Ia adalah salah satu program yang paling kurang dikenali dalam suite pejabat Microsoft 365, walaupun telah disertakan sejak versi 1992 Namun, ia adalah alat yang sangat berguna. Dalam post ini kami terangkan Apakah itu Microsoft Access dan untuk apa ia?.
Versi terbaharu Akses Microsoft, yang akan kita bincangkan di sini, telah dikeluarkan pada 5 Oktober 2021 untuk digunakan dalam Windows 10 dan Windows 11. Ini menduduki antara 44 MB dan 60 MB pada cakera keras, bergantung pada pilihan pemasangan yang dipilih.
Apakah Microsoft Access?
Microsoft ialah a sistem Pengurusan Pengkalan data disertakan dalam suite aplikasi Microsoft Office (kini Microsoft 365). Ia adalah alat yang bertujuan untuk membantu pengguna mencipta dan mengurus pangkalan data dengan tujuan untuk menyimpan, menyusun dan menganalisis maklumat.
Sebab mengapa aplikasi ini sangat sedikit digunakan terutamanya kerana tidak mengetahui kegunaan sebenar. Ramai pengguna tersilap percaya bahawa apa-apa yang dilakukan dengan Access sebenarnya boleh dilakukan dengan Access. Excel.
Walaupun benar bahawa kedua-dua program mempunyai mata yang sama, Excel lebih sesuai untuk mengendalikan data berangka dan melakukan pengiraan pada data tersebut. Akses, bagi pihaknya, menambah tahap pengkhususan yang lebih tinggi dan termasuk fungsi khusus untuk mengurus jenis data yang berbeza. Selain itu, ia membolehkan anda menyekat data yang dimasukkan oleh pengguna dalam setiap medan, serta memautkan data berkaitan dalam berbilang jadual.
Pangkalan data yang disimpan dengan Microsoft Access menunjukkan sambungan fail ".accdb". Walaupun ini adalah yang paling biasa dan juga paling terkini, masih mungkin untuk mencari sambungan lain (".mdbe" o ".mde"), yang sepadan dengan versi sebelum 2007. Pada sesetengah keadaan, untuk membuka sambungan jenis ini, pengguna mesti menggunakan alat penukaran terlebih dahulu untuk menukarnya kepada «.accdb».
Perkara yang boleh kami lakukan dengan Access
Bagaimanakah anda boleh menggunakan Access untuk mengurus pangkalan data? Di bawah, kami menerangkan beberapa tugas paling biasa yang boleh kami lakukan dengan alat ini.
Buat pangkalan data
Pada skrin utama Access, klik "Fail" dan dalam lajur pilihan di sebelah kiri, pilih "Baharu." Antara pilihan berbeza yang ditunjukkan pada skrin, kita mesti memilih yang bertajuk sebagai "Pangkalan Data Desktop Kosong".
Pangkalan data yang baru dibuat ini boleh diberi nama sebagai langkah awal untuk mengakses templat baharu dan mula menggunakannya.
Buat jadual
Untuk menambah jadual data ke pangkalan data yang telah kami buat, perlu pergi ke reben alat dan klik pada tab «Jadual». Sebanyak medan yang kita mahu boleh ditambah pada jadual baharu ini. Untuk melakukan ini, anda perlu klik kanan dan pilih pilihan «Klik untuk Tambah».
Bahagian kotak kombo digunakan untuk menyenaraikan jenis data yang berbeza yang boleh diberikan kepada medan (dalam Access adalah wajib untuk menetapkan jenis data kepada setiap medan).
Tambahkan data pada jadual
Terdapat banyak cara untuk menambah data pada jadual Akses: menggunakan borang, mengimportnya daripada fail luaran, menggunakan SQL atau memasukkan data secara langsung (iaitu, secara manual). Pilihan yang paling biasa ialah import melalui fail ".csv". Inilah cara anda melakukannya:
- Pada reben instrumen, klik pada «Data luaran».
- Kemudian kami klik "Fail teks".
- Seterusnya kita pilih fail sumber dan jadual destinasi.
- Sebelum meneruskan import, kami boleh menyemak semua butiran fail (penggunaan noktah atau koma sebagai pembatas, perlu meninggalkan medan tertentu.
- Akhirnya, kami menekan butang "Selesai" untuk menjalankan import.
Dari sini, terdapat banyak tindakan yang boleh kami lakukan dalam aplikasi dengan jadual berbeza yang telah kami perkenalkan. Sebagai contoh, ia mungkin mewujudkan hubungan antara jadual untuk menanyakan data daripada jadual yang berbeza. Anda juga boleh membuat a jadual carian, yang mengandungi data yang dirujuk oleh jadual lain, atau bahkan membuat pertanyaan kompleks pada berbilang jadual dengan jenis data yang berbeza.
Tindakan lain yang mungkin adalah buat sandaran, buat pangkalan data boleh laku (yang tidak boleh diubah oleh pengguna luaran) buat makro untuk mengautomasikan tugas yang kompleks atau eksport data ke cemerlang, antara banyak kemungkinan lain.
Untuk menjalankan semua tindakan ini, Microsoft Access menyertakan alat yang berguna pembantu yang sudah pasti sangat membantu bagi mereka yang menggunakan aplikasi ini buat kali pertama.
Kesimpulan
Microsoft Access ialah pilihan yang sangat disyorkan untuk perniagaan kecