Хиймэл оюун ухаантай OneDrive: файлуудаа хэрхэн цэгцлэх, хайх, хамгаалах

Фолдер, зөвшөөрөл, хувилбаруудыг зохих ёсоор хянахгүй бол баримт бичгийн менежмент эмх замбараагүй болно. Эндээс л энэ орж ирдэг. OneDriveүүлэн хадгалах санг хослуулсан , автоматжуулалт ба хиймэл оюун ухаан файлуудаа цэгцлэх, хайж олох, хамгаалах.

OneDrive нь зүгээр л нөөцлөлтийг хадгалахаас гадна илүү сайн ажиллахад тусална: ухаалаг эрэмбэлэх, хурдан хайлт хийх, ослыг сэргээх, нууцлалын дэвшилтэт сонголтууд. Мөн таны өгөгдлийн хяналтыг гартаа байлгахын зэрэгцээ орчин үеийн аюулгүй байдлын давхаргууд өдөр тутмын амьдралдаа хэрэгжүүлэх энгийн шилдэг туршлагууд. Бүх зүйлийг харцгаая Хиймэл оюун ухаантай OneDrive.

Хяналт ба эзэмшил: таны өгөгдөл, таны тушаалаар

Та файлуудаа Microsoft үүлэнд байршуулах үед та агуулгын эзэн хэвээр үлдэнэ: OneDrive нь таныг Эзэмшил ба хяналт хадгалах, хуваалцах эсвэл устгах зүйлсийн талаар. Майкрософт компанийн "дизайнаар нууцлал" гэсэн философи нь энэхүү хандлагыг бэхжүүлж, техникийн болон зохион байгуулалтын арга хэмжээ нь таны мэдээллийг хамгаалахад чиглэгдсэн гэдгийг тодорхой харуулж байна.

Хэрэв та чухал баримт бичгүүдийг хамгаалахын тулд платформыг хэрхэн ашиглах талаар илүү ихийг мэдэхийг хүсвэл албан ёсны сургалтанд анхаарлаа хандуулдаг хамгаалах, хамгаалах, сэргээх Хамгийн чухал үед таныг гэнэтийн зүйлээс аврах шилдэг туршлага, ашиглалтын хувилбаруудыг OneDrive дээр суулгана.

Файлуудаа хамгаалахын тулд одоо идэвхжүүлж болох үндсэн арга хэмжээнүүд

Өөрийн бүртгэл болон төхөөрөмжөө бэхжүүлэх нь эхний алхам юм. Энэ нь техникийн мэдлэг шаарддаггүй: зүгээр л хэд хэдэн тохиргоог идэвхжүүлж, [дараах боломжууд/боломжууд/г.м.] санал болгодог ухаалаг зуршлыг өөртөө суулгаарай. аюулгүй байдлын асар том үсрэлт.

• Хүчтэй нууц үг үүсгэхУрт, өвөрмөц, таахад хэцүү. Аюултай дахин ашиглахаас сэргийлэхийн тулд нууц үгийн менежер ашиглаж, түүний хүчийг тогтмол шалгаж үзээрэй.
• Хоёр шаттай баталгаажуулалтыг идэвхжүүлэх (MFA)Найдваргүй төхөөрөмж дээр нэвтрэх бүрт хоёрдахь хүчин зүйл (дуудлага, SMS эсвэл програм) шаардлагатай болно. Энэ нь зөвшөөрөлгүй хандалтын эсрэг нэмэлт, маш хүчтэй хаалт юм.
• Мобайл төхөөрөмж дээрээ шифрлэлтийг идэвхжүүлнэ үүХэрэв та OneDrive програмыг ашигладаг бол iOS эсвэл Android дээр төхөөрөмжийн шифрлэлтийг идэвхжүүлнэ үү. Энэ нь таны утсыг гээсэн эсвэл хулгайд алдсан ч гэсэн таны файлуудыг хамгаалах болно.

OneDrive таны өгөгдлийг үйлчилгээний түвшинд хэрхэн хамгаалдаг

Хөшигний ард OneDrive нь эрсдэлийг бууруулж, аливаа осолд хариу өгөх хугацааг богиносгохын тулд техникийн хатуу хяналт, процессыг ашигладаг. зарчим нь тодорхой байна: хамгийн бага хандалт, цаг тухайд нь үнэхээр хэрэгтэй үед хэзээ ч үүрд.

Хамгийн бага эрх, байнгын хандалт байхгүй

Майкрософт инженерүүд үйлчилгээг шаардлагатай хэрэгслүүдээр удирддаг хүчтэй баталгаажуулалтХүний оролцоог багасгахын тулд үйл ажиллагааны даалгавруудыг автоматжуулсан. Хэрэв хэн нэгэнд өндөр зөвшөөрөл хэрэгтэй бол тэд үүнийг хүсэх ёстой; Эдгээр өндөрлөгүүдийг хязгаарлагдмал хугацаанд, зөвхөн зайлшгүй шаардлагатай үйлдлүүдэд зориулж, тусдаа болон аудитын үүрэг гүйцэтгэдэг (жишээлбэл, "Хэрэглэгчийн мэдээлэлд нэвтрэх" нэмэлт хяналтыг зохицуулдаг).

Тасралтгүй хяналт, аюулгүй байдлын автоматжуулалт

Зөвшөөрөлгүй хандалт эсвэл өгөгдөл гадагшлуулах оролдлогын талаар сэрэмжлүүлэг үүсгэдэг бодит цагийн хяналтын системүүд байдаг. Өсгөх хүсэлт, авсан арга хэмжээг нарийвчлан бүртгэсэн, тэнд байдаг автоматжуулсан хариултууд аюулыг нэн даруй бууруулах. Нэмж дурдахад, улаан багийн дасгалууд нь илрүүлэлт, хариу үйлдлийг сайжруулахын тулд бодит халдлагыг дуурайдаг.

Осол болон хувийн нууцад зориулсан хүмүүс, үйл явц

Байгууллага нь хувийн нууцыг хамгаалах стандарт үйл ажиллагааны журам, мэргэшсэн баг, болон өгөгдөл ангилах тогтмол сургалтҮйлчлүүлэгчидтэй холбоотой зөрчил гарвал баталгаажуулсны дараа хурдан мэдэгдэж, тодорхой үүрэг, тодорхой мэдээллийн эх сурвалжаар хариу үйл явцыг идэвхжүүлэх үүрэг хүлээдэг.

Дамжин өнгөрөх болон амарч байх үеийн хамгаалалт

Дамжуулж буй өгөгдөл: аюулгүй холболт шаардлагатай

Таны төхөөрөмжүүд болон дата төвүүдийн хооронд, мөн дэд бүтцийн доторх өгөгдлийн хөдөлгөөнийг хамгаална TLSHTTP баталгаажуулсан холболтыг зөвшөөрөхгүй: сувгийг хамгаалахын тулд тэдгээрийг HTTPS руу дахин чиглүүлдэг.

Амралттай өгөгдөл: физик, сүлжээ, программ хангамж, агуулгын аюулгүй байдлын давхаргууд

• Seguridad física: нэн шаардлагатай боловсон хүчний хүртээмж хязгаарлагдмал, смарт карт болон биометрийн тусламжтайгаар баталгаажуулалт, тандалт, мэдрэгч, халдлага илрүүлэх зэрэг хэвийн бус үйл ажиллагааг таслан зогсоох.
• Сүлжээний хамгаалалтҮйлчилгээний сүлжээ болон таниулбарууд нь Microsoft корпорацийн сүлжээнээс тусгаарлагдсан; галт хана нь хатуу дүрмийн дагуу зөвшөөрөлгүй газраас замын хөдөлгөөнийг хязгаарладаг.
• Seguridad de aplicacionesЭнэхүү хөгжүүлэлт нь аюулгүй байдлын мөчлөгийн дагуу автоматжуулсан болон гарын авлагын шинжилгээгээр эмзэг байдлыг хайж олох болно; MSRC нь хөтөлбөрөөр дэмжигдсэн тайлан, нөлөөллийг бууруулах ажлыг удирддаг шагналууд судлаачдын хувьд.
• Агуулгын хамгаалалтФайл бүр нь AES-256-аар шифрлэгдсэн бөгөөд түлхүүрүүд нь үндсэн түлхүүрүүдээр хамгаалагдсан байдаг. Azure Key Vault.

Хүрээлэн буй орчны бэлэн байдал, тасралтгүй баталгаажуулалт

Мэдээллийн төвүүд нь газарзүйн хувьд тархсан бөгөөд алдааг тэсвэрлэдэг. Гамшгийн улмаас учирсан хохирлыг бууруулахын тулд өгөгдлийг хэдэн зуун километрээр тусгаарлагдсан дор хаяж хоёр бүс нутагт хуулбарлаж, өндөр боломжтой байдал ба тасралтгүй байдал.

Цаашилбал, тасралтгүй тооллого нь төхөөрөмж бүрийн статусыг хянах, засварууд болон шинэчилсэн вирусны эсрэг гарын үсэг зурах, бүх флотод нэг дор нөлөөлөхгүйн тулд өөрчлөлтүүдийг аажмаар нэвтрүүлэх боломжийг олгодог. Улаан баг, цэнхэр баг хамтран ажилладаг туршилтын хамгаалалт, халдлагыг илрүүлж, хариу үйлдлийг сайжруулах.

Таны идэвхжүүлэх шаардлагатай нэмэлт хамгаалалтын функцууд

• Татаж авахдаа хортой програмын эсрэг шинжилгээWindows Defender нь мэдэгдэж буй аюулыг хаахын тулд цаг тутамд шинэчлэгддэг гарын үсэг бүхий баримт бичгүүдийг шалгадаг.
• Сэжигтэй үйл ажиллагааг илрүүлэхХэрэв ер бусын нэвтрэлт эсвэл шинэ байршлаас нэвтрэлт илэрвэл OneDrive нь танд хандалтыг шалгахын тулд блоклож, имэйл дохио илгээдэг.
• Ransomware сэргээх (Майкрософт 365): Та файлуудыг 30 хоногийн өмнөх өмнөх цэг рүү сэргээх боломжтой бөгөөд шаардлагатай бол, OneDrive дээрх бүх зүйлийг сэргээ халдлага эсвэл их хэмжээний хохирол амссаны дараа.
• Historial de versiones: хүсээгүй засвар хийсэн тохиолдолд өмнөх хувилбар руу буцах эсвэл ажлыг алдалгүйгээр алдааг арилгана.
• Нууц үг, дуусах хугацаатай холбоосууд (Microsoft 365): Хандалт болон бэлэн байх хугацааг хянахын тулд таны хуваалцсан зүйлд хоёр дахь давхарга нэмнэ.
• Бөөнөөр устгах тухай сэрэмжлүүлэгХэрэв та олон файлыг нэг дор устгавал тэдгээрийг хялбархан сэргээх заавар болон зааварчилгааг хүлээн авах болно.

Хувийн хадгалах сан: таны OneDrive дахь хэт хамгаалалттай бүс

Personal Vault нь таны OneDrive доторх тусгай хавтас бөгөөд баталгаажуулалтын хоёр дахь алхам, тухайлбал хурууны хээ, нүүр, ПИН эсвэл код SMS / имэйлээр илгээсэн. Энэ нь вэб, компьютер болон гар утасны програм дээр байдаг бөгөөд эмзэг баримт бичигт нэмэлт давхарга нэмдэг.

Үүний давуу талуудын дунд та баримт бичиг, гэрэл зургуудыг хамгаалалт багатай газраас хол байлгахын тулд гар утасны төхөөрөмжөөсөө шууд Vault руу дижитал хэлбэрт оруулах боломжтой. Windows 10 дээр синхрончлогдсон Vault файлуудыг a-д хадгалдаг BitLocker ашиглан шифрлэгдсэн бүс локал дискнээс. Нэмж дурдахад, Vault идэвхгүй болсны дараа автоматаар түгжигдэнэ.

Алхам алхмаар тохируулах

1. Фолдерыг үзэх үед Хувийн сав Эхний удаад "Танилцуулга" дээр дараад шидтэнг дагана уу.
2. Бүртгэлийнхээ дэлгэрэнгүй мэдээллийг шалгаж, холбогдох имэйлийг шалгаад "Баталгаажуулах" гэснийг сонгоод хэн болохыг баталгаажуулна уу.
3. Баталгаажуулах аргыг сонгоно уу (жишээлбэл, мессеж) хүлээн авсан кодыг оруулаад Vault-г идэвхжүүлнэ үү.

Microsoft 365-ийн захиалагчид хадгалах сангийнхаа хязгаар хүртэл хүссэн хэмжээгээрээ Vault-д олон файл хадгалах боломжтой бөгөөд энэ нь өмнөх жижиг хязгаараас илүү сайжирсан. хамгийн тохиромжтой шийдэл файл, санхүү эсвэл хувийн бичиг баримтын хувьд.

Ачаалах, зөөх, түгжих, тайлах

1. Хавтсыг нээх Хувийн сав мөн асуусан үед өөрийгөө баталгаажуулна уу.
2. Агуулга нэмэхийн тулд файл эсвэл фолдерыг сонгоод "Зөөх" > Хувийн санг ашиглах эсвэл чирнэ үү.
3. Үүнийг гараар түгжихийн тулд Vault руу ороод дарна уу "Блок"Мөн хэсэг хугацаанд идэвхгүй болсны дараа автоматаар түгжигдэнэ.
4. Түгжээг тайлахын тулд сонгосон аргыг ашиглан баталгаажуулалтыг давтан хийнэ үү; Хэрэв та Microsoft Authenticator ашигладаг бол програм нь офлайн код үүсгэх боломжтой mayor comodidad.

Шаардлагуудыг анхаарна уу: Биометрийн хувьд тохирох техник хангамж (Windows Hello, хурууны хээ уншигч, IR мэдрэгч) шаардлагатай. Гар утасны програм нь хамгийн сүүлийн үеийн функцуудыг ашиглахын тулд Android эсвэл iOS-ийн сүүлийн үеийн хувилбаруудыг шаарддаг. mejoras de seguridad.

Зохион байгуулалт, хуваалцах, багаар ажиллах сайн туршлагууд

Тодорхой бүтэц, энгийн дүрмүүд нь гайхамшгийг төрүүлдэг. Төсөл эсвэл багаар хавтас шатлалыг ашиглаж,... ноорог, хүргэх материал, огнооАливаа зүйлийг хэт төвөгтэй болгож болохгүй: энгийн зүйл хамгийн сайн ажилладаг.

Нэрлэх конвенцийг тодорхойлж, түүнийгээ дагаж мөрдөөрэй: төслийн нэр, хувилбар, огноо нь үүнийг олоход хялбар болгож, давхардлаас зайлсхийх болно. Хөтөлбөр үечилсэн тоймууд хуучин зүйлийг архивлах, ашиглахаа больсон зүйлийг арилгах.

Хуваалцахдаа нууцлалыг хайхдаа "Тодорхой хүмүүс"-ийг сонгож, зөвшөөрлийг нь ашиглаарай Анхдагчаар "Харах"Зөвхөн зайлшгүй шаардлагатай үед "Засах" зөвшөөрлийг олгоно. Та хүссэн үедээ хуваалцахаа зогсоох эсвэл зөвшөөрлийг өөрчлөх боломжтой гэдгийг санаарай.

Байнга засварладаг багийн файлуудын хувьд SharePoint эсвэл Microsoft Teams-г анхаарч үзээрэй. Та зөвшөөрлийг төвлөрүүлж, хувилбаруудыг удирдаж, a хамтын ажиллагааны туршлага Хувийн данс хооронд тараахгүйгээр илүү сайн.

OneDrive дахь Copilot: Файлуудыг нэг нэгээр нь нээхгүйгээр харьцуул

Маш хэрэгтэй жишээнүүд: гэрээний хувилбаруудыг харьцуулах, анкет болон нүүр хуудастай танилцах, төсөл хоорондын өөрчлөлтийг хянах, холбогдох хууль эрх зүйн баримт бичгүүдийг харьцуулах, өөр өөр хугацааны санхүүгийн тайланд дүн шинжилгээ хийх, эсвэл нийлүүлэгчийн саналыг харьцуулах зардал, эцсийн хугацаа, нөхцөлийг харах.

Үүнийг ашиглахад хялбар: OneDrive дээрх файлуудыг сонгоод, Copilot-оос ялгаа, гол санааг харуулахыг хүс. Та ижил төстэй байдал, өөрчлөлтийн талаар тодорхой тоймтой танилцах болно цаг хэмнэх мөн бага алдаа.

Таны ажлын урсгалыг нөхөх хиймэл оюун ухаанаар ажилладаг бусад зохион байгуулагчид

Таны хэрэгцээ шаардлагаас хамааран OneDrive-г тусгай зохион байгуулалт, хамтран ажиллах хэрэгслүүдтэй хослуулах нь зүйтэй болов уу. хиймэл оюун ухаанЭнд зарим онцлох зүйлс байна:

ClickUp (төсөл, мэдлэгт тохиромжтой)

ClickUp нь төсөл, баримт бичиг, чатын удирдлагыг нэгтгэж, даалгаврыг хурдасгах хиймэл оюун ухаанаар ажилладаг "тархи"-г санал болгодог. Түүний уян хатан шатлал нь орон зай, хавтас, жагсаалт, даалгавруудыг өөрийн хүссэнээр зохион байгуулах боломжийг олгодог. automatizaciones (Нэг зуу гаруй) давтагдах ажлыг арилгах. Google Drive, Dropbox, OneDrive-тай нэгтгэж, бүх зүйлийг холбодог.

Google Драйв (үүлгүй үүлэн удирдлага)

Drive нь өөрийн онцлог шинж чанартай ухаалаг хайлт болон машин сургалтанд суурилсан зөвлөмжүүд. Docs болон Sheets-тэй нэгтгэх нь бодит цагийн хамтын ажиллагааг хөнгөвчлөх, автоматаар ангилж, хэрэгтэй зүйлээ хурдан олох боломжийг олгодог.

Microsoft OneDrive (Microsoft 365-тай хамтран ажиллах)

Бидний өмнө үзсэн зүйлсээс гадна OneDrive нь агуулгыг шошголох, ангилахын тулд хиймэл оюун ухааны алгоритмуудыг ашигладаг. resultados de búsqueda маш нарийн тохируулсан бөгөөд таны харилцагчид болон багуудтай хамтран ажиллах зөвлөмжүүд.

Dropbox (энгийн хуваалцах, нөөцлөх)

Smart Sync нь дотоод эсвэл үүлэн дотор хадгалагдсан зүйлсийг динамикаар удирдаж, нэвтрэх эрхээ алдалгүйгээр зайг чөлөөлдөг. Түүний хайлт нь машин сургалт болон Dropbox Paper төсөл, баримт бичгийг зохицуулахад тусалдаг.

Батлертэй Trello (харааны автоматжуулалт)

Трелло самбар дээрх даалгавруудыг зохион байгуулж, Батлер нэмдэг automatizaciones үйлдлийг өдөөх, карт шилжүүлэх, үүрэг хариуцлагыг хуваарилах, ингэснээр баг механик дээр биш ажилдаа анхаарлаа төвлөрүүлдэг.

Evernote (тэмдэглэл хөтлөх)

Төрөлхийн AI онцлогтой, эмх цэгцтэй, хүртээмжтэй тэмдэглэл хөтлөхөд тохиромжтой бичих, засварлах, хуваалцах, шошго болон хүчирхэг шүүлтүүрүүдээс гадна агуулгыг шууд олох боломжтой.

M-Files (мета өгөгдлийн дагуу зохион байгуулалт)

Байршилд найдахын оронд M-Files нь ангилдаг мета өгөгдөл болон хувилбар нь сонгодог "хамгийн сүүлийн хувилбар хаана байна?" мөн үрэлтгүй туршлагыг бий болгодог.

Zoho WorkDrive (багийн хамтын ажиллагаа)

Хуваалцсан фолдер, хандалтын удирдлага, нэгдсэн оффисын багц бүхий ямар ч хэмжээтэй багт зориулагдсан. Энэ нь төхөөрөмжүүдийн хооронд синк хийдэг хаанаас ч ажиллах хэмнэлээ алдалгүйгээр.

Компьютер дээрээ эхлүүлэх, синхрончлох

Windows дээр та фолдер болон файлуудыг OneDrive клиенттэй синк хийж ажиллах боломжтой Explorer-ээс тэд нутгийнх юм шиг. Албан ёсны гарын авлага нь юуг синк хийх, зөрчилдөөнийг хэрхэн шийдвэрлэхийг сонгоход тусална.

MacOS дээр Spotlight (cmd + хоосон зай) нээгээд, "OneDrive" гэж бичээд шидтэнг дагана уу: Microsoft бүртгэлээрээ нэвтэрч, синк хийх фолдеруудыг сонгоно ууТэгж байж л болно офлайн хандалт мөн үүлэн дэх автомат өөрчлөлтүүд.

AI, шифрлэлт, хандалтын хяналт болон энгийн шилдэг туршлагуудыг ашигласнаар OneDrive нь баримт бичгээ эмх цэгцтэй байлгах, тэдгээрийг шууд хайж олох, хүний ​​алдаа болон орчин үеийн аюулаас хамгаалах боломжийг олгоно; мэдрэмтгий файлуудад зориулсан Personal Vault, олон файлыг нэг дор шалгахад туслах нисгэгч, хуваалцах дэвшилтэт сонголтуудтай. аюулгүй байдал, бүтээмж a tu favor.