Kā saglabāt Word failu, to nemodinot

Digitālajā pasaulē failu aizsardzība daudziem lietotājiem ir kļuvusi par pastāvīgu problēmu. Privātuma, konfidencialitātes vai vienkārši nepieciešamības saglabāt dokumenta integritāti dēļ zināšanas, kā saglabāt Word failu bez izmaiņām, ir kļuvušas par būtisku tehnisko prasmi. Šajā rakstā mēs izpētīsim dažādas metodes un stratēģijas, kas ļaus jums aizsargāt jūsu faili Word, nodrošinot, ka tie paliek neskarti pret jebkādām iespējamām manipulācijām. Sākot ar paroļu izmantošanu un beidzot ar īpašu atļauju piemērošanu, jūs atklāsit nepieciešamos rīkus, lai nodrošinātu dokumentu drošību un bez nevēlamām izmaiņām. Sagatavojieties aizsargāt savu informāciju un dokumentus, izmantojot šos būtiskos tehniskos padomus! Turpiniet lasīt, lai uzzinātu vairāk!

1. Ievads: Word faila saglabāšanas nozīme bez izmaiņām

Word faila saglabāšana bez izmaiņām ir būtiska prakse, strādājot ar svarīgiem dokumentiem. Bieži vien ir nepieciešams koplietot dokumentus ar kolēģiem, klientiem vai priekšniekiem, un, lai saglabātu informācijas integritāti, ir svarīgi nodrošināt, lai saturs tiktu saglabāts neskarts. Turklāt, ja mums kādreiz ir jāatsaucas uz iepriekšējo dokumenta versiju, nepārveidota kopija ir nenovērtējama. Šajā sadaļā mēs izpētīsim šīs prakses nozīmi un sniegsim dažus noderīgus padomus, kā to sasniegt.

Viens no labākajiem veidiem, kā saglabāt Word failu bez izmaiņām, ir izmantot funkciju “Saglabāt kā”. Izmantojot šo opciju, mēs varam izvēlēties citu faila nosaukumu un saglabāt dokumentu kā jaunu versiju, lai oriģināls paliktu neskarts. Turklāt ir ieteicams saglabāt failu drošā formātā, piemēram, PDF, lai novērstu nejaušas izmaiņas.

Vēl viens veids, kā aizsargāt Word failu, ir izmantot paroles. Piešķirot dokumentam paroli, mēs varam nodrošināt, ka tikai pilnvarotas personas var piekļūt un mainīt saturu. Ir svarīgi izvēlēties spēcīgu paroli un glabāt to drošā vietā. Turklāt mēs varam arī piemērot dokumenta rediģēšanas ierobežojumus, kas ierobežos darbības, ko lietotāji var veikt ar failu.

2. 1. metode: Word funkcijas “Saglabāt kā” izmantošana

Pirmā metode, kā ietaupīt Word dokuments ir, izmantojot funkciju “Saglabāt kā”. Šī opcija ļauj izvēlēties formātu, kādā vēlaties saglabāt failu, kā arī mainīt tā nosaukumu un atrašanās vietu.

Lai izmantotu funkciju “Saglabāt kā”, veiciet tālāk norādītās darbības.

• Atveriet Word dokuments.
• Noklikšķiniet uz cilnes "Fails". rīkjosla.
• Nolaižamajā izvēlnē atlasiet "Saglabāt kā".
• Tiks atvērts logs, kurā varat izvēlēties faila formātu.
• Izvēlieties vajadzīgo formātu, piemēram, .docx, .pdf vai .txt.
• Varat arī mainīt faila nosaukumu un izvēlēties mapi, kurā vēlaties to saglabāt.
• Visbeidzot, noklikšķiniet uz pogas “Saglabāt”, lai saglabātu failu atlasītajā formātā un vietā.

Izmantojot Word funkciju Saglabāt kā, varat elastīgi saglabāt dokumentus dažādos formātos un ātri un viegli pārvaldīt to atrašanās vietu. Tas ir īpaši noderīgi, ja fails jānosūta kādam, kas izmanto programmu vai ierīci, kas neatbalsta Word noklusējuma formatējumu.

