DMS Software: Fampiharana ahafahanao mitahiry antontan-taratasy azo antoka

La fitantanana ny antontan-taratasy ara-dalàna Tsy azo intsony raha tsy misy a DMS logiciel izay mampifantoka sy miaro ary manao ny rakitra azo idirana amin'ny fitaovana rehetra. Na dia maro aza ireo orinasa mpanao lalàna mbola miady mafy amin'ny dingana mifototra amin'ny taratasy, ny zava-misy dia sarotra ny raharaha ara-dalàna ary mitaky rindrambaiko maoderina mba hanamafisana ny fizotran'ny asa, hampihenana ny risika ary hanatsara ny fifandraisan'ny mpanjifa. Inona no fampiharana mamela anao hitahiry antontan-taratasy ara-dalàna? Niresaka momba izany izahay ato amin’ity lahatsoratra ity.

Ao anatin'izany no hazavainay ny fomba ampiasana azy ireo soa aman-tsara, ny endri-javatra miavaka indrindra ary ny vahaolana tsara indrindra azontsika ampiasaina.

Inona no atao hoe logiciel amin'ny fitantanana sy fitehirizana antontan-taratasy ara-dalàna?

Ny rindrambaiko fitantanana antontan-taratasy ara-dalàna (DMS) dia Fitaovana manokana amin'ny fitehirizana, fandaminana, famoahana ary fanaraha-maso ireo rakitra nomerika ao anatin'ny orinasa, consultant ary sampana ara-dalàna.. Ny tanjony dia ny antontan-taratasy mitsikera azo antoka nefa mora hita, miaraka amin'ny fikarohana mandroso, fahazoan-dàlana mifototra amin'ny andraikitra ary azo trace.

Ireo sehatra ireo dia ahitana fikarohana mahery vaika, fiaraha-miasa amin'ny fotoana tena izy, fanaraha-maso ny dikan-teny, ary endri-javatra mifanaraka. Ao amin'ny sehatra ara-dalànaFanampin'izany, zava-dehibe ny hanohanana ny automatique workflow, fifanakalozana azo antoka amin'ny mpanjifa, sonia elektronika ary fanaraha-maso ny hetsika.

Ankoatra ny sehatra ara-dalàna, DMS dia ampahany amin'ny tontolo iainana fitantanana votoaty orinasa (ECM)., mampiditra ny nomerika (scans sy OCR), tahiry elektronika, backup, ary sehatra fiarovana amin'ny sehatry ny orinasa mba hifanaraka amin'ny fenitra GDPR sy ISO.

Ny endri-javatra lehibe tokony angatahinao amin'ny DMS ara-dalàna

• Fitantanana sy fitahirizana ao amin'ny rahona sy/na mpizara manokana: fidirana 24/7 avy amin'ny tranonkala sy finday, miaraka amin'ny fampifanarahana azo antoka sy drafitra azo scalable mifototra amin'ny habetsaky ny angon-drakitra, ary ny mety hisian'ny rahona hybrid-on-premise raha mitaky izany ny politikanao IT.
• Mora ampiasaina sy fampiharanaNy interface intuitive dia manafaingana ny fananganana ary mampihena ny curve fianarana; arakaraky ny hanateranao ny sandany haingana, no tsara kokoa ny tamberim-bidy azonao, ary ny fanoherana anatiny dia kely kokoa.
• Modely azo zahana, dashboard ary metadataManara-penitra ny fifanarahana, ny fitakiana, na ny antontan-taratasy miaraka amin'ny môdely azo ampiasaina indray sy ny dashboard mba hijerena ny fandrosoana, ny zava-bita ary ny fiankinan-doha; Ny metadata sy ny marika dia fanalahidin'ny fanasokajiana.
• Automation mandeha: Soloy fitsipika sy trigger (fankatoavana, fampandrenesana, fanendrena) ny dingana amin'ny tanana, miaraka amin'ny diarin'ny famoahana sy hetsika ho an'ny fanaraha-maso.

Karazana DMS sy ny fiasa mahazatra

• Amin'ny fametrahana: Ao amin'ny rahona (fidirana eny rehetra eny, mihena ny fifanolanana, ary ny fiankinan-doha amin'ny antoko fahatelo) na eo an-toerana (fifehezana feno, fampiasam-bola anatiny ary fikojakojana). Misy ihany koa ny hybrides mba hanambatra tombony.
• Amin'ny alalan'ny lisansa: Fananan-tany (fanohanana ofisialy, fanofanana, SLA, vidiny avo lenta) vs loharano misokatra (fahalefahana sy fiaraha-monina, mitaky mpivarotra efa za-draharaha na ekipa anatiny amin'ny fikojakojana).
• Ny fahaiza-manao fototra: Fikarohana sy OCR, fanondroana metadata, fikarohana votoaty na teny fototra, fanovàna, fahazoan-dàlana sy fanaraha-maso, fampidirana (ERP, CRM, mailaka), ary rindranasa (fankatoavana).

