Што е доверлив режим на Gmail и кога треба да го вклучите?

¿Што е „доверлив режим“ на Gmail и кога треба да го активирате? Овој посебен режим на испраќање ви овозможува да го ограничите она што примателот може да го прави со вашата е-пошта.Ќе ги спречи корисниците да го препраќаат, да го копираат неговиот текст, да преземаат прилози или да ја печатат неговата содржина. Исто така, можете да поставите датум на истекување или дури да побарате SMS код за да го отворите. Не е безгрешен, но кога се користи правилно, значително ги намалува ризиците при работа со чувствителни информации.

Доверливиот режим на Gmail е посебен начин за испраќање е-пошта Во овој режим, Google применува ограничувања на пораката и нејзините прилози, ограничувајќи ја можноста на примателот да споделува информации. Кога ќе го активирате овој режим, вообичаените опции за споделување на примателот исчезнуваат. препраќај, копирајте, преземете и печатете содржината.

Покрај блокирањето на тие дејства, Gmail ви овозможува да поставите датум на истекување. За пораката: по тој период, примателот повеќе нема да може да ја види. Исто така, можете рачно да го откажете пристапот во секое време ако се покаете за она што сте го испратиле или откриете грешка кај примателот. Ова е особено корисно кога се работи со доверливи документи, лични податоци или чувствителни внатрешни комуникации.

Функцијата вклучува и дополнителен систем за верификација на лозинкатаМожете да побарате од примателот да му биде потребен код за да ја отвори е-поштата: или едноставна верификација (која во некои случаи се испраќа по е-пошта) или код испратен по СМС-порака на мобилниот телефон на примателот. Во ова второ сценарио, само некој што има пристап до тој телефонски број ќе може да ја види содржината.

Важно е да се разбере дека доверливиот режим не ја шифрира е-поштата магично од крај до крај.Наместо тоа, го менува начинот на кој се доставува содржината. Gmail не го испраќа текстот и прилозите директно како обична порака; наместо тоа, генерира безбедна врска до која може да се пристапи само под условите што сте ги поставиле (истекување, верификација итн.).

Оваа функција е достапна и за лични Gmail сметки и за Google Workspace.И во деловните средини, администраторите можат да одлучат дали да дозволат негова употреба, или низ целиот домен или само во одредени организациски единици (на пример, овозможување за правниот оддел и оневозможување за останатите).

Како функционира доверливиот режим внатрешно

Кога испраќате порака во доверлив режим, Gmail не го доставува телото на е-поштата „како што е“. до серверот на примателот. Она што го прави е да ја складира содржината на системите на Google и да ја замени со контролирана врска. За некој што користи Gmail, резултатот изгледа како обична е-пошта, но всушност, тие пристапуваат до таа хостирана содржина на управуван начин.

Доколку примателот не користи Gmail, ќе добие порака со линк. од типот „Преглед на е-пошта“ или слично. Со кликнување на него ќе се отвори безбедна страница на Google каде што ќе треба да се најавите или да го внесете кодот за верификација, во зависност од тоа како сте ја конфигурирале испораката. На овој начин, ја одржувате контролата без оглед на давателот на е-пошта на примателот.

Типичните ограничувања во овој режим влијаат на целиот пакет содржиниТекст, вградени слики и прилози. Примачот ќе може да го прочита и да ги прегледа прилозите ако форматот е компатибилен, но нема да има пристап до функциите за да ги зачува на својот компјутер, да ги препрати до друго лице или да ја испечати е-поштата од Gmail.

Постои едно важно ограничување што мора да го имате предвид.Дури и ако опциите за копирање, преземање или печатење се блокирани, Gmail не може целосно да спречи некого да го стори тоа. слика од екранотНаправете снимка од екранот со вашиот телефон или користете злонамерен софтвер за да ја копирате содржината. Google се обидува да ги ограничи снимките од екранот во некои средини, но во пракса, секогаш постои начин да се заобиколи оваа заштита.

Друг клучен технички детаљ е тоа што е-пораките во доверлив режим не можат да се закажуваат. да се испрати подоцна. Ако сте некој што секогаш користи „Закажи испраќање“ за пораките да бидат испратени во одредено време, имајте предвид дека оваа функција е некомпатибилна со доверливиот режим: ќе мора веднаш да ги испратите.

Предности, ограничувања и кога да се активира

Главната предност на доверливиот режим е тоа што го намалува ненамерното изложување на чувствителни информации.Ако примачот случајно кликне на „Пренапред“ или се обиде да преземе прилог за да го сподели, едноставно нема да може. Ова спречува многу вообичаени грешки и во работата и во личните поставки.

Истекот на рокот на пораките е уште една многу интересна точкаМожете да изберете е-поштата да биде достапна само еден ден, една недела, еден месец или дури и неколку години (типичните периоди се од 1 ден до 5 години). По тој период, и телото на пораката и сите прилози стануваат недостапни за примачот, иако тој сè уште може да ја види во своето сандаче.

Можноста за отповикување на пристапот во секое време додава дополнителна безбедносна мрежа.Доколку сте испратиле е-пошта до погрешно лице, сте вклучиле информации за кои подоцна ќе се покаете или едноставно сте се предомислиле, само одете во папката Испратени ставки, отворете ја доверливата е-пошта и кликнете на опцијата за отстранување на пристапот. Од тој момент, примателот повеќе нема да може да ја отвори.

Сепак, овој режим не е апсолутен штит и има јасни ограничувања.Како што споменавме претходно, не може да го заштити блокирањето на снимки од екранот или фотографии, а доколку примателот има намера да ја прекрши вашата доверба, секогаш ќе најде начини да ги зачува информациите. Понатаму, во строги корпоративни средини, може да биде во конфликт со политиките за архивирање, ревизија или е-откривање, бидејќи дел од пристапот е надвор од стандардните работни процеси.

Препорачливо е да го активирате доверливиот режим во ситуации кога ви е потребна дополнителна контрола.Не се препорачува испраќање договори, сертификати, документи за идентификација, финансиски информации, медицински податоци, чувствителни интерни комуникации или линкови што мора да престанат да работат на одреден датум. Не треба да се користи неселективно, бидејќи додава чекори за примателот и може да ги комплицира работите ако не му е потребно.

Како да испратите доверлива е-пошта од Gmail на компјутер

Процесот за користење на доверливиот режим од веб-верзијата на Gmail е доста интуитивен.Но, вреди да се разгледа чекор по чекор за да се осигурате дека не пропуштате ништо. Идејата е да го составите вашиот е-мејл како и обично и, непосредно пред да го испратите, да го активирате режимот и да ги прилагодите поставките за истекување и верификација.

Ова се основните чекори на компјутерот:

• Отворете го Gmail и кликнете на „Компјутирај“ за да креирате нова порака.
• Напишете го примателот, предметот и содржината од е-поштата и прикачете ги датотеките што треба да ги испратите.
• На дното од полето за пишување, кликнете на иконата за катанец со часовник. (Ова е копчето за доверлив режим.) Ако веќе сте го користеле и сакате да ги промените поставките, ќе ја видите опцијата „Уреди“.
• Ќе се отвори скокачки прозорец каде што можете да го изберете датумот на истекување. на пораката и дали сакате да биде потребна лозинка.
• Во делот за лозинка можете да изберете помеѓу два режима:
  • „Нема лозинка преку СМС“Корисниците кои ќе ја отворат е-поштата од апликацијата или веб-страницата на Gmail ќе можат директно да ја видат; оние кои не користат Gmail може да добијат код во друга е-пошта за да го потврдат својот идентитет.
  • „Лозинка преку СМС“Примателот ќе треба да внесе код што ќе му биде испратен преку текстуална порака. Задолжително е да го внесете телефонскиот број на примателот, а не вашиот.
• Откако ќе поставите сè, кликнете на „Зачувај“ и потоа испратете ја е-поштата како што вообичаено би направиле.

Запомнете дека поставката за доверлив режим влијае и на текстот и на прилозите.Целата содржина на пораката е предмет на ограничувањата за истекување, верификација и копирање или преземање штотуку ги дефиниравте.

Како да го активирате доверливиот режим од вашиот мобилен телефон

Ако обично користите Gmail од вашиот мобилен телефон (Android или iOS), имате и доверлив режим при рака.Локацијата на поставката малку се менува во споредба со десктоп верзијата, но логиката е иста: ја составувате е-поштата и, пред да ја испратите, ја активирате опцијата и избирате како сакате да ја заштитите.

За да користите доверлив режим во апликацијата GmailОвој општ тек е како што следува:

• Отворете ја апликацијата Gmail на вашиот паметен телефон и кликнете на копчето за да напишете нова е-пошта.
• Напишете го примачот, темата и поракатаи прикачете датотеки доколку е потребно.
• Допрете го менито со три точки во горниот десен агол од екранот додека пишувате.
• Изберете ја опцијата „Доверлив режим“ во паѓачкото мени.
• Ќе се отвори екран за конфигурирање на датумот на истекување и лозинката., со опсези на истекување слични на оние на интернет (од 1 ден до 5 години) и двете опции за верификација (стандардна или SMS).
• Конфигурирајте ги поставките што ги сакате и кликнете на „Зачувај“.
• Испрати ја е-поштата нормалноОд тој момент па натаму, ќе важат сите дефинирани ограничувања.

Во секојдневните операции, оваа постапка трае само неколку секунди подолго од нормална пратка.Затоа, одржливо е да се користи редовно, сè додека содржината го оправдува тоа. Сепак, не заборавајте да го известите примателот ако не е запознаен со овој систем, за да не се вознемири кога ќе му биде побаран код или да открие дека не може да ја препрати пораката.

Како да отворите доверлива е-пошта како примател

Искуството на некој што прима доверлива е-пошта зависи од два клучни факториДали користат Gmail или не и дали испраќачот овозможил проверка на лозинката (особено ако е преку SMS) се фактори што треба да се земат предвид. Сепак, процесот обично е доста воден, а интерфејсот ви кажува што да правите на секој чекор.

Ако користите Gmail сметка и испраќачот не побарал лозинка преку SMSВо повеќето случаи, можете да ја отворите е-поштата директно од веб-страницата или од ажурираната апликација без дополнителни чекори. Ќе ја видите пораката како и обично, но без копчињата за пренасочување, преземање или печатење. Ако користите друг клиент за е-пошта поврзан со Gmail (на пример, Перспектива), може да се појави врска како „Преглед на е-пошта“ што ќе ве однесе до страница на Google каде што ќе треба да се најавите.

Кога испраќачот ќе ја активира опцијата „Лозинка преку СМС“Процесот додава дополнителен безбедносен чекор. Кога ќе се обидете да ја отворите пораката, системот ќе прикаже копче како „Испрати лозинка“; со притискање на него ќе се испрати код преку текстуална порака на телефонскиот број што е конфигуриран за вас. Ќе треба да го внесете тој код на екранот за да пристапите до содржината.

Ако вашата адреса не е Gmail адреса (на пример, користите корпоративна е-пошта или е-пошта од друг давател на услуги)Исто така, ќе добиете порака со линк до „Преглед на е-пошта“ во безбедниот интерфејс на Google. Оттаму, може да бидете замолени да кликнете на „Испрати лозинка“ и да ги проверите вашите SMS пораки или, во зависност од поставките на испраќачот, да проверите дополнителна е-пошта што содржи код за верификација.

Во сите случаи, ограничувањата за копирање, препраќање, преземање или печатење ќе останат на сила.Ќе можете да ја прочитате е-поштата и, доколку не е истечена и вашиот пристап не е одземен, да ги прегледате сите компатибилни прилози; но нема да имате пристап до типичните функции за споделување или зачувување содржина директно од Gmail.

Што се случува кога е-поштата ќе истече или пристапот ќе биде поништен?

