Преглед на промените во Excel датотека: водичот што ви е потребен

Кога споделуваме табеларни пресметки, нормално е да се прашуваме што допрела секоја личност и кога. Погледнете ги измените во Excel датотекаДенес имаме неколку опции: панелот „Прикажи промени“, историјата на верзии и, во покласични сценарија, ветеранската „Следи ги промените“.

Во оваа статија објаснуваме како да се направи тоа, какви ограничувања има секоја опција и какви алтернативи постојат Ако работите надвор од облакот, плус други практични совети.

Што е „Прикажи промени“ во Excel и какви информации прикажува?

Функцијата „Прикажи промени“ централизира евиденција за неодамнешните измени во книгата. Нејзиниот панел ги прикажува најновите промени на врвот, овозможувајќи ви детално да ги идентификувате. кој ја направил модификацијата, засегнатата ќелија, точното време и претходната вредностОсобено е корисно кога повеќе луѓе уредуваат споделена датотека и ви е потребна јасна временска рамка.

Овој панел ви овозможува и да ги прегледате уредувањата што биле извршени „групно“. За овие случаи, Ексел Генерира картичка со групно дејство и овозможува пристап до „Преглед на промени“ во рамките на таа картичка, за да можете подлабоко да навлезете во неа. детали за секоја групирана модификација без губење на контекстот.

Имајте предвид дека Excel ги задржува неодамнешните активности во овој панел, нудејќи видливост до максимум околу 60 денаАко сакате да го продолжите временскиот опсег за да проверите што се случувало претходно, на ред ќе биде Историјата на верзии, за која ќе разговараме подоцна. патување до претходни верзии и да ги разгледате без никакви изненадувања.

Погледнете ги промените низ целата книга: брзи чекори

За сеопфатен преглед на работната книга и за преглед на измените во Excel датотека, процесот е многу едноставен и ве води до панелот со сите неодамна направени измени. Со овие чекори, ќе можете веднаш да видите. сè што се случи во датотеката:

1. На табулаторот Преглед, изберете Покажете промени за да го отворите панелот со неодамнешните измени.
2. Забележете дека промените се појавуваат подредени, со најновите на врвот, што одразува вистинскиот хронолошки редослед на извршување.
3. Ќе можете да идентификувате кој што променил и во која ќелија, заедно со точниот датум и време, што го олеснува процесот. ревизорски соработки.
4. Доколку има групни уредувања, ќе најдете картичка што ја групира таа операција и копче за Прикажи ги промените и навигирајте низ секоја вклучена модификација.

Филтрирај промени по лист, опсег или одредена ќелија

Кога сакате да го стесните вашиот фокус, можете да ги видите промените во Excel датотека само за одреден лист, опсег или дури и за една ќелија. Ова филтрирање ви помага детално да истражите. што се случило во одредена област од книгата без дополнителен шум.

За брзо филтрирање од листот: изберете лист, опсег или една ќелија, потоа кликнете со десното копче за да го отворите контекстното мени и изберете Покажете промениСо оваа акција, Excel го ограничува панелот на тој избор.

Можете да филтрирате и од самиот панел Промени. На врвот ќе видите икона за филтер: нејзиното избирање ќе ви овозможи да одредите дали сакате да филтрирате по... Rango или од HojaАко изберете Опсег, внесете го опсегот или ќелијата во полето за текст и потврдете со иконата со стрелка до тоа поле за да го примените филтрирајте веднаш.

Овој пристап на филтрирање ви заштедува многу време кога истражувате инциденти или кога треба да се фокусирате на критична област на листот (на пример, опсегот каде што се пресметуваат вкупните вредности или каде што некој ги променил референците).

Каде функционира „Прикажи промени“ и кои се условите за да се регистрира сè?

„Прикажи промени“ е достапно и во Excel за десктоп и во Excel за веб, а во својот панел ги прикажува уредувањата направени од Excel апликациите што го поддржуваат. коавторствоОва значи дека, за да ја видат најкомплетната историја на контролната табла, сите корисници мора да користат компатибилна Excel апликација и да работат со датотеката на локации што одржување на ко-издаваштво активна (на пример, OneDrive или SharePoint).

Што ако контролната табла изгледа празна иако знаете дека имало активност? Одредени дејства може да предизвикаат Excel да го избрише тој дневник. Ќе видите празна контролна табла ако некој, на пример, уредувал со еднократна купување или постара верзија на Excel што не е усогласена со коавторство, или ако се користеле функции што no son compatibles со ко-објавување или ако датотеката е заменето или копија е зачувана, нарушувајќи го континуитетот на мониторингот.

