Versiju vēsture pakalpojumā Google disks: ceļvedis failu atkopšanai un pārvaldībai

¿Kā izmantot versiju vēsturi un atjaunot dokumentus pakalpojumā Google disks? Strādājot vienatnē vai komandā, versiju vēsture ir glābšanas līnija, kas ļauj jums redzēt Kas ko un kad mainīja savos failos, lai atgūtu saturu vai nekavējoties atsauktu kļūdu.

Šajā rokasgrāmatā atradīsiet visu nepieciešamo: kā pārskatīt darbības pakalpojumā Disks, kā izmantot versiju vēsturi pakalpojumos Google dokumenti, Izklājlapas un Prezentācijas, kā pārvaldīt citu failu (PDF failu, attēlu utt.) versijas, un Padomi un ieteikumi, kā izvairīties no informācijas zaudēšanas.

Kas ir versiju vēsture un kāpēc jums varētu būt svarīgi

Google lietotņu (Dokumentu, Izklājlapu un Prezentāciju) versiju vēsture laika gaitā saglabā jūsu faila momentuzņēmumus; tas ļauj jums apskatīt iepriekšējās versijas, identificēt autorus un atjaunot iepriekšējo stāvokli ja kaut kas nav savā vietā.

Katras būtiskas izmaiņas ģenerē žurnālu; atverot vēsturi, redzēsiet laika zīmogus un blakus katrai versijai redaktorus, kas veica izmaiņas, ar krāsām, kas saistītas ar viņu izmaiņām, kas visu padara ļoti vienkāršu. sekojiet līdzi katram izdevumam vienā mirklī.

• Kontrolē galveno dokumentu attīstību un atgūt iepriekšējos melnrakstus ja pārdomāsi.
• Sadarbojoties, jūs precīzi zināsiet kurš veica katru korekciju un kā tas ietekmē saturu.
• Aizmirstiet par tūkstoš kopiju saglabāšanu ar dīvainiem nosaukumiem: pati sistēma centralizējiet savus melnrakstus vienā failā.
• Kļūdas vai netīšas saspiešanas gadījumā jums vienmēr būs atjaunošanas punkts pieejamas.

Diska aktivitāte: kādas izmaiņas varat redzēt un kā tām piekļūt

Disks reģistrē jūsu failu un mapju vispārējo aktivitāti, kas palīdz izprast nesenās kustības un darbības; tas atšķiras no versiju vēstures, bet papildina zināt, kas notika ar priekšmetu.

1. Datorā dodieties uz vietni drive.google.com un sānu joslā dodieties uz sadaļu Mans disks, lai pārskatītu savu saturu; tur varat veikt šādas darbības: atvērt informācijas skatu.
2. Augšējā labajā stūrī pieskarieties informācijas ikonai, lai parādītu sānu paneli ar detalizētu informāciju un aktivitāšu cilnēm; tiks parādīta sadaļa “Aktivitātes”. jaunākās izmaiņas.
3. Ja vēlaties skatīt konkrēta faila vai mapes informāciju, atlasiet to un atzīmējiet paneli; jūs varēsiet redzēt darbības, piemēram, kopīgošana, pārvietošana vai pārdēvēšana.

• Labojumi vai komentāri Google failos un nosaukuma maiņas failu vai mapju.
• Kustības, eliminācijas un jaunu vienumu augšupielādes.
• Kopīgošanas vai kopīgošanas atcelšanas darbības ar citiem lietotājiem, viss hronoloģiski.

Svarīgi! Dokumentu, Izklājlapu un Prezentāciju versiju vēsture nav tāda pati kā failu vēsture Diskā tādiem formātiem kā PDF vai attēli; tālāk redzēsiet, kā tiek apstrādāts katrs gadījums. Nejauciet aktivitāti ar versijām.

Skatīt un atjaunot versijas pakalpojumos Dokumenti, Izklājlapas un Prezentācijas

Lai piekļūtu Google failu versiju vēsturei, jums ir jābūt īpašniekam vai jābūt rediģēšanas atļaujām; ar tām jūs varēsiet veikt šādas darbības: pārskatiet katru saglabāto versiju un, ja nepieciešams, atgriezieties.

