Kā saglabāt e-pastu no Outlook uz pdf

Microsoft Outlook Tā ir viena no visvairāk izmantotajām e-pasta programmām biznesa pasaulē, pateicoties tās plašajam funkciju klāstam. Viena no šīm funkcijām ir iespēja saglabāt e-pastu uz PDF formāts. Outlook e-pasta saglabāšana PDF formātā ir izdevīga jūsu personiskajam arhīvam, jo ​​tā ļauj glabāt svarīgos e-pasta ziņojumus drošāk un vieglāk pieejamā veidā. Procedūra, lai saglabājiet Outlook e-pastu PDF formātā Viegli un ātri.

Pirmais solis saglabājiet Outlook e-pastu PDF formātā ir atvērt e-pastu, kuru vēlaties saglabāt. Kad tas ir atvērts, augšējā izvēlņu joslā atlasiet opciju “Fails”. Nolaižamajā izvēlnē atrodiet opciju “Saglabāt kā” un noklikšķiniet uz tās. Tiks atvērts uznirstošais logs ar dažādām pieejamām failu formātu opcijām.

Uznirstošajā logā “Saglabāt kā” noteikti atlasiet "PDF (*.pdf)" kā vēlamo faila formātu, lai saglabātu Outlook pastu. Tas nodrošinās, ka e-pasts tiks saglabāts PDF formātā un turpmāk tam būs viegli piekļūt. Pēc tam izvēlieties vietu datorā, kur vēlaties saglabāt PDF failu, un noklikšķiniet uz pogas Saglabāt.

Kad esat noklikšķinājis uz "Saglabāt", Outlook automātiski konvertēs e-pastu uz PDF formātu un tas saglabās to jūsu norādītajā vietā. Atkarībā no e-pasta ziņojuma satura lieluma un apjoma šis process var ilgt dažas sekundes. Kad tas būs pabeigts, varēsiet piekļūt saglabātajam PDF failam un atvērt to ar PDF lasītāju, lai skatītu e-pastu tā sākotnējā formātā.

Saglabājiet Outlook e-pastu PDF formātā Tas ir lielisks veids, kā saglabāt kārtīgu un pieejamu svarīgo e-pasta ziņojumu failu. Veicot iepriekš minētās darbības, jūs varat konvertēt savus Outlook e-pastus PDF formātā tikai ar dažiem klikšķiem. Jūs ne tikai aizsargāsit svarīgu e-pasta ziņojumu integritāti, bet arī varēsit tos viegli kopīgot ar citiem, neuztraucoties par failu formātu saderību.

1. Ievads Outlook e-pasta saglabāšanas procesā PDF formātā

Outlook ir e-pasta platforma, ko plaši izmanto profesionālajā jomā, pateicoties tās efektivitātei un uzlabotajām funkcijām. Lai gan Outlook e-pasta saglabāšana PDF formātā dažiem lietotājiem var būt nepazīstams uzdevums, tas ir ļoti noderīgs rīks informācijas arhivēšanai un kopīgošanai. drošā veidā. Šajā rakstā mēs skaidri un precīzi paskaidrosim, kā vienkārši un ātri veikt šo procesu.

Vispirms jums ir jāatver e-pasts, kuru vēlaties saglabāt PDF formātā. Varat piekļūt savai iesūtnei un atrast attiecīgo e-pasta adresi. Kad esat to atradis, noklikšķiniet uz tā, lai to atvērtu. Pirms turpināt, pārliecinieties, vai esat atlasījis pareizo e-pasta adresi.

Tālāk jums jāmeklē opcija “Drukāt”. rīkjoslā no Outlook. Šī opcija parasti ir atrodama galvenās izvēlnes cilnē “Fails”. Noklikšķiniet uz pogas "Drukāt", un tiks atvērts uznirstošais logs ar vairākām drukāšanas opcijām.

Drukas logā kā noklusējuma printeri atlasiet “Drukāt failā”. Pēc tam kā faila tipu izvēlieties PDF formātu. Noteikti atlasiet vietu, kur ierīcē vēlaties saglabāt PDF failu. Varat izvēlēties konkrētu mapi vai vienkārši saglabāt to uz galda lai tai viegli piekļūtu.

Kad visas opcijas ir konfigurētas atbilstoši savām vēlmēm, noklikšķiniet uz pogas “Drukāt”, lai sāktu saglabāšanas procesu. Outlook automātiski konvertēs jūsu e-pastu uz PDF failu un saglabās to norādītajā vietā.

Tagad, kad esat iemācījies saglabāt Outlook e-pasta ziņojumu PDF formātā, varat viegli arhivēt svarīgu informāciju, koplietot saturu ar citiem lietotājiem un iegūt drošu e-pasta ziņojumu kopiju. Atcerieties, ka šis process ir piemērojams gan atsevišķiem e-pastiem, gan pilnām mapēm, tādējādi atvieglojot e-pasta pārvaldību un kārtošanu. Nevilcinieties to izmēģināt un pilnībā izmantot visas Outlook piedāvātās iespējas!

2. Darbības, lai saglabātu Outlook e-pastu PDF formātā

Ir reizes, kad tas ir nepieciešams saglabājiet Outlook e-pastu PDF formātā. Tas var būt noderīgi, lai reģistrētu svarīgus e-pasta ziņojumus, koplietotu informāciju ar kolēģiem vai vienkārši dublējums pieejamā formātā. Par laimi, programma Outlook piedāvā vienkāršu iespēju pārvērst e-pastus PDF formātā, ļaujot tos viegli saglabāt turpmākai uzziņai.

Lai konvertētu Outlook e-pastu uz PDF, izpildiet šīs vienkāršās darbības:

• Atveriet e-pastu, kuru vēlaties saglabāt PDF formātā. Pārliecinieties, vai esat e-pasta lasīšanas skatā.
• Outlook loga augšdaļā noklikšķiniet uz Arhīvs.
• Nolaižamajā izvēlnē atlasiet Saglabāt kā.
• Tiks atvērts uznirstošais logs. Uznirstošā loga augšdaļā atlasiet PDF (* .pdf) nolaižamajā izvēlnē.
• Izvēlieties vietu, kur vēlaties saglabāt PDF failu, un noklikšķiniet uz Izņemot.

Kad esat izpildījis šīs darbības, jūsu Outlook e-pasts tiks saglabāts PDF formātā jūsu atlasītajā vietā. Tagad varēsiet viegli piekļūt šim failam un kopīgot to ar citiem, kad vien tas būs nepieciešams. Atcerieties, ka varat arī pārvērst vairākus e-pasta ziņojumus PDF formātā, katram no tiem veicot to pašu procesu.

3. Papildu opcijas PDF konvertēšanas pielāgošanai

Ja jūs meklējat pielāgot savu Outlook e-pasta pārveidošanu PDF formātā, jūs esat īstajā vietā. Lai gan programma Outlook piedāvā iespēju pēc noklusējuma saglabāt e-pasta ziņojumu PDF formātā, ir vairāki papildu rīki un opcijas, kas ļauj pielāgot konvertēšanu savām īpašajām vajadzībām. Šeit ir dažas iespējas, kuras varat apsvērt:

1. Izvēlieties datumu diapazonu: Viena no visnoderīgākajām funkcijām ir iespēja izvēlēties datumu diapazonu, lai pārveidotu tikai jums nepieciešamos e-pasta ziņojumus. Tas ir īpaši noderīgi, ja jūsu iesūtnē ir daudz ziņojumu un vēlaties saglabāt tikai atbilstošākos. Lai to izdarītu, PDF konvertēšanas opcijās vienkārši pielāgojiet sākuma un beigu datumus.

