Асана нь дэлхийн өнцөг булан бүрт байгаа компаниуд болон ажлын багуудын түгээмэл сонголт болсон төслийн удирдлага, ажлын зохион байгуулалтын хэрэгсэл юм. Asana-ийн гол онцлогуудын нэг нь өгөгдлийн давхардлаас зайлсхийх, төслийн менежментийн илүү үр ашигтай, нарийвчлалыг хангах чадвар юм. Энэ нийтлэлд бид Асана энэ зорилгодоо хэрхэн хүрч, хэрэглэгчдэд өдөр тутмын ажилдаа хэрхэн ашиг тустай болохыг судлах болно.
1. Өгөгдлийн давхардлаас сэргийлэх Asana-ын онцлогууд
Asana нь мэдээллийн давхардлаас зайлсхийх хэд хэдэн функцийг санал болгодог төслийн удирдлагын хэрэгсэл юм таны төслүүдэд. Эдгээр шинж чанаруудын нэг нь олон төсөлд даалгавар өгөх чадвар юм.. Энэ нь та төсөлд даалгавраа үүсгэж, дахин үүсгэх шаардлагагүйгээр бусад холбогдох төслүүдэд хуваарилах боломжтой гэсэн үг юм. Ийм байдлаар, хэрэв та нэг төсөл дэх даалгаврыг шинэчлэх юм бол энэ нь хуваарилагдсан бусад бүх төслүүдэд автоматаар шинэчлэгдэх болно.
Асана мэдээллийн давхардлаас урьдчилан сэргийлэх өөр нэг арга бол "Даалгаврын холбоос" функц юм. Энэ функц нь танд холбогдох ажлуудыг хооронд нь холбох боломжийг олгодог. Жишээлбэл, хэрэв танд өөр ажил эхлэхээс өмнө дуусгах шаардлагатай үндсэн ажил байгаа бол энэ хоёрын хооронд холбоо тогтоож болно. Энэ нь танай багийн гишүүд давхардсан хайлтгүйгээр төслийг дуусгахад шаардлагатай бүх даалгавруудад хялбархан хандах боломжийг олгоно.
Эцэст нь, Asana нь хүчирхэг бөгөөд өөрчлөх боломжтой "Хайлт" функцтэй. Ингэснээр та өөрийн ажлын талбарт ямар ч ажил, төслийг хялбархан хайх боломжтой. Хэрэв та ямар нэгэн төсөл эсвэл даалгаварт хандах шаардлагатай бол түүний нэр эсвэл холбогдох түлхүүр үгсээр хайх боломжтой. Энэ нь одоо байгаа ажил, төслүүдийн шаардлагагүй давхардлыг үүсгэх шаардлагагүйгээр үргэлж зөв мэдээллийг олж, хандах боломжийг баталгаажуулснаар мэдээллийн давхардлаас сэргийлнэ.
2. Асана дахь зохион байгуулалттай бүтцийн ач холбогдол
Asana-ийн хамгийн онцлох шинж чанаруудын нэг нь өгөгдлийн давхардлаас зайлсхийх чадвар бөгөөд ингэснээр төслийн менежментийн үр ашиг, зохион байгуулалт өндөр түвшинд хүрдэг. Зохион байгуулалттай бүтэцийнхээ ачаар, Асана нь үндсэн төсөлтэй холбоотой бүх ажил, дэд төслүүдийн талаар тодорхой, нарийвчилсан харах боломжийг багуудад олгодог.
Асана хотод Даалгавруудыг өөр өөр төсөл эсвэл өөр багуудад хуваарилж болно, ингэснээр олон газар мэдээллийг давхардуулах шаардлагагүй болно. Жишээлбэл, хэрэв даалгавар нь хоёр өөр төсөлтэй холбоотой бол тусдаа хуулбар үүсгэх шаардлагагүйгээр хоёр төсөлд нэмж болно.
