DMS programmatūra: lietotnes, kas ļauj droši uzglabāt dokumentāciju

La juridiskās dokumentācijas pārvaldība Tas vairs nav saprotams bez DMS programmatūra kas centralizē, aizsargā un padara failus pieejamus no jebkuras ierīces. Lai gan daudzi juridiskie biroji joprojām cīnās ar uz papīra balstītiem procesiem, realitātē juridiskie jautājumi ir sarežģīti un prasa modernu programmatūru, lai racionalizētu darbplūsmas, samazinātu riskus un uzlabotu attiecības ar klientiem. Kuras lietotnes ļauj uzglabāt juridisko dokumentāciju? Mēs par to runājām šajā rakstā.

Tajā mēs paskaidrojam, kā tos droši lietot, to ievērojamākās īpašības un labākos risinājumus, ko varam izmantot.

Kas ir programmatūra juridisko dokumentu pārvaldībai un glabāšanai?

Juridisko dokumentu pārvaldības programmatūra (DMS) ir Specializēts rīks digitālo failu glabāšanai, organizēšanai, versiju veidošanai un izsekošanai uzņēmumos, konsultāciju uzņēmumos un juridiskajās nodaļās.Tās mērķis ir panākt, lai kritiski svarīgi dokumenti ir droši, bet viegli atrodami, ar paplašinātu meklēšanu, uz lomām balstītām atļaujām un izsekojamību.

Šīs platformas parasti ietver jaudīgas meklēšanas, reāllaika sadarbības, versiju kontroles un atbilstības funkcijas. juridisko sektoruTurklāt ir svarīgi, lai sistēma atbalstītu darbplūsmas automatizāciju, drošu apmaiņu ar klientiem, elektroniskos parakstus un darbību auditu.

Ārpus juridiskās sfēras, DMS ir daļa no uzņēmuma satura pārvaldības (ECM) ekosistēmas., iekļaujot digitalizāciju (skenēšanu un OCR), elektronisko arhivēšanu, dublēšanu un uzņēmuma līmeņa drošības slāņus, lai atbilstu GDPR un ISO standartiem.

Galvenās funkcijas, kas jums jāpieprasa no juridiskas DMS

• Pārvaldība un glabāšana mākonī un/vai pašu serverosPiekļuve visu diennakti no tīmekļa un mobilās ierīces, ar drošu sinhronizāciju un mērogojamiem plāniem, kuru pamatā ir datu apjoms, un hibrīda mākoņpakalpojuma lokālās izveides iespēju, ja to pieprasa jūsu IT politika.
• Vienkārša lietojamība un ieviešanaIntuitīvs interfeiss paātrina ieviešanu un samazina mācīšanās līkni; jo ātrāk jūs nodrošināsiet vērtību, jo labāku atdevi saņemsiet un jo mazāka būs iekšējā pretestība.
• Pielāgojamas veidnes, informācijas paneļi un metadatiStandartizējiet līgumus, prasības vai dokumentus, izmantojot atkārtoti izmantojamas veidnes un informācijas paneļus, lai skatītu progresu, atskaites punktus un atkarības; metadati un tagi ir kategorizēšanas atslēga.
• Plūsmas automatizācijaAizstājiet manuālās darbības ar noteikumiem un aktivizētājiem (apstiprinājumiem, brīdinājumiem, piešķirēm), izmantojot versiju pārvaldības un darbību žurnālus auditēšanai.

DMS veidi un kopīgās funkcijas

• Pēc izvietošanasMākonī (visuresoša piekļuve, samazināta berze un atkarība no trešajām pusēm) vai lokāli (pilnīga kontrole, iekšējas investīcijas un uzturēšana). Ir arī hibrīdi, kas apvieno priekšrocības.
• Pēc licencesPatentēts (oficiāls atbalsts, apmācība, SLA, augstākas izmaksas) salīdzinājumā ar atvērtā pirmkoda programmatūru (elastība un kopiena, uzturēšanai nepieciešams pieredzējis pārdevējs vai iekšēja komanda).
• Galvenās iespējasSkenēšana un OCR, metadatu indeksēšana, satura vai atslēgvārdu meklēšana, versiju veidošana, atļaujas un auditēšana, integrācijas (ERP, CRM, e-pasts) un darbplūsmas (apstiprinājumi).

