Како да управувате со SharePoint Online со Copilot: чекори, најдобри практики и целосна контрола на податоците

¿Како да управувате со SharePoint Online со Copilot? Современото управување со SharePoint Online прави квантен скок напред благодарение на вградената интеграција на Microsoft Copilot и напредниот пакет за управување што Microsoft 365 ни го става на дофат на раката. ИТ менаџерите и администраторите на локации знаат дека балансирањето на продуктивноста, контролата на податоците, безбедноста и беспрекорното корисничко искуство може да биде комплексно. Сега, асистентот на копилот станува клучен сојузник во трансформирањето на оваа сложеност во агилни, колаборативни и безбедни резултати., и за големи компании и за мали организации кои се посветени на дигитална работа.

Но, како да управувате со SharePoint Online за да ги искористите максимално предностите на Copilot? Ова упатство е најактуелно и најсеопфатно на шпански јазик, изградено со најрелевантни и најнови информации. Овде ви покажуваме како да имплементирате, конфигурирате и користите Copilot и напредна администрација на SharePoint, интегрирајќи безбедносни практики, спречување на прекумерна изложеност на податоци и интелигентна автоматизација на процеси и содржини - сè со практичен пристап прилагоден на работата на тимовите во реалниот свет.

Што е Copilot во SharePoint Online и зошто е новиот камен-темелник за администрација?

„Копилот“ е интелигентен асистент со вештачка интелигенција што „Мајкрософт“ го интегрира во целиот пакет 365, вклучувајќи го и SharePoint Online.Овој асистент овозможува сè, од креирање и управување со содржина до интелигентно управување со агенти, контрола на пристап и безбедност на документи. Благодарение на неговите напредни јазични модели и нативната врска со дозволите и податоците на закупецот, Копилотот обезбедува контекстуални одговори, ги автоматизира задачите и им овозможува на администраторите да ја одржат контролата врз информациите без да ја изгубат агилноста..

Во SharePoint Online, Copilot ви овозможува не само да креирате и рафинирате страници и содржина, но исто така и спроведување политики за животниот циклус, идентификување на ризици од прекумерна изложеност, поддржува конфигурација на дозволи, па дури и комуницира со прилагодени агенти кои помагаат да се одговорат прашања и да се извршат сложени задачи. Пред да продолжиме, ве предупредуваме дека во Tecnobits Имаме десетици водичи за Copilot и неговите поставки, како на пример овој на Како да инсталирате Copilot во Office 365, може да биде корисно.

Предуслови и први чекори за подготовка за SharePoint Online со Copilot

Пред да го активирате Copilot и да го извлечете максимумот од SharePoint Online, важно е да исполните низа барања и да направите добро планирање.:

• Соодветни лиценци: Основата е поседувањето на Microsoft 365 Copilot и, за напредни функции, E5 лиценци и SharePoint Advanced Management (SAM).
• Поставување на тест-окружување: Подгответе средина со песок каде што можете да ги потврдувате конфигурациите без да влијаете на секојдневните операции.
• Пилот тестови: Изберете група на рани корисници за да ја тестирате интеграцијата и да соберете реални повратни информации.
• План за комуникација: Информирајте ги и едуцирајте ги корисниците за промените и новите функции на Copilot, минимизирајќи ги недоразбирањата.
• Преглед на политиките за пристап и безбедност: Прилагодете ги политиките за условен пристап, повеќефакторска автентикација и пребарување и споделување за да спречите ризик.
• Проверка и прилагодување на мрежата: Обезбедува инфраструктурата да ги исполнува барањата барања за поврзување и безбедност за што е потребен Microsoft 365 Copilot.

Постоењето на солидна основа гарантира дека Copilot и SharePoint ќе работат заедно, безбедно и ефикасно. од самиот прв момент.

Напредна администрација на SharePoint: Оперативниот центар за Copilot

Додатокот Напредно управување со SharePoint (SAM) Тоа е суштински акцелератор за секоја организација што сака да ги искористи предностите на интелигенцијата и автоматизацијата што ги нуди Copilot.

• Избегнувајте прекумерно споделување и преоптоварување на изворите на податоци, подобрувајќи ја точноста на резултатите генерирани од Copilot.
• Го следи животниот циклус на страниците и содржината, идентификување и чистење на она што е застарено или неактивно.
• Контролирајте, ограничете и ревидирајте пристап до документи и страници, применувајќи интелигентни политики и етикети за чувствителност.

