Gmail-ന്റെ രഹസ്യ മോഡ് എന്താണ്, എപ്പോഴാണ് നിങ്ങൾ അത് ഓണാക്കേണ്ടത്?

¿Gmail-ന്റെ "കോൺഫിഡിയൻഷ്യൽ മോഡ്" എന്താണ്, എപ്പോഴാണ് നിങ്ങൾ അത് സജീവമാക്കേണ്ടത്? ഈ പ്രത്യേക അയയ്ക്കൽ മോഡ്, സ്വീകർത്താവിന് നിങ്ങളുടെ ഇമെയിൽ ഉപയോഗിച്ച് എന്തുചെയ്യാൻ കഴിയുമെന്ന് പരിമിതപ്പെടുത്താൻ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു.ഇത് ഉപയോക്താക്കളെ ഇത് ഫോർവേഡ് ചെയ്യുന്നതിൽ നിന്നും, അതിലെ ടെക്സ്റ്റ് പകർത്തുന്നതിൽ നിന്നും, അറ്റാച്ചുമെന്റുകൾ ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുന്നതിൽ നിന്നും, അല്ലെങ്കിൽ അതിലെ ഉള്ളടക്കങ്ങൾ പ്രിന്റ് ചെയ്യുന്നതിൽ നിന്നും തടയും. നിങ്ങൾക്ക് ഒരു കാലഹരണ തീയതി സജ്ജീകരിക്കാനും കഴിയും അല്ലെങ്കിൽ അത് തുറക്കാൻ ഒരു SMS കോഡ് ആവശ്യപ്പെടാനും കഴിയും. ഇത് ഫൂൾപ്രൂഫ് അല്ല, പക്ഷേ ശരിയായി ഉപയോഗിക്കുമ്പോൾ, സെൻസിറ്റീവ് വിവരങ്ങളുമായി പ്രവർത്തിക്കുമ്പോൾ അപകടസാധ്യതകൾ ഗണ്യമായി കുറയ്ക്കുന്നു.

ഇമെയിലുകൾ അയയ്ക്കുന്നതിനുള്ള ഒരു പ്രത്യേക മാർഗമാണ് Gmail-ന്റെ കോൺഫിഡൻഷ്യൽ മോഡ്. ഈ മോഡിൽ, സന്ദേശത്തിനും അതിലെ അറ്റാച്ചുമെന്റുകൾക്കും Google നിയന്ത്രണങ്ങൾ ഏർപ്പെടുത്തുന്നു, ഇത് സ്വീകർത്താവിന് വിവരങ്ങൾ പങ്കിടാനുള്ള കഴിവ് പരിമിതപ്പെടുത്തുന്നു. നിങ്ങൾ ഈ മോഡ് സജീവമാക്കുമ്പോൾ, സ്വീകർത്താവിന്റെ പതിവ് പങ്കിടൽ ഓപ്ഷനുകൾ അപ്രത്യക്ഷമാകും. ഫോർവേഡ് ചെയ്യുക, പകർത്തുക, ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുക, പ്രിന്റ് ചെയ്യുക ഉള്ളടക്കം.

ആ പ്രവർത്തനങ്ങൾ തടയുന്നതിനു പുറമേ, ഒരു കാലഹരണ തീയതി സജ്ജീകരിക്കാൻ Gmail നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു. സന്ദേശത്തിന്: ആ കാലയളവിനുശേഷം, സ്വീകർത്താവിന് അത് കാണാൻ കഴിയില്ല. നിങ്ങൾ അയച്ചതിൽ ഖേദിക്കുകയോ സ്വീകർത്താവിന്റെ ഭാഗത്ത് ഒരു പിശക് കണ്ടെത്തുകയോ ചെയ്‌താൽ നിങ്ങൾക്ക് എപ്പോൾ വേണമെങ്കിലും ആക്‌സസ് സ്വമേധയാ പിൻവലിക്കാനും കഴിയും. രഹസ്യാത്മക രേഖകൾ, വ്യക്തിഗത ഡാറ്റ അല്ലെങ്കിൽ സെൻസിറ്റീവ് ആന്തരിക ആശയവിനിമയങ്ങൾ എന്നിവ കൈകാര്യം ചെയ്യുമ്പോൾ ഇത് പ്രത്യേകിച്ചും ഉപയോഗപ്രദമാണ്.

ഈ സവിശേഷതയിൽ ഒരു അധിക പാസ്‌വേഡ് പരിശോധനാ സംവിധാനവും ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്.ഇമെയിൽ തുറക്കാൻ സ്വീകർത്താവിന് ഒരു കോഡ് ആവശ്യപ്പെടാം: ലളിതമായ ഒരു പരിശോധന (ചില സന്ദർഭങ്ങളിൽ ഇത് ഇമെയിൽ വഴി അയയ്ക്കും) അല്ലെങ്കിൽ സ്വീകർത്താവിന്റെ മൊബൈൽ ഫോണിലേക്ക് SMS വഴി അയയ്ക്കുന്ന ഒരു കോഡ്. ഈ രണ്ടാമത്തെ സാഹചര്യത്തിൽ, ആ ഫോൺ നമ്പറിലേക്ക് ആക്‌സസ് ഉള്ള ഒരാൾക്ക് മാത്രമേ ഉള്ളടക്കം കാണാൻ കഴിയൂ.

കോൺഫിഡൻഷ്യൽ മോഡ് ഇമെയിലുകൾ എൻഡ്-ടു-എൻഡ് മാന്ത്രികമായി എൻക്രിപ്റ്റ് ചെയ്യുന്നില്ലെന്ന് മനസ്സിലാക്കേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്.പകരം, ഉള്ളടക്കം എങ്ങനെ എത്തിക്കുന്നു എന്നതിനെ ഇത് മാറ്റുന്നു. ഒരു സാധാരണ സന്ദേശം പോലെ Gmail നേരിട്ട് ടെക്‌സ്‌റ്റോ അറ്റാച്ചുമെന്റുകളോ അയയ്‌ക്കുന്നില്ല; പകരം, നിങ്ങൾ സജ്ജമാക്കിയിരിക്കുന്ന വ്യവസ്ഥകളിൽ (കാലഹരണപ്പെടൽ, സ്ഥിരീകരണം മുതലായവ) മാത്രം ആക്‌സസ് ചെയ്യാൻ കഴിയുന്ന ഒരു സുരക്ഷിത ലിങ്ക് ഇത് സൃഷ്ടിക്കുന്നു.

ഈ ഫീച്ചർ വ്യക്തിഗത ജിമെയിൽ അക്കൗണ്ടുകൾക്കും ഗൂഗിൾ വർക്ക്‌സ്‌പെയ്‌സിനും ലഭ്യമാണ്.ബിസിനസ് പരിതസ്ഥിതികളിൽ, അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റർമാർക്ക് അതിന്റെ ഉപയോഗം അനുവദിക്കണോ വേണ്ടയോ എന്ന് തീരുമാനിക്കാം, മുഴുവൻ ഡൊമെയ്‌നിലുടനീളമോ അല്ലെങ്കിൽ ചില ഓർഗനൈസേഷണൽ യൂണിറ്റുകളിൽ മാത്രമോ (ഉദാഹരണത്തിന്, നിയമ വകുപ്പിന് ഇത് പ്രാപ്തമാക്കുകയും ബാക്കിയുള്ളവയ്ക്ക് ഇത് പ്രവർത്തനരഹിതമാക്കുകയും ചെയ്യുക).

