ईमेल कसा लिहावा
डिजिटल युगात, ईमेल ते वैयक्तिक आणि व्यावसायिक दोन्ही क्षेत्रांमध्ये एक मूलभूत संप्रेषण साधन बनले आहेत. जरी ते सोपे वाटत असले तरी, प्रभावीपणे ईमेल लिहा संदेश स्पष्ट, संक्षिप्त आणि इच्छित प्रभाव पडेल याची खात्री करण्यासाठी काही मार्गदर्शक तत्त्वे आणि मानकांचे पालन करणे आवश्यक आहे. या लेखात, आम्ही चांगल्या प्रकारे लिहिलेल्या ईमेलचे मुख्य घटक एक्सप्लोर करू आणि उपयुक्त टिपा देऊ जेणेकरून तुम्ही तुमचे ईमेल लेखन कौशल्य सुधारू शकाल.
तुम्ही तुमचा ईमेल लिहायला सुरुवात करण्यापूर्वी, हे महत्त्वाचे आहे की तुम्ही संदेशाच्या उद्देशाबद्दल स्पष्ट आहात. तुम्हाला त्याद्वारे काय साध्य करायचे आहे ते स्पष्टपणे परिभाषित करा, मग ती क्वेरी, विनंती, आमंत्रण किंवा इतर कोणताही हेतू असो. हे तुम्हाला सामग्रीची योग्य रचना करण्यात मदत करेल. आणि नेहमी मुख्य फोकस राखण्यासाठी. या व्यतिरिक्त, ज्या लक्ष्यित प्रेक्षकाला ईमेल निर्देशित केले आहे ते लक्षात घेणे आवश्यक आहे, कारण हे तुम्ही वापरत असलेल्या टोन आणि लेखन शैलीवर प्रभाव टाकेल.
ईमेल सुरू करताना, स्पष्ट आणि संक्षिप्त परिचय करून देणे उचित आहे, ज्यामध्ये संदेशाचे कारण थेट सांगितले आहे. योग्य अभिवादन वापरा प्राप्तकर्त्याशी तुमची औपचारिकता किंवा जवळीक किती आहे यावर अवलंबून. लक्षात ठेवा की सुरुवातीपासून योग्य टोन सेट केल्याने प्राप्तकर्त्याच्या समज आणि तुमच्या संदेशाच्या परिणामकारकतेमध्ये सर्व फरक पडू शकतो. एक चांगला परिचय वाचकाचे लक्ष वेधून घेण्यास मदत करेल आणि त्यांना वाचन सुरू ठेवण्यास प्रेरित करेल.
स्पष्ट आणि संक्षिप्त लेखन शैली ठेवा प्रभावी ईमेल लिहिण्यासाठी मूलभूत आहे. गोंधळ आणि माहिती संपृक्तता टाळण्यासाठी लहान वाक्ये आणि स्वतंत्र परिच्छेद वापरा. याशिवाय, तांत्रिक शब्दजाल किंवा अती औपचारिक भाषेचा वापर टाळा, जोपर्यंत तुम्हाला खात्री नसेल की प्राप्तकर्ता या अटींशी परिचित असेल. ईमेलचा संदर्भ आणि प्राप्तकर्त्यानुसार टोन आणि औपचारिकतेची पातळी जुळवून घ्या.
थोडक्यात रोख ईमेल लिहा यात संदेशाच्या उद्देशाविषयी स्पष्ट असणे, त्यातील सामग्रीची योग्य रचना करणे, सुरुवातीला योग्य अभिवादन वापरणे आणि स्पष्ट आणि संक्षिप्त लेखन शैली राखणे समाविष्ट आहे. या मार्गदर्शक तत्त्वांचे पालन करून, तुम्ही या व्यापकपणे वापरल्या जाणाऱ्या संप्रेषण साधनाद्वारे अधिक प्रभावीपणे संवाद साधण्यास सक्षम असाल. सध्या. पुढील विभागांमध्ये, आम्ही या प्रत्येक घटकामध्ये खोलवर जाऊ आणि अतिरिक्त टिपा देऊ जेणेकरून तुम्ही तुमचे ईमेल लेखन कौशल्य सुधारू शकाल.
