Гурван хавтастай арга: Мэдээллээ цэгцлэх эцсийн гарын авлага

La файл болон баримт бичгийн удирдлага Энэ нь мэргэжлийн болон хувийн амьдрал, ялангуяа мэдээлэл толгой эргэм хурдтайгаар хуримтлагддаг дижитал орчинд тулгардаг гол бэрхшээлүүдийн нэг хэвээр байна. Тоолох Манай баримт бичгийг хадгалах, хандах, эмх цэгцтэй байлгах үр дүнтэй системтэй байх нь үр ашиг, сэтгэлийн амар амгалангийн хувьд өөрчлөлтийг авчрах болно. Үүнд хүрэх хамгийн түгээмэл, практик стратегиудын нэг бол сайн мэддэг зүйл юм гурван хавтастай арга, мэргэжлийн хүмүүс, оюутнууд, чөлөөт ажилчид эсвэл өдөр тутмынхаа ажлын урсгалыг зохион байгуулахыг хүссэн хэн бүхэнд зориулагдсан шийдэл.

Энэ нийтлэлд бид энэ арга нь ямар ач холбогдолтой, давуу тал, хууль эрх зүй, эрдэм шинжилгээний салбар гэх мэт өөр өөр салбарт хэрхэн хэрэглэгдэж болох, танай байгууллагыг дараагийн түвшинд хүргэх өөр ямар арга техникийг нөхөж болохыг судлах болно.

Гурван хавтастай арга гэж юу вэ?

Гурван хавтастай арга нь энгийн боловч маш үр дүнтэй арга баримт бичиг, даалгавар, мэдээллийг зохион байгуулах ямар ч нөхцөлд. Гол нь дотор нь байгаа элементүүдийг хуваана гурван үндсэн ангилал, тус бүр нь физик эсвэл дижитал хавтасаар илэрхийлэгддэг. Ерөнхийдөө эдгээр гурван ангилал нь дараах байдалтай тохирч байна.

• Хавтас 1: Хүлээгдэж буй эсвэл боловсруулагдах гэж байна – Яаралтай арга хэмжээ авах, хянах, ангилах шаардлагатай бүх бичиг баримт, даалгавар, зүйлс энд очдог.
• 2-р хавтас: Ажиллаж байгаа эсвэл хянаж байгаа – Энэ зайг аль хэдийн хийгдэж байгаа боловч хааж, архивлаж, эцэслэн шийдвэрлэж амжаагүй байгаа асуудлуудад зориулав.
• Хавтас 3: Дууссан эсвэл архивлагдсан – Энэ бүлэг нь аль хэдийн шийдэгдсэн баримт бичгүүдийг хадгалдаг тул шаардлагатай бол цаашид тэдэнтэй зөвлөлдөх боломжтой.

Энэ аргын гол давуу тал нь шийдвэр гаргах үйл явцыг хялбаршуулдаг -ийн тархалтаас зайлсхийх, бүх зүйл хаашаа явах талаар дэд хавтаснууд төгсгөлгүй буюу нарийн төвөгтэй, арчлахад хэцүү ангиллын системүүд. Энэ нь ямар ч үед баримт бичиг, ажил бүрийн статусыг тодорхой харах боломжийг олгодог.

 

Мэргэжлийн болон эрдэм шинжилгээний ертөнцөд хэрэглэх програмууд

Гурван хавтас хийх арга өөр өөр салбар, ажлын талбарт тохируулж болноЖишээлбэл, хууль эрх зүйн салбарт хуульчид ихэвчлэн файл, хэрэг, нууц баримт бичгийн байнгын хоцрогдолтой тулгардаг. Энэхүү системийг хэрэгжүүлснээр стрессийг бууруулж, өдөр тутмын ажлын явцад холбогдох мэдээлэл алдагдахгүй байхад тусалдаг.