Labākā DMS (juridisko dokumentu pārvaldības) programmatūra

Esam apkopojuši risinājumus, ko juridiskās komandas izmanto lietu pārvaldībai, dokumentācijai, darba slodzei un klientu attiecībām. Esam iekļāvuši stiprās puses, ierobežojumus, cenas un vērtējumus, lai nodrošinātu rūpīgu salīdzinājumu.

Noklikšķiniet uz UpUp

Noklikšķiniet uz augšu dokumenti nodrošina elastīgu veidu, kā izveidot, meklēt un sadarboties juridisko dokumentu izstrādē vienā projekta vidē. Tā jaudīgā meklētājprogramma paātrina failu atrašanās vietas noteikšanu un Drošība un pieejamība ir izcilas. Iznīciniet juridiskās veidnes (klientu pārvaldība, lietu izsekošana un rēķinu izrakstīšana) un Noklikšķiniet uz augšu AI rakstīt kopsavilkumus un atjauninājumus.

CenasBez maksas uz visiem laikiem; Neierobežots abonements 7 USD/lietotājs/mēnesī; Biznesam — 12 USD/lietotājs/mēnesī; Uzņēmumam (kontaktpersonai). Noklikšķiniet uz augšu AI +5 USD/mēnesī par katru dalībnieku maksas plānos.

ProProfs projekts

Vienkāršs uzdevumu, kalendāru un resursu komplekts, nav specifisks juridiskam aspektam, bet noderīgs, ja meklējat vienkāršība un laba cena. ProProfs projekts Tas ģenerē rēķinus un pārskatus, seko līdzi laikam un piedāvā Ganta un Kanbana tāfeles. Tam trūkst uzlabotas CRM un komandas tērzēšanas.

cena39,97 ASV dolāri mēnesī neierobežotam lietotāju skaitam (gada maksa).

asana

asana ir Visaptveroša darbplūsmas platforma ar automatizāciju, atkarībām un atskaišu veidošanu.Tas ļauj skatīt problēmas laika skalā, sarakstā vai panelī, iestatīt viedus mērķus un izveidot noteikumus bez koda. Sākotnējā apguves līkne un sarežģītās hierarhijas dažiem lietotājiem var būt šķērslis.

CenasPamata (bezmaksas), Premium — 10,99 USD/lietotājs/mēnesī (gadā), Business — 24,99 USD/lietotājs/mēnesī (gadā).

Redbooth

Koncentrējas uz komandām, kas apvienojas Uzdevumi, HD videozvani un pielāgotas plūsmas vienā platformā. Redbooth ietver veidnes, Ganta diagrammu un ārkārtas karodziņu kritiski svarīgiem uzdevumiem.

CenasPro 9 USD; Business 15 USD/lietotājs/mēnesī (gadā); Enterprise (kontaktpersona).

Trello

Trello ir pazīstama ar savu vienkāršo Kanban, tagad ar Butler automatizācijas un vairāki skati (laika skala, kalendārs, tabula, karte)DMS programmatūra ar lielisku iespēju un integrāciju ekosistēmu.

CenasBezmaksas; Standarta abonements 5 USD; Premium abonements 10 USD/lietotājs/mēnesī (gadā); Uzņēmuma abonements (kontaktpersona).

Evernote

Lai gan sākotnēji tas tika izveidots piezīmēm, daudzi juridiskie biroji to izmanto Evernote kā viegls un sadarbības repozitorijsSkenējiet, saglabājiet un meklējiet, izmantojot paplašināto meklēšanu. Integrējiet kalendārus un uzdevumus.

CenasBez maksas; Personīgajai lietošanai — 10,83 ASV dolāri; Profesionālajai lietošanai — 14,17 ASV dolāri/lietotājs/mēnesī (gadā).

DMS, ECM un CMS: atšķirības, kurām jābūt skaidrām

Izvēloties DMS programmatūru, ir lietderīgi precizēt dažus jēdzienus, kas bieži tiek jaukti:

• DMS koncentrējas uz dokumentu dzīves ciklu (skenēšana, kārtošana, glabāšana, versiju veidošana, publicēšana un koplietošana).
• ECM aptver visu uzņēmuma saturu (dokumenti, e-pasti, multivide, dati), ar informācijas plūsmām un pārvaldību.
• CMS parasti ir orientēts uz tīmekļa satura pārvaldība (vietnes, emuāri, intraneti).