Түүнээс гадна, Асана нь хамтын ажиллагаа, харилцаа холбоог хялбар болгодог Багийн гишүүдийн хооронд, учир нь даалгавар бүр нь хэрэглэгчид тухайн ажлын явцын талаар ярилцаж, санал бодлоо хуваалцах боломжтой сэтгэгдэл бичих зайтай байдаг. Энэхүү функц нь багууд шинэчлэгдэж, уялдаа холбоотой байх боломжийг олгодог бөгөөд ингэснээр шаардлагагүй болно мессеж илгээх эсвэл ижил сэдвээр харилцахын тулд тусдаа имэйлүүд.
3. Давхардахаас зайлсхийхийн тулд Asana дахь хаягуудыг үр дүнтэй ашиглах
Өгөгдөл давхардахаас зайлсхийхийн тулд Asana-д шошго ашиглах
Асана бол багууд хамтран ажиллах боломжийг олгодог төслийн менежментийн хэрэгсэл юм бодит цаг хугацаанд мөн зохион байгуулалттай байгаарай. Асанагийн гол онцлогуудын нэг бол ашиглах явдал юм шошго, хангадаг a үр ашигтай арга ажлыг зохион байгуулж, ангилах. Асана дахь шошго нь тодорхой сэдэвтэй холбоотой ажлуудыг хялбархан шүүж, олох боломжийг хэрэглэгчдэд олгох замаар өгөгдлийн давхардлаас зайлсхийхэд тусалдаг. Жишээлбэл, хэрэв танд шинэ бүтээгдэхүүн гаргахтай холбоотой даалгавар байгаа бол энэ сэдэвтэй холбоотой бүх ажлуудыг хурдан харахын тулд тэдгээрийг "эхлүүлэх" гэж тэмдэглэж болно.
Асана дахь шошго нь даалгавруудыг зохион байгуулах арга замыг өгөхөөс гадна даалгавруудыг эрэмбэлэх боломжийг олгодог. Та "өндөр ач холбогдол" эсвэл "бага ач холбогдолтой" гэх мэт шошго ашиглан аль ажил илүү анхаарал шаарддаг, аль нь бага зэрэг хүлээхийг тодорхойлох боломжтой. Асана дахь шошголох функц нь бүх ажлыг тодорхой ангилж, эрэмбэлэх замаар мэдээллийн давхардлаас сэргийлж, багийн гишүүдэд илүү үр дүнтэй ажиллаж, хамгийн чухал ажлуудад анхаарлаа төвлөрүүлэх боломжийг олгодог.
Асана мэдээллийн давхардлаас урьдчилан сэргийлэх өөр нэг арга зам юм хуваалцсан шошго. Энэ функц нь багийн гишүүдэд ижил төстэй эсвэл давхардсан шошготой байхаас сэргийлж, өөр өөр төслүүдэд ижил шошго ашиглах боломжийг олгодог. Жишээлбэл, хэрэв танд маркетингийн төсөл болон борлуулалтын төсөл байгаа бөгөөд хоёр төсөл хоёулаа тодорхой үйл явдалтай холбоотой бол та "үйл явдал" нэртэй шошго үүсгэж, үүнийг хоёр төсөл дээр хуваалцаж болно. Энэ нь багийн бүх гишүүд ижил шошгыг ашиглахыг баталгаажуулж, үйл явдалтай холбоотой ажлыг зохион байгуулах, хайхад будлиан, давхардлаас зайлсхийх болно.
4. Асана дахь захиалгат талбаруудыг хэрхэн үр дүнтэй ашиглах вэ
Захиалгат талбарууд нь Асана дахь маш хэрэгтэй функц бөгөөд танд төсөл, даалгавраа цаашид өөрчлөх боломжийг олгодог. Захиалгат талбаруудын тусламжтайгаар та даалгавар, төсөлдөө нэмэлт мэдээлэл нэмж, мэдээллийг цэгцлэх, хянахад хялбар болгоно. Та захиалгат талбаруудыг ашиглан эцсийн хугацаа, тэргүүлэх чиглэл, шошго, хариуцлагатай талууд гэх мэт мэдээллийг нэмж болно. Нэмж дурдахад та өөрийн баг эсвэл салбартаа тохирсон тусгай талбаруудыг үүсгэж, Асана-г өөрийн хэрэгцээнд нийцүүлэн тохируулах боломжтой.
