Kā pārvaldīt SharePoint Online, izmantojot Copilot: darbības, labākā prakse un pilnīga datu kontrole

¿Kā pārvaldīt SharePoint Online, izmantojot Copilot? Pateicoties Microsoft Copilot integrācijai un uzlabotajam pārvaldības komplektam, ko Microsoft 365 nodrošina mūsu rīcībā, mūsdienīgā SharePoint Online pārvaldība sper ievērojamu soli uz priekšu. IT vadītāji un vietņu administratori zina, ka produktivitātes, datu kontroles, drošības un nevainojamas lietotāja pieredzes līdzsvarošana var būt sarežģīta. Tagad Copilot palīgs kļūst par galveno sabiedroto, lai šo sarežģītību pārveidotu elastīgos, sadarbīgos un drošos rezultātos.gan lieliem uzņēmumiem, gan mazām organizācijām, kas ir apņēmušās veikt digitālo darbu.

Bet kā pārvaldīt SharePoint Online, lai pilnībā izmantotu Copilot priekšrocības? Šī rokasgrāmata ir visjaunākā un visaptverošākā spāņu valodā, kas veidota, izmantojot visatbilstošāko un jaunāko informāciju. Šeit mēs parādīsim, kā ieviest, konfigurēt un izmantot Copilot un uzlaboto SharePoint administrēšanu, integrējot drošības prakses, datu pārmērīgas ekspozīcijas novēršanu un intelektuālu procesu un satura automatizāciju — tas viss ar praktisku pieeju, kas pielāgota komandu reālajam darbam.

Kas ir Copilot pakalpojumā SharePoint Online un kāpēc tas ir jaunais administrēšanas stūrakmens?

Copilot ir mākslīgā intelekta darbināts intelektuālais palīgs, ko Microsoft ir integrējis visā 365 komplektā, tostarp SharePoint Online.Šis palīgs nodrošina visu, sākot no satura izveides un pārvaldības līdz intelektuālai aģentu pārvaldībai, piekļuves kontrolei un dokumentu drošībai. Pateicoties tā uzlabotajiem valodu modeļiem un vietējam savienojumam ar nomnieku atļaujām un datiem, Copilot nodrošina kontekstuālas atbildes, automatizē uzdevumus un ļauj administratoriem saglabāt informācijas kontroli, nezaudējot elastību..

Pakalpojumā SharePoint Online Copilot ļauj ne tikai izveidot un uzlabot lapas un saturu,, bet arī ieviest dzīves cikla politikas, identificēt pārmērīgas iedarbības riskus, atbalstīt atļauju konfigurēšanu un pat mijiedarboties ar pielāgotiem aģentiem kas palīdz atbildēt uz jautājumiem un veikt sarežģītus uzdevumus. Pirms turpināt, mēs brīdinām, ka Tecnobits Mums ir desmitiem ceļvežu par Copilot un tā iestatījumiem, piemēram, šis vietnē Kā instalēt Copilot pakalpojumā Office 365, tas varētu būt noderīgi.

Priekšnosacījumi un pirmie soļi SharePoint Online sagatavošanai ar Copilot

Pirms Copilot aktivizēšanas un SharePoint Online maksimālas izmantošanas ir svarīgi izpildīt vairākas prasības un veikt labu plānošanu.:

• Atbilstošās licences: Pamats ir Microsoft 365 Copilot un, lai izmantotu papildu funkcijas, E5 licences un SharePoint Advanced Management (SAM).
• Testa vides iestatīšana: Sagatavojiet “smilškastes” vidi, kurā varat validēt konfigurācijas, neietekmējot ikdienas darbības.
• Pilota testi: Atlasiet agrīno lietotāju grupu, lai pārbaudītu integrāciju un apkopotu reālistiskas atsauksmes.
• Komunikācijas plāns: Informējiet un izglītojiet lietotājus par Copilot izmaiņām un jaunajām funkcijām, tādējādi samazinot saspīlējumu.
• Piekļuves un drošības politikas pārskatīšana: Pielāgojiet nosacītās piekļuves, daudzfaktoru autentifikācijas un meklēšanas un koplietošanas politikas, lai novērstu risku.
• Tīkla pārbaude un regulēšana: Nodrošina, ka infrastruktūra atbilst savienojamības un drošības prasības kam nepieciešams Microsoft 365 Copilot.

Stabils pamats nodrošina, ka Copilot un SharePoint darbosies kopā droši un efektīvi. jau no paša pirmā brīža.

SharePoint paplašinātā administrēšana: darbību centrs pakalpojumam Copilot

Papildinājums SharePoint paplašinātā pārvaldība (SAM) Tas ir būtisks paātrinātājs jebkurai organizācijai, kas vēlas izmantot Copilot piedāvātās intelekta un automatizācijas priekšrocības.

• Izvairieties no pārmērīgas koplietošanas un datu avotu pārblīvēšanas, uzlabojot Copilot ģenerēto rezultātu precizitāti.
• Uzrauga vietņu un satura dzīves ciklu, identificējot un sakopjot to, kas ir novecojis vai neaktīvs.
• Kontrolējiet, ierobežojiet un auditējiet piekļuvi dokumentiem un vietnēm, lietojot inteliģentas politikas un sensitivitātes etiķetes.

Izmantojot SAM administrēšanas centru, varat skatīt detalizētus pārskatus, lietot masveida darbības, automatizēt paziņojumus un sinhronizēt drošību un atbilstību visā organizācijā. Copilot integrācija pievieno sarunvalodas un intelektuālu slāni, kas vienkāršo lēmumu pieņemšanu un ikdienas pārvaldību..

Labākā prakse un galvenie soļi, lai sagatavotu SharePoint Copilot lietošanai

Datu sagatavošana, pārvaldība un drošība ir būtiska. Šeit ir daži ieteikumi, kurus nedrīkst ignorēt:

1. Samaziniet nejaušas koplietošanas un kontroles atļaujas

SharePoint platformā Ir svarīgi izvairīties no pārmērīgas informācijas atklāšanas, lai Copilot sniegtu tikai atbilstošu un autoritatīvu informāciju.Lai to paveiktu:

• Konfigurējiet koplietošanas iestatījumus nomnieka un vietnes līmenī, pielāgojot noklusējuma atļaujas “konkrētām personām”, nevis visai organizācijai.
• Slēpj iespējas ar plašiem riskiem kā “Visi, izņemot ārējos lietotājus”, lai ierobežotu iedarbības rādiusu.
• Izglīto un apmāca vietņu īpašniekus lai pārvaldītu piekļuves pieprasījumus un rūpīgi pārskatītu, kam ir piekļuve datiem.

2. Nodrošiniet vietnes īpašnieku derīgumu

Vietņu īpašnieki ir pēdējā aizsardzības līnija satura pārvaldībai un tīrībai.

• Izpilda īpašuma direktīvas lai atklātu vietnes, kurās nav vismaz divu skaidru atbildīgo personu.
• Iespējojiet automātiskos paziņojumus šiem īpašniekiem, lai apstiprinātu darbības, atļaujas un nepieciešamību turpināt vietnes uzturēšanu.
• Atjaunina īpašuma ierakstus aktīvajā režīmā un prasa periodiskas pārskatīšanas.

3. Neaktīvo vietņu attīrīšana un dzīves cikla pārvaldība

Vecs saturs ir Copilot lielākais precizitātes ienaidnieks.Novecojušu datu uzkrāšanās izkliedē avotus un rada mulsinošas vai neatbilstošas ​​atbildes.

• Identificē vietas, kurās noteiktu laiku (3, 6, 9 vai 12 mēnešus) nav notikusi atbilstoša darbība.
• Izdot īpašniekiem paziņojumus, lai apstiprinātu to lietderību.
• Novietojiet nevajadzīgos vienumus tikai lasīšanas režīmā un ieplānojiet automātisku arhivēšanu pēc norunātā laika.
• Izmantojiet ziņojumi ar mākslīgo intelektu no SAM, lai saņemtu automātiskus ieteikumus par veicamajām darbībām.

Saistīts raksts:

Kā automatizēt atkārtotus uzdevumus, izmantojot Power Automate: Papildu rokasgrāmata

4. Potenciāli pārāk bieži kopīgota satura noteikšana

Ar aktivitāšu un atļauju pārskatiem varat noteikt pārmērīgas iedarbības karstos punktus.:

• Pārskatiet aktivitāšu pārskatus par saturu, kas kopīgots ar “ikvienu”, “visiem, izņemot ārējos” vai “organizācijas dalībniekus”.
• Izmantojiet pārmērīgas ekspozīcijas bāzes atskaiti, lai novērtētu lietotāju skaitu ar piekļuvi, pamatojoties uz definētajiem sliekšņiem.
• Lejupielādējiet, filtrējiet un analizējiet datus, lai ātri reaģētu uz aizdomīgām situācijām.

