Ja jūsu Gmail iesūtne ir pārpildīta, izmantojiet šos trikus

Ja jūsu iesūtne sastrēgumstundā atgādina automaģistrāli, jūs neesat viens: dažu dienu laikā var uzkrāties desmitiem vai tūkstošiem ziņojumu, kas kļūst nekontrolējami. Labā ziņa ir tā, ka Gmail ir ļoti jaudīgi iebūvētie rīki lai atlasītu, filtrētu, arhivētu, atliktu un dzēstu vairumā, netērējot stundas klikšķināšanai.

Turklāt Google ir pilnveidojis galvenās funkcijas, piemēram, atteikšanos no abonēšanas un kategoriju pārvaldību, lai samazinātu nekārtību. Ar dažiem filtriem, šķipsniņu kārtības un diviem vai trim vienkāršiem ieradumiem Jūs varēsiet uzturēt efektīvu iesūtņu paplāti, palielināt produktivitāti un vienlaikus atbrīvot vietu mākonī, lai viss turpinātu plūst. Mēs parādīsim, kas jādara. Ja jūsu Gmail iesūtne ir pārpildīta, izmantojiet šos trikus.

Kontrolējiet lavīnu: ātrie filtri un masveida dzēšana

Pirmkārt, ir jārisina lielākās un neērtākās lietas. Pašā ziņojumu sarakstā var atzīmēt vairākus e-pastus un lietot grupu darbības; pēc noklusējuma katrā lapā redzēsiet līdz 50 e-pastiem, tāpēc pirms visu atlasīšanas ieteicams rūpīgi filtrēt. Ļoti noderīgs īsceļš ir meklēt pēc sūtītāja vai vecuma. , lai grupētu ziņojumus, kurus vēlaties dzēst vienā piegājienā.

Jebkurā e-pastā, atverot kontekstizvēlni, jūs atradīsiet opciju atrast visus ziņojumus no šīs kontaktpersonas. Kad šīs sarunas ir gatavas, izmantojiet funkciju “Atlasīt visu” un nosūtiet nevajadzīgos vienumus uz miskasti.Daudzos gadījumos jūs atbrīvosieties no veselām ķēdēm, kas vairs neko nedod.

Meklēšanas josla piedāvā ļoti ērtus operatorus: piemēram, ierakstiet from:sūtītājs, lai apkopotu informāciju no konkrēta uzņēmuma vai personas. Vecumam izmantojiet vecāks: 1 g. vai vecāks: 6 m. Un tā parādās e-pasti no pirms gada vai sešiem mēnešiem, gatavi masveida pārskatīšanai.

Ja problēma ir lielums, koncentrējieties uz pielikumiem un lieliem ziņojumiem. Izmēģiniet lielāku: 5M, lielāku: 10M vai izmēru: 10M lai Gmail rādītu tikai to, kas ir lielāks par šo izmēru, un jūs varētu ātri ietaupīt vietu, nepieskaroties vieglākiem vienumiem.

Svarīgi: Pēc jebkuras tīrīšanas dodieties uz miskasti un iztukšojiet to. Kamēr vien vienumi atrodas atkritnē šīs 30 dienas, tie turpina aizņemt vietu., tāpēc apstipriniet neatgriezenisku dzēšanu, ja vēlaties nekavējoties atbrīvot vietu krātuvē.

Pasakiet mārketingam pietiekami: atrakstiet abonementu, noņemiet kategoriju un noņemiet surogātpastu

Akcijas un informatīvie biļeteni ir jucekļa karalienes. Gmail parāda abonēšanas atcelšanas saiti, kad tas atrod e-pastu, kas pieder abonementam. Novietojiet kursoru virs ziņojuma un noklikšķiniet uz opcijas Atcelt abonēšanu, lai pārtrauktu plūsmu.; ir visefektīvākais līdzeklis, lai novērstu bumbas ataugšanu.