Одоо таны төсөл, даалгавар өсөхийн хэрээр мэдээллийн давхардлаас зайлсхийх нь чухал юм. Асана нь өөр өөр төсөл, даалгаварт тусгай талбаруудыг дахин ашиглах боломжийг олгосноор өгөгдлийн давхардлаас зайлсхийхэд тусална. Энэ нь цаг хугацаа хэмнэж, төөрөгдлөөс зайлсхийж, төсөл эсвэл ажил бүрт ижил захиалгат талбар үүсгэх шаардлагагүй гэсэн үг юм. Та зүгээр л шинэ даалгавар эсвэл төсөлд одоо байгаа тусгай талбарыг нэмэх боломжтой бөгөөд бүх мэдээлэл ашиглагдаж байгаа газар бүрт тогтвортой байх болно.
Эцэст нь, Асана дахь захиалгат талбаруудыг үр дүнтэй ашиглахын тулд та мэдээллийг хэрхэн зохион байгуулах, хянах талаар тодорхой ойлголттой байх нь чухал юм. Захиалгат талбар үүсгэхээсээ өмнө таны төсөл, даалгаварт ямар мэдээлэл чухал болохыг бодоорой. Эцсийн хугацаа, явцын төлөв, ангилал гэх мэт хянах шаардлагатай гол шинж чанаруудыг тодорхойл. Дараа нь харгалзах тусгай талбаруудыг үүсгэж, тэдгээрийг байгууллагынхаа хэмжээнд тогтмол ашиглаарай. Энэ нь танай багт анхаарлаа төвлөрүүлж, ажил, төсөлдөө нийцүүлэхэд тусална.
5. Өгөгдлийн давхардлаас урьдчилан сэргийлэх Asana интеграцчлал
Asana-д бид өгөгдлийг шинэчилж, мэдээллийн давхардлаас зайлсхийх нь хичнээн чухал болохыг ойлгож байна. Тиймээс бид танд урьдчилан сэргийлэхэд туслах олон төрлийн интеграцийг санал болгож байна энэ асуудал төслийн менежментэд маш түгээмэл байдаг. Өгөгдлөө байнга шинэчилж, давхардалгүйгээр хадгалах боломжийг олгох Asana-ийн үндсэн интеграцийн заримыг энд оруулав.
1. Запьер: Энэхүү интеграци нь Asana болон бусад алдартай програмуудын хоорондох ажлыг автоматжуулах боломжийг олгодог Google Хүснэгтүүд, Slack, Gmail болон бусад олон. Zapier-ийн тусламжтайгаар та программ дахь мэдээлэл шинэчлэгдэх үед Asana-д автоматаар үйлдэл хийх, өгөгдөл давхардахаас сэргийлж дүрэм үүсгэж болно.
2. JotForm: Хэрэв та бизнесийнхээ маягтын мэдээллийг цуглуулахын тулд JotForm ашигладаг бол энэхүү интеграци нь танд тохиромжтой. Та JotForm-г Asana-тай холбож болох бөгөөд ингэснээр хэн нэгэн маягт бөглөх бүрт Asana-д даалгавар автоматаар үүсгэгдэнэ. Ингэснээр та гар аргаар мэдээлэл дамжуулах талаар санаа зовох хэрэггүй бөгөөд мэдээллийн давхардлыг арилгах болно.
3. Нэгдсэн: Энэхүү интеграцийн хэрэгсэл нь танд Асана төслүүдээ Trello эсвэл Jira зэрэг төслийн удирдлагын бусад хэрэгслүүдтэй синхрончлох боломжийг олгодог. Unito-ийн тусламжтайгаар та мэдээллээ давхардалгүйгээр бүх төслүүдээ шинэчилж байх боломжтой. Нэг платформ дээр өөрчлөлт хийх бүрд энэ нь автоматаар бусад дээр тусгагдах бөгөөд ингэснээр бүрэн бүтэн байдлыг хадгалах болно таны өгөгдлийн.