1. ईमेलची मूलभूत रचना
ईमेल हे संवादाचे अत्यावश्यक माध्यम आहे डिजिटल युगात, काम करायचे, अभ्यास करायचे किंवा मित्र आणि कुटुंबीयांच्या संपर्कात राहायचे. म्हणूनच ते योग्यरित्या लिहिण्यास सक्षम होण्यासाठी हे जाणून घेणे महत्वाचे आहे. वर
1. प्रेषक: प्रेषक ही व्यक्ती आहे जी ईमेल पाठवते. एक वैध ईमेल पत्ता प्रदान करणे आणि संदेश पाठवण्यापूर्वी त्याचे स्पेलिंग योग्य आहे हे तपासणे महत्वाचे आहे. हे सुनिश्चित करेल की प्राप्तकर्ता आवश्यक असल्यास ईमेलला प्रतिसाद देऊ शकेल.
2. प्राप्तकर्ता: प्राप्तकर्ता ही व्यक्ती किंवा लोक ज्यांना ईमेल संबोधित केले जाते. आपण प्राप्तकर्त्याचा ईमेल पत्ता योग्यरित्या टाइप केला आहे याची खात्री करणे महत्वाचे आहे जेणेकरून संदेश योग्यरित्या वितरित केला जाईल. एकाधिक प्राप्तकर्त्यांना ईमेल पाठवत असल्यास, ईमेल पत्ते स्वल्पविरामाने वेगळे केले जाऊ शकतात.
3. विषय: ईमेलचा विषय संदेशाच्या सामग्रीचे संक्षिप्त वर्णन आहे. स्पष्ट आणि संक्षिप्त विषय ओळ वापरणे महत्वाचे आहे जेणेकरुन प्राप्तकर्ता ईमेल कशाबद्दल आहे हे त्वरीत ओळखू शकेल आणि त्यास योग्य प्राधान्य देऊ शकेल. अस्पष्ट किंवा सामान्य विषय ओळी वापरणे टाळा जे प्राप्तकर्त्याला संदेश कशाबद्दल आहे हे कळू देत नाहीत.
2. विषय: प्राप्तकर्त्याचे लक्ष वेधून घेण्याची गुरुकिल्ली
ईमेलमध्ये प्राप्तकर्त्याचे लक्ष वेधण्यासाठी, समस्या निर्णायक भूमिका बजावते. ही पहिली गोष्ट आहे जी प्राप्तकर्ता पाहतो आणि तो संदेश उघडेल की नाही हे ठरवेल. म्हणून, हे आवश्यक आहे की विषय ओळ स्पष्ट, संक्षिप्त आणि संबंधित असणे आवश्यक आहे, ती खूप लांब किंवा संदिग्ध न होता संदेशाची सामग्री अचूकपणे सारांशित केली पाहिजे. संदेशाचा उद्देश हायलाइट करणारे कीवर्ड वापरल्याने लक्ष वेधून घेण्यास त्वरीत मदत होऊ शकते. उदाहरणार्थ, “मीटिंग” सारख्या सामान्य विषयाऐवजी तुम्ही “प्रोजेक्ट XYZ वर चर्चा करण्यासाठी मीटिंग विनंती” सारख्या अधिक विशिष्ट गोष्टीची निवड करू शकता.
समस्या व्यतिरिक्त, प्राप्तकर्त्याचे स्वारस्य राखण्यासाठी ईमेलचा स्वर आणि शब्दांची काळजी घेणे आवश्यक आहे. वाचकांना गोंधळात टाकणारे शब्दजाल किंवा क्लिष्ट शब्द वापरणे टाळा. तुमच्या संदेशात थेट आणि स्पष्ट व्हा, त्यातील मुख्य मुद्दे हायलाइट करा ठळक प्रकार किंवा सुलभ वाचनासाठी बुलेट केलेल्या याद्या वापरणे. लहान परिच्छेद वापरून आणि वेगळे करणे, योग्य स्वरूप राखणे देखील महत्त्वाचे आहे मुख्य कल्पना रिकाम्या जागांसह.
