Байгууллагын имэйлийг хэрхэн идэвхжүүлэх вэ

Өсөн нэмэгдэж буй дижитал ертөнцөд байгууллагын цахим шуудангийн хаягтай байх нь ажил, суралцах, ажлын байран дээрээ эсвэл эрдэм шинжилгээний чиглэлээр харилцахад зайлшгүй шаардлагатай хэрэгсэл болсон. Байгууллагын имэйл хаягаа идэвхжүүлэх нь илүү үр дүнтэй харилцаа холбоо, илүү аюулгүй байдал, энэ бүртгэлтэй холбоотой янз бүрийн хэрэгсэл, платформуудыг ашиглах чадвар зэрэг олон давуу талтай болох эхний алхам юм. Энэ нийтлэлд бид танд энэ үйл явцыг чиглүүлэх болно. алхам алхмаар Байгууллагын имэйлээ хэрхэн идэвхжүүлэх талаар, ингэснээр та энэ хэрэгслийн санал болгож буй бүх давуу талыг бүрэн ашиглах боломжтой. Уншиж, эхний алхмыг хэрхэн хийх талаар олж мэдээрэй. дэлхий дээр танай байгууллагын дижитал.

1. Байгууллагын цахим шуудангийн танилцуулга: Энэ нь юу вэ, юунд ашиглагддаг вэ?

2. Байгууллагын цахим шууданг идэвхжүүлэх урьдчилсан нөхцөл

Байгууллагын имэйлээ идэвхжүүлэхийн өмнө идэвхжүүлэх үйл явцыг амжилттай явуулахын тулд тодорхой урьдчилсан нөхцөлийг хангах нь чухал юм. Үргэлжлүүлэхийн өмнө анхаарах ёстой элементүүдийг доор харуулав.

1. Эрх бүхий эсэхийг баталгаажуулах: Байгууллагын цахим шуудангаа идэвхжүүлэхийн тулд байгууллагынхаа шаардлагыг хангасан эсэхээ шалгаарай. Үүнд идэвхтэй оюутан, ажилтан эсвэл захиргааны ажилтан байж болно.

2. Recopilar la información necesaria: Идэвхжүүлэх үйл явцыг эхлүүлэхийн өмнө гарт шаардлагатай мэдээлэл байгаа эсэхийг шалгаарай. Үүнд таны байгууллагын ID дугаар, төрсөн огноо, эсвэл танай байгууллагаас хүссэн бусад дэлгэрэнгүй мэдээлэл багтаж болно.

3. Идэвхжүүлэх портал руу нэвтрэх: Ихэвчлэн байгууллагууд байгууллагын имэйлийг идэвхжүүлэх портал эсвэл онлайн платформоор хангадаг. Байгууллагын итгэмжлэлээ ашиглан эсвэл байгууллагаас өгсөн зааврын дагуу энэ портал руу нэвтэрнэ үү.

3. Байгууллагын имэйлийг идэвхжүүлэх алхамууд

Байгууллагын имэйлээ идэвхжүүлэхийн тулд дараах алхмуудыг дагана уу.

1. Байгууллагын албан ёсны вэбсайт руу нэвтрэх.
2. Нүүр хуудаснаас "Байгууллагын цахим шуудан" эсвэл "Оюутны үйлчилгээ" хэсгийг олоод үүн дээр дарна уу.
3. Энэ хэсэгт орсны дараа "Байгууллагын имэйлийг идэвхжүүлэх" сонголтыг хайж олоод сонгоно уу.

Дараа нь таны хувийн мэдээллээ бөглөх маягт гарч ирнэ. Идэвхжүүлэх явцад асуудал гарахаас зайлсхийхийн тулд үүнийг зөв оруулсан эсэхээ шалгаарай. Танд тулгарч болох талбаруудын зарим нь:

• Нэр болон овог
• Оюутны дугаар эсвэл ID
• Төрсөн он сар өдөр

Эцэст нь маягтыг бөглөсний дараа "Илгээх" эсвэл "Идэвхжүүлэх" товчийг дарж үйл явцыг дуусгана уу. Хэрэв та бүх алхмуудыг зөв дагасан бол байгууллагын имэйл хаягийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг имэйл хайрцагтаа баталгаажуулах имэйл хүлээн авах болно. Баяр хүргэе! Та одоо цахим шуудан руугаа нэвтэрч, түүний санал болгож буй бүх давуу талыг эдлэх боломжтой.

