മൂന്ന്-ഫോൾഡർ രീതി: നിങ്ങളുടെ വിവരങ്ങൾ ക്രമീകരിക്കുന്നതിനുള്ള ആത്യന്തിക ഗൈഡ്

La ഫയൽ, ഡോക്യുമെന്റ് മാനേജ്മെന്റ് പ്രൊഫഷണൽ, വ്യക്തിജീവിതത്തിലെ പ്രധാന വെല്ലുവിളികളിൽ ഒന്നായി ഇത് തുടരുന്നു, പ്രത്യേകിച്ച് വിവരങ്ങൾ അമ്പരപ്പിക്കുന്ന വേഗതയിൽ കുമിഞ്ഞുകൂടുന്ന ഒരു ഡിജിറ്റൽ പരിതസ്ഥിതിയിൽ. എണ്ണം നമ്മുടെ രേഖകൾ സൂക്ഷിക്കുന്നതിനും, ആക്‌സസ് ചെയ്യുന്നതിനും, ചിട്ടപ്പെടുത്തി സൂക്ഷിക്കുന്നതിനും ഫലപ്രദമായ ഒരു സംവിധാനം ഉണ്ടായിരിക്കുന്നത് കാര്യക്ഷമതയിലും മനസ്സമാധാനത്തിലും ഒരു മാറ്റമുണ്ടാക്കും. ഇത് നേടുന്നതിനുള്ള ഏറ്റവും ജനപ്രിയവും പ്രായോഗികവുമായ തന്ത്രങ്ങളിലൊന്നാണ് അറിയപ്പെടുന്നത് ത്രീ-ഫോൾഡർ രീതി, പ്രൊഫഷണലുകൾ, വിദ്യാർത്ഥികൾ, ഫ്രീലാൻസർമാർ അല്ലെങ്കിൽ അവരുടെ ദൈനംദിന വർക്ക്ഫ്ലോ സംഘടിപ്പിക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന ആർക്കും വേണ്ടി രൂപകൽപ്പന ചെയ്ത ഒരു പരിഹാരം.

ഈ ലേഖനത്തിൽ, ഈ രീതി എന്താണ് ഉൾക്കൊള്ളുന്നത്, അതിന്റെ ഗുണങ്ങൾ, നിയമ, അക്കാദമിക് മേഖലകൾ പോലുള്ള വിവിധ മേഖലകളിൽ ഇത് എങ്ങനെ പ്രയോഗിക്കാം, നിങ്ങളുടെ സ്ഥാപനത്തെ അടുത്ത ഘട്ടത്തിലേക്ക് കൊണ്ടുപോകുന്നതിന് മറ്റ് ഏതൊക്കെ സാങ്കേതിക വിദ്യകൾ ഇതിന് പൂരകമാകുമെന്ന് ഞങ്ങൾ പര്യവേക്ഷണം ചെയ്യും.

എന്താണ് ത്രീ-ഫോൾഡർ രീതി?

മൂന്ന് ഫോൾഡർ രീതി ലളിതവും എന്നാൽ വളരെ ഫലപ്രദവുമായ ഒരു സാങ്കേതികത പ്രമാണങ്ങൾ, ജോലികൾ അല്ലെങ്കിൽ വിവരങ്ങൾ ക്രമീകരിക്കുക ഏത് സാഹചര്യത്തിലും. താക്കോൽ ഇതിൽ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു ഘടകങ്ങളെ വിഭജിക്കുക മൂന്ന് പ്രധാന വിഭാഗങ്ങൾ, ഓരോന്നും ഒരു ഫിസിക്കൽ അല്ലെങ്കിൽ ഡിജിറ്റൽ ഫോൾഡർ പ്രതിനിധീകരിക്കുന്നു. സാധാരണയായി, ഈ മൂന്ന് വിഭാഗങ്ങളും ഇവയുമായി യോജിക്കുന്നു:

• ഫോൾഡർ 1: തീർച്ചപ്പെടുത്തിയിട്ടില്ല അല്ലെങ്കിൽ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട് - അടിയന്തര നടപടി, അവലോകനം അല്ലെങ്കിൽ വർഗ്ഗീകരണം ആവശ്യമുള്ള എല്ലാ രേഖകളും, ജോലികളും, അല്ലെങ്കിൽ ഇനങ്ങളും പോകുന്നത് ഇവിടെയാണ്.
• ഫോൾഡർ 2: പ്രക്രിയയിലോ നിരീക്ഷണത്തിലോ ആണ് – ഇതിനകം നടന്നുകൊണ്ടിരിക്കുന്നതും എന്നാൽ ഇതുവരെ അവസാനിപ്പിക്കുകയോ ആർക്കൈവ് ചെയ്യുകയോ അന്തിമമാക്കുകയോ ചെയ്യാത്ത കാര്യങ്ങൾക്കായി ഈ സ്ഥലം നീക്കിവച്ചിരിക്കുന്നു.
• ഫോൾഡർ 3: പൂർത്തിയായി അല്ലെങ്കിൽ ആർക്കൈവ് ചെയ്‌തു – ഈ ഗ്രൂപ്പ് ഇതിനകം പരിഹരിച്ച രേഖകൾ സൂക്ഷിക്കുന്നു, അതിനാൽ ആവശ്യമെങ്കിൽ ഭാവിയിൽ അവ പരിശോധിക്കാൻ കഴിയും.

ഈ രീതിയുടെ പ്രധാന ഗുണം തീരുമാനമെടുക്കൽ ലളിതമാക്കുന്നു എല്ലാം എവിടേക്കാണ് പോകുന്നത് എന്നതിനെക്കുറിച്ച്, വ്യാപനം ഒഴിവാക്കിക്കൊണ്ട് സബ്ഫോൾഡറുകൾ അനന്തമോ സങ്കീർണ്ണമോ പരിപാലിക്കാൻ പ്രയാസകരമോ ആയ വർഗ്ഗീകരണ സംവിധാനങ്ങൾ. ഓരോ പ്രമാണത്തിന്റെയും അല്ലെങ്കിൽ ചുമതലയുടെയും ഏത് സമയത്തും അതിന്റെ അവസ്ഥയെക്കുറിച്ചുള്ള വ്യക്തമായ കാഴ്ചപ്പാടും ഇത് നൽകുന്നു.

 

പ്രൊഫഷണൽ, അക്കാദമിക് ലോകത്തിലെ ആപ്ലിക്കേഷനുകൾ

ത്രീ-ഫോൾഡർ രീതി വ്യത്യസ്ത മേഖലകളിലേക്കും തൊഴിൽ മേഖലകളിലേക്കും പൊരുത്തപ്പെടാൻ കഴിയുംഉദാഹരണത്തിന്, നിയമ മേഖലയിൽ, അഭിഭാഷകർ പലപ്പോഴും ഫയലുകളുടെയും കേസുകളുടെയും രഹസ്യ രേഖകളുടെയും നിരന്തരമായ തിരക്ക് നേരിടുന്നു. ഈ സംവിധാനം നടപ്പിലാക്കുന്നത് അവരുടെ സമ്മർദ്ദം കുറയ്ക്കാനും അവരുടെ ദൈനംദിന പ്രവർത്തന പ്രക്രിയയിൽ പ്രസക്തമായ വിവരങ്ങൾ നഷ്ടപ്പെടുന്നില്ലെന്ന് ഉറപ്പാക്കാനും സഹായിക്കുന്നു.

അക്കാദമിക് അല്ലെങ്കിൽ ഗവേഷണ മേഖലയിൽ, ഫോൾഡറുകളും ഫയലുകളും ഒരു ശ്രേണിപരമായ രീതിയിൽ ക്രമീകരിക്കുന്നത് അനുവദിക്കുന്നു സമയം ലാഭിക്കുകയും ഡാറ്റ, പ്രസിദ്ധീകരണങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ റിപ്പോർട്ടുകൾ കണ്ടെത്തുന്നത് എളുപ്പമാക്കുകയും ചെയ്യുകഡോക്യുമെന്റ് തരം (ഡാറ്റ, പിന്തുണയ്ക്കുന്ന ഡോക്യുമെന്റേഷൻ, പ്രസിദ്ധീകരണങ്ങൾ മുതലായവ) അടിസ്ഥാനമാക്കി വിവരങ്ങൾ വേർതിരിക്കുക, ഓരോ പ്രധാന ഫോൾഡറിലും ഫയലുകളുടെ നിലവിലെ അവസ്ഥ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിന് മൂന്ന്-ഫോൾഡർ രീതി ഉപയോഗിക്കുക എന്നതാണ് പൊതുവായ ഒരു ശുപാർശ.

ബിരുദ വിദ്യാർത്ഥികൾക്കോ ​​ഗവേഷകർക്കോ ഉള്ള ഒരു സാധാരണ ഉദാഹരണം:

• "റോ ഡാറ്റ" ഫോൾഡർ: അസംസ്കൃത ഫയലുകൾ അല്ലെങ്കിൽ യഥാർത്ഥ വസ്തുക്കൾ.
• "പ്രോസസ്സ് ചെയ്ത" ഫോൾഡർ: വിശകലനം, എഡിറ്റിംഗ് അല്ലെങ്കിൽ അവലോകന ഘട്ടത്തിലുള്ള പ്രമാണങ്ങൾ.
• "പൂർത്തിയായി" എന്ന ഫോൾഡർ: റിപ്പോർട്ടുകൾ, പ്രസിദ്ധീകരണങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ ഫലങ്ങൾ പൂർത്തിയാക്കി പ്രചരിപ്പിക്കുന്നതിനോ ആർക്കൈവ് ചെയ്യുന്നതിനോ തയ്യാറാണ്.

ഈ സിസ്റ്റം അനുവദിക്കുന്നു ഫോൾഡറുകൾ പ്രകാരമുള്ള ശ്രേണിപരമായ ഓർഗനൈസേഷൻ, ത്രീ-ഫോൾഡർ നിയമവുമായി സംയോജിപ്പിച്ച്, വലിയ അളവിലുള്ള വിവരങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിലെ ക്രമവും കാര്യക്ഷമതയും വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നു..

ഫലപ്രദമായ ഫോൾഡർ, ഫയൽ ഘടനയ്ക്കുള്ള പ്രധാന തത്വങ്ങൾ

ത്രീ-ഫോൾഡർ രീതി പ്രയോഗിക്കാൻ ലളിതമാണെങ്കിലും, ചിലത് ഉണ്ട് നിങ്ങളുടെ സ്ഥാപന സംവിധാനത്തിൽ നിന്ന് പരമാവധി പ്രയോജനപ്പെടുത്താൻ സഹായിക്കുന്ന അടിസ്ഥാന തത്വങ്ങൾ:

• കുറവ് കൂടുതലാണ്പ്രശസ്തൻ മൈസ് വാൻ ഡി റോഹെയുടെ വാചകം ഈ സാഹചര്യത്തിലും ഇത് ബാധകമാണ്. കഴിയുന്നത്ര കുറച്ച് ഫോൾഡറുകൾ ഉപയോഗിക്കാൻ ശ്രമിക്കുക, അനാവശ്യമായ സബ്ഫോൾഡറുകൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നത് ഒഴിവാക്കുക. യുക്തിസഹവും സ്ഥിരതയുള്ളതുമായ ഒരു ഘടന ഉപയോഗിച്ച്, ഫയലുകൾ അടുക്കുന്നതിനും തിരയുന്നതിനും നിങ്ങൾ ചെലവഴിക്കുന്ന സമയം കുറയ്ക്കും.
• പേരുകളിലെ ഏകതനിങ്ങളുടെ എല്ലാ ഫോൾഡറുകൾക്കും വ്യക്തവും സ്ഥിരവും സ്ഥിരവുമായ നാമകരണ രീതികൾ ഉപയോഗിക്കുക. ഇതുവഴി, നിങ്ങൾ തിരയുന്നത് കൂടുതൽ എളുപ്പത്തിൽ കണ്ടെത്താനും ഓപ്പറേറ്റിംഗ് സിസ്റ്റങ്ങളുമായോ തിരയൽ ഉപകരണങ്ങളുമായോ സംയോജിപ്പിക്കാൻ സഹായിക്കാനും കഴിയും.
• അടിസ്ഥാന തരംതിരിക്കലും ശക്തമായ തിരയലും: സമഗ്രമായ വർഗ്ഗീകരണങ്ങളിൽ കൂടുതൽ സമയം ചെലവഴിക്കുന്നതിനുപകരം, കുറച്ച് പ്രധാന ഫോൾഡറുകൾ മാത്രം കൈവശം വയ്ക്കുക, നിമിഷങ്ങൾക്കുള്ളിൽ ഏത് പ്രമാണവും കണ്ടെത്താൻ തിരയൽ പ്രവർത്തനങ്ങളെ ആശ്രയിക്കുക.
• ആവശ്യമുള്ളപ്പോൾ നമ്പറിംഗ്: നിങ്ങൾക്ക് ഒരു പ്രത്യേക ക്രമം (തീയതി, മുൻഗണന അല്ലെങ്കിൽ പ്രോജക്റ്റ് ഘട്ടം അനുസരിച്ച്) നിലനിർത്തണമെങ്കിൽ, നിങ്ങൾക്ക് ഫോൾഡറുകൾ എല്ലായ്പ്പോഴും ആവശ്യമുള്ള ക്രമത്തിൽ ദൃശ്യമാകുന്ന തരത്തിൽ നമ്പർ നൽകാം.

ഉദാഹരണത്തിന്, “1. പെൻഡിങ്,” “2. ഇൻ പ്രോഗ്രസ്,” “3. ആർക്കൈവ്ഡ്” തുടങ്ങിയ പേരുകൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നത് ക്രമം നിലനിർത്താൻ സഹായിക്കുകയും ഓപ്പറേറ്റിംഗ് സിസ്റ്റം ഫയലുകൾ അക്ഷരമാല അനുസരിച്ച് മാത്രം അടുക്കുന്നത് തടയുകയും ചെയ്യുന്നു.

ആഡ്-ഓണുകളും വകഭേദങ്ങളും: മൾട്ടി-ഫോൾഡർ സിസ്റ്റങ്ങളും പ്രായോഗിക നുറുങ്ങുകളും

ഈ ലേഖനത്തിന്റെ പ്രധാന ശ്രദ്ധ ത്രീ-ഫോൾഡർ രീതിയാണെങ്കിലും, ഓരോ വ്യക്തിയുടെയോ പ്രോജക്റ്റിന്റെയോ ആവശ്യങ്ങൾക്കനുസരിച്ച് പൊരുത്തപ്പെടുത്താൻ കഴിയുന്ന മറ്റ് സാങ്കേതിക വിദ്യകളും വകഭേദങ്ങളുമുണ്ട്.ഉദാഹരണത്തിന്, ചില സ്ഥാപനങ്ങൾ ഏഴ് ഫോൾഡർ സിസ്റ്റം തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നു, ഇത് അധിക വിശദാംശങ്ങൾ ചേർക്കുന്നു, പ്രത്യേകിച്ച് വലിയ അളവിലുള്ള ഫയലുകൾക്കോ ​​സങ്കീർണ്ണമായ പ്രോജക്റ്റുകൾക്കോ ​​ഉപയോഗപ്രദമാണ്.

എന്നിരുന്നാലും, നിലനിർത്തേണ്ടത് പ്രധാനമാണ് ലാളിത്യവും ആക്‌സസ് എളുപ്പവുംഅമിതമായി വിപുലമായ ഒരു സംവിധാനം വിപരീതഫലം ഉണ്ടാക്കുകയും ലെവലുകൾക്കും ഉപ-ലെവലുകൾക്കും ഇടയിൽ സഞ്ചരിക്കാൻ സമയമെടുക്കുകയും ചെയ്യും.

നിങ്ങളുടെ ഫോൾഡർ സിസ്റ്റം പരമാവധി പ്രയോജനപ്പെടുത്തുന്നതിനുള്ള അധിക നുറുങ്ങുകൾ:

• കുറുക്കുവഴികൾ ഉപയോഗിക്കുക: ഡ്യൂപ്ലിക്കേഷൻ ഒഴിവാക്കുന്നതിനും സ്ഥലം ലാഭിക്കുന്നതിനും പതിവായി ഉപയോഗിക്കുന്ന ഫോൾഡറുകളിലേക്കോ ഫയലുകളിലേക്കോ ദ്രുത ലിങ്കുകൾ സൃഷ്ടിക്കുക.
• നിങ്ങളുടെ ഡാറ്റ ബാക്കപ്പ് ചെയ്യുകഒരു സംഘടിത ഘടന സുരക്ഷിതമാണെന്ന് അർത്ഥമാക്കുന്നില്ല. നിങ്ങളുടെ പ്രധാനപ്പെട്ട ഫോൾഡറുകളുടെയും പ്രമാണങ്ങളുടെയും പകർപ്പുകൾ പതിവായി സൂക്ഷിക്കുക.
• പതിവായി പരിശോധിച്ച് വൃത്തിയാക്കുക: നിങ്ങളുടെ സിസ്റ്റം അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുക, അനാവശ്യ ഫയലുകൾ ഇല്ലാതാക്കുക, ഓരോ ആഴ്ചയുടെയും അവസാനം സ്റ്റാറ്റസ് മാറിയ ഡോക്യുമെന്റുകൾ മാറ്റിസ്ഥാപിക്കുക.

ദൃശ്യപരവും ശ്രേണിപരവുമായ ഓർഗനൈസേഷൻ: കാഴ്ചയുടെയും കുറുക്കുവഴികളുടെയും പ്രാധാന്യം

ലോജിക്കൽ ഓർഗനൈസേഷന് പുറമേ, നിങ്ങളുടെ കമ്പ്യൂട്ടറിൽ ഫയലുകൾ കാണുന്ന രീതി വിവരങ്ങളിലേക്കുള്ള ആക്‌സസ് വളരെയധികം വേഗത്തിലാക്കും.നിങ്ങൾക്ക് അനുയോജ്യമായ രീതിയിൽ ഫോൾഡർ കാഴ്‌ചകൾ കോൺഫിഗർ ചെയ്യുക: തീയതി, അക്ഷരമാലാക്രമം അല്ലെങ്കിൽ മുൻഗണന അനുസരിച്ച്.

ഫയലുകൾ തനിപ്പകർപ്പാക്കാതെ തന്നെ നിങ്ങൾ പതിവായി ഉപയോഗിക്കുന്ന പ്രമാണങ്ങൾ കൈവശം സൂക്ഷിക്കാൻ അനുവദിക്കുന്നതിനാൽ കുറുക്കുവഴികൾ അത്യന്താപേക്ഷിതമാണ്. പ്രധാന കാര്യം, ഓരോ പ്രമാണത്തിന്റെയും ഒരു പകർപ്പ് മാത്രം സൂക്ഷിക്കുകയും സൗകര്യപ്രദമായ സ്ഥലങ്ങളിൽ ദ്രുത ആക്‌സസ് പോയിന്റുകൾ സൃഷ്ടിക്കുകയും ചെയ്യുക എന്നതാണ്., ഡെസ്ക്ടോപ്പ്, സൈഡ്ബാർ, അല്ലെങ്കിൽ മറ്റ് പ്രോജക്റ്റുകളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഫോൾഡറുകൾ എന്നിവ പോലുള്ളവയിൽ.