3. 2. metode: bloķējiet failu, lai novērstu nevēlamas izmaiņas

Otra metode, kā novērst nevēlamas faila modifikācijas, ir tā bloķēšana. Faila bloķēšana neļauj citiem to bez atļaujas rediģēt vai pārveidot. Tas var būt noderīgi, ja nepieciešams koplietot failu, bet vēlaties nodrošināt, lai tas netiktu mainīts.

Lai bloķētu failu, var veikt šādas darbības:

1. Atveriet failu attiecīgajā programmā, piemēram, teksta dokumentu teksta redaktorā.
2. Opciju izvēlnē meklējiet opciju “Bloķēt failu” vai “Aizsargāt failu”. Šī opcija parasti ir atrodama izvēlnē "Fails" vai "Rīki".
3. Noklikšķiniet uz opcijas un atlasiet bloķēšanas veidu, kuru vēlaties lietot failam. Varat izvēlēties pamata bloķēšanu, kas neļauj rediģēt failu, vai sarežģītāku bloķēšanu, kuras modificēšanai nepieciešama parole.

Atcerieties saglabāt izmaiņas un pārbaudīt, vai fails ir bloķēts. Ja citi mēģinās to rediģēt, viņi saņems paziņojumu vai kļūdas ziņojumu, kurā teikts, ka fails ir aizsargāts. Ja nākotnē būs jāveic izmaiņas, vienkārši atbloķējiet failu, veicot tās pašas darbības, un saglabājiet izmaiņas vēlreiz.

4. Papildu atļauju iestatīšana, lai aizsargātu Word failu

Lai aizsargātu Word failu un kontrolētu, kas var piekļūt un mainīt tā saturu, ir jāiestata papildu atļaujas. Šeit mēs parādīsim, kā izveidot šo konfigurāciju soli pa solim:

1. Atveriet failu un rīkjoslā atlasiet "Fails". Pēc tam, noklikšķinot uz "Aizsargāt dokumentu", tiks parādīta izvēlne ar vairākām opcijām.
2. Izvēlieties opciju “Ierobežot rediģēšanu”. Tas ļaus ierobežot darbības, ko lietotāji var veikt ar failu.
3. Sadaļā “Rediģēšanas ierobežojumi” atlasiet vajadzīgās opcijas. Šīs opcijas ietver to, vai atļaut vai neļaut rediģēt saturu, formatēt, izmantot īpašus līdzekļus utt.

Ir svarīgi ņemt vērā, ka šie papildu atļauju iestatījumi ļauj aizsargāt failu, bet neliedz lietotājiem izveidot tā kopiju vai izdrukāt to. Ja nepieciešama lielāka aizsardzība, var izpētīt citas pieejamās iespējas, piemēram, izmantot paroles, lai atvērtu dokumentu vai šifrētu failus.

Izmantojot šo rokasgrāmatu, varat iestatīt papildu atļaujas savam Word failam un kontrolēt, kas var piekļūt tā saturam un mainīt to. Atcerieties rūpīgi pārskatīt pieejamās opcijas un izvēlēties tās, kas vislabāk atbilst jūsu drošības vajadzībām.

5. Automātiskā dublēšana: kā programmā Word aktivizēt automātiskās saglabāšanas opciju

Lai nekad nezaudētu darbu programmā Word, varat ieslēgt automātiskās saglabāšanas opciju. Izmantojot šo funkciju, jūsu dokumenti tiks automātiski saglabāti regulāri intervāli, tādējādi izvairoties no informācijas zaudēšanas strāvas padeves pārtraukuma vai negaidītas avārijas gadījumā.

Tālāk ir norādītas darbības, lai programmā Word aktivizētu automātiskās dublēšanas opciju.

• Atveriet programmu Microsoft Word jūsu ierīcē.
• Noklikšķiniet uz cilnes "Fails", kas atrodas ekrāna augšējā kreisajā stūrī.
• Opciju panelī saraksta apakšā atlasiet “Opcijas”.
• Uznirstošajā logā “Word Options” noklikšķiniet uz kategorijas “Saglabāt” kreisajā pusē.
• Sadaļā “Saglabāt dokumentus” atzīmējiet izvēles rūtiņu “Saglabāt automātiskās atkopšanas informāciju katru reizi:”.
• Iestatiet vajadzīgo laika intervālu tekstlodziņā blakus iepriekš esošajai opcijai.
• Lodziņā “Automātiskās atkopšanas faila atrašanās vieta” atlasiet automātiskās atkopšanas failu glabāšanas vietu.
• Visbeidzot, noklikšķiniet uz pogas “OK”, lai piemērotu izmaiņas.

Neaizmirstiet, ka automātiskās saglabāšanas opcijas aktivizēšana programmā Word nodrošinās papildu drošību, strādājot ar dokumentiem. Veicot šīs darbības, jūs varat izvairīties no neērtībām un nodrošināt, ka jums vienmēr ir atjaunināta sava darba kopija neparedzētu notikumu gadījumā.

6. Aizsargājiet failu ar paroli. Galvenās darbības, lai izvairītos no nesankcionētām modifikācijām

Paroles aizsardzība: Failu aizsardzība ar paroli ir būtisks pasākums, lai novērstu neatļautas izmaiņas. Tālāk ir norādītas galvenās darbības, kas jāveic, lai aizsargātu failus un saglabātu to integritāti.

1. darbība: Izvēlieties uzticamu programmatūru: tirgū ir pieejami vairāki rīki failu aizsardzībai ar paroli. Veiciet izpēti un izvēlieties savām vajadzībām uzticamu un piemērotu iespēju. Daži populāri piemēri ir WinRAR, 7-Zip un Adobe Acrobat.

2. darbība: Iestatiet paroli: Kad esat izvēlējies atbilstošo programmatūru, atveriet to un meklējiet paroles iestatīšanas iespēju. Šī opcija var būt programmatūras izvēlnē “Iestatījumi” vai “Rekvizīti”. Iestatot paroli, noteikti izvēlieties spēcīgu, grūti uzmināmu kombināciju. Izvairieties no personas informācijas vai parastu vārdu lietošanas.

7. Specializētu programmatūras paplašinājumu izmantošana Word dokumentu aizsardzībai

Efektīvs veids, kā aizsargāt sensitīvu informāciju Word dokumentos, ir izmantot specializētus programmatūras paplašinājumus. Šie rīki nodrošina papildu drošības līmeni un ļauj kontrolēt, kam ir piekļuve un kādas darbības viņi var veikt ar dokumentiem.

Tirgū ir pieejami vairāki paplašinājumi, kas piedāvā dažādas aizsardzības funkcijas. Dažas no visizplatītākajām funkcijām ietver iespēju iestatīt paroles, lai atvērtu vai modificētu dokumentu, ierobežotu rediģēšanu vai drukāšanu un pievienotu ūdenszīmes, lai identificētu dokumenta īpašnieku. Izvēloties paplašinājumu, ir svarīgi ņemt vērā jūsu organizācijas īpašās drošības vajadzības un nodrošināt, ka izvēlētais paplašinājums atbilst prasībām.

Kad paplašinājums ir instalēts, ir jākonfigurē drošības opcijas atbilstoši dokumenta vajadzībām. Tas var ietvert spēcīgas paroles iestatīšanu, lai novērstu nesankcionētu piekļuvi, un atļauto darbību atlasi lietotājiem atļauts un pielāgot ūdenszīmju izskatu. Ir arī ieteicams veikt pārbaudes, lai pārliecinātos, ka aizsardzība darbojas pareizi un atbilst organizācijas drošības politikām.

8. Stratēģijas, lai novērstu nejaušu Word faila pārveidošanu

Lai novērstu nejaušas izmaiņas no faila Word, ir dažādas stratēģijas, kuras varat īstenot. Šeit ir daži ieteikumi, kā aizsargāt savus dokumentus:

1. Iestatiet piekļuves atļaujas: Būtiska darbība ir ierobežot to, kas var piekļūt jūsu Word failiem un tos rediģēt. Katram lietotājam varat iestatīt īpašas atļaujas, nodrošinot, ka tikai pilnvarotie var veikt izmaiņas.