കോൺഫിഡൻഷ്യൽ മോഡ് ആന്തരികമായി എങ്ങനെ പ്രവർത്തിക്കുന്നു

കോൺഫിഡൻഷ്യൽ മോഡിൽ ഒരു സന്ദേശം അയയ്ക്കുമ്പോൾ, Gmail ഇമെയിൽ ബോഡി "ഉള്ളതുപോലെ" നൽകുന്നില്ല. സ്വീകർത്താവിന്റെ സെർവറിലേക്ക്. ഇത് ചെയ്യുന്നത് Google-ന്റെ സിസ്റ്റങ്ങളിൽ ഉള്ളടക്കം സംഭരിക്കുകയും അതിന് പകരം ഒരു നിയന്ത്രിത ലിങ്ക് നൽകുകയുമാണ്. Gmail ഉപയോഗിക്കുന്ന ഒരാൾക്ക്, ഫലം ഒരു സാധാരണ ഇമെയിൽ പോലെ കാണപ്പെടുന്നു, പക്ഷേ വാസ്തവത്തിൽ, അവർ ഹോസ്റ്റ് ചെയ്ത ഉള്ളടക്കം ഒരു നിയന്ത്രിത രീതിയിൽ ആക്‌സസ് ചെയ്യുന്നു.

സ്വീകർത്താവ് Gmail ഉപയോഗിക്കുന്നില്ലെങ്കിൽ, അവർക്ക് ഒരു ലിങ്ക് ഉള്ള ഒരു സന്ദേശം ലഭിക്കും. "ഇമെയിൽ കാണുക" അല്ലെങ്കിൽ സമാനമായ തരം. അതിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുന്നത് ഒരു സുരക്ഷിത Google പേജ് തുറക്കും, അവിടെ നിങ്ങൾ ഡെലിവറി എങ്ങനെ കോൺഫിഗർ ചെയ്‌തിരിക്കുന്നു എന്നതിനെ ആശ്രയിച്ച് ലോഗിൻ ചെയ്യുകയോ സ്ഥിരീകരണ കോഡ് നൽകുകയോ ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്. ഈ രീതിയിൽ, സ്വീകർത്താവിന്റെ ഇമെയിൽ ദാതാവ് ആരായാലും നിങ്ങൾക്ക് നിയന്ത്രണം നിലനിർത്താൻ കഴിയും.

ഈ മോഡിലെ സാധാരണ നിയന്ത്രണങ്ങൾ മുഴുവൻ ഉള്ളടക്ക പാക്കേജിനെയും ബാധിക്കുന്നു.ടെക്സ്റ്റ്, ഉൾച്ചേർത്ത ചിത്രങ്ങൾ, അറ്റാച്ച്മെന്റുകൾ. ഫോർമാറ്റ് അനുയോജ്യമാണെങ്കിൽ സ്വീകർത്താവിന് അത് വായിക്കാനും അറ്റാച്ച്മെന്റുകൾ പ്രിവ്യൂ ചെയ്യാനും കഴിയും, എന്നാൽ അവ അവരുടെ കമ്പ്യൂട്ടറിലേക്ക് സംരക്ഷിക്കുന്നതിനോ, മറ്റൊരാൾക്ക് കൈമാറുന്നതിനോ, Gmail-ൽ നിന്ന് ഇമെയിൽ പ്രിന്റ് ചെയ്യുന്നതിനോ ഉള്ള ഫംഗ്ഷനുകളിലേക്ക് ആക്‌സസ് ഉണ്ടായിരിക്കില്ല.

നിങ്ങൾ മനസ്സിൽ സൂക്ഷിക്കേണ്ട ഒരു പ്രധാന പരിമിതി ഉണ്ട്.പകർത്തൽ, ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യൽ അല്ലെങ്കിൽ പ്രിന്റിംഗ് ഓപ്ഷനുകൾ തടഞ്ഞാലും, അങ്ങനെ ചെയ്യുന്നതിൽ നിന്ന് ഒരാളെ പൂർണ്ണമായും തടയാൻ Gmail-ന് കഴിയില്ല. സ്ക്രീൻഷോട്ട്നിങ്ങളുടെ ഫോൺ ഉപയോഗിച്ച് ഒരു സ്ക്രീൻഷോട്ട് എടുക്കുക അല്ലെങ്കിൽ ഉള്ളടക്കം പകർത്താൻ ക്ഷുദ്ര സോഫ്റ്റ്‌വെയർ ഉപയോഗിക്കുക. ചില പരിതസ്ഥിതികളിൽ സ്ക്രീൻഷോട്ടുകൾ പരിമിതപ്പെടുത്താൻ Google ശ്രമിക്കുന്നു, എന്നാൽ പ്രായോഗികമായി, ഈ പരിരക്ഷയെ മറികടക്കാൻ എപ്പോഴും ഒരു മാർഗമുണ്ട്.

മറ്റൊരു പ്രധാന സാങ്കേതിക വിശദാംശം, കോൺഫിഡൻഷ്യൽ മോഡിലുള്ള ഇമെയിലുകൾ ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യാൻ കഴിയില്ല എന്നതാണ്. പിന്നീട് അയയ്ക്കേണ്ട സന്ദേശങ്ങൾ. ഒരു പ്രത്യേക സമയത്ത് സന്ദേശങ്ങൾ അയയ്ക്കാൻ എപ്പോഴും "ഷെഡ്യൂൾ അയയ്‌ക്കുക" ഉപയോഗിക്കുന്ന ആളാണ് നിങ്ങളെങ്കിൽ, ഈ സവിശേഷത കോൺഫിഡൻഷ്യൽ മോഡുമായി പൊരുത്തപ്പെടുന്നില്ലെന്ന് ഓർമ്മിക്കുക: നിങ്ങൾ അവ ഉടനടി അയയ്‌ക്കേണ്ടിവരും.

ഗുണങ്ങൾ, പരിമിതികൾ, എപ്പോൾ സജീവമാക്കണം

രഹസ്യ മോഡിന്റെ പ്രധാന നേട്ടം, സെൻസിറ്റീവ് വിവരങ്ങൾ മനഃപൂർവമല്ലെങ്കിൽ പുറത്തുവരുന്നത് കുറയ്ക്കുന്നു എന്നതാണ്.ഒരു സ്വീകർത്താവ് അബദ്ധത്തിൽ "ഫോർവേഡ്" ക്ലിക്ക് ചെയ്യുകയോ അല്ലെങ്കിൽ അത് പങ്കിടാൻ ഒരു അറ്റാച്ച്മെന്റ് ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യാൻ ശ്രമിക്കുകയോ ചെയ്താൽ, അവർക്ക് അത് ചെയ്യാൻ കഴിയില്ല. ഇത് ജോലിസ്ഥലത്തും വ്യക്തിഗത ക്രമീകരണങ്ങളിലും സംഭവിക്കുന്ന പല സാധാരണ തെറ്റുകളും തടയുന്നു.

സന്ദേശങ്ങളുടെ കാലഹരണപ്പെടൽ മറ്റൊരു രസകരമായ കാര്യമാണ്.ഒരു ഇമെയിൽ ഒരു ദിവസം, ഒരു ആഴ്ച, ഒരു മാസം, അല്ലെങ്കിൽ നിരവധി വർഷങ്ങൾ മാത്രം ആക്‌സസ് ചെയ്യാൻ കഴിയുന്ന തരത്തിലാക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് തിരഞ്ഞെടുക്കാം (സാധാരണയായി 1 ദിവസം മുതൽ 5 വർഷം വരെയാണ് പരിധി). ആ സമയത്തിനുശേഷം, സന്ദേശ ബോഡിയും ഏതെങ്കിലും അറ്റാച്ചുമെന്റുകളും സ്വീകർത്താവിന് ലഭ്യമാകില്ല, അവർ അത് അവരുടെ ഇൻബോക്സിൽ ഇപ്പോഴും കണ്ടേക്കാം.

എപ്പോൾ വേണമെങ്കിലും ആക്‌സസ് പിൻവലിക്കാനുള്ള കഴിവ് ഒരു അധിക സുരക്ഷാ വല ചേർക്കുന്നു.നിങ്ങൾ തെറ്റായ വ്യക്തിക്ക് ഒരു ഇമെയിൽ അയച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, പിന്നീട് ഖേദിക്കുന്ന വിവരങ്ങൾ ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ മനസ്സ് മാറ്റിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ അയച്ച ഇനങ്ങളുടെ ഫോൾഡറിലേക്ക് പോയി, രഹസ്യ ഇമെയിൽ തുറന്ന്, ആക്‌സസ് നീക്കം ചെയ്യാനുള്ള ഓപ്ഷനിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക. ആ നിമിഷം മുതൽ, സ്വീകർത്താവിന് അത് തുറക്കാൻ കഴിയില്ല.

എന്നിരുന്നാലും, ഈ മോഡ് ഒരു കേവല കവചമല്ല കൂടാതെ വ്യക്തമായ പരിമിതികളുമുണ്ട്.നേരത്തെ സൂചിപ്പിച്ചതുപോലെ, സ്ക്രീൻഷോട്ടുകളോ ഫോട്ടോകളോ ബ്ലോക്ക് ചെയ്യുന്നത് തടയാൻ ഇതിന് കഴിയില്ല, കൂടാതെ സ്വീകർത്താവ് നിങ്ങളുടെ വിശ്വാസം തകർക്കാൻ ഉദ്ദേശിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, അവർ എല്ലായ്പ്പോഴും വിവരങ്ങൾ സംരക്ഷിക്കാനുള്ള വഴികൾ കണ്ടെത്തും. കൂടാതെ, കർശനമായ കോർപ്പറേറ്റ് പരിതസ്ഥിതികളിൽ, ചില ആക്‌സസ് സ്റ്റാൻഡേർഡ് വർക്ക്ഫ്ലോകൾക്ക് പുറത്തുള്ളതിനാൽ ആർക്കൈവിംഗ്, ഓഡിറ്റിംഗ് അല്ലെങ്കിൽ ഇഡിസ്‌കവറി നയങ്ങളുമായി ഇത് വൈരുദ്ധ്യമുണ്ടാക്കാം.

അധിക നിയന്ത്രണം ആവശ്യമുള്ള സാഹചര്യങ്ങളിൽ കോൺഫിഡൻഷ്യൽ മോഡ് സജീവമാക്കുന്നതാണ് ഉചിതം.കരാറുകൾ, സർട്ടിഫിക്കറ്റുകൾ, തിരിച്ചറിയൽ രേഖകൾ, സാമ്പത്തിക വിവരങ്ങൾ, മെഡിക്കൽ ഡാറ്റ, സെൻസിറ്റീവ് ആന്തരിക ആശയവിനിമയങ്ങൾ, അല്ലെങ്കിൽ ഒരു പ്രത്യേക തീയതിയിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്നത് നിർത്തേണ്ട ലിങ്കുകൾ എന്നിവ അയയ്ക്കുന്നത് ശുപാർശ ചെയ്യുന്നില്ല. ഇത് വിവേചനരഹിതമായി ഉപയോഗിക്കരുത്, കാരണം ഇത് സ്വീകർത്താവിന് നടപടികൾ ചേർക്കുന്നു, അവർക്ക് ആവശ്യമില്ലെങ്കിൽ കാര്യങ്ങൾ സങ്കീർണ്ണമാക്കും.

കമ്പ്യൂട്ടറിൽ Gmail-ൽ നിന്ന് രഹസ്യ ഇമെയിൽ എങ്ങനെ അയയ്ക്കാം

ജിമെയിലിന്റെ വെബ് പതിപ്പിൽ നിന്ന് കോൺഫിഡൻഷ്യൽ മോഡ് ഉപയോഗിക്കുന്നതിനുള്ള പ്രക്രിയ വളരെ അവബോധജന്യമാണ്.പക്ഷേ, ഒന്നും നഷ്ടപ്പെടാതിരിക്കാൻ ഘട്ടം ഘട്ടമായി ഇത് പരിശോധിക്കുന്നത് മൂല്യവത്താണ്. നിങ്ങളുടെ ഇമെയിൽ പതിവുപോലെ രചിക്കുകയും, അത് അയയ്ക്കുന്നതിന് തൊട്ടുമുമ്പ്, മോഡ് സജീവമാക്കുകയും കാലഹരണപ്പെടൽ, സ്ഥിരീകരണ ക്രമീകരണങ്ങൾ ക്രമീകരിക്കുകയും ചെയ്യുക എന്നതാണ് ആശയം.

ഒരു കമ്പ്യൂട്ടറിലെ അടിസ്ഥാന ഘട്ടങ്ങൾ ഇവയാണ്:

• Gmail തുറന്ന് “Compose” ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഒരു പുതിയ സന്ദേശം സൃഷ്ടിക്കാൻ.
• സ്വീകർത്താവ്, വിഷയം, ഉള്ളടക്കം എന്നിവ എഴുതുക. എന്ന ഇമെയിൽ വിലാസത്തിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത്, നിങ്ങൾക്ക് അയയ്‌ക്കേണ്ട ഫയലുകൾ അറ്റാച്ചുചെയ്യുക.
• രചനാ ബോക്സിന്റെ അടിയിൽ, ക്ലോക്കുള്ള പാഡ്‌ലോക്ക് ഐക്കണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക. (ഇതാണ് കോൺഫിഡൻഷ്യൽ മോഡ് ബട്ടൺ.) നിങ്ങൾ ഇത് ഇതിനകം ഉപയോഗിക്കുകയും ക്രമീകരണങ്ങൾ മാറ്റാൻ ആഗ്രഹിക്കുകയും ചെയ്യുന്നുവെങ്കിൽ, നിങ്ങൾക്ക് "എഡിറ്റ്" ഓപ്ഷൻ കാണാൻ കഴിയും.
• നിങ്ങൾക്ക് കാലഹരണ തീയതി തിരഞ്ഞെടുക്കാൻ കഴിയുന്ന ഒരു പോപ്പ്-അപ്പ് വിൻഡോ തുറക്കും. സന്ദേശത്തിന്റെ വിശദാംശങ്ങളും പാസ്‌വേഡ് ആവശ്യമുണ്ടോ എന്നതും.
• പാസ്‌വേഡ് വിഭാഗത്തിൽ നിങ്ങൾക്ക് രണ്ട് മോഡുകൾക്കിടയിൽ തിരഞ്ഞെടുക്കാം:
  • “SMS വഴി പാസ്‌വേഡ് ഇല്ല”ജിമെയിൽ ആപ്പിൽ നിന്നോ വെബ്‌സൈറ്റിൽ നിന്നോ ഇമെയിൽ തുറക്കുന്ന ഉപയോക്താക്കൾക്ക് അത് നേരിട്ട് കാണാൻ കഴിയും; ജിമെയിൽ ഉപയോഗിക്കാത്തവർക്ക് അവരുടെ ഐഡന്റിറ്റി പരിശോധിക്കുന്നതിനായി മറ്റൊരു ഇമെയിലിൽ ഒരു കോഡ് ലഭിച്ചേക്കാം.
  • "SMS വഴിയുള്ള പാസ്‌വേഡ്"സ്വീകർത്താവ് ഒരു കോഡ് നൽകേണ്ടതുണ്ട്, അത് അവർക്ക് ടെക്സ്റ്റ് സന്ദേശം വഴി അയയ്ക്കും. നിങ്ങളുടേതല്ല, സ്വീകർത്താവിന്റെ ഫോൺ നമ്പർ നൽകേണ്ടത് നിർബന്ധമാണ്.
• എല്ലാം സജ്ജീകരിച്ചുകഴിഞ്ഞാൽ, "സേവ്" ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. തുടർന്ന് സാധാരണ ചെയ്യുന്നതുപോലെ ഇമെയിൽ അയയ്ക്കുക.

കോൺഫിഡൻഷ്യൽ മോഡ് ക്രമീകരണം ടെക്സ്റ്റിനെയും അറ്റാച്ചുമെന്റുകളെയും ബാധിക്കുമെന്ന് ഓർമ്മിക്കുക.എല്ലാ സന്ദേശ ഉള്ളടക്കവും നിങ്ങൾ ഇപ്പോൾ നിർവചിച്ച കാലഹരണപ്പെടൽ, സ്ഥിരീകരണം, പകർത്തൽ അല്ലെങ്കിൽ ഡൗൺലോഡ് നിയന്ത്രണങ്ങൾക്ക് വിധേയമാണ്.

നിങ്ങളുടെ മൊബൈൽ ഫോണിൽ നിന്ന് കോൺഫിഡൻഷ്യൽ മോഡ് എങ്ങനെ സജീവമാക്കാം

നിങ്ങൾ സാധാരണയായി നിങ്ങളുടെ മൊബൈലിൽ (Android അല്ലെങ്കിൽ iOS) നിന്ന് Gmail ഉപയോഗിക്കുകയാണെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ കൈവശം കോൺഫിഡൻഷ്യൽ മോഡും ഉണ്ട്.ഡെസ്ക്ടോപ്പ് പതിപ്പുമായി താരതമ്യപ്പെടുത്തുമ്പോൾ ക്രമീകരണത്തിന്റെ സ്ഥാനം അല്പം മാറുന്നു, പക്ഷേ യുക്തി ഒന്നുതന്നെയാണ്: നിങ്ങൾ ഇമെയിൽ രചിക്കുകയും, അയയ്ക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, ഓപ്ഷൻ സജീവമാക്കുകയും അത് എങ്ങനെ സംരക്ഷിക്കണമെന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കുകയും ചെയ്യുക.

Gmail ആപ്പിൽ കോൺഫിഡൻഷ്യൽ മോഡ് ഉപയോഗിക്കാൻഈ പൊതുപ്രവാഹം ഇപ്രകാരമാണ്:

• നിങ്ങളുടെ സ്മാർട്ട്‌ഫോണിൽ ജിമെയിൽ ആപ്പ് തുറക്കുക. പുതിയ ഇമെയിൽ രചിക്കാൻ ബട്ടൺ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
• സ്വീകർത്താവ്, വിഷയം, സന്ദേശം എന്നിവ എഴുതുക.ആവശ്യമെങ്കിൽ ഫയലുകൾ അറ്റാച്ചുചെയ്യുക.
• മുകളിൽ വലത് കോണിലുള്ള മൂന്ന് ഡോട്ട് മെനുവിൽ ടാപ്പ് ചെയ്യുക നിങ്ങൾ ടൈപ്പ് ചെയ്യുമ്പോൾ സ്ക്രീനിൽ നിന്ന്.
• "കോൺഫിഡൻഷ്യൽ മോഡ്" ഓപ്ഷൻ തിരഞ്ഞെടുക്കുക ഡ്രോപ്പ്-ഡൗൺ മെനുവിൽ.
• കാലഹരണ തീയതിയും പാസ്‌വേഡും കോൺഫിഗർ ചെയ്യുന്നതിനായി ഒരു സ്‌ക്രീൻ തുറക്കും., വെബിലുള്ളതിന് സമാനമായ കാലഹരണപ്പെടൽ ശ്രേണികൾ (1 ദിവസം മുതൽ 5 വർഷം വരെ) കൂടാതെ രണ്ട് സ്ഥിരീകരണ ഓപ്ഷനുകളും (സ്റ്റാൻഡേർഡ് അല്ലെങ്കിൽ SMS) ഉണ്ട്.
• നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമുള്ള ക്രമീകരണങ്ങൾ കോൺഫിഗർ ചെയ്‌ത് "സേവ്" ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക..
• സാധാരണ രീതിയിൽ ഇമെയിൽ അയയ്ക്കുകആ നിമിഷം മുതൽ, നിർവചിക്കപ്പെട്ട എല്ലാ നിയന്ത്രണങ്ങളും ബാധകമാകും.

ദൈനംദിന പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ, ഈ നടപടിക്രമം ഒരു സാധാരണ ഷിപ്പ്‌മെന്റിനെക്കാൾ കുറച്ച് സെക്കൻഡുകൾ മാത്രമേ എടുക്കൂ.അതിനാൽ, ഉള്ളടക്കം അതിനെ ന്യായീകരിക്കുന്നിടത്തോളം ഇത് പതിവായി ഉപയോഗിക്കുന്നത് പ്രായോഗികമാണ്. എന്നിരുന്നാലും, ഈ സിസ്റ്റത്തെക്കുറിച്ച് അവർക്ക് പരിചയമില്ലെങ്കിൽ സ്വീകർത്താവിനെ അറിയിക്കാൻ ഓർമ്മിക്കുക, അങ്ങനെ ഒരു കോഡ് ആവശ്യപ്പെടുമ്പോൾ അവർ പരിഭ്രാന്തരാകുകയോ സന്ദേശം ഫോർവേഡ് ചെയ്യാൻ കഴിയില്ലെന്ന് കണ്ടെത്തുകയോ ചെയ്യില്ല.