Преку Центарот за администрација на SAM, можете да прегледувате детални извештаи, да применувате групни дејства, да автоматизирате известувања и да ја синхронизирате безбедноста и усогласеноста низ целата ваша организација. Интеграцијата со копилот додава разговорлив и интелигентен слој што го поедноставува донесувањето одлуки и секојдневното управување..

Најдобри практики и клучни чекори за подготовка на SharePoint за Copilot

Подготовката на податоците, управувањето и безбедноста се од суштинско значење. Еве неколку препораки што не можете да ги игнорирате:

1. Намалете ги дозволите за случајно споделување и контрола

Во SharePoint, Избегнувањето на прекумерна експозиција е од суштинско значење, така што Copilot враќа само релевантни и авторитативни информации.За да го направите ова:

• Конфигурирајте ги поставките за споделување на ниво на закупец и локација, прилагодувајќи ги стандардните дозволи на „одредени луѓе“ наместо на целата организација.
• Крие опции со широк спектар на ризици како „Сите освен надворешните корисници“ за да се ограничи радиусот на изложеност.
• Ги едуцира и обучува сопствениците на локации да управува со барањата за пристап и темелно да се разгледа кој може да пристапи до податоците.

2. Обезбедете валидност на сопствениците на страницата

Сопствениците на страници се последната линија на одбрана за управување со содржината и чистота.

• Извршува директиви за имотот да се детектираат локации без најмалку две јасни одговорни страни.
• Овозможете автоматски известувања за овие сопственици за да ја потврдат активноста, дозволите и потребата од продолжување на одржувањето на страницата.
• Ги ажурира записите за имотот во активен режим и бара периодични прегледи.

3. Чистење на неактивни локации и управување со животниот циклус

Старата содржина е најголемиот непријател на точноста на Copilot.Акумулацијата на застарени податоци ги распрснува изворите и генерира збунувачки или ирелевантни одговори.

• Идентификува локации без релевантна активност за дефинирани периоди (3, 6, 9 или 12 месеци).
• Издавајте известувања за сопствениците за да ја потврдат нивната корисност.
• Ставете ги непотребните елементи во режим само за читање и закажете автоматско архивирање по договореното време.
• Користете го извештаи со вештачка интелигенција од SAM за да добиете автоматски препораки за тоа какви дејства да преземете.

Поврзана статија:

Како да се автоматизираат повторливи задачи со Power Automate: Напреден водич

4. Откривање на потенцијално прекумерно споделувана содржина

Со извештаи за активност и дозволи можете да идентификувате жаришта на прекумерна изложеност:

• Прегледајте ги извештаите за активности за содржина споделена со „секој“, „сите освен надворешни“ или „членови на организацијата“.
• Користете го Извештајот за основна линија за прекумерна експозиција за да го процените бројот на корисници со пристап врз основа на дефинирани прагови.
• Преземајте, филтрирајте и анализирајте податоци за брзо реагирање на сомнителни ситуации.

5. Контролирајте и ограничете го пристапот до содржината

Кога ќе откриете ризици, Copilot ви помага да го централизирате и ублажите неовластениот пристап., но одлуката и извршувањето секогаш паѓаат на администраторот:

• Иницирајте прегледи на пристап со сопствениците на страницата.
• Ограничете го пристапот до одредени групи со политиката „Ограничена контрола на пристап (RAC)“, така што само неопходните корисници ќе продолжат да гледаат информации, и во SharePoint и во OneDrive.
• Овозможете ја политиката „ограничено откривање на содржина“ за да ја скриете содржината од Copilot и организациското пребарување без да ги менувате дозволите.
• Комбинирајте ги обете опции во најкритичните области.

6. Проактивни акции на стратешки локации

Клучните локации на организацијата бараат дополнителна заштита од првата минута.:

• Применувајте RAC при обезбедување нови локации, избегнувајќи прекумерно споделување уште од самиот почеток.
• Блокирајте ги преземањата, особено снимките од Teams, кога е потребно.
• Размислете за енкрипција со „права за екстракција“ за документи со големо влијание.

Интеграција и управување со агенти во SharePoint и Copilot

Друга од револуциите што ги носи Copilot е можноста за Креирајте, управувајте и споделувајте интелигентни агенти во SharePoint за помош, задачи за учење и автоматизација:

• Секој член со дозволи за уредување може да креира свој агент., кое потоа може да се уредува, споделува, па дури и одобрува од сопственикот на страницата.
• Сопствениците можат да означат агент како „одобрен“ и да го доделат како стандардно прво искуство за посетителите.
• Агентите можат да бидат прикачени, уредувани или споделувани од панелот за разговор на Copilot, олеснувајќи ја соработката и пристапот.
• Тие можат да се избришат како и која било друга датотека на страницата, што го олеснува ротирањето и чистењето на застарените агенти.

