Kā saglabāt ieskenētos dokumentus

Ievads skenēto dokumentu glabāšanā

Šajā digitālajā pasaulē arvien vairāk cilvēku meklē veidus, kā efektīvi uzglabāt un sakārtot savus skenētos dokumentus, nevis krāt papīra kaudzes. Uz Tajā pašā laikāŠo dokumentu drošības nodrošināšana ir vienlīdz svarīga, lai novērstu jebkādu informācijas zudumu vai bojājumu. Tāpēc ir svarīgi saprast Kā saglabāt ieskenētos dokumentus The efektīvi.⁣ Šajā rakstā ir sniegts detalizēts ceļvedis par dažiem no labākajiem Skenētu dokumentu saglabāšanas metodes un prakse, sākot no pareiza skenēšanas rīka izvēles līdz atbilstoša faila formāta izvēlei un drošības pasākumu ieviešanai.

Atbilstoša formāta izvēle skenētajiem dokumentiem

Lai nodrošinātu, ka skenētie dokumenti saglabā visaugstāko iespējamo kvalitāti, ir jāņem vērā vairāki faktori. Pirmkārt, izvēlieties atbilstošo faila formātu. Skenētiem dokumentiem parasti tiek izmantoti formāti, piemēram, PDF, JPEG vai TIFF. Pareizā izvēle būs atkarīga no jūsu īpašajām vajadzībām. Piemēram, tekstiem ar daudz detalizētu informāciju, piemēram, rēķiniem vai līgumiem, PDF formāts Tas ir labākais risinājums, jo tas ļauj uzturēt attēla kvalitāti un to ir arī viegli kopīgot. Ja skenējat fotogrāfijas, JPEG var būt ideāla izvēle, jo tā spēj radīt augstas kvalitātes attēlus ar mazāku failu izmēru.⁢

Tad iestatiet atbilstošu izšķirtspēju. Jo augstāka ir izšķirtspēja, jo augstāka ir skenēšanas kvalitāte, taču palielināsies arī faila lielums. Lielākajai daļai teksta dokumentu pietiek ar izšķirtspēju 200–300 dpi (punkti collā). Fotogrāfijām var būt nepieciešama 600 dpi vai lielāka izšķirtspēja. Atcerieties, ka augstāka izšķirtspēja var izraisīt lēnāku skenēšanas laiku un lielākus failu izmērus. Visbeidzot, pirms faila saglabāšanas vienmēr pārbaudiet gala rezultātu, lai pārliecinātos, ka esat apmierināts ar attēla kvalitāti krāsu kontrastu un pārliecinieties, ka attēlā nav izkropļojumu vai trokšņu.

Atbilstošās digitalizācijas izšķirtspējas noteikšana

Izvēloties atbilstošu izšķirtspēju dokumentu digitalizēšanai, ļoti svarīgi ir saprast dokumentu mērķi un paredzēto lietojumu. Vispārīgi runājot, Jo augstāka izšķirtspēja, jo labāka ir digitalizētā dokumenta kvalitāte..‌ Lielākajai daļai skeneru izšķirtspēja svārstās no 72 dpi (dokumentiem, kas paredzēti tīmeklim) līdz 1200 dpi vai vairāk (lai augstas kvalitātes kā grafiskais dizains). Tomēr augstāka izšķirtspēja palielinās iegūtā attēla faila lielumu, kas būs atkarīgs no pieejamās krātuves vietas.

No otras puses, ja domājat par uzglabāšanas vietas efektivitāti un neprasa īpaši augstu izšķirtspēju, ir 300 dpi opcija, kas bieži vien ir standarta ieteikums un nodrošina pietiekamu attēla kvalitāti lielākajai daļai vajadzību. Šeit viņi ir Daži piemēri:

• 72dpi: Ideāli piemērots dokumentiem, kas paredzēti tikai tīmeklim.
• 300dpi: Lieliski piemērots dokumentiem ar pamata tekstu un grafiku. Šī izšķirtspēja ir pietiekama lielākajai daļai biznesa un personīgo vajadzību.
• 600 dpi vai vairāk: ⁤ Tas ir ieteicams dokumentiem, kas satur detalizētus attēlus vai sarežģītas grafikas, kā arī gadījumos, kad nepieciešama ļoti augsta reproducēšanas kvalitāte.

Ja rodas šaubas, tas ir ieteicams noregulējiet izšķirtspēju līdz maksimālajai skenera atļautajai izšķirtspējai un pēc tam samaziniet to, ja iegūtais faila lielums ir problemātisks. Tomēr ir svarīgi atcerēties, ka izšķirtspējas palielināšana pēc dokumenta skenēšanas neuzlabos attēla kvalitāti.

Kā efektīvi kārtot skenētos dokumentus

La efektīva skenēto dokumentu pārvaldība Tas ne tikai ietaupa laiku un samazina stresu, bet arī var atvieglot uzņēmējdarbību un samazināt kopējās izmaksas. Par laimi, skenēto dokumentu kārtošanai nav jābūt biedējošam uzdevumam. Pārliecinieties, vai jums ir konsekventa nosaukumu sistēma, izmantojiet mapes un apakšmapes, lai sakārtotu dokumentus, un apsveriet iespēju izmantot dokumentu pārvaldības programmatūru, lai atvieglotu procesu.

Viņš konsekventa nosaukumu sistēma Tas ir pirmais solis, lai sakārtotu skenētos dokumentus. Sāciet ar protokola izveidi dokumentu nosaukšanai. Tas var ietvert dokumenta veida, datuma, klienta vārda vai rēķina numura norādīšanu. Galvenais ir būt konsekventam, lai jūs varētu viegli identificēt dokumentu pēc tā nosaukuma. Savā mapju struktūrā izmantojiet mapes un apakšmapes, lai sakārtotu dokumentus. ⁢Jums varētu būt galvenā mape katram dokumenta veidam un izmantot apakšmapes, lai tās sadalītu vēl sīkāk, piemēram, pēc gada vai klienta.

Laba programmatūra dokumentu pārvaldība ⁤ var darīt organizēšana ir daudz vienkāršāka. Šāda veida risinājums ļauj ērti un ātri meklēt, izgūt un indeksēt dokumentus. ⁤Daži pat piedāvā optiskās rakstzīmju atpazīšanas (OCR) funkcijas, kas pārvērš jūsu skenētos dokumentus rediģējamos failos, lai nodrošinātu labāku lietojamību. Atcerieties novērtēt katru dokumentu pārvaldības programmatūru, pamatojoties uz tās funkcijām un cenu, lai nodrošinātu savām vajadzībām vislabāko vērtību. Izmantojot šos⁤ padomus, jums vajadzētu būt ceļā uz to, lai skenētie dokumenti būtu labi sakārtoti un viegli pieejami.