1. Atveriet failu pakalpojumā Disks (Dokumenti, Izklājlapas vai Prezentācijas) un izvēļņu joslā atlasiet Fails > Versiju vēsture > Skatīt versiju vēsturi.
2. Sānjosla atvērsies ar versiju sarakstu; atlasot laika zīmogu, saturs tiks parādīts tāds, kāds tas bija toreiz, ar labojumiem. izcelts ar krāsu pēc autora domām.
3. Ja esat apmierināts ar šo versiju, varat noklikšķināt uz “Atjaunot šo versiju”, lai atjaunotu visu dokumentu. tajā iepriekšējā stāvoklī.

Ir saīsnes un konteksta izvēlnes, lai atvērtu vēsturi, neizmantojot galveno izvēlni; svarīgi ir tas, ka, atverot skatu, jūs redzēsiet iesaistītās personas un viņu krāsas, kas padara ļoti ātri atrast izmaiņas.

Noderīgs padoms: piešķiriet galvenajām versijām nosaukumus, izmantojot Fails > Versiju vēsture > Nosauciet pašreizējo versijuTādas etiķetes kā “Klienta iesniegums”, “Galīgā versija” vai “2. melnraksts” atvieglo skaidru navigāciju, ja dokumentā ir daudz labojumu, un ļauj jums atrodiet atskaites punktus sekundēs.

Pārvaldīt failu versijas, kas nav Google versijas (PDF faili, attēli utt.)

Failiem, kas nav Google formātā (piemēram, PDF, JPG, DOCX), Diskam ir atšķirīga versiju pārvaldība; izmaiņas netiks iezīmētas tekstā, taču varat augšupielādēt, lejupielādēt, atjaunot vai dzēst versijas glabājas.

Augšupielādēt jaunu versiju no tīmekļa

1. Vietnē drive.google.com atlasiet failu, kas nav Google fails un kuru vēlaties aizstāt; pieskarieties izvēlnei Vēl (trīs punkti) un dodieties uz Pārvaldīt versijas.
2. Noklikšķiniet uz “Augšupielādēt jaunu versiju” un izvēlieties failu savā datorā; kad augšupielāde būs pabeigta, varēsiet aizveriet paneli un turpini strādāt.

Piezīme. Ja augšupielādējat jaunu faila versiju, kas pieder kādam citam, īpašumtiesības nemainās; sākotnējais īpašnieks paliks nemainīgs, tāpēc jūs nemaināt preces īpašumtiesības.

Augšupielādējiet jaunu versiju no datora, izmantojot Disku datoram

1. Instalējiet lietojumprogrammu piedziņa datoriem, ja jums tā vēl nav; tas ļauj jums sinhronizēt un atjaunināt failus no jūsu sistēmas.
2. Atrodiet failu savā datorā un, izmantojot Google disku, velciet to uz vēlamo mapi, lai to pārvietotu, vai nokopējiet to, ja vēlaties to dublēt.
3. Versija tiks automātiski atjaunināta tīmeklī un tiks saglabāta abas versijas vēsturē no šī faila.

Šī metode ir ideāli piemērota, ja strādājat lokāli un izmaiņas ir jāatspoguļo mākonī bez papildu darbībām; saglabājot versijas, jūs varat salīdzināt vai atgriezties ja nepieciešams.

Lejupielādējiet vai atjaunojiet iepriekšējās versijas

1. Atlasiet failu Diskā un atveriet Vēl > Pārvaldīt versijas.
2. Blakus versijai, kas jūs interesē, izmantojiet izvēlni, lai lejupielādētu un saglabātu to savā datorā, ja vēlaties. paturēt kopiju.
3. Lai atjaunotu citu versiju (piemēram, tikko lejupielādēto), atgriezieties sadaļā “Augšupielādēt jaunu versiju”, izvēlieties failu un nospiediet “Atvērt”; pēc tam aizveriet paneli.