शेवटी, चांगल्या परिचयाच्या सामर्थ्याला कधीही कमी लेखू नका. शक्य असल्यास प्राप्तकर्त्याचे नाव वापरून, मैत्रीपूर्ण आणि विनम्र पद्धतीने ईमेल सुरू करा. हे वैयक्तिक कनेक्शन स्थापित करण्यात आणि त्यांचे लक्ष वेधण्यात मदत करू शकते. सुरुवातीपासून. जेव्हा योग्य असेल तेव्हा प्रास्ताविकामध्ये काही प्रकारचे मनोरंजक हुक किंवा तपशील समाविष्ट करा जेणेकरुन प्राप्तकर्त्याची आवड निर्माण होईल आणि त्यांना वाचन सुरू ठेवण्यास प्रोत्साहित करा. लक्षात ठेवा की पहिल्या क्षणापासून प्राप्तकर्त्याचे लक्ष वेधून घेणे आणि संपूर्ण ईमेलमध्ये ते कायम ठेवणे हे ध्येय आहे.
3. ग्रीटिंग: व्यावसायिकरित्या ईमेल कसे सुरू करावे
ग्रीटिंग म्हणजे तुम्ही ईमेल सुरू करण्याचा मार्ग आहे आणि ते व्यावसायिक आणि आदरपूर्वक करण्याचे महत्त्वाचे आहे. प्राप्तकर्त्यावर तुमची पहिली छाप आहे, म्हणून पहिल्या क्षणापासून योग्य प्रतिमा देणे आवश्यक आहे, आम्ही तुम्हाला प्रभावी अभिवादन लिहिण्यासाठी काही शिफारसी देऊ:
1. औपचारिक अभिवादन वापरा: प्राप्तकर्त्याला औपचारिकपणे संबोधित करणे महत्वाचे आहे, जोपर्यंत तुमचा त्यांच्याशी जवळचा संबंध नाही. “प्रिय” किंवा “श्री/श्रीमती” सारखी शीर्षके वापरा. त्यानंतर प्राप्तकर्त्याचे आडनाव खूप अनौपचारिक किंवा बोलचाल करणारे अभिवादन वापरणे टाळा, कारण ते अव्यावसायिक छाप पाडू शकते.
2. अभिवादन वैयक्तिकृत करा: जर तुम्हाला प्राप्तकर्त्याचे नाव माहित असेल तर ते ग्रीटिंगमध्ये वापरण्याचा सल्ला दिला जातो. हे दर्शविते की तुम्ही संशोधन करण्यासाठी आणि ज्या व्यक्तीला तुम्ही संबोधित करत आहात त्या व्यक्तीला जाणून घेण्यासाठी तुम्ही वेळ काढला आहे. जर तुम्हाला प्राप्तकर्त्याचे नाव माहित नसेल, तर तुम्ही "प्रिय टीम" किंवा "प्रिय सर/मॅडम" यांसारख्या सामान्य शुभेच्छा वापरू शकता ज्यानंतर तुम्ही संबोधित करत आहात ते स्थान किंवा विभाग.
२. थोडक्यात आणि थेट बोला: ग्रीटिंग ईमेलमध्ये एक किंवा दोन ओळींपेक्षा जास्त असू नये. लांब आणि गुंतागुंतीची वाक्ये वापरणे टाळा. तुमच्या ग्रीटिंगमध्ये स्पष्ट आणि संक्षिप्त व्हा आणि थेट मुद्द्याकडे जा. लक्षात ठेवा की ईमेलचा मुख्य उद्देश संदेश प्रसारित करणे आहे प्रभावीपणे, म्हणून तुम्ही जास्त लांब ग्रीटिंग फॉर्म्युलावर वेळ वाया घालवण्यापासून टाळावे.
4. ईमेलचा मुख्य भाग: स्पष्ट आणि संक्षिप्त संदेश लिहिण्यासाठी टिपा
आजकाल, वैयक्तिक आणि व्यावसायिक संवादासाठी ईमेल हे एक मूलभूत साधन बनले आहे. तथापि, स्पष्ट आणि संक्षिप्त ईमेल लिहिणे अनेक लोकांसाठी आव्हान असू शकते. प्रभावी संदेश लिहिण्यासाठी आणि गोंधळ टाळण्यासाठी खाली काही टिपा आहेत.
तुमच्या कल्पना व्यवस्थित करा: तुम्ही तुमचा ईमेल लिहायला सुरुवात करण्यापूर्वी, तुमच्या कल्पना व्यवस्थित करणे आणि तुमच्या संदेशाचे उद्दिष्ट स्पष्टपणे स्थापित करणे महत्त्वाचे आहे. प्रारंभिक अभिवादन, ईमेलचा मुख्य भाग आणि विनम्र निरोप यासह तुम्ही वापरणार असलेल्या संरचनेचा विचार करा, तुमचा संदेश परिच्छेदांमध्ये विभाजित केल्याने प्राप्तकर्त्याला वाचणे आणि समजणे सोपे होते.