Создавање богата содржина со Copilot во SharePoint

Copilot не е само мотор за управување и безбедност, туку го револуционизира и начинот на кој креирате и објавувате содржина во SharePoint.:

• Креирање страници од шаблони: Изберете од однапред дизајнирани шаблони како што се билтени, најави за настани или новости и прилагодете ги со паметни инструкции и прилози.
• Креирање од отворени известувања: Започнете со реченица и дозволете Copilot да предложи структура, дизајн и содржина, прилагодувајќи го резултатот онолку пати колку што е потребно.
• Идеи за дизајн: Copilot предлага визуелни подобрувања и подобрувања на распоредот за да се направи секоја страница привлечна и професионална.
• Паметно препишување: Уредникот за богат текст ви овозможува да ги рафинирате пораките, да им дадете природен или професионален тон, па дури и да сумирате или проширите информациите по потреба.

Како да додадете SharePoint како извор на знаење во Copilot Studio

Copilot ви овозможува да го интегрирате SharePoint како извор на податоци за генеративни одговори., што ја зголемува релевантноста на информациите доставени преку агенти и асистенти:

1. Отворете го агентот во Copilot Studio.
2. Кликнете на „Додај знаење“ од соодветниот дел.
3. Изберете „SharePoint“ и внесете ја URL-адресата на страниците што сакате да ги додадете (можете да вклучите повеќе со користење на Shift + Enter).
4. Дајте му име и точен опис, бидејќи вештачката интелигенција ќе ги користи тие информации како контекст.
5. Кликнете на „Додај“ и дефинирајте ги сценаријата за автентикација: по дифолт, Copilot Studio се автентицира со Microsoft Enter ID, но можете да го прилагодите Scopes и рачна автентикација ако ви се потребни порестриктивни сценарија.

Основни безбедносни мерки за управување со SharePoint Online со Copilot

Мултифакторска автентикација (MFA)

Овозможи MFA за сите управувани корисници и компјутери преку административниот центар на Microsoft 365, како и конфигурирање на политики за условен пристап врз основа на ниво на ризик, локација и уред.

Ревизија и чување евиденција

• Овозможете унифицирано евидентирање на ревизии во Microsoft Purview за да ги евидентирате сите дејства на корисниците и администраторите.
• Дефинирајте политики за задржување врз основа на регулаторните потреби и периодично прегледувајте ги логовите за аномалии.

Контроли за доверливи информации

• Извозете ги 100-те најкористени страници и прегледајте ги потенцијалните ризици од прекумерна изложеност со извештаите на SAM и Microsoft Purview DSPM.
• Оневозможете широко споделување и ревидирајте ја активноста на Copilot за да спречите протекување на информации.
• Користете етикети за чувствителност за класифицирање, шифрирање и ограничување на податоците низ документи, страници и групи.

Применувајте и управувајте со етикети за чувствителност во SharePoint со Copilot

Ознаките за чувствителност на Microsoft Purview се клучни за заштита на информациите и контрола на начинот на кој се користи Copilot.:

1. Креирајте етикети од порталот Microsoft Purview и објавете ги за сите корисници или само за одредени групи.
2. Конфигурирајте дали етикетата само ја означува содржината или применува и шифрирање и ограничувања за пристап.
3. Доделете стандардни етикети на библиотеките со документи, користејќи ја опцијата за проширување на заштитата дури и на преземања доколку ви е потребна максимална безбедност.
4. Поставете синхронизација на ознаки за страници, групи и работни простори.
5. Користете автоматско означување на услуги за сценарија каде што не сакате да се потпирате на рачен внес од корисникот.

Превенција од губење на податоци (DLP) и адаптивна контрола врз чувствителни информации

La спречување на губење на податоци (DLP) Вградениот во Purview помага да се спречат случајни протекувања на податоци низ сите точки: SharePoint, Teams, Exchange и уреди.

• Дефинира политики што анализираат и заштитуваат чувствителни податоци (на пр., кредитни картички, броеви на социјално осигурување, медицински податоци).
• Преземете автоматски дејства: блокирајте ги поднесувањата, предупредувајте ги корисниците или активирајте ги тековите за известувања и санации.
• Овозможете адаптивна заштита со поврзување на DLP со управувањето со инсајдерски ризик за динамично прилагодување на нивото на контрола врз основа на инциденти во однесувањето.