Vēl viena taktika ir meklēt e-pastus, kas ietver frāzi “atteikties no abonēšanas”, lai grupētu jaunumus. Jūs redzēsiet, cik daudz komerciālo e-pastu uzkrājas, to neapzinoties.; pēc atlasīšanas izdzēsiet tos partijās, un dažu sekunžu laikā iegūsiet milzīgu daudzumu megabaitu.

Aktivizējiet un izmantojiet cilnes iekļaušanas paplātē, lai reklāmas un sociālo tīklu saturs neaizpildītu galveno skatu. Kategoriju skatā akcijas un sociālie tīkli tiek atstāti malā., lai jūs varētu bieži ienākt, pārbaudīt un tīrīt, neietekmējot ikdienas koncentrēšanās spējas.

Neaizmirstiet par surogātpastu. Sānu izvēlnē ir opcija to pilnībā notīrīt. Noklikšķiniet uz Dzēst visus surogātpasta ziņojumus tūlīt ik pa laikam, lai šajā mapē netiktu saglabāti nepieciešamie megabaitu kvotas dati.

Ja jūs traucē noteiktu kalendāra automātisko atbilžu pienākšana jūsu iesūtnē, izveidojiet filtru to arhivēšanai. Filtrēt pēc kalendāra termiņiem vai sūtītājiem un atlasīt automātisko arhivēšanu, tāpēc tie parādīsies tikai tad, ja tos meklēsiet.

Filtri un etiķetes, kas paveic darbu jūsu vietā

Filtri ir Gmail organizācijas pamatā. Meklēšanas lodziņā atveriet papildu opcijas un definējiet kritērijus pēc sūtītāja, saņēmēja, tēmas, lieluma, vecuma un citiem parametriem. Sadaļā Izveidot filtru atzīmējiet opciju Lietot etiķeti un izvēlieties atbilstošo etiķeti. lai e-pasti tiktu saņemti jau klasificēti.

Varat pievienot automātiskas darbības: arhivēt, atzīmēt kā svarīgu, atzīmēt ar zvaigznīti, pārsūtīt uz citu adresi utt. Šī sistēma ļauj, piemēram, atdalīt rēķinus, informatīvos biļetenus vai bankas paziņojumus, tiklīdz tie ir saņemti., izveidojot tīras un specifiskas darba paplātes.

Ja jums patīk prioritārā iesūtne, Gmail to sadala trīs segmentos: Svarīgi un nelasītie, Atzīmētie ar zvaigznīti un Viss pārējais. Jūs varat apmācīt Gmail, pielāgojot svarīguma marķieri kad viņš kļūdās: tādā veidā viņš iemācīsies to, ko jūs uzskatāt par būtisku.

Ideja, kas labi darbojas: izveidojiet atsevišķas paplātes, pamatojoties uz galvenajiem tagiem, piemēram, darbība, turpmākie pasākumi vai vēlāk. Iestatiet katrai etiķetei atsevišķus skatus un lietojiet etiķeti lasīšanas laikāVispirms atbildēsi uz steidzamākajiem jautājumiem, bet pārējo atstāsi uz laiku, kad būs laiks.

Ja sūtāt e-pastus, uz kuriem nav nepieciešama atbilde, iestatījumos ieslēdziet pogu Sūtīt un arhivēt. Lūk, kā nosūtīt ziņojumu un vienā mirklī to izņemt no iesūtnes., samazinot ikdienas troksni.

Un, kad grupas saruna kļūst nebūtiska, apklusiniet tās skaņu. Nerādīt skaņu neļauj jaunām atbildēm atgriezties jūsu iesūtnē., bet pavedienu vienmēr var atrast, to meklējot.

Pārvaldiet vairākus kontus, parakstus un adreses variantus

Ja pārslēdzaties starp personīgo un darba kontu, jums nav jāiziet no konta. Pievienojiet vairākus kontus un pārslēdzieties starp tiem, izmantojot savu profila attēlu. Dodieties uz sadaļu “Pievienot kontu”, piesakieties un pārslēdziet profilus no augšējā stūra. ar diviem krāniem.

Varat arī sūtīt ziņojumus no dažādām adresēm, neizejot no galvenās iesūtnes. Iestatīt e-pasta sūtīšanas veidu kontos un importēt un saņēmējs redzēs adresi, kuru izvēlaties katram e-pastam.

Gmail ļauj jums izveidot vairākus parakstus un izvēlēties vienu, rakstot e-pastu. Lai iegūtu vizuālāku parakstu, varat izveidot divu kolonnu tabulu pakalpojumā Google dokumenti: logotips kreisajā pusē un paraksts labajā pusē, noņemt apmali un ielīmēt to savā Gmail parakstā. Jūs iegūsiet glītu parakstu un logotipu bez sarežģītiem izkārtojumiem. un ar vienotu izskatu.

Aizstājvārdi ar pluszīmi palīdz klasificēt. Ja jūsu adrese ir [e-pasts aizsargāts], jūs varat izmantot [e-pasts aizsargāts] o [e-pasts aizsargāts]. Pēc tam izveidojiet filtrus pēc lauka “Kam”, lai atzīmētu, arhivētu vai atzīmētu ar zvaigznīti, pamatojoties uz aizstājvārdu. un automatizē plūsmu.

Android maksimums: žesti, privātums, prombūtne un atlikšana

Sensitīvu ziņojumu rakstīšanas laikā aktivizējiet konfidenciālo režīmu. Varat iestatīt derīguma termiņus un bloķēt tādas darbības kā pārsūtīšana vai lejupielāde, un pat pieprasīt kodu īsziņā. Tas ir papildu drošības līmenis, kopīgojot sensitīvus datus. ar trešajām personām.

Ja dodaties atvaļinājumā, izmantojiet automātiskās atbildes funkciju operētājsistēmā Android. Aktivizējiet to uz noteiktu laika intervālu, uzrakstiet profesionālu ziņojumu un, ja vēlaties, ierobežojiet atbildes sūtīšanu tikai uz saviem kontaktiem. Tātad, lai kas arī jums rakstītu, uzreiz sapratīs, ka neesat sasniedzams. un kad jūs plānojat atgriezties?

Atlikšanas funkcija noņem no skata e-pastus, kurus risināsiet vēlāk, un atgriež tos izvēlētajā datumā un laikā. Tā nav aizmirstība, tā ir uzmanības pārvaldīšana ar nolūku, neļaujot tiem kļūt par pastāvīgu troksni.

Atbrīvojiet vietu, nemaksājot: stratēģija, kas darbojas

Pirms nemanāmas dzēšanas apmeklējiet oficiālo krātuves pārvaldības paneli vietnē one.google.com/storage/management. Šajā panelī tiek parādīts, kas aizņem vietu, un tiek ieteiktas darbības. Jūs redzēsiet grafiku pa pakalpojumiem, progresa joslu un izmantotās un brīvās vietas skaitītājus., kā arī īsceļus uz vienumiem, kurus ir vērts pārskatīt.

Ieteikumi ietver lielus vienumus, neizmantotus melnrakstus, vecus e-pastus, kurus varat dzēst, un iespējamus dublikātus Diskā. Priekšrocība ir tā, ka tā centralizē tīrīšanu un piešķir prioritāti tam, kam ir vislielākā ietekme., samazinot niršanas laiku ar manuāliem filtriem.

Pakalpojumā Gmail varat filtrēt pēc svara, izmantojot larger:XM, lai nonāktu pie lietas būtības. Sāciet ar lieliem pielikumiem un atzīmējiet mapes Nosūtītie un Surogātpasts, kas bieži vien uzkrājas, jums to neapzinoties. Kad esat pabeidzis, iztukšojiet atkritni un surogātpastu, lai atbrīvotu vietu., ne tikai pārvietot to no vienas vietas uz otru.

