Pilnīgs Microsoft sarakstu ceļvedis: kas tas ir un kā tas darbojas

Microsoft 365 ekosistēmā Microsoft saraksti Tas ir viens no svarīgākajiem instrumentiem strukturētā veidā organizēt, izsekot un koplietot informāciju. No incidentu un projektu izsekošanas līdz darbinieku uzņemšanai vai resursu pārvaldībai, šī lietojumprogramma izceļas ar savu elastību un ērtu lietošanu.

Ja strādājat komandā vai vienkārši vēlaties saglabājiet savu informāciju sakārtotu un pieejamu no jebkuras vietas, šeit ir risinājums, kuru nevajadzētu aizmirst. Šajā rakstā mēs detalizēti pastāstīsim, ko jūs varat darīt Microsoft saraksti un kā izmantot to veidnes. Mēs arī pārskatīsim tā mijiedarbību ar citām lietojumprogrammām, piemēram, SharePoint vai Teams.

Kas ir Microsoft saraksti un kā tas darbojas?

Microsoft Lists ir Microsoft 365 lietojumprogramma, kas paredzēta vieda informācijas izsekošana. Pateicoties pilnīgai integrācijai, varat strādāt ar to no tīmekļa, mobilā tālruņa vai pat tieši no Microsoft Teams.

Patiesībā, darbojas kā vienkārša un vizuāla datu bāze, kas sastāv no rindām un kolonnām, kurās varat iekļaut tekstu, attēlus, failus, datumus, pilnvarotos, hipersaites un daudz ko citu. Pateicoties tā skatu sistēmai, informāciju var attēlot dažādos veidos atkarībā no mērķa: režģī (noklusējuma opcija), sarakstā, kalendārā vai galerijā. Saraksts ir līdzīgs, taču bez iespējas rediģēt tiešsaistē. Galerija labi pielāgojas vizuālajam saturam, un kalendārs ir ideāls, ja vēlaties redzēt vienumus, kas sadalīti pēc datuma.

Kad veidojat jaunu sarakstu, varat sākt no nulles, izmantot esošu sarakstu kā veidni vai importēt Excel tabulu. Varat arī paļauties uz daudzajiem iepriekš izstrādātas veidnes ko Microsoft piedāvā konkrētiem lietošanas gadījumiem.

Visus sarakstus var vizuāli pielāgot- Mainiet fona krāsas, piešķiriet noteiktas ikonas un piemērojiet noteikumus, kas maina to izskatu, pamatojoties uz to statusu. Piemēram, vienums ar statusu “Apstiprināts” var tikt parādīts ar zaļu fonu, bet cits “Notiek pārskatīšana” tiks parādīts oranžā krāsā.

 

Iepriekš izstrādātas veidnes visām vajadzībām

Ja jums ir maz laika, lai izveidotu sarakstu no jauna, Microsoft sarakstos ir iekļautas noderīgas veidnes, kas pielāgotas dažādiem scenārijiem. Šīs veidnes ir paredzētas lietošanai tikai ar dažiem klikšķiem, saglabājot īpašu struktūru, pielāgotus laukus, skatus un vizuālos stilus.

Šie ir daži no populārākajiem:

• Problēmu pārvaldības veidne: ideāli piemērots incidentu uzraudzībai ar to statusu, prioritāti un atbildīgajām pusēm.
• Pasākuma maršruta veidne: sakārto visas notikuma detaļas skaidrā, rediģējamā struktūrā.
• Pacienta modelis: Veselības aprūpes vidē tas ļauj reģistrēt katra pacienta statusu, novērojumus un vajadzības.
• Aizdevuma pieteikuma veidne: aizdevuma apstiprināšanas procesa uzraudzība un kontrole.

Organizācijas, formatēšanas un noteikumu iespējas

Papildus jau minētajiem uzskatiem, katru sarakstu varat pielāgot savai darbplūsmai filtru, grupējumu, šķirošanas un automatizētu kārtulu izveide. Dažas no iespējām ir:

• Iestatiet e-pasta brīdinājumus kad mainās stāvoklis vai tiek pievienots jauns elements.
• Nosacīti mainiet formātu atkarībā no satura: krāsas, ikonas, stili.
• Grupas elementi pēc prioritātes, datuma, statusa utt.
• Izveidojiet jaunus sarakstus no citiem, kopējot dizainu un struktūru.
• Datu importēšana no programmas Excel ar automātisku kolonnu atpazīšanu.

Visas šīs funkcijas ietaupa laiku un Nodrošiniet vizuālo un datu konsekvenci komandā, jo īpaši sadarbības projektos, kuros ir iesaistīti vairāki cilvēki.

Saglabājiet un piekļūstiet sarakstiem

Viena no Microsoft sarakstu priekšrocībām ir tā sākotnējā integrācija ar Microsoft 365 ekosistēmu. Varat saglabāt savus sarakstus vietnēs SharePoint vai iekšā OneDrive personīgai lietošanai. Ja strādājat komandā, visbiežāk tās tiek mitinātas SharePoint vietnē, kas tiek koplietota ar visiem dalībniekiem.

Saraksti tiek atvērti pilnekrāna režīmā, lai tos varētu viegli rediģēt, un no URL vai rīkjoslas varat precīzi redzēt, kur tas ir saglabāts. No standarta interfeisa jūs varat viegli izveidot, rediģēt, kopīgot un eksportēt vienumus.