Континуирано следење и ревизија во Copilot и SharePoint Online

Редовните прегледи, анализата на логовите и следењето на барањата и одговорите од Copilot се од витално значење за одржување на безбедноста и усогласеноста.:

• Користете извештаи за историјата на промени за да ревидирате кој што направил и кога, и на локацијата и на глобално ниво.
• Објавувајте ги овие извештаи неделно за време на почетната фаза на усвојување, а потоа прилагодете ја фреквенцијата.
• Користете ги алатките за истражување на содржини и активности за да ја следите примената на етикетите за задржување и чувствителност, како и потенцијалните инциденти што вклучуваат чувствителни податоци.

Оневозможете го ограниченото пребарување на SharePoint (RSS) при премин на Copilot

RSS е привремено решение кое го ограничува пребарувањето на дозволени страници додека дозволите се прегледуваат и корегираат.Кога конфигурацијата е веќе безбедна, Оневозможете го RSS и дозволете Copilot и пребарувањето да пристапат до целата овластена содржина, зголемувајќи ја точноста и вредноста на генерираните одговори.

• Оневозможете го RSS целосно користејќи PowerShell (Set-SPOTenantRestrictedSearchMode).
• Отстранете ги страниците од дозволената листа со Remove-SPOTenantRestrictedSearchAllowedSite.
• Ако одржувате RSS, осигурајте се дека само навистина безбедни страници се вклучени во листата на дозволени.

Задржување на податоци и животен циклус: елиминирајте ги непотребните податоци и почитувајте ги прописите

• Користете ги политиките за задржување од Purview за автоматско задржување или бришење документи, е-пошта и содржина од Copilot врз основа на правни или деловни потреби.
• Поставете исклучоци со специфични етикети за задржување за критична содржина.
• Следете го почитувањето и спроведувањето на задржувањето со алатки за известување и истражувачи на активности.

Ги следи и контролира интеракциите и одговорите генерирани од Copilot

• Применувајте однапред дефинирани политики за усогласеност со комуникациите во Purview за да откриете несоодветен јазик, протекување или злоупотреба во барањата и одговорите на Copilot.
• Периодично прегледувајте ги логовите и ревизиите за да ги исправите инцидентите и да ја измерите вистинската употреба на Copilot.

Континуирана оптимизација: Ресурси, усвојување и обука за Copilot и SharePoint

Оптималната имплементација и администрација на Copilot во SharePoint Online е тековен процес.:

• Создадете пионерски кориснички заедници за да собирате повратни информации и да идентификувате можности за подобрување.
• Воведување на постепено усвојување, следење на влијанието, подготвеноста и задоволството користејќи ги алатките на Viva Insights и извештаите за користење на Microsoft 365.
• Искористете ги ресурсите за обука и комплетите за воведување во тимот на Microsoft за да го проширите знаењето низ сите тимови.
• Доколку имате голем број лиценци, погледнете ги опциите за поддршка и помош на FastTrack или имплементирајте проекти за коинвестирање со Microsoft и официјални партнери..

Конечно, доколку на вашата организација ѝ се потребни уште повеќе прилагодени сценарија, Copilot Studio и екосистемот Power Platform ви овозможуваат да ја проширите функционалноста, додавајќи специфични интеграции и автоматизации, а секогаш да ја почитувате безбедноста и управувањето.

Управувањето со SharePoint Online на напреден начин со помош на Copilot отвора нов хоризонт на ефикасност, безбедност и практичност.; комбинацијата од централизирана контрола, автоматизација, интегрирана заштита и контекстуална помош му овозможува на секој тим да ги чува своите податоци заштитени, продуктивни и секогаш под контрола. За повеќе информации за темата, погледнете го Официјална страница на Microsoft 365 Copilot.

Поврзана статија:

Крајниот водич за автоматизирање на повторувачки задачи во Windows 11 со Power Automate Desktop

Кристијан Гарсија

Страст за технологијата уште од мал. Сакам да бидам ажуриран во секторот и, пред сè, да го комуницирам. Затоа долги години сум посветен на комуникацијата на веб-страниците за технологија и видео игри. Може да ме најдете како пишувам за Android, Windows, MacOS, iOS, Nintendo или која било друга поврзана тема што ќе ви падне на ум.