वर्ड फाईल बदलल्याशिवाय कशी जतन करावी

डिजिटल जगात, फाइल संरक्षण अनेक वापरकर्त्यांसाठी सतत चिंतेचा विषय बनला आहे. गोपनीयतेच्या कारणास्तव, गोपनीयतेसाठी किंवा कागदपत्राची अखंडता जपण्याची गरज असो, बदल न करता वर्ड फाइल कशी जतन करायची हे जाणून घेणे हे एक आवश्यक तांत्रिक कौशल्य बनले आहे. या लेखात, आम्ही विविध पद्धती आणि रणनीती एक्सप्लोर करू ज्या आपल्याला संरक्षित करण्यास अनुमती देतील तुमच्या फायली शब्द, ते कोणत्याही संभाव्य फेरफार विरुद्ध अबाधित राहतील याची खात्री करून. पासवर्ड वापरण्यापासून ते विशेष परवानग्या लागू करण्यापर्यंत, तुम्हाला तुमचे दस्तऐवज सुरक्षित ठेवण्यासाठी आणि अवांछित बदलांपासून मुक्त ठेवण्यासाठी तुम्हाला आवश्यक असलेली साधने सापडतील. या अत्यावश्यक तांत्रिक टिपांसह तुमची माहिती संरक्षित करण्यासाठी आणि तुमच्या दस्तऐवजांचे रक्षण करण्यासाठी सज्ज व्हा! अधिक जाणून घेण्यासाठी वाचन सुरू ठेवा!

1. परिचय: वर्ड फाईल बदल न करता सेव्ह करण्याचे महत्त्व

महत्त्वाच्या दस्तऐवजांसह काम करताना बदलांशिवाय वर्ड फाइल जतन करणे ही एक आवश्यक सराव आहे. सहकारी, क्लायंट किंवा वरिष्ठांशी दस्तऐवज सामायिक करणे सहसा आवश्यक असते आणि माहितीची अखंडता राखण्यासाठी सामग्री अबाधित ठेवली आहे याची खात्री करणे महत्वाचे आहे. याव्यतिरिक्त, आम्हाला कधीही दस्तऐवजाच्या मागील आवृत्तीचा संदर्भ घेण्याची आवश्यकता असल्यास, सुधारित न केलेली प्रत अमूल्य आहे. या विभागात, आम्ही या सरावाचे महत्त्व शोधू आणि ते साध्य करण्यासाठी काही उपयुक्त टिप्स देऊ.

बदलांशिवाय वर्ड फाइल सेव्ह करण्याचा एक उत्तम मार्ग म्हणजे "सेव्ह अस" फंक्शन वापरणे. हा पर्याय वापरून, आम्ही वेगळे फाइल नाव निवडू शकतो आणि दस्तऐवज नवीन आवृत्ती म्हणून जतन करू शकतो, जेणेकरून मूळ अबाधित राहील. याव्यतिरिक्त, अपघाती बदल टाळण्यासाठी फाइल पीडीएफ सारख्या सुरक्षित फॉरमॅटमध्ये सेव्ह करण्याचा सल्ला दिला जातो.

वर्ड फाइल संरक्षित करण्याचा दुसरा मार्ग म्हणजे पासवर्ड वापरणे. दस्तऐवजासाठी पासवर्ड नियुक्त करून, आम्ही हे सुनिश्चित करू शकतो की केवळ अधिकृत लोक सामग्रीमध्ये प्रवेश करू शकतात आणि त्यात सुधारणा करू शकतात. मजबूत पासवर्ड निवडणे आणि तो सुरक्षित ठिकाणी ठेवणे महत्त्वाचे आहे. याव्यतिरिक्त, आम्ही दस्तऐवजावर संपादन निर्बंध देखील लागू करू शकतो, जे वापरकर्ते फाइलवर करू शकणाऱ्या क्रिया मर्यादित करेल.

2. पद्धत 1: Word मध्ये "Save As" वैशिष्ट्य वापरणे

जतन करण्याची पहिली पद्धत एक वर्ड डॉक्युमेंट "Save As" फंक्शन वापरून आहे. हा पर्याय तुम्हाला फाइल ज्या फॉरमॅटमध्ये सेव्ह करायचा आहे ते निवडण्याची आणि तिचे नाव आणि स्थान बदलण्याची परवानगी देतो.

“Save As” वैशिष्ट्य वापरण्यासाठी, या चरणांचे अनुसरण करा:

• उघडा वर्ड डॉक्युमेंट.
• मध्ये "फाइल" टॅबवर क्लिक करा टूलबार.
• ड्रॉप-डाउन मेनूमधून "म्हणून जतन करा" निवडा.
• एक विंडो उघडेल जिथे आपण फाइल स्वरूप निवडू शकता.
• इच्छित स्वरूप निवडा, जसे की .docx, .pdf किंवा .txt.
• तुम्ही फाइलचे नाव देखील बदलू शकता आणि तुम्हाला ते सेव्ह करायचे असलेले फोल्डर निवडू शकता.
• शेवटी, निवडलेल्या फॉरमॅट आणि स्थानामध्ये फाइल सेव्ह करण्यासाठी "सेव्ह" बटणावर क्लिक करा.

Word मधील “Save As” वैशिष्ट्याचा वापर केल्याने तुम्हाला तुमचे दस्तऐवज वेगवेगळ्या फॉरमॅटमध्ये सेव्ह करण्याची आणि त्यांचे स्थान जलद आणि सहज व्यवस्थापित करण्याची लवचिकता मिळते. वर्डच्या डीफॉल्ट फॉरमॅटिंगला सपोर्ट करत नसलेला प्रोग्राम किंवा डिव्हाइस वापरणाऱ्या व्यक्तीला फाइल पाठवायची असल्यास हे विशेषतः उपयुक्त आहे.

3. पद्धत 2: अवांछित बदल टाळण्यासाठी फाइल लॉक करा

फाईलमध्ये अवांछित बदल टाळण्यासाठी दुसरी पद्धत म्हणजे ती लॉक करणे. फाइल लॉक केल्याने ती अधिकृततेशिवाय इतरांद्वारे संपादित किंवा सुधारित होण्यापासून प्रतिबंधित करते. जेव्हा तुम्हाला फाइल शेअर करायची असेल तेव्हा हे उपयुक्त ठरू शकते, परंतु ती बदलली जाणार नाही याची खात्री करायची आहे.

फाइल लॉक करण्यासाठी, खालील चरणांचे अनुसरण केले जाऊ शकते:

1. योग्य प्रोग्राममध्ये फाइल उघडा, उदाहरणार्थ, मजकूर संपादकातील मजकूर दस्तऐवज.
2. पर्याय मेनूमध्ये, “लॉक फाइल” किंवा “फाइल संरक्षित करा” पर्याय शोधा. हा पर्याय सहसा "फाइल" किंवा "टूल्स" मेनूमध्ये आढळतो.
3. पर्यायावर क्लिक करा आणि तुम्हाला फाइलवर लागू करू इच्छित लॉकचा प्रकार निवडा. तुम्ही फाईल संपादित करण्यास प्रतिबंध करणारा मूलभूत लॉक किंवा अधिक प्रगत लॉक निवडू शकता ज्यात बदल करण्यासाठी पासवर्ड आवश्यक आहे.

तुमचे बदल जतन करण्याचे लक्षात ठेवा आणि फाइल लॉक केली असल्याचे सत्यापित करा. इतरांनी ते संपादित करण्याचा प्रयत्न केल्यास, त्यांना फाइल संरक्षित असल्याचे सांगणारी सूचना किंवा त्रुटी संदेश प्राप्त होईल. तुम्हाला भविष्यात बदल करायचे असल्यास, फक्त त्याच पायऱ्या वापरून फाइल अनलॉक करा आणि बदल पुन्हा सेव्ह करा.

4. Word फाइल संरक्षित करण्यासाठी प्रगत परवानग्या सेट करणे

वर्ड फाइलचे संरक्षण करण्यासाठी आणि त्यातील सामग्री कोण ऍक्सेस आणि सुधारित करू शकते हे नियंत्रित करण्यासाठी, तुम्हाला प्रगत परवानग्या सेट करणे आवश्यक आहे. हे कॉन्फिगरेशन कसे करायचे ते येथे आम्ही तुम्हाला दाखवतो टप्प्याटप्प्याने:

1. फाईल उघडा आणि टूलबारमध्ये "फाइल" निवडा. पुढे, "दस्तऐवज संरक्षित करा" वर क्लिक करून, अनेक पर्यायांसह एक मेनू प्रदर्शित होईल.
2. "संपादन प्रतिबंधित करा" पर्याय निवडा. हे तुम्हाला वापरकर्ते फाइलवर करू शकणाऱ्या क्रिया मर्यादित करू देईल.
3. "संपादन प्रतिबंध" विभागात, इच्छित पर्याय निवडा. या पर्यायांमध्ये सामग्रीचे संपादन, स्वरूपन, विशिष्ट वैशिष्ट्यांचा वापर इ.

