Целосен водич за списоци на Microsoft: што е тоа и како функционира

Во рамките на екосистемот Microsoft 365, Листи на Мајкрософт Тоа е една од основните алатки да се организираат, следат и споделуваат информации на структуриран начин. Од следење инциденти и проекти до вклучување на вработени или управување со ресурси, оваа апликација се издвојува по својата флексибилност и леснотија на користење.

Ако работите како тим или едноставно сакате чувајте ги вашите информации организирани и достапни од каде било, еве решение кое не треба да го занемарите. Во оваа статија ќе ви кажеме во длабочина со што можете да направите Листи на Мајкрософт и како да ги користите нивните шаблони. Ќе ја разгледаме и неговата интеракција со други апликации како што се SharePoint или Teams.

Што е списоци на Microsoft и како функционира?

Microsoft Lists е апликација на Microsoft 365 наменета за интелигентно следење на информации. Можете да работите со него од веб, мобилен или дури директно од Microsoft Teams благодарение на неговата целосна интеграција.

Всушност делува како едноставна и визуелна база на податоци, составена од редови и колони во кои можете да вклучите текст, слики, датотеки, датуми, доделени, хиперврски и многу повеќе. Благодарение на неговиот систем за прегледување, можете да прикажувате информации на различни начини во зависност од целта: мрежа (стандардна опција), листа, календар или галерија. Списокот е сличен, но без можност за уредување онлајн. Галеријата добро се прилагодува на визуелната содржина, а календарот е совршен ако сакате да ги видите ставките дистрибуирани по датум.

Кога креирате нова листа, можете да започнете од нула, да користите постоечка листа како образец или да увезете табела на Excel. Може да се потпрете и на многубројните пред-дизајнирани шаблони што ги нуди Microsoft за конкретни случаи на употреба.

Сите списоци може да се прилагодат визуелно- Променете ги боите на заднината, доделете специфични икони и применувајте правила кои го менуваат нивниот изглед врз основа на нивниот статус. На пример, ставка со статус „Одобрена“ може да се појави со зелена позадина, додека друга „Под преглед“ ќе се појави во портокалова боја.

 

Однапред дизајнирани шаблони за секоја потреба

Ако имате малку време да креирате листа од нула, Списоците на Microsoft вклучува корисни шаблони прилагодени на различни сценарија. Овие шаблони се дизајнирани да се користат со само неколку кликања, одржувајќи специфична структура, сопствени полиња, прегледи и визуелни стилови.

Ова се некои од најпопуларните:

• Шаблон за управување со проблеми: идеален за следење на инцидентите со нивниот статус, приоритет и одговорни страни.
• Шаблон за маршрута на настанот: ги организира сите детали за настанот во јасна структура што може да се уредува.
• Модел на пациент: За здравствени средини, тоа ви овозможува да го снимите статусот, набљудувањата и потребите на секој пациент.
• Шаблон за апликација за заем: следење и контрола на процесот на одобрување заем.

Опции за организација, форматирање и правила

Покрај веќе споменатите ставови, можете да ја прилагодите секоја листа на вашиот работен тек воспоставување филтри, групирања, сортирање и автоматизирани правила. Некои од можностите се:

• Поставете предупредувања за е-пошта кога се менува состојба или се додава нов елемент.
• Условно сменете го форматот во зависност од содржината: бои, икони, стилови.
• Групни елементи по приоритет, датум, статус итн.
• Креирајте нови списоци од други, копирање на дизајнот и структурата.
• Увезете податоци од Excel со автоматско препознавање колони.

Сите овие функции заштедуваат време и Обезбедете визуелна и конзистентност на податоците во тимот, особено во колаборативни проекти каде што се вклучени повеќе луѓе.

Зачувајте и пристапете до листите

Една од предностите на Списоците на Microsoft е нејзината природна интеграција со екосистемот Microsoft 365. Можете да ги зачувате вашите списоци на сајтови SharePoint o en OneDrive само за лична употреба. Ако работите како тим, најчесто е да ги хостирате на страницата на SharePoint споделена со сите членови.

Списоците се отвораат во режим на цел екран за лесно уредување, а од URL-то или лентата со алатки можете да видите точно каде е складирана. Од стандардниот интерфејс можете лесно креирајте, уредувајте, споделувајте и извезувајте ставки.