4. Таны байгууллагын имэйлийн үндсэн тохиргоо

Процедурыг гүйцэтгэхийн тулд дараах алхмуудыг дагана уу:

1. Өөрийн имэйлийн нэвтрэх хуудас руу очно уу.
2. Хэрэглэгчийн нэр болон нууц үгээ холбогдох талбарт оруулна уу.
3. Ирсэн имэйл хайрцагтаа хандахын тулд "Нэвтрэх" товчийг дарна уу.
4. Дотор нь орсны дараа үндсэн цэснээс "Тохиргоо" гэсэн сонголтыг хайж олоорой.
5. "Бүртгэлийн тохиргоо" эсвэл ижил төстэй сонголтыг сонгоно уу.
6. Та одоо гарын үсэг, автомат хариулт, спам шүүлтүүр гэх мэт байгууллагын имэйлийнхээ янз бүрийн талыг өөрчлөх боломжтой.
7. Хийсэн өөрчлөлтүүдийг хадгалаад тохиргооны цонхыг хаа.

Ашигласан имэйл үйлчилгээ үзүүлэгчээс хамааран тохиргоо өөр байж болохыг анхаарах нь чухал юм. Тиймээс бид нарийвчилсан зааврыг авахын тулд танай байгууллага эсвэл имэйл үйлчилгээ үзүүлэгчээс өгсөн тусгай баримт бичигтэй танилцахыг зөвлөж байна.

Хэрэв танд бүртгэлээ тохируулахад бэрхшээлтэй байгаа бол та байгууллагынхаа техникийн дэмжлэгтэй холбоо барьж эсвэл алхам алхмаар зааварчилгаа өгөх онлайн хичээлүүдийг хайж олох боломжтой. Имэйл хүлээн авах, илгээхэд байгууллагын имэйл хаягаа зөв тохируулах нь чухал гэдгийг санаарай. үр ашигтайгаар мөн аюулгүй.

5. Хөтчөөс өөрийн байгууллагын имэйлд хандаж, удирдах боломжтой

Хэрэв та өөрийн байгууллагын цахим шуудан руу хөтчөөс хандаж, удирдах шаардлагатай бол үүнийг хэрхэн алхам алхмаар хийхийг эндээс үзнэ үү.

1. Таны хийх ёстой хамгийн эхний зүйл бол дуртай хөтөчөө нээх явдал юм. Энэ нь Chrome, Firefox, Safari гэх мэт байж болно.

• Хандалтын асуудлаас зайлсхийхийн тулд интернетийн тогтвортой холболттой эсэхээ шалгаарай.
• Хөтөчийнхөө хаягийн мөрөнд байгууллагын имэйл хаягийн URL-г оруулна уу. Жишээлбэл, хэрэв таны байгууллагын имэйл хаяг "email.institution.com" бол энэ хаягийг мөрөнд бичээд Enter дарна уу.
• Байгууллагын имэйлээр нэвтрэх хуудас нээгдэнэ.

2. Одоо холбогдох талбарт хэрэглэгчийн нэр, нууц үгээ оруулна уу.

• Хэрэв та хэрэглэгчийн нэр эсвэл нууц үгээ санахгүй байгаа бол хаягийг харна уу вэбсайт өөрийн боловсролын байгууллагаас эсвэл тэдний өгсөн баримт бичигт.
• Si чи мартчихсан байна Хэрэв та нууц үгээ мартсан бол нэвтрэх хуудсан дээр нууц үг сэргээх сонголт байж болно. Энэ сонголт дээр товшоод нууц үгээ шинэчлэх алхмуудыг дагана уу.

3. Итгэмжлэх жуух бичгээ зөв оруулсны дараа нэвтрэх товчийг дарснаар та байгууллагын имэйл хайрцаг руу шилжих болно. Эндээс та имэйлээ удирдах, мессеж унших, имэйл илгээх, хавтаснуудаа цэгцлэх болон бусад зүйлийг хийх боломжтой.