Arī Google fotoattēli un Disks patērē to pašu 15 GB limitu. Lietotnē Fotoattēli dodieties uz krātuves sadaļu, lai atrastu izplūdušus ekrānuzņēmumus, lielus videoklipus un saturu no citām lietotnēm. Atlasiet un izdzēsiet nevajadzīgo, un redzēsiet, kā palielinās pieejamā vieta. visā jūsu kontā.

Diska krātuves skatā kārtojiet pēc lieluma un sāciet ar lielāko vienumu dzēšanu. Tas ir ātrākais veids, kā nopelnīt gigabaitus, veicot tikai dažus klikšķus., it īpaši, ja esat saglabājis vecas kopijas vai failus, kurus vairs neizmantojat.

Ja esat uz robežām un nevarat atļauties Google One, ir pagaidu risinājums: izveidojiet jaunu kontu un iestatiet automātisku pāradresāciju no sākotnējā konta. Pievienojiet pāradresācijas adresi sadaļā Pārsūtīšana un POP/IMAP un apstipriniet lai tīrīšanas laikā būtu pieejama dublējuma kopija, kas turpina saņemt jaunus e-pastus.

Sava Google konta sadaļā Drošība pārskatiet sadaļu Piekļuve citām vietnēm, lai redzētu, kur izmantojat savu e-pastu, un atceliet savienojumus, kas vairs nav nepieciešami. Neizmantoto pakalpojumu dzēšana palīdz samazināt turpmāko automatizēto e-pastu skaitu. tagad ir labāka kontrole pār jūsu datiem.

Ja jums vienlaikus nepieciešams vairāk vietas, ir pieejami Google One plāni ar lielāku krātuvi un dažreiz arī akcijas izmēģinājuma periodi jauniem lietotājiem. Apsveriet pagaidu izmēģinājuma vai atlaides plānu, ja tas pasargās jūs no bloķēšanas. kritiskos mācību vai darba brīžos.

Augsta produktivitāte: saīsnes, veidnes, paplašinājumi un skati

Aktivizējiet sūtīšanas atsaukšanu, lai izvairītos no pārsteigumiem: jums būs dažas sekundes, lai atsauktu savas darbības. Tā ir glābšanas līnija, kas pasargā no aizmirsta pielikuma vai nepareiza adresāta. pirms ir par vēlu.

Iepriekš sagatavotas atbildes ļauj izvairīties no teksta atkārtošanas. Izveidojiet veidnes bieži lietotajām atbildēm un izmantojiet tās, rakstot. Vienkārši pielāgojiet detaļas, un tas arī viss., ietaupot laiku atkārtotiem uzdevumiem.

Gmail bezsaistē ļauj lasīt, meklēt un rakstīt ziņojumus bezsaistē, izmantojot pārlūku Chrome ar Chrome paplašinājumu. Lieliski piemērots ceļojumiem vai vietām ar sliktu pārklājumu, novēršot darbplūsmas apstāšanos.

Lai kontrolētu pastāvīgo pilēšanu, ļoti noderīgi ir tādi rīki kā iesūtnes apturēšana (piemēram, Inbox Pause) vai iesūtnes plānošana ar tādiem pakalpojumiem kā Boomerang. Jūs varat izlemt, kad e-pasti pienāk un kad tiek nosūtīti jūsu e-pasti., pielāgojot e-pastu savam grafikam, nevis otrādi.

Ja vēlaties vienlaikus atteikties no vairākiem informatīvajiem biļeteniem, abonementu pārvaldības pakalpojumi parāda visu saņemto ziņojumu sarakstu. Tādā veidā jūs varat ātri atcelt to, kas jūs neinteresē. un samazināt ienākošo troksni.

Ja jums nepatīk kategoriju cilnes, varat tās vienmēr atspējot iesūtnes iestatījumos. Daži dod priekšroku vienai paplātei ar filtriem un etiķetēm lai saglabātu personalizētāku kontroli.