5. Kontrolējiet un ierobežojiet piekļuvi saturam

Kad atklājat riskus, Copilot palīdz centralizēt un mazināt nesankcionētu piekļuvi., bet lēmums un izpilde vienmēr gulstas uz administratora ziņā:

• Uzsākt piekļuves pārskatīšanu ar vietņu īpašniekiem.
• Ierobežojiet piekļuvi noteiktām grupām, izmantojot politiku “Ierobežotas piekļuves kontrole (RAC)”, lai informāciju gan pakalpojumā SharePoint, gan pakalpojumā OneDrive turpinātu redzēt tikai nepieciešamie lietotāji.
• Iespējojiet politiku “ierobežota satura noteikšana”, lai paslēptu saturu no Copilot un organizācijas meklēšanas, nemainot atļaujas.
• Apvienojiet abas iespējas kritiskākajās jomās.

6. Proaktīvas darbības stratēģiski svarīgās vietās

Organizācijas galvenajām vietām ir nepieciešama papildu aizsardzība jau no pirmās minūtes.:

• Izveidojot jaunas vietnes, izmantojiet RAC, izvairoties no pārmērīgas koplietošanas jau no paša sākuma.
• Bloķējiet lejupielādes, īpaši Teams ierakstus, ja nepieciešams.
• Apsveriet šifrēšanu ar “izvilkšanas tiesībām” dokumentiem ar augstu ietekmi.

Aģentu integrācija un pārvaldība pakalpojumā SharePoint un Copilot

Vēl viena no Copilot radītajām revolūcijām ir iespēja Izveidojiet, pārvaldiet un kopīgojiet viedos aģentus pakalpojumā SharePoint palīdzības, mācību un automatizācijas uzdevumiem:

• Jebkurš dalībnieks ar rediģēšanas atļaujām var izveidot savu aģentu., ko pēc tam vietnes īpašnieks var rediģēt, kopīgot vai pat apstiprināt.
• Īpašnieki var atzīmēt aģentu kā “apstiprinātu” un piešķirt viņam noklusējuma pirmo pieredzi apmeklētājiem.
• Aģentus var piespraust, rediģēt vai kopīgot Copilot tērzēšanas panelī, tādējādi atvieglojot sadarbību un piekļuvi.
• Tos var dzēst tāpat kā jebkuru citu vietnes failu, tādējādi atvieglojot novecojušu aģentu rotāciju un tīrīšanu.

Bagātīga satura izveide, izmantojot Copilot pakalpojumā SharePoint

Copilot ir ne tikai pārvaldības un drošības dzinējs, bet arī revolucionizē satura veidošanas un publicēšanas veidu pakalpojumā SharePoint.:

• Lapu izveide no veidnēm: Izvēlieties no iepriekš izstrādātām veidnēm, piemēram, informatīvajiem biļeteniem, pasākumu paziņojumiem vai atjauninājumiem, un pielāgojiet tos ar viedām uzvednēm un pielikumiem.
• Izveidošana no atvērtiem paziņojumiem: Sāciet ar teikumu un ļaujiet Copilot ieteikt struktūru, dizainu un saturu, pielāgojot rezultātu tik reižu, cik nepieciešams.
• Dizaina idejas: Copilot iesaka vizuālus un izkārtojuma uzlabojumus, lai katra lapa būtu pievilcīga un profesionāla.
• Viedā pārrakstīšana: Bagātinātā teksta redaktors ļauj uzlabot ziņojumus, piešķirt tiem dabisku vai profesionālu toni vai pat apkopot vai paplašināt informāciju pēc nepieciešamības.

Kā pievienot SharePoint kā zināšanu avotu programmā Copilot Studio

Copilot ļauj integrēt SharePoint kā datu avotu ģeneratīvām atbildēm., kas palielina ar aģentu un asistentu starpniecību sniegtās informācijas atbilstību:

1. Atveriet aģentu programmā Copilot Studio.
2. Atbilstošajā sadaļā noklikšķiniet uz “Pievienot zināšanas”.
3. Atlasiet “SharePoint” un ievadiet to vietņu URL, kuras vēlaties pievienot (varat iekļaut vairākas, izmantojot taustiņu kombināciju Shift+Enter).
4. Piešķiriet tam nosaukumu un precīzu aprakstu, jo mākslīgais intelekts izmantos šo informāciju kā kontekstu.
5. Noklikšķiniet uz “Pievienot” un definējiet autentifikācijas scenārijus: pēc noklusējuma Copilot Studio autentificējas ar Microsoft Enter ID, taču jūs varat pielāgot Scopes un manuālu autentifikāciju, ja nepieciešami ierobežojošāki scenāriji.

Būtiskākie drošības pasākumi SharePoint Online pārvaldībai, izmantojot Copilot

Daudzfaktoru autentifikācija (MFA)

Iespējot daudzfaktoru autentifikāciju (MFA) visiem pārvaldītajiem lietotājiem un datoriem izmantojot Microsoft 365 administrēšanas centru, kā arī konfigurēt nosacītās piekļuves politikas, pamatojoties uz riska līmeni, atrašanās vietu un ierīci.

Audits un ierakstu saglabāšana

• Iespējojiet vienoto audita reģistrēšanu pakalpojumā Microsoft Purview, lai reģistrētu visas lietotāju un administratoru darbības.
• Definējiet saglabāšanas politikas, pamatojoties uz normatīvajām vajadzībām, un periodiski pārskatiet žurnālus, lai noteiktu anomālijas.

Konfidenciālas informācijas kontrole

• Eksportējiet 100 visbiežāk izmantotās vietnes un pārskatiet iespējamos pārmērīgas iedarbības riskus, izmantojot SAM un Microsoft Purview DSPM pārskatus.
• Atspējojiet plašu koplietošanu un pārbaudiet Copilot darbību, lai novērstu informācijas noplūdes.
• Izmantojiet sensitivitātes etiķetes, lai klasificētu, šifrētu un ierobežotu datus dokumentos, vietnēs un grupās.

Lietojiet un pārvaldiet sensitivitātes etiķetes pakalpojumā SharePoint, izmantojot Copilot

Microsoft Purview sensitivitātes etiķetes ir svarīgas informācijas aizsardzībai un Copilot lietošanas kontrolei.:

1. Izveidojiet etiķetes no Microsoft Purview portāla un publicējiet tās visiem lietotājiem vai tikai noteiktām grupām.
2. Konfigurējiet, vai etiķete iezīmē tikai saturu vai arī piemēro šifrēšanu un piekļuves ierobežojumus.
3. Piešķiriet dokumentu bibliotēkām noklusējuma etiķetes, izmantojot iespēju paplašināt aizsardzību pat lejupielādēm, ja nepieciešama maksimāla drošība.
4. Iestatiet tagu sinhronizāciju vietnēm, grupām un darbvietām.
5. Izmantojiet automātisko pakalpojumu atzīmēšanu gadījumos, kad nevēlaties paļauties uz manuālu lietotāja ievadi.

Datu zuduma novēršana (DLP) un adaptīva sensitīvas informācijas kontrole

La datu zuduma novēršana (DLP) iebūvēts Purview palīdz novērst nejaušas noplūdes visos punktos: SharePoint, Teams, Exchange un ierīcēs.

• Definē politikas, kas analizē un aizsargā sensitīvus datus (piemēram, kredītkartes, sociālās apdrošināšanas numurus, medicīniskos datus).
• Veikt automatizētas darbības: bloķēt iesniegumus, brīdināt lietotājus vai aktivizēt paziņojumu un labojumu plūsmas.
• Iespējojiet adaptīvo aizsardzību, savienojot DLP ar iekšējās riska pārvaldību, lai dinamiski pielāgotu kontroles līmeni, pamatojoties uz uzvedības incidentiem.

Nepārtraukta uzraudzība un auditēšana pakalpojumā Copilot un SharePoint Online

Regulāras Copilot pieprasījumu un atbilžu pārskatīšanas, žurnālu analīze un uzraudzība ir būtiska drošības un atbilstības uzturēšanai.:

• Izmantojiet izmaiņu vēstures pārskatus, lai auditētu, kas ko un kad veica gan vietnes, gan globālā līmenī.
• Sākotnējās ieviešanas fāzes laikā veiciet šīs atskaites katru nedēļu un pēc tam pielāgojiet to biežumu.
• Izmantojiet satura un darbību pārlūka rīkus, lai uzraudzītu saglabāšanas un sensitivitātes etiķešu lietošanu, kā arī iespējamos incidentus, kas saistīti ar sensitīviem datiem.

