Izmaiņu skatīšana Excel failā: nepieciešamais ceļvedis

Kad mēs kopīgojam izklājlapas, ir normāli domāt, ko katra persona ir pieskārusies un kad. Skatīt Excel faila modifikācijasŠodien mums ir vairākas iespējas: panelis “Rādīt izmaiņas”, versiju vēsture un, klasiskākos scenārijos, pieredzējušais “Izmaiņu izsekošana”.

Šajā rakstā mēs izskaidrojam kā to izdarīt, kādi ir katras iespējas ierobežojumi un kādas alternatīvas pastāv Ja strādājat ārpus mākoņa, kā arī citi praktiski padomi.

Kas ir “Rādīt izmaiņas” programmā Excel un kādu informāciju tā parāda?

Funkcija “Rādīt izmaiņas” centralizēti apkopo jaunāko grāmatas labojumu ierakstu. Tās panelī jaunākās izmaiņas tiek parādītas augšpusē, ļaujot tās detalizēti identificēt. kurš veica modifikāciju, skartā šūna, precīzs laiks un iepriekšējā vērtībaTas ir īpaši noderīgi, ja vairāki cilvēki rediģē koplietojamu failu un jums ir nepieciešams skaidrs laika grafiks.

Šajā panelī varat arī pārskatīt rediģējumus, kas tika veikti "vairumā". Šādos gadījumos izcelties Tā ģenerē karti ar masveida darbību un nodrošina piekļuvi sadaļai “Skatīt izmaiņas” šajā kartītē, lai jūs varētu iedziļināties. katras grupētās modifikācijas detaļas nezaudējot kontekstu.

Paturiet prātā, ka programma Excel saglabā jaunākās darbības šajā panelī, piedāvājot redzamību līdz pat apmēram 60 dienasJa vēlaties pagarināt laika diapazonu, lai pārbaudītu, kas notika iepriekš, būs jāpiekļūst versiju vēsturei, par ko mēs runāsim vēlāk. pāriet uz iepriekšējām versijām un pārskatiet tos bez jebkādiem pārsteigumiem.

Skatīt izmaiņas visā grāmatā: ātri soļi

Lai iegūtu visaptverošu pārskatu par darbgrāmatu un skatītu Excel faila izmaiņas, process ir ļoti vienkāršs un jūs aizvedīs uz paneli ar visiem nesen veiktajiem labojumiem. Veicot šīs darbības, jūs varēsiet tās nekavējoties redzēt. viss, kas notika failā:

1. Cilnē Pārskatīšana atlasiet Rādīt izmaiņas , lai atvērtu paneli ar nesen veiktajām izmaiņām.
2. Ņemiet vērā, ka izmaiņas tiek parādītas secībā, jaunākās atrodas augšpusē, atspoguļojot faktiskā hronoloģiskā secība izpildi.
3. Jūs varēsiet noteikt, kas ko mainīja un kurā šūnā, kā arī precīzu datumu un laiku, kas atvieglos darbu. revīzijas sadarbība.
4. Ja ir veiktas masveida rediģēšanas, jūs atradīsiet kartīti, kurā ir grupēta šī darbība, un pogu, kas atbilst Skatīt izmaiņas un pārskatiet katru iekļauto modifikāciju.

Filtrēt izmaiņas pēc lapas, diapazona vai konkrētas šūnas

Ja vēlaties sašaurināt fokusu, varat skatīt izmaiņas Excel failā tikai noteiktā lapā, diapazonā vai pat atsevišķā šūnā. Šī filtrēšana palīdz veikt detalizētu izpēti. kas notika konkrētā apgabalā no grāmatas bez papildu trokšņa.

Lai ātri filtrētu no lapas: atlasiet lapu, diapazonu vai atsevišķu šūnu, pēc tam ar peles labo pogu noklikšķiniet, lai atvērtu konteksta izvēlni, un izvēlieties Rādīt izmaiņasAr šo darbību programma Excel ierobežo paneli līdz šī izvēle.

Varat arī filtrēt no paša Izmaiņu paneļa. Augšpusē redzēsiet filtra ikonu: to atlasot, varēsiet norādīt, vai vēlaties filtrēt pēc... Rango vai HOJAJa izvēlaties Diapazons, ierakstiet diapazonu vai šūnu tekstlodziņā un apstipriniet, noklikšķinot uz bultiņas ikonas blakus šim laukam, lai to lietotu. filtrēt nekavējoties.

