Целосен водич за етикети на Gmail: Како да ја организирате вашата е-пошта како професионалец

Ефикасното управување со е-пошта е од суштинско значење денес, особено ако користите Gmail и за лични и за професионални цели. Ако некогаш сте се чувствувале преоптоварени од бројот на пораки што ги добивате или не сте во можност да најдете е-пошта кога ви е најпотребна, веројатно сè уште не ги користите целосно етикетите на Gmail. Совладувањето на употребата на етикети ќе ви овозможи да категоризирате, пронајдете и управувате со вашето сандаче на многу попаметен начин., заштедувајќи време и внесувајќи ред во вашиот секојдневен живот.

Во оваа статија ќе ви кажам Сè што треба да знаете за етикетите на Gmail. Од тоа што точно претставуваат и како се разликуваат од папките, до тоа како да креирате, прилагодувате, конфигурирате и користите филтри за да го направите организирањето на вашите е-пораки практично автоматско. Плус, ќе ви покажам трикови за прикажување или криење етикети и како да ги искористите напредните функции како што се вгнездување и совпаѓање на бои.

Што е етикета во Gmail и за што се користи?

Етикетите во Gmail се единствена алатка за класификација што ги заменува традиционалните папки што се користат во другите менаџери за е-пошта. За разлика од оние папки, каде што можете да зачувате само една е-пошта одеднаш, Во Gmail, една порака може да има неколку етикети истовремено., што ви овозможува да ги организирате вашите е-пораки според различни критериуми. На пример, можете да доделите етикета за секој клиент и проект на истата е-пошта и да пристапувате до неа преку која било од категориите кога и да ви треба.

Како да имаш дигитални стикери во различни бои и имиња залепени врз вашите пораки, олеснувајќи го нивното лоцирање и класифицирање без ограничувања. Ова е особено корисно за оние кои управуваат со голем обем на е-пошта или сакаат да филтрираат и пребаруваат пораки врз основа на различни теми или контексти.

Клучни разлики помеѓу етикетите и папките

Важно е да биде јасно дека Етикетите и папките не се иста работа. Иако и двата се користат за организирање на пораки, етикетите обезбедуваат поголема флексибилност. Кога ќе избришете е-пошта во Gmail, таа исчезнува од сите етикети што ѝ биле доделени и од вашето сандаче. Освен тоа, Можете да примените една или повеќе етикети на една порака, нешто невозможно со традиционалниот систем на папки.

Ознаките, исто така, физички не влијаат врз складирањето на пораките.; Тие се едноставно визуелни маркери што го олеснуваат последователното класификација и пребарување. На овој начин, ќе добиете ефикасност и ќе го организирате вашето сандаче на начинот на кој сакате.

Предности од користењето етикети во Gmail

• Повеќекратна класификацијаИстиот разговор или е-пошта може да има повеќе ознаки за да можете да ги најдете во различни контексти.
• ПерсонализацијаИзберете имиња, бои и гнездечки ознаки едно под друго за да креирате подкатегории.
• Визуелен редоследБлагодарение на боите и поставеноста во страничната лента, вашите етикети се лесни за препознавање на прв поглед.
• АвтоматизацијаСо филтрите на Gmail, можете автоматски да доделите етикети на е-пораки што исполнуваат одредени критериуми.

Како да креирате етикета во Gmail

Можете да креирате нови етикети на два главни начина, во зависност од тоа дали сакате да ги доделите при креирање е-пошта или едноставно да ги организирате од страничната лента. Подолу, ќе ги објаснам обете опции чекор по чекор за да не пропуштите ништо.

Креирајте и доделете етикета на одредена е-пошта

1. Отворете ја е-поштата или изберете повеќе пораки од листата.
2. Кликнете на иконата «Тагови» (изгледа како цена, обично на врвот).
3. Во паѓачкото мени ќе ја видите листата на постоечки ознаки и опцијата за креирај нова етикета.
4. Внесете го името на новата етикета. Доколку сакате, можете да го вгнездите под постоечка за да ја направите подознака.
5. Кликнете на "Креирај» и на крај кликнете на «Применуваат» за да ја доделите таа етикета на избраните пораки.

Креирајте етикета директно од страничната лента

1. Одете на листата со етикети од левата страна на почетниот екран на Gmail.
2. Скролувајте до дното на таа листа и изберете „нова етикета“.
3. Внесете го посакуваното име и, ако сакате, изберете родителска ознака под која ќе ја вгнездите.
4. Кликнете на "Креирај» и вашата нова етикета ќе биде достапна за употреба во секое време.