Atspējot ierobežoto SharePoint meklēšanu (RSS), pārejot uz Copilot

RSS ir pagaidu risinājums, kas ierobežo meklēšanu atļautajās vietnēs, kamēr tiek pārskatītas un labotas atļaujas.Kad konfigurācija jau ir droša, atspējot RSS un atļaut Copilot un meklēšanai piekļūt visam autorizētajam saturam, palielinot ģenerēto atbilžu precizitāti un vērtību.

• Pilnībā atspējojiet RSS, izmantojot PowerShell (Set-SPOTenantRestrictedSearchMode).
• Noņemt vietnes no atļauto vietņu saraksta, izmantojot Remove-SPOTenantRestrictedSearchAllowedSite.
• Ja jūs uzturat RSS, pārliecinieties, vai atļauto vietņu sarakstā ir iekļautas tikai patiesi drošas vietnes.

Datu saglabāšana un dzīves cikls: likvidējiet nevajadzīgos datus un ievērojiet noteikumus

• Izmantojiet Purview saglabāšanas politikas, lai automātiski saglabātu vai dzēstu dokumentus, e-pastus un Copilot saturu atbilstoši juridiskām vai biznesa vajadzībām.
• Iestatiet izņēmumus ar īpašām saglabāšanas etiķetēm kritiski svarīgam saturam.
• Uzraugiet ievērošanas un noturēšanas nodrošināšanu, izmantojot atskaišu veidošanas rīkus un aktivitāšu pārlūkus.

Uzrauga un kontrolē Copilot ģenerētās mijiedarbības un atbildes

• Lietojiet iepriekš definētas saziņas atbilstības politikas pakalpojumā Purview, lai atklātu nepiedienīgu valodu, noplūdes vai ļaunprātīgu izmantošanu Copilot pieprasījumos un atbildēs.
• Periodiski pārskatiet žurnālus un auditus, lai labotu incidentus un novērtētu faktisko Copilot lietojumu.

Nepārtraukta optimizācija: resursi, ieviešana un apmācība platformās Copilot un SharePoint

Optimāla Copilot ieviešana un administrēšana pakalpojumā SharePoint Online ir nepārtraukts process.:

• Izveidojiet novatoriskas lietotāju kopienas, lai apkopotu atsauksmes un noteiktu uzlabošanas iespējas.
• Ieviesiet pakāpenisku ieviešanu, uzraugot ietekmi, gatavību un apmierinātību, izmantojot Viva Insights rīkus un Microsoft 365 lietošanas pārskatus.
• Izmantojiet Microsoft apmācību resursus un ieviešanas komplektus, lai paplašinātu zināšanas visās komandās.
• Ja jums ir liels licenču apjoms, iepazīstieties ar FastTrack atbalsta un palīdzības iespējām vai īstenojiet kopieguldījumu projektus ar Microsoft un oficiālajiem partneriem..

Visbeidzot, ja jūsu organizācijai ir nepieciešami vēl pielāgotāki scenāriji, Copilot Studio un Power Platform ekosistēma ļauj paplašināt funkcionalitāti, pievienojot specifiskas integrācijas un automatizācijas, vienlaikus ievērojot esošo drošību un pārvaldību.

SharePoint Online pārvaldība uzlabotā veidā ar Copilot palīdzību paver jaunu efektivitātes, drošības un ērtības apvārsni.Centralizētas vadības, automatizācijas, integrētas aizsardzības un kontekstuālās palīdzības apvienojums ļauj jebkurai komandai nodrošināt savu datu aizsardzību, produktivitāti un pastāvīgu kontroli. Lai iegūtu plašāku informāciju par šo tēmu, skatiet Oficiālā Microsoft 365 Copilot lapa.

Saistīts raksts:

Pilnīga rokasgrāmata atkārtotu uzdevumu automatizēšanai operētājsistēmā Windows 11, izmantojot Power Automate Desktop

Kristiāns Garsija

Kopš mazotnes aizrautīgs ar tehnoloģijām. Man patīk būt lietas kursā šajā nozarē un, galvenais, par to informēt. Tāpēc jau daudzus gadus esmu veltīts komunikācijai tehnoloģiju un videospēļu vietnēs. Jūs varat atrast mani rakstot par Android, Windows, MacOS, iOS, Nintendo vai jebkuru citu saistīto tēmu, kas jums ienāk prātā.