Šī filtrēšanas pieeja ietaupa daudz laika, izmeklējot incidentus vai kad jums jākoncentrējas uz kritiska joma lapas (piemēram, diapazons, kurā tiek aprēķinātas kopsummas vai kurā kāds ir mainījis atsauces).

Kur darbojas funkcija “Rādīt izmaiņas” un kādas ir prasības, lai reģistrētu visu?

Rādīt izmaiņas ir pieejama gan programmā Excel datoram, gan programmā Excel tīmeklim, un tās panelī tiek atspoguļoti labojumi, kas veikti no Excel lietojumprogrammām, kas to atbalsta. līdzautorsTas nozīmē, ka, lai informācijas panelī skatītu vispilnīgāko vēsturi, visiem lietotājiem ir jāizmanto saderīga Excel lietojumprogramma un jāstrādā ar failu atrašanās vietās, kas uzturēt koppublicēšanu aktīvs (piemēram, OneDrive vai SharePoint).

Ko darīt, ja informācijas panelis šķiet tukšs, pat ja zināt, ka ir notikusi darbība? Dažas darbības var izraisīt to, ka programma Excel notīra šo žurnālu. Tukšs informācijas panelis tiks parādīts, ja, piemēram, kāds rediģēja ar vienreizēju pirkumu vai vecāku Excel versiju, kas nav saskaņota ar koprediģēšanu, vai ja tika izmantotas funkcijas, kas Tie nav saderīgi ar koppublicēšanu vai ja fails ir aizstāts vai saglabāta kopija, pārtraucot uzraudzības nepārtrauktību.

Labā ziņa ir tā, ka no šī brīža visas jaunās izmaiņas, ko jūs vai kāds cits veiksiet saderīgās lietotnēs, tiks atkal reģistrētas izmaiņu panelī. Tas atjauno redzamību turpmākajiem notikumiem un ļauj jums sekojiet takai bez nepieciešamības pārrakstīt dokumentu.

Kuras izmaiņas tiek reģistrētas un kuras netiek rādītas panelī

Izmaiņu panelis ir vērsts uz formulām un šūnu vērtībām, kā arī tādām darbībām kā šūnu un diapazonu pārvietošana, kārtošana, ievietošana vai dzēšana. Tādēļ jūs skaidri atradīsiet gan vienreizējus labojumus, gan strukturālas izmaiņas, kas ietekmē datu bloki.

Tomēr dažas darbības pašlaik netiek rādītas: grafikas, formu vai citu objektu, kustību vai iestatījumu modifikācijas. dinamiskās tabulasTas ietver formatēšanas izmaiņas (krāsas, fonti, stili), šūnu/diapazonu slēpšanu un filtru lietošanu. Paturiet to prātā, jo šis "vizuālais slānis" netiek atspoguļots panelī, kas koncentrējas uz galvenajām funkcijām. skaitliskā un funkcionālā.

Turklāt, lai nodrošinātu pēc iespējas pilnīgāku vēsturi, programma Excel var atstāt laika skalā nepilnības, ja noteiktas izmaiņas nav pieejamas. Līdz ar to jūs varat pamanīt "izlaidumus", ja rediģēšanu to rakstura vai izmantotā rīka dēļ nevarēja veikt. ieraksts uz paneļa.

Kāpēc dažos ierakstos dažreiz trūkst iepriekšējo vērtību? Tas var notikt, ja dati tiek modificēti, izmantojot kodu (piemēram, VBA vai pievienojumprogrammas), vai ja kāds rediģēja darbgrāmatu programmā Excel, to neatjauninot. jaunākā versijaŠādos gadījumos šai konkrētajai darbībai var tikt zaudēta "vērtības pirms/vērtības pēc" izsekojamība.

Kā skatīt vecākas izmaiņas: versiju vēsture

Izmaiņu panelī tiek parādītas jaunākās izmaiņas; ja nepieciešams pagarināt periodu, izmantojiet Versiju vēstureSadaļā Fails > Informācija > Versiju vēsture varat atvērt iepriekšējo versiju, lai to priekšskatītu un, ja nepieciešams, atjaunotu. Tas ir ļoti noderīgi, veicot izpēti. iepriekšējie notikumi diapazonam, ko aptver funkcija Rādīt izmaiņas.