Īpaši slepeniem e-pastiem tīmeklī ir paplašinājumi, kas nosūta ziņojumus, kuri pēc dažām sekundēm pašiznīcinās. Izmantojiet tos saprātīgi un atcerieties, ka nekas neliedz uzņemt ekrānuzņēmumu. saņēmēja ierīcē.

Ir arī paplašinājumi, kas brīdina, ja e-pastā ir izsekošanas pikseļi. Pirms potenciāli izsekotu ziņojumu atvēršanas redzēsiet brīdinājumu. un jūs varat izlemt, vai ar viņiem komunicēt.

Ieslēdziet personiskos indikatorus, lai atšķirtu tikai jums nosūtītos ziņojumus no masveida ziņojumiem. Viena vai dubulta bultiņa sniedz ātras prioritātes norādes neatverot ziņas.

Ja vēlaties saīsni, lai atzīmētu kā izlasītu, pievienojiet pogu no papildu iestatījumiem, ja tāda ir pieejama. Jūs paātrināsiet darbību, notīrot paziņojumus, kurus jau esat pārskatījis. neievadot katru pavedienu.

Ziņojumu vilkšana un nomešana starp cilnēm palīdz apmācīt Gmail. Pārvietojiet informatīvo biļetenu no sadaļā “Akcijas” uz sadaļu “Galvenais”, ja vēlaties, lai tas tur būtu redzams. un apstipriniet izmaiņas turpmākajām reizēm.

Integrējiet savu kalendāru e-pasta skatā, izmantojot sānu paneli vai sīkrīku. Tādā veidā jūs varat redzēt notikumus un uzdevumus, neatstājot paplāti, paturot prātā kontekstu.

Ja atbildat grupas pavedienos, iestatiet “Atbildēt visiem” kā noklusējuma vērtību, ja tas atbilst jūsu darbam. Sarunās ar vairākiem adresātiem jūs izvairīsieties no aizmāršības un jūs pasargāsiet sevi no turpmākām pārsūtīšanām.

Aizstājvārdi ar punktiem un pluszīmēm ir lieliski piemēroti abonementu organizēšanai. Gmail Ignorējiet šos punktus un tekstu aiz pluszīmes piegādei., bet pēc tam varat filtrēt pēc lauka “Kam” un automatizēt tagus un darbības.

Lai meklētu gaidīšanas režīmā esošus vienumus, meklējiet is:unread ol:^uy, ja vēlaties sašaurināt meklēšanu pēc personas, pievienojiet from:name. Atrodiet nelasītus vienumus dažu sekunžu laikā un neļaujiet jebkam izslīdēt no tīkla. starp tik daudz vēstulēm.

Vispārīgajos iestatījumos varat parādīt vairāk sarunu vienā lapā līdz noteiktam ierobežojumam. Vairāku e-pasta ziņojumu skatīšana vienā ekrānā paātrina partiju tīrīšanu un ikdienas apskats.

Jūsu paraksts ir svarīgs: pievienojiet saites un vieglu attēlu, ja tas atbilst jūsu zīmolam. Skaidrs paraksts uzlabo klātbūtni un atvieglo saziņu bez ziņojumu atkārtotas ielādes.

Ieslēdziet darbvirsmas paziņojumus, ja visu laiku turat e-pastu atvērtu. Viņi jūs informēs tikai par to, ko jūs uzskatāt par svarīgu, neiejaucoties citos uzdevumos.

Ja jūsu savienojums ir lēns, izmantojiet Gmail vieglo HTML versiju. Pamata saskarne samazina slodzi un ļauj darboties, negaidot mūžīgi. lai viss ielādētos.

Lai ziņojuma pamattekstā ievietotu attēlus, izmantojiet pogu Pievienot fotoattēlu vai ielīmējiet tīmekļa adresi. Izmantojiet to taupīgi, lai nepārslogotu saņēmēja e-pastu. ne arī apgrūtināt lasīšanu.

Atcerieties, ka e-pasta pielikumu ierobežojums ir 25 MB. Izmantojot Disku, varat nosūtīt saites uz failiem, kuru lielums ir vairāki gigabaiti vai pat terabaiti atkarībā no formāta. Pievienošana no diska atvieglo izmēra problēmu un garantē piegādi.