2. Pielāgojiet dizainu un formātu: Ja vēlaties, lai jūsu PDF formātā saglabātie e-pasta ziņojumi izskatītos tieši tā, kā vēlaties, šī opcija ir paredzēta jums. Varat pielāgot izkārtojumu, tostarp galvenes, kājenes un piemales, lai tas atbilstu savām vēlmēm. Turklāt jūs varat izvēlēties arī papīra formātu, lapas izmēru un orientāciju atbilstoši savām vajadzībām.

3. Iekļaut pielikumus un saites: Vai, pārvēršot tos PDF formātā, ir jāsaglabā e-pasta pielikumi un saites? Nekādu problēmu. Izmantojot šo opciju, varat nodrošināt, ka pielikumi tiek saglabāti kopā ar e-pasta saturu un saites paliek aktīvas e-pastā. PDF dokuments rezultātā. Tas ir īpaši noderīgi, ja vēlaties koplietot PDF failu ar citiem lietotājiem un vēlaties saglabāt visas atbilstošās atsauces.

4. Novērsiet izplatītākās problēmas, saglabājot Outlook e-pastus PDF failā

Problēma: es nevaru saglabāt Outlook e-pastu PDF formātā.

Dažreiz, mēģinot saglabāt Outlook e-pastu PDF formātā, rodas problēmas programmas iestatījumu vai ierobežojumu dēļ. Šeit ir daži izplatīti risinājumi, kas palīdzēs atrisināt šo problēmu.

1. Atjauniniet savu versiju Adobe Acrobat Lasītājs: Jūsu izmantotā Adobe Acrobat Reader versija var nebūt saderīga ar jūsu Outlook versiju. Lai atrisinātu šo problēmu, pārliecinieties, vai ir instalēta jaunākā programmatūras versija. Adobe programmatūra AcrobatReader. Jūs varat lejupielādēt jaunāko versiju no oficiālās Adobe vietnes.

2. Pārbaudiet drukāšanas opcijas: Ja rodas problēmas ar Outlook e-pasta ziņojumu saglabāšanu PDF formātā, pārbaudiet drukas iestatījumus. Dažreiz noklusējuma drukāšanas opcija var radīt problēmas, ģenerējot PDF failu. Pārliecinieties, ka esat atlasījis “Adobe PDF” kā printeri un vai drukas opcijas ir iestatītas pareizi.

3. Izmantojiet trešo pušu spraudņus un rīkus: Ja neviens no iepriekš minētajiem risinājumiem nedarbojas, varat apsvērt iespēju izmantot trešās puses spraudņus vai rīkus. Tiešsaistē ir pieejami dažādi rīki, kas ļauj ērti un ātri saglabāt Outlook e-pastus PDF formātā. Šie rīki bieži piedāvā papildu iespējas, piemēram, iespēju vienlaikus saglabāt vairākus e-pasta ziņojumus PDF formātā vai konvertēt pielikumus PDF formātā.

5. Ieteikumi, lai garantētu pareizu e-pasta attēlojumu PDF formātā

:

Biznesa pasaulē ir ierasts saņemt un sūtīt e-pastus ar svarīgu informāciju. Dažreiz šie e-pasta ziņojumi ir jāsaglabā kā PDF faili vēlākai uzziņai. Tomēr problēma var rasties, ja PDF faili netiek parādīti pareizi. Šeit ir daži ieteikumi, kas palīdzēs nodrošināt pareizu e-pasta rādīšanu PDF formātā:

1. Izmantojiet standarta fontus: Veidojot e-pastu, kuru vēlaties saglabāt kā PDF, ir svarīgi izmantot standarta fontus, kas tiek plaši atbalstīti. Daži pielāgoti fonti var netikt pareizi parādīti PDF failā, kas var ietekmēt e-pasta lasāmību. Tāpēc vienmēr ir ieteicams izmantot fontus, piemēram, Arial, Times New Roman vai Calibri, lai nodrošinātu, ka teksts PDF failā parādās skaidri.