6. Асана дахь даалгавруудыг давхардуулахгүй байх зөвлөмжүүд
Багаар ажиллахдаа даалгавруудыг давхардуулан хийх нь төөрөгдөл, алдаа гаргах нь элбэг. Аз болоход, Асана нь даалгаврын давхардлаас зайлсхийх хэд хэдэн функцийг санал болгодог. Энд бид платформыг оновчтой ашиглах, үр ашгийг баталгаажуулах зарим зөвлөмжийг танилцуулж байна хамтын ажиллагаа.
1. Дэвшилтэт хайлтын функцийг ашиглана уу: Асана нь шинийг үүсгэхээс өмнө одоо байгаа ажлуудаа олох боломжийг олгодог хүчирхэг хайлтын хэрэгсэлтэй. Ажил эхлэхийн өмнө хайлт хийхийг зөвлөж байна тавцан дээр Энэ нь өмнө нь үүсгэгдээгүй байгаа эсэхийг шалгах. Хайлтын үр дүнг сайжруулж, давхардлаас зайлсхийхийн тулд ажлын нэр, харьяалагдах төсөл, статус зэрэг шүүлтүүрийг ашиглана уу.
2. Тодорхойлолт хийх ажлын шошго, нэр: Багийн гишүүнд даалгавар өгөхдөө давхардахаас зайлсхийхийн тулд дүрсэлсэн шошго, нэрийг ашиглах нь чухал. "Гүйцэж байгаа" эсвэл "дууссан" гэх мэт тодорхой шошгыг даалгаварт нэмснээр та ижил төстэй ажлуудыг тодорхойлоход хялбар болгож, ажлыг давтахаас зайлсхийх болно. Мөн өөр хэн нэгэн ижил ажил дээр ажиллаж байгаа эсэхийг хялбархан таньж мэдэхийн тулд даалгаврын хувьд тодорхой бөгөөд ялгаатай нэрийг ашиглахаа мартуузай.
3. Мөрдөж, байнга харилцах: Давхардлаас зайлсхийхийн тулд багтайгаа байнгын харилцаатай байх нь чухал юм. Сэтгэгдэл, статусын шинэчлэлт гэх мэт Asana хэрэгслийг ашиглан даалгаврын явцын талаар хүн бүрд мэдээлж байх. Та ажил дээр ажиллаж байхдаа статусаа шинэчилж, холбогдох сэтгэгдлээ үлдээхээ мартуузай, ингэснээр багийн бусад гишүүд ажил аль хэдийн хийгдэж байгааг мэдэх болно. Энэ нь багийн бусад гишүүдийг нэг ажил дээр алдаагаар ажиллаж эхлэхээс сэргийлдэг.
7. Асана дахь статусын шинэчлэлтийг хэрхэн зөв удирдах вэ
Зах зээлд тэргүүлэгч төслийн менежментийн платформ Асана-д мэдээллийн давхардлаас зайлсхийхийн тулд статусын шинэчлэлтийг зөв удирдах нь чухал юм. Үүнд хүрэхийн тулд таны дагаж мөрдөж болох зарим шилдэг туршлагууд байдаг. Асана дахь статусын шинэчлэлтийн зөв менежментийг хангах зарим зөвлөмжийг энд оруулав.
1. Тусгай шошго болон талбаруудыг ашиглах: Шошго болон захиалгат талбарууд нь Асана дахь даалгавраа ангилж, цэгцлэх маш хэрэгтэй хэрэгсэл юм. Та шошгуудыг ашиглан даалгаврууд болон тусгай талбаруудад категори, тэргүүлэх чиглэлийг хуваарилж, холбогдох нэмэлт мэдээллийг нэмж болно. Эдгээр сонголтыг ашигласнаар та статусын шинэчлэлт хийх үед шаардлагагүй өгөгдлийг хуулбарлахаас зайлсхийх болно.