Paredzams, ka ECM tirgus 67.590. gadā sasniegs aptuveni 2023 miljardus ASV dolāru un piecu gadu laikā varētu pārsniegt 131.200 miljardus ASV dolāru., ar gada pieaugumu 14 %. Daudzi MVU izšķērdē kapitālu neefektivitātes dēļ: līdz pat 20.000 18 USD gadā dokumentu problēmu dēļ un vidēji XNUMX minūtes faila atrašanai.

Atvērtā pirmkoda un pašuzmitināti risinājumi: risinājumi, kas rada atšķirību

Ja nepieciešams Pilnīga datu kontrole un pielāgošana, atvērtā pirmkoda ekosistēma piedāvā jaudīgas alternatīvasŠeit ir 10 izcilas iespējas un to galvenie punkti.

• PapermarkAtvērtā pirmkoda programmatūra, pašapkalpošanās, neierobežots dokumentu un mapju skaits, balta marķēšana, pielāgoti domēni un ūdenszīmes. Cenas: bezmaksas plāns; 29 USD (3 vietas) dokumentu koplietošanai; 59 USD droša datu telpa; 149 USD neierobežots telpu skaits; pilna pašapkalpošanās versija.
• NextcloudSadarbības rīku komplekts ar failiem, Talk, Groupware un Office (tiešsaistes rediģēšana, kalendārs, kontaktpersonas un e-pasts). Uzņēmuma līmeņa drošība un piekļuves kontrole, kā arī integrācija ar esošo infrastruktūru. Cena: 37,49–195 €/lietotājs/gadā atkarībā no plāna.
• Documento: Atvērtā pirmkoda dokumentu parakstīšanas platforma, Pašu mitināts ar viedām veidnēm un noteikumiem; integrējas ar Zapier. Stack TS/Next.js/Prisma/Tailwind. CenasUzņēmuma versija 1188 ASV dolāri par vietu/gadā; viena spēlētāja versija (bez publiskas cenas).
• OpenDocMan: tīmekļa DMS programmatūra, kas atbilst PHP standartam ISO 17025 un OIEar piekļuves kontroli, automatizēta pārskatīšana, metadati, meklēšana pēc autora/nodaļas/kategorijas un Droši URL. IerobežojumiLietotāja saskarne ar ierobežota pielāgošana un līkne TEV. 
• PapermergeParedzēts skenētiem dokumentiem ar OCR un pilna teksta meklēšanu; vairāku lietotāju atbalsts, versiju pārvaldība, REST API un detalizētas atļaujas. Ierobežojumi: Koncentrējas uz skenēšanu un var trūkt papildu funkciju.

Kā izvēlēties DMS programmatūru

Pirms izvēlēties vienu vai citu DMS programmatūru, jāņem vērā šādi aspekti:

• Piegādātāja pieredzeMeklējiet partnerus, kuri izprot juridiskos procesus un var jums palīdzēt ieviešanā, apmācībā un uzņēmējdarbības nepārtrauktības nodrošināšanā.
• Lietošanas vienkāršībaLietojams rīks samazina iekšējo pretestību; ar īsu apmācību ikvienam vajadzētu būt iespējai darboties ar pamatiem (sākot no grāmatvedības līdz pārdošanai).
• Konfidencialitātes politikaPrioritāti piešķiriet šifrēšanai, dublēšanai, piekļuves kontrolei, darbību žurnāliem un atbilstībai GDPR/ISO prasībām; drošība nav apspriežama.
• Mobilā un attālā piekļuveTātad jūs varat bez problēmām sākt plūsmas un pieņemt lēmumus, izmantojot mobilo tālruni ārpus biroja.
• MērogojamībaNovērtējiet tā spēju augt līdzi jums (lietotāji, GB/TB, jaunas nodaļas) un tā elastību integrēties ar ERP/CRM/e-pastu.

Laba DMS programmatūra centralizē, klasificē un automatizē, vienlaikus nodrošinot drošību, atbilstību prasībām un uzlabotu meklēšanu, kas atrod dokumentu dažu sekunžu laikā.Ņemot vērā visu šeit apspriesto, jums ir pārbaudīts rīku klāsts stabila un produktīva digitālā pamata ieviešanai, kas atbalsta visu, sākot no viena cilvēka biroja līdz pat visprasīgākajam uzņēmumam.