Хувийн нууцаа хамгаалж, бүртгэлдээ зөвшөөрөлгүй нэвтрэхээс сэргийлэхийн тулд хуваалцсан хөтөч дээр байгууллагын имэйлээ ашиглаж дууссаны дараа гарахаа мартуузай. Ингээд л болоо! Та одоо ямар ч хөтчөөс өөрийн байгууллагын имэйлд хялбархан хандаж, удирдах боломжтой.

6. Мобайл төхөөрөмж дээрээ байгууллагын имэйлийг хэрхэн тохируулах талаар

Мобайл төхөөрөмж дээрээ корпорацын имэйлээ тохируулснаар имэйл рүүгээ хандах, цэгцлэх нь илүү хялбар болно. Энэ үйл явцыг хэрхэн хялбархан дуусгахыг эндээс үзнэ үү:

1. Тохиромжтой эсэхийг шалгана уу: Эхлэхээсээ өмнө таны гар утасны төхөөрөмж байгууллагын имэйл тохиргоотой нийцэж байгаа эсэхийг шалгаарай. Android болон iOS төхөөрөмжүүд ерөнхийдөө ихэнх цахим шуудангийн системтэй нийцдэг. Гэсэн хэдий ч имэйл үйлчилгээ үзүүлэгчийнхээ өгсөн мэдээллийг шалгах нь зүйтэй.

2. Гараар цахим шуудангийн тохиргоо: Хэрэв автомат тохиргоо байхгүй эсвэл зөв ажиллахгүй байвал та имэйлээ гараар тохируулах боломжтой. Үүнийг хийхийн тулд та дараах мэдээлэлтэй байх шаардлагатай: байгууллагын имэйл хаяг, имэйл серверийн хаяг, хэрэглэгчийн нэр, нууц үг. Та байгууллагынхаа техникийн дэмжлэгийн багтай холбогдож эдгээр мэдээллийг авах боломжтой.

7. Байгууллагын цахим шуудангийн дэвшилтэт тохиргоо: аюулгүй байдал, тохируулгын сонголтууд

Байгууллагын имэйлийн аюулгүй байдлыг өөрчлөх, сайжруулахын тулд хэд хэдэн нэмэлт сонголтуудыг тохируулах боломжтой. Эдгээр нь таны бүртгэлийг болзошгүй аюулаас хамгаалах, хэрэглэгчийн туршлагыг оновчтой болгох боломжийг танд олгоно. Доор бид хамгийн чухал аюулгүй байдал, тохируулгын сонголтуудын заримыг тайлбарлах болно.

Сонголт 1: Баталгаажуулалт хоёр хүчин зүйл (2FA)
Баталгаажуулалт хоёр хүчин зүйл Таны байгууллагын имэйл хаягт аюулгүй байдлын нэмэлт давхаргыг нэмнэ. Энэ сонголтыг идэвхжүүлснээр нэвтэрч орохдоо нууц үг болон гар утсандаа илгээсэн код гэсэн хоёр өөр хэлбэрээр баталгаажуулах шаардлагатай. Энэхүү аюулгүй байдлын арга хэмжээ нь таны бүртгэлд зөвшөөрөлгүй нэвтрэх эрсдлийг эрс багасгадаг.

Сонголт 2: Спам болон фишинг шүүлтүүр
Спам болон фишинг шүүлтүүр нь таны ирсэн имэйл хайрцгийг хүсээгүй имэйл болон болзошгүй луйвраас ангид байлгах чухал хэрэгсэл юм. Та өөрийн байгууллагын имэйлийг сэжигтэй мессежийг автоматаар шүүж, ангилж, спам хавтас руу зөөх эсвэл бүрмөсөн устгахаар тохируулах боломжтой. Эдгээр шүүлтүүрүүд нь таныг фишингийн урхинд орох, хүсээгүй имэйл хүлээн авахаас сэргийлдэг.

Сонголт 3: Интерфэйсийг өөрчлөх
Интерфейсийн тохируулга нь байгууллагын имэйлийн харагдах байдал, функцийг өөрийн сонголтоор тохируулах боломжийг олгодог. Та өнгөний загвар, элементийн байршил, мэдэгдэл болон бусад зүйлийг сонгох боломжтой. Энэ нь таны хэрэгцээнд тохирсон хэрэглэгчийн өвөрмөц туршлагыг бий болгодог. Нэмж дурдахад, та имэйлээ удирдахад илүү үр дүнтэй байхын тулд хавтас, шошгыг өөрт тохируулан зохион байгуулж болно.

