Цаасан баримт бичгийг хадгалах, цэгцлэх нь ялангуяа танд хангалттай систем байхгүй бол нэлээд бэрхшээлтэй байж болно. Олон удаа, эмх цэгцгүй байдал нь стрессийг үүсгэж, шаардлагатай үед чухал мэдээллийг олоход хэцүү болгодог. Гэсэн хэдий ч бага зэрэг төлөвлөлт, зөв багаж хэрэгслээр үүнийг хийх боломжтой. архивын цаасан баримт үр дүнтэй, хүндрэлгүйгээр. Энэ нийтлэлд бид танд энэ даалгаврыг энгийн бөгөөд үр дүнтэй аргаар гүйцэтгэх зарим практик зөвлөмжийг үзүүлэх болно. Бидний зөвлөгөөг бүү алдаарай, өөрт тохирсон баримт бичгийн зохион байгуулалтын системээр амьдралаа хялбарчлаарай!
Алхам алхмаар ➡️ Цаасан баримтыг хэрхэн архивлах талаар
- Баримт бичгээ цэгцлээрэй: Өргөдөл гаргахаасаа өмнө баримт бичгээ нэхэмжлэх, гэрээ, төлбөрийн баримт гэх мэт тодорхой ангилалд хуваах нь чухал юм.
- Бүртгэлийн системийг сонгох: Та файлыг цагаан толгойн дарааллаар, тоогоор, огноогоор эсвэл ач холбогдлоор нь сонгож болно. Ойлгомжтой, засвар үйлчилгээ хийхэд хялбар системийг сонгох нь чухал юм.
- Etiqueta tus carpetas: Фолдер тус бүрд агуулагдах баримт бичгийн төрөл болон бусад холбогдох мэдээллийг харуулсан ойлгомжтой, гаргацтай шошго ашиглана уу.
- Өлгөгдсөн хавтас эсвэл файлын хайрцаг ашиглах: Баримт бичгээ сайн нөхцөлд байлгахын тулд бат бөх, бат бөх өлгөөтэй хавтас эсвэл файлын хайрцаг ашиглахыг зөвлөж байна.
- Хавтас тус бүрийн баримт бичгийг эрэмбэлэх: Шаардлагатай үед мэдээлэл хайх, олж авахад хялбар болгохын тулд баримт бичгийг он цагийн дарааллаар эсвэл цагаан толгойн дарааллаар байрлуулна.
- Crea una lista de control: Танд ямар баримт бичиг байгаа, ямар хавтсанд байгааг хурдан мэдэхийн тулд архивын баримт бичгийн хяналтын хуудас эсвэл тооллогыг хөтөл.
- Системээ шинэчилж байгаарай: Шинэ баримт бичиг ирэх үед эмх замбараагүй байдлаас зайлсхийхийн тулд тэдгээрийг зохих газарт нь нэн даруй бөглөнө үү.
Асуулт ба Хариулт
"`html
1. Цаасан баримтыг архивлах хамгийн сайн арга юу вэ?
«`
1. Баримт бичгийг ангиллаар нь цэгцлэхийн тулд хавтас эсвэл файлын шүүгээ ашиглана.
2. Хавтас эсвэл файлын шүүгээ бүрийг агуулгын дагуу шошго.
3. Баримт бичгийг аюулгүй, хялбар хүрч болох газар хадгална.
"`html
2. Би цаасан баримтыг бүрдүүлэхдээ ямар төрлийн хавтас ашиглах ёстой вэ?
«`
1. Хавтастай файлын хавтас ашиглах.
2. Ангилал эсвэл сэдвийг ялгахын тулд өнгөт хавтас сонгоно уу.
3. Бат бөх, бат бөх хавтаснуудыг сонго.
"`html
3. Би баримтаа файлын хавтсанд хэрхэн цэгцлэх ёстой вэ?
«`
1. Баримт бичгийг огноо, ангилал, ач холбогдлоор нь ангил.
2. Хавтас доторх хэсгүүдийг тэмдэглэхийн тулд хуваагч эсвэл шошго ашиглана уу.
3. Баримт бичгийг хялбархан олж авахын тулд баримт бичгийн системтэй байх.
"`html
4. Би баримт бичгийг бүрдүүлэхээс өмнө хэр удаан хадгалах ёстой вэ?
«`
1. Чухал бичиг баримтыг байнга хадгалах.
2. Түр баримтыг тодорхой хугацаанд ашигласны дараа архивлах боломжтой.
3. Файлуудаа тогтмол хянаж шаардлагагүй баримт бичгүүдийг устга.
"`html
5. Би өөрийн файлын хавтсыг хялбархан танихын тулд хэрхэн шошголох ёстой вэ?
«`
1. Тодорхой, гаргацтай шошго ашиглах.
2. Ангилал эсвэл үндсэн сэдвийг шошгонд оруулна.
3. Хялбар үзэхийн тулд хавтасны дээд талд шошгуудыг байрлуул.
"`html
6. Цаасан баримтыг хадгалах хамгийн найдвартай арга юу вэ?
«`
1. Баримт бичгийг чийгшил, температурын нөлөөгөөр гэмтээхгүйн тулд сэрүүн, хуурай газар хадгална.
2. Баримт бичгийг биет гэмтлээс хамгаалахын тулд бат бөх файлын шүүгээ ашигла.
3. Файлын хайрцаг эсвэл тусгай зориулалтын хадгалах зайг ашиглах талаар бодож үзээрэй.
"`html
7. Байгалийн гамшгийн үед бичиг баримтаа хэрхэн хамгаалах вэ?
«`
1. Чухал баримт бичгийн нөөц хуулбарыг дижитал хэлбэрээр хийх.
2. Эмзэг баримт бичигт ус нэвтэрдэггүй уут, хайрцаг хэрэглээрэй.
3. Нөөц хуулбарыг байгалийн гамшгаас хол, аюулгүй газар хадгална.
"`html
8. Цаасан файлаас гадна тоон файлын системийг хэрэгжүүлэх нь чухал уу?
«`
1. Тийм ээ, дижитал filing систем нь ямар ч газраас баримт бичигт хандахад тустай.
2. Цаасан болон дижитал архивыг хослуулснаар баримт бичгийн аюулгүй байдлын нэмэлт давхаргыг бий болгож чадна.
3. Чухал баримт бичгийн дижитал хувилбарыг үүсгэхийн тулд сканнердах, хадгалах програмуудыг ашиглах.
"`html
9. Би цаасан файлаа хэрхэн шинэчилж, эмх цэгцтэй байлгах вэ?
«`
1. Файлыг хянаж, цэгцлэх тодорхой өдрүүдийн хуваарь гарга.
2. Баримт бичгийн байршлыг бүртгэлийн системийг ашиглана.
3. Хуучирсан болон хамааралгүй баримт бичгийг үе үе устгана.
"`html
10. Надад бүрдүүлэх шаардлагатай олон тооны бичиг баримт байгаа бол би яах ёстой вэ?
«`
1. Баримт бичгийг бүрдүүлэх үйл явцыг хөнгөвчлөхийн тулд категори эсвэл сэдвүүдэд хуваах.
2. Их хэмжээний баримт бичигт өндөр багтаамжтай файлын шүүгээ ашиглах.
3. Нэмэлт баримт бичигт гадаад хадгалах үйлчилгээг ашиглах талаар бодож үзээрэй.
Би Себастьян Видал, компьютерийн инженер технологи, өөрийн гараар хийх сонирхолтой. Цаашилбал, би бүтээгч нь tecnobits.com, би технологийг хүн бүрт илүү хүртээмжтэй, ойлгомжтой болгох хичээлүүдийг хуваалцдаг.