സ്വീകർത്താവ് എന്ന നിലയിൽ ഒരു രഹസ്യ ഇമെയിൽ എങ്ങനെ തുറക്കാം

രഹസ്യ ഇമെയിൽ സ്വീകരിക്കുന്ന ഒരാളുടെ അനുഭവം രണ്ട് പ്രധാന ഘടകങ്ങളെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു.അവർ Gmail ഉപയോഗിക്കുന്നുണ്ടോ ഇല്ലയോ എന്നതും അയച്ചയാൾ പാസ്‌വേഡ് പരിശോധന പ്രാപ്തമാക്കിയിട്ടുണ്ടോ എന്നതും (പ്രത്യേകിച്ച് അത് SMS വഴിയാണെങ്കിൽ) പരിഗണിക്കേണ്ട ഘടകങ്ങളാണ്. എന്നിരുന്നാലും, പ്രക്രിയ സാധാരണയായി വളരെ മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശത്തോടെയാണ് നടത്തുന്നത്, കൂടാതെ ഓരോ ഘട്ടത്തിലും എന്തുചെയ്യണമെന്ന് ഇന്റർഫേസ് നിങ്ങളോട് പറയുന്നു.

നിങ്ങൾ ഒരു Gmail അക്കൗണ്ട് ഉപയോഗിക്കുകയും അയച്ചയാൾ SMS വഴി പാസ്‌വേഡ് അഭ്യർത്ഥിച്ചിട്ടില്ലെങ്കിൽമിക്ക സാഹചര്യങ്ങളിലും, അധിക ഘട്ടങ്ങളൊന്നുമില്ലാതെ തന്നെ വെബ്‌സൈറ്റിൽ നിന്നോ അപ്‌ഡേറ്റ് ചെയ്‌ത ആപ്പിൽ നിന്നോ നിങ്ങൾക്ക് നേരിട്ട് ഇമെയിൽ തുറക്കാൻ കഴിയും. ഫോർവേഡ്, ഡൗൺലോഡ് അല്ലെങ്കിൽ പ്രിന്റ് ബട്ടണുകൾ ഇല്ലാതെ തന്നെ നിങ്ങൾക്ക് സന്ദേശം പതിവുപോലെ കാണാൻ കഴിയും. നിങ്ങൾ Gmail-ലേക്ക് കണക്റ്റുചെയ്‌തിരിക്കുന്ന മറ്റൊരു ഇമെയിൽ ക്ലയന്റ് ഉപയോഗിക്കുകയാണെങ്കിൽ (ഉദാഹരണത്തിന്, ഔട്ട്ലുക്ക്), “ഇമെയിൽ കാണുക” പോലുള്ള ഒരു ലിങ്ക് ദൃശ്യമായേക്കാം, അത് നിങ്ങളെ ലോഗിൻ ചെയ്യേണ്ട ഒരു Google പേജിലേക്ക് കൊണ്ടുപോകും.

അയച്ചയാൾ "പാസ്‌വേഡ് ബൈ SMS" ഓപ്ഷൻ സജീവമാക്കുമ്പോൾഈ പ്രക്രിയ ഒരു അധിക സുരക്ഷാ ഘട്ടം കൂടി ചേർക്കുന്നു. നിങ്ങൾ സന്ദേശം തുറക്കാൻ ശ്രമിക്കുമ്പോൾ, സിസ്റ്റം "പാസ്‌വേഡ് അയയ്ക്കുക" പോലുള്ള ഒരു ബട്ടൺ പ്രദർശിപ്പിക്കും; അത് അമർത്തുന്നത് നിങ്ങൾക്കായി കോൺഫിഗർ ചെയ്‌തിരിക്കുന്ന ഫോൺ നമ്പറിലേക്ക് വാചക സന്ദേശം വഴി ഒരു കോഡ് അയയ്ക്കും. ഉള്ളടക്കം ആക്‌സസ് ചെയ്യുന്നതിന് നിങ്ങൾ സ്‌ക്രീനിൽ ആ കോഡ് നൽകേണ്ടതുണ്ട്.

നിങ്ങളുടെ വിലാസം ഒരു Gmail വിലാസമല്ലെങ്കിൽ (ഉദാഹരണത്തിന്, നിങ്ങൾ ഒരു കോർപ്പറേറ്റ് ഇമെയിൽ അല്ലെങ്കിൽ മറ്റൊരു ദാതാവിൽ നിന്നുള്ള ഒന്ന് ഉപയോഗിക്കുന്നു)ഗൂഗിളിന്റെ സുരക്ഷിത ഇന്റർഫേസിൽ "ഇമെയിൽ കാണുക" എന്നതിലേക്കുള്ള ലിങ്ക് അടങ്ങിയ ഒരു സന്ദേശവും നിങ്ങൾക്ക് ലഭിക്കും. അവിടെ നിന്ന്, "പാസ്‌വേഡ് അയയ്ക്കുക" എന്നതിൽ ക്ലിക്കുചെയ്‌ത് നിങ്ങളുടെ SMS സന്ദേശങ്ങൾ പരിശോധിക്കാനോ, അയച്ചയാളുടെ ക്രമീകരണങ്ങൾ അനുസരിച്ച്, ഒരു സ്ഥിരീകരണ കോഡ് അടങ്ങിയ ഒരു അധിക ഇമെയിൽ പരിശോധിക്കാനോ നിങ്ങളോട് ആവശ്യപ്പെട്ടേക്കാം.

എല്ലാ സാഹചര്യങ്ങളിലും, പകർത്തൽ, ഫോർവേഡ് ചെയ്യൽ, ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യൽ അല്ലെങ്കിൽ പ്രിന്റ് ചെയ്യൽ എന്നിവയ്ക്കുള്ള നിയന്ത്രണങ്ങൾ നിലനിൽക്കും.ഇമെയിൽ വായിക്കാനും, അത് കാലഹരണപ്പെട്ടിട്ടില്ലെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ ആക്‌സസ് റദ്ദാക്കിയിട്ടില്ലെങ്കിൽ, അനുയോജ്യമായ അറ്റാച്ചുമെന്റുകൾ പ്രിവ്യൂ ചെയ്യാനും നിങ്ങൾക്ക് കഴിയും; എന്നാൽ Gmail-ൽ നിന്ന് നേരിട്ട് ഉള്ളടക്കം പങ്കിടുന്നതിനോ സംരക്ഷിക്കുന്നതിനോ ഉള്ള സാധാരണ സവിശേഷതകളിലേക്ക് നിങ്ങൾക്ക് ആക്‌സസ് ഉണ്ടായിരിക്കില്ല.

ഒരു ഇമെയിൽ കാലഹരണപ്പെടുമ്പോഴോ ആക്‌സസ് റദ്ദാക്കുമ്പോഴോ എന്ത് സംഭവിക്കും?

അയച്ചയാൾ നിശ്ചയിച്ച കാലഹരണ തീയതി എത്തിക്കഴിഞ്ഞാൽ, സന്ദേശം ഇനി ആക്‌സസ് ചെയ്യാൻ കഴിയില്ല. സ്വീകർത്താവിന്, അത് അവരുടെ ഇൻബോക്സിലോ ആർക്കൈവിലോ ദൃശ്യപരമായി ദൃശ്യമാകുമെങ്കിലും, അവർ അത് തുറക്കാൻ ശ്രമിക്കുമ്പോൾ, അവർക്ക് ഇനി ഉള്ളടക്കം കാണാൻ കഴിയില്ലെന്ന് കണ്ടെത്താനാകും അല്ലെങ്കിൽ ഇമെയിൽ കാലഹരണപ്പെട്ടതായി ഒരു സന്ദേശം ലഭിക്കും.

അയച്ചയാൾക്ക് മുൻകൈയെടുത്ത് കാലഹരണ തീയതിക്ക് മുമ്പ് ആക്‌സസ് പിൻവലിക്കാനും കഴിയും.ഇത് ചെയ്യുന്നതിന്, ഒരു കമ്പ്യൂട്ടറിൽ Gmail തുറക്കുക, "അയച്ചത്" ഫോൾഡറിലേക്ക് പോകുക, രഹസ്യ ഇമെയിൽ കണ്ടെത്തുക, തുടർന്ന് "ആക്സസ് നീക്കം ചെയ്യുക" ഓപ്ഷനിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക. ആ നിമിഷം മുതൽ, സ്വീകർത്താവ് സന്ദേശം തുറക്കാൻ ശ്രമിക്കുമ്പോൾ ഒരു പിശക് അല്ലെങ്കിൽ അവർക്ക് ഇനി അനുമതിയില്ലെന്ന മുന്നറിയിപ്പ് പ്രദർശിപ്പിക്കും.

കാലഹരണപ്പെട്ട ഇമെയിൽ അല്ലെങ്കിൽ ഇല്ലാതാക്കിയ ആക്‌സസ് പിശക് ലഭിക്കുന്നത് നിങ്ങളാണെങ്കിൽഅയച്ചയാൾ ആക്‌സസ് വിച്ഛേദിക്കാൻ തീരുമാനിച്ചിരിക്കാനോ നിങ്ങൾ ആദ്യം കോൺഫിഗർ ചെയ്‌ത സമയപരിധി കവിഞ്ഞിരിക്കാനോ സാധ്യതയുണ്ട്. അങ്ങനെയെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ ഏക പോംവഴി കാലഹരണ തീയതി നീട്ടാൻ ആ വ്യക്തിയെ ബന്ധപ്പെടുകയോ പുതിയതും രഹസ്യവുമായ ഒരു സന്ദേശത്തിൽ വിവരങ്ങൾ വീണ്ടും അയയ്ക്കുകയോ ചെയ്യുക എന്നതാണ്.

SMS സ്ഥിരീകരണത്തിനായി ഉപയോഗിക്കുന്ന ഫോൺ നമ്പറുകളുമായി ബന്ധപ്പെട്ടും പിശകുകൾ സംഭവിക്കാം.ചില രാജ്യങ്ങളിലേക്കും പ്രദേശങ്ങളിലേക്കും (വടക്കേ അമേരിക്ക, ദക്ഷിണ അമേരിക്കയുടെ ഭൂരിഭാഗവും, യൂറോപ്പ്, ഓസ്‌ട്രേലിയ, കൊറിയ, ഇന്ത്യ, ജപ്പാൻ പോലുള്ള ചില ഏഷ്യൻ പ്രദേശങ്ങൾ) അയയ്ക്കുന്ന കോഡുകളെ മാത്രമേ Gmail പിന്തുണയ്ക്കൂ. പിന്തുണയ്ക്കുന്ന ഒരു മേഖലയിൽ ഇല്ലാത്ത ഒരു നമ്പർ നിങ്ങൾ സജ്ജീകരിക്കാൻ ശ്രമിക്കുകയാണെങ്കിൽ, അത് ഉപയോഗിക്കാൻ കഴിയില്ലെന്ന് പറയുന്ന ഒരു സന്ദേശം നിങ്ങൾ കാണും.

ഈ കാലഹരണപ്പെടൽ, പിൻവലിക്കൽ സംവിധാനങ്ങൾ ജോലി സന്ദർഭങ്ങളിൽ പ്രത്യേകിച്ചും ഉപയോഗപ്രദമാണ്. താൽക്കാലിക രേഖകൾ, സെൻസിറ്റീവ് റിപ്പോർട്ടുകൾ, അല്ലെങ്കിൽ അനിശ്ചിതമായി ആക്‌സസ് ചെയ്യാൻ പാടില്ലാത്ത വ്യക്തിഗത ഡാറ്റ എന്നിവ പങ്കിടുന്നിടത്ത്. സമയ പരിധികൾ ശ്രദ്ധാപൂർവ്വം സജ്ജീകരിക്കുന്നതിലൂടെ, നിങ്ങൾക്ക് വിവരങ്ങളുടെ എക്‌സ്‌പോഷറിന്റെ വിൻഡോ ഗണ്യമായി കുറയ്ക്കാൻ കഴിയും.

Google Workspace അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റർമാർക്കുള്ള രഹസ്യ മോഡ് മാനേജ്മെന്റ്

കോർപ്പറേറ്റ് പരിതസ്ഥിതികളിൽ, കോൺഫിഡൻഷ്യൽ മോഡ് ലഭ്യമാണോ അല്ലയോ എന്ന കാര്യത്തിൽ അന്തിമ തീരുമാനം എടുക്കേണ്ടത് അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റർമാരാണ്. ഉപയോക്താക്കൾക്ക്. Google അഡ്മിൻ കൺസോളിൽ നിന്ന്, കമ്പനിയുടെ ആന്തരിക നയമനുസരിച്ച്, ഡൊമെയ്ൻ തലത്തിൽ ഇത് പ്രാപ്തമാക്കാനോ അപ്രാപ്തമാക്കാനോ കഴിയും അല്ലെങ്കിൽ ചില സ്ഥാപന യൂണിറ്റുകളിൽ മാത്രം പ്രയോഗിക്കാൻ കഴിയും.

സ്ഥാപനത്തിനുള്ളിൽ ആഗോളതലത്തിൽ ഈ പ്രവർത്തനം കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിന്, അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റർ:

• അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റർ പ്രത്യേകാവകാശങ്ങളുള്ള ഒരു അക്കൗണ്ട് ഉപയോഗിച്ച് അഡ്മിനിസ്ട്രേഷൻ കൺസോളിലേക്ക് ലോഗിൻ ചെയ്യുക..
• "ആപ്ലിക്കേഷനുകൾ" വിഭാഗത്തിലേക്ക് പോകുക, തുടർന്ന് "Google Workspace" ലേക്ക് പോകുക, തുടർന്ന് "Gmail" ലേക്ക് പോകുക..
• "ഉപയോക്തൃ ക്രമീകരണങ്ങൾ" വിഭാഗം തുറന്ന് "രഹസ്യ മോഡ്" എന്നതിലേക്ക് താഴേക്ക് സ്ക്രോൾ ചെയ്യുക..
• "രഹസ്യ മോഡ് പ്രാപ്തമാക്കുക" എന്ന ബോക്സ് ചെക്കുചെയ്യുക അല്ലെങ്കിൽ അൺചെക്ക് ചെയ്യുക.മാറ്റങ്ങൾ സംരക്ഷിക്കുക.

മാറ്റങ്ങൾ സാധാരണയായി ഉടനടി സംഭവിക്കില്ല.ഈ മാറ്റങ്ങൾ മുഴുവൻ ഡൊമെയ്‌നിലും പൂർണ്ണമായും വ്യാപിക്കാൻ 24 മണിക്കൂർ വരെ എടുത്തേക്കാം എന്ന് Google സൂചിപ്പിക്കുന്നു, എന്നിരുന്നാലും പ്രായോഗികമായി അവ പലപ്പോഴും വളരെ നേരത്തെ തന്നെ പ്രയോഗിക്കപ്പെടുന്നു. ഒരു വിന്യാസമോ നയ മാറ്റമോ ആസൂത്രണം ചെയ്യുമ്പോൾ ഇത് മനസ്സിൽ വയ്ക്കുന്നത് നല്ലതാണ്.