Эрдэм шинжилгээний болон судалгааны салбарт хавтас, файлуудыг шаталсан байдлаар зохион байгуулахыг зөвшөөрдөг цаг хэмнэж, өгөгдөл, нийтлэл, тайланг олоход хялбар болгоноНийтлэг зөвлөмж бол баримт бичгийн төрөл (өгөгдөл, дагалдах баримт бичиг, хэвлэл гэх мэт) дээр үндэслэн мэдээллийг салгаж, үндсэн хавтас бүрт гурван хавтас бүхий аргыг ашиглан файлуудын одоогийн төлөвийг удирдах явдал юм.

Бакалаврын оюутнууд эсвэл судлаачдад зориулсан ердийн жишээ:

• "Түүхий өгөгдөл" хавтас: түүхий файл эсвэл эх материал.
• "Боловсруулсан" хавтас: дүн шинжилгээ хийх, засварлах эсвэл хянах үе шатанд байгаа баримт бичиг.
• "Дууссан" хавтас: тайлан, хэвлэл эсвэл үр дүн дууссан, түгээх эсвэл архивлахад бэлэн байна.

Энэ систем нь Фолдероор шаталсан зохион байгуулалт нь гурван хавтастай дүрэмтэй хослуулан их хэмжээний мэдээллийг удирдах дараалал, үр ашгийг нэмэгдүүлнэ..

Үр дүнтэй хавтас, файлын бүтцийн үндсэн зарчмууд

Гурван хавтастай аргыг хэрэглэхэд хялбар боловч зарим нь байдаг Байгууллагын тогтолцооноос хамгийн их ашиг хүртэхэд тань туслах үндсэн зарчмууд:

• Бага нь илүүАлдарт Миес ван де Роэгийн хэллэг Энэ нь энэ тохиолдолд бас хамаарна. Аль болох цөөн хавтас ашиглахыг хичээ, шаардлагагүй дэд хавтас үүсгэхээс зайлсхий. Логик бөгөөд тууштай бүтэцтэй бол та файлуудыг эрэмбэлэх, хайхад зарцуулах цагаа багасгах болно.
• Нэрийн нэгэн төрлийн байдалБүх фолдерууддаа тодорхой, тууштай, тууштай нэрлэх дүрмийг ашигла. Ингэснээр та хайж буй зүйлээ илүү хялбар олж, үйлдлийн систем эсвэл хайлтын хэрэгсэлтэй нэгтгэх боломжийг олгоно.
• Үндсэн эрэмбэлэх, хүчирхэг хайлт: Нарийвчилсан ангилалд хэт их цаг зарцуулахын оронд хэд хэдэн үндсэн хавтастай байж, хайлтын функцууд дээр тулгуурлан аливаа баримт бичгийн байршлыг секундын дотор олох боломжтой.
• Шаардлагатай үед дугаарлана: Хэрэв та тодорхой дарааллыг (огноо, тэргүүлэх чиглэл эсвэл төслийн үе шатаар) хадгалахыг хүсвэл хавтаснуудыг үргэлж хүссэн дарааллаар нь харуулахын тулд дугаарлаж болно.

Жишээлбэл, "1. Хүлээгдэж буй", "2. Ажиллаж байна", "3. Архивлагдсан" гэх мэт нэрүүдийг үүсгэх нь эмх цэгцийг хадгалахад тусалдаг бөгөөд үйлдлийн систем нь файлуудыг зөвхөн цагаан толгойн үсгээр эрэмбэлэхээс сэргийлдэг.

Нэмэлтүүд болон хувилбарууд: олон хавтастай систем ба практик зөвлөмжүүд

Хэдийгээр энэ нийтлэлийн гол зорилго нь гурван хавтастай арга юм. Хүн, төсөл бүрийн хэрэгцээнд тохируулан өөрчилж болох өөр техник, хувилбарууд байдаг.Жишээлбэл, зарим байгууллагууд долоон хавтастай системийг сонгодог бөгөөд энэ нь илүү нарийвчлалтай, ялангуяа их хэмжээний файл эсвэл нарийн төвөгтэй төслүүдэд хэрэгтэй байдаг.