8. Байгууллагын цахим шуудангаа идэвхжүүлэх үед тохиолддог нийтлэг асуудлуудыг олж засварлах

Байгууллагын имэйлийг идэвхжүүлэх нийтлэг шийдлүүд

Байгууллагын имэйлээ идэвхжүүлэх үед танд нийтлэг асуудал гарч ирж магадгүй юм. Доор бид тэдгээрийг шийдвэрлэх алхам алхмаар шийдлүүдийг санал болгож байна.

1. Та идэвхжүүлэх имэйл хүлээн авахгүй:

• Идэвхжүүлэх имэйлүүд заримдаа буруу шүүгддэг тул спам эсвэл хэрэггүй хавтасаа шалгаарай.
• Бүртгүүлэхдээ имэйл хаягаа зөв оруулсан эсэхээ шалгаарай.
• Нэмэлт тусламж авахын тулд боловсролын болон ажлын байгууллагынхаа техникийн дэмжлэгтэй холбогдоно уу.

2. Нууц үгээ мартсан уу?

• Байгууллагын имэйлийн нэвтрэх хуудсанд зочилно уу.
• "Нууц үгээ мартсан" эсвэл ижил төстэй сонголтыг дарна уу.
• Нууц үгээ дахин тохируулахын тулд өгөгдсөн зааврыг дагана уу.
• Хэрэв та үүнийг дахин тохируулах боломжгүй бол тусламж авахын тулд байгууллагынхаа технологийн хэлтэстэй холбогдоно уу.

3. Мобайл төхөөрөмж дээрээ имэйл тохируулахад алдаа гарлаа:

• Тогтвортой интернет холболттой эсэхээ шалгаарай.
• Ирж буй шуудангийн сервер (IMAP/POP) болон гарч буй шуудангийн сервер (SMTP) тохиргоог гараар оруулна уу.
• Та сервер тус бүрдээ зөв порт, аюулгүй байдлыг ашиглаж байгаа эсэхээ шалгаарай.
• Өөрийн тусгай мобайл төхөөрөмжид зориулан байгууллагаас өгсөн тохиргооны зааврыг дагана уу.
• Хэрэв асуудал үргэлжилсээр байвал онлайн хичээлүүдийг хайж олох эсвэл техникийн дэмжлэгтэй холбоо барина уу.

9. Таны байгууллагын цахим шуудангийн аюулгүй байдлын зөвлөмж

Байгууллагын имэйлийг болзошгүй кибер аюулаас хамгаалах нь нэн чухал юм өгөгдлийн аюулгүй байдал нууц. Таны бүртгэлийг аюулгүй байлгах, болзошгүй эмзэг байдлаас зайлсхийхэд туслах аюулгүй байдлын зарим зөвлөмжийг доор харуулав.

1. Хүчтэй нууц үг ашигла: Та том, жижиг үсэг, тоо, тусгай тэмдэгтийн хослол агуулсан хүчтэй нууц үг сонгохоо мартуузай. Хувийн мэдээлэл эсвэл нийтлэг үг ашиглахаас зайлсхий. Мөн шинэлэг байлгахын тулд байнга солихыг зөвлөж байна.

2. Хоёр шаттай баталгаажуулалтыг идэвхжүүлэх: Энэ функц нь таны байгууллагын имэйл хаягт аюулгүй байдлын нэмэлт түвшинг нэмэгдүүлдэг. Идэвхжүүлсэн үед танигдаагүй төхөөрөмжөөс нэвтрэхийг оролдох бүрд танаас нууц үгээс гадна баталгаажуулах код асуух болно. Энэ нь зөвшөөрөлгүй нэвтрэх эрсдлийг эрс багасгадаг.

