Word файлыг өөрчлөхгүйгээр хэрхэн хадгалах вэ

Дижитал ертөнцөд файлын хамгаалалт нь олон хэрэглэгчдийн байнгын санаа зовоосон асуудал болсон. Нууцлал, нууцлал, эсвэл зүгээр л баримт бичгийн бүрэн бүтэн байдлыг хадгалах шаардлагатай байгаа эсэхээс үл хамааран Word файлыг өөрчлөхгүйгээр хэрхэн хадгалахыг мэдэх нь техникийн чухал ур чадвар болсон. Энэ нийтлэлд бид таныг хамгаалах боломж олгох янз бүрийн арга, стратегийг судлах болно таны файлууд Боломжит аливаа заль мэхийн эсрэг тэдгээрийг бүрэн бүтэн байлгахыг баталгаажуулах. Нууц үг ашиглахаас эхлээд тусгай зөвшөөрөл хэрэглэх хүртэл та баримт бичгээ аюулгүй, хүсээгүй өөрчлөлтөөс ангид байлгахад хэрэгтэй хэрэгслүүдийг олж мэдэх болно. Эдгээр чухал техникийн зөвлөгөөгөөр мэдээллээ хамгаалж, баримт бичгээ хамгаалахад бэлэн байгаарай! Илүү ихийг мэдэхийн тулд үргэлжлүүлэн уншаарай!

1. Оршил: Word файлыг ямар ч өөрчлөлтгүйгээр хадгалахын ач холбогдол

Word файлыг өөрчлөхгүйгээр хадгалах нь чухал баримт бичигтэй ажиллахад зайлшгүй шаардлагатай арга юм. Баримт бичгийг хамтран ажиллагсад, үйлчлүүлэгчид эсвэл дээд албан тушаалтнуудтайгаа хуваалцах нь ихэвчлэн шаардлагатай байдаг бөгөөд агуулгыг бүрэн бүтэн байлгах нь мэдээллийн бүрэн бүтэн байдлыг хадгалахад маш чухал юм. Нэмж хэлэхэд, хэрэв бид баримт бичгийн өмнөх хувилбарыг лавлах шаардлагатай бол өөрчлөгдөөгүй хуулбартай байх нь үнэлж баршгүй чухал юм. Энэ хэсэгт бид энэ бясалгалын ач холбогдлыг судалж, түүнд хүрэхэд хэрэгтэй хэдэн зөвлөгөө өгөх болно.

Word файлыг ямар ч өөрчлөлтгүйгээр хадгалах хамгийн сайн аргуудын нэг бол "Save As" функцийг ашиглах явдал юм. Энэ сонголтыг ашигласнаар бид өөр файлын нэрийг сонгож, баримтыг шинэ хувилбар болгон хадгалах боломжтой бөгөөд ингэснээр эх хувь нь хэвээр үлдэнэ. Нэмж дурдахад санамсаргүй өөрчлөлтөөс урьдчилан сэргийлэхийн тулд файлыг PDF гэх мэт аюулгүй форматаар хадгалахыг зөвлөж байна.

Word файлыг хамгаалах өөр нэг арга бол нууц үг ашиглах явдал юм. Баримт бичигт нууц үг өгснөөр бид зөвхөн эрх бүхий хүмүүс агуулгад хандаж, өөрчлөх боломжтой гэдгийг баталгаажуулж чадна. Хүчтэй нууц үг сонгох, аюулгүй газар хадгалах нь чухал. Нэмж дурдахад бид баримт бичигт засварлах хязгаарлалт тавьж болох бөгөөд энэ нь хэрэглэгчдийн файл дээр хийж чадах үйлдлийг хязгаарлах болно.

2. Арга 1: Word програмын “Save As” функцийг ашиглах

Хадгалах эхний арга Word баримт бичиг "Save As" функцийг ашиглана. Энэ сонголт нь файлыг хадгалах форматаа сонгох, мөн нэр, байршлыг өөрчлөх боломжийг олгоно.

"Хадгалах" функцийг ашиглахын тулд дараах алхмуудыг дагана уу.

• Нээх Word баримт бичиг.
• "Файл" таб дээр дарна уу хэрэгслийн самбар.
• Унжих цэснээс "Хадгалах"-г сонгоно уу.
• Файлын форматыг сонгох боломжтой цонх нээгдэнэ.
• .docx, .pdf эсвэл .txt гэх мэт хүссэн форматаа сонгоно уу.
• Та мөн файлын нэрийг өөрчилж, хадгалахыг хүссэн хавтасаа сонгож болно.
• Эцэст нь "Хадгалах" товчийг дарж файлыг сонгосон формат, байршилд хадгална.