2. Izmantojiet paroles: Paroles piešķiršana Word dokumentiem ir vēl viens efektīvs drošības pasākums. Pārliecinieties, vai parole ir spēcīga, apvienojot burtciparu rakstzīmes un simbolus. Tāpat nelietojiet viegli uzminējamas paroles, piemēram, vārdus vai dzimšanas datumus.

3. Izveidojiet dublējumkopijas: Ļoti ieteicama ir periodiska Word failu dublējumkopiju izveide. To var izdarīt, izveidojot kopijas ārējā atmiņā, piemēram, ārējos cietajos diskos vai pakalpojumos. mākonī. Tādā veidā, ja jūsu dokumentu ir skārusi nejauša modifikācija, jums vienmēr būs iepriekšējā versija, uz kuru varat atgriezties.

9. Papildu drošības opciju iestatīšana programmā Word, lai aizsargātu failu

Programmā Microsoft Word ir vairākas papildu drošības opcijas, kuras varat iestatīt, lai aizsargātu savus failus. Šīs opcijas ļauj kontrolēt, kas var atvērt, modificēt vai izdrukāt dokumentu. Lai piekļūtu šīm opcijām, veiciet šīs darbības:

1. Atveriet failu programmā Microsoft Word un augšējā joslā noklikšķiniet uz cilnes "Fails".
2. Nolaižamajā izvēlnē atlasiet “Aizsargāt dokumentu” un pēc tam izvēlieties “Šifrēt ar paroli”.
3. Parādīsies uznirstošais logs, kurā varat ievadīt paroli, kuru vēlaties izmantot faila aizsardzībai. Noteikti izvēlieties spēcīgu paroli, kuru nav viegli uzminēt.
4. Kad esat ievadījis paroli, noklikšķiniet uz "OK" un atkārtoti ievadiet paroli, kad tas tiek prasīts. Tas nodrošinās, ka esat ievadījis paroli pareizi.
5. Papildus paroles šifrēšanas opcijai varat konfigurēt arī citas drošības opcijas, piemēram, ierobežot rediģēšanas atļaujas vai iestatīt dokumentam ciparparakstu. Šīs opcijas ir atrodamas tajā pašā nolaižamajā izvēlnē “Aizsargāt dokumentu”.

Svarīgi, ka papildu drošības opciju iestatīšana programmā Word sniedz papildu aizsardzības līmeni jūsu dokumentiem. Tomēr atcerieties, ka neviens drošības pasākums nav drošs un vienmēr ir ieteicams izveidot savu svarīgo failu dublējumkopijas.

Ja vēlaties koplietot aizsargāto failu ar citiem lietotājiem, noteikti kopīgojiet paroli droši un tieši ar viņiem. Ņemiet vērā arī to, ka papildu drošības opcijas ir efektīvas tikai tad, ja saņēmējs nemēģina izmantot uzlabotas metodes, lai apietu šos pasākumus.

10. Kā identificēt un atjaunot nevēlamās izmaiņas Word failā

Dažkārt mēs saskaramies ar nevēlamām izmaiņām Word failā, un mums ir jāidentificē un jāatgriež šīs izmaiņas. Par laimi, ir vairāki veidi, kā ātri un viegli novērst šo problēmu. Tālāk ir norādītas darbības, lai identificētu un atceltu nevēlamās izmaiņas Word failā.

1. darbība. Pārskatiet versiju vēsturi
Word versiju vēsture var būt ļoti noderīga, lai identificētu dokumentā veiktās izmaiņas. Lai piekļūtu versiju vēsturei, Word rīkjoslā atveriet cilni "Pārskatīšana" un noklikšķiniet uz "Salīdzināt". Tiks parādīts visu saglabāto faila versiju saraksts, ļaujot salīdzināt izmaiņas un izlemt, vai vēlaties kādu no tām atsaukt.

