Pūmanawa DMS: Taupānga ka taea e koe te penapena tuhinga

La whakahaere tuhinga ture Kare e marama ana ki te kore a Pūmanawa DMS e whakawhanaunga ana, e tiaki ana, e whakaahei ana i nga konae mai i tetahi taputapu. Ahakoa te maha o nga umanga ture e tohe tonu ana ki nga mahi pepa, ko te mea pono he uaua nga take ture me te tono rorohiko hou ki te whakamaarama i nga rerenga mahi, te whakaiti i nga tupono, me te whakapai ake i nga hononga o nga kaihoko. Ko ēhea taupānga ka taea e koe te penapena tuhinga ture? I korero matou mo tenei i roto i tenei tuhinga.

I roto, ka whakamarama matou me pehea te whakamahi haumaru, o raatau ahuatanga tino rongonui, me nga otinga pai ka taea e matou te whakamahi.

He aha te rorohiko mo te whakahaere me te penapena tuhinga ture?

He pūmanawa whakahaere tuhinga ture (DMS). He taputapu motuhake mo te penapena, te whakarite, te whakaputa, me te whai i nga konae mamati i roto i nga umanga, nga kaitohutohu, me nga tari ture.. Ko tana whainga ko te tuhinga tino nui he haumaru engari he ngawari ki te rapu, me nga rapunga matatau, nga whakaaetanga-a-turanga, me te whai waahi.

Kei roto i enei tüäpapa te rapu kaha, te mahi tahi i te wa-tuuturu, te mana putanga, me nga ahuatanga tautukunga. I roto i te rāngai tureI tua atu, he mea nui kia tautokohia e te punaha te automation rerengamahi, te whakawhiti haumaru me nga kaihoko, nga hainatanga hiko, me te arotake i nga mahi.

I tua atu i te waahi ture, Ko nga DMS tetahi waahanga o te punaha whakahaere ihirangi hinonga (ECM)., ko te whakauru i te whakarorohikotanga (matawai me te OCR), te whakapuranga hiko, te taapiri, me nga paparanga haumarutanga taumata-hinonga kia rite ki nga paerewa GDPR me ISO.

Ko nga ahuatanga matua me tono e koe mai i te DMS ture

• Te whakahaere me te rokiroki i roto i te kapua me/ranei i a koe ake tūmau: 24/7 te uru mai i te paetukutuku me te waea pūkoro, me te tukutahinga haumaru me nga mahere tauineine i runga i te rahinga raraunga, me te tupono o te kapua-a-whare ranu mena ka hiahiatia e to kaupapa here IT.
• Te whakamahinga ngawari me te whakatinanatangaKo te atanga maamaa e whakatere ana i te whakatamarikitanga me te whakaheke i te anau ako; Ko te tere ake o to tuku uara, ka pai ake te hokinga mai, ka iti ake te aukati o roto.
• Ka taea te whakarite tauira, papatohu, me te metadataWhakaritea nga kirimana, kerēme, tuhinga ranei me nga tauira ka taea te whakamahi ano me nga papatohu ki te tiro i te ahunga whakamua, nga tohu, me nga whakawhirinakitanga; Ko nga metadata me nga tohu he mea matua ki te whakarōpūtanga.
• Rere aunoatanga: Whakakapia nga hikoi a-ringa ki nga ture me nga keu (whakaaetanga, matohi, taumahi), me te whakaputanga me nga raarangi mahi mo te arotake.

Nga momo DMS me nga mahi noa

• Na te horahanga: I roto i te kapua (te uru ki nga waahi katoa, te iti o te waku, me te whakawhirinaki ki nga taha tuatoru) i runga ranei i te waahi (te mana katoa, te haumi o roto me te tiaki). He ranu ano hei whakakotahi i nga painga.
• Ma te raihana: Kaipupuri (tautoko mana, whakangungu, SLA, utu nui ake) me te puna tuwhera (te ngawari me te hapori, me hiahia te kaihoko mohio, te roopu o roto ranei mo te tiaki).
• Nga kaha matua: Te Matawai me te OCR, te taupū metadata, te rapu ihirangi, te rapu kupu matua ranei, te whakaputanga, te whakaaetanga me te arotake, te whakauru (ERP, CRM, te imeera), me nga rerenga mahi (whakaaetanga).

