പ്രൊഫഷണൽ ഇമെയിലുകൾ നിമിഷങ്ങൾക്കുള്ളിൽ എഴുതുന്നതിനുള്ള മികച്ച പ്രോംപ്റ്റുകൾ

ഏതൊരു ജോലി സാഹചര്യത്തിലും പ്രൊഫഷണൽ ലെവൽ ഇമെയിലുകൾ എഴുതുക എന്നത് അത്യാവശ്യമായ ഒരു കഴിവാണ്. എന്നിരുന്നാലും, ഇതിന് സമയവും പരിശ്രമവും ആവശ്യമാണ്. ഭാഗ്യവശാൽ, കൃത്രിമബുദ്ധിയുടെ ഉപയോഗം നമ്മുടെ രക്ഷയ്‌ക്കെത്തുന്നു. ഈ ലേഖനത്തിൽ, ഞങ്ങൾ വിശദീകരിക്കുന്നു പ്രൊഫഷണൽ ഇമെയിലുകൾ വേഗത്തിലും ഫലപ്രദമായും എഴുതാൻ പ്രോംപ്റ്റുകൾ എങ്ങനെ ഉപയോഗിക്കാം.

നിങ്ങളുടെ സന്ദേശങ്ങളിൽ മാറ്റം വരുത്താനും കമ്പനിയിലോ ബിസിനസ് ബന്ധങ്ങളിലോ വേറിട്ടു നിൽക്കാനും ആഗ്രഹിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, തുടർന്ന് വായിക്കുക: AI പിന്തുണയോടെ പ്രൊഫഷണൽ ഇമെയിലിന്റെ യഥാർത്ഥ മാസ്റ്ററാകാൻ നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമായതെല്ലാം ഇതാ.

 

AI-യിൽ ഒരു പ്രോംപ്റ്റ് എന്താണ്, ഇമെയിലുകൾ എഴുതാൻ അത് എങ്ങനെയാണ് ഉപയോഗിക്കുന്നത്?

Un പ്രോംപ്റ്റ് നിങ്ങളുടെ ആവശ്യങ്ങൾക്കനുസൃതമായി ഒരു പ്രത്യേക സന്ദേശം സൃഷ്ടിക്കാൻ AI-യെ സഹായിക്കുന്ന ഒരു നിർദ്ദേശമോ പ്രാരംഭ വാക്യമോ ആണിത്. പ്രൊഫഷണൽ ഇമെയിലിന്റെ പശ്ചാത്തലത്തിൽ, ഉചിതമായ ഇമെയിൽ രചിക്കാൻ നിങ്ങൾ AI-യോട് പറയുന്നതായിരിക്കും പ്രോംപ്റ്റ്. ഉദാഹരണത്തിന്: "പ്രൊജക്റ്റ് X ന്റെ അവസ്ഥയെക്കുറിച്ചുള്ള വിശദമായ വിവരങ്ങൾ അഭ്യർത്ഥിച്ചുകൊണ്ട്, സൗഹാർദ്ദപരവും പ്രൊഫഷണലുമായ ഒരു ടോൺ നിലനിർത്തിക്കൊണ്ട് ഒരു ഇമെയിൽ എഴുതുക."

പ്രോംപ്റ്റിൽ നിങ്ങൾ കൂടുതൽ വിവരങ്ങളും സന്ദർഭവും നൽകുമ്പോൾ, പ്രതികരണം കൂടുതൽ കൃത്യവും നിങ്ങളുടെ ലക്ഷ്യവുമായി പൊരുത്തപ്പെടുന്നതുമായിരിക്കും.ഈ സംവിധാനം സ്ക്രാച്ചിൽ നിന്ന് ടെക്‌സ്‌റ്റുകൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനും തിരുത്തൽ, ചെറുതാക്കൽ, ടോൺ പൊരുത്തപ്പെടുത്തൽ, അല്ലെങ്കിൽ നീണ്ട ഇമെയിലുകളെ എളുപ്പത്തിൽ ദഹിപ്പിക്കാവുന്ന സംഗ്രഹങ്ങളാക്കി മാറ്റുന്നതിനും പ്രവർത്തിക്കുന്നു.

പ്രൊഫഷണൽ ഇമെയിലുകൾക്കുള്ള നല്ല പ്രോംപ്റ്റിന്റെ പ്രധാന ഘടകങ്ങൾ

നിങ്ങൾക്ക് പരമാവധി പ്രയോജനപ്പെടുത്തണമെങ്കിൽ ഇമെയിൽ എഴുത്തിലെ AI, നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമുള്ളത് എങ്ങനെ ചോദിക്കണമെന്ന് നിങ്ങൾ അറിഞ്ഞിരിക്കണം.ഒരു നല്ല നിർദ്ദേശത്തിൽ എപ്പോഴും ഇവ ഉൾപ്പെടുത്തണം:

• സന്ദർഭം: ഇമെയിൽ എന്തിനെക്കുറിച്ചാണെന്നും അത് ആർക്കുവേണ്ടിയാണെന്നും വ്യക്തമാക്കുക. ഒരു സഹപ്രവർത്തകനോ, ഒരു ക്ലയന്റിനോ, നിങ്ങളുടെ ബോസോ ഒരുപോലെയല്ല.
• പ്രവർത്തനം മായ്ക്കുക: സന്ദേശം ഉപയോഗിച്ച് നിങ്ങൾ എന്താണ് നേടാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നതെന്ന് വിശദീകരിക്കുക (അഭ്യർത്ഥന, നന്ദി, അറിയിക്കുക, പരാതിപ്പെടുക, മുതലായവ).
• സ്വരവും ശൈലിയും: അത് ഔപചാരികമോ, അനൗപചാരികമോ, അടുപ്പമുള്ളതോ, ബോധ്യപ്പെടുത്തുന്നതോ ആയിരിക്കണമോ എന്ന് സൂചിപ്പിക്കുക...
• പരിമിതികൾ അല്ലെങ്കിൽ വിപുലീകരണം: നിങ്ങൾക്ക് ചെറുതോ, നേരിട്ടുള്ളതോ അല്ലെങ്കിൽ ഒരു നിശ്ചിത നീളമുള്ളതോ ആയ എന്തെങ്കിലും വേണമെങ്കിൽ.

പ്രോംപ്റ്റുകൾ സൃഷ്ടിക്കുമ്പോൾ സാധാരണ തെറ്റുകൾ (അവ എങ്ങനെ ഒഴിവാക്കാം)

നിരവധി ഉപയോക്താക്കൾ ഇതിൽ പെടുന്നു ചില സാധാരണ തെറ്റുകൾ ഇമെയിലുകൾ രചിക്കുന്നതിന് AI യോട് സഹായം ചോദിക്കുമ്പോൾ:

• വളരെ പൊതുവായത്"ഒരു ഔപചാരിക ഇമെയിൽ രചിക്കുക" എന്ന് നിങ്ങൾ ടൈപ്പ് ചെയ്താൽ, AI ഇംപ്രൂവ് ചെയ്യും, കൂടാതെ വാചകം നിങ്ങളുടെ കേസിന് പ്രസക്തമായിരിക്കില്ല.
• ലക്ഷ്യം കൈവരിക്കുന്നില്ല.ഇമെയിലിനുള്ള കൃത്യമായ കാരണം നിങ്ങൾ വിശദീകരിച്ചില്ലെങ്കിൽ, സന്ദേശം ഉപരിപ്ലവമായി തുടരാം.
• സ്വീകർത്താവിനെ മറക്കുക. നിങ്ങൾ അഭിസംബോധന ചെയ്യുന്ന വ്യക്തിയുമായി നിങ്ങളുടെ സ്വരവും ഉള്ളടക്കവും പൊരുത്തപ്പെടുത്തേണ്ടതുണ്ട്. ഒരു ക്ലയന്റിനോട് ഇടപെടുന്നത് ഒരു സഹപ്രവർത്തകനോട് ഇടപെടുന്നതിന് തുല്യമല്ല.
• അക്ഷരത്തെറ്റ്/വ്യാകരണ പരിശോധന ആവശ്യപ്പെടരുത്.. പ്രോംപ്റ്റിൽ ഇത് ഉൾപ്പെടുത്തുന്നത് പിശകുകളുടെ സാധ്യത കുറയ്ക്കുന്നു.

ഈ നുറുങ്ങുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നതിലൂടെയും ഏറ്റവും സാധാരണമായ തെറ്റുകൾ ഒഴിവാക്കുന്നതിലൂടെയും, പ്രൊഫഷണൽ ഇമെയിലുകൾ എഴുതുന്നതിനുള്ള മികച്ച നിർദ്ദേശങ്ങൾ നിങ്ങൾക്ക് സൃഷ്ടിക്കാൻ കഴിയും.

പ്രൊഫഷണൽ ഇമെയിലുകൾക്കുള്ള പ്രോംപ്റ്റുകളുടെ പ്രായോഗിക ഉദാഹരണങ്ങൾ

പ്രൊഫഷണൽ ഇമെയിലുകൾ എഴുതുന്നതിനുള്ള പ്രോംപ്റ്റുകൾ എങ്ങനെ സൃഷ്ടിക്കാമെന്ന് പഠിക്കാനുള്ള ഏറ്റവും നല്ല മാർഗം കാണുന്നത് ആണ് യഥാർത്ഥ സാഹചര്യങ്ങളിൽ പ്രയോഗിച്ച ഉദാഹരണങ്ങൾനിങ്ങൾക്ക് ഉപയോഗിക്കാൻ കഴിയുന്ന വ്യത്യസ്ത ലക്ഷ്യങ്ങളെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള ഒരു സമാഹാരം ഞങ്ങൾ ഇവിടെ അവതരിപ്പിക്കുന്നു ചാറ്റ് ജിപിടി അല്ലെങ്കിൽ മറ്റേതെങ്കിലും ഉപകരണം:

സാഹചര്യം	പ്രോംപ്റ്റ് ഉദാഹരണം
വിവരങ്ങൾ അഭ്യർത്ഥിക്കുക	"ഓർഡർ നമ്പർ 12345 ന്റെ ഡെലിവറി സ്റ്റാറ്റസിനെക്കുറിച്ചുള്ള ഒരു അപ്‌ഡേറ്റ് അഭ്യർത്ഥിക്കാൻ ഒരു പ്രൊഫഷണൽ ഇമെയിൽ എഴുതുക. ഔപചാരികവും മാന്യവുമായ ഒരു സ്വരത്തിൽ, 80 വാക്കുകളിൽ കൂടരുത്."
ഒരു ഉപഭോക്താവിന് നന്ദി പറയുന്നു	"ഒരു വാങ്ങൽ പൂർത്തിയാക്കിയ ഒരു ഉപഭോക്താവിന് നന്ദി പറഞ്ഞുകൊണ്ട് ഒരു ഇമെയിൽ എഴുതുക. അനുഭവത്തെക്കുറിച്ച് ഫീഡ്‌ബാക്ക് ചോദിക്കുകയും സ്നേഹപൂർവ്വം സൈൻ ഓഫ് ചെയ്യുകയും ചെയ്യുക."
മീറ്റിംഗ് അറിയിപ്പ്	"തീയതി, സമയം, അജണ്ട, RSVP-യ്ക്കായുള്ള അഭ്യർത്ഥന എന്നിവയുൾപ്പെടെ, പാദത്തിലെ ഫലങ്ങൾ സംബന്ധിച്ച് എല്ലാവരെയും ഒരു മീറ്റിംഗിലേക്ക് ക്ഷണിക്കുന്ന ഒരു ഇമെയിൽ സൃഷ്ടിക്കുക."
ചെലവുകൾ റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യുക	"നിങ്ങളുടെ അവസാന കമ്പനി ഔട്ടിംഗിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയ ചെലവുകളെക്കുറിച്ച് നിങ്ങളുടെ സൂപ്പർവൈസറെ അറിയിക്കാൻ ഒരു ഇമെയിൽ എഴുതുക. അറ്റാച്ചുമെന്റുകളും അഭ്യർത്ഥന സ്ഥിരീകരണവും ഉൾപ്പെടുത്തുക."

 

ശുപാർശ ചെയ്യുന്ന പ്രൊഫഷണൽ ഇമെയിലുകളുടെയും നിർദ്ദേശങ്ങളുടെയും തരങ്ങൾ

ദി എഴുത്ത് ആവശ്യങ്ങൾ അനുസരിച്ച് വളരെ വൈവിധ്യപൂർണ്ണമായിരിക്കും സന്ദേശത്തിന്റെ ലക്ഷ്യം. അതുകൊണ്ട്, ഏറ്റവും സാധാരണമായ സാഹചര്യങ്ങളും ഓരോന്നിനും ഏറ്റവും ഫലപ്രദമായ നിർദ്ദേശങ്ങളും തരംതിരിക്കുന്നത് സഹായകരമാണ്:

• വിവരങ്ങൾക്കായുള്ള അഭ്യർത്ഥന: "ലഭ്യമായ സേവനങ്ങളുടെ പുതിയ കാറ്റലോഗിനെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ അഭ്യർത്ഥിച്ച് സൗഹൃദപരമായ സ്വരത്തിൽ ഒരു ഇമെയിൽ എഴുതുക."
• കൃതജ്ഞത: "ഒരു മീറ്റിംഗിന് ശേഷം ചർച്ച ചെയ്ത പ്രധാന കാര്യങ്ങൾ എടുത്തുകാണിച്ചുകൊണ്ടും ഭാവി സഹകരണത്തിനുള്ള തുറന്ന മനസ്സോടെയും ഒരു ഔപചാരിക നന്ദി ഇമെയിൽ എഴുതുക."
• ഫോളോ അപ്പ്: "കഴിഞ്ഞ ആഴ്ച നിങ്ങൾ അയച്ച പ്രൊപ്പോസലിനെക്കുറിച്ച് എന്തെങ്കിലും അപ്‌ഡേറ്റ് ഉണ്ടോ എന്ന് കാണാൻ ഒരു മാന്യമായ ഫോളോ-അപ്പ് ഇമെയിൽ സൃഷ്ടിക്കുക."
• പ്രൊപ്പോസൽ അവതരണം: “പ്രോജക്റ്റിന്റെ വിശദാംശങ്ങൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്ന ഒരു സഹകരണ നിർദ്ദേശം അവതരിപ്പിച്ച്, അതിനെക്കുറിച്ച് ചർച്ച ചെയ്യാൻ സാധ്യമായ ഒരു മീറ്റിംഗ് അഭ്യർത്ഥിച്ചുകൊണ്ട് ഒരു പ്രൊഫഷണൽ ഇമെയിൽ എഴുതുക.”
• മീറ്റിംഗ് ഓർമ്മപ്പെടുത്തൽ: "തിങ്കളാഴ്ച നടക്കാനിരിക്കുന്ന മീറ്റിംഗിനെക്കുറിച്ച് പങ്കെടുക്കുന്നവരെ ഓർമ്മിപ്പിക്കുന്ന ഒരു ഇമെയിൽ, പ്രൊഫഷണലും സംക്ഷിപ്തവുമായ സ്വരത്തിൽ എഴുതുക."
• പദ്ധതി അടച്ചുപൂട്ടൽ: “പ്രൊജക്റ്റ് അവസാനിച്ചുവെന്ന് എല്ലാവരെയും അറിയിക്കുന്നതിനായി ഒരു ഇമെയിൽ സൃഷ്ടിക്കുക, ഫലങ്ങളുടെ സംഗ്രഹവും ടീമിന്റെ ഇടപെടലിന് നന്ദിയും ഉൾപ്പെടുത്തുക.”

AI ഉപയോഗിച്ച് നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകളുടെ ടോൺ എങ്ങനെ മെച്ചപ്പെടുത്താം

വ്യക്തിഗതമാക്കിയ പ്രോംപ്റ്റുകളുടെ മികച്ച മൂല്യങ്ങളിലൊന്ന് സ്വീകർത്താവിന് അനുസരിച്ച് ഇമെയിലിന്റെ ടോൺ ക്രമീകരിക്കാനുള്ള കഴിവാണ്.ഇമെയിൽ കൂടുതൽ ഔപചാരികവും, സമീപിക്കാവുന്നതും, അല്ലെങ്കിൽ സൂക്ഷ്മമായ സാഹചര്യങ്ങളിൽ പോലും സഹാനുഭൂതി നിറഞ്ഞതുമാക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് AI-യോട് പ്രത്യേകമായി ആവശ്യപ്പെടാം.

• ഔപചാരികമായ: «എച്ച്ആർ ഡയറക്ടറുമായി ഒരു മീറ്റിംഗ് അഭ്യർത്ഥിച്ചുകൊണ്ട് ഒരു പ്രൊഫഷണലും ഔപചാരികവുമായ ഇമെയിൽ എഴുതുക.»
• സൗഹൃദം: «പ്രോജക്റ്റ് നടപ്പിലാക്കുന്നതിൽ സഹായിച്ചതിന് ഒരു സഹപ്രവർത്തകന് നന്ദി പറയാൻ ഒരു സൗഹൃദ ഇമെയിൽ സൃഷ്ടിക്കുക.»
• ഋജുവായത്: «തീർച്ചപ്പെടുത്താത്ത ഡോക്യുമെന്റേഷന്റെ നിലയെക്കുറിച്ച് ചോദിച്ച് ഒരു ഹ്രസ്വവും നേരിട്ടുള്ളതുമായ ഇമെയിൽ എഴുതുക.»
• സഹാനുഭൂതിയുള്ള: «ഒരു സേവന പിശകിന് ഉപഭോക്താവിനോട് ക്ഷമാപണം നടത്തി, ഒരു പരിഹാരം വാഗ്ദാനം ചെയ്തും മനസ്സിലാക്കൽ കാണിച്ചും ഒരു ഇമെയിൽ എഴുതുക.»