हे लक्षात घेणे महत्त्वाचे आहे की या प्रगत परवानगी सेटिंग्ज तुम्हाला फाइलचे संरक्षण करण्याची परवानगी देतात, परंतु वापरकर्त्यांना तिची प्रत बनवण्यापासून किंवा मुद्रित करण्यापासून प्रतिबंधित करत नाहीत. अधिक संरक्षण आवश्यक असल्यास, इतर उपलब्ध पर्याय शोधले जाऊ शकतात, जसे की दस्तऐवज उघडण्यासाठी संकेतशब्द वापरणे किंवा फाइल्स एन्क्रिप्ट करणे.

या मार्गदर्शकासह, तुम्ही तुमच्या Word फाईलवर प्रगत परवानग्या सेट करू शकता आणि त्यातील सामग्री कोण ऍक्सेस आणि सुधारित करू शकते हे नियंत्रित करू शकता. उपलब्ध पर्यायांचे काळजीपूर्वक पुनरावलोकन करण्याचे लक्षात ठेवा आणि तुमच्या सुरक्षिततेच्या गरजेनुसार योग्य पर्याय निवडा.

5. ऑटोमॅटिक बॅकअप: वर्डमधील ऑटोमॅटिक सेव्ह पर्याय कसा सक्रिय करायचा

Word मधील तुमचे काम कधीही गमावणार नाही याची खात्री करण्यासाठी, तुम्ही स्वयं-सेव्ह पर्याय चालू करू शकता. या वैशिष्ट्यासह, तुमचे दस्तऐवज स्वयंचलितपणे जतन केले जातील नियमित अंतराने, अशा प्रकारे वीज खंडित झाल्यास किंवा अनपेक्षित अपघात झाल्यास माहितीचे नुकसान टाळले जाते.

Word मधील स्वयंचलित बॅकअप पर्याय सक्रिय करण्यासाठी खाली पायऱ्या आहेत:

• प्रोग्राम उघडा. मायक्रोसॉफ्ट वर्ड तुमच्या डिव्हाइसवर.
• स्क्रीनच्या वरच्या डाव्या बाजूला असलेल्या "फाइल" टॅबवर क्लिक करा.
• पर्याय पॅनेलमध्ये, सूचीच्या तळाशी "पर्याय" निवडा.
• "शब्द पर्याय" पॉप-अप विंडोमध्ये, डाव्या बाजूला "जतन करा" श्रेणीवर क्लिक करा.
• "दस्तऐवज जतन करा" विभागात, "प्रत्येक स्वयं पुनर्प्राप्ती माहिती जतन करा:" असे म्हणणारा बॉक्स चेक करा.
• वरील पर्यायाच्या पुढील मजकूर बॉक्समध्ये इच्छित वेळ मध्यांतर सेट करा.
• "ऑटोरिकव्हर फाइल स्थान" बॉक्समध्ये तुमच्या ऑटोरिकव्हर फाइल्ससाठी स्टोरेज स्थान निवडा.
• शेवटी, बदल लागू करण्यासाठी "ओके" बटणावर क्लिक करा.

हे विसरू नका की वर्डमधील ऑटो-सेव्ह पर्याय सक्रिय केल्याने तुमच्या दस्तऐवजांवर काम करताना तुम्हाला अतिरिक्त सुरक्षा मिळेल. या चरणांचे अनुसरण करून, तुम्ही गैरसोय टाळू शकता आणि कोणत्याही अनपेक्षित घटनांच्या बाबतीत तुमच्याकडे नेहमी तुमच्या कामाची अपडेटेड प्रत असल्याची खात्री करू शकता.

6. फाईलला पासवर्डसह संरक्षित करा: अनधिकृत फेरफार टाळण्यासाठी प्रमुख पावले

पासवर्ड संरक्षण: अनाधिकृत फेरफार रोखण्यासाठी फायलींचे पासवर्ड संरक्षित करणे हा एक महत्त्वाचा उपाय आहे. तुमच्या फायलींचे संरक्षण करण्यासाठी आणि त्यांची अखंडता राखण्यासाठी तुम्ही उचलण्याची प्रमुख पावले खाली दिली आहेत.

पायरी १: विश्वसनीय सॉफ्टवेअर निवडा: फायलींना पासवर्ड सुरक्षित ठेवण्यासाठी बाजारात अनेक साधने उपलब्ध आहेत. तुमचे संशोधन करा आणि तुमच्या गरजांसाठी विश्वसनीय आणि योग्य पर्याय निवडा. काही लोकप्रिय उदाहरणांमध्ये WinRAR, 7-Zip आणि समाविष्ट आहेत अ‍ॅडोब अ‍ॅक्रोबॅट.

पायरी १: पासवर्ड सेट करा: तुम्ही योग्य सॉफ्टवेअर निवडल्यानंतर ते उघडा आणि पासवर्ड सेट करण्याचा पर्याय शोधा. हा पर्याय सॉफ्टवेअरच्या "सेटिंग्ज" किंवा "गुणधर्म" मेनूमध्ये असू शकतो. तुमचा पासवर्ड सेट करताना, एक मजबूत, अंदाज लावायला कठीण संयोजन निवडण्याची खात्री करा. वैयक्तिक माहिती किंवा सामान्य शब्द वापरणे टाळा.

7. Word दस्तऐवज संरक्षित करण्यासाठी विशेष सॉफ्टवेअर विस्तार वापरणे

Word दस्तऐवजांमध्ये संवेदनशील माहितीचे संरक्षण करण्याचा एक प्रभावी मार्ग म्हणजे विशेष सॉफ्टवेअर विस्तार वापरणे. ही साधने सुरक्षेचा अतिरिक्त स्तर प्रदान करतात आणि तुम्हाला कोणाला प्रवेश आहे आणि ते दस्तऐवजांवर कोणती कारवाई करू शकतात हे नियंत्रित करू देतात.

बाजारात अनेक विस्तार उपलब्ध आहेत जे विविध संरक्षण वैशिष्ट्ये देतात. काही सर्वात सामान्य वैशिष्ट्यांमध्ये दस्तऐवज उघडण्यासाठी किंवा सुधारित करण्यासाठी पासवर्ड सेट करण्याची क्षमता, संपादन किंवा मुद्रण प्रतिबंधित करणे आणि दस्तऐवजाच्या मालकाची ओळख करण्यासाठी वॉटरमार्क जोडणे समाविष्ट आहे. एक्स्टेंशन निवडताना, तुमच्या संस्थेच्या विशिष्ट सुरक्षा गरजा लक्षात घेणे आणि निवडलेला विस्तार आवश्यकता पूर्ण करतो याची खात्री करणे महत्त्वाचे आहे.

एकदा एक्स्टेंशन इन्स्टॉल केल्यानंतर, दस्तऐवजाच्या गरजेनुसार सुरक्षा पर्याय कॉन्फिगर करणे आवश्यक आहे. यात अनधिकृत प्रवेश टाळण्यासाठी मजबूत पासवर्ड सेट करणे, अनुमत कृती निवडणे समाविष्ट असू शकते वापरकर्त्यांसाठी वॉटरमार्कचे स्वरूप अधिकृत आणि सानुकूलित करा. संरक्षण योग्यरित्या कार्य करते आणि संस्थेच्या सुरक्षा धोरणांशी सुसंगत आहे याची पडताळणी करण्यासाठी चाचण्या करणे देखील उचित आहे.

8. वर्ड फाईलचे अपघाती फेरफार रोखण्यासाठी धोरणे

अपघाती बदल टाळण्यासाठी एका फाईलमधून शब्द, आपण अंमलात आणू शकता अशा विविध धोरणे आहेत. तुमच्या दस्तऐवजांचे संरक्षण करण्यासाठी येथे काही शिफारसी आहेत:

१. प्रवेश परवानग्या सेट करा: तुमच्या Word फायलींमध्ये कोण प्रवेश करू शकतो आणि संपादित करू शकतो हे मर्यादित करणे ही एक आवश्यक क्रिया आहे. तुम्ही प्रत्येक वापरकर्त्यासाठी विशिष्ट परवानग्या सेट करू शकता, हे सुनिश्चित करून की केवळ अधिकृत लोकच बदल करू शकतात.