ഓർഗനൈസേഷണൽ യൂണിറ്റുകൾ (OU) വഴി കോൺഫിഡൻഷ്യൽ മോഡ് മാനേജ് ചെയ്യണമെങ്കിൽപ്രക്രിയ സമാനമാണ്, പക്ഷേ ക്രമീകരണം ക്രമീകരിക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, നിങ്ങൾ ഇടതു പാനലിൽ നിന്ന് നിർദ്ദിഷ്ട OU തിരഞ്ഞെടുക്കണം (ഉദാഹരണത്തിന്, "ഹ്യൂമൻ റിസോഴ്‌സസ്", "ഫിനാൻസ്", "മാർക്കറ്റിംഗ്" മുതലായവ). തുടർന്ന് "കോൺഫിഡൻഷ്യൽ മോഡ്" വിഭാഗത്തിലേക്ക് പോയി അത് പ്രവർത്തനക്ഷമമാക്കുകയോ പ്രവർത്തനരഹിതമാക്കുകയോ ചെയ്യുക, ആ പ്രത്യേക യൂണിറ്റിനായി മാറ്റങ്ങൾ സംരക്ഷിക്കുക.

രഹസ്യ മോഡ് പ്രവർത്തനരഹിതമാക്കുന്നത് ഈ മോഡ് ഉപയോഗിച്ച് ഇമെയിലുകൾ അയയ്ക്കുന്നതിൽ നിന്ന് ഉപയോക്താക്കളെ തടയുന്നു.എന്നിരുന്നാലും, അത് സ്വയം അവയുടെ രസീത് തടയുന്നില്ല. ഒരു സ്ഥാപനം ഓഡിറ്റിംഗ്, കംപ്ലയൻസ് അല്ലെങ്കിൽ ആർക്കൈവിംഗ് ആവശ്യങ്ങൾക്ക് ഇൻകമിംഗ് രഹസ്യ സന്ദേശങ്ങൾ പ്രശ്നകരമാണെന്ന് കരുതുന്നുവെങ്കിൽ, ഇത്തരം ഇമെയിലുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനായി പ്രത്യേക കംപ്ലയൻസ് നിയമങ്ങൾ സൃഷ്ടിക്കേണ്ടതുണ്ട്.

ബിസിനസുകളിൽ കോൺഫിഡൻഷ്യൽ മോഡിൽ വരുന്ന സന്ദേശങ്ങൾ ബ്ലോക്ക് ചെയ്യുക

ചില സ്ഥാപനങ്ങൾ രഹസ്യ ഇമെയിലുകൾ ഉപയോക്താക്കളിലേക്ക് എത്തുന്നത് തടയാൻ ഇഷ്ടപ്പെടുന്നു.കാരണം ഇത്തരം സന്ദേശങ്ങൾ ഉള്ളടക്ക പരിശോധന, ആർക്കൈവിംഗ് അല്ലെങ്കിൽ നിയമപരമായ ഇ-ഡിസ്കവറി പ്രക്രിയകളെ പരിമിതപ്പെടുത്തുന്നു. ഇത് പരിഹരിക്കുന്നതിനായി, ഡൊമെയ്‌നിൽ എത്തുമ്പോൾ ഇത്തരം ഇമെയിലുകൾ തിരിച്ചറിയാനും നിരസിക്കാനും അനുവദിക്കുന്ന ഒരു അനുസരണ നിയമ സംവിധാനം Google Workspace വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു.

വരുന്ന രഹസ്യ സന്ദേശങ്ങൾ തടയുന്നതിനുള്ള പൊതുവായ നടപടിക്രമം ഇപ്രകാരമാണ്::

• അഡ്മിൻ കൺസോളിൽ, Gmail ക്രമീകരണങ്ങൾ ആക്‌സസ് ചെയ്യുക. "ഉള്ളടക്ക മാനദണ്ഡങ്ങൾ പാലിക്കൽ" എന്നതിനായി സമർപ്പിച്ചിരിക്കുന്ന വിഭാഗം നൽകുക.
• പുതിയൊരു സജ്ജീകരണം സൃഷ്ടിക്കാൻ “കോൺഫിഗർ ചെയ്യുക” ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.നിയമങ്ങൾ നിലവിലുണ്ടെങ്കിൽ, നിങ്ങൾക്ക് "മറ്റൊരു നിയമം ചേർക്കുക" തിരഞ്ഞെടുക്കാം.
• നിയമത്തിന് ഒരു വിവരണാത്മക നാമം നൽകുക (ഉദാഹരണത്തിന്, “ഇൻകമിംഗ് കോൺഫിഡൻഷ്യൽ മോഡ് ബ്ലോക്ക്”).
• "ബാധിച്ച സന്ദേശങ്ങൾ" വിഭാഗത്തിൽ, "ഇൻകമിംഗ്" ഓപ്ഷൻ തിരഞ്ഞെടുക്കുക. അതിനാൽ ഡൊമെയ്‌നിൽ എത്തുന്ന ഇമെയിലുകൾക്ക് മാത്രമേ ഈ നിയമം ബാധകമാകൂ.
• എക്സ്പ്രഷനുകളുടെ വിഭാഗത്തിൽ, ഒരു മെറ്റാഡാറ്റ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള അവസ്ഥ ചേർക്കുക "Gmail കോൺഫിഡൻഷ്യൽ മോഡ്" എന്ന ആട്രിബ്യൂട്ട് തിരഞ്ഞെടുക്കുക, "സന്ദേശം Gmail കോൺഫിഡൻഷ്യൽ മോഡിലാണ്" എന്ന പൊരുത്ത തരം നൽകുക.
• പ്രവർത്തന ബ്ലോക്കിൽ, "സന്ദേശം നിരസിക്കുക" തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ആവശ്യമെങ്കിൽ, നിരസിക്കാനുള്ള കാരണം വിശദീകരിക്കുന്നതിന് അയച്ചയാൾക്ക് സ്വയമേവ അയയ്‌ക്കുന്ന ഒരു വ്യക്തിഗത വാചകം ഡ്രാഫ്റ്റ് ചെയ്യുക.
• നിയമം പാലിക്കുക, അത് വ്യാപിക്കുന്നത് വരെ കാത്തിരിക്കുക. (വീണ്ടും, പരമാവധി കണക്കാക്കിയ സമയപരിധി ഏകദേശം 24 മണിക്കൂറാണ്).

ഈ സമീപനം വളരെ കൃത്യമായ സുരക്ഷാ, അനുസരണ നയങ്ങൾ പ്രയോഗിക്കാൻ അനുവദിക്കുന്നു.ഉദാഹരണത്തിന്, സ്ഥാപനത്തിന് പുറത്തുനിന്നുള്ള രഹസ്യ ഇമെയിലുകൾ സ്വീകരിക്കുന്നത് നിങ്ങൾക്ക് തടയാം, എന്നാൽ അതേ സമയം അവയുടെ ആന്തരിക ഉപയോഗം അനുവദിക്കാം, അല്ലെങ്കിൽ ചില വകുപ്പുകളിൽ മാത്രമായി പരിമിതപ്പെടുത്താം. ഇതെല്ലാം ഓരോ സ്ഥാപനത്തിന്റെയും നിയമപരവും പ്രവർത്തനപരവുമായ ആവശ്യങ്ങളെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു.

