Баримт бичгийг хэрхэн удирдах вэ үүлэн дотор? гэдэг нь байнга хувьсан өөрчлөгдөж буй дижитал ертөнцөд улам бүр түгээмэл асуулт юм. Баримт бичгийн үр ашигтай менежмент нь байгууллага, мэдээлэлдээ хүртээмжийг оновчтой болгохыг эрэлхийлж буй хувь хүн, байгууллагуудад зайлшгүй шаардлагатай болсон. Клоуд нь баримт бичгийг онлайнаар хадгалах, хандахад тохиромжтой бөгөөд найдвартай шийдлийг санал болгож, хоёуланг нь хялбаршуулдаг хамтын ажиллагаа мэдээлэлд алсаас хандах гэх мэт. Энэ нийтлэлд бид үүлэн баримт бичгийн менежментийн ашиг тусыг судалж, энэ технологийг хамгийн сайн ашиглахын тулд хэдэн хэрэгтэй зөвлөгөө өгөх болно.

– Алхам алхмаар ➡️ Cloud дахь баримт бичгийг хэрхэн удирдах вэ?

• Клоуд дахь баримт бичгийг хэрхэн удирдах вэ?
• 1-р алхам: Таны хийх ёстой хамгийн эхний зүйл бол платформ дээр данс үүсгэх үүлэн сан, шиг Google Драйв, Dropbox эсвэл Microsoft OneDrive. Эдгээр платформууд нь аюулгүй бөгөөд интернетэд холбогдсон дурын төхөөрөмжөөс өөрийн баримт бичигт хандах боломжийг танд олгоно.
• 2-р алхам: Та дансаа авсны дараа, Платформ руу нэвтэрнэ үү таны хандалтын өгөгдлийг ашиглан.
• 3-р алхам: Интерфэйсийг судлах боломжит сонголтууд болон хэрэгслүүдтэй танилцах платформ. Та ихэвчлэн харах боломжтой болно таны файлууд жагсаалт эсвэл дүрсний харагдац.
• 4-р алхам: Хавтас үүсгэх бичиг баримтаа цэгцлэх. Та файлуудыг хайж олох, удирдахад хялбар болгохын тулд "Ажил", "Сургууль" эсвэл "Хувийн" гэх мэт тодорхой нэр бүхий хавтас ашиглаж болно.
• 5-р алхам: Баримт бичгээ байршуулна уу үүл рүү. Үүнийг хийхийн тулд байршуулахыг хүсч буй файлуудаа сонгоод платформын интерфейс рүү чирэх эсвэл "Байршуулах" эсвэл "Байршуулах" товчийг ашиглана уу. Баримт бичгийг хадгалахыг хүссэн хавтсаа зөв сонгосон эсэхээ шалгаарай.
• 6-р алхам: Та бичиг баримтаа байршуулсны дараа, Та тэдгээрийг үүлэн дээр шууд засварлах эсвэл үзэх боломжтой, платформоос санал болгож буй сонголтуудаас хамаарна. Зарим платформууд нь бусад хүмүүстэй баримт бичгийг хуваалцах боломжийг танд олгоно.
• 7-р алхам: Өгөгдлөө нөөцлөх Мэдээлэл алдагдахаас зайлсхийхийн тулд таны баримт бичгийн . Ихэнх платформууд үүлэн сан Тэдэнд сонголтууд бий нөөцлөлт автоматаар, гэхдээ та мөн файлынхаа хуулбарыг гараар хийж болно өөр төхөөрөмж эсвэл гадаад платформ.
• 8-р алхам: Бүртгэлээ аюулгүй байлгаарай хүчтэй нууц үг ашиглах, зөвшөөрөлгүй хүмүүстэй нэвтрэх мэдээллээ хуваалцахаас зайлсхийх. Платформыг ашиглаж дууссаны дараа үргэлж гарч, шинэчлэгдсэн антивирусаар төхөөрөмжөө хамгаалаарай.
• 9-р алхам: Эцэст нь, үүлэн дээр бичиг баримтаа удирдахын давуу талыг ашиглаарай. Та хаанаас ч, ямар ч төхөөрөмжөөс файлуудаа хандаж, бусад хүмүүстэй хялбархан хуваалцаж, компьютер доголдсон тохиолдолд мэдээллээ алдахаас зайлсхийх боломжтой болно.

Асуулт ба Хариулт

Үүлэн дэх баримт бичгүүдийг удирдах талаар байнга асуудаг асуултууд

1. Үүлэн баримтын менежмент гэж юу вэ?

Үүлэн дэх баримт бичгийн менежмент нь үүлэн үйлчилгээг ашиглан тоон файл, баримт бичгийг найдвартай хадгалах, цэгцлэх, хандах үйл явц юм.

2. Үүлэн дэх баримт бичгийг удирдах нь ямар давуу талтай вэ?

Үүлэн дэх баримт бичгүүдийг удирдахын ашиг тус нь:

1. Интернэт холболттой дурын төхөөрөмжөөс хүссэн үедээ хандах боломжтой.
2. Хуваалцах, хамтран ажиллахад хялбар бодит цаг хугацаанд бусад хүмүүстэй хамт.
3. Файлуудыг автоматаар нөөцлөх, мэдээлэл алдагдахаас хамгаалах.
4. Физик орон зай, хадгалах зардлыг хэмнэх.

3. Үүлэн дэх баримт бичгийг удирдах эхний алхам юу вэ?

Клоуд дахь баримт бичгийг удирдах эхний алхам бол:

1. Үүлний үйлчилгээ үзүүлэгчийг сонгоно уу найдвартай бөгөөд таны хэрэгцээнд тохирсон.

4. Би баримтыг үүлэн дээр хэрхэн хадгалах вэ?

Лааз баримт бичгийг хадгалах үүлэн дээр дараах алхмуудыг дагана уу:

1. Бүртгэл үүсгэх Google Drive эсвэл Dropbox зэрэг үүлэн үйлчилгээнд.
2. Нэвтрэх таны дансанд.
3. Хавтас үүсгэх баримт бичгээ цэгцлэхийн тулд.
4. Чирээд тавь үүлэн дотор хадгалахыг хүссэн файлууд.

5. Би өөрийн баримт бичгийг үүлэн дээр хэрхэн цэгцлэх вэ?

Та үүлэн доторх баримт бичгээ дараах байдлаар зохион байгуулж болно.

1. Хавтас үүсгэх өөрийн баримт бичгийг ангиллаар ангилах.
2. Тодорхойлох нэрсийг оноох хялбар танихын тулд файлууд руугаа оруулаарай.
3. Өнгөт шошго эсвэл шошго ашиглана уу чухал баримт бичгүүдийг тэмдэглэх, ангилах.

6. Би бусад хүмүүстэй бичиг баримтаа хэрхэн хуваалцах вэ?

Та дараах алхмуудыг ашиглан үүлэн доторх бусад хүмүүстэй документ хуваалцах боломжтой.

1. Баримт бичгийг сонгоно уу таны хуваалцахыг хүсч буй зүйл.
2. "Хуваалцах" сонголтыг дарна уу эсвэл ижил төстэй дүрс.
3. Имэйл хаягаа оруулна уу хуваалцахыг хүссэн хүнийхээ тухай.
4. Хандалтын зөвшөөрлийг тохируулах (унших, бичих гэх мэт) хүлээн авагчийн хувьд.
5. Урилга илгээх мөн тухайн хүн баримт бичигт хандах холбоосыг хүлээн авна.

7. Би өөрийн бичиг баримтаа үүлэн дотор хэрхэн олох вэ?

Та дараах алхмуудыг хийснээр үүлэн доторх баримт бичгээ олох боломжтой.

1. Нэвтрэх үүлэн үйлчилгээний дансанд.
2. Фолдер болон дэд хавтаснуудыг үзэх хүссэн файлаа олохын тулд.
3. Хайлтын мөрийг ашиглана уу файлын нэр эсвэл контентоор хайх.

8. Би үүлэн доторх баримт бичгийнхээ нууцлалыг хэрхэн хангах вэ?

Та дараах арга хэмжээг авснаар үүлэн дэх өөрийн баримт бичгийн нууцлалыг хангах боломжтой.

1. Хүчтэй нууц үг ашиглах мөн тэдгээрийг зөвшөөрөлгүй хүмүүстэй бүү хуваалц.
2. Хандалтын зөвшөөрлийг тохируулах файл эсвэл хавтас бүрийн хувьд зөв.
3. Баталгаажуулалтыг ашиглах хоёр хүчин зүйл аюулгүй байдлын нэмэлт давхаргын хувьд.
4. Програм хангамжаа шинэчилж байгаарай болон хэрэглээ вирусны эсрэг програмууд найдвартай.

9. Би үүлнээс баримт бичгийг хэрхэн устгах вэ?

Та дараах алхмуудыг хийснээр үүлнээс баримтуудыг устгаж болно.

1. Баримт бичгийг сонгоно уу таны устгахыг хүссэн зүйл.
2. Баруун товчийг дарна уу "Устгах" эсвэл "Хогийн сав руу зөөх" сонголтыг сонгоно уу.
3. Хогийн сав руу оч баримтыг бүрмөсөн устгахын тулд "Хогийн савыг хоослох"-ыг сонго.

10. Би үүлэн доторх баримт бичгийг удирдахдаа аюулгүй байдлын ямар арга хэмжээг анхаарах ёстой вэ?

Клоуд дахь баримт бичгийг удирдахдаа дараахь аюулгүй байдлын арга хэмжээг анхаарч үзэх нь чухал юм.

1. Нууц үгээ аюулгүй байлгаарай мөн тэдгээрийг тогтмол өөрчлөх.
2. Итгэмжлэгдсэн үүлэн үйлчилгээг ашиглах мөн програмуудаа шинэчилж байгаарай.
3. Төхөөрөмжүүдээ хамгаалаарай нууц үг эсвэл дэлгэцийн түгжээтэй.
4. Өгөгдлөө нөөцлөх таны чухал файлуудын бусад төхөөрөмжүүд эсвэл үйлчилгээнүүд.