Saglabājiet pielikumus tieši Diskā no e-pasta, lai tie nebūtu jālejupielādē datorā. Pēc tam sakārtojiet tos mapēs un kopīgojiet ar jebkuru citu personu. nedublējot failus katrā sūtījumā.

Lai precizētu meklēšanu, izmantojiet has:attachment un, ja meklējat konkrētu tipu, filename:.pdf vai filename:.txt. Lūk, kā jūs varat filtrēt pielikumus dažu sekunžu laikā, netērējot laiku. šķērsojot mūžīgos pavedienus.

Aktivizējiet automātisko atvaļinājuma atbildi ar sākuma un beigu datumiem. Tas tiek nosūtīts tikai vienu reizi no katra sūtītāja, ja vien viņš jums pēc dažām dienām neraksta vēlreiz., izvairoties no atbilžu surogātpasta.

Ja maināt pakalpojumu sniedzējus, importējiet e-pastus un kontaktpersonas no sadaļas “Konti” un importējiet. Tas ir galvenais solis sakārtotai migrācijai, nezaudējot pavedienus. ne arī adrešu grāmatas.

Lai ātri noteiktu lielus e-pasta ziņojumus, izmēģiniet has:attachment size:5m un attiecīgi pielāgojiet slieksni. Darbs pēc izmēra ir visefektīvākais līdzeklis gigabaitu atbrīvošanai. īsā laikā.

Iesūtnes kājenē pārbaudiet sava konta jaunākās aktivitātes; jūs redzēsiet IP adresi, laiku un aptuveno atrašanās vietu. Ja kaut kas jūs uztrauc, nomainiet paroli un izrakstieties. aizdomīgās ierīcēs.

Piekļuves deleģēšana ļauj kādam citam lasīt, sūtīt vai dzēst jūsu vārdā, nepieskaroties jūsu parolei. Noderīgi komandām un palīdzības sniedzējiem, ar kontroli un atsaukšanu kad tas vairs nav nepieciešams.

Izmantojot Google Takeout, varat lejupielādēt savu datu kopiju, tostarp e-pasta adresi. Eksportējiet pēc tagiem vai kategorijām, ja jums nav nepieciešams viss fails. un saglabājiet atjauninātu rezerves kopiju.

Ātrie bieži uzdotie jautājumi

Kāds ir mana bezmaksas Google konta limits? Katrā kontā ir 15 GB krātuves, kas tiek koplietota starp Gmail, Disku un Fotoattēliem, tāpēc viss ir svarīgs.

Kas notiek, ja es piepildu krātuvi? Kad sasniegsiet ierobežojumu, vairs nevarēsiet sūtīt vai saņemt e-pastus, un augšupielādes un kopēšanas pakalpojumos Disks un Fotoattēli arī neizdosies.

Kā Gmail kontā atrast vissvarīgāko informāciju? Izmantojiet larger:XM, piemēram, larger:10M, lai uzskaitītu e-pastus, kas ir lielāki par šo izmēru, un dzēstu tos vai lejupielādētu pielikumus.

Vai dzēšana atbrīvo vietu uzreiz? Ne tad, ja tas paliek atkritnē: iztukšojiet to, lai atbrīvotu vietu krātuvē nekavējoties, nevis gaidītu 30 dienas.

Kā atbrīvot vietu pakalpojumā Gmail? Šeit ir ceļvedis, kas palīdzēs jums uzzināt vairāk.

Ar šīm metodēm, filtriem un ieradumiem jūsu e-pasts no haotiska jucekļa pārvēršas par precīzi noregulētu rīku. Gmail piedāvā visu nepieciešamo, lai kontrolētu skaļumu, atgūtu vietu un strādātu ar koncentrēšanos. nemaksājot vairāk un ar iespēju paplašināt tikai tad, ja tas tiešām ir nepieciešams.