Kopīgojiet sarakstus: atļaujas, piekļuve un sadarbība

Saraksta koplietošana ir tikpat vienkārša kā izveidot saiti vai uzaicināt konkrētus dalībniekus. Varat piešķirt pilnu piekļuvi (lasīt + rediģēt) vai tikai lasīt. Turklāt varat iestatīt saites derīguma termiņu, aizsargāt to ar paroli un pat izvēlēties, vai adresāti var veikt izmaiņas.

Varat arī koplietot vienu saraksta vienumu, nevis visu datubāzi. Komentārus var atstāt par atsevišķām precēm, kas uzlabo sadarbību bez nepieciešamības sūtīt e-pastus.

Atļaujas tiek pārvaldītas, izmantojot SharePoint, un pēc noklusējuma tās tiek mantotas vietu, kur saraksts ir saglabāts. Tomēr jūs varat tos modificēt, lai pielāgotu piekļuvi tikai noteiktiem cilvēkiem vai ierobežotu noteiktas darbības.

Microsoft saraksti un tā integrācija ar citām programmām

Sarakstu patiesais potenciāls atklājas, apvienojot tos ar citiem Microsoft vides rīkiem. Būt pilnīgi Integrēts ar SharePoint, Microsoft Teams un PlannerVarat veikt šādas darbības:

• Pievienojiet sarakstus kā cilnes Teams kanālā, atvieglojot tiešu piekļuvi no komandas sarunas.
• Izmantojiet sarakstus kā tīmekļa daļu SharePoint lapā lai iekštīklā parādītu tiešo informāciju.
• Iestatiet noteikumus vai automatizāciju, kas savieno sarakstus ar Power Automate vai Power Apps pielāgotām plūsmām.
• Saistiet uzdevumus no Plānotāja vai To Do centralizēt uzdevumu pārvaldību.

Tas viss ir daļa no Microsoft 365 as redzējuma savienota platforma, kurā visas lietotnes sarunājas viena ar otru lai uzlabotu produktivitāti un darba caurspīdīgumu.

Microsoft saraksti mobilajās ierīcēs

Microsoft Lists mobilā versija ir pieejama Android y iOSTas ļauj izveidojiet, konsultējieties un rediģējiet sarakstus no sava mobilā tālruņa, gan birojā, gan mājās vai ceļā. Šīs ir dažas no lietām, ko var izdarīt:

• Skatiet jaunākos un iecienītākos sarakstus.
• Pilnīga saraksta vienumu rediģēšana.
• Piekļuve bezsaistē.
• Fotoattēlu uzņemšana un QR koda skenēšana.
• Pielāgots interfeiss ar atbalstu tumšajam režīmam un horizontālajai orientācijai.

Tam ir arī tādas pašas drošības iespējas kā darbvirsmā, un Intune atbalsta MDM un MAM. Piekļuvei ir nepieciešams uzņēmuma Microsoft konts ar piekļuvi SharePoint vai Office 365.

Microsoft uzskaita lietošanas gadījumus

Instrumentam attīstoties, Ir izstrādāti vairāki radoši veidi, kā izmantot Microsoft sarakstu priekšrocības dažādos kontekstos. Šeit ir daži no ievērojamākajiem:

• Satura organizēšana sociālajiem tīkliem. Izmantojot satura plānošanas veidni, varat organizēt kampaņas, ieplānot ziņas, iekļaut attēlus, saites un publicēšanas datumus. Ļoti noderīga mārketinga komandām.
• Piekļuves un apmeklētāju kontrole. Saraksti ļauj ģenerēt failu katram apmeklētājam ar viņa vārdu, ID fotoattēlu, ieejas un izejas datumu. Jūs pat varat ieprogrammēt automātisku paziņojumu durvju sargam, kad kāds aiziet.
• Izsekojiet klientu biļetes. Izmantojot sarakstus kā mini-CRM, varat piešķirt īpašniekus, reģistrēt problēmu, noteikt prioritātes un sniegt atsauksmes par biļetes statusu.
• Vienkārša projektu vadība. Ja jums nav nepieciešams sarežģīts rīks, saraksti ļauj veikt pamata izsekošanu ar uzdevumiem, termiņiem un kalendāra skatiem. Jūs pat varat saņemt brīdinājumus, kad uzdevums mainās.
• Inventārs un IT resursi. Izmantojot sarakstus, varat sekot līdzi visam uzņēmuma aprīkojumam un ar to saistītajiem datiem: pirkuma datumam, garantijai, atsauksmēm, atrašanās vietai utt. Viss vizuālais un filtrējams ar vienu klikšķi.
• Jaunu darbinieku vai piegādātāju iesaistīšana. Uzņemšanas saraksts palīdz kontrolēt visus jaunā darbinieka uzdevumus un dokumentus. Atzīmējot vienumus kā “pabeigtus”, var tikt aktivizēti paziņojumi attiecīgajai nodaļai.

Īsāk sakot, Microsoft Lists piedāvā daudzpusīgs, vizuāls un sadarbīgs veids, kā pārvaldīt dinamisku informāciju. Neatkarīgi no tā, vai tas ir izsekošanas risinājums, organizatoriskais rīks vai papildinājums citām platformām, piemēram, Teams vai SharePoint, tas lieliski pielāgojas jebkura veida lietotājam vai uzņēmumam.