3. Мэдээллээ байнга шинэчилж байгаарай таны үйлдлийн систем болон програм хангамж: Таны байнгын шинэчлэлтүүд үйлдлийн систем болон холбогдох программууд нь кибер гэмт хэрэгтнүүд ашиглаж болзошгүй эмзэг байдлыг засахад тусалдаг. Та хамгийн сүүлийн үеийн аюулгүй байдлын арга хэмжээнүүдийг ашиглан үргэлж хамгаалагдсан байхын тулд автомат шинэчлэлтүүдийг идэвхжүүлсэн эсэхээ шалгаарай.

10. Байгууллагын цахим шууданг институцийн хүрээнд ашиглахын ач холбогдол, ашиг тус

Байгууллагын цахим шуудан нь олон тооны ашиг тусыг санал болгодог бөгөөд өдөр тутмын үйл ажиллагааг хөгжүүлэхэд чухал ач холбогдолтой тул институцийн салбарын үндсэн хэрэгсэл юм. Байгууллагын цахим шууданг ашиглахын зарим гол давуу талуудыг доор харуулав.

• Үр дүнтэй харилцаа холбоо: Байгууллагын цахим шуудан нь байгууллагын гишүүдийн хооронд хурдан бөгөөд үр дүнтэй харилцах боломжийг олгодог. Энэ нь шийдвэр гаргах үйл явцыг оновчтой болгож, ажлын уялдаа холбоог хөнгөвчлөх болно.
• Мэдээллийн аюулгүй байдал: Байгууллагын цахим шууданг ашиглах үед мессежийн нууцлал, нууцлалыг баталгаажуулна. Энэ нь эмзэг эсвэл нууц мэдээлэлтэй ажиллахад онцгой чухал юм.
• Мэргэжлийн ур чадвар: Байгууллагын цахим шуудан ашиглах нь дотоод болон гадаад орчинд илүү мэргэжлийн дүр төрхийг бий болгодог. Энэ бол албан ёсны бөгөөд нухацтай байдлаар тухайн байгууллагыг тодорхойлж, төлөөлөх арга юм.

Эдгээр давуу талуудаас гадна байгууллагын имэйлийг ашиглах нь түүнийг зөв ашиглах талаар тодорхой зөвлөмж, шилдэг туршлагыг шаарддаг:

• Ирсэн имэйлийн зохион байгуулалт: Ирсэн имэйлээ эмх цэгцтэй, спамгүй байлгах нь чухал. Энэ нь ирж буй мессежийг удирдахад хялбар болгож, мэдээллийн хэт ачааллаас сэргийлдэг.
• Сэдвийн мөрийг зөв ашиглах: Байгууллагын цахим шуудан бичихдээ мессежийн агуулгыг тусгасан тодорхой бөгөөд товч сэдвийн мөрийг ашиглах нь чухал. Энэ нь хүлээн авагчид имэйлийн зорилгыг хурдан бөгөөд үнэн зөв ойлгоход тусалдаг.
• Байгууллагын дүрмийг хүндэтгэх: Байгууллагын цахим шуудангийн хэрэглээ нь тухайн байгууллагаас тогтоосон дүрэм, бодлогод нийцсэн байх ёстой. Асуудал, үл ойлголцол гарахаас зайлсхийхийн тулд эдгээр дүрмийг мэдэж, хүндэтгэх нь чухал юм.

Товчхондоо, байгууллагын цахим шуудангийн хэрэглээ нь маш чухал бөгөөд олон тооны ашиг тусыг санал болгодог. Энэ нь үр ашигтай харилцааны үндсэн хэрэгсэл, мэдээллийн аюулгүй байдлыг хангах, байгууллагын мэргэжлийн дүр төрхийг бий болгодог. Гэсэн хэдий ч үүнийг зохих ёсоор ашиглах, эмх цэгцтэй ирсэн имэйл хайрцагыг хадгалах, тодорхой сэдвийн мөрүүдийг ашиглах, тогтоосон дүрмийг дагаж мөрдөх ёстой. Ингэснээр байгууллагын цахим шуудангийн санал болгож буй бүх давуу талыг бүрэн ашиглах болно.