കോൺഫിഡൻഷ്യൽ മോഡ് ഉപയോഗിക്കുമ്പോഴുള്ള മികച്ച രീതികളും സുരക്ഷാ നുറുങ്ങുകളും

കോൺഫിഡൻഷ്യൽ മോഡ് അധിക പരിരക്ഷ നൽകുന്നുണ്ടെങ്കിലും, അത് സാമാന്യബുദ്ധിക്ക് പകരമാവില്ല.വളരെ സെൻസിറ്റീവ് ആയ വിവരങ്ങൾ അടങ്ങിയ ഒരു ഇമെയിൽ അയയ്ക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, അത് ഇമെയിൽ വഴി അയയ്ക്കേണ്ടതുണ്ടോ അതോ മറ്റ്, കൂടുതൽ ശക്തമായ എൻക്രിപ്ഷൻ രീതികൾ ഉപയോഗിക്കുന്നതോ സുരക്ഷിതമായ ഫയൽ പങ്കിടൽ രീതി ഉപയോഗിക്കുന്നതോ കൂടുതൽ വിവേകപൂർണ്ണമാണോ എന്ന് പരിഗണിക്കേണ്ടതാണ്.

കാലഹരണ തീയതി ശ്രദ്ധാപൂർവ്വം ക്രമീകരിക്കുക എന്നതാണ് ഒരു പ്രധാന ശുപാർശ.വളരെ സെൻസിറ്റീവ് ആയ രേഖകൾക്ക്, നിങ്ങൾക്ക് ചെറിയ സമയപരിധികൾ (ഒരു ദിവസം, ഒരു ആഴ്ച) നിശ്ചയിക്കാം; അവലോകനത്തിലുള്ള കരാറുകൾ പോലുള്ള സമയം ആവശ്യമുള്ള മറ്റ് ആശയവിനിമയങ്ങൾക്ക്, സ്വീകർത്താവിന് ന്യായമായ സമയം നൽകുന്നതാണ് നല്ലത്. അസംബന്ധമായി ചെറിയ സമയപരിധികൾ ഉപയോഗിക്കുന്നത് സ്വീകർത്താവിനെ നിരാശപ്പെടുത്താനും കൂടുതൽ വീണ്ടും അയയ്ക്കാനോ ആശയക്കുഴപ്പമുണ്ടാക്കാനോ മാത്രമേ സഹായിക്കൂ.

അപകടസാധ്യത കൂടുതലായിരിക്കുമ്പോൾ, SMS പാസ്‌വേഡ് ഓപ്ഷൻ വളരെ ശുപാർശ ചെയ്യപ്പെടുന്നു.സ്വീകർത്താവിന്റെ ഫോൺ നമ്പർ നിങ്ങൾക്ക് സുരക്ഷിതമായി കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ കഴിയുകയും അവർ Google പിന്തുണയ്ക്കുന്ന ഒരു പ്രദേശത്താണെങ്കിൽ പോലും. ഇമെയിലിലേക്ക് ആക്‌സസ് ലഭിച്ച ഒരാൾക്ക് (ഉദാഹരണത്തിന്, അനുമതിയില്ലാതെ അക്കൗണ്ടിൽ ലോഗിൻ ചെയ്യുന്നതിലൂടെ) സ്വീകർത്താവിന്റെ ഫോൺ നമ്പർ ഇല്ലാതെ ഉള്ളടക്കം വായിക്കുന്നത് ഈ അധിക ഘട്ടം ബുദ്ധിമുട്ടാക്കുന്നു.

അയയ്ക്കുന്നതിന് മുമ്പ് ഇമെയിൽ വിലാസങ്ങളും ഫോൺ നമ്പറുകളും രണ്ടുതവണ പരിശോധിക്കേണ്ടത് അത്യാവശ്യമാണ്.അക്കത്തിലെ ഒരൊറ്റ പിശക് വിവരങ്ങൾ തെറ്റായ വ്യക്തിയിലേക്ക് അയയ്ക്കുകയോ സ്വീകർത്താവിന് സന്ദേശം തുറക്കാൻ കഴിയാതെ വരികയോ ചെയ്തേക്കാം. സ്ഥിരീകരണത്തോടുകൂടിയ ഒരു രഹസ്യ ഇമെയിൽ സ്വീകർത്താവിന് ലഭിക്കുമെന്ന് മുൻകൂട്ടി മുന്നറിയിപ്പ് നൽകുന്നതും നല്ലതാണ്, അതിനാൽ അത് ഫിഷിംഗ് അല്ലെങ്കിൽ സ്പാം ആണെന്ന് അവർ കരുതുന്നില്ല.

കമ്പനികളിൽ, കോൺഫിഡൻഷ്യൽ മോഡ് വിന്യാസത്തോടൊപ്പം കുറഞ്ഞ പരിശീലനവും നൽകണം.ഈ ഫംഗ്ഷൻ എന്ത് ചെയ്യുന്നു, എന്ത് ചെയ്യുന്നില്ല, എപ്പോൾ ഉപയോഗിക്കാൻ ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു, സാധാരണ കാലഹരണ തീയതികൾ എന്തൊക്കെയാണ്, കാലഹരണപ്പെട്ട ആക്‌സസ് അല്ലെങ്കിൽ ഡെലിവറി ചെയ്യാത്ത SMS സന്ദേശങ്ങൾ പോലുള്ള പ്രശ്‌നങ്ങൾ എങ്ങനെ കൈകാര്യം ചെയ്യണമെന്ന് വിശദീകരിക്കുക. അറിവില്ലായ്മ കാരണം സുരക്ഷിതമല്ലാത്ത പരിഹാരങ്ങൾ അവലംബിക്കുന്നതിൽ നിന്ന് ഇത് ഉപയോക്താക്കളെ തടയുന്നു.

Gmail-ന്റെ കോൺഫിഡൻഷ്യൽ മോഡ് വളരെ പ്രായോഗികമായ ഒരു ഉപകരണമായി മാറുന്നു. ഇമെയിൽ വഴിയുള്ള വിവരങ്ങളുടെ പ്രചാരണത്തിൽ നിയന്ത്രണം നേടുന്നതിന്, പ്രത്യേകിച്ച് വ്യക്തമായ നയങ്ങൾ, സാമാന്യബുദ്ധി, മറ്റ് പൂരക സുരക്ഷാ നടപടികൾ എന്നിവയുമായി സംയോജിപ്പിക്കുമ്പോൾ. വിവേകപൂർവ്വം ഉപയോഗിക്കുമ്പോൾ, സെൻസിറ്റീവ് ഡാറ്റ കൂടുതൽ സുരക്ഷിതമായും വ്യക്തിപരമായും തൊഴിൽപരമായും അനാവശ്യമായ ഭയപ്പെടുത്തലുകൾ കുറയ്ക്കുന്നതിലൂടെയും പ്രചരിക്കാൻ ഇത് അനുവദിക്കുന്നു.