Гэсэн хэдий ч үүнийг хадгалах нь чухал юм хялбар байдал, нэвтрэхэд хялбар байдалХэт боловсронгуй систем нь түвшин болон дэд түвшний хооронд шилжихэд сөрөг үр дагавартай бөгөөд цаг хугацаа их шаарддаг.

Хавтасны системээ бүрэн ашиглах нэмэлт зөвлөмжүүд:

• Товчлол ашиглах: Давхардахаас сэргийлж, зай хэмнэхийн тулд байнга ашигладаг хавтас эсвэл файл руу хурдан холбоос үүсгэ.
• Өгөгдлөө нөөцлөхЗохион байгуулалттай бүтэц нь аюулгүй гэсэн үг биш юм. Өөрийн чухал хавтас, баримт бичгийн хуулбарыг тогтмол байлга.
• Байнга шалгаж, цэвэрлэ: Долоо хоног бүрийн эцэст системээ шинэчилж, шаардлагагүй файлуудыг устгаж, статусаа өөрчилсөн баримт бичгүүдийг шилжүүлээрэй.

Визуал ба шаталсан зохион байгуулалт: харах ба товчлолын ач холбогдол

Логик зохион байгуулалтаас гадна Компьютер дээрээ файлаа үзэх арга нь мэдээлэлд хандах хандалтыг ихээхэн хурдасгадаг.Фолдерын харагдацыг огноо, цагаан толгойн дарааллаар эсвэл давуу эрхээр өөрт тохирсон байдлаар тохируулаарай.

Товчлол нь маш чухал бөгөөд энэ нь танд хамгийн их ашиглагддаг баримтуудаа файлуудыг давхарлахгүйгээр гартаа байлгах боломжийг олгодог. Хамгийн гол нь баримт бичиг бүрийн зөвхөн нэг хувийг хадгалж, тохиромжтой газарт хурдан нэвтрэх цэгүүдийг бий болгох явдал юм.жишээлбэл, ширээний компьютер, хажуугийн самбар эсвэл бусад төслүүдтэй холбоотой хавтсанд.

Дижитал орчноо эмх цэгцтэй байлгахад цаг гаргаж, эмх замбараагүй байдал үүсгэж болзошгүй тархай бутархай дүрс, файлуудын хуримтлалаас зайлсхий.

Бусад файлын системээс ялгаа, үр ашгийн талаархи зөвлөмжүүд

Хэдийгээр долоон хавтастай систем гэх мэт илүү төвөгтэй системүүд байдаг. Туршлагаас харахад энгийн байдал нь илүү үр ашигтай байх түлхүүр юмГурван хавтастай арга нь хурд, уян хатан байдал, засвар үйлчилгээний хялбар байдлыг санал болгодог.

Аливаа байгууллагын системээс хамгийн их ашиг хүртэх зарим зөвлөмжүүд:

• Огноо эсвэл холбогдох өгөгдлийг агуулсан нэрийг ашиглана уу он цагийн дараалал эсвэл төслөөр автоматаар эрэмбэлэх.
• Хэт тодорхой ангиллаас зайлсхий онц шаардлагагүй бол.
• Үйлдлийн системийн хайлтын онцлогт найдах яг тодорхой бүтцэд найдахгүйгээр файлуудыг олох.
• Мультимедиа файлуудаа цэгцлээрэй байгалийн дэг журмыг хөнгөвчлөхийн тулд үйл явдал, огноог агуулсан нэрстэй.

Эдгээр зөвлөмжүүд болон гурван хавтасны аргыг хэрэглэснээр та дараах үр дүнд хүрэх болно ямар ч хэмжээний мэдээллийг удирдах логик, уян хатан, хувийн бүтэцтэйХамгийн гол нь бүх зүйлийг энгийн байлгах, хавтас бүрт тодорхой зорилго тавьж, байнга шинэчилж байхын тулд үе үе хянаж байх явдал юм. Ингэснээр та цаг хугацаа хэмнэж, бүтээмж, оюун санааны тодорхой байдлыг өдөр бүр сайжруулах болно.