स्पष्ट आणि संक्षिप्त भाषा वापरा: प्राप्तकर्त्याला गोंधळात टाकणारे क्लिष्ट शब्द किंवा शब्दजाल वापरणे टाळा. अनावश्यक किंवा अनावश्यक शब्द टाळून सोपी आणि सरळ भाषा वापरा. तुमचा संदेश सर्वात संबंधित माहितीवर केंद्रित करून थोडक्यात आणि मुद्द्यापर्यंत रहा. मुख्य मुद्दे हायलाइट करण्यासाठी आणि तुमचा संदेश वाचणे सोपे करण्यासाठी बुलेट पॉइंट्स किंवा नंबर नसलेल्या याद्या वापरा.
पुनरावलोकन आणि संपादन: तुम्ही तुमचा ईमेल पाठवण्यापूर्वी, कोणत्याही व्याकरणाच्या किंवा स्पेलिंग त्रुटींसाठी ते काळजीपूर्वक प्रूफरीड करण्याचे सुनिश्चित करा. संभाव्य त्रुटी किंवा गोंधळात टाकणारी वाक्ये ओळखण्यासाठी ते मोठ्याने वाचणे हा एक चांगला सराव आहे. ‘नकारात्मक किंवा आक्रमक टोन टाळून तुमचा संदेश सभ्य आणि योग्य आहे याची खात्री करणे देखील महत्त्वाचे आहे. तुमचा ईमेल पाठवण्यापूर्वी ते संपादित करण्यासाठी आणि पॉलिश करण्यासाठी वेळ काढा, हे तुम्हाला चांगल्या प्रकारे पोहोचविण्यात मदत करेल. प्रभावीपणे tu mensaje. या टिप्ससह, आपण स्पष्ट आणि संक्षिप्त ईमेल लिहू शकाल जे आपल्या कल्पना प्रभावीपणे संवाद साधतील. लक्षात ठेवा की ईमेल हा लेखी संवादाचा एक प्रकार आहे, त्यामुळे तुमच्या लेखनाकडे लक्ष देणे आणि तुमचा संदेश स्पष्ट, विनम्र आणि व्यावसायिक असल्याचे सुनिश्चित करणे महत्त्वाचे आहे. खालील या टिप्स, तुम्ही ईमेलद्वारे तुमचा संवाद सुधारू शकता.
5. फॉरमॅट टॅगचा योग्य वापर
ईमेल हा संवादाचा जलद आणि कार्यक्षम मार्ग आहे जगात व्यवसाय. तथापि, ईमेल प्रभावी होण्यासाठी, फॉरमॅटिंग टॅग्ज योग्यरित्या वापरणे आवश्यक आहे. फॉरमॅटिंग टॅग तुम्हाला महत्त्वाची माहिती हायलाइट करण्याची आणि सामग्री स्पष्टपणे आणि संक्षिप्तपणे व्यवस्थापित करण्यास अनुमती देतात.
एक अतिशय उपयुक्त स्वरूपन टॅग म्हणजे टॅग ते वापरले जाते महत्त्वाचे शब्द किंवा वाक्ये ठळकपणे हायलाइट करण्यासाठी. उदाहरणार्थ, आपण प्राप्तकर्त्याचे लक्ष अंतिम मुदतीवर केंद्रित करू इच्छित असल्यास, आपण टॅग वापरू शकता ते हायलाइट करण्यासाठी. अशा प्रकारे, प्राप्तकर्ता ईमेलमधील महत्त्वाची माहिती पटकन ओळखू शकतो.