2. Pārliecinieties, vai jūsu vizuālie materiāli atbilst PDF formātam: Ja jūsu e-pastā ir attēli, grafiki vai tabulas, ir svarīgi nodrošināt, lai šie elementi pareizi iekļautos PDF formātā. Daudzas reizes šie elementi var "pārpildīt" PDF failā atvēlēto vietu, izraisot to apgriešanu vai izkropļojumu. Lai izvairītos no šīs problēmas, pirms e-pasta saglabāšanas PDF formātā pielāgojiet vizuālo elementu izmēru un novietojumu.

3. Pārbaudiet piemales iestatījumus: Piemales ir svarīgas, lai nodrošinātu, ka saturs PDF failā tiek parādīts pareizi. Pārliecinieties par malām no PDF faila ir pietiekami plati, lai novērstu teksta un vizuālo elementu nogriešanu. Turklāt ir ieteicams izmantot simetriskas piemales, lai e-pasta formāts būtu vienāds. Pirms e-pasta saglabāšanas PDF formātā pārbaudiet piemales iestatījumus, lai izvairītos no displeja problēmām.

6. Ieguvumi no Outlook e-pastu saglabāšanas PDF formātā

Outlook e-pasta ziņojumu saglabāšana PDF formātā var sniegt virkni priekšrocību un priekšrocību. pirmais, PDF formāts ir universāli atbalstīts, kas nozīmē, ka jūs varēsiet atvērt un skatīt savus saglabātos e-pastus jebkurā ierīcē vai OS nav saderības problēmu. ArīSaglabājot e-pastus PDF formātā, jūs nodrošināsiet, ka saturs paliek neskarts, bez izmaiņām vai pārveidojumiem, kas ir īpaši noderīgi, ja turpmāk vajadzēs atsaukties uz konkrētu e-pastu.

Un otrais labums Outlook e-pasta ziņojumu saglabāšana PDF formātā ļauj ietaupīt e-pasta konta krātuves vietu. PDF faili parasti ir mazāki nekā sākotnējie e-pasta ziņojumi, tādējādi palīdzot izvairīties no iesūtnes aizpildīšanas vai e-pasta pakalpojumu sniedzēja noteikto krātuves ierobežojumu pārsniegšanas. Tāpat, ja e-pasta ziņojumi ir saglabāti PDF formātā, varat izveidot rezerves kopijas efektīvāk un sakārtotāk, jo varat tos saglabāt noteiktās mapēs vai cietais disks ārējs.

Visbeidzot, trešā priekšrocība Lai saglabātu savus Outlook e-pastus PDF formātā, jums būs iespēja tos aizsargāt ar paroli. Tas nozīmē, ka tikai pilnvarotas personas varēs piekļūt un lasīt jūsu saglabātajiem e-pastiem, pievienojot jūsu sarakstei papildu drošības un konfidencialitātes līmeni. Turklāt, ja jums ir nepieciešams kopīgot e-pasta ziņojumu ar kādu, varat vienkārši nosūtīt viņam PDF failu, neuztraucoties par to, ka viņi to nejauši mainīs vai varēs piekļūt citiem svarīgiem e-pasta ziņojumiem jūsu iesūtnē.

7. Alternatīvas saglabāšanas kā PDF līdzeklim programmā Outlook

Outlook e-pasts PDF formātā

Ja esat Outlook lietotājs un nepieciešams saglabāt e-pastus PDF formātā, lietojumprogrammas piedāvātajai funkcijai "Saglabāt kā PDF" ir vairākas alternatīvas. Šeit ir dažas iespējas, kuras varat izmēģināt:

1. Izmantojiet virtuālo printeri

Vienkāršs veids, kā saglabāt Outlook e-pastu PDF formātā, ir izmantot virtuālo printeri. Šie virtuālie printeri ir programmas, kas izliekas par printeri jūsu datorā, bet tā vietā, lai drukātu uz papīra, tie ģenerē PDF failus. Tiešsaistē varat atrast daudzas bezmaksas iespējas, piemēram, CutePDF vai PDFCreator. Vienkārši atveriet e-pastu, kuru vēlaties saglabāt, atlasiet drukas opciju un kā galamērķi izvēlieties virtuālo printeri. Pēc tam izvēlieties vietu datorā, kur vēlaties saglabāt PDF failu, un noklikšķiniet uz "Saglabāt".

2. Saglabājiet kā HTML failu un konvertējiet uz PDF

Vēl viena alternatīva ir saglabāt e-pastu kā HTML failu un pēc tam pārvērst to PDF formātā. Lai to izdarītu, atveriet e-pastu, kuru vēlaties saglabāt, un izvēlnē "Fails" atlasiet "Saglabāt kā". Izvēlieties iespēju saglabāt kā “HTML failu” un atlasiet vietu, kur vēlaties saglabāt failu. Pēc tam izmantojiet tiešsaistes pārveidotāju vai failu konvertēšanas programmu, lai pārvērstu HTML failu PDF formātā. Ir pieejami daudzi bezmaksas rīki, kurus varat izmantot šim uzdevumam. Kad fails būs konvertēts, Outlook e-pasts PDF formātā būs gatavs saglabāšanai vai nosūtīšanai.

3. Izmantojiet trešo pušu spraudņus vai paplašinājumus

Visbeidzot, vēl viena iespēja ir izmantot trešās puses papildinājumus vai paplašinājumus, kas programmai Outlook pievieno funkciju saglabāšana kā PDF. Šie rīki var pievienot funkciju tieši lietojumprogrammai vai kā opciju drukāšanas izvēlnē. Daži no šiem paplašinājumiem ir bezmaksas, savukārt citus var būt nepieciešams iegādāties. Veiciet izpēti un atrodiet to, kas vislabāk atbilst jūsu vajadzībām. Lūdzu, ņemiet vērā, ka, izmantojot trešo pušu paplašinājumus, pirms instalēšanas pārliecinieties, vai tie ir uzticami un droši.

8. Padomi e-pastu kārtošanai un arhivēšanai PDF formātā programmā Outlook

:

digitālajā laikmetā, iespēja organizēt un arhivēt e-pastus efektīvi Tas ir kļuvis par nepieciešamību daudziem cilvēkiem. Ja esat Outlook lietotājs un vēlaties saglabāt savus e-pastus PDF formātā, lai vēlāk tos varētu viegli izmantot, jūs esat nonācis īstajā vietā. Šeit ir daži noderīgi padomi, kas jums palīdzēs šajā procesā:

• Izmantojiet Outlook pievienojumprogrammu: Outlook piedāvā pievienojumprogrammu ar nosaukumu “Saglabāt kā PDF”, kas ļauj saglabāt e-pasta ziņojumus tieši PDF formātā. Pēc instalēšanas tas parādīsies cilnē "Fails", padarot e-pasta ziņojumus viegli pārveidot par PDF bez sarežģījumiem.
• Kārtojiet savas mapes: A efektīvs veids Viens no veidiem, kā sakārtot e-pasta ziņojumus, ir izveidot tematiskas mapes un katrai no tām piešķirt atbilstošus e-pasta ziņojumus. Cita starpā varat izveidot mapes projektiem, klientiem, personiskām lietām. Ja jūsu e-pasta ziņojumi ir klasificēti, tos būs vieglāk atrast un vajadzības gadījumā pārveidot PDF formātā.
• Tagi un filtri: Programma Outlook ļauj iestatīt pielāgotas iezīmes un filtrus jūsu e-pastiem. Izmantojiet tos, lai ātri identificētu tos, kas jāpārvērš PDF formātā. Piemēram, varat izveidot tagu ar nosaukumu “PDF” un lietot to e-pastiem, kurus vēlaties saglabāt šādā veidā.