11. Ирсэн имэйлээ хэрхэн удирдаж, эмх цэгцтэй байлгах вэ

Эмх замбараагүй ирсэн имэйл хайрцаг нь таны имэйлийг үр дүнтэй удирдахад хэцүү болгодог. Аз болоход, ирсэн имэйлээ удирдах, эмх цэгцтэй байлгах хэд хэдэн арга бий. Үүнд хүрэхэд тань туслах хэдэн ашигтай зөвлөгөө энд байна:

1. Шошго эсвэл хавтас ашиглах: Имэйлээ цэгцлэх үр дүнтэй арга бол шошго эсвэл хавтас ашиглах явдал юм.Та "Ажил", "Хувийн" эсвэл "Төсөл" зэрэг категори үүсгэж, тус бүрд нь харгалзах имэйл хаягийг оноож болно. Ингэснээр та өөрт хэрэгтэй имэйлүүдээ категорид нь үндэслэн хурдан шуурхай хандах боломжтой.

2. Автомат имэйлийг шүүх: Ирж буй имэйлийг автоматаар ангилах шүүлтүүрийг тохируулна ууЖишээлбэл, та бүх имэйлийг тодорхой имэйл хаягаас тодорхой хавтас руу шилжүүлэх шүүлтүүр үүсгэж болно. Энэ нь танд ирсэн имэйл хайрцаг дахь эмх замбараагүй байдлыг арилгахад туслах бөгөөд төрөл бүрийг хаанаас олохоо мэдэх болно.

3. Имэйлийг архивлах эсвэл устгах: Ирсэн имэйл хайрцагтаа имэйлийг бүү цуглуул Хэрэв шаардлагагүй бол аль хэдийн уншсан эсвэл нэмэлт үйлдэл хийх шаардлагагүй имэйлийг архивлах эсвэл устгана уу. Энэ нь таны ирсэн имэйлийг эмх цэгцтэй байлгахад тусалж, уншаагүй имэйлийн тоонд дарагдахгүй байх болно.

12. Байгууллагын цахим шуудангийн нэмэлт функцуудыг хэрхэн ашиглах вэ: шошго, шүүлтүүр, имэйлийн дүрэм

Шошго, шүүлтүүр, имэйлийн дүрэм гэх мэт байгууллагын имэйл дэх нэмэлт функцууд нь таны ирсэн имэйлийг цэгцлэх, үр дүнтэй удирдахад маш хэрэгтэй хэрэгсэл байж болно. Эдгээр функцууд нь танд имэйлээ өөр өөр ангилал, шалгуурын дагуу ангилж, бүлэглэх боломжийг олгодог.

Шошго нь таны имэйлийг ангилж, дараа нь олоход хялбар болгох арга юм. Та захиалгат шошго үүсгэж, тэдгээрийг мессеждээ оноож болно. Жишээлбэл, та чухал имэйлд нэг шошго, ажлын имэйлд өөр шошго, нэг хувийн имэйл гэх мэт хаягтай байж болно. Имэйлд шошго оноохын тулд мессежийг сонгоод шошгон дээр дарна уу. хэрэгслийн самбар.

Шүүлтүүр нь танд ирж буй имэйлээ урьдчилан тодорхойлсон тодорхой шалгуурын дагуу автоматаар эрэмбэлэх боломжийг олгодог. Та илгээгч, сэдэв, агуулга эсвэл бусад мессежийн шинж чанарт үндэслэн шүүлтүүр үүсгэж болно. Жишээлбэл, та тодорхой илгээгчээс ирсэн бүх имэйлийг тодорхой хавтас руу чиглүүлэхийн тулд шүүлтүүр үүсгэж болно. Энэ нь танд ирсэн имэйлээ эмх цэгцтэй байлгахад тусалж, хамгийн хамааралтай мессежүүдэд анхаарлаа төвлөрүүлэх боломжийг олгоно. Үүсгэх шүүлтүүр байгаа бол та шуудангийн тохиргоо руу ороод шүүлтүүрийн сонголтыг хайх хэрэгтэй.

Имэйлийн дүрэм нь шүүлтүүртэй төстэй боловч илүү уян хатан байдал, тохируулах сонголтыг санал болгодог. Та тодорхой шалгуур дээр үндэслэн янз бүрийн үйлдэл хийх дүрмийг үүсгэж болно. Жишээлбэл, та тодорхой шошготой бүх имэйлийг автоматаар архивлах, устгах эсвэл уншсан гэж тэмдэглэх дүрмийг үүсгэж болно. Имэйлийн дүрмүүд нь олон давтагдах ажлыг автоматжуулах, имэйлээ удирдах цагийг хэмнэх боломжийг олгодог. Та имэйлийн дүрэмд өөрийн имэйл тохиргооноос Дүрэм эсвэл шүүлтүүр хэсгээс хандах боломжтой.