लेबल व्यतिरिक्त , इतर फॉरमॅटिंग टॅग वापरणे देखील महत्त्वाचे आहे जसे की महत्त्वाचे शब्द किंवा वाक्ये अधोरेखित करण्यासाठी आणि तिर्यक शब्द किंवा वाक्प्रचारांवर जोर देण्यासाठी. हे टॅग ईमेल सामग्री अधिक वाचनीय आणि समजण्यास सुलभ बनविण्यात मदत करतात. उदाहरणार्थ, तुम्हाला मीटिंगचे महत्त्व पटवून द्यायचे असल्यास, तुम्ही टॅग वापरू शकता ते अधोरेखित करण्यासाठी. हे फॉरमॅटींग टॅग जपून वापरण्याचे लक्षात ठेवा आणि अतिवापर टाळा, कारण यामुळे तुमचा ईमेल गोंधळलेला आणि अव्यावसायिक दिसू शकतो.
6. समापन आणि निरोप: विनम्र आणि मैत्रीपूर्ण रीतीने ईमेल समाप्त करा
समाप्ती आणि निरोप: प्राप्तकर्त्यावर चांगली छाप पाडण्यासाठी विनम्र आणि मैत्रीपूर्ण रीतीने ईमेल समाप्त करणे आवश्यक आहे. हे लक्षात ठेवणे महत्त्वाचे आहे की विदाईचा स्वर औपचारिक किंवा अनौपचारिक असो, स्थापित नातेसंबंधाचे स्वरूप प्रतिबिंबित केले पाहिजे. येथे आम्ही तुम्हाला काही पर्याय देतो जे तुम्ही वापरू शकता:
२. मनापासुन शुभेच्छा: प्राप्तकर्त्याशी तुमचे नाते जवळचे असल्यास, तुम्ही अधिक प्रेमळ बंद करण्याची निवड करू शकता. "ए बिग हग!" सारखी वाक्ये किंवा "लवकरच भेटू आणि अनेक चुंबने!" ते एक मैत्रीपूर्ण आणि प्रेमळ स्वर प्रदर्शित करतात.
2. Atentamente: ईमेलमध्ये अधिक औपचारिक टोन असल्यास किंवा प्राप्तकर्ता तुमच्या जवळ नसलेली एखादी व्यक्ती असल्यास, "विनम्रपणे" वापरणे हा एक सुरक्षित आणि सभ्य पर्याय आहे. हे समाप्ती प्राप्तकर्त्याबद्दल आदर आणि सौजन्य दाखवते.
3. पुन्हा भेटू: तुम्हाला संभाषणात सातत्य ठेवण्याची भावना व्यक्त करायची असल्यास, तुम्ही "नंतर भेटू" या सोप्या पद्धतीने निरोप घेणे निवडू शकता. हे बंद औपचारिक आणि अनौपचारिक दोन्ही संबंधांसाठी योग्य आहे कारण ते तटस्थ आणि मैत्रीपूर्ण आहे.
ईमेलच्या शेवटी तुमचे नाव आणि/किंवा शीर्षक नमूद करण्याचे लक्षात ठेवा जेणेकरून प्राप्तकर्त्याला कळेल की पाठवणारा कोण आहे. लागू असल्यास, तुमचे आभार पुन्हा सांगण्यासाठी आणि संपर्कात राहण्याची किंवा आवश्यक असलेली कोणतीही अतिरिक्त माहिती प्रदान करण्यासाठी तुमची इच्छा व्यक्त करण्यासाठी हा अंतिम विभाग वापरा. शेवटी, तुम्ही विनम्र आणि व्यावसायिक रीतीने ईमेल बंद केल्याची खात्री करण्यासाठी, तुमचे नाव आणि शीर्षक त्यानंतर साध्या "विनम्र" सह स्वाक्षरी करा.
7. संलग्नक: फायली प्रभावीपणे पाठवण्यासाठी शिफारसी
.
आजच्या कार्यरत जगात, ईमेल पाठवणे हे एक मूलभूत कार्य आहे आणि ते प्रभावीपणे कसे करावे हे जाणून घेणे हे कोणत्याही व्यावसायिकाच्या यशाची गुरुकिल्ली आहे. ईमेल तयार करण्याचा एक आवश्यक भाग म्हणजे संलग्नक पाठवणे. संभाव्य सुसंगतता किंवा आकार समस्या टाळून प्रभावीपणे फाइल्स पाठवण्यासाठी काही शिफारसी विचारात घेणे महत्त्वाचे आहे.
1. योग्य फाइल स्वरूप: फाइल संलग्न करण्यापूर्वी, ती प्राप्तकर्त्याद्वारे समर्थित स्वरूपामध्ये असल्याची खात्री करा. फायली असामान्य किंवा क्वचित वापरल्या जाणाऱ्या फॉरमॅटमध्ये पाठवणे टाळा, कारण त्या फाइल्ससाठी उघडणे कठीण किंवा अगदी अशक्य असू शकते. दुसरी व्यक्ती. मजकूर दस्तऐवजांसाठी .docx, स्प्रेडशीटसाठी .xlsx आणि संपादनाची आवश्यकता नसलेल्या अंतिम फाइल्स किंवा फाइल्ससाठी .pdf हे सर्वात सामान्य आणि व्यापकपणे स्वीकारले जाणारे स्वरूप आहेत.
२. फाईल आकार: तुम्ही पाठवत असलेल्या फाईलचा आकार विचारात घ्या. फाइल खूप मोठी असल्यास, ती खूप जागा घेऊ शकते आणि ईमेल अपलोड आणि डाउनलोड गती कमी करू शकते. याव्यतिरिक्त, काही ईमेल सर्व्हरवर संलग्नकांसाठी अनुमत कमाल आकारावर निर्बंध असू शकतात. फाइल खूप मोठी असल्यास, ती संकुचित करण्याचा किंवा स्टोरेज सेवा वापरण्याचा विचार करा ढगात दुव्याद्वारे सामायिक करण्यासाठी. संलग्नक काय आहे आणि तुम्ही ते का पाठवत आहात याचे संक्षिप्त स्पष्टीकरण ईमेलच्या मुख्य भागामध्ये समाविष्ट करण्याचे लक्षात ठेवा.
3. फाइल नावे साफ करा: जेव्हा तुम्ही फाइल संलग्न करता तेव्हा त्याचे स्पष्ट आणि वर्णनात्मक नाव असणे आवश्यक आहे. सामान्य किंवा अस्पष्ट नावे टाळा, कारण ते प्राप्तकर्त्याला फाइल ओळखणे कठीण करतात. प्रकल्पाचे नाव, तारीख किंवा दस्तऐवजाचा प्रकार यांसारखी संबंधित माहिती समाविष्ट करते. अशा प्रकारे, तुम्ही आणि प्राप्तकर्ता दोघेही फाईल जलद आणि गोंधळाशिवाय शोधण्यात सक्षम असाल. तसेच, आपण पाठवत असाल तर अनेक फायली, त्यांना क्रमवारी लावण्यासाठी आणि त्यांना व्यवस्थापित करणे सोपे करण्यासाठी त्यांना सूचीबद्ध करण्याचा किंवा अक्षर उपसर्ग वापरण्याचा विचार करा.
8. पुनरावलोकन आणि संपादन: पाठवण्यापूर्वी प्रूफरीडिंगचे महत्त्व
ईमेल पाठवण्यापूर्वी त्याचे पुनरावलोकन आणि संपादन करणे अत्यंत महत्त्वाचे आहे, कारण तो संदेश स्पष्ट, संक्षिप्त आणि त्रुटीमुक्त असल्याची खात्री करतो. | एकदा तुम्ही तुमचा ईमेल मसुदा तयार केल्यावर, पुनरावलोकन करण्यासाठी वेळ काढा आणि काळजीपूर्वक संपादित करा.. व्याकरण आणि शुद्धलेखनाकडे लक्ष द्या, सर्व शब्दांचे स्पेलिंग योग्य असल्याचे सुनिश्चित करा. तसेच, संदेश सुसंगत आहे आणि त्याची तार्किक रचना आहे याची खात्री करा.
आपण सखोल पुनरावलोकनाच्या सामर्थ्याला कमी लेखू नये. व्यावसायिक आणि विश्वासार्ह संदेश देण्यासाठी योग्य व्याकरण आणि शब्दलेखन आवश्यक आहे.. प्रत्येक परिच्छेद, वाक्य आणि प्रत्येक शब्दाचे स्वतंत्रपणे पुनरावलोकन करा. शब्दलेखन आणि व्याकरण तपासक वापरा, परंतु त्यावर पूर्णपणे विसंबून राहू नका, कारण त्यात काही त्रुटी राहू शकतात. ईमेल मोठ्याने वाचणे महत्त्वाचे आहे, कारण यामुळे त्रुटी शोधण्यात आणि संदेशाचा टोन योग्य आहे की नाही याचे मूल्यांकन करण्यात मदत होते.
