Mengapa dokumen Word saya kucar-kacir pada PC lain dan cara mencegahnya

Anda menghabiskan berjam-jam menulis teks, memformatkannya, menambah imej, jadual, rajah dan bentuk lain. Semuanya sudah sedia, tetapi apabila anda membuka fail pada komputer lain, anda dapati itu Unsur-unsur telah bergerak dan teks juga telah kehilangan pemformatannya.Anda tertanya-tanya, "Mengapakah dokumen Word saya kucar-kacir pada PC lain dan bagaimanakah saya boleh membetulkannya?" Mari kita dapatkannya.

Mengapakah dokumen Word saya kucar-kacir pada PC lain?

Jika dokumen Word anda tidak berfungsi pada PC lain, anda tidak bersendirian. Malah, ini adalah salah satu masalah paling biasa yang dihadapi oleh pengguna suite pejabat Microsoft. Selepas bekerja dengan teliti pada dokumen, anda membukanya pada komputer lain dan anda mendapati bahawa semua elemen telah tidak teratur: jidar, fon, penempatan jadual, kotak dan bentuk, dsb. Ia sangat mengecewakan!

Dan masalahnya lebih besar jika ia adalah dokumen besar dengan banyak imej, kotak teks, fon, format dan elemen lain yang berbeza. Mempunyai segala-galanya menjadi kucar-kacir tanpa diduga adalah a membuang masa dan usaha, bersama-sama dengan tugas yang membosankan untuk menyusun semula. Mengapakah dokumen Word menjadi kucar-kacir pada PC lain, tetapi kekal utuh pada PC kita? Terdapat beberapa sebab untuk fenomena ini.

Perbezaan dalam versi Word

Sebab pertama dokumen Word mungkin tidak berfungsi pada PC lain adalah berkaitan dengan versi Word yang digunakan. Seperti yang anda mungkin sedia maklum, terdapat beberapa versi Microsoft Word (2010, 2016, 2019, 2021, dsb.) dan Setiap orang boleh mentafsir format dengan cara yang berbeza sedikit..

Jadi dokumen yang dibuat dalam Word 2010 mungkin kelihatan berbeza jika dibuka menggunakan Word 2019 atau Microsoft 365. Perkara yang sama boleh berlaku jika anda menggunakan versi dalam talian Word atau Word untuk Mac, terutamanya jika pelbagai format telah digunakan atau banyak elemen telah ditambahkan pada dokumen.

Penggunaan fon yang tidak biasa

Satu lagi sebab yang paling kerap ialah Dokumen menggunakan fon tersuai yang tidak tersedia pada PC keduaApabila Word tidak menemui fon asal, ia menggantikannya dengan fon lalai, yang boleh menyebabkan perubahan dalam teks.

Oleh itu sekiranya anda telah menggunakan satu atau lebih fon yang tidak biasa dalam dokumen, ini mungkin berbeza apabila anda cuba membukanya pada komputer lain. Jika PC baharu tidak memasang fon tersebut, Word akan menggantikannya dengan fon yang serupa atau dengan fon lalai (Masa Roman Baru, Arial, Calibri, dll).

Tetapan dan margin cetakan yang berbeza

Jika dokumen Word disalahkonfigurasikan pada PC lain dengan mengalihkan margin, ia mungkin disebabkan oleh tetapan cetakan. Ingat bahawa setiap komputer mungkin mempunyai tetapan pencetak yang berbeza, yang boleh menyebabkan mengubah kedudukan jidarIni menyebabkan perenggan teks beralih ke atas atau ke bawah, imej dan objek bertukar kedudukan, dan penomboran halaman berubah.

Menggunakan templat tersuai

Microsoft Word mempunyai beberapa gaya templat lalai untuk digunakan, tetapi ia juga membolehkan anda melakukannya buat templat tersuai anda sendiriJika anda telah melakukan yang terakhir, dokumen itu mungkin berubah sebaik sahaja anda membukanya pada PC lain. Ini masuk akal, kerana templat tersuai yang anda gunakan tidak tersedia pada komputer baharu, jadi ia akan menggunakan templat lalai.

Masalah dengan imej, jadual dan objek terbenam

Sebab lain mengapa dokumen Word mungkin tidak dikonfigurasikan pada PC lain adalah berkaitan dengan kehadiran imej, jadual dan objek yang dibenamkan dalam teks. Jika unsur-unsur ini ditetapkan kepada "Selaras dengan teks"Sebarang perubahan pada pemformatan teks akan menjejaskan penempatannya. Dalam kes ini, sebaiknya gunakan "Reka Letak Tetap" pada elemen terbenam supaya ia mengekalkan kedudukannya.

Bagaimana untuk mengelakkan dokumen Word daripada rosak pada PC lain

Mungkin anda ingin berkongsi dokumen Word untuk diedit oleh rakan usaha sama, atau anda hanya perlu membukanya pada komputer lain untuk mencetaknya. Masalahnya ialah elemen yang menyusunnya dan pemformatan yang anda tetapkan kepadanya diubah sebaik sahaja anda membukanya pada komputer lain. Jika anda mahu mengelakkan perkara ini daripada berlaku, anda boleh menggunakan penyelesaian berikut:

Simpan dokumen dalam format PDF

Menggunakan format PDF ialah alternatif terbaik apabila dokumen Word rosak pada PC lain. Format ini mengekalkan reka letak asal dan menghalang dokumen daripada menerima perubahan atau suntingan.. Dan tidak kira versi Word yang digunakan untuk menciptanya atau apa pembaca pdf yang digunakan untuk membukanya.

Untuk menyimpan dokumen Word dalam format PDF, anda hanya perlu Klik pada Fail - Simpan Sebagai, dan pilih pilihan PDF daripada pilihan simpan.Dengan cara ini, jidar, fon, imej, bentuk dan sebarang elemen lain akan kekal utuh dalam teks, tidak kira di mana anda membuka fail. Sebaliknya, langkau pilihan ini jika anda memerlukan orang lain untuk mengedit fail.

Simpan dokumen dalam format yang serasi

Jika menyimpan dokumen dalam format PDF bukan pilihan, maka simpan dalam format yang serasi dengan versi Word yang lebih lamaUntuk melakukan ini, klik Simpan Sebagai dan pilih format .doc daripada pilihan simpan. Sebagai alternatif, Format .docx lebih moden dan dioptimumkan berbanding .doc, jadi anda boleh menggunakannya jika komputer destinasi mempunyai versi Word yang lebih baharu daripada anda.

Gunakan fon dan gaya standard

Ingat bahawa dokumen Word dinyahkonfigurasikan pada PC lain apabila kami menggunakan fon atau gaya tersuai. Oleh itu, jika boleh, cuba gunakan fon biasa, seperti Time New Roman atau Arial, dan templat lalai bukannya templat yang dilaraskan secara manual. Semua ini mengurangkan kemungkinan perubahan yang tidak dijangka berlaku apabila membuka dokumen pada komputer lain.

Benamkan fon dalam dokumen

Membenamkan fon membantu jika dokumen Word salah konfigurasi pada PC lain, seperti membuat fail menyimpan fon walaupun komputer lain tidak memasangnyaUntuk membenamkan fon dalam dokumen Word, ikuti langkah mudah ini:

1. Pergi ke Fail - Pilihan.
2. Pilih Simpan
3. Aktifkan fon Benam dalam pilihan fail.

Gunakan OneDrive atau Google Docs untuk kerjasama

Penyelesaian terakhir kepada masalah dokumen Word yang terkeluar daripada konfigurasi pada PC lain ialah menggunakan platform awan, seperti OneDrive atau Google Docs. Ini memastikan kestabilan yang lebih besar, dan membolehkan semua pengguna melihat versi dokumen yang sama tanpa masalah keserasian.