Software DMS (Fitantanana ara-dalàna) tsara indrindra

Nanangona vahaolana ampiasain'ny ekipan'ny lalàna momba ny fitantanana raharaha, ny antontan-taratasy, ny enta-mavesatra ary ny fifandraisan'ny mpanjifa izahay. Nampidirinay ny tanjaka, ny fetra, ny vidiny ary ny naoty ho fampitahana akaiky.

Tsindrio ambony

ClickUp Docs manome fomba haingana hamoronana, hikaroka ary fiaraha-miasa amin'ny antontan-taratasy ara-dalàna ao anatin'ny tontolon'ny tetikasa iray ihany. Ny motera fikarohana matanjaka dia manafaingana ny toerana misy ny rakitra sy Ny fiarovana sy ny fahafahana miditra dia miavaka. Atsipazo ny modely ara-dalàna (fitantanana mpanjifa, fanaraha-maso ny raharaha ary faktiora) ary ClickUp AI hanoratra famintinana sy fanavaozana.

vidin'ny: Afaka Mandrakizay; $7/mpampiasa/volana tsy voafetra; Business $ 12 / mpampiasa / volana; Enterprise (contact). ClickUp AI +$5/volana isaky ny mpikambana amin'ny drafitra karama.

ProProfs Project

Fitaovana tsotra ho an'ny asa, kalandrie ary loharano, tsy voafaritra ara-dalàna, fa ilaina raha mitady ianao fahatsorana sy vidiny tsara. ProProfs Project Mamokatra faktiora sy tatitra izy io, manara-maso ny fotoana ary manolotra tabilao Gantt sy Kanban. Tsy manana CRM mandroso sy resaka ekipa izy io.

vidiny: $39,97/volana ho an'ny mpampiasa tsy voafetra (isan-taona).

Asana

Asana Izany dia Sehatra fampandehanan-draharaha feno miaraka amin'ny automatique, miankina, ary ny tatitra.. Mamela anao hijery olana ao amin'ny Timeline, List, na Board, mametraka tanjona marani-tsaina, ary mamorona fitsipika tsy misy code. Mety ho sakana ho an'ny mpampiasa sasany ny filaharany fianarana voalohany sy ny ambaratonga saro-pady.

vidin'ny: Basic (maimaim-poana), Premium $10,99/mpampiasa/volana (isan-taona), Business $24,99/mpampiasa/volana (isan-taona).

trano heva mena

Mifantoka amin'ny ekipa mitambatra Asa, antso an-dahatsary HD, ary fikoriana manokana amin'ny sehatra tokana. trano heva mena misy modely, Gantt ary saina vonjy maika ho an'ny asa sarotra.

vidin'ny: Pro $9; Business $15/mpampiasa/volana (isan-taona); Enterprise (contact).

Trello

Trello fantatra amin'ny Kanban tsotra, miaraka amin'ny Ny automatique Butler sy ny fijery maro (Timeline, Calendar, Table, Map)Lozisialy DMS miaraka amin'ny ecosystem lehibe amin'ny fampitomboana herinaratra sy fampidirana.

vidin'ny: Malalaka; Standard $5; Premium $10/mpampiasa/volana (isan-taona); Enterprise (contact).

Evernote

Na dia noforonina ho an'ny fanamarihana aza izy io tany am-boalohany, maro ireo orinasa mpanao lalàna no mampiasa azy io Evernote como el tahiry maivana sy fiaraha-miasaScan, tehirizo ary karohy miaraka amin'ny fikarohana mandroso. Ampifandraiso ny kalandrie sy ny asa.

vidin'ny: Malalaka; Personal $10,83; Professional $14,17/mpampiasa/volana (isan-taona).

DMS, ECM ary CMS: fahasamihafana tokony hazava

Rehefa misafidy rindrankajy DMS dia ilaina ny manazava hevitra sasantsasany izay matetika misafotofoto:

• Ny DMS dia mifantoka amin'ny tsingerin'ny fiainan'ny antontan-taratasy (scanning, sorting, storing, versioning, publication and sharing).
• Ny ECM dia mandrakotra ny votoatin'ny orinasa rehetra (taratasy, mailaka, multimedia, data), miaraka amin'ny fikorianan'ny vaovao sy ny fitantanana.
• Ny CMS matetika mitodika mankany fitantanana votoaty tranonkala (tranonkala, bilaogy, intranets).