2. पासवर्ड वापरा: तुमच्या Word दस्तऐवजांना पासवर्ड देणे हा आणखी एक प्रभावी सुरक्षा उपाय आहे. अल्फान्यूमेरिक वर्ण आणि चिन्हे एकत्र करून पासवर्ड मजबूत असल्याची खात्री करा. तसेच, नाव किंवा जन्मतारीख यासारखे अंदाज लावणे सोपे असलेले पासवर्ड वापरणे टाळा.

३. बॅकअप घ्या: तुमच्या वर्ड फाइल्सचा नियतकालिक बॅकअप घेणे हा अत्यंत शिफारस केलेला सराव आहे. तुम्ही बाह्य हार्ड ड्राइव्हस् किंवा सेवांसारख्या बाह्य स्टोरेजवर प्रती तयार करून हे करू शकता. ढगात. अशा प्रकारे, जर तुमचा दस्तऐवज अपघाती बदलामुळे प्रभावित झाला असेल, तर तुमच्याकडे नेहमी पूर्वीची आवृत्ती असेल.

9. फाईल संरक्षित करण्यासाठी Word मध्ये अतिरिक्त सुरक्षा पर्याय सेट करणे

Microsoft Word मध्ये, तुमच्या फाइल्सचे संरक्षण करण्यासाठी तुम्ही सेट करू शकता असे अनेक अतिरिक्त सुरक्षा पर्याय आहेत. हे पर्याय तुम्हाला दस्तऐवज कोण उघडू शकतात, बदलू शकतात किंवा मुद्रित करू शकतात हे नियंत्रित करू देतात. या पर्यायांमध्ये प्रवेश करण्यासाठी, या चरणांचे अनुसरण करा:

1. मायक्रोसॉफ्ट वर्डमध्ये फाइल उघडा आणि वरच्या बारमधील "फाइल" टॅबवर क्लिक करा.
2. ड्रॉप-डाउन मेनूमधून, "दस्तऐवज संरक्षित करा" निवडा आणि नंतर "पासवर्डसह एन्क्रिप्ट करा" निवडा.
3. एक पॉप-अप विंडो दिसेल जिथे तुम्ही फाइल संरक्षित करण्यासाठी वापरू इच्छित पासवर्ड टाकू शकता. तुम्ही एक मजबूत पासवर्ड निवडला आहे याची खात्री करा ज्याचा अंदाज लावणे सोपे नाही.
4. एकदा तुम्ही पासवर्ड एंटर केल्यावर, "ओके" वर क्लिक करा आणि प्रॉम्प्ट केल्यावर पासवर्ड पुन्हा-एंटर करा. हे सुनिश्चित करेल की आपण पासवर्ड योग्यरित्या प्रविष्ट केला आहे.
5. पासवर्ड एन्क्रिप्शन पर्यायाव्यतिरिक्त, तुम्ही इतर सुरक्षा पर्याय देखील कॉन्फिगर करू शकता, जसे की संपादन परवानग्या प्रतिबंधित करणे किंवा दस्तऐवजावर डिजिटल स्वाक्षरी सेट करणे. हे पर्याय त्याच "प्रोटेक्ट डॉक्युमेंट" ड्रॉप-डाउन मेनूमध्ये आढळतात.

महत्त्वाचे म्हणजे, Word मध्ये अतिरिक्त सुरक्षा पर्याय सेट केल्याने तुम्हाला तुमच्या दस्तऐवजांसाठी अतिरिक्त संरक्षण मिळते. तथापि, लक्षात ठेवा की कोणतेही सुरक्षा उपाय निर्दोष नसतात आणि आपल्या महत्वाच्या फाइल्सच्या बॅकअप प्रती बनवण्याचा सल्ला दिला जातो.

तुम्हाला संरक्षित फाइल इतर वापरकर्त्यांसोबत शेअर करायची असल्यास, पासवर्ड शेअर केल्याची खात्री करा सुरक्षितपणे आणि त्यांच्याशी थेट. हे देखील लक्षात ठेवा की अतिरिक्त सुरक्षा पर्याय केवळ तेव्हाच प्रभावी आहेत जेव्हा प्राप्तकर्ता या उपायांना बायपास करण्यासाठी प्रगत तंत्रांचा प्रयत्न करत नाही.