Šis ceļš ļauj pārvietoties starp viena un tā paša faila variantiem, neradot dublikātus dažādās mapēs, tādējādi saglabājot jūsu vienotību. kārtīgs un konsekvents.

Dzēst iepriekšējo versiju

1. Atveriet vietni drive.google.com, atlasiet failu un dodieties uz Vairāk > Pārvaldīt versijas.
2. Versijas, kuru vēlaties noņemt, rindā noklikšķiniet uz izvēlnes un atlasiet Dzēst, lai to izdarītu. skaidra vēsture un ietaupīt vietu.

Piezīme. Automātiski tiek saglabātas tikai jaunākās versijas; ja vēlaties saglabāt kādu konkrētu variantu, atzīmējiet to ar Saglabāt uz visiem laikiem versiju panelī, lai tā derīguma termiņš laika gaitā nebeidzas.

Pārbaudiet, kad fails tika pievienots diskam

1. Diska tīmekļa vietnē ar peles labo pogu noklikšķiniet uz faila un izvēlieties Faila informācija > Sīkāka informācija.
2. Sānu panelī ritiniet uz leju, lai atrastu izveides datumu; tur redzēsiet, kad pievienots jūsu vienībai.

Šis skats ir ļoti noderīgs, ja nepieciešams pamatot datumus vai izsekot dokumenta izcelsmi, neatverot to. pilnīga versiju vēsture.

Pazaudēta satura atgūšana: tipiski gadījumi un kā rīkoties tālāk

Vai tas izklausās pazīstami? Jūs labi virzāties uz priekšu un, to neapzinoties, izdzēšat vai pārrakstāt visu bloku ar neveiksmīgu ielīmējumu. Līdz brīdim, kad vēlaties to atsaukt, jau ir par vēlu vai tas nav tā vērts. Versiju vēsture ir labākais veids, kā risināt šīs problēmas. jūsu visuzticamākais B plāns.

• Atveriet vēsturi, atrodiet laika periodu pirms kļūdas un priekšskatīt versiju lai apstiprinātu, ka saturs joprojām ir pieejams.
• Atjaunojiet pilno versiju, ja nepieciešams, vai arī kopējiet un ielīmējiet konkrēto fragmentu no vēstures skata, tādējādi saglabājot jaunākie sasniegumi.
• Ja tas ar jums notiek bieži, nosauciet svarīgus laidienus (piemēram, pirms riskantām izmaiņām), lai atkāpties bez šaubām.

Šī metode nav nevainojama, ja saturs nekad nav saglabāts, taču vairumā gadījumu tā ietaupīs stundām ilgu darbu; turklāt, strādājot mākonī, saglabāšanas punkti Tie ir bieži un automātiski.

Rediģēšanas vēstures maksimizēšanas paraugprakse

Nelieli ieradumi maina situāciju: definējiet skaidrus kritērijus galveno versiju nosaukšanai, piemēram, katrai klienta piegādei vai fāzes beigās; tas ļaus jums pārlūkojiet vēsturi, netērējot laiku.

Vienojieties ar komandu, kad konsolidēt izmaiņas nosauktajā stabilā versijā un kad pārskatīt nelielus labojumus; tādā veidā jūs izvairīsieties no trokšņa un jums būs nozīmīgi kontrolpunkti.

Izmantojiet aktivitāšu skatu, ja vēlaties ātri iegūt kustību (kopīgošanas, pārdēvēšanas, pārvietošanas) momentuzņēmumu un saglabāt versiju vēsturi, lai detalizēti pārskatītu saturu; katrs skats sniedz atšķirīgu perspektīvu un papildinošs.

Rediģējot koplietojamos dokumentus, mēģiniet grupēt saistītās izmaiņas skaidrās sesijās; tas padara laika zīmogus noderīgākus, un, ja jums ir jāatgriežas, jūs zaudējat minimālo darba apjomu.

