സ്ലാക്കിൽ ഓട്ടോറെസ്‌പോണ്ടറുകൾ എങ്ങനെ കൈകാര്യം ചെയ്യാം?

ഡിജിറ്റൽ യുഗത്തിൽ സമകാലികമായി, സ്ലാക്ക് പോലുള്ള കോർപ്പറേറ്റ് കമ്മ്യൂണിക്കേഷൻ ടൂളുകളുടെ ഉപയോഗം ഒരു ബിസിനസ്സിൻ്റെ പ്രവർത്തനക്ഷമതയ്ക്ക് പ്രായോഗികമായി അത്യാവശ്യമാണ്. സ്ലാക്ക് വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്ന നിരവധി ഫീച്ചറുകളിൽ, നിങ്ങളുടെ അഭാവത്തിൽ പ്രധാന മാനേജുമെൻ്റ് പ്രവർത്തനങ്ങൾ നിർവഹിക്കാൻ കഴിയുന്നതിനാൽ ഓട്ടോ റെസ്‌പോണ്ടറുകൾക്ക് പ്രത്യേക താൽപ്പര്യമുണ്ട്. ഈ ലേഖനം ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കും സ്ലാക്കിൽ ഓട്ടോറെസ്‌പോണ്ടറുകൾ എങ്ങനെ കൈകാര്യം ചെയ്യാം?

ഉത്തരം നൽകുന്ന യന്ത്രങ്ങൾ ചില വ്യവസ്ഥകൾ പാലിക്കുമ്പോഴോ ചില സന്ദേശങ്ങൾ ലഭിക്കുമ്പോഴോ സജീവമാക്കപ്പെടുന്ന പ്രോഗ്രാം ചെയ്ത പ്രതികരണങ്ങളാണ് അവ. ജീവനക്കാരിൽ നിന്ന് പതിവായി ചോദിക്കുന്ന ചോദ്യങ്ങൾക്ക് ഉത്തരം നൽകുന്നത് പോലെ ലളിതമായ ജോലികൾക്ക് അവ ഉപയോഗപ്രദമാകും, അല്ലെങ്കിൽ മേൽനോട്ടമില്ലാതെ ജോലികൾ ഏകോപിപ്പിക്കുന്നത് പോലെ സങ്കീർണ്ണമായിരിക്കും. എന്നിരുന്നാലും, തെറ്റായ കോൺഫിഗറേഷൻ ആശയക്കുഴപ്പങ്ങൾക്കും ആശയവിനിമയ പിശകുകൾക്കും കാരണമാകും. അതിനാൽ, അവ എങ്ങനെ ശരിയായി കൈകാര്യം ചെയ്യാമെന്ന് മനസിലാക്കുന്നത് വിജയകരമായ നടപ്പാക്കലിന് നിർണായകമാണ്.

സ്ലാക്കിലെ സ്വയമേവ പ്രതികരിക്കുന്നവരെ മനസ്സിലാക്കുന്നു

ദി സ്ലാക്കിൽ ഉത്തരം നൽകുന്ന യന്ത്രങ്ങൾ സ്വീകരിച്ച സന്ദേശങ്ങളിലേക്ക് സ്വയമേവയുള്ള പ്രതികരണങ്ങൾ അയക്കാൻ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്ന ഒരു പ്രവർത്തനമാണ് അവ. ഓട്ടോ റെസ്‌പോണ്ടർ എന്നും അറിയപ്പെടുന്ന ഈ ഫംഗ്‌ഷൻ, ദിവസത്തിലെ ചില സമയങ്ങളിൽ അല്ലെങ്കിൽ ചില ഉപയോക്താക്കൾക്ക് സ്വയമേവയുള്ള പ്രതികരണങ്ങൾ അയയ്‌ക്കുന്നതിന് കോൺഫിഗർ ചെയ്യാനാകും, അങ്ങനെ കമ്പനിയുടെ ആന്തരിക ആശയവിനിമയങ്ങളുടെ മാനേജ്‌മെന്റ് സുഗമമാക്കുന്നു. സ്ലാക്കിലെ ഓട്ടോ റെസ്‌പോണ്ടറുകൾക്കുള്ള പൊതുവായ ചില ഉപയോഗങ്ങളിൽ ഇവ ഉൾപ്പെടുന്നു:

• ജോലി സമയത്തിന് പുറത്ത് ലഭിക്കുന്ന സന്ദേശങ്ങൾക്ക് സ്വയമേവ മറുപടി നൽകുക.
• പുതിയ ടീം അംഗങ്ങൾക്ക് അവരുടെ സംയോജനത്തിന് ഉപയോഗപ്രദമായ വിവരങ്ങൾ സഹിതം ഒരു യാന്ത്രിക സന്ദേശം അയയ്ക്കുക.
• പതിവായി ചോദിക്കുന്ന ചോദ്യങ്ങളോട് സ്വയം പ്രതികരിക്കുക, അങ്ങനെ സമയവും പരിശ്രമവും ലാഭിക്കുന്നു.

ന്റെ ഭരണം സ്ലാക്കിൽ ഉത്തരം നൽകുന്ന യന്ത്രങ്ങൾ ഇത് ലളിതവും ഓരോ കമ്പനിയുടെയും അല്ലെങ്കിൽ വർക്ക് ടീമിന്റെയും ആവശ്യങ്ങൾക്കനുസരിച്ച് ഇഷ്ടാനുസൃതമാക്കാവുന്നതാണ്. ഉത്തരം നൽകുന്ന മെഷീൻ സജ്ജീകരിക്കുന്നതിന്, നിങ്ങൾക്ക് സ്ലാക്ക് വർക്ക്‌സ്‌പെയ്‌സിൽ അഡ്‌മിൻ അനുമതികൾ ആവശ്യമാണ്. അനുമതികൾ നേടിയ ശേഷം, നിങ്ങൾ ഈ ഘട്ടങ്ങൾ പാലിക്കേണ്ടതുണ്ട്:

• സ്ലാക്കിലെ "ആപ്പുകൾ കോൺഫിഗർ ചെയ്യുക" മെനുവിലേക്ക് പോകുക.
• "ഓട്ടോറെസ്‌പോണ്ടർ" ആപ്പ് കണ്ടെത്തി "ക്രമീകരണങ്ങൾ ചേർക്കുക" ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
• ഓട്ടോ റെസ്‌പോണ്ടർ സമയങ്ങളും സ്വീകർത്താക്കളും പോലുള്ള സ്വയമേവ പ്രതികരണ നിയമങ്ങൾ സജ്ജീകരിക്കുക.

പുതിയ സാഹചര്യങ്ങൾക്കോ ​​ടീമിന്റെ ആവശ്യങ്ങൾക്കോ ​​അനുയോജ്യമായ രീതിയിൽ എപ്പോൾ വേണമെങ്കിലും ക്രമീകരണങ്ങൾ മാറ്റാൻ കഴിയുമെന്ന് ഓർക്കുക.

സ്ലാക്കിൽ സ്വയമേവയുള്ള പ്രതികരണങ്ങൾ സജ്ജീകരിക്കുന്നു: ഘട്ടം ഘട്ടമായി

സ്ലാക്കിൽ ഉത്തരം നൽകുന്ന മെഷീനുകൾ സജ്ജീകരിക്കുന്ന പ്രക്രിയ ലളിതവും നിങ്ങളുടെ ടീമിനുള്ളിൽ ആശയവിനിമയം ഗണ്യമായി മെച്ചപ്പെടുത്താനും കഴിയും, പ്രത്യേകിച്ചും നിങ്ങൾക്ക് വ്യത്യസ്ത സമയ മേഖലകളിലോ നിങ്ങളുടെ പതിവ് ജോലി സമയത്തിന് പുറത്തോ ആളുകൾ ജോലി ചെയ്യുന്നുണ്ടെങ്കിൽ. നിങ്ങൾക്ക് എപ്പോൾ പ്രതികരണം പ്രതീക്ഷിക്കാം എന്നതിനെക്കുറിച്ച് വ്യക്തമായ പ്രതീക്ഷകൾ സജ്ജമാക്കാൻ ഒരു ഉത്തരം നൽകുന്ന യന്ത്രത്തിന് കഴിയും. സ്ലാക്കിൽ ഓട്ടോ റെസ്‌പോണ്ടറുകൾ സജ്ജീകരിക്കുന്നതിനുള്ള രണ്ട് പൊതു രീതികൾ സ്ലാക്ക് സ്റ്റാറ്റസുകളും സ്ലാക്ക് ആപ്പുകളും വഴിയാണ്.