Ny tsenan'ny ECM dia antenaina hahatratra $ 67.590 miliara amin'ny 2023 ary mety hihoatra ny $ 131.200 miliara ao anatin'ny dimy taona., miaraka amin'ny fitomboana isan-taona 14%. Betsaka ny SME no mandany renivola noho ny tsy fahombiazana: hatramin'ny $20.000 isan-taona noho ny olana momba ny antontan-taratasy ary eo ho eo 18 minitra hitadiavana rakitra.

Open source sy self-hosted: vahaolana mitondra fiovana

Raha mila ianao Ny fanaraha-maso sy ny fanamboarana angon-drakitra feno, ny ecosystem open source dia manolotra safidy mahery vaikaIreto misy safidy 10 miavaka sy ireo hevi-dehibe.

• Papermark: Loharano misokatra, fampiantranoana tena, antontan-taratasy sy lahatahiry tsy voafetra, fametahana fotsy, sehatra manokana, ary mari-drano. Vidiny: Drafitra maimaim-poana; $29 (seza 3) ho an'ny fizarana antontan-taratasy; $59 efitra angona azo antoka; $149 efitra tsy voafetra; dikan-tsarimihetsika feno.
• Nextcloud: Suite fiaraha-miasa miaraka amin'ny Files, Talk, Groupware, ary Office (fanovana an-tserasera, kalandrie, fifandraisana, ary mailaka). Fiarovana sy fanaraha-maso ny fidirana amin'ny orinasa, ary fampidirana amin'ny fotodrafitrasa efa misy. Vidiny: €37,49–€195/mpampiasa/taona arakaraka ny drafitra.
• fanadihadiana: Sehatra fanaovana sonia antontan-taratasy misokatra, Nampiantrano tena miaraka amin'ny maodely sy fitsipika hendry; mitambatra amin'i Zapier. Stack TS/Next.js/Prisma/Tailwind. Pricing: Orinasa $1188 isan-tseza/taona; Singleplayer (tsy misy vidiny ho an'ny daholobe).
• OpenDocMan: rindrambaiko DMS web amin'ny PHP manaraka ISO 17025 sy OIE, miaraka amin'ny fanaraha-maso ny fidirana, famerenana mandeha ho azy, metadata, fikarohana nataon'ny mpanoratra/sampana/sokajy ary URL azo antoka. fetra: UI miaraka amin'ny customization voafetra ary ny curve ho anao. 
• PapermergeNatao ho an'ny antontan-taratasy notarafina miaraka amin'ny OCR sy fikarohana lahatsoratra feno; multi-user, versioning, REST API, ary fahazoan-dàlana granular. Famerana: Mifantoha amin'ny scan ary mety tsy manana endri-javatra mandroso.

Ahoana ny fisafidianana ny rindrambaiko DMS

Ireto ny lafin-javatra tokony hodinihina alohan'ny hisafidianana rindrambaiko DMS iray na hafa:

• Ny traikefan'ny mpamatsy: Mitadiava mpiara-miombon'antoka mahatakatra ny fizotran'ny lalàna ary afaka manampy anao amin'ny fampiharana, fanofanana ary fitohizan'ny fandraharahana.
• Mora ampiasainaNy fitaovana azo ampiasaina dia mampihena ny fanoherana anatiny; miaraka amin'ny fiofanana fohy, ny tsirairay dia tokony ho afaka miasa ny fototra (avy amin'ny kaonty ka hatramin'ny varotra).
• Fiarovana dataAtaovy laharam-pahamehana ny fanafenana, ny backup, ny fanaraha-maso ny fidirana, ny diarin'ny hetsika ary ny fanarahan-dalàna amin'ny GDPR/ISO; tsy azo ifanarahana ny fiarovana.
• Fidirana finday sy lavitra: Noho izany dia afaka manomboka mikoriana ianao ary mandray fanapahan-kevitra avy amin'ny findainao ivelan'ny birao tsy misy korontana.
• Scalability: Tombanana ny fahafahany mitombo miaraka aminao (mpampiasa, GB/TB, sampan-draharaha vaovao) sy ny fahafahany miditra amin'ny ERP/CRM/mailaka.

Ny rindrambaiko DMS tsara dia manasokajy, manasokajy ary mandeha ho azy, ary miantoka ny fiarovana, ny fanarahan-dalàna ary ny fikarohana mandroso izay mahita ny antontan-taratasy ao anatin'ny segondra.Miaraka amin'ny zava-drehetra resahina eto, manana fitaovana voaporofo ianao amin'ny fampiharana fototra nomerika matanjaka sy mamokatra izay manohana ny zava-drehetra manomboka amin'ny biraon'olona iray ka hatramin'ny orinasa mitaky indrindra.