Доделете бои на етикети

Прилагодете ги етикетите со бои Тоа е одличен начин брзо да ги идентификувате и да им дадете пријатен визуелен допир. Gmail ви овозможува да доделите основни или прилагодени бои на секоја етикета, што е многу корисно кога имате многу етикети и сакате да ги разликувате на прв поглед.

1. Задржете го курсорот над саканата етикета во левата странична лента додека не се појави иконата. три бода вертикално.
2. Кликнете на таа икона и изберете ја опцијата «Боја на етикетата".
3. Изберете од стандардните бои или дефинирајте прилагоден.

Боите помагаат да означете ги најважните етикети или визуелно групирајте поврзани ознаки, што го поедноставува секојдневното управување.

Преименувај, бришеш и организирај етикети во Gmail

Покрај креирањето и прилагодувањето, Можете да менувате, бришете или вгнездувате ознаки кога и да е. Оваа флексибилност ви овозможува да ја организирате вашата е-пошта во Gmail за да се прилагоди на вашите потреби дури и кога вашите приоритети се менуваат.

Преименувај ознака

1. Поместете го курсорот над етикетата за која станува збор и кликнете кликнете на иконата со три точки.
2. Изберете „Измени“ и променете го името на етикетата според вашите преференции.

Вгнездување на ознаки (креирање подознаки)

1. Задржете го курсорот над етикетата и повторно пристапете до менито со три точки.
2. Изберете ја опцијата „Измени“ и сега можете да изберете еден главна етикета под кое да се вгнезди оној што го уредувате.

Ова ви овозможува да креирате хиерархиски или тематски структури за вашите е-пораки, групирајќи ги под-ознаките под општи етикети како што се „Клиенти“, „Проекти“, „Фактури“ итн.

Избриши ознака

1. Исто како и во претходните чекори, задржете го курсорот над етикетата и кликнете кликнете на трите точки.
2. Изберете опција „Отстрани ознака“.

Се сеќавам Бришењето на етикетата не ги брише поврзаните пораки; Тие едноставно ја губат таа ознака, но сепак ќе бидат видливи во вашата послужавник или под други етикети што се нанесени.

Совети за максимално искористување на етикетите на Gmail

• Често прегледувајте ги и ажурирајте ги вашите етикети за да не ја изгубат својата корисност и да продолжат да се прилагодуваат на вашата рутина.
• Користете го бои на логичен начин, доделувајќи сличен опсег на истата тематска група за лесно идентификување на вашите е-пошти.
• Комбинирајте ознаки и филтри за да се избегне рачно преоптоварување и сè да биде уредно средено со малку напор.
• Сокријте ги етикетите што ретко ги користите и прикажувајте ги само кога е потребно, за да имате почист и побрз интерфејс за консултирање.

Ограничувања на употреба и препораки

Иако Gmail дозволува импресивен број на етикети, треба да знаете дека вишокот може да го забави полнењето на страничната послужавник ако надминете 500 видливи. Затоа, препорачливо е да се исчистат старите ознаки или да се консолидираат оние што го изгубиле своето значење за да се избегне преоптоварување на системот.

Друго релевантно ограничување е тоа што, иако пораката може да има неколку етикети, Бришењето на таа е-пошта ја отстранува од сите етикети одеднаш и од приемното сандаче.. Важно е да се има предвид ова за да не се изгубат релевантни информации случајно.

Разбирањето и совладувањето на начинот на користење на етикетите во Gmail целосно го трансформира корисничкото искуство, овозможувајќи ви да ја организирате, лоцирате и управувате вашата е-пошта на многу попрактичен и поинтуитивен начин. Благодарение на ова, можете да го организирате вашето сандаче, да го намалите времето за пребарување и поефикасно да управувате со вашите пораки..

Алберто Наваро

Јас сум технолошки ентузијаст кој своите „гикови“ интереси ги претвори во професија. Поминав повеќе од 10 години од мојот живот користејќи најсовремена технологија и непречено со сите видови програми од чиста љубопитност. Сега сум специјализиран за компјутерска технологија и видео игри. Тоа е затоа што повеќе од 5 години пишувам за различни веб-локации за технологија и видео игри, создавајќи статии кои се обидуваат да ви ги дадат потребните информации на јазик што е разбирлив за секого.

Ако имате прашања, моето знаење се движи од се што е поврзано со оперативниот систем Виндоус како и Андроид за мобилни телефони. И мојата посветеност е кон вас, јас сум секогаш подготвен да потрошам неколку минути и да ви помогнам да ги решите сите прашања што може да ги имате во овој интернет свет.