2. darbība: izmantojiet funkciju “Atsaukt”.
Programmā Word funkcija "Atsaukt" ļauj atsaukt dokumentā veiktās izmaiņas. Šai funkcijai varat piekļūt rīkjoslas cilnē Sākums vai izmantojot īsinājumtaustiņu Ctrl + Z. Noklikšķinot uz “Atsaukt”, tiks atsauktas pēdējās failā veiktās izmaiņas. Varat izmantot šo funkciju vairākas reizes, lai atsauktu vairākas izmaiņas, līdz dokuments atgriežas vēlamajā stāvoklī.

3. darbība. Atjaunojiet iepriekšējo faila versiju
Ja iepriekš minētās darbības neatrisina problēmu, cita iespēja ir atjaunot iepriekšējo faila versiju. Lai to izdarītu, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz Word faila un atlasiet "Properties". Cilnē "Iepriekšējās versijas" tiks parādīts visu saglabāto faila versiju saraksts. Izvēlieties vajadzīgo versiju un noklikšķiniet uz "Atjaunot". Tādējādi dokumentam tiks atjaunota atlasītā versija, noņemot visas nevēlamās izmaiņas.

11. Saglabājiet failu tikai lasāmā formātā, lai izvairītos no izmaiņām

Lai aizsargātu failu no nevēlamām izmaiņām, varat to saglabāt tikai lasāmā formātā. Šī opcija ļauj skatīt un kopēt failu, taču nevar veikt izmaiņas tā saturā. Tālāk ir norādītas darbības, lai saglabātu failu tikai lasāmā formātā.

1. darbība: Atveriet failu, kuru vēlaties aizsargāt attiecīgajā lietojumprogrammā. Tas var būt teksta dokuments, izklājlapa vai jebkura cita veida fails.

2. darbība: Piekļūstiet faila saglabāšanas opcijai. Tas parasti ir atrodams izvēlnē “Fails” vai tam var piekļūt, izmantojot saīsni Ctrl tastatūra + S.

3. darbība: Saglabāšanas logā meklējiet opciju, kas ļauj atlasīt saglabāšanas formātu. Atkarībā no lietotnes to var atrast nolaižamajā izvēlnē vai noteiktā cilnē. Atlasiet tikai lasāmu formātu, kuram var būt tādi nosaukumi kā “Tikai lasāms” vai “Tikai skats”.

12. Svarīgi apsvērumi, koplietojot Word failu, lai izvairītos no modifikācijām

Kopīgojot Word failu, ir svarīgi ņemt vērā dažus svarīgus apsvērumus, lai izvairītos no nevēlamām izmaiņām. Tālāk ir sniegtas dažas vadlīnijas un iespējas, ko var ieviest, lai aizsargātu faila integritāti.

1. Iestatiet tikai lasīšanas atļaujas: Kopīgojot failu, varat tam piešķirt tikai lasīšanas atļaujas. Tas nodrošinās, ka lietotāji var tikai skatīt saturu, novēršot nekādas izmaiņas dokumentā. Lai to izdarītu, Word lentē atveriet cilni "Pārskatīšana", noklikšķiniet uz "Aizsargāt dokumentu" un atlasiet "Ierobežot rediģēšanu". Pēc tam atzīmējiet opciju “Ierobežot piekļuvi” un iestatiet tikai lasīšanas atļaujas.

2. Konvertējiet failu uz PDF formāts: Papildu iespēja, lai izvairītos no modifikācijām, ir konvertēt Word failu PDF formātā. PDF faili ir drošāki un aizsargāti pret nevēlamām izmaiņām. Lai konvertētu Word dokumentu uz PDF, cilnē “Fails” atlasiet “Saglabāt kā” un faila formātā izvēlieties opciju “PDF (*.pdf)”.

3. Izmantojiet paroles: Vēl viens efektīvs pasākums ir Word faila aizsardzība ar paroli. Tas ļaus jums kontrolēt, kas var piekļūt dokumentam vai mainīt to. Lai iestatītu paroli, atveriet cilni “Fails”, noklikšķiniet uz “Aizsargāt dokumentu” un atlasiet “Šifrēt ar paroli”. Pēc tam ievadiet un apstipriniet paroli, kuru vēlaties izmantot.