Споделете списоци: дозволи, пристап и соработка

Споделувањето листа е лесно како генерира врска или покани одредени членови. Можете да дадете целосен пристап (читање + уредување) или само читање. Дополнително, можете да поставите истекување на врската, да ја заштитите со лозинка, па дури и да изберете дали примателите можат да прават промени.

Можете исто така да споделите една ставка од списокот, наместо целата база на податоци. Може да се остават коментари на поединечни ставки, што ја подобрува соработката без потреба од испраќање е-пошта.

Дозволите се управуваат преку SharePoint и стандардно се наследуваат на местото каде што е зачувана листата. Сепак, можете да ги менувате за да го приспособите пристапот само на одредени луѓе или да ограничите одредени дејства.

Списоци на Microsoft и негова интеграција со други апликации

Вистинскиот потенцијал на Списоците излегува на виделина кога се комбинираат со други алатки во околината на Microsoft. Да се ​​биде целосно Интегриран со SharePoint, Microsoft Teams и Planner, можете да го направите следново:

• Додајте списоци како јазичиња во каналот на Тимови, олеснувајќи го директниот пристап од тимскиот разговор.
• Користете списоци како веб-дел на страница на SharePoint за прикажување информации во живо на вашиот интранет.
• Поставете правила или автоматизации што ги поврзуваат Списоците со Power Automate или Power Apps, за приспособени текови.
• Поврзете задачи од Planner или To Do да се централизира управувањето со задачите.

Сето ова е дел од визијата на Microsoft 365 as поврзана платформа каде што сите апликации разговараат една со друга да се подобри продуктивноста и транспарентноста на работата.

Списоци на Microsoft на мобилни уреди

Мобилната верзија на Microsoft Lists е достапна за Андроид y iOS. Тоа дозволува креирајте, консултирајте се и уредувајте списоци од вашиот мобилен телефон, дали во канцеларија, дома или во движење. Ова се некои од работите што може да се направат:

• Погледнете ги последните и омилени списоци.
• Целосно уредување на ставки од списокот.
• Офлајн пристап.
• Снимање фотографии и скенирање на QR код.
• Адаптиран интерфејс, со поддршка за темен режим и хоризонтална ориентација.

Исто така, ги има истите безбедносни способности како на десктоп, со Intune поддршка за MDM и MAM. За пристап е потребна деловна сметка на Microsoft со пристап до SharePoint или Office 365.

Мајкрософт ги наведува случаите на употреба

Како што алатката еволуираше, Развиени се повеќе креативни начини за искористување на списоците на Microsoft во различни контексти. Еве некои од најзначајните:

• Организација на содржини за социјалните мрежи. Користејќи го шаблонот за планирање содржина, можете да организирате кампањи, да закажувате објави, да вклучите слики, врски и датуми на објавување. Многу корисно за маркетинг тимови.
• Контрола на пристап и посетители. Списоците ви овозможуваат да генерирате датотека за секој посетител со неговото име, лична слика, датум на влез и излез. Можете дури и да програмирате автоматско известување до вратарот кога некој ќе замине.
• Следете билети за клиенти. Користејќи Списоци како мини-CRM, можете да доделувате луѓе, да го евидентирате проблемот, да давате приоритети и да оставате повратни информации за статусот на билетот.
• Едноставно управување со проекти. Ако не ви треба сложена алатка, Списоците ви овозможуваат основно следење со задачи, рокови и прегледи на календарот. Можете дури и да добивате предупредувања кога некоја задача се менува.
• Инвентар и ИТ ресурси. Со Списоците можете да ја следите целата корпоративна опрема и нејзините поврзани податоци: датум на купување, гаранција, прегледи, локација итн. Сите визуелни и филтрирачки со еден клик.
• Вклучување на нови вработени или добавувачи. Списокот за влез помага да се држат под контрола сите задачи и документи на новиот вработен. Со означување на ставките како „комплетни“, може да се активираат известувања до соодветниот оддел.

Накратко, Microsoft Lists нуди разновиден, визуелен и колаборативен начин за управување со динамички информации. Без разлика дали е решение за следење, организациона алатка или дополнување на други платформи како што се Teams или SharePoint, тој совршено се прилагодува на секаков тип на корисник или компанија.