Ја изгубивте вашата Excel датотека? Целосен водич за разбирање и избегнување на грешки во зачувувањето

Дали имате проблеми со зачувувањето на вашите датотеки во Excel? Оваа ситуација може да биде навистина фрустрирачка, особено ако сте поминале многу време работејќи на вашата табела и се плашите дека ќе ги изгубите сите ваши промени. Microsoft Excel е една од најшироко користените алатки за управување и анализа на податоци, па затоа Наидувањето на грешки при обидот за зачувување документи е едно од најчестите прашања и загрижувачки кај неговите корисници.

Во оваа статија, ќе ги разгледаме сите Можни причини што можат да го спречат Excel да ги зачува вашите датотекии ќе обезбедиме детални решенија за секој случај. Тука ќе најдете не само чекори по чекор, туку и јасни објаснувања и корисни совети за да избегнете вакви проблеми во иднина. Ајде, остани и ќе ти објасниме. како да се опоравите од овие ситуации и да ги спречите.

Како функционира процесот на зачувување во Excel и зошто може да не успее

Пред да се впуштате во решенија, важно е да разберете како Excel зачувува датотеки, бидејќи процесот не е толку едноставен како што изгледа. Excel, кога рачно или автоматски зачувувате работна книга, прво креира привремена датотека на истата локација како и оригиналниот документ.. Откако ќе заврши зачувувањето, избришете ја оригиналната датотека и дајте ѝ го точното име на привремената датотека. Доколку се појават какви било проблеми за време на овој процес, може да се појават различни видови грешки, а датотеката со најновите промени може да не биде правилно зачувана.

Прекини во процесот на зачувување може да се должи на многу причини: од притискање на копчето „Esc“, проблеми со хардверот, проблеми со софтверот, проблеми со антивирусот, конфликти со дозволи, предолги патеки на датотеки или дури и недостаток на простор на дискот. Исто така, треба да бидете внимателни со мрежните локации или надворешните дискови, бидејќи ако врската се изгуби додека Excel зачувува, може да завршите со оштетени датотеки или незачувани промени.

Чести пораки за грешки при зачувување датотеки во Excel

Меѓу најчестите пораки за грешка кога Excel не ја зачувува датотеката, се издвојуваат следниве:

• „Документот не е зачуван“
• „Документот не беше целосно зачуван“
• „Не може да се пристапи до документот само за читање.“ »
• "Целосен диск"
• „Откриени се грешки при зачувувањето...“
• „Името на датотеката не е валидно“

Секоја од овие грешки укажува на различна причина., па затоа е најдобро да се идентификува точната порака пред да се бара соодветно решение.

Главни причини зошто Excel не ги зачувува промените

Според официјалната документација, форумите за помош и корисничките искуства, Најчестите причини зошто Excel дава проблеми при зачувување на датотеки се:

• Недостаток на дозволи на одредишната папкаАко немате дозволи за читање, пишување или менување на папката каде што се обидувате да ја зачувате работната книга, Excel нема да може да го заврши зачувувањето.
• Приклучоци од трета странаНекои додатоци инсталирани во Excel може да се мешаат во процесот на зачувување, предизвикувајќи неочекувани падови или грешки.
• Оштетени или корумпирани датотекиАко оригиналната датотека е оштетена, Excel може да спречи правилно складирање на промените.
• Недоволен простор на дискот: Ако дестинацијата нема слободен простор, Excel нема да ја заврши операцијата на зачувување.
• Софтверски антивирусНекои антивирусни програми може да го блокираат процесот на зачувување, особено ако скенираат нови датотеки или ги менуваат отворените датотеки за време на скенирањето.
• Конфликти или заклучувања за споделувањеАко датотеката е отворена од некој друг или во друга инстанца на Excel, може да се појават грешки при зачувувањето.
• Патеката на датотеката е предолгаExcel го ограничува името на датотеката плус целосната патека на 218 знаци. Ако го надмине, ќе добиете грешка со неважечко име.
• Проблеми со поврзување на мрежни локацииАко зачувувате датотеки на мрежен диск и врската се изгуби, зачувувањето може да не успее и може да ги изгубите неодамнешните податоци.
• Датотеки во режим само за читање: Датотеката може да го има овозможено овој режим или можеби вие не сте сопственик, што ја ограничува можноста за нејзино зачувување со промените.
• Хардверски грешки (диск, USB-уреди, итн.)Физички дефект или исклучување на дискот за време на зачувувањето, исто така, може да предизвика грешки и оштетени датотеки.
• Датотеки заклучени од системот или друга апликација: Ако датотеката ја користи друга програма, тоа може да спречи зачувување.

Како да го поправите проблемот Excel што не ги зачувува промените?

Ајде да ги разгледаме најефикасните решенија за секој конкретен случај, едно по едно.

1. Проверете и изменете ги дозволите за папките

Најпрво Проверете дали имате доволно дозволи во папката каде што ја зачувувате датотеката. Кликнете со десното копче на папката, изберете Својства, пристап до табот безбедност и проверете ги дозволите доделени на вашиот корисник. Ако немате дозвола за пишување или менување, побарајте од администраторот на тимот да ви ги одобри или обидете се да ја зачувате датотеката на друга локација каде што ги имате.

2. Зачувајте ја датотеката како нова работна книга или со друго име

Една од првите препорачани дејства кога Excel не ви дозволува да зачувате е да ја користите опцијата Зачувај како и променете го името или патеката на датотеката. На овој начин, избегнувате пребришување на оригиналната датотека и избегнувате падови или временски ограничувања. За да го направите ова:

1. Пристапете до менито архива и изберете Зачувај како.
2. Внесете друго име и обидете се да го зачувате на друга локација.

Оваа тактика е често ефикасна кога конфликтот е околу дозволи, оштетени привремени датотеки или привремени падови.

3. Преместете ги оригиналните табеларни пресметки во друга работна книга

Ако датотеката изгледа оштетена или постојано не може да се зачува, корисна техника е преместете ги сите листови (освен еден лист за полнење) во нова работна книга. А) Да:

1. Додајте лист за полнење со Shift + F11.
2. Групирај ги сите оригинални листови освен листот за полнење (кликнете на првиот, Shift-кликнете на последниот).
3. Десен клик и изберете Премести или копирај… > изберете (Нова книга) > Прифати.

На овој начин, често можете да ја зачувате новата датотека без грешки и да ја вратите целата содржина, вклучително и VBA макроа, со рачно копирање на модулите. Ако сакате да дознаете повеќе за тоа како да избегнете грешки во Excel, препорачуваме да ја прегледате нашата статија на Грешки BitLocker во Windows.

4. Зачувај како различен тип на датотека (.xlsx, .xlsm, итн.)

Понекогаш оригиналниот формат на датотека е оштетен. Промената на типот на датотека може да го реши проблемот. За да го направите ова:

1. En архива, притиснете Зачувај како.
2. опцијата Тип, изберете различен формат (на пример, .xlsm за датотеки со макроа или .xlsx ако оригиналот беше . XLS).

Со ова можете да ги елиминирате старите некомпатибилности или грешки во форматирањето.

5. Обидете се да ја зачувате датотеката на друга локација

Ако се сомневате дека проблемот може да е на одредишниот диск (на пример, надворешен диск, мрежен диск или ограничена папка), зачувајте ја датотеката на работната површина или во друга локална папка на вашиот тим. Ова ги исклучува проблемите со мрежата, дозволите или просторот. Исто така, ако имате какви било прашања во врска со враќањето на незачуваните датотеки, можете да го погледнете нашиот туторијал на врати незачувани Word датотеки.

6. Зачувајте ги новите датотеки на оригиналната локација

Креирајте нова работна книга во Excel и зачувајте копија во истата папка каде што беше оригиналната. Ако не можете, проблемот веројатно е во дозволите, недоволниот простор на дискот или конфликтот со софтверот. Ако можете да ја зачувате новата датотека, проблемот може да биде во форматот или содржината на оригиналот.

7. Стартувајте го Excel во безбеден режим

Многу пати Додатоците од трети страни предизвикуваат проблеми при зачувување на датотеки. За да проверите дали ова е причината:

• Опција 1: Притиснете и задржете го копчето Ctrl и отворете го Excel, потврдете ја пораката за безбеден режим.
• Опција 2: Притиснете Windows + R, пишува ексел / безбеден и притиснете Enter.

Ако можете да зачувате во безбеден режим, деактивирајте ги или отстранете ги додатоците еден по еден додека не го пронајдете виновникот. За да го направите ова:

1. Отворете го Excel нормално.
2. мени архива > опции > Дополнувања.
3. На дното, изберете Приклучоци COM и притиснете Ir.
4. Отштиклирајте ги сите додатоци и рестартирајте го Excel.

8. Проверете го достапниот простор на дискот

Една од најкласичните причини е немањето доволно слободен простор. Користете го File Explorer за да проверите дали има слободен простор. Ако е полна, ослободете простор со празнење на ѓубрето, бришење на привремени датотеки или проширување на партицијата со алатки како Господар на партиции на EaseUS или слично.

9. Привремено оневозможете го антивирусниот софтвер

Некои антивирусни програми може да скенираат нови датотеки или документи во реално време, привремено блокирајќи го нивното зачувување. Привремено оневозможете го антивирусот додека зачувувате, но не заборавајте да го активирате подоцна. Ако грешката исчезне, проверете ги поставките за антивирус за да ги исклучите папките каде што зачувувате Excel документи.