നിങ്ങളുടെ ഡിജിറ്റൽ പരിസ്ഥിതി ചിട്ടയോടെ നിലനിർത്താൻ സമയമെടുക്കുക, കുഴപ്പങ്ങൾ സൃഷ്ടിക്കുന്ന ചിതറിക്കിടക്കുന്ന ഐക്കണുകളുടെയും ഫയലുകളുടെയും ശേഖരണം ഒഴിവാക്കുക.

മറ്റ് ഫയലിംഗ് സിസ്റ്റങ്ങളുമായുള്ള വ്യത്യാസങ്ങളും കാര്യക്ഷമത നുറുങ്ങുകളും

ഏഴ് ഫോൾഡർ സിസ്റ്റം പോലുള്ള കൂടുതൽ സങ്കീർണ്ണമായ സിസ്റ്റങ്ങൾ ഉണ്ടെങ്കിലും, കൂടുതൽ കാര്യക്ഷമതയ്ക്ക് ലാളിത്യം പ്രധാനമാണെന്ന് അനുഭവം കാണിക്കുന്നു.ത്രീ-ഫോൾഡർ രീതി വേഗത, വഴക്കം, അറ്റകുറ്റപ്പണികളുടെ എളുപ്പം എന്നിവ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു.

ഏതൊരു സ്ഥാപന സംവിധാനവും പരമാവധി പ്രയോജനപ്പെടുത്തുന്നതിനുള്ള ചില നുറുങ്ങുകൾ:

• തീയതികളോ പ്രസക്തമായ ഡാറ്റയോ ഉൾപ്പെടുന്ന പേരുകൾ ഉപയോഗിക്കുക. കാലഗണന അല്ലെങ്കിൽ പ്രോജക്റ്റ് അനുസരിച്ച് യാന്ത്രികമായി അടുക്കാൻ.
• അമിതമായ നിർദ്ദിഷ്ട വർഗ്ഗീകരണങ്ങൾ ഒഴിവാക്കുക. കർശനമായി ആവശ്യമില്ലെങ്കിൽ.
• നിങ്ങളുടെ ഓപ്പറേറ്റിംഗ് സിസ്റ്റത്തിന്റെ തിരയൽ സവിശേഷതകളെ ആശ്രയിക്കുക കൃത്യമായ ഘടനയെ ആശ്രയിക്കാതെ ഫയലുകൾ കണ്ടെത്താൻ.
• നിങ്ങളുടെ മൾട്ടിമീഡിയ ഫയലുകൾ ഓർഗനൈസ് ചെയ്യുക സ്വാഭാവിക ക്രമം സുഗമമാക്കുന്നതിന് സംഭവവും തീയതിയും ഉൾപ്പെടുന്ന പേരുകൾ.

ഈ നുറുങ്ങുകളും മൂന്ന് ഫോൾഡർ രീതിയും പ്രയോഗിക്കുന്നതിലൂടെ, നിങ്ങൾക്ക് ഒരു നേട്ടം കൈവരിക്കാൻ കഴിയും ഏതൊരു വിവര വ്യാപ്തിയും കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനുള്ള യുക്തിസഹവും ചടുലവും വ്യക്തിഗതവുമായ ഘടനകാര്യങ്ങൾ ലളിതമായി സൂക്ഷിക്കുക, ഓരോ ഫോൾഡറിനും വ്യക്തമായ ഒരു ലക്ഷ്യം നൽകുക, അത് കാലികമായി നിലനിർത്താൻ ഇടയ്ക്കിടെ അവലോകനം ചെയ്യുക എന്നിവയാണ് പ്രധാനം. ഈ രീതിയിൽ, നിങ്ങൾക്ക് സമയം ലാഭിക്കാനും നിങ്ങളുടെ ഉൽപ്പാദനക്ഷമതയും മാനസിക വ്യക്തതയും ദിവസേന മെച്ചപ്പെടുത്താനും കഴിയും.