2. Даалгавруудын статусыг анхны байршилд нь шинэчлэх: Asana-д статусын шинэчлэлт хийхдээ мэдээллийг хуулбарлах эсвэл өөр газар зөөхөөс илүүтэй харгалзах ажилдаа шууд хийх нь чухал. Энэ нь багийн бүх гишүүд шинэчлэгдсэн мэдээллийг зөв агуулгаар нь харж, өөр өөр байршилд хуучирсан эсвэл давхардсан өгөгдлөөс үүдэлтэй будлиан, алдаанаас зайлсхийх боломжийг олгодог.
3. Asana интеграцчлалыг ашиглах: Asana нь бусад алдартай хэрэгслүүдтэй олон тооны интеграцчлалыг санал болгодог, тухайлбал Slack, Google Драйв болон Zapier. Эдгээр интеграцчилал нь мэдээллийн давхардлаас зайлсхийхэд онцгой ач холбогдолтой бөгөөд ингэснээр өөр өөр програмуудын хооронд мэдээллийг автоматаар синк хийх боломжийг олгодог. Жишээлбэл, та шинэчлэлтүүдийг хүлээн авах боломжтой бодит цаг хугацаанд Өөр өөр газар байгаа мэдээллийг гараар шинэчлэхээс зайлсхийж, Asana даалгавраа өөрчлөх үед Slack-д.
8. Ажлыг давхардахаас зайлсхийхийн тулд Асана дахь загваруудын ашиг тус
нь Асана дахь загварууд Тэд бол маш хэрэгтэй хэрэгсэл юм ажлын давхардлаас зайлсхийх ажлын процессыг хялбарчлах, оновчтой болгох замаар. Загвар нь ашиглах боломжтой урьдчилан тодорхойлсон загвар юм бүтээх шинэ даалгавар, төслүүд. Загваруудыг ашигласнаар хэрэглэгчид даалгавар гүйцэтгэх эсвэл ижил төстэй төсөл үүсгэх бүрт эхнээс нь эхлэх шаардлагагүй тул цаг хэмнэх боломжтой.
La загварын функциональ байдал Асана хотод энэ нь маш бүрэн дүүрэн байдаг. Хэрэглэгчид эхнээс нь захиалгат загвар үүсгэх эсвэл хэрэглүүрийн санал болгож буй өгөгдмөл загварыг ашиглах боломжтой. Загварууд нь даалгавар, дэд даалгавар, тайлбар, эцсийн хугацаа, хавсралт, шошго, дүрэм гэх мэт бүх төрлийн агуулгыг агуулж болно. Энэ нь хэрэглэгчдэд шинэ төсөл, ажил бүрийн хувьд бат бөх, тууштай эхлэх цэгтэй байх боломжийг олгодог Ажлын давхардал гарахгүй байхыг баталгаажуулна ижил төстэй ажил эсвэл давтагдах төслүүдийг гүйцэтгэх үед.
Загвар үүсгэсний дараа хэрэглэгчид үүнийг шинэ төсөл эсвэл даалгаварт хурдан ашиглах боломжтой. Загвар ашиглан даалгаврын хуулбарыг үүсгэж, зохих багийн гишүүдэд хуваарилдаг. Үүнээс гадна загварууд нь бас байж болно багуудын хооронд хуваалцсан, багийн бусад гишүүдэд ижил загваруудыг ашиглах, ижил процессуудыг дагахыг зөвшөөрөх. Энэ нь ижил төстэй ажлыг гүйцэтгэдэг олон хэлтэс эсвэл багтай компаниудад ялангуяа ашигтай байдаг. Товчхондоо, Asana дахь загварууд нь хүчирхэг хэрэгсэл юм ажлын урсгалыг оновчтой болгох y ажлын давхардлаас зайлсхийх.
9. Давхардахаас зайлсхийхийн тулд Асана дахь харилцааны урсгалыг хэрхэн тодорхой байлгах вэ
Багаар ажиллахад хамгийн их санаа зовдог асуудлын нэг бол мэдээллийн давхардлаас зайлсхийх явдал юм. Асана бол харилцааны урсгалыг тодорхой байлгах, багийн бүх гишүүд ахиц дэвшилд анхаарлаа хандуулж, давхар ажил хийхээс зайлсхийх зорилгоор тусгайлан бүтээгдсэн хэрэгсэл юм.
