanas atļaujas. Tas neļauj nesankcionētām personām piekļūt jūsu dokumentiem un veikt nevēlamas izmaiņas. Turklāt, ja jums ir nepieciešams koplietot dokumentus ar lielu cilvēku grupu, ieteicams to izmantot koplietošanas opcijas tikai lasīšanas vai komentāru režīmā. Tādā veidā jūs varat izvairieties no nejaušām vai nevēlamām izmaiņām savos failos.
Izmantojiet spēcīgu paroli
Lai nodrošinātu lielāku Google dokumentu dokumentu drošību, Ir ļoti svarīgi, lai jūs izmantotu spēcīgu paroli lai aizsargātu gan savu kontu, gan dokumentus. Ir ieteicams izveidot unikālu un sarežģītu paroli kas apvieno lielos un mazos burtus, ciparus un speciālās rakstzīmes. Nelietojiet parolē personisku informāciju vai parastos vārdus. Turklāt, ja izmantojat Google dokumentus koplietotā vai publiskā ierīcē, noteikti vienmēr izrakstieties un nesaglabājiet savas paroles. Tas novērš trešo pušu nesankcionētu piekļuvi jūsu dokumentiem.
Es esmu Sebastians Vidals, datoru inženieris, kurš aizraujas ar tehnoloģijām un DIY. Turklāt es esmu radītājs tecnobits.com, kur es dalos ar pamācībām, lai padarītu tehnoloģijas pieejamākas un saprotamākas ikvienam.