Ierobežojumi un apsvērumi, kas jāņem vērā

Atcerieties: Google lietotņu versiju vēsture nav tāda pati kā failu versiju sistēma, kas nav Google sistēma; pirmajā redzēsiet labojumus ar krāsām un autoriem, savukārt otrajā — jūs pārvaldāt pilnus failus bez teksta detaļām.

Lai skatītu un atjaunotu versijas, ir nepieciešamas atbilstošas ​​atļaujas (īpašumtiesības vai rediģēšana); ja jums ir tikai lasīšanas piekļuve, jūs nevarēsiet atvērt vai aktivizēšanas vēsture.

Disks saglabā jaunākās versijas un var iztīrīt vecākas versijas, ja tās neatzīmējat saglabāšanai; izmantojiet funkciju “Saglabāt uz visiem laikiem” galvenajām versijām, kuras juridisku vai projekta prasību dēļ jums ir jāuztur.

Ja jūsu darbplūsma balstās uz biežām augšupielādēm, kas nav no Google (piemēram, eksportētiem PDF failiem), izlemiet, vai saglabāt versiju failu vai ģenerēt pārdēvētas kopijas; pirmā iespēja ietaupa vietu un centralizē uzraudzību.

Papildinoša alternatīva: vēstures kontrole pakalpojumā ClickUp Docs

Ja vēlaties apvienot dokumentu izveidi ar projektu vadību, daži integrētie komplekti ļauj saistīt dokumentus ar uzdevumiem un pārskatīt vēsturi no vienas platformas; viens no tiem piedāvā Lapas vēsture, atjaunošana un detalizētas atļaujas jūsu darba vadītāja ietvaros.

Šajā risinājumā varat atvērt dokumentu, doties uz trīs punktu izvēlni un ievadīt lapas vēsturi, lai skatītu izmaiņu hronoloģiju ar autoru, datumu un laiku; no turienes tas ir iespējams atjaunot iepriekšējās versijas ja kaut kas noiet greizi.

Tas arī ļauj koplietot lapas vai apakšlapas ar saiti un, ja nepieciešams, kopēt saiti no konkrēta bloka, lai nosūtītu tikai fragmentu; ar to jūs kontrolējat kas tiek koplietots un ar ko neatklājot pārējo.

Īpašnieku un līdzstrādnieku pārvaldība ir vienkārša: no augšējā avatāra varat pievienot jaunus dalībniekus, pielāgot atļaujas un saglabāt dokumentu saistītu ar uzdevumiem vai projektiem; viss paliek tajā pašā kontekstā. samazināt berzi starp saturu un izpildījumu.

Apguvis darbības pakalpojumā Disks, versiju vēsturi pakalpojumos Dokumenti, Izklājlapas un Prezentācijas, kā arī variantu pārvaldību failos, kas nav Google faili, jūs iegūstat pilnīgu kontroli pār saviem dokumentiem; ar tādiem ieradumiem kā atskaites punktu nosaukšana, galveno versiju saglabāšana un darbību pārskatīšana pirms atjaunošanas, ir viegli visu kontrolēt un... izvairieties no pārsteigumiem ikdienas dzīvēJa esat ticis tik tālu, mēs jums piedāvāsim šo citu rakstu kā alternatīvu. Vai jūsu cietais disks ātri piepildās? Pilnīgs ceļvedis lielu failu atpazīšanai un vietas taupīšanaiUz tikšanos nākamreiz!

saistīto rakstu:

Vai jūsu cietais disks ātri piepildās? Pilnīgs ceļvedis lielu failu atpazīšanai un vietas taupīšanai

Kristiāna garsija

Kopš mazotnes aizrautīgs ar tehnoloģijām. Man patīk būt lietas kursā šajā nozarē un, galvenais, par to informēt. Tāpēc jau daudzus gadus esmu veltīts komunikācijai tehnoloģiju un videospēļu vietnēs. Jūs varat atrast mani rakstot par Android, Windows, MacOS, iOS, Nintendo vai jebkuru citu saistīto tēmu, kas jums ienāk prātā.