10. वर्ड फाइलमध्ये अवांछित बदल कसे ओळखावे आणि परत कसे करावे

असे काही वेळा असतात जेव्हा आपल्याला वर्ड फाईलमध्ये अवांछित बदल आढळतात आणि आपल्याला हे बदल ओळखणे आणि परत करणे आवश्यक असते. सुदैवाने, या समस्येचे द्रुत आणि सहज निराकरण करण्याचे अनेक मार्ग आहेत. खाली वर्ड फाइलमध्ये अवांछित बदल ओळखण्यासाठी आणि उलट करण्यासाठी पायऱ्या आहेत.

पायरी 1: आवृत्ती इतिहासाचे पुनरावलोकन करा
दस्तऐवजात केलेले बदल ओळखण्यासाठी Word मधील आवृत्ती इतिहास खूप उपयुक्त ठरू शकतो. आवृत्ती इतिहासात प्रवेश करण्यासाठी, वर्ड टूलबारमधील "पुनरावलोकन" टॅबवर जा आणि "तुलना करा" क्लिक करा. फाइलच्या सर्व जतन केलेल्या आवृत्त्यांची सूची प्रदर्शित केली जाईल, ज्यामुळे तुम्हाला बदलांची तुलना करता येईल आणि तुम्हाला त्यापैकी कोणतेही पूर्ववत करायचे आहेत का ते ठरवू शकता.

पायरी 2: "पूर्ववत करा" फंक्शन वापरा
वर्डमध्ये, "पूर्ववत करा" फंक्शन तुम्हाला दस्तऐवजात केलेले बदल परत करण्याची परवानगी देते. तुम्ही टूलबारच्या “होम” टॅबमध्ये किंवा “Ctrl + Z” कीबोर्ड शॉर्टकट वापरून या वैशिष्ट्यात प्रवेश करू शकता. "पूर्ववत करा" वर क्लिक केल्याने फाइलमध्ये केलेला शेवटचा बदल पूर्ववत होईल. दस्तऐवज इच्छित स्थितीत परत येईपर्यंत तुम्ही अनेक बदल परत करण्यासाठी हे कार्य अनेक वेळा वापरू शकता.

पायरी 3: फाइलची मागील आवृत्ती पुनर्संचयित करा
वरील चरणांमुळे समस्येचे निराकरण होत नसल्यास, फाइलची मागील आवृत्ती पुनर्संचयित करण्याचा दुसरा पर्याय आहे. हे करण्यासाठी, Word फाइलवर उजवे-क्लिक करा आणि "गुणधर्म" निवडा. "मागील आवृत्त्या" टॅब अंतर्गत, तुम्हाला फाइलच्या सर्व सेव्ह केलेल्या आवृत्त्यांची सूची दिसेल. इच्छित आवृत्ती निवडा आणि "पुनर्संचयित करा" क्लिक करा. हे दस्तऐवज निवडलेल्या आवृत्तीवर परत करेल, कोणतेही अवांछित बदल काढून टाकेल.

11. बदल टाळण्यासाठी फाईल केवळ-वाचनीय स्वरूपात जतन करा

अवांछित बदलांपासून फाइलचे संरक्षण करण्यासाठी, तुम्ही ती केवळ-वाचनीय स्वरूपात जतन करू शकता. हा पर्याय फाइल पाहण्याची आणि कॉपी करण्याची परवानगी देतो, परंतु तिच्या सामग्रीमध्ये कोणतेही बदल केले जाऊ शकत नाहीत. फाईल केवळ-वाचनीय स्वरूपात जतन करण्यासाठी खालील चरण आहेत:

पायरी १: तुम्हाला संबंधित अनुप्रयोगामध्ये संरक्षित करायची असलेली फाइल उघडा. हे मजकूर दस्तऐवज, स्प्रेडशीट किंवा इतर कोणत्याही प्रकारची फाइल असू शकते.

पायरी १: फाइल जतन करण्यासाठी पर्याय प्रवेश करा. हे सहसा "फाइल" मेनूमध्ये आढळते किंवा शॉर्टकटद्वारे प्रवेश केला जाऊ शकतो Ctrl कीबोर्ड + एस.

पायरी १: सेव्ह विंडोमध्ये, सेव्ह फॉरमॅट निवडण्याची परवानगी देणारा पर्याय शोधा. ॲपवर अवलंबून, हे ड्रॉप-डाउन मेनूमध्ये किंवा विशिष्ट टॅबवर आढळू शकते. केवळ-वाचनीय स्वरूप निवडा, ज्यात "रीड ओन्ली" किंवा "केवळ पहा" सारखी नावे असू शकतात.