Добрата вест е дека, од тој момент па натаму, сите нови промени што вие или некој друг ќе ги направите од компатибилни апликации ќе бидат повторно евидентирани во панелот „Промени“. Ова ја враќа видливоста за последователните настани и ви овозможува да следи ја патеката без потреба од повторно пишување на документот.

Кои промени се евидентираат, а кои не се прикажани на панелот

Панелот „Промени“ се фокусира на формулите и вредностите на ќелиите, како и на операции како што се преместување, сортирање, вметнување или бришење на ќелии и опсези. Затоа, јасно ќе најдете и еднократни измени и структурни промени што влијаат блокови на податоци.

Сепак, некои дејства моментално не се прикажуваат: модификации на графики, форми или други објекти, движења или поставки во tablas dinámicasОва вклучува промени во форматирањето (бои, фонтови, стилови), криење на ќелии/опсези и примена на филтри. Имајте го ова на ум, бидејќи овој „визуелен слој“ не се рефлектира во панелот, кој се фокусира на главните функции. нумерички и функционални.

Понатаму, за да се обезбеди што е можно поцелосна историја, Excel може да остави празнини во временската линија ако одредени промени не се достапни. Следствено, може да забележите „прескокнувања“ кога уредувањата, поради нивната природа или користената алатка, не можат да се направат. снимање на панелот.

Зошто понекогаш недостасуваат претходни вредности од некои записи? Ова може да се случи кога податоците се модифицираат со помош на код (на пример, VBA или додатоци) или ако некој ја уредувал работната книга со Excel без да ја ажурира. најнова верзијаВо такви случаи, следливоста на „вредност пред/вредност потоа“ може да се изгуби за таа конкретна акција.

Како да ги видите постарите промени: Историја на верзии

Панелот „Промени“ ги прикажува најновите промени; ако треба да го продолжите периодот, користете го Историја на верзииОд Датотека > Информации > Историја на верзии, можете да отворите претходна верзија за да ја прегледате и, доколку е потребно, да ја вратите. Ова е многу корисно при истражување eventos anteriores до опсегот што го опфаќа „Прикажи промени“.

Историјата на верзии не е иста како „визуелен компаратор“ помеѓу две временски точки: нејзината цел е да овозможи навигација низ состојбите на датотеките, со можност за отворање на претходна верзија и работа на неа. Сепак, комбинирањето на оваа функција со „Прикажи промени“ може да обезбеди избалансиран преглед. брзо и неодамнешно со долгорочна ревизија.

Ако вашата датотека се наоѓа во SharePoint, запомнете дека контролата на верзии има ограничувања што може да се конфигурираат. За време на поставувањето, можете да го поставите максималниот број верзии што сакате да ги задржите, а кога системот ќе го достигне ограничувањето, ја брише последната верзија. најстар за да се направи место за новите. Доколку ви е потребен поголем простор, можно е да го зголемите тој број до системската граница, што ја подобрува можноста за враќање назад во времето за да обемно истражување.

За тимовите кои се потпираат на историски верзии, препорачливо е периодично да ја прегледуваат оваа конфигурација во библиотеката на SharePoint и да ја прилагодуваат на работниот тек: колку повеќе дневни промени, толку повеќе смисла има да се зголеми бројот на скриени верзии за да не се изгуби корисна трага.

Ресетирање на панелот за промени: Кога и како

Во Excel за веб, постои опција за бришење на историјата на промени што ја гледате во Контролната табла. Таа се наоѓа под Датотека > Информации, а потврдувањето ќе... исчистете го панелот за сите корисници на книгата. Тоа е неповратна акција и затоа треба внимателно да се размисли пред да се изврши ако треба да се зачуваат докази за неодамнешна соработка.

Дури и ако го избришете тој запис од панелот, сè уште можете да отворите или вратите претходни верзии преку Историјата на верзии. Со други зборови, ја отстранувате „листата на настани“ од панелот, но не ја губите можноста за врати се на претходните состојби на датотеката сè додека тие верзии постојат на системот.

Класично „Следење на промените“ во Excel: што нуди и како да го прегледате

Со години, програмата имаше традиционален систем „Следење на промените“ кој сега се смета за застарен. Тоа беше добар начин за прегледување на модификациите на Excel датотека. Во работните книги конфигурирани со оваа функција, зачувувањето и споделувањето на секое уредување оставаше ознаки во ќелиите (сини триаголници) и коментарите во скокачки прозорци. опис на промената и одговорниот корисник. Иако сè уште постои во специфични сценарија, во современите средини за коавторство е заменет со „Прикажи промени“.