10. Поправете ја вашата Office инсталација

Ако ништо не работи, вашата инсталација на Office може да е оштетена. За да го поправите:

1. Одете во Контролна табла > Програми и функции.
2. Барај Microsoft Office, кликнете со десното копче и изберете Поправка.
3. Изберете Брза поправка (побрзо) или Онлајн поправка (подлабоко).

Потоа, обидете се повторно да ги зачувате вашите Excel датотеки.

Специфични грешки и нивни решенија

„Не може да се пристапи до документот што е само за читање.“

Ова може да биде затоа што датотеката е означена како само за читање или затоа што друга инстанца ја заклучила. Решенија:

• Проверете дали имате дозволи за уредување.
• Зачувајте ја датотеката со друго име или на друга локација.
• Затворете ги сите инстанци на Excel и повторно отворете само една.

„Дискот е полн“

Како што споменавме, Ослободете простор на дискот или обидете се да зачувате на друг диск. Ако зачувувате на надворешни дискови, проверете дали се правилно поврзани и дали се исклучуваат за време на зачувувањето.

„Името на датотеката не е валидно“

Проверете дали целата патека (вклучувајќи ги папките и имињата на датотеките) не надминува 218 знаци. Ако е така, скратете ја патеката со зачувување на датотеката во root папка (како на пр. C: \) и користете кратко име.

Грешки при зачувување на мрежни локации

Ако работите на мрежа и ја изгубите врската додека работите, Excel може да спречи зачувување, па дури и да прикаже пораки за грешка во врска со недостапни мрежни патеки. Ако ова се случи:

• Зачувајте ја датотеката локално и копирајте го назад на мрежниот диск кога ќе се воспостави врската.
• На Windows мрежи, можете да го измените регистарот за да ја подобрите отпорноста на случајни исклучувања.

Грешки поврзани со Visual Basic for Applications (VBA)

Ако датотеката содржи макроа или VBA и се оштети, Може да се обидете да го поправите со бришење на оштетените VBA проекти.. Како напредно решение, Препорачливо е да креирате резервна копија и користете алатки за визуелизација на структурирано складирање за да ги отстраните оштетените компоненти пред повторно да го отворите и зачувате документот.

Проблеми со оштетени или оштетени датотеки

Ако се сомневате дека вашата датотека е оштетена, Excel вклучува функција за отворете и поправете:

1. Отворете го Excel, одете на архива > Отворете.
2. Изберете ја проблематичната датотека.
3. На копчето за отворање, кликнете на стрелката надолу и изберете отворете и поправете.

Во сложени случаи, можете да прибегнете кон алатки од трети страни, како што се Поправка на Wondershare o Ѕвездена поправка за Excel, кои ви овозможуваат да ги поправите оштетените датотеки со враќање на табели, формули и други елементи.

Превентивни совети и враќање на незачувани датотеки

За да избегнете губење на работата во иднина, важно е:

• Овозможи и конфигурирај автоматско зачувувањеНа овој начин, Excel периодично ќе зачувува автоматски верзии.
• Поврзете ја вашата сметка на Microsoft и користете OneDriveОва ви овозможува да чувате автоматски резервни копии во облакот.
• Прилагодете ја фреквенцијата на автоматско зачувувањеМожете да го скратите интервалот за да ја зголемите безбедноста на вашите податоци.

Како да ги вратите незачуваните датотеки?

Ако сте го затвориле Excel без да зачувате, обидете се со овие методи:

• Отворете го Excel, одете на архива > информации > Управувај со книга > Вратете ги незачуваните книги. Тука можете да најдете привремени верзии.
• Пребарајте привремени датотеки во C:\Корисници\ВашетоИме\ПодатоцизаАпликација\Локално\Температурно (променете го „ВашетоИме“ во вашето корисничко име). Пребарајте датотеки со екстензија .тмп.

Овие методи ги зголемуваат шансите за враќање на вашата работа по неочекуван дефект.

Совети и трикови за да избегнете идни грешки во Excel

• Секогаш одржувајте го Office ажуриран за да ги искористите безбедносните закрпи и поправки.
• Избегнувајте да работите со датотеки складирани само на USB-уреди или нестабилни мрежни локации.
• Направете чести копии на различни локации (локално, во облак, надворешен диск).
• Бидете претпазливи со непроверени додатоци од трети страни и оневозможете ги ако не ви се потребни.
• Проверете го вашиот простор за складирање пред да работите со големи датотеки.

Овој сет на препораки помага да се намалат шансите за грешки при зачувување во Excel и одржувајте го интегритетот на вашите податоци во секое време.