12. बदल टाळण्यासाठी Word फाईल सामायिक करताना महत्वाचे विचार

वर्ड फाईल सामायिक करताना, अवांछित बदल टाळण्यासाठी काही महत्त्वाच्या विचारात घेणे आवश्यक आहे. खाली काही मार्गदर्शक तत्त्वे आणि पर्याय आहेत जे फाइल अखंडतेचे संरक्षण करण्यासाठी लागू केले जाऊ शकतात:

1. फक्त वाचण्यासाठी परवानग्या सेट करा: फाइल शेअर करताना, तुम्ही त्याला केवळ-वाचनीय परवानग्या देऊ शकता. हे सुनिश्चित करेल की वापरकर्ते केवळ सामग्री पाहू शकतात, दस्तऐवजातील कोणतेही बदल प्रतिबंधित करतात. हे करण्यासाठी, वर्डच्या रिबनमधील "पुनरावलोकन" टॅबवर जा, "दस्तऐवज संरक्षित करा" क्लिक करा आणि "संपादन प्रतिबंधित करा" निवडा. त्यानंतर, “प्रवेश प्रतिबंधित करा” पर्याय तपासा आणि केवळ-वाचनीय परवानग्या सेट करा.

2. फाइल मध्ये रूपांतरित करा पीडीएफ फॉरमॅट: बदल टाळण्यासाठी अतिरिक्त पर्याय म्हणजे वर्ड फाइल पीडीएफ फॉरमॅटमध्ये रूपांतरित करणे. पीडीएफ फाइल्स अधिक सुरक्षित आणि अवांछित बदलांपासून संरक्षित आहेत. वर्ड डॉक्युमेंट पीडीएफमध्ये रूपांतरित करण्यासाठी, "फाइल" टॅबमध्ये "जतन करा" निवडा आणि फाइल फॉरमॅटमध्ये "पीडीएफ (*. पीडीएफ)" पर्याय निवडा.

3. पासवर्ड वापरा: आणखी एक प्रभावी उपाय म्हणजे वर्ड फाइल पासवर्डसह संरक्षित करणे. हे तुम्हाला दस्तऐवजात कोण प्रवेश करू शकते किंवा सुधारित करू शकते हे नियंत्रित करण्यास अनुमती देईल. पासवर्ड सेट करण्यासाठी, "फाइल" टॅबवर जा, "दस्तऐवज संरक्षित करा" वर क्लिक करा आणि "पासवर्डसह एन्क्रिप्ट करा" निवडा. त्यानंतर, तुम्हाला वापरायचा असलेला पासवर्ड एंटर करा आणि पुष्टी करा.

13. ऑडिट बदला: वर्ड फाइलमधील बदलांचा कसून मागोवा घ्या

प्रक्रियेत सहयोगी काम वर्ड फाइलमध्ये, बदलांचे ऑडिट करणे आवश्यक आहे. हे प्रत्येक बदलाच्या पारदर्शकतेची आणि शोधण्यायोग्यतेची हमी देऊन केलेल्या बदलांचे संपूर्ण निरीक्षण करण्यास अनुमती देते. वर्ड फाइलमधील बदलांचे ऑडिट करण्यासाठी आवश्यक पायऱ्या खाली तपशीलवार असतील.

1. ऑडिटिंग सक्रिय करा: Word मध्ये, पुनरावलोकन टॅबवर जा आणि "Track Changes" पर्याय निवडा. हे दस्तऐवजात केलेले सर्व बदल रेकॉर्ड करण्यास अनुमती देईल.

2. ऑडिट पर्याय सानुकूलित करा: तुम्ही पुनरावलोकन टॅबमधील "नियंत्रण सेटिंग्ज बदला" पर्याय निवडून ऑडिट पर्याय सानुकूलित करू शकता. फॉरमॅटींग बदल, मजकूर टाकणे किंवा हटवणे इ. यांसारखे तुम्हाला कोणत्या प्रकारचे बदल रेकॉर्ड करायचे आहेत ते तुम्ही येथे निवडू शकता.

3. सुधारणांचे पुनरावलोकन करा: एकदा ऑडिट सक्रिय झाल्यानंतर, Word दस्तऐवजाच्या सहयोगींनी केलेल्या सर्व बदलांची नोंद करेल. तुम्ही पुनरावलोकन टॅबमधील "पुनरावृत्ती" पॅनेलमध्ये या सुधारणांचे पुनरावलोकन करू शकता. प्रत्येक बदलाचे पुनरावलोकन करण्यासाठी नेव्हिगेशन पर्याय वापरा आणि आवश्यकतेनुसार बदल स्वीकारा किंवा नाकारा.

14. निष्कर्ष: सुधारित न करता वर्ड फाइलचे संरक्षण आणि जतन करण्यासाठी सर्वोत्तम पद्धती

शेवटी, आमच्या दस्तऐवजांची अखंडता आणि सुरक्षितता जपण्यासाठी वर्ड फाइलचे संरक्षण आणि सुधारणा न करता जतन करणे हे एक मूलभूत कार्य आहे. खालील सर्वोत्कृष्ट पद्धतींद्वारे, आम्ही आमच्या निर्मिती अखंड राहतील याची खात्री करण्यात सक्षम होऊ:

1. मजबूत पासवर्ड वापरा: अप्पर आणि लोअर केस अक्षरे, संख्या आणि विशेष वर्ण एकत्र करणारे पासवर्ड वापरणे चांगले. यामुळे फाईलमध्ये अनधिकृत प्रवेश करणे कठीण होईल आणि संभाव्य बदलांपासून त्यातील सामग्रीचे संरक्षण होईल.

2. केवळ-वाचनीय परवानग्या लागू करा: फाइल गुणधर्मांमध्ये केवळ-वाचनीय परवानग्या पर्याय वापरून, आम्ही खात्री करू शकतो की आमच्या अधिकृततेशिवाय कोणीही दस्तऐवजात बदल करू शकत नाही. अवांछित बदल टाळण्यासाठी हे अतिरिक्त उपाय असेल.

3. सुरक्षित फाइल फॉरमॅट वापरा: काही फाइल फॉरमॅट्स, जसे की PDF, आमच्या दस्तऐवजांसाठी अधिक संरक्षण देऊ शकतात. त्यांना PDF मध्ये रूपांतरित करून, आम्ही खात्री करू शकतो की त्यांच्या सामग्रीमध्ये बदल केला जाणार नाही आणि जसा आम्ही सुरुवातीला जतन केला तसाच राहील.

शेवटी, माहितीची अखंडता टिकवून ठेवण्यासाठी आणि संभाव्य अवांछित बदलांपासून तिचे संरक्षण करण्यासाठी वर्ड फाईल बदलाशिवाय जतन करणे खूप महत्वाचे आहे. वर नमूद केलेल्या पर्यायांद्वारे, जसे की केवळ-वाचनीय मोड वापरणे, पासवर्ड संरक्षित करणे किंवा PDF फॉरमॅटमध्ये रूपांतरित करणे, वापरकर्ते खात्री करू शकतात की त्यांचे दस्तऐवज अबाधित राहतील आणि केवळ योग्य परवानग्या असलेल्यांनाच ते प्रवेशयोग्य आहेत.

हे लक्षात ठेवणे आवश्यक आहे की वर्ड फाईलमधील अवांछित बदलांना प्रतिबंध करणे हे एक कार्य आहे ज्यासाठी वापरकर्त्याने परिश्रम आणि काळजी घेणे आवश्यक आहे. याव्यतिरिक्त, प्रोग्रामच्या विविध आवृत्त्या देऊ शकतील अशा अद्यतने आणि नवीन कार्यक्षमतेबद्दल जागरूक असणे महत्वाचे आहे, कारण ते दस्तऐवजांच्या अखंडतेचे संरक्षण आणि जतन करण्यासाठी अधिक प्रभावी पद्धती सादर करू शकतात.

सारांश, वर्ड फाईलमध्ये अनावधानाने बदल होण्यापासून रोखण्यासाठी पावले उचलणे ही अशा वातावरणात एक आवश्यक सराव आहे जिथे माहितीची गोपनीयता आणि अमूर्तता प्राधान्य असते. योग्य तंत्रे आणि पर्यायांचा अवलंब करून, वापरकर्ते त्यांच्या दस्तऐवजांच्या सुरक्षिततेची आणि इच्छित स्वरूपातील जतनाची हमी देऊ शकतात, कोणत्याही प्रकारची हेराफेरी टाळून आणि त्यात समाविष्ट असलेल्या डेटाची अचूकता आणि सत्यता सुनिश्चित करू शकतात.