Доколку вашата организација сè уште го користи тој пристап, можете да ги наведете промените на посебен лист. За да го направите ова, од табулаторот „Преглед“, отворете го „Следи ги промените“ и изберете истакнете ги променитеИзберете ја опцијата „Прикажи промени во нов лист“ и потврдете со OK: Excel ќе додаде лист наречен „Историја“ со Детали за промена извлечено од книгата.

Прегледот на овие измени беше управуван и од Преглед > Следење на промени > Прифаќање или отфрлање на промени. Таму можете да ги прифатите или одбиете една по една, или да ги користите опциите „Прифати ги сите“ или „Отфрли ги сите“ за да ги обработите во групи, со можност за затворање во секое време. врати се на страницата.

Овој метод има вредност кај книгите што веќе се создадени со тој систем, но не нуди искуство за интеграција и коавторство што го нудат облакот и панелот „Прикажи промени“ денес, каде што информациите се подобро усогласени со колаборативно уредување во реално време.

Споредба на верзии и ограничувања: што можете и што не можете да очекувате од Excel

Наместо да ги гледаат измените на Excel датотека, многу корисници едноставно сакаат да знаат „на прв поглед“ што се променило помеѓу последната верзија и тековната без да отвораат две датотеки една до друга. Во пракса, Excel не вклучува матична алатка што ја извршува оваа функција. детална разлика помеѓу кои било две локални датотеки. Нуди „Прикажи промени“ за коавторски книги (неодамнешна и многу практична функција) и „Историја на верзии“ за отворање на претходни верзии и, доколку е применливо, врати ги.

Некои корисници споменуваат алатка наречена Споредба на табеларни пресметки (дел од одредени инсталации на Office) за споредување на две зачувани датотеки. За да ја користите, ви треба копија од претходната верзија на вашиот компјутер; тоа не е „магично копче“ во Excel, туку посебна алатка што споредува работни книги и ги прикажува резултатите. разликиКорисно е ако не работите во облакот, иако бара дополнителен чекор за чување локални верзии.

Вообичаено е да се прочита на форумите дека „нема изворен, брз и универзален начин“ да се спореди која било верзија со тековната без претходно да се подготви материјалот. И тоа има смисла: за да се сними секоја мала варијација, архивата би морала да складира огромна количина на метаподатоциОва драстично би ја зголемило неговата големина и би го комплицирало неговото управување, особено во книгите што се ажурираат секојдневно.

Ако работите во Windows, File Explorer ви овозможува да додавате колони со информации (датум на креирање, датум на модификација итн.), но ова се метаподатоци на ниво на датотека, а не историја на промени по ќелијаДруга опција на системот е Historial de archivosшто зема копии од изменетите датотеки за да можат да се обноват; за возврат, троши простор на дискот и не е прегледувач на грануларни промени como tal.

Во резиме на работењето: ако коавторирате со Excel (OneDrive/SharePoint), користете „Прикажи промени“ за неодамнешните промени и „Историја на верзии“ за подолги периоди. Ако вашиот работен тек е локален, зачувајте ги верзиите и, кога треба да споредувате, размислете за користење алатки за споредба како што е „Споредба на табеларни пресметки“ за да добиете мапа на промените. разлики помеѓу датотеки.

Екосистемот за прегледување на промените во Excel датотека нуди моќни решенија при работа во облакот и со коавторство: панелот „Прикажи промени“ ви ја дава „тука и сега“, додека поставките за Историја на верзии и SharePoint го продолжуваат временскиот хоризонт. Во локални сценарија, споредбата бара зачувување копии и потпирање на надворешни алатки. Со тоа што знаете што е евидентирано, а што не, и со обезбедување на соодветна конфигурација, можете да имате реална и ефикасна контрола врз процесот. трага од Едијони во вашите табели.

Поврзана статија:

Office не се отвора поради AppVIsvSubsystems64.dll: докажани решенија

Даниел Тераса

Уредник специјализиран за технологија и интернет прашања со повеќе од десет години искуство во различни дигитални медиуми. Работев како уредник и креатор на содржини за компании за е-трговија, комуникација, онлајн маркетинг и рекламирање. Имам пишувано и на веб-страниците за економија, финансии и други сектори. Мојата работа е и моја страст. Сега, преку моите написи во Tecnobits, се трудам да ги истражувам сите новости и нови можности кои светот на технологијата ни ги нуди секој ден за подобрување на нашите животи.