Versiju vēsture nav tas pats, kas "vizuāls salīdzinātājs" starp diviem laika punktiem: tās mērķis ir nodrošināt navigāciju failu stāvokļos, ar iespēju atvērt iepriekšējo versiju un strādāt ar to. Tomēr, apvienojot šo funkciju ar izmaiņu rādīšanas funkciju, var iegūt līdzsvarotu pārskatu. ātrs un nesens ar ilgtermiņa auditu.

Ja jūsu fails atrodas pakalpojumā SharePoint, atcerieties, ka versiju kontrolei ir konfigurējami ierobežojumi. Iestatīšanas laikā varat iestatīt maksimālo saglabājamo versiju skaitu, un, kad sistēma sasniedz ierobežojumu, tā izdzēš pēdējo versiju. vecākais lai atbrīvotu vietu jaunajiem. Ja nepieciešama lielāka brīvība, šo skaitu var palielināt līdz sistēmas ierobežojumam, kas uzlabo iespēju atgriezties pagātnē, lai plaši pētījumi.

Komandām, kas paļaujas uz vēsturiskām versijām, ieteicams periodiski pārskatīt šo konfigurāciju SharePoint bibliotēkā un pielāgot to darbplūsmai: jo vairāk izmaiņu notiek katru dienu, jo lietderīgāk ir palielināt izmaiņu skaitu. slēptās versijas lai nepazaudētu noderīgu taku.

Izmaiņu rūts atiestatīšana: kad un kā

Programmā Excel tīmeklim ir opcija notīrīt informācijas panelī redzamo izmaiņu vēsturi. Tā atrodas sadaļā Fails > Informācija, un, apstiprinot, ka tā tiks... notīriet paneli visiem grāmatas lietotājiem. Tā ir neatgriezeniska darbība, tāpēc, ja nepieciešams saglabāt pierādījumus par tās veikšanu, pirms tās veikšanas tā ir rūpīgi jāapsver. nesenā sadarbība.

Pat ja izdzēsīsiet šo ierakstu no paneļa, joprojām varēsiet atvērt vai atjaunot iepriekšējās versijas, izmantojot versiju vēsturi. Citiem vārdiem sakot, jūs noņemsiet "notikumu sarakstu" no paneļa, bet nezaudēsiet iespēju atgriezties iepriekšējos stāvokļos faila versijas, ja vien sistēmā pastāv šīs versijas.

Klasiskā “Izmaiņu izsekošana” programmā Excel: ko tā piedāvā un kā to pārskatīt

Gadiem ilgi programmā bija tradicionāla "Izmaiņu izsekošanas" sistēma, kas tagad tiek uzskatīta par mantojumu. Tas bija labs veids, kā skatīt Excel faila izmaiņas. Darbgrāmatās, kas konfigurētas ar šo funkciju, katra labojuma saglabāšana un kopīgošana atstāja atzīmes šūnās (zili trīsstūri) un uznirstošos komentārus. izmaiņu apraksts un atbildīgais lietotājs. Lai gan noteiktos gadījumos tas joprojām pastāv, mūsdienu koprediģēšanas vidē tas ir aizstāts ar opciju Rādīt izmaiņas.

Ja jūsu organizācija joprojām izmanto šo pieeju, izmaiņas varat uzskaitīt atsevišķā lapā. Lai to izdarītu, cilnē Pārskatīšana atveriet Izmaiņu reģistrēšana un izvēlieties Izcelt izmaiņasAtlasiet opciju “Rādīt izmaiņas jaunā lapā” un apstipriniet ar Labi: Excel pievienos lapu ar nosaukumu “Vēsture” ar Informācija par izmaiņām izvilkts no grāmatas.

Šo labojumu pārskatīšanu varēja pārvaldīt arī sadaļā Pārskatīt > Reģistrēt izmaiņas > Akceptēt vai noraidīt izmaiņas. Tur varat tos pieņemt vai noraidīt pa vienam vai izmantot opcijas “Akceptēt visu” vai “Noraidīt visu”, lai apstrādātu tos partijās, ar iespēju jebkurā laikā aizvērt. atgriezties lapā.

Šai metodei ir vērtība grāmatās, kas jau ir izveidotas ar šo sistēmu, taču tā nepiedāvā integrācijas un koprediģēšanas pieredzi, ko mūsdienās nodrošina mākonis un panelis “Rādīt izmaiņas”, kur informācija ir labāk saskaņota ar kopīga rediģēšana en Tiempo reāls.