Товчхондоо, шошго, шүүлтүүр, имэйлийн дүрэм зэрэг байгууллагын имэйлийн нэмэлт функцууд нь ирсэн имэйлээ үр дүнтэй зохион байгуулах, удирдах боломжийг олгодог хүчирхэг хэрэгсэл юм. Шошго, шүүлтүүр, дүрмийг ашигласнаар та имэйлтэйгээ холбоотой олон үйлдлийг ангилж, бүлэглэж, автоматжуулж, ирсэн имэйлээ эмх цэгцтэй байлгаж, өдөр тутмын ажилдаа илүү үр бүтээлтэй байхад тусална.

13. Байгууллагын цахим шууданг бусад байгууллагын хэрэгсэл, програмуудтай нэгтгэх

Өөрийн имэйлийг бусад байгууллагын хэрэгсэл, програмуудтай нэгтгэх нь төвөгтэй ажил байж болох ч эдгээр алхмуудыг дагаж мөрдөх нь үүнийг хялбар болгоно. Нэгдүгээрт, таны имэйл үйлчилгээ үзүүлэгч бусад хэрэгслүүдтэй нэгтгэх сонголтыг санал болгож байгаа эсэхийг шалгаарай. Gmail эсвэл Outlook гэх мэт зарим үйлчилгээ үзүүлэгчид энэ үйл явцыг хөнгөвчлөх үндсэн интеграцийн сонголтуудыг санал болгодог.

Хэрэв таны имэйл үйлчилгээ үзүүлэгч эх интеграцийн сонголтыг санал болгодоггүй бол санаа зовох хэрэггүй; туслах гуравдагч талын хэрэгслүүд байдаг. Судалгаа хийж, таны хэрэгцээнд хамгийн сайн тохирох хэрэгслийг сонго. Зарим алдартай сонголтууд нь Zapier, IFTTT эсвэл Microsoft Flow юм. Эдгээр хэрэгслүүд нь автоматжуулалт үүсгэх, имэйлээ бусад корпорацийн програмуудтай холбох боломжийг олгодог.

Тохиромжтой хэрэгслийг сонгосны дараа үйлчилгээ үзүүлэгчээс өгсөн зааварчилгааг дагаж нэгтгэхийг тохируулна уу. Байгууллагын имэйлийн тохиргоонд хандахын тулд шаардлагатай зөвшөөрөлтэй эсэхээ шалгаарай. Алхам бүрийг анхааралтай дагаж, имэйл болон хүссэн програмынхаа хооронд шаардлагатай холболтыг хийнэ үү. Боломжтой интеграцийн сонголтуудын талаар дэлгэрэнгүй мэдээлэл авахын тулд үйлчилгээ үзүүлэгчээс өгсөн баримт бичигтэй танилцахаас бүү эргэлз.

14. Байгууллагын цахим шуудангийн засвар үйлчилгээ, шинэчлэлт

Байгууллагын имэйлийн оновчтой гүйцэтгэлийг хангахын тулд тогтмол засвар үйлчилгээ хийх, шинэчлэлт хийх нь чухал юм. Таны и-мэйл зөв ажиллахад туслах хэдэн чухал зөвлөмжийг энд оруулав.

• Шаардлагагүй мессежүүдийг устгаж, шуудангийн хайрцгаа эмх цэгцтэй байлгахын тулд ирсэн имэйл болон спам хавтсаа тогтмол шалгаж байгаарай.
• Програм хангамж болон аюулгүй байдлын шинэчлэлтүүдийг хийх. Таны имэйл програм болон үйлдлийн систем хоёулаа шинэчлэгдсэн эсэхийг шалгаарай. Энэ нь таныг аюулгүй байдлын болзошгүй аюулаас хамгаалахад тусална.
• Имэйлийн шүүлтүүр болон дүрмийг тохируулна уу. Имэйлийн программдаа байгаа шүүлтүүрийн функцуудыг ашиглан мессежүүдийг өөрийн сонголтоор автоматаар өөр хавтас болгон зохион байгуулаарай. Энэ нь танд имэйлээ илүү үр дүнтэй хайж олох, удирдах боломжийг олгоно.
• Байгууллагын имэйл үйлчилгээ үзүүлэгчээс тогтоосон хадгалах сангийн хязгаарыг хүндэтгэ. Шуудангийн хайрцагтаа зай гаргахын тулд хуучин эсвэл шаардлагагүй мессежүүдийг тогтмол устга.

Хэрэв та өөрийн байгууллагын имэйлтэй холбоотой асуудалтай тулгарвал бид асуудлыг шийдвэрлэхийн тулд дараах алхмуудыг хийхийг зөвлөж байна.

• Интернет холболтоо шалгана уу. Имэйлдээ хандахаасаа өмнө тогтвортой сүлжээнд холбогдсон эсэхээ шалгаарай.
• Бүртгэлийнхээ тохиргоог шалгана уу. Серверийн тохиргоо, портууд, нэвтрэх үнэмлэх зэрэг имэйл програмын тохиргоо зөв эсэхийг шалгаарай.
• Бүртгэлээ ямар нэгэн блок, хязгаарлалт байгаа эсэхийг шалгаарай. Зарим корпорацийн имэйл үйлчилгээ үзүүлэгчид тодорхой төрлийн хавсралт эсвэл имэйл хаягийг блоклодог аюулгүй байдлын бодлоготой байж болно. Асуудал үүсгэж болзошгүй мессеж эсвэл тохиргоог шалгана уу.

Дагаж байна эдгээр зөвлөгөөнүүд Засвар үйлчилгээ болон алдааг олж засварлах зөвлөмжүүд нь таны байгууллагын имэйлийн хэвийн ажиллагаа, үр ашгийг хангахад тусална. Имэйлээ удирдах, өөрчлөх талаар нэмэлт мэдээлэл авахыг хүсвэл имэйл үйлчилгээ үзүүлэгчийнхээ өгсөн заавар, баримт бичгүүдээс лавлахаас бүү эргэлз.

Эцэст нь хэлэхэд, байгууллагынхаа имэйлийг идэвхжүүлэх нь танай байгууллагаас үзүүлж буй бүх ашиг тус, үйлчилгээнд хандах чухал үйл явц юм. Энэ нийтлэлд бид байгууллагынхаа цахим шууданг амжилттай идэвхжүүлэхэд шаардлагатай алхмуудын дэлгэрэнгүй зааврыг өгсөн болно.

Энэ нийтлэлд дурдсан алхам бүрийг дагаж мөрдөх нь үйл явцыг жигд явуулахад маш чухал гэдгийг санаарай. Идэвхжүүлэлтийг хийх явцад танд ямар нэгэн бэрхшээл тулгарвал бид танай байгууллагын мэдээллийн технологийн хэлтэстэй холбогдож нэмэлт тусламж авахыг зөвлөж байна.

Байгууллагын цахим шуудангаа идэвхжүүлсний дараа та эцэс төгсгөлгүй нөөцөд хандаж, харилцах боломжтой болно үр ашигтай арга танай байгууллагын бусад гишүүдтэй. Нэмж дурдахад та чухал мэдээлэлд хандах боломжтой бөгөөд санал болгож буй хэрэгсэл, үйлчилгээний давуу талыг бүрэн ашиглах боломжтой болно.

Байгууллагын имэйлээ идэвхжүүлэх нь танай байгууллагын санал болгож буй бүх давуу талыг ашиглах эхний алхам юм. Боломжтой бүх боломжуудыг судлахаас бүү эргэлз, өөрт байгаа асуулт, санаа зоволтыг асуухаас бүү эргэлз.

Товчхондоо, байгууллагын имэйлийг идэвхжүүлэх нь олон ашиг тусыг өгдөг үндсэн үйл явц юм. Энэ нийтлэл дэх алхамуудыг дагаж, түүний авчрах бүх давуу талыг эдлээрэй. Дахиж хүлээх хэрэггүй бөгөөд одоо байгууллагын имэйлээ идэвхжүүлээрэй!