Откако ќе истече датумот на истекување поставен од испраќачот, пораката повеќе не е достапна. За примателот, иако е-поштата може сè уште да се појавува визуелно во неговото сандаче или архива, кога ќе се обиде да ја отвори, ќе открие дека повеќе не може да ја види содржината или ќе наиде на порака дека е-поштата е истечена.

Испраќачот може да преземе иницијатива и да го поништи пристапот пред истекот на рокот.За да го направите ова, отворете го Gmail на компјутер, одете во папката „Испратено“, пронајдете ја доверливата е-пошта и кликнете на опцијата „Отстрани пристап“. Од тој момент, секој обид на примателот да ја отвори пораката ќе прикаже грешка или предупредување дека повеќе нема дозвола.

Ако вие сте оној што ја прима истечената е-пошта или грешката за избришан пристапНајверојатно е дека испраќачот одлучил да го прекине пристапот или дека сте го надминале првично конфигурираното временско ограничување. Во тој случај, вашата единствена опција е да контактирате со тоа лице за да го продолжите датумот на истекување или да побарате од него повторно да ги испрати информациите во нова, доверлива порака.

Може да се појават грешки и поврзани со телефонските броеви што се користат за SMS верификација.Gmail поддржува само кодови испратени до одредени земји и региони (како што се Северна Америка, голем дел од Јужна Америка, Европа, Австралија и некои азиски територии како Кореја, Индија и Јапонија). Ако се обидете да поставите број што не е во поддржан регион, ќе видите порака во која се вели дека не може да се користи.

Овие механизми за истекување и отповикување се особено корисни во работни контексти. каде што се споделуваат привремени документи, чувствителни извештаи или лични податоци што не треба да останат достапни на неодредено време. Со внимателно поставување временски ограничувања, можете значително да го намалите прозорецот на изложеност на информации.

Управување со доверлив режим за администратори на Google Workspace

Во корпоративните средини, администраторите го имаат последниот збор дали доверливиот режим е достапен или не. За корисници. Од конзолата за администратори на Google, може да се овозможи или оневозможи на ниво на домен или да се примени само на одредени организациски единици, во согласност со внатрешната политика на компанијата.

За да управува со оваа функција глобално во рамките на организацијата, администраторот мора:

• Најавете се во административната конзола со сметка што има администраторски привилегии.
• Одете во делот „Апликации“, потоа во „Google Workspace“ и потоа во „Gmail“.
• Отворете го делот „Кориснички поставки“ и скролувајте надолу до „Доверлив режим“.
• Штиклирајте или отштиклирајте го полето „Овозможи доверлив режим“и зачувајте ги промените.

Промените обично не се моментални.Google посочува дека овие промени може да потраат до 24 часа за целосно да се пропагираат низ целиот домен, иако во пракса тие често се применуваат многу порано. Препорачливо е да се има ова предвид при планирање на распоредување или промена на политиката.

Ако сакате да управувате со доверливиот режим по организациски единици (ОЕ)Процесот е сличен, но пред да ја прилагодите поставката, мора да ја изберете одредената оперативна единица во левиот панел (на пример, „Човечки ресурси“, „Финансии“, „Маркетинг“ итн.). Потоа одете во делот „Доверлив режим“, овозможете го или оневозможете го и зачувајте ги промените за таа одредена единица.

Оневозможувањето на доверливиот режим ги спречува корисниците да испраќаат е-пошта користејќи го овој режим.Сепак, само по себе, тоа не го блокира нивниот прием. Доколку организацијата смета дека дојдовните доверливи пораки се проблематични за ревизија, усогласеност или архивирање, таа мора да создаде специфични правила за усогласеност за ракување со овие типови е-пораки.

Блокирајте ги дојдовните пораки во доверлив режим во бизнисите

Некои организации претпочитаат да спречат доверливите е-пораки да стигнат до нивните кориснициБидејќи овие типови пораки ги ограничуваат процесите на проверка на содржината, архивирање или законско е-откривање. За да се справи со ова, Google Workspace нуди систем на правила за усогласеност што овозможува овие типови е-пораки да бидат идентификувани и отфрлени по пристигнувањето во доменот.