ദി സ്ലാക്ക് സ്റ്റാറ്റസുകൾ ഒരു ഫലപ്രദമായി ഓട്ടോമാറ്റിക് പ്രതികരണങ്ങൾ ക്രമീകരിക്കുന്നതിന്. ആദ്യം, നിങ്ങളുടെ പ്രൊഫൈൽ നാമത്തിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് "സ്റ്റാറ്റസ് സജ്ജമാക്കുക" തിരഞ്ഞെടുക്കുക. തുടർന്ന്, നിങ്ങൾക്ക് സ്വയമേവയുള്ള മറുപടി സന്ദേശം എഴുതാം. ഇത് നിങ്ങളുടെ പ്രൊഫൈലിലുള്ള എല്ലാവർക്കും ദൃശ്യമാകും. നിങ്ങളുടെ സ്റ്റാറ്റസ് അപ്രത്യക്ഷമാകുന്നതിന് മുമ്പ് അത് എത്രത്തോളം നിലനിൽക്കണമെന്ന് നിങ്ങൾക്ക് തിരഞ്ഞെടുക്കാം. ചില ഉദാഹരണങ്ങൾ സ്ലാക്ക് സ്റ്റാറ്റസുകൾ ഇവയാകാം: «ബുധനാഴ്ച വരെ ഓഫീസിന് പുറത്ത്"ഒന്നുകിൽ"ഒരു കോളിൽ, ഞാൻ 20 മിനിറ്റിനുള്ളിൽ പ്രതികരിക്കും«. എന്നിരുന്നാലും, ഈ രീതി നേരിട്ടുള്ള സന്ദേശങ്ങളിലേക്ക് സ്വയമേവയുള്ള പ്രതികരണങ്ങൾ അയയ്‌ക്കില്ല, ആരെങ്കിലും നിങ്ങളുടെ പ്രൊഫൈൽ സന്ദർശിക്കുമ്പോൾ മാത്രമേ ഇത് നിങ്ങളുടെ സ്റ്റാറ്റസ് കാണിക്കൂ.

ദി സ്ലാക്ക് ആപ്പുകൾ Slackbot പോലെ കൂടുതൽ വിപുലമായ ഓട്ടോറെസ്‌പോണ്ടറുകൾ സജ്ജീകരിക്കാൻ നിങ്ങളെ സഹായിക്കും. ചില ട്രിഗറുകൾക്ക് പ്രതികരണമായി ഒരു യാന്ത്രിക സന്ദേശം അയയ്‌ക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് സ്ലാക്ക്ബോട്ട് പ്രോഗ്രാം ചെയ്യാം. ഇത് ചെയ്യുന്നതിന്, നിങ്ങളുടെ വർക്ക്‌സ്‌പേസ് ക്രമീകരണത്തിലെ "സ്ലാക്ക് ഇഷ്‌ടാനുസൃതമാക്കുക" എന്നതിലേക്ക് പോയി "Slackbot" തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ഇവിടെ നിങ്ങൾക്ക് പുതിയ ഉത്തരങ്ങൾ ചേർക്കാനും ഉത്തരം ട്രിഗർ ചെയ്യുന്ന പദങ്ങൾ നിർണ്ണയിക്കാനും കഴിയും. നിങ്ങൾക്ക് പതിവായി ചോദിക്കുന്ന ധാരാളം ചോദ്യങ്ങൾ ലഭിക്കുകയാണെങ്കിൽ ഇത് സഹായകമാകും. അവർ സ്വയമേവ പ്രതികരിക്കാൻ നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നു. ഉദാഹരണത്തിന്, "" എന്ന് പ്രതികരിക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് സ്ലാക്ക്ബോട്ട് പ്രോഗ്രാം ചെയ്യാംഎല്ലാ മാസവും ആദ്യ തിങ്കളാഴ്ചയാണ് പ്രതിമാസ വിൽപ്പന റിപ്പോർട്ട് പ്രസിദ്ധീകരിക്കുന്നത്» ആരെങ്കിലും "സെയിൽസ് റിപ്പോർട്ട്" എന്ന സന്ദേശം അയയ്ക്കുമ്പോൾ.

സ്ലാക്കിലെ ഓട്ടോറെസ്‌പോണ്ടറുകൾ മികച്ചതാക്കുന്നു: പ്രായോഗിക ശുപാർശകൾ

ദി സ്ലാക്കിൽ ഉത്തരം നൽകുന്ന യന്ത്രങ്ങൾ വർക്ക്ഫ്ലോകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനും തൊഴിൽ അന്തരീക്ഷത്തിൽ ഫലപ്രദമായ ആശയവിനിമയം സ്ഥാപിക്കുന്നതിനുമുള്ള ഒരു മൂല്യവത്തായ ഉപകരണമായിരിക്കാം അവ. ഉപയോക്താക്കളുടെ വ്യക്തിഗത ആവശ്യങ്ങളെ അടിസ്ഥാനമാക്കി അറിയിപ്പുകളും സന്ദേശങ്ങളും ഇഷ്‌ടാനുസൃതമാക്കാനുള്ള അവരുടെ കഴിവാണ് സ്ലാക്കിലെ പ്രതികരണക്കാരുടെ സവിശേഷമായ സവിശേഷത. ഉദാഹരണത്തിന്, ടെൻഷൻ ലഘൂകരിക്കാൻ ജോലി ദിവസത്തിന്റെ അവസാനത്തിൽ ചെയ്യേണ്ട കാര്യങ്ങളുടെ ഓർമ്മപ്പെടുത്തലുകൾ, മീറ്റിംഗ് അറിയിപ്പുകൾ അല്ലെങ്കിൽ തമാശകൾ പോലും അയയ്‌ക്കാൻ ഉത്തരം നൽകുന്ന യന്ത്രങ്ങൾ പ്രോഗ്രാം ചെയ്യാവുന്നതാണ്. കൂടാതെ, ടീം അംഗങ്ങൾ കാണുകയും പ്രതികരിക്കുകയും ചെയ്യുന്ന സന്ദേശങ്ങൾ ഫിൽട്ടർ ചെയ്യുന്നതിനും മുൻഗണന നൽകുന്നതിനും അവ ഉപയോഗപ്രദമാകും.

പ്രായോഗികമായി, ഉത്തരം നൽകുന്ന യന്ത്രങ്ങൾ വൈവിധ്യമാർന്ന പ്രവർത്തനങ്ങൾക്കായി ഉപയോഗിക്കാം. അവയിൽ, വേറിട്ടുനിൽക്കുന്നു സ്റ്റാറ്റസ് റിപ്പോർട്ടുകൾ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നു, എന്നതിനായുള്ള ഓർമ്മപ്പെടുത്തലുകൾ ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യുന്നു ആവർത്തിച്ചുള്ള ജോലികൾ, കൂടാതെ അപേക്ഷയുടെയും അംഗീകാര പ്രക്രിയകളുടെയും ലളിതവൽക്കരണം. കൂടാതെ, പങ്കിട്ട ഡോക്യുമെൻ്റുകൾ അപ്‌ഡേറ്റ് ചെയ്യുമ്പോൾ അല്ലെങ്കിൽ ഒരു പ്രത്യേക ചാനലിൽ ഒരു പരാമർശം നടത്തുമ്പോൾ അറിയിപ്പുകൾ അയയ്‌ക്കുന്നതിന് അവ പ്രോഗ്രാം ചെയ്യാവുന്നതാണ്. എന്നാൽ ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട കാര്യം, നല്ല ഉപയോഗത്തിലൂടെ, ഉത്തരം നൽകുന്ന യന്ത്രങ്ങൾക്ക് സമയം ലാഭിക്കാൻ കഴിയും, ഉൽപ്പാദനക്ഷമത വർദ്ധിപ്പിക്കുക ഒപ്പം ടീമിൻ്റെ കാര്യക്ഷമതയും മെച്ചപ്പെടുത്തുക. അവയിൽ നിന്ന് പരമാവധി പ്രയോജനപ്പെടുത്തുന്നതിന്, ഏത് ടാസ്‌ക്കുകളാണ് ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യേണ്ടതെന്ന് ശ്രദ്ധാപൂർവ്വം ആസൂത്രണം ചെയ്യാനും ടീമിൻ്റെ ആവശ്യങ്ങളെ അടിസ്ഥാനമാക്കി പ്രതികരണങ്ങൾ ഇഷ്‌ടാനുസൃതമാക്കാനും വർക്ക്ഫ്ലോയിലെ മാറ്റങ്ങൾക്ക് മുകളിൽ തുടരുന്നതിന് പാരാമീറ്ററുകൾ ഇടയ്‌ക്കിടെ ക്രമീകരിക്കാനും ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു.