ഫലപ്രദമായ ഫോളോ-അപ്പ് ഇമെയിലുകൾക്കുള്ള നിർദ്ദേശങ്ങൾ

ഉൽപ്പാദനപരമായ ബന്ധങ്ങൾ നിലനിർത്തുന്നതിന് ക്ലയന്റുകൾ, മീറ്റിംഗുകൾ അല്ലെങ്കിൽ ടാസ്‌ക്കുകൾ എന്നിവ പിന്തുടരേണ്ടത് അത്യാവശ്യമാണ്.ചില ഉപയോഗപ്രദമായ ഉദാഹരണങ്ങൾ:

കേസ്	പ്രോംപ്റ്റ് ഉദാഹരണം
വിൽപ്പനാനന്തരം	«വാങ്ങലിനുശേഷം സംതൃപ്തിയെക്കുറിച്ച് ചോദിക്കുകയും സത്യസന്ധമായ ഫീഡ്‌ബാക്ക് അഭ്യർത്ഥിക്കുകയും ചെയ്തുകൊണ്ട് ഒരു ഫോളോ-അപ്പ് ഇമെയിൽ എഴുതുക.»
ഓർമ്മപ്പെടുത്തൽ	"വരാനിരിക്കുന്ന ഡെലിവറി സമയപരിധിയെക്കുറിച്ച് ഒരു ഉപഭോക്താവിന് മാന്യമായ ഒരു ഓർമ്മപ്പെടുത്തൽ എഴുതുക."
അഭിപ്രായം അഭ്യർത്ഥിക്കുക	"ലഭിച്ച സേവനത്തെക്കുറിച്ച് സ്വീകർത്താവിന്റെ ഫീഡ്‌ബാക്ക് അഭ്യർത്ഥിക്കുന്ന ഒരു ഇമെയിൽ സൗഹൃദപരമായ സ്വരത്തിൽ സൃഷ്ടിക്കുക."
അപ്പോയിന്റ്മെന്റ് സ്ഥിരീകരണം	«ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്ത അപ്പോയിന്റ്മെന്റ് സ്ഥിരീകരിക്കുന്നതിനും ആവശ്യമായ ഡോക്യുമെന്റേഷൻ ഓർമ്മപ്പെടുത്തുന്നതിനും ഒരു ഫോളോ-അപ്പ് ഇമെയിൽ സൃഷ്ടിക്കുക.»

AI-ക്ക് നന്ദി, സ്വീകർത്താക്കളുടെ ഡാറ്റ ഉപയോഗിച്ച് ഇമെയിലുകൾ വ്യക്തിഗതമാക്കുക

വ്യക്തിപരമാക്കിയ ഇമെയിലുകൾ തുറക്കൽ നിരക്കും പ്രതികരണ നിരക്കും വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നു.. സ്വീകർത്താവിന്റെ പേര്, അവരുടെ കമ്പനി, പങ്കിട്ട പ്രോജക്റ്റുകൾ അല്ലെങ്കിൽ പ്രത്യേക താൽപ്പര്യങ്ങൾ പോലുള്ള നിങ്ങളുടെ നിർദ്ദേശങ്ങളിൽ വിശദാംശങ്ങൾ ചേർക്കുക:

വ്യക്തിഗതമാക്കൽ	നിർദ്ദേശിച്ച നിർദ്ദേശം
വ്യക്തിപരമാക്കിയ ആശംസ	"സ്വീകർത്താവിന്റെ പേരും കമ്പനിയിലെ അവരുടെ പങ്കിനെക്കുറിച്ചുള്ള ഒരു റഫറൻസും ഉപയോഗിച്ച് ഒരു പ്രാരംഭ ആശംസ സൃഷ്ടിക്കുക."
താൽപ്പര്യങ്ങളിലേക്കുള്ള റഫറൻസ്	"സ്വീകർത്താവിന്റെ താൽപ്പര്യങ്ങളെക്കുറിച്ചുള്ള വിശദാംശങ്ങൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്ന ഒരു ഇമെയിൽ എഴുതുക, നിർദ്ദേശം അവർക്ക് എന്തുകൊണ്ട് പ്രസക്തമാകുമെന്ന് പരാമർശിക്കുക."
മുൻ പദ്ധതികളുടെ പരാമർശം	"മുമ്പത്തെ പ്രോജക്റ്റിലെ സഹകരണ പ്രവർത്തനങ്ങളെ പരാമർശിച്ച് ഒരു നന്ദി ഉൾപ്പെടുത്തുക."

AI പ്രോംപ്റ്റുകൾ ഉപയോഗിച്ച് നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകൾ എങ്ങനെ അവലോകനം ചെയ്ത് ശരിയാക്കാം

വ്യാകരണപരമോ അക്ഷരത്തെറ്റുകളോ ഉള്ള ഒരു ഇമെയിൽ ഒരു പ്രൊഫഷണൽ ധാരണയെ നശിപ്പിച്ചേക്കാം.. അയയ്ക്കുക അമർത്തുന്നതിന് മുമ്പ്, നിങ്ങളുടെ ടെക്സ്റ്റ് അവലോകനം ചെയ്യാനും പോളിഷ് ചെയ്യാനും AI ഉപയോഗിക്കുക:

• പൂർണ്ണ അവലോകനം: «ദയവായി എല്ലാ ഇമെയിലുകളും പരിശോധിച്ച് വ്യാകരണപരമോ അക്ഷരത്തെറ്റുകളോ ഉണ്ടെങ്കിൽ അവ ഫ്ലാഗ് ചെയ്യുക.»
• മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നതിനുള്ള നിർദ്ദേശങ്ങൾ: «ഇമെയിൽ കൂടുതൽ വ്യക്തതയുള്ളതാക്കാനും പോസിറ്റീവ് പ്രഭാവം ചെലുത്താനും മെച്ചപ്പെടുത്തലുകൾ നിർദ്ദേശിക്കുക.»
• സ്ഥിരത പരിശോധിക്കുക: «സന്ദേശത്തിന്റെ യോജിപ്പും യോജിപ്പും വിശകലനം ചെയ്യുക, ആവശ്യമെങ്കിൽ ഘടന മെച്ചപ്പെടുത്തുക.»

പ്രോംപ്റ്റുകളും ഓട്ടോമേഷനും ഉപയോഗിച്ച് ഇമെയിൽ മാർക്കറ്റിംഗ് ഒപ്റ്റിമൈസ് ചെയ്യുന്നു

ഇമെയിൽ മാർക്കറ്റിംഗ് കാമ്പെയ്‌നുകൾ ഓട്ടോമേഷൻ വഴി ഗുണനിലവാരത്തിൽ ഒരു കുതിച്ചുചാട്ടം നടത്തിയിട്ടുണ്ട്, കൂടാതെ സ്മാർട്ട് പ്രോംപ്റ്റുകൾവ്യത്യസ്ത പ്രേക്ഷകർക്കും സാഹചര്യങ്ങൾക്കും വേണ്ടി നിങ്ങൾക്ക് ഇമെയിൽ സീക്വൻസുകൾ സൃഷ്ടിക്കാനും ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യാനും ഇഷ്ടാനുസൃതമാക്കാനും കഴിയും:

• സ്വാഗതം, പ്രവേശനം: «പുതിയ സബ്‌സ്‌ക്രൈബർമാർക്ക് ഒരു സ്വാഗത ഇമെയിൽ സൃഷ്ടിക്കുക, ഞങ്ങളുടെ കമ്മ്യൂണിറ്റിയിൽ ചേരുന്നതിന്റെ നേട്ടങ്ങൾ എടുത്തുകാണിക്കുക.»
• കാർട്ട് ഓർമ്മപ്പെടുത്തൽ: «പ്രത്യേക ഓഫർ ഉൾപ്പെടെ ഉൽപ്പന്നങ്ങൾ കാർട്ടിൽ ഉപേക്ഷിച്ച ഉപയോക്താക്കൾക്കായി ഒരു ഓർമ്മപ്പെടുത്തൽ ഇമെയിൽ സൃഷ്ടിക്കുക.»
• ഉൽപ്പന്ന അവതരണം: «ഒരു പ്രത്യേക കിഴിവോടെ, പുതിയ ഉൽപ്പന്നങ്ങൾ പ്രഖ്യാപിക്കുന്ന ഒരു ഇമെയിൽ രൂപകൽപ്പന ചെയ്യുക.»
• വാങ്ങലിനു ശേഷമുള്ള ഫോളോ-അപ്പ്: «വാങ്ങിയതിനുശേഷം ഉൽപ്പന്നത്തെക്കുറിച്ചുള്ള ഫീഡ്‌ബാക്ക് ആവശ്യപ്പെട്ട് ഒരു നന്ദി ഇമെയിൽ എഴുതുക.»

ആവർത്തിച്ചുള്ള ജോലികൾ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യാനും ഓരോ ഇടപെടലിനും ഒരു വ്യക്തിഗത സ്പർശം നൽകാനും ഈ പ്രോംപ്റ്റുകൾ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു.