9. Kā droši koplietot Outlook e-pastus PDF formātā

E-pasta ziņojumu kopīgošana drošā PDF formātā Tā ir ierasta prakse daudziem profesionāļiem, kuri vēlas nodrošināt savas komunikācijas privātumu un integritāti. Outlook, kas ir viens no visplašāk izmantotajiem e-pasta klientiem, nodrošina lietotājiem vienkāršu un ērtu veidu, kā pārvērst savus e-pastus PDF failos. Šajā ziņojumā mēs jums palīdzēsim, veicot Outlook e-pasta saglabāšana PDF formātā dokuments, kurā ir izskaidrotas nepieciešamās darbības, lai garantētu drošu dalīšanās pieredzi.

Pirms iedziļināmies detaļās, ir svarīgi to atzīmēt Programmā Outlook nav iebūvēta funkcija, kas tieši pārvērstu e-pastus PDF formātā. Tomēr tas nenozīmē, ka process ir sarežģīts vai neuzticams. Lai sāktu, jums būs jāizmanto priekšrocības drukāšanas funkcija programmā Outlook, kas ļauj izveidot e-pasta PDF kopiju.

Lai sāktu, atveriet e-pastu, kuru vēlaties saglabāt kā PDF. Kad tas ir atvērts, noklikšķiniet uz fileja cilni Outlook lentē un atlasiet drukāt opciju. Drukas iestatījumu logā izvēlieties vēlamo printeri, bet tā vietā, lai drukātu e-pastu, atlasiet Saglabāt kā PDF opciju. Tas liks jums izvēlēties mērķa mapi un piešķirt PDF failam nosaukumu. Klikšķis IETAUPI, un voila! Jūs esat veiksmīgi kopīgojis savu Outlook e-pastu drošā PDF formātā.

10. Drošības apsvērumi, saglabājot Outlook e-pastus PDF formātā

Kad runa ir par Outlook e-pasta ziņojumu saglabāšanu PDF formātā, ir svarīgi paturēt prātā dažus drošības apsvērumus, lai aizsargātu sensitīvu informāciju.

1. Izvairieties no nejaušas izpaušanas: Pirms e-pasta saglabāšanas PDF formātā noteikti rūpīgi pārskatiet saturu un noņemiet visu sensitīvo informāciju, kuru nevajadzētu kopīgot. Tas ietver personas datus, kredītkaršu numurus vai jebkuru citu sensitīvu informāciju. Tāpat esiet piesardzīgs, atlasot konfidencialitātes opcijas, saglabājot PDF failu, lai izvairītos no nejaušas datu izpaušanas.

2. Aizsargājiet failu ar paroli: Kad esat saglabājis Outlook e-pastu PDF formātā, apsveriet iespēju to aizsargāt ar paroli. Tas nodrošinās, ka failam var piekļūt tikai pilnvarotas personas, un novērsīs visus nesankcionētus piekļuves mēģinājumus. Izmantojiet spēcīgu paroli un noteikti kopīgojiet to tikai ar personām, kurām ir nepieciešams piekļūt failam.

3. Droša krātuve: Saglabājot Outlook e-pastu PDF formātā, noteikti izvēlieties drošu vietu, kur saglabāt failu. Izvairieties no dokumenta saglabāšanas publiskās vai koplietojamās vietās, kas var apdraudēt informācijas drošību. Apsveriet iespēju izmantot cietais disks šifrētu vai ar paroli aizsargātu mapi, lai nodrošinātu datu konfidencialitāti.

sekojot šiem drošības apsvērumi Saglabājot Outlook e-pastus PDF formātā, varat būt pārliecināti, ka sensitīva informācija tiks aizsargāta un netiks nejauši izpausta. Atcerieties rūpīgi pārskatīt e-pasta saturu pirms tā saglabāšanas un aizsargāt failu ar spēcīgu paroli. Glabājiet arī PDF failu drošā vietā, lai tas nebūtu redzams nevēlamām acīm.