Asana-д давхардахаас зайлсхийхийн тулд энэ нь зайлшгүй шаардлагатай шошго болон шүүлтүүр ашиглах үр дүнтэйгээр. Шошго нь даалгавруудыг өөр өөр ангилалд ангилж, цэгцлэх боломжийг олгодог бөгөөд ингэснээр хайлт хийхэд хялбар болгож, давхардсан даалгавар үүсгэхээс сэргийлнэ. Нөгөө талаас шүүлтүүрүүд нь аль хэдийн дууссан эсвэл хийгдэж буй ажлуудад цаг хугацаа алдахаас сэргийлж, зөвхөн холбогдох ажлуудыг тухайн үед харуулахад тусалдаг.
Асана дахь давхардлаас зайлсхийх өөр нэг ашигтай шинж чанар юм тодорхой үүрэг хариуцлага хүлээлгэх. Тодорхой багийн гишүүнд даалгавар өгснөөр та тухайн үүрэг хариуцлагыг тодорхой тогтоож, багийн бусад гишүүд үүнийг дахин гүйцэтгэхээс сэргийлнэ. Асана дахь сэтгэгдлийн онцлог нь харилцааны тодорхой урсгалыг хадгалах гайхалтай арга бөгөөд багийн гишүүдэд шинэчлэлтүүдийг хуваалцах, асуулт асуух, зөв нөхцөл байдалд санал хүсэлт өгөх боломжийг олгодог.
10. Асана дахь өгөгдлийн давхардлаас зайлсхийхийн тулд зөв сургалтын ач холбогдол
Асана дахь мэдээллийн давхардал нь олон багуудад өдөр бүр тулгардаг нийтлэг асуудал юм. Гэхдээ энэ хэрэгсэл хэрхэн урьдчилан сэргийлэх вэ маш алдартай өгөгдлийн давхардал? Хариулт нь таны зөв сургалтанд хандах хандлагад оршино хэрэглэгчдэд зориулсан.
Асана сургалтын гол талуудын нэг бол шошгыг зөв ашиглахын ач холбогдол юм. Шошго нь Асана дахь ажлуудыг цэгцлэх, ангилах үр дүнтэй арга юм. Гэсэн хэдий ч, хэрэв хэрэглэгчид тэдгээрийг хэрхэн ашиглах талаар сайн мэдэхгүй бол тэд давхардсан шошго үүсгэх эсвэл даалгавруудад буруу шошго хэрэглэж болно. Тийм ч учраас Асана нь шошгыг ашиглах шилдэг туршлагыг хэрэглэгчдэд заах зорилгоор видео заавар, хэрэглээний гарын авлага зэрэг боловсролын цуврал эх сурвалжуудыг санал болгодог.
Асана дахь мэдээллийн давхардлаас зайлсхийх сургалтын өөр нэг гол тал бол төсөл, хэсгүүдийг зөв ашиглах явдал юм. Сайн зохион байгуулалттай төсөл нь мэдээллийг үр дүнтэй зохион байгуулахад тусална. Асана нь төсөл тус бүрийн зорилго, тэргүүлэх чиглэлийг тодорхой болгох, багийн гишүүдэд үүрэг хариуцлагыг хуваарилах, эцсийн хугацааг тогтоох зэрэг төсөл, хэсгүүдийг зохион байгуулах олон сонголтыг санал болгодог. Энэ бүхэн нь мэдээллийг төвлөрүүлж, багийн бүх гишүүдэд хүртээмжтэй байлгах замаар өгөгдлийн давхардлаас сэргийлэхэд тусалдаг.
Би Себастьян Видал, компьютерийн инженер технологи, өөрийн гараар хийх сонирхолтой. Цаашилбал, би бүтээгч нь tecnobits.com, би технологийг хүн бүрт илүү хүртээмжтэй, ойлгомжтой болгох хичээлүүдийг хуваалцдаг.