13. Mainīt auditu: kā rūpīgi izsekot Word faila izmaiņām

Šajā procesā kopīgs darbs Word failā ir svarīgi veikt izmaiņu auditu. Tas ļauj pilnībā uzraudzīt veiktās izmaiņas, garantējot katras modifikācijas caurspīdīgumu un izsekojamību. Darbības, kas nepieciešamas, lai veiktu Word faila izmaiņu auditu, tiks aprakstītas tālāk.

1. Aktivizējiet auditēšanu: programmā Word atveriet cilni Pārskatīšana un atlasiet opciju "Izsekot izmaiņām". Tas ļaus reģistrēt visas dokumentā veiktās izmaiņas.

2. Audita opciju pielāgošana: varat pielāgot audita opcijas, cilnē Pārskatīšana atlasot opciju "Mainīt kontroles iestatījumus". Šeit varat izvēlēties, kāda veida modifikācijas vēlaties ierakstīt, piemēram, formatējuma izmaiņas, teksta ievietošanu vai dzēšanu utt.

3. Pārskatiet izmaiņas: kad audits ir aktivizēts, Word reģistrēs visas izmaiņas, ko veikuši dokumenta līdzstrādnieki. Šīs izmaiņas varat pārskatīt cilnes Pārskatīšana panelī “Pārskatīšana”. Izmantojiet navigācijas opcijas, lai pārskatītu katru izmaiņu un pēc vajadzības pieņemtu vai noraidītu izmaiņas.

14. Secinājumi. Labākā prakse, lai aizsargātu un saglabātu Word failu bez izmaiņām

Noslēgumā jāsaka, ka Word faila aizsardzība un saglabāšana bez izmaiņām ir mūsu dokumentu integritātes un drošības saglabāšanas pamatuzdevums. Izmantojot tālāk norādīto paraugpraksi, mēs varēsim nodrošināt, ka mūsu darbi paliek neskarti.

1. Izmantojiet spēcīgas paroles: vēlams izmantot paroles, kurās apvienoti lielie un mazie burti, cipari un speciālās rakstzīmes. Tas apgrūtinās nesankcionētu piekļuvi failam un pasargās tā saturu no iespējamām izmaiņām.

2. Lietojiet tikai lasīšanas atļaujas: izmantojot tikai lasīšanas atļauju opciju faila rekvizītos, mēs varam nodrošināt, ka neviens nevar veikt izmaiņas dokumentā bez mūsu atļaujas. Tas būs papildu pasākums, lai novērstu nevēlamas izmaiņas.

3. Izmantojiet drošus failu formātus: daži failu formāti, piemēram, PDF, var nodrošināt mūsu dokumentu lielāku aizsardzību. Pārvēršot tos PDF formātā, mēs varam nodrošināt, ka to saturs netiek mainīts un paliek tāds pats, kā mēs to sākotnēji saglabājām.

Visbeidzot, Word faila saglabāšana bez izmaiņām var būt ļoti svarīga, lai saglabātu informācijas integritāti un aizsargātu to pret iespējamām nevēlamām izmaiņām. Izmantojot iepriekš minētās opcijas, piemēram, izmantojot tikai lasīšanas režīmu, aizsardzību ar paroli vai konvertēšanu uz PDF formātu, lietotāji var nodrošināt, ka viņu dokumenti paliek neskarti un ir pieejami tikai tiem, kam ir atbilstošas ​​atļaujas.

Ir svarīgi atcerēties, ka nevēlamu Word faila modifikāciju novēršana ir uzdevums, kas no lietotāja puses prasa rūpību. Turklāt ir svarīgi apzināties atjauninājumus un jaunas funkcijas, ko var piedāvāt dažādas programmas versijas, jo tās varētu piedāvāt efektīvākas metodes dokumentu integritātes aizsardzībai un saglabāšanai.

Rezumējot, pasākumu veikšana, lai novērstu Word faila nejaušu modifikāciju, ir būtiska prakse vidēs, kur informācijas konfidencialitāte un netveramība ir prioritāte. Izmantojot atbilstošus paņēmienus un iespējas, lietotāji var garantēt savu dokumentu drošību un saglabāšanu vēlamajā formātā, izvairoties no jebkāda veida manipulācijām un nodrošinot tajos ietverto datu precizitāti un patiesumu.