Versiju un ierobežojumu salīdzinājums: ko var un ko nevar sagaidīt no Excel

Tā vietā, lai skatītu Excel faila modifikācijas, daudzi lietotāji vienkārši vēlas "uzreiz" uzzināt, kas ir mainījies starp iepriekšējo versiju un pašreizējo, neatverot divus failus blakus. Praksē Excel neietver iebūvētu rīku, kas veiktu šo funkciju. detalizēta atšķirība starp jebkuriem diviem lokāliem failiem. Tas piedāvā iespēju rādīt izmaiņas līdzautoru grāmatām (jauna un ļoti praktiska funkcija) un versiju vēsturi, lai atvērtu iepriekšējās versijas un, ja piemērojams, tos atjaunot.

Daži lietotāji min utilītu ar nosaukumu Spreadsheet Compare (daļa no noteiktām Office instalācijām) divu saglabātu failu salīdzināšanai. Lai to izmantotu, datorā ir nepieciešama iepriekšējās versijas kopija; tā nav "burvju poga" programmā Excel, bet gan atsevišķs rīks, kas salīdzina darbgrāmatas un parāda rezultātus. atšķirībasTas ir noderīgi, ja nestrādājat mākonī, lai gan tas prasa papildu darbību — lokālo versiju saglabāšanu.

Forumos bieži var lasīt, ka "nav vietējā, ātrā un universālā veida", kā salīdzināt jebkuru versiju ar pašreizējo, iepriekš nesagatavojot materiālu. Un tas ir loģiski: lai reģistrētu katru mazāko variāciju, arhīvā būtu jāuzglabā milzīgs apjoms MetadatuTas krasi palielinātu tā apjomu un sarežģītu pārvaldību, īpaši grāmatās, kas tiek atjauninātas katru dienu.

Ja strādājat operētājsistēmā Windows, failu pārlūks ļauj pievienot informācijas kolonnas (izveidošanas datums, modificēšanas datums utt.), taču tie ir faila līmeņa metadati, nevis vēsture. izmaiņas katrā šūnāVēl viena sistēmas iespēja ir Failu vēsturekas veido modificētu failu kopijas, lai tos varētu atjaunot; pretī tas patērē vietu diskā un nav skatītājs granulāras izmaiņas kā.

Operacionāls kopsavilkums: ja veicat koprediģēšanu programmā Excel (OneDrive/SharePoint), izmantojiet funkciju Rādīt izmaiņas jaunākajām izmaiņām un opciju “Rādīt versiju vēsturi” ilgākiem periodiem. Ja jūsu darbplūsma ir lokāla, saglabājiet versijas un, ja nepieciešams salīdzināt, apsveriet iespēju izmantot salīdzināšanas rīkus, piemēram, Izklājlapu salīdzināšana, lai iegūtu izmaiņu karti. atšķirības starp failiem.

Excel faila izmaiņu skatīšanas ekosistēma piedāvā jaudīgus risinājumus, strādājot mākonī un izmantojot koprediģēšanu: rūts Rādīt izmaiņas nodrošina “šeit un tagad” skatījumu, savukārt versiju vēsture un SharePoint iestatījumi paplašina laika horizontu. Lokālos scenārijos salīdzināšanai ir nepieciešams saglabāt kopijas un paļauties uz ārējām utilītprogrammām. Zinot, kas tiek reģistrēts un kas netiek, un nodrošinot atbilstošu konfigurāciju, varat reālistiski un efektīvi kontrolēt procesu. Edi pēdascijas savās izklājlapās.

saistīto rakstu:

Office neatveras AppVIsvSubsystems64.dll dēļ: pārbaudīti risinājumi

Daniels Terrasa

Redaktors specializējas tehnoloģiju un interneta jautājumos ar vairāk nekā desmit gadu pieredzi dažādos digitālajos medijos. Esmu strādājis par redaktoru un satura veidotāju e-komercijas, komunikācijas, tiešsaistes mārketinga un reklāmas uzņēmumos. Esmu rakstījis arī ekonomikas, finanšu un citu nozaru tīmekļa vietnēs. Mans darbs ir arī mana aizraušanās. Tagad, izmantojot manus rakstus Tecnobits, es cenšos izpētīt visus jaunumus un jaunas iespējas, ko tehnoloģiju pasaule mums piedāvā katru dienu, lai uzlabotu mūsu dzīvi.