Майкрософт жагсаалтын бүрэн гарын авлага: энэ нь юу вэ, хэрхэн ажилладаг вэ

Microsoft 365 экосистемийн хүрээнд, Microsoft-ийн жагсаалтууд Энэ нь зайлшгүй шаардлагатай хэрэгслүүдийн нэг юм мэдээллийг зохион байгуулалттай байдлаар зохион байгуулах, хянах, хуваалцах. Асуудал, төслийг хянахаас эхлээд ажилчдыг элсүүлэх, нөөцийн менежмент хүртэл энэ програм нь уян хатан, ашиглахад хялбар байдгаараа бусдаас ялгардаг.

Хэрэв та багаар ажилладаг эсвэл зүгээр л хүсэж байгаа бол мэдээллээ цэгцтэй байлгаж, хаанаас ч хандах боломжтой, энд та үл тоомсорлож болохгүй шийдэл байна. Энэ нийтлэлд бид юу хийж болох талаар танд хэлэх болно Microsoft-ийн жагсаалтууд болон тэдгээрийн загваруудыг хэрхэн ашиглах талаар. Мөн бид таны SharePoint эсвэл Teams зэрэг бусад програмуудтай хэрхэн харьцаж байгааг шалгах болно.

Microsoft Lists гэж юу вэ, энэ нь хэрхэн ажилладаг вэ?

Microsoft Lists нь Microsoft 365 программ юм ухаалаг мэдээлэл хянах. Та үүнтэй вэб, гар утас, тэр ч байтугай Microsoft Teams-аас шууд ажиллах боломжтой бөгөөд үүнийг бүрэн нэгтгэсний ачаар.

Үнэндээ энгийн бөгөөд харааны мэдээллийн сангийн үүрэг гүйцэтгэдэг, текст, зураг, файл, огноо, томилогдсон хүмүүс, гипер линк болон бусад зүйлийг багтааж болох мөр, баганаас бүрдэнэ. Үзэх системийн ачаар та зорилгоос хамааран мэдээллийг янз бүрийн хэлбэрээр харуулах боломжтой: сүлжээ (өгөгдмөл сонголт), жагсаалт, хуанли эсвэл галерей. Жагсаалт нь ижил төстэй боловч онлайнаар засварлах боломжгүй. Галерей нь визуал контентод маш тохиромжтой бөгөөд хэрэв та огноогоор нь эрэмбэлсэн зүйлсийг үзэхийг хүсвэл хуанли төгс болно.

Шинэ жагсаалт үүсгэх үед та эхнээс нь эхэлж, одоо байгаа жагсаалтыг загвар болгон ашиглах эсвэл Excel хүснэгтийг импортлох боломжтой. Та бас олон тоонд найдаж болно урьдчилан боловсруулсан загварууд Майкрософт тодорхой хэрэглээний тохиолдолд санал болгодог.

Бүх жагсаалтыг нүдээр өөрчилж болно: Дэвсгэр өнгийг өөрчлөх, тодорхой дүрсүүдийг оноож, төлөв байдалд нь тулгуурлан дүр төрхийг нь өөрчлөх дүрмийг хэрэглээрэй. Жишээлбэл, "Зөвшөөрсөн" статустай зүйл ногоон дэвсгэртэй гарч ирэх бол "Хянаж байна" гэсэн статустай зүйл улбар шар өнгөтэй болно.

 

Бүх хэрэгцээнд зориулж урьдчилан боловсруулсан загварууд

Хэрэв танд жагсаалтаа эхнээс нь гаргах цаг бага байвал, Майкрософт жагсаалт нь өөр өөр хувилбарт тохирсон хэрэгцээтэй загваруудыг агуулдаг. Эдгээр загварууд нь тодорхой бүтэц, тусгай талбар, үзэл бодол, харааны хэв маягийг хадгалахын зэрэгцээ хэдхэн товшилтоор ашиглахад зориулагдсан болно.

Эдгээр нь хамгийн алдартай зарим нь юм:

• Асуудлын удирдлагын загвар: Бэрхшээлийг тэдний статус, тэргүүлэх ач холбогдол бүхий, хариуцлагатай талуудтай хамт хянахад тохиромжтой.
• Үйл явдлын маршрутын загвар: үйл явдлын бүх нарийн ширийн зүйлийг ойлгомжтой, засварлах боломжтой бүтэцтэй зохион байгуулдаг.
• Өвчтөний загвар: Эрүүл мэндийн үйлчилгээний хувьд энэ нь өвчтөн бүрийн байдал, ажиглалт, хэрэгцээг бүртгэх боломжийг олгодог.
• Зээлийн өргөдлийн загвар: зээлийг батлах үйл явцыг хянах, хянах.

Зохион байгуулалт, формат, дүрмийн сонголтууд

Өмнө дурьдсан үзэл бодлоос гадна Та жагсаалт бүрийг өөрийн ажлын урсгалд тохируулж болно шүүлтүүр, бүлэглэл, ангилах, автоматжуулсан дүрмийг бий болгох. Зарим боломжууд нь:

• Имэйл анхааруулга тохируулна уу статус өөрчлөгдөх эсвэл шинэ зүйл нэмэгдэх үед.
• Форматыг нөхцөлт байдлаар өөрчлөх агуулгын дагуу: өнгө, дүрс, хэв маяг.
• Бүлгийн элементүүд тэргүүлэх чиглэл, огноо, статус гэх мэт.
• Бусад жагсаалтаас шинэ жагсаалт үүсгэх, дизайн, бүтцийг хуулбарлах.
• Excel-ээс өгөгдөл импортлох автомат баганыг таних системтэй.

Эдгээр бүх функцууд нь танд цаг хугацаа хэмнэх боломжийг олгодог баг доторх харааны болон мэдээллийн нийцтэй байдлыг хангах, ялангуяа олон хүн оролцсон хамтын төслүүдэд.

Жагсаалтыг хадгалах, хандах

Майкрософт жагсаалтын нэг давуу тал нь Microsoft 365 экосистемтэй уугуул интеграцчлал юм. гэх мэт сайтууд дээр жагсаалтаа хадгалах боломжтой SharePoint эсвэл onedrive зөвхөн хувийн хэрэгцээнд зориулагдсан. Хэрэв та баг болж ажилладаг бол тэдгээрийг бүх гишүүдтэй хуваалцсан SharePoint сайт дээр байрлуулах нь хамгийн түгээмэл байдаг.

Жагсаалтыг хялбархан засварлахын тулд бүтэн дэлгэцийн горимд нээх бөгөөд та URL эсвэл багаж самбараас жагсаалт яг хаана хадгалагдаж байгааг харах боломжтой. Стандарт интерфейсээс та боломжтой зүйлсийг хялбархан үүсгэх, засах, хуваалцах, экспортлох боломжтой.

Хуваалцах жагсаалт: зөвшөөрөл, хандалт, хамтын ажиллагаа

Жагсаалт хуваалцах нь адил хялбар юм холбоос үүсгэх эсвэл тодорхой гишүүдийг урих. Та бүрэн хандалт өгөх (унших + засварлах) эсвэл зөвхөн унших боломжтой. Нэмж дурдахад та холбоосын хүчинтэй байх хугацааг тохируулах, нууц үгээр хамгаалах, мөн хүлээн авагчид өөрчлөлт оруулах эсэхийг сонгох боломжтой.

Та мэдээллийн санг бүхэлд нь биш харин нэг жагсаалтын зүйлийг хуваалцаж болно. Тус тусад нь зүйл дээр сэтгэгдэл үлдээж болно., энэ нь имэйл илгээх шаардлагагүйгээр хамтын ажиллагааг сайжруулдаг.

Зөвшөөрлийг SharePoint-ээр удирддаг бөгөөд анхдагчаар өвлөгддөг. жагсаалтыг хадгалсан сайтаас. Гэхдээ та зөвхөн тодорхой хүмүүст хандах хандалтыг тохируулах эсвэл тодорхой үйлдлийг хязгаарлахын тулд тэдгээрийг өөрчилж болно.

Microsoft-ын жагсаалт ба бусад програмуудтай нэгтгэх

Жагсаалтын жинхэнэ боломжууд нь Microsoft-ын орчин дахь бусад хэрэгслүүдтэй хослуулсан үед гарч ирдэг. Бүрэн байх SharePoint, Microsoft Teams болон Planner програмуудтай нэгдсэн, та дараахь зүйлийг хийж болно.

• Жагсаалтыг Багийн суваг дотор таб болгон нэмнэ үү, багийн ярианаас шууд нэвтрэх боломжийг хөнгөвчлөх.
• Жагсаалтыг SharePoint хуудасны вэб хэсэг болгон ашиглах өөрийн дотоод сүлжээнд шууд мэдээллийг харуулах.
• Жагсаалтыг Power Automate-тай холбосон дүрэм эсвэл автоматжуулалтыг тохируулна уу эсвэл Power Apps, захиалгат урсгалын хувьд.
• Төлөвлөгч эсвэл Хийх зүйлсээс даалгавруудыг холбоно уу ажлын удирдлагыг төвлөрүүлэх.

Энэ бүхэн нь Microsoft 365-ийн алсын харааны нэг хэсэг юм бүх програмууд хоорондоо ярьдаг холбогдсон платформ бүтээмж, ажлын ил тод байдлыг сайжруулах.

Мобайл төхөөрөмж дээрх Microsoft жагсаалт

Microsoft Lists-ийн гар утасны хувилбарыг ашиглах боломжтой Android y Тагийн. Энэ нь зөвшөөрдөг гар утаснаасаа жагсаалт үүсгэх, харах, засах боломжтой, оффис дээр, гэртээ эсвэл аялж байхдаа. Та дараах зүйлсийг хийж болно:

• Сүүлийн үеийн болон дуртай жагсаалтыг харах.
• Жагсаалтын зүйлсийг бүрэн засварлах.
• Офлайн хандалт.
• Зураг авах, QR кодыг сканнердах.
• Харанхуй горим, хэвтээ чиглэлийг дэмждэг дасан зохицох интерфейс.

Энэ нь мөн MDM болон MAM-д зориулсан Intune-ийн дэмжлэгтэйгээр ширээний компьютертэй ижил аюулгүй байдлын чадамжтай. Хандалтын хувьд SharePoint эсвэл Office 365-д хандах эрхтэй бизнесийн Microsoft бүртгэл шаардлагатай.

Майкрософт ашиглалтын тохиолдлуудыг жагсаав

Хэрэгсэл хөгжихийн хэрээр, Майкрософт жагсаалтыг ашиглах олон бүтээлч аргыг боловсруулсан өөр өөр нөхцөл байдалд. Хамгийн онцлох заримыг энд дурдъя:

• Нийгмийн сүлжээнд зориулсан контентын зохион байгуулалт. Агуулга төлөвлөлтийн загварыг ашигласнаар та кампанит ажил зохион байгуулах, нийтлэлийн хуваарь гаргах, зураг, холбоос оруулах, нийтлэх огноог оруулах боломжтой. Маркетингийн багуудад маш хэрэгтэй.
• Хандалт ба зочдын хяналт. Жагсаалтууд нь зочин бүрийн нэр, иргэний үнэмлэхний зураг, орох, гарах огноо зэргийг багтаасан бүртгэл үүсгэх боломжийг танд олгоно. Та хэн нэгнийг гарах үед хаалгач руу автоматаар мэдэгдэх хүртэл хуваарилж болно.
• Үйлчлүүлэгчийн тасалбарыг хянах. Жагсаалтыг мини-CRM болгон ашигласнаар та хариуцлагатай талуудыг томилж, асуудлуудыг бүртгэж, эрэмбэлэх, тасалбарын статусын талаар санал хүсэлтээ үлдээх боломжтой.
• Энгийн төслийн менежмент. Хэрэв танд нарийн төвөгтэй хэрэгсэл хэрэггүй бол Жагсаалт нь даалгавар, эцсийн хугацаа, хуанлийн харагдац бүхий үндсэн мөрдөх боломжийг танд олгоно. Та даалгавар өөрчлөгдөх үед сэрэмжлүүлэг хүлээн авах боломжтой.
• Бараа материал ба мэдээллийн технологийн нөөц. Жагсаалтуудын тусламжтайгаар та өөрийн бүх аж ахуйн нэгжийн тоног төхөөрөмж болон түүнтэй холбоотой өгөгдлийг хянах боломжтой: худалдан авсан огноо, баталгаа, үйлчилгээ, байршил гэх мэт. Бүх зүйлийг нэг товшилтоор харж, шүүж болно.
• Шинэ ажилтан эсвэл ханган нийлүүлэгчдийг нэгтгэх. Ажилд орох хяналтын хуудас нь шинэ ажилтны бүх ажил, бичиг баримтыг хянахад тусалдаг. Зүйлүүдийг "бүрэн" гэж тэмдэглэх нь холбогдох хэлтэст мэдэгдэл илгээх боломжтой.

Товчхондоо, Microsoft Lists санал болгож байна динамик мэдээллийг удирдах олон талт, харааны болон хамтын арга. Хяналтын шийдэл, зохион байгуулалтын хэрэгсэл эсвэл Teams эсвэл SharePoint зэрэг бусад платформд нэмэлт хэрэгсэл болохоос үл хамааран энэ нь ямар ч төрлийн хэрэглэгч эсвэл бизнест төгс тохирох нь батлагдсан.