Таа е една од најмалку познатите програми во канцеларискиот пакет на Microsoft 365, и покрај тоа што е вклучена од верзијата од 1992 година, сепак, таа е многу корисна алатка. Во овој пост објаснуваме Што е Microsoft Access и за што служи?.
Најновата верзија на Microsoft Access, што е она за што ќе зборуваме овде, беше објавено на 5 октомври 2021 година за да се користи во Windows 10 и Windows 11. Ова зафаќа помеѓу 44 MB и 60 MB на хард дискот, во зависност од избраните опции за инсталација.
Што е Microsoft Access?
Мајкрософт е систем за управување со базата на податоци вклучени во пакетот апликации на Microsoft Office (сега Microsoft 365). Тоа е алатка која има за цел да им помогне на корисниците да креираат и управуваат со бази на податоци со цел да складираат, организираат и анализираат информации.
Причината зошто оваа апликација толку малку се користи е главно поради непознавањето на нејзината вистинска корисност. Многу корисници погрешно веруваат дека сè што е направено со Access всушност може да се направи со Access. Excel
Иако е точно дека и двете програми имаат заеднички точки, Excel е посоодветен за ракување со нумерички податоци и за вршење пресметки на тие податоци. Пристапот, од своја страна, додава поголем степен на специјализација и вклучува специфични функции за управување со различни типови на податоци. Дополнително, ви овозможува да ги ограничите податоците што корисниците ги внесуваат во секое поле, како и да ги поврзувате податоците поврзани во повеќе табели.
Базите на податоци што се зачувани со Microsoft Access го прикажуваат продолжување на датотеката „.accdb“. Иако ова е најчестото и исто така најактуелното, сепак е можно да се најдат други екстензии (".mdbe" o „.mde“), кои одговараат на верзии пред 2007 година. Во некои прилики, за да се отвори овој тип наставки, корисникот мора прво да користи алатка за конверзија за да ја претвори во «.accdb».
Работи што можеме да ги правиме со Access
Како можете да го користите Access за управување со база на податоци? Подолу, објаснуваме некои од најчестите задачи што можеме да ги извршиме со оваа алатка.
Креирај база на податоци
На почетниот екран за пристап, кликнете на „Датотека“ и во колоната со опции лево, изберете „Ново“. Меѓу различните опции прикажани на екранот, мора да ја избереме онаа со наслов како „Празна база на податоци за работната површина“.
На оваа новосоздадена база на податоци може да и се додели име како прелиминарен чекор за пристап до новиот шаблон и да започне да го користи.
Создадете табела
За да додадете табела со податоци во базата на податоци што ја создадовме, потребно е да отидете на лентата со алатки и да кликнете на јазичето „Табела“. На оваа нова табела може да се додадат онолку полиња колку што сакаме. За да го направите ова, треба да кликнете со десното копче и да ја изберете опцијата „Кликнете за да додадете“.
Секцијата за комбинирана кутија се користи за да се наведат различните типови на податоци што може да се доделат на полето (во Access задолжително е да се додели тип на податоци на секое поле).
Додадете податоци во табелата
Постојат многу начини за додавање податоци во табела Access: користење формулар, нивно увезување од надворешна датотека, користење SQL или директно внесување податоци (односно, рачно). Најчеста опција е увезете преку датотеки ".csv". Вака го правите тоа:
- На лентата за инструмент, кликнете на „Надворешни податоци“.
- Потоа кликнуваме на "Текстуална датотека".
- Следно, ја избираме изворната датотека и табелата за дестинација.
- Пред да продолжиме со увозот, можеме да ги прегледаме сите детали за датотеката (користење точки или запирки како разграничувачи, треба да се испуштат одредени полиња.
- На крајот, го притискаме копчето „Заврши“ да се изврши увозот.
Оттука, има многу дејства што можеме да ги извршиме во апликацијата со различните табели што ги воведовме. На пример, тоа е можно креирајте врски помеѓу табелите да бара податоци од различни табели. Можете исто така да креирате а табела за пребарување, кој содржи податоци референцирани од друга табела, или дури и креира сложени прашања на повеќе табели со различни типови на податоци.
Други можни дејства се правете резервни копии, креирајте извршни бази на податоци (кои надворешни корисници не можат да ги менуваат) креирајте макро за автоматизирање на сложени задачи или извезете податоци во ексел, покрај многу други можности.
За извршување на сите овие дејства, Microsoft Access вклучува практична асистент што несомнено е од голема помош за оние кои ја користат оваа апликација за прв пат.
Заклучок
Microsoft Access е силно препорачана опција за малите и средни бизниси на кои им е потребна едноставна и лесна за употреба алатка за управување со податоци. Идеален за задачи како што се гуправување со залихи или следење на проектот. За сите овие случаи, вреди да се научи како да се користи.
Уредник специјализиран за технологија и интернет прашања со повеќе од десет години искуство во различни дигитални медиуми. Работев како уредник и креатор на содржини за компании за е-трговија, комуникација, онлајн маркетинг и рекламирање. Имам пишувано и на веб-страниците за економија, финансии и други сектори. Мојата работа е и моја страст. Сега, преку моите написи во Tecnobits, се трудам да ги истражувам сите новости и нови можности кои светот на технологијата ни ги нуди секој ден за подобрување на нашите животи.