Pūmanawa DMS (Whakahaere Tuhinga Ture) Pai rawa atu

Kua whakahiatohia e matou he otinga e whakamahia ana e nga roopu ture mo te whakahaere keehi, tuhinga, kawenga mahi, me te whanaungatanga o nga kaihoko. Kua whakauruhia e matou nga kaha, nga here, nga utu, me nga whakatau mo te whakataurite tata.

PāwhiritiaUp

Tuhinga Panuku he huarahi kakama ki te hanga, ki te rapu me te mahi tahi ki nga tuhinga ture i roto i te taiao kaupapa kotahi. Ko tana miihini rapu kaha ka whakatere i te waahi konae me te He tino pai te haumaru me te whai waahi. Tuhinga o mua tauira ture (te whakahaere kiritaki, te aroturuki take me te nama) me ClickUp AI ki te tuhi whakarapopototanga me nga whakahou.

Nga utu: Free Forever; Mutunga $7/kaiwhakamahi/marama; Pakihi $12/kaiwhakamahi/marama; hinonga (whakapā). ClickUp AI +$5/marama mo ia mema i runga i nga mahere utu.

Kaupapa ProProfs

He huinga ngawari mo nga mahi, maramataka me nga rauemi, ehara i te ture motuhake, engari ka whai hua mena kei te rapu koe ngawari me te utu pai. Kaupapa ProProfs Ka whakaputa i nga nama me nga purongo, te whai waahi, me te tuku i nga papa Gantt me Kanban. Kaore he CRM matatau me te korerorero a te roopu.

Utu: $39,97/marama mo nga kaiwhakamahi mutunga kore (tau).

asana

asana He He papa rerengamahi matawhānui me te aunoatanga, te whakawhirinaki, me te purongo.. Ka taea e koe te tiro i nga take i roto i te Rainarangi, te Rarangi, te Poari ranei, te whakarite i nga whainga mohio, me te hanga ture kaore he waehere. Ko tana anau ako tuatahi me nga arowhai uaua ka waiho hei aukati mo etahi kaiwhakamahi.

Nga utu: Basic (Free), Premium $10,99/kaiwhakamahi/marama (tau), Pakihi $24,99/kaiwhakamahi/marama (tau).

Taarua

Ka aro ki nga kapa e whakakotahi ana Nga mahi, nga waea ataata HD, me nga rerenga ritenga i runga i te papa kotahi. Taarua kei roto nga tauira, Gantt me te haki ohorere mo nga mahi whakahirahira.

Nga utu: Pro $9; Pakihi $15/kaiwhakamahi/marama (tau); hinonga (whakapā).

Trello

Trello e mohiotia ana mo tana Kanban ngawari, inaianei me Ko nga mahi a te Kaipupuri me nga tirohanga maha (Raina Waa, Maramataka, Ripanga, Mapi)He raupaparorohiko DMS me te puunaha rauwiringa kaiao nui o nga hiko-hiko me nga whakaurunga.

Nga utu: Free; Paerewa $5; Premium $10/kaiwhakamahi/marama (tau); hinonga (whakapā).

Evernote

Ahakoa i hangaia i te tuatahi mo nga tuhipoka, he maha nga umanga ture e whakamahi ana Evernote como putunga mama me te mahi tahiMatawai, tiakina, rapu me te rapu matatau. Whakauruhia nga maramataka me nga mahi.

Nga utu: Free; Whaiaro $10,83; Ngaio $14,17/kaiwhakamahi/marama (ia tau).

DMS, ECM me CMS: nga rereketanga me marama

I te wa e whiriwhiri ana i te rorohiko DMS, he mea pai ki te whakamarama i etahi o nga ariā e rangirua ana:

• Ka arotahi te DMS ki te huringa ora o te tuhinga (te matawai, te tohatoha, te penapena, te whakaputa, te whakaputa me te tiri).
• Kei te ECM nga korero katoa o te kamupene (nga tuhinga, imeera, rongorau, raraunga), me nga rerenga korero me te mana whakahaere.
• Ko te CMS ko te nuinga o te waa e anga ana ki whakahaere ihirangi tukutuku (pae, rangitaki, ipurangiroto).

Ko te maakete ECM e tika ana kia eke ki te $67.590 piriona i te tau 2023, ka neke ake i te $131.200 piriona i roto i nga tau e rima., me te tipu o te tau o 14%. He maha nga SME kei te moumou whakapaipai na runga i nga koretake: tae atu ki te $20.000 ia tau na nga take tuhinga me te toharite 18 meneti hei kimi i tetahi konae.

Ko te puna tuwhera me te manaaki-whaiaro: nga otinga ka puta he rereketanga

Ki te hiahia koe Katoa te mana whakahaere me te whakaritenga, ka tukuna e te punaha rauwiringa kaiao tuwhera nga huarahi rerekeAnei nga whiringa tino 10 me o raatau kaupapa matua.

• Tohu Pepa: Te puna tuwhera, te manaaki whaiaro, nga tuhinga me nga kōpaki mutunga kore, te tapanga ma, nga rohe ritenga, me nga tohuwai. Utu: Mahere kore utu; $29 (3 tūru) mō te tiri tuhinga; $59 ruma raraunga haumaru; $149 ruma mutunga kore; ki tonu te putanga manaaki-whaiaro.
• Nextcloud: Te huinga mahi tahi me nga Kōnae, Korero, Roopu, me te Tari (whakatika ipurangi, maramataka, hoapaki, me te imeera). Te haumarutanga o te taumata hinonga me te mana uru, me te whakauru ki nga hanganga o naianei. Utu: €37,49–€195/kaiwhakamahi/tau i runga i te mahere.
• Tuhinga: Tuwhera te turanga haina tuhinga tuhinga, Ko te manaaki whaiaro me nga tauira atamai me nga ture; ka whakauru ki a Zapier. Tāpae TS/Next.js/Prisma/Tailwind. Te utu: Enterprise $1188 mo ia nohoanga/tau; Kaitākaro takitahi (karekau he utu tūmatanui).
• OpenDocMan: rorohiko DMS tukutuku i roto i te PHP e whai ana ISO 17025 me OIE, me te mana uru, arotake aunoa, metadata, rapunga a te kaituhi/mananga/kawai me te URL haumaru. Ngaputanga: UI me iti whakaritenga me te piko mo KOE. 
• Te whakakotahi pepaI hoahoatia mo nga tuhinga kua karapahia me te OCR me te rapu kupu-katoa; maha-kaiwhakamahi, whakaputanga, REST API, me nga whakaaetanga maramara. Te herenga: Arotahi ki nga karapa ka kore pea nga ahuatanga matatau.

Me pehea te whiriwhiri i to rorohiko DMS

Ko enei nga waahanga hei whakaaro i mua i te kowhiri i tetahi rorohiko DMS tetahi atu ranei:

• Te wheako kaihoko: Rapua nga hoa e mohio ana ki nga tikanga ture ka taea te awhina i a koe ki te whakatinana, whakangungu, me te haere tonu o te pakihi.
• He ngawari te whakamahiKo te taputapu ka taea te whakaiti i te aukati o roto; me te whakangungu poto, me kaha te tangata ki te whakahaere i nga kaupapa (mai i te kaute ki te hoko).
• Te tiaki raraungaWhakaritea te whakamunatanga, te taapiri, te mana uru, nga raarangi mahi, me te hanganga ture GDPR/ISO; Ko te haumarutanga kaore e taea te whiriwhiri.
• Waea pūkoro me te uru mamao: Na ka taea e koe te tiimata i nga rerenga me te whakatau mai i to waea pūkoro i waho o te tari me te kore he raruraru.
• Tauineine: Aromātaihia tona kaha ki te tipu ki a koe (nga kaiwhakamahi, GB / TB, nga tari hou) me tona ngawari ki te whakauru ki te ERP / CRM / īmēra.

Ko te raupaparorohiko DMS pai e whakawhanaunga ana, e whakarōpū ana, e whakaaunoa ana, me te whakarite i te haumarutanga, te hanganga ture, me te rapunga matatau ka kitea te tuhinga i roto i nga hēkona.Me nga mea katoa e korerohia ana i konei, he maha nga taputapu kua whakamatauhia e koe mo te whakatinana i tetahi turanga mamati pakari me te whai hua e tautoko ana i nga mea katoa mai i te tari kotahi ki te kaporeihana tino hiahia.