व्याकरण आणि शुद्धलेखन सुधारणा व्यतिरिक्त, प्रूफरीडिंगमध्ये तुमचा संदेश स्पष्ट, संक्षिप्त आणि सुसंगत असल्याची खात्री करणे देखील समाविष्ट आहे.. ईमेलचा उद्देश सुरुवातीपासूनच स्पष्ट आहे याची खात्री करा. संदेशाच्या संरचनेचे पुनरावलोकन करा आणि कल्पना तार्किकरित्या आयोजित केल्याची खात्री करा. वाचकांना गोंधळात टाकणारे कोणतेही अनावश्यक शब्द किंवा वाक्ये काढून टाका. हे देखील सत्यापित करते की प्रदान केलेली माहिती अचूक आणि ईमेलच्या उद्देशाशी संबंधित आहे.
थोडक्यात, प्रथम पुनरावलोकन आणि संपादन केल्याशिवाय ईमेल पाठवू नका. व्याकरण आणि शुद्धलेखन शुद्धतेचे महत्त्व तसेच संदेशाची स्पष्टता आणि सुसंगतता लक्षात घ्या. या कामात वेळ घालवा आणि ईमेल पाठवण्याची घाई करू नका. लक्षात ठेवा की काळजीपूर्वक पुनरावलोकन केलेला आणि संपादित केलेला संदेश तुमच्या व्यावसायिकतेबद्दल मोठ्या प्रमाणात बोलतो आणि इतरांद्वारे तुम्हाला ज्या प्रकारे समजले जाते त्यात फरक करू शकतो.
9. फॉलो-अप: महत्त्वाच्या ईमेलवर पाठपुरावा करण्यासाठी स्मरणपत्रे
या विभागात, आम्ही पाठवलेल्या महत्त्वाच्या ईमेलवर फॉलोअप करण्याच्या महत्त्वावर लक्ष केंद्रित करू. बऱ्याचदा, आम्ही ईमेल पाठवू शकतो आणि प्राप्तकर्त्याने ते प्राप्त केले आहे किंवा ते वाचले आहे याची खात्री न करता प्रतिसादाची प्रतीक्षा करू शकतो. विचित्र परिस्थिती किंवा गैरसमज टाळण्यासाठी, पुरेसा पाठपुरावा करणे आवश्यक आहे. हे साध्य करण्यासाठी येथे काही उपयुक्त टिपा आहेत:
1. स्वयंचलित स्मरणपत्रे वापरा: ईमेल प्लॅटफॉर्म अनेकदा स्वयंचलित स्मरणपत्रे शेड्यूल करण्याचा पर्याय ऑफर करतात जेव्हा आपल्याला एका विशिष्ट कालावधीत प्रतिसाद आवश्यक असतो. या साधनांचा लाभ घ्या आणि तुमच्या महत्त्वाच्या ईमेलचा पाठपुरावा करण्याची वेळ आल्यावर तुम्हाला सतर्क करण्यासाठी स्मरणपत्रे सेट करा. हे तुम्हाला संवादाचा कार्यक्षम प्रवाह राखण्यात मदत करेल.
2. स्पष्ट आणि संक्षिप्त विषय निवडा: तुमच्या ईमेलची विषय ओळ त्याची सामग्री आणि उद्देश स्पष्टपणे प्रतिबिंबित केली पाहिजे. वर्णनात्मक विषय निवडून, प्राप्तकर्ता ईमेलचे महत्त्व पटकन ओळखण्यास सक्षम असेल आणि तो उघडण्याची आणि योग्यरित्या पाठपुरावा करण्याची अधिक शक्यता असेल. अस्पष्ट किंवा अस्पष्ट विषय वापरणे टाळा जे मोठ्या संख्येने दैनंदिन संदेशांमध्ये दुर्लक्षित होऊ शकतात.
3. ईमेलच्या मुख्य भागामध्ये संक्षिप्त आणि थेट व्हा: ईमेलची सामग्री लिहिताना, संक्षिप्त आणि थेट असल्याची खात्री करा. तुमच्या ईमेलचे कारण स्पष्टपणे व्यक्त करा आणि तुम्हाला विशिष्ट प्रतिसाद किंवा कृती आवश्यक आहे का. मुख्य मुद्दे हायलाइट करण्यासाठी आणि वाचन सोपे करण्यासाठी बुलेट पॉइंट्स किंवा अक्रमित सूची वापरा. अनावश्यक गोंधळ किंवा अप्रासंगिक माहिती टाळा, कारण यामुळे प्राप्तकर्त्याचे लक्ष विचलित होऊ शकते आणि पाठपुरावा करणे कठीण होऊ शकते. तसेच नेहमी विनम्र आणि व्यावसायिक टोन वापरण्याचे लक्षात ठेवा.