സ്ലാക്കിലെ ഓട്ടോമാറ്റിക് റെസ്‌പോണ്ടറുകൾ ഉപയോഗിച്ച് ടീം കാര്യക്ഷമത വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നു

ദി സ്ലാക്കിൽ ഉത്തരം നൽകുന്ന യന്ത്രങ്ങൾ എല്ലാ ചോദ്യങ്ങളും പ്രശ്നങ്ങളും അഭ്യർത്ഥനകളും ശ്രദ്ധിക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കാൻ അവ വളരെ ഉപയോഗപ്രദമായ ഉപകരണമാണ്. ഫലപ്രദമായി സമയബന്ധിതവും. ഒരു നിർദ്ദിഷ്‌ട ചാനലിലോ ടീം അംഗത്തിലോ ഒരു സന്ദേശം എത്തുമ്പോഴെല്ലാം, ഒരു യാന്ത്രിക പ്രതികരണം ഉടനടി അയയ്‌ക്കുന്ന തരത്തിൽ ഈ സവിശേഷത ക്രമീകരിക്കാൻ കഴിയും. ഈ പ്രതികരണത്തിൽ സാങ്കേതിക പിന്തുണാ വിശദാംശങ്ങൾ, സാധാരണ ചോദ്യങ്ങൾക്കുള്ള പതിവ് ഉത്തരങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ റീഡയറക്‌ടുകൾ എന്നിവ പോലുള്ള ഉപയോഗപ്രദമായ വിവരങ്ങൾ അടങ്ങിയിരിക്കാം. വ്യക്തിക്ക് ഉചിതമായ വ്യക്തിക്കോ വകുപ്പിനോ.

ഈ ഉത്തരം നൽകുന്ന യന്ത്രങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുക ഇത് ഒരു പ്രക്രിയയാണ് വളരെ ലളിതമാണ്. ആദ്യം, അവ സജ്ജീകരിക്കുന്നതിനുള്ള ഉചിതമായ അനുമതികൾ നിങ്ങൾക്കുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക. തുടർന്ന്, നിങ്ങളുടെ ചാനലിലേക്കോ വ്യക്തിഗത അക്കൗണ്ട് ക്രമീകരണങ്ങളിലേക്കോ പോയി 'ഉത്തരം നൽകുന്ന യന്ത്രങ്ങൾ' ഓപ്ഷൻ നോക്കുക. നിങ്ങൾക്ക് ക്രമീകരിക്കാൻ കഴിയും:

• പ്രതികരണ സമയം: ഒരു സന്ദേശം ലഭിച്ചതിന് ശേഷമുള്ള പ്രതികരണ സമയം സജ്ജമാക്കുക.
• മറുപടി വാചകം: ഏത് സന്ദേശമാണ് സ്വയമേവയുള്ള മറുപടിയായി അയക്കേണ്ടതെന്ന് നിർണ്ണയിക്കുന്നു.
• ഫിൽട്ടറുകൾ: ഏത് സാഹചര്യത്തിലാണ് ഉത്തരം നൽകുന്ന മെഷീൻ സജീവമാക്കേണ്ടതെന്ന് നിർവചിക്കുന്നു.

ലക്ഷ്യം എന്നോർക്കുക ഉപകരണങ്ങളുടെ കാര്യക്ഷമത വർദ്ധിപ്പിക്കുക - ഓട്ടോറെസ്‌പോണ്ടറുകൾ നന്നായി എഴുതിയിട്ടുണ്ടെന്നും ഉപയോഗപ്രദമാണെന്നും കമ്പനിയുടെ സ്വരവും ബ്രാൻഡും പ്രതിഫലിപ്പിക്കുന്നതുമാണെന്നും ഉറപ്പാക്കുക.