Word програмын "Хадгалах" функцийг ашигласнаар баримт бичгээ өөр өөр форматаар хадгалах, байршлыг нь хурдан бөгөөд хялбар удирдах уян хатан боломжийг олгоно. Хэрэв та Word-ийн анхдагч форматыг дэмждэггүй програм эсвэл төхөөрөмж ашигладаг хүнд файл илгээх шаардлагатай бол энэ нь ялангуяа ашигтай байдаг.

3. Арга 2: Хүсээгүй өөрчлөлтөөс сэргийлэхийн тулд файлыг түгжих

Файлд хүсээгүй өөрчлөлт оруулахаас сэргийлэх хоёр дахь арга бол түүнийг түгжих явдал юм. Файлыг түгжих нь бусад хүмүүс зөвшөөрөлгүйгээр засварлах, өөрчлөхөөс сэргийлдэг. Энэ нь танд файл хуваалцах шаардлагатай үед хэрэг болох боловч түүнийг өөрчлөхгүй байхыг хүсч байгаа.

Файлыг түгжихийн тулд дараах алхмуудыг хийж болно.

1. Файлыг тохирох програмаар нээнэ үү, жишээлбэл, текст засварлагч дахь текст баримт бичиг.
2. Сонголтуудын цэснээс "Файлыг түгжих" эсвэл "Файлыг хамгаалах" сонголтыг хайж олоорой. Энэ сонголтыг ихэвчлэн "Файл" эсвэл "Хэрэгслүүд" цэснээс олдог.
3. Сонголт дээр дарж, файлд хэрэглэхийг хүссэн түгжээний төрлийг сонгоно уу. Та файлыг засварлахаас сэргийлдэг үндсэн түгжээ эсвэл өөрчлөхийн тулд нууц үг шаарддаг илүү дэвшилтэт түгжээг сонгож болно.

Өөрчлөлтүүдээ хадгалж, файл түгжигдсэн эсэхийг шалгахаа мартуузай. Хэрэв бусад хүмүүс үүнийг засах гэж оролдвол файл хамгаалагдсан гэсэн мэдэгдэл эсвэл алдааны мессеж хүлээн авах болно. Хэрэв та ирээдүйд өөрчлөлт хийх шаардлагатай бол ижил алхмуудыг ашиглан файлын түгжээг тайлж, өөрчлөлтүүдийг дахин хадгалаарай.

4. Word файлыг хамгаалах нэмэлт зөвшөөрлийг тохируулах

Word файлыг хамгаалах, түүний агуулгад хэн хандаж, өөрчлөхийг хянахын тулд та нэмэлт зөвшөөрлийг тохируулах хэрэгтэй. Энэ тохиргоог хэрхэн хийхийг бид энд харуулав алхам алхмаар:

1. Файлыг нээгээд хэрэгслийн мөрөнд "Файл" -ыг сонгоно уу. Дараа нь "Баримт бичгийг хамгаалах" дээр дарснаар хэд хэдэн сонголттой цэс гарч ирнэ.
2. "Засварлахыг хязгаарлах" сонголтыг сонгоно уу. Энэ нь хэрэглэгчдийн файл дээр хийж болох үйлдлийг хязгаарлах боломжийг танд олгоно.
3. "Засварлах хязгаарлалт" хэсэгт хүссэн сонголтуудыг сонгоно уу. Эдгээр сонголтууд нь контентыг засварлах, форматлах, тодорхой функцуудыг ашиглахыг зөвшөөрөх эсэх гэх мэт орно.

Эдгээр зөвшөөрлийн дэвшилтэт тохиргоо нь танд файлыг хамгаалах боломжийг олгодог боловч хэрэглэгчид үүнийг хуулбарлах, хэвлэхээс сэргийлж болохгүй гэдгийг анхаарах нь чухал юм. Хэрэв илүү их хамгаалалт шаардлагатай бол баримтыг нээхийн тулд нууц үг ашиглах, файлуудыг шифрлэх гэх мэт бусад боломжит хувилбаруудыг судалж болно.

Энэхүү гарын авлагын тусламжтайгаар та Word файл дээрээ нэмэлт зөвшөөрлийг тохируулж, түүний агуулгад хэн хандаж, өөрчлөхийг хянах боломжтой. Боломжтой сонголтуудыг сайтар нягталж үзээд аюулгүй байдлын шаардлагадаа хамгийн сайн тохирохыг сонгохоо бүү мартаарай.

5. Автомат нөөцлөлт: Word дээр автоматаар хадгалах сонголтыг хэрхэн идэвхжүүлэх вэ

Word дээр хийсэн ажлаа хэзээ ч алдахгүйн тулд автоматаар хадгалах сонголтыг асааж болно. Энэ функцийг ашигласнаар таны баримт бичиг автоматаар хадгалагдах болно тогтмол интервалууд, ингэснээр цахилгаан тасрах эсвэл гэнэтийн ослын үед мэдээлэл алдагдахаас сэргийлнэ.

Word дээрх автомат нөөцлөлтийг идэвхжүүлэх алхмуудыг доор харуулав.

• Хөтөлбөрийг нээх Microsoft Word таны төхөөрөмж дээр.
• Дэлгэцийн зүүн дээд буланд байрлах "Файл" таб дээр дарна уу.
• Сонголтуудын самбараас жагсаалтын доод хэсэгт байрлах "Сонголтууд" -ыг сонгоно уу.
• "Үгийн сонголтууд" гарч ирэх цонхны зүүн талд байгаа "Хадгалах" категорийг дарна уу.
• "Баримт бичгийг хадгалах" хэсэгт "Автоматаар сэргээх мэдээллийг хадгалах бүр:" гэсэн нүдийг чагтална уу.
• Дээрх сонголтын хажууд байгаа текст талбарт хүссэн хугацааны интервалыг тохируулна уу.
• "Автоматаар сэргээх файлын байршил" нүднээс автоматаар сэргээх файлуудын хадгалах байршлыг сонгоно уу.
• Эцэст нь өөрчлөлтийг хэрэгжүүлэхийн тулд "OK" товчийг дарна уу.

Word дээр автоматаар хадгалах сонголтыг идэвхжүүлснээр таны баримт бичиг дээр ажиллахад нэмэлт аюулгүй байдлыг хангах болно гэдгийг бүү мартаарай. Эдгээр алхмуудыг дагаснаар та таагүй байдлаас зайлсхийж, урьдчилан таамаглаагүй тохиолдлын үед ажлынхаа шинэчилсэн хуулбарыг байнга авч байх болно.

6. Файлыг нууц үгээр хамгаална уу: Зөвшөөрөлгүй өөрчлөлтөөс зайлсхийх үндсэн алхамууд

Нууц үгийн хамгаалалт: Файлуудыг нууц үгээр хамгаалах нь зөвшөөрөлгүй өөрчлөлтөөс урьдчилан сэргийлэх чухал арга хэмжээ юм. Файлуудаа хамгаалах, бүрэн бүтэн байдлыг хадгалахын тулд хийх ёстой гол алхмуудыг доор харуулав.

1-р алхам: Найдвартай програм хангамж сонгох: Зах зээл дээр файлуудыг нууц үгээр хамгаалах хэд хэдэн хэрэгсэл байдаг. Судалгаагаа хийж, өөрийн хэрэгцээнд нийцсэн найдвартай, тохирох сонголтыг сонго. Зарим алдартай жишээнд WinRAR, 7-Zip болон Adobe Acrobat.

2-р алхам: Нууц үг тохируулах: Тохирох программ хангамжийг сонгосны дараа түүнийг нээж, нууц үг тохируулах сонголтыг хайна уу. Энэ сонголт нь програм хангамжийн "Тохиргоо" эсвэл "Properties" цэсэнд байж болно. Нууц үгээ тохируулахдаа хүчтэй, таахад хэцүү хослол сонгохоо мартуузай. Хувийн мэдээлэл эсвэл нийтлэг үг ашиглахаас зайлсхий.

7. Word баримтыг хамгаалах тусгай програм хангамжийн өргөтгөлүүдийг ашиглах

Word баримт бичгийн нууц мэдээллийг хамгаалах үр дүнтэй арга бол тусгай програм хангамжийн өргөтгөлүүдийг ашиглах явдал юм. Эдгээр хэрэгслүүд нь аюулгүй байдлын нэмэлт давхаргыг хангаж, хэн баримт бичигт хандах, ямар үйлдэл хийхийг хянах боломжийг танд олгоно.

Зах зээл дээр янз бүрийн хамгаалалтын функцийг санал болгодог хэд хэдэн өргөтгөлүүд байдаг. Хамгийн нийтлэг шинж чанаруудын зарим нь баримт бичгийг нээх, өөрчлөх нууц үг тохируулах, засварлах, хэвлэхийг хязгаарлах, баримт бичгийн эзэмшигчийг тодорхойлох усан тэмдэг нэмэх зэрэг орно. Өргөтгөлийг сонгохдоо байгууллагынхаа аюулгүй байдлын онцлогийг харгалзан үзэж, сонгосон өргөтгөл нь шаардлагад нийцэж байгаа эсэхийг шалгах нь чухал юм.

Өргөтгөлийг суулгасны дараа баримт бичгийн хэрэгцээнд нийцүүлэн хамгаалалтын сонголтуудыг тохируулах шаардлагатай. Үүнд зөвшөөрөлгүй хандалтаас сэргийлэхийн тулд хүчтэй нууц үг тохируулах, зөвшөөрөгдсөн үйлдлүүдийг сонгох зэрэг орно хэрэглэгчдэд зориулсан усан тэмдгийн харагдах байдлыг зөвшөөрч, өөрчлөх. Мөн хамгаалалт нь зөв ажиллаж, байгууллагын аюулгүй байдлын бодлогод нийцэж байгаа эсэхийг шалгах туршилтуудыг хийхийг зөвлөж байна.

8. Word файлыг санамсаргүйгээр өөрчлөхөөс урьдчилан сэргийлэх стратеги

Санамсаргүй өөрчлөлтөөс урьдчилан сэргийлэхийн тулд файлаас Word-ийн хувьд та хэрэгжүүлж болох янз бүрийн стратеги байдаг. Баримт бичгээ хамгаалах зарим зөвлөмжийг энд оруулав.

1. Хандалтын зөвшөөрлийг тохируулах: Чухал арга хэмжээ бол таны Word файлд хэн хандаж, засварлаж болохыг хязгаарлах явдал юм. Та хэрэглэгч бүрт тусгай зөвшөөрлийг тохируулах боломжтой бөгөөд зөвхөн эрх бүхий хүмүүс өөрчлөлт хийх боломжтой.

2. Нууц үг ашиглах: Word баримт бичигт нууц үг өгөх нь аюулгүй байдлын өөр нэг үр дүнтэй арга хэмжээ юм. Үсэг, тоон тэмдэгтүүдийг хослуулсан нууц үг хүчтэй эсэхийг шалгаарай. Мөн нэр, төрсөн он сар өдөр гэх мэт таахад хялбар нууц үг ашиглахаас зайлсхий.

3. Нөөцлөлт хийх: Word файлуудаа үе үе нөөцлөх нь маш их зөвлөдөг практик юм. Та үүнийг гадаад хатуу диск эсвэл үйлчилгээ гэх мэт гадаад санах ойд хуулбар үүсгэх замаар хийж болно. үүлэн дотор. Ийм байдлаар, хэрэв таны баримт бичиг санамсаргүй өөрчлөлтөд өртвөл та үргэлж хуучин хувилбартай байх болно.

9. Файлыг хамгаалахын тулд Word дээр нэмэлт хамгаалалтын тохируулгуудыг тохируулах

Microsoft Word дээр файлуудаа хамгаалах хэд хэдэн нэмэлт хамгаалалтын сонголтууд байдаг. Эдгээр сонголтууд нь хэн баримтыг нээх, өөрчлөх, хэвлэхийг хянах боломжийг танд олгоно. Эдгээр сонголтуудад хандахын тулд дараах алхмуудыг дагана уу:

1. Файлыг Microsoft Word дээр нээгээд дээд талбар дахь "Файл" таб дээр дарна уу.
2. Унждаг цэснээс "Баримт бичгийг хамгаалах" гэснийг сонгоод "Нууц үгээр шифрлэх" гэснийг сонгоно уу.
3. Файлыг хамгаалахын тулд ашиглахыг хүссэн нууц үгээ оруулах цонх гарч ирнэ. Таахад амаргүй хүчтэй нууц үгээ сонгоорой.
4. Нууц үгээ оруулсны дараа "OK" дээр дарж, асуусан үед нууц үгээ дахин оруулна уу. Ингэснээр та нууц үгээ зөв оруулсан эсэхээ баталгаажуулна.
5. Нууц үгийн шифрлэлтийн сонголтоос гадна та засварлах зөвшөөрлийг хязгаарлах эсвэл баримт бичигт дижитал гарын үсгийг тохируулах зэрэг аюулгүй байдлын бусад сонголтуудыг тохируулах боломжтой. Эдгээр сонголтууд нь ижил "Баримт бичгийг хамгаалах" унждаг цэснээс олддог.

Хамгийн чухал нь Word дээр хамгаалалтын нэмэлт сонголтуудыг тохируулах нь таны баримт бичгийг хамгаалах нэмэлт давхаргыг өгдөг. Гэсэн хэдий ч ямар ч аюулгүй байдлын арга хэмжээ нь найдвартай биш бөгөөд чухал файлуудаа нөөц хуулбарлахыг үргэлж зөвлөж байна.

Хэрэв та хамгаалагдсан файлаа бусад хэрэглэгчидтэй хуваалцахыг хүсвэл нууц үгээ хуваалцахаа мартуузай аюулгүй мөн тэдэнтэй шууд. Хүлээн авагч эдгээр арга хэмжээг даван туулах дэвшилтэт арга техникийг оролдоогүй тохиолдолд л хамгаалалтын нэмэлт сонголтууд үр дүнтэй байдаг гэдгийг анхаарна уу.

10. Word файлын хүсээгүй өөрчлөлтийг хэрхэн тодорхойлох, буцаах

Бид Word файлд хүсээгүй өөрчлөлтүүдтэй тулгарах тохиолдол байдаг бөгөөд бид эдгээр өөрчлөлтүүдийг олж тогтоон буцаах шаардлагатай болдог. Аз болоход, энэ асуудлыг хурдан бөгөөд хялбар засах хэд хэдэн арга байдаг. Word файлын хүсээгүй өөрчлөлтийг тодорхойлох, буцаах алхмуудыг доор харуулав.

Алхам 1: Хувилбарын түүхийг шалгана уу
Word дахь хувилбарын түүх нь баримт бичигт хийсэн өөрчлөлтийг тодорхойлоход маш хэрэгтэй байж болно. Хувилбарын түүхэнд хандахын тулд Word хэрэгслийн самбар дээрх "Шинтгэл" таб руу очоод "Харьцуулах" дээр дарна уу. Файлын бүх хадгалсан хувилбаруудын жагсаалт гарч ирэх бөгөөд та өөрчлөлтүүдийг харьцуулж, тэдгээрийн аль нэгийг нь буцаах эсэхээ шийдэх боломжтой болно.

Алхам 2: "Буцаах" функцийг ашиглана уу
Word дээр "Бүтээх" функц нь баримт бичигт хийсэн өөрчлөлтийг буцаах боломжийг олгодог. Та энэ функцэд багаж самбарын "Нүүр хуудас" таб эсвэл "Ctrl + Z" товчлуурыг ашиглан хандах боломжтой. "Буцаах" дээр дарснаар файлд хийсэн сүүлийн өөрчлөлтийг буцаах болно. Та баримт бичгийг хүссэн төлөв рүү буцах хүртэл олон өөрчлөлтийг буцаахын тулд энэ функцийг олон удаа ашиглаж болно.

Алхам 3: Файлын өмнөх хувилбарыг сэргээнэ үү
Дээрх алхмууд нь асуудлыг шийдэж чадахгүй бол өөр нэг сонголт бол файлын өмнөх хувилбарыг сэргээх явдал юм. Үүнийг хийхийн тулд Word файл дээр хулганы баруун товчийг дараад "Properties" -ийг сонгоно уу. "Өмнөх хувилбарууд" табын доор та файлын хадгалсан бүх хувилбаруудын жагсаалтыг харах болно. Хүссэн хувилбараа сонгоод "Сэргээх" дээр дарна уу. Энэ нь баримтыг сонгосон хувилбар руу буцаах бөгөөд хүсээгүй өөрчлөлтүүдийг арилгах болно.

11. Өөрчлөлтөөс зайлсхийхийн тулд файлыг зөвхөн унших форматаар хадгал

Файлыг хүсээгүй өөрчлөлтөөс хамгаалахын тулд та зөвхөн унших форматаар хадгалах боломжтой. Энэ сонголт нь файлыг үзэх, хуулах боломжийг олгодог боловч агуулгад нь өөрчлөлт оруулах боломжгүй. Файлыг зөвхөн унших форматаар хадгалах алхмуудыг доор харуулав.

1-р алхам: Хамгаалахыг хүссэн файлаа холбогдох програмд ​​​​нээнэ үү. Энэ нь текст баримт бичиг, хүснэгт эсвэл бусад төрлийн файл байж болно.

2-р алхам: Файлыг хадгалах сонголтод хандана уу. Энэ нь ихэвчлэн "Файл" цэснээс олддог эсвэл товчлолоор дамжуулан хандах боломжтой Ctrl гар + С.

3-р алхам: Хадгалах цонхноос хадгалах форматыг сонгох боломжтой сонголтыг хайж олоорой. Аппликешнээс хамааран үүнийг унждаг цэс эсвэл тодорхой таб дээрээс олж болно. "Зөвхөн унших" эсвэл "Зөвхөн харах" гэх мэт нэртэй байж болох зөвхөн унших форматыг сонгоно уу.

12. Өөрчлөлтөөс зайлсхийхийн тулд Word файлыг хуваалцахдаа анхаарах чухал зүйлс

Word файлыг хуваалцахдаа хүсээгүй өөрчлөлтөөс зайлсхийхийн тулд зарим чухал зүйлийг анхаарч үзэх хэрэгтэй. Файлын бүрэн бүтэн байдлыг хамгаалахын тулд хэрэгжүүлж болох зарим удирдамж, сонголтуудыг доор харуулав.

1. Зөвхөн унших зөвшөөрлийг тохируулна уу: Файлыг хуваалцах үед та түүнд зөвхөн унших зөвшөөрлийг оноож болно. Энэ нь хэрэглэгчид зөвхөн агуулгыг үзэх боломжтой бөгөөд баримт бичигт өөрчлөлт оруулахаас сэргийлнэ. Үүнийг хийхийн тулд Word програмын туузан дээрх "Хянах" таб руу очоод "Баримт бичгийг хамгаалах" дээр товшоод "Засварлахыг хязгаарлах" гэснийг сонгоно уу. Дараа нь "Хандалтыг хязгаарлах" сонголтыг сонгоод зөвхөн унших зөвшөөрлийг тохируулна уу.

2. Файлыг хөрвүүлэх PDF формат: Өөрчлөлтөөс зайлсхийх нэмэлт сонголт бол Word файлыг PDF формат руу хөрвүүлэх явдал юм. PDF файлууд нь илүү найдвартай бөгөөд хүсээгүй өөрчлөлтөөс хамгаалагдсан. Word баримтыг PDF болгон хөрвүүлэхийн тулд "Файл" табаас "Хадгалах" гэснийг сонгоод файлын форматаас "PDF (*.pdf)" сонголтыг сонгоно уу.

3. Нууц үг ашиглах: Өөр нэг үр дүнтэй арга бол Word файлыг нууц үгээр хамгаалах явдал юм. Энэ нь баримт бичигт хэн хандах, өөрчлөх боломжтойг хянах боломжийг танд олгоно. Нууц үг тохируулахын тулд "Файл" таб руу очоод "Баримт бичгийг хамгаалах" дээр товшоод "Нууц үгээр шифрлэх" гэснийг сонгоно уу. Дараа нь ашиглахыг хүссэн нууц үгээ оруулаад баталгаажуулна уу.

13. Өөрчлөлтийн аудит: Word файлын өөрчлөлтийг хэрхэн сайтар хянах вэ

үйл явцад хамтын ажиллагаа Word файлд өөрчлөлтийн аудит хийх нь чухал юм. Энэ нь хийсэн өөрчлөлтийг бүрэн хянах боломжийг олгодог бөгөөд өөрчлөлт бүрийн ил тод байдал, ул мөрийг баталгаажуулдаг. Word файлын өөрчлөлтөд аудит хийхэд шаардлагатай алхмуудыг доор дэлгэрэнгүй тайлбарлах болно.

1. Аудитыг идэвхжүүлэх: Word програмын "Review" таб руу ороод "Өөрчлөлтийг хянах" сонголтыг сонгоно уу. Энэ нь баримт бичигт хийсэн бүх өөрчлөлтийг бүртгэх боломжийг олгоно.

2. Аудитын сонголтуудыг өөрчлөх: Та хянан шалгах цонхны "Хяналтын тохиргоог өөрчлөх" сонголтыг сонгосноор аудитын сонголтуудыг өөрчлөх боломжтой. Энд та форматын өөрчлөлт, текст оруулах, устгах гэх мэт ямар төрлийн өөрчлөлт оруулахаа сонгох боломжтой.

3. Өөрчлөлтүүдийг хянан үзэх: Аудит идэвхжсэний дараа Word баримт бичигт хамтран ажиллагсдын хийсэн бүх өөрчлөлтийг бүртгэх болно. Та эдгээр өөрчлөлтийг Хянах таб дахь "Шинэчлэлтүүд" хэсэгт шалгаж болно. Өөрчлөлт бүрийг хянахын тулд навигацийн сонголтуудыг ашиглаж, шаардлагатай бол өөрчлөлтийг хүлээн авах эсвэл татгалзах боломжтой.

14. Дүгнэлт: Word файлыг өөрчлөхгүйгээр хамгаалах, хадгалах шилдэг туршлагууд

Эцэст нь хэлэхэд Word файлыг өөрчлөхгүйгээр хамгаалах, хадгалах нь манай баримт бичгийн бүрэн бүтэн байдал, аюулгүй байдлыг хадгалах үндсэн ажил юм. Дараах шилдэг туршлагуудыг хэрэгжүүлснээр бид бүтээлүүдээ бүрэн бүтэн байлгах боломжтой болно.

1. Хүчтэй нууц үг ашиглах: том, жижиг үсэг, тоо, тусгай тэмдэгтүүдийг хослуулсан нууц үг ашиглахыг зөвлөж байна. Энэ нь файлд зөвшөөрөлгүй хандахад хүндрэл учруулж, агуулгыг нь болзошгүй өөрчлөлтөөс хамгаалах болно.

2. Зөвхөн унших зөвшөөрлийг ашиглах: Файлын шинж чанар дахь зөвхөн унших зөвшөөрлийн сонголтыг ашигласнаар бид хэн ч бидний зөвшөөрөлгүйгээр баримт бичигт өөрчлөлт оруулах боломжгүй гэдгийг баталгаажуулж чадна. Энэ нь хүсээгүй өөрчлөлтөөс урьдчилан сэргийлэх нэмэлт арга хэмжээ болно.

3. Аюулгүй файлын форматыг ашигла: PDF гэх мэт зарим файлын формат нь манай баримт бичгийг илүү сайн хамгаалах боломжтой. Тэдгээрийг PDF болгон хөрвүүлснээр бид тэдгээрийн агуулгыг өөрчлөхгүй бөгөөд бидний анх хадгалсан хэвээр үлдэх болно.

Эцэст нь хэлэхэд Word файлыг ямар ч өөрчлөлтгүйгээр хадгалах нь мэдээллийн бүрэн бүтэн байдлыг хадгалах, хүсээгүй өөрчлөлтөөс хамгаалахад чухал ач холбогдолтой юм. Зөвхөн унших горимыг ашиглах, нууц үг хамгаалах, PDF формат руу хөрвүүлэх зэрэг дээр дурдсан сонголтуудын тусламжтайгаар хэрэглэгчид өөрсдийн баримт бичгүүдийг бүрэн бүтэн байлгаж, зөвхөн зохих зөвшөөрөлтэй хүмүүст хандах боломжтой.

Word файлд хүсээгүй өөрчлөлт оруулахаас урьдчилан сэргийлэх нь хэрэглэгчээс хичээл зүтгэл, анхаарал халамж шаарддаг ажил гэдгийг санах нь чухал. Нэмж дурдахад, програмын янз бүрийн хувилбарууд нь баримт бичгийн бүрэн бүтэн байдлыг хамгаалах, хадгалах илүү үр дүнтэй аргуудыг танилцуулж болох тул шинэчлэлтүүд болон шинэ функцүүдийн талаар мэдэж байх нь чухал юм.

Дүгнэж хэлэхэд, Word файлыг санамсаргүйгээр өөрчлөхөөс урьдчилан сэргийлэх арга хэмжээ авах нь мэдээллийн нууцлал, биет бус байдлыг нэн тэргүүнд тавьдаг орчинд зайлшгүй шаардлагатай практик юм. Тохиромжтой техник, сонголтуудыг ашигласнаар хэрэглэгчид өөрсдийн баримт бичгүүдийг хүссэн форматаар хадгалах, ямар ч төрлийн заль мэх хийхээс зайлсхийх, тэдгээрт агуулагдсан мэдээллийн нарийвчлал, үнэн зөв байдлыг баталгаажуулах боломжтой.