പ്രൊഫഷണൽ ഇമെയിലുകളിലെ സാധാരണ തെറ്റുകൾ (അവ എങ്ങനെ ഒഴിവാക്കാം)

സന്ദേശം ശരിയായി അവതരിപ്പിക്കുന്നത് പോലെ തന്നെ പ്രധാനമാണ് ചില എഴുത്ത് പിശകുകൾ ഒഴിവാക്കുന്നതും.. ഏറ്റവും സാധാരണമായ പിശകുകളിൽ ഇവ ഉൾപ്പെടുന്നു:

• വിശ്രമകരമായ സാഹചര്യങ്ങളിൽ അമിതമായി ഔപചാരികത പുലർത്തുക.
• സാങ്കേതിക വശങ്ങൾ ദുരുപയോഗം ചെയ്യുകയോ അസംബന്ധമായ പദപ്രയോഗങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുകയോ ചെയ്യുക.
• നിർദ്ദിഷ്ട സ്വീകർത്താവിന് അനുസൃതമായി സ്വരം ക്രമീകരിക്കാതിരിക്കൽ.
• അക്ഷരത്തെറ്റും വ്യാകരണവും പരിശോധിക്കാൻ മറന്നു.
• കാര്യം ശൂന്യമായി അല്ലെങ്കിൽ വ്യക്തമല്ലാത്തതായി വിടുക.

പരിഹാരം: ഔപചാരികതയുടെ നിലവാരം, ദൈർഘ്യം എന്നിവ വ്യക്തമാക്കി എപ്പോഴും പ്രോംപ്റ്റ് ക്രമീകരിക്കുക, ആവശ്യമെങ്കിൽ ഒന്നിലധികം പതിപ്പുകൾ സ്വയമേവ അവലോകനം ചെയ്ത് അഭ്യർത്ഥിക്കുക.

ഫലപ്രാപ്തി വിശകലനം: നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകൾ പ്രവർത്തിക്കുന്നുണ്ടോ എന്ന് എങ്ങനെ അറിയും

AI-ക്കും നിങ്ങളെ സഹായിക്കാനാകും നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകളുടെ പ്രകടനം വിശകലനം ചെയ്യുക: ഓപ്പൺ റേറ്റുകൾ, പ്രതികരണ നിരക്കുകൾ എന്നിവയെക്കുറിച്ചുള്ള റിപ്പോർട്ടുകൾ നിങ്ങൾക്ക് അഭ്യർത്ഥിക്കാം, അയയ്ക്കുന്ന സമയത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കി പാറ്റേണുകൾ കണ്ടെത്താം, അല്ലെങ്കിൽ ലഭിച്ച ഫലങ്ങളെ അടിസ്ഥാനമാക്കി മെച്ചപ്പെടുത്തലുകൾ നിർദ്ദേശിക്കാം.

• "എന്റെ സമീപകാല ഇമെയിലുകളുടെ ഫലങ്ങൾ വിശകലനം ചെയ്ത് പ്രതികരണ നിരക്ക് വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നതിനുള്ള മെച്ചപ്പെടുത്തലുകൾ നിർദ്ദേശിക്കുക."
• "എന്റെ കാമ്പെയ്‌നുകളുടെ ഫലപ്രാപ്തിയെക്കുറിച്ച് ഒരു റിപ്പോർട്ട് എഴുതുക, മികച്ച വിഷയങ്ങളും സമയങ്ങളും തിരിച്ചറിയുക."

വസ്തുനിഷ്ഠമായ ഡാറ്റ ഉപയോഗിച്ച് നിങ്ങളുടെ തന്ത്രം ആവർത്തിക്കാനും പരിഷ്കരിക്കാനും ഈ വിശകലനങ്ങൾ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കും.

AI യുടെ സഹായത്തോടെ ഓട്ടോമാറ്റിക് പ്രതികരണങ്ങൾ എങ്ങനെ ഉപയോഗിക്കാം

അസാന്നിധ്യങ്ങൾ, അവധിക്കാലങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ ലഭ്യമല്ലാത്ത കാലഘട്ടങ്ങൾ എന്നിവ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ഏറ്റവും പ്രായോഗിക സവിശേഷതകളിൽ ഒന്നാണ് ഓട്ടോമാറ്റിക് പ്രതികരണങ്ങൾ സജ്ജീകരിക്കുന്നത്.ഉപയോഗപ്രദമായ ചില നിർദ്ദേശങ്ങൾ:

• "ഒക്ടോബർ 10 വരെ ഞാൻ ഓഫീസിൽ ഇല്ലെന്നും ഞാൻ തിരിച്ചെത്തുമ്പോൾ മറുപടി നൽകാമെന്നും പ്രസ്താവിക്കുന്ന ഒരു ഓട്ടോ-മറുപടി സൃഷ്ടിക്കുക."
• "ആരുമായി ബന്ധപ്പെടുന്നോ അവർക്ക് ഒരു യാന്ത്രിക നന്ദി സന്ദേശം എഴുതുക, നിങ്ങൾ ഉടൻ പ്രതികരിക്കുമെന്ന് അവരെ അറിയിക്കുക."
• «അടിയന്തര കേസുകൾക്കായി ഇതര ബന്ധപ്പെടാനുള്ള വിവരങ്ങൾ അടങ്ങിയ ഒരു പ്രതികരണം സൃഷ്ടിക്കുക.»

AI ഉപയോഗിച്ച്, ഇത്തരം സന്ദേശങ്ങൾ കൂടുതൽ വ്യക്തിപരവും ഫലപ്രദവുമാണ്..

ഔപചാരികവും പ്രൊഫഷണലുമായ ഇമെയിലുകൾ എഴുതുന്നതിലെ നല്ല രീതികൾ

ഒരു കൂട്ടം മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശങ്ങൾ പാലിക്കുന്നത് നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകൾ പോസിറ്റീവായി വേറിട്ടു നിർത്തും.:

• വ്യക്തവും നേരിട്ടുള്ളതുമായിരിക്കുകആദ്യ വരികളിൽ ലക്ഷ്യം പറയുക.
• ചെറുതും വ്യത്യസ്തവുമായ ഖണ്ഡികകൾ ഉപയോഗിക്കുക ശൂന്യമായ ഇടങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച്.
• ബുള്ളറ്റുകളോ ലിസ്റ്റുകളോ ഉൾപ്പെടുത്തുക ധാരാളം വിവരങ്ങളുള്ള സന്ദേശങ്ങൾക്ക്.
• എപ്പോഴും അക്ഷരവിന്യാസവും വ്യാകരണവും പരിശോധിക്കുക അയയ്ക്കുന്നതിന് മുമ്പ്.
• ടോൺ ക്രമീകരിക്കുക സ്വീകർത്താവിന് (ക്ലയന്റ്, സഹപ്രവർത്തകൻ, വിതരണക്കാരൻ മുതലായവ).
• വ്യക്തമായ ഒരു പ്രവർത്തന കോൾ ഉൾപ്പെടുത്തുക നിങ്ങൾ ഒരു ഉത്തരം തേടുകയാണെങ്കിൽ.

പ്രോംപ്റ്റിൽ നിന്ന് ഏത് ഇമെയിലിനെയും മികച്ച രീതികളിലേക്ക് പരിവർത്തനം ചെയ്യാൻ നിങ്ങൾക്ക് AI-യോട് ആവശ്യപ്പെടാം..

നിങ്ങൾ കണ്ടതുപോലെ, ഏതൊരു ബിസിനസ് സാഹചര്യത്തിലും ഇമെയിൽ ഒപ്റ്റിമൈസ് ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ആത്യന്തിക ഉപകരണമായി പ്രൊഫഷണൽ ഇമെയിലുകൾ എഴുതുന്നതിനുള്ള നിർദ്ദേശങ്ങൾ മാറിയിരിക്കുന്നു.. ഫലപ്രദമായ സന്ദേശങ്ങൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നത് ലളിതമാക്കുക, സ്വരം വ്യക്തിഗതമാക്കുക, പിശകുകൾ തിരുത്തുക എന്നിവ മാത്രമല്ല, ടാസ്‌ക്കുകൾ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യാനും ഫലങ്ങൾ വിശകലനം ചെയ്യാനും ഓരോ സ്വീകർത്താവിന്റെയും പ്രതീക്ഷകൾക്ക് അനുസൃതമായി പൊരുത്തപ്പെടാനും അവ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു. കൃത്രിമബുദ്ധിയുടെയും വ്യക്തമായി നിർവചിക്കപ്പെട്ട നിർദ്ദേശങ്ങളുടെയും സഹായത്തോടെ, നിങ്ങളുടെ പ്രൊഫഷണൽ ആശയവിനിമയത്തിൽ നിങ്ങൾക്ക് പൂർണ്ണ നിയന്ത്രണം ലഭിക്കും, സമയം ലാഭിക്കും, നിങ്ങൾ അയയ്ക്കുന്ന ഓരോ സന്ദേശത്തിലും ശാശ്വതമായ ഒരു മുദ്ര പതിപ്പിക്കുമെന്ന് ഉറപ്പാക്കാനും കഴിയും.