Општата постапка за блокирање на дојдовните доверливи пораки е како што следува:

• Во административната конзола, пристапете до поставките на Gmail. и внесете го делот посветен на „Усогласеност со стандардите за содржина“.
• Кликнете на „Конфигурирај“ за да креирате нова поставкаДоколку веќе постојат правила, можете да изберете „Додај друго правило“.
• Доделете описно име на правилото (на пример, „Блок на дојдовен доверлив режим“)
• Во делот „Засегнати пораки“, изберете ја опцијата „Дојдовни“. така што правилото важи само за е-пораки што пристигнуваат на доменот.
• Во делот за изрази, додадете услов базиран на метаподатоци и изберете го како атрибут „Доверлив режим на Gmail“, со тип на совпаѓање „Пораката е во доверлив режим на Gmail“.
• Во блокот за дејства, изберете „Одбиј порака“ и, доколку сакате, напишете персонализиран текст што автоматски ќе му биде испратен на испраќачот за да ја објасните причината за одбивањето.
• Држете го правилото и почекајте да се прошири (повторно, максималниот проценет временски рок е околу 24 часа).

Овој пристап овозможува примена на многу прецизни политики за безбедност и усогласеност.На пример, можете да го блокирате приемот на доверливи е-пораки однадвор од организацијата, но сепак да дозволите нивна внатрешна употреба или да ги ограничите само на одредени оддели. Сè зависи од правните и оперативните потреби на секоја организација.

Најдобри практики и совети за безбедност при користење на доверлив режим

Иако доверливиот режим обезбедува дополнителни слоеви на заштита, тој не е замена за здравиот разум.Пред да испратите е-пошта со многу чувствителни информации, вреди да размислите дали навистина треба да се испрати по е-пошта или би било попретпазливо да се користат други, посилни методи на енкрипција или безбедно споделување датотеки.

Клучна препорака е внимателно да го прилагодите датумот на истекување.За исклучително чувствителни документи, можеби ќе сакате да поставите кратки рокови (еден ден, една недела); за други комуникации, како што се договори што се разгледуваат и бараат време, подобро е да му се даде на примателот разумно време. Користењето апсурдно кратки рокови само го фрустрира примателот и предизвикува поголемо повторно испраќање или конфузија.

Кога ризикот е висок, се препорачува опцијата за лозинка преку SMS.Под услов безбедно да можете да го користите телефонскиот број на примателот и тој да е во регион поддржан од Google. Овој дополнителен чекор го отежнува читањето на содржината од страна на некој што добил пристап до е-поштата (на пример, со најавување на сметката без дозвола) за некој што добил пристап до е-поштата (на пример, со најавување на сметката без дозвола).

Важно е уште еднаш да ги проверите е-адресите и телефонските броеви пред да испратите.Една грешка во цифрата може да ги испрати информациите до погрешно лице или да го остави примателот да не може да ја отвори пораката. Исто така, добра идеја е однапред да го предупредите примателот дека ќе добие доверлива е-пошта со потврда, за да не помисли дека е фишинг или спам.

Во компаниите, имплементацијата на доверливиот режим треба да биде придружена со минимална обука.Објаснете што прави, а што не прави оваа функција, кога се препорачува да се користи, кои се типичните датуми на истекување и како да се справите со проблеми како што се истечен пристап или недоставени SMS пораки. Ова ги спречува корисниците да прибегнуваат кон небезбедни решенија поради недостаток на знаење.

Доверливиот режим на Gmail станува многу практична алатка Да се ​​добие контрола врз ширењето на информации преку е-пошта, особено кога се комбинира со јасни политики, здрав разум и други дополнителни безбедносни мерки. Кога се користи разумно, тоа им овозможува на чувствителните податоци да циркулираат побезбедно и со помалку непотребни заплашувања, и лично и професионално.