Bagaimana untuk mencipta pintasan lanjutan anda sendiri dalam Outlook?

Dalam dunia kita yang semakin digital, kecekapan adalah kunci untuk bersaing dengan permintaan yang semakin meningkat untuk produktiviti dan pengurusan masa. Sebagai pengguna Outlook, anda mungkin sudah biasa dengan ciri asas klien e-mel popular ini. Tetapi adakah anda menggunakan sepenuhnya keupayaan anda? Artikel ini akan memberikan panduan terperinci tentang Bagaimana untuk mencipta pintasan lanjutan anda sendiri dalam Outlook?

Microsoft Outlook bukan hanya alat e-mel, tetapi pengurus maklumat peribadi lengkap yang boleh membantu mengatur kehidupan kerja anda. Setiap versi Outlook dilengkapi dengan pintasan terbina dalam sendiri, tetapi juga membolehkan anda buat pintasan yang boleh disesuaikan untuk menyesuaikan program dengan keperluan khusus mereka sendiri. Dalam artikel ini, anda akan mempelajari cara untuk memanfaatkan sepenuhnya pengalaman Outlook anda dengan menyesuaikannya agar sesuai dengan aliran kerja dan pilihan individu anda.

Memahami pintasan Outlook

Sebaik-baiknya, memahami pintasan Outlook boleh meningkatkan kecekapan dan produktiviti anda secara mendadak apabila menggunakan program ini dari Microsoft. Mencipta pintasan lanjutan anda sendiri dalam Outlook tidaklah sesukar yang mungkin kelihatan pada mulanya. Pertama, anda harus membiasakan diri dengan antara muka Outlook dan mengetahui di mana semua fungsi dan arahan penting berada. Ini termasuk perkara seperti peti masuk, kalendar dan kenalan anda. Juga pastikan anda mengetahui arahan asas untuk sesuatu cara menghantar e-mel, cetak dan simpan.

Selepas anda mempunyai pemahaman yang kukuh tentang cara Outlook berfungsi, anda boleh mula mencipta pintasan lanjutan anda sendiri. Ini mungkin melibatkan penyesuaian bar alat butang akses pantas, terletak di penjuru kiri sebelah atas daripada skrin. Di sini, anda boleh menambah arahan yang paling banyak digunakan untuk mendapatkannya. Selain itu, anda boleh menggunakan panel penyesuaian reben untuk menambah, mengalih keluar atau menyusun semula arahan dalam tab reben. Pilihan lain ialah menggunakan pintasan papan kekunci. Outlook mempunyai pelbagai pintasan papan kekunci yang dipratentukan, tetapi anda juga boleh mengkonfigurasi sendiri melalui pilihan penyesuaian.

Menyediakan pintasan papan kekunci tersuai dalam Outlook

Melaksanakan tugasan kerja dengan cekap selalunya melibatkan pembelajaran pintasan papan kekunci. Dalam kes Microsoft Outlook, program ini menawarkan pelbagai kekunci panas yang dipratentukan, tetapi jika anda mempunyai tugas khusus yang anda lakukan secara kerap, anda boleh buat pintasan papan kekunci tersuai anda sendiri. Untuk melakukan ini, anda perlu mengakses pilihan penyesuaian melalui menu Fail. Sebaik sahaja anda berada di kawasan pemperibadian, anda akan dapat menetapkan ciri baru kepada kombinasi kekunci sedia ada atau buat pintasan baharu sepenuhnya.

Selepas memutuskan gabungan baharu anda, pilih arahan yang anda ingin jalankan daripada senarai arahan yang tersedia. Ini boleh jadi apa sahaja daripada menghantar e-mel kepada menyimpan draf. Pastikan simpan perubahan anda sebelum menutup menu penyesuaian. Di bawah ialah senarai tindakan yang mungkin anda pertimbangkan untuk pintasan tersuai anda:

• Hantar e-mel
• Simpan draf
• Cetak e-mel
• Pergi ke peti masuk
• Pergi ke kalendar

Dengan sedikit masa dan latihan, pintasan tersuai ini boleh menjadi sifat kedua, membolehkan anda menavigasi Outlook dengan lebih pantas dan lebih cekap.

Menyesuaikan Bar Alat Akses Pantas dalam Outlook

Bar Alat Akses Pantas Outlook digunakan untuk mengakses cara yang cekap kepada fungsi yang paling banyak digunakan, tetapi ramai orang tidak tahu bahawa mereka boleh menyesuaikan bar ini dan menambah pintasan mereka sendiri. Ini boleh menjadi sangat berguna jika anda kerap menggunakan ciri Outlook tertentu yang tidak disertakan secara lalai dalam bar alat. The peribadi dari bar alat adalah teknik produktiviti lanjutan yang anda pasti ingin belajar.

Untuk menyesuaikan Bar Alat Akses Pantas, anda mesti terlebih dahulu klik kanan pada kawasan bar alat dan kemudian pilih "Sesuaikan Bar Alat Akses Pantas." Menu akan dibuka dengan senarai arahan yang tersedia. Daripada menu ini, anda boleh memilih arahan yang ingin anda tambahkan pada bar alat. Beberapa arahan yang lebih berguna yang boleh anda pertimbangkan ialah:

• Pergi ke folder
• Buat kenalan baru
• tanda sebagai tidak dibaca
• Pindah ke folder

Selepas memilih semua pintasan pilihan anda, klik "OK." awak bar alat capaian pantas tersuai Ia kini sepatutnya sedia untuk digunakan. Eksperimen dengan kombinasi pintasan yang berbeza untuk mencari tetapan yang paling sesuai dengan keperluan anda.

Maksimumkan kecekapan dengan pintasan Outlook tersuai

Menggunakan pintasan prakonfigurasi dalam Outlook boleh membantu anda menjimatkan masa dan melakukan kerja anda dengan lebih cekap. Walau bagaimanapun, kecekapan sebenar datang daripada dapat mengkonfigurasi anda Pintasan tersuai dalam Outlook yang sejajar terus dengan aliran kerja unik anda. Untuk membuat pintasan lanjutan anda sendiri, pertama Apakah yang patut awak buat ialah pergi ke Fail > Pilihan > Sesuaikan Reben. Di sini anda boleh menemui bahagian 'Kekunci Panas Tersuai', di mana anda boleh membuat pintasan anda sendiri. Pastikan anda memilih gabungan kekunci yang tidak mengganggu fungsi Outlook penting yang lain.

Mencipta pintasan tersuai anda dalam Outlook bukan hanya mengenai kecekapan. Ia juga mengenai jadikan pengalaman Outlook anda lebih lancar dan menyeronokkan. Anda boleh menetapkan pintasan kepada fungsi yang anda kerap gunakan, seperti mencipta e-mel baharu, membuka kalendar, menyemak imbas folder fail anda, hanya untuk menamakan beberapa.

• Untuk membuat e-mel baharu boleh kita gunakan Ctrl+Alt+M
• Untuk membuka kalendar kita akan mempunyai Ctrl + Alt + C
• Akhir sekali, untuk meneroka folder fail anda boleh anda gunakan Ctrl + alt + E

Oleh kerana pintasan ini boleh disesuaikan, anda boleh menetapkan apa sahaja kombinasi kekunci yang paling sesuai untuk anda.