लक्षात ठेवा की कार्यक्षम संप्रेषण राखण्यासाठी आणि गैरसमज टाळण्यासाठी महत्त्वाच्या ईमेलचा योग्य प्रकारे मागोवा घेणे आवश्यक आहे. या टिपांचे अनुसरण करा आणि तुम्ही तुमच्या ईमेल परस्परसंवादात अधिक परिणामकारकता प्राप्त कराल. सुलभ करण्यासाठी तुमच्या ‘ईमेल’ प्लॅटफॉर्ममध्ये उपलब्ध साधनांचा वापर करण्यास विसरू नका. ही प्रक्रिया आणि पुरेसा पाठपुरावा ठेवा!
10. नेटिकेट: ईमेलमधील शिष्टाचार नियम आणि चांगल्या पद्धती
Netiqueta चा संच आहे शिष्टाचार नियम आणि चांगल्या पद्धती ईमेल लिहिताना ते पाळले पाहिजे. आमचा संदेश स्पष्ट, सभ्य आणि व्यावसायिक आहे याची खात्री करण्यासाठी ही मानके लक्षात ठेवणे महत्त्वाचे आहे. ईमेल प्रभावीपणे लिहिण्यासाठी खाली काही टिपा आहेत.
प्रथम, ते आवश्यक आहे ईमेल विषयाची काळजी घ्या. विषय संक्षिप्त परंतु वर्णनात्मक असावा, ज्यामुळे प्राप्तकर्त्याला संदेश कशाबद्दल आहे हे समजण्यास मदत होईल. अस्पष्ट किंवा असंबद्ध विषय वापरणे टाळा. शिवाय, ते महत्वाचे आहे ईमेलच्या सुरुवातीला प्राप्तकर्त्याला अभिवादन करा y संदेशाच्या शेवटी नम्रपणे निरोप घ्या. हे आमच्या संवादाला अधिक वैयक्तिक आणि व्यावसायिक स्पर्श देईल.
दुसरे म्हणजे, ते आवश्यक आहे माहिती स्पष्टपणे आणि संक्षिप्तपणे व्यवस्थित करा. ईमेलची सामग्री परिच्छेदांमध्ये विभाजित करा आणि बुलेट किंवा संख्या वापरा महत्वाचे मुद्दे हायलाइट करा. हे प्राप्तकर्त्याला संदेश वाचणे आणि समजणे सोपे करेल. तसेच, शब्दजाल किंवा तांत्रिक गोष्टींचा जास्त वापर टाळा, जोपर्यंत ते आवश्यक आणि प्राप्तकर्त्याला समजण्यासारखे नसतील.
Por último, es importante कॅपिटल अक्षरे वापरणे टाळा संपूर्ण मजकूरात, जसे की डिजिटल जगात ओरडणे असा अर्थ लावला जातो. संलग्नक पाठवताना आम्ही सावध असणे आवश्यक आहे, ते संबंधित आहेत याची खात्री करून आणि अनुमत कमाल आकारापेक्षा जास्त नाही. तसेच, ईमेल पाठवण्यापूर्वी, याची शिफारस केली जाते शब्दलेखन आणि व्याकरण तपासा चुका टाळण्यासाठी. लक्षात ठेवा की एक चांगले लिहिलेले आणि काळजीपूर्वक ईमेल व्यावसायिक म्हणून आपली सकारात्मक प्रतिमा निर्माण करू शकतात.
मी सेबॅस्टियन विडाल आहे, एक संगणक अभियंता आहे जो तंत्रज्ञान आणि DIY बद्दल उत्कट आहे. शिवाय, मी याचा निर्माता आहे tecnobits.com, जिथे मी प्रत्येकासाठी तंत्रज्ञान अधिक सुलभ आणि समजण्यायोग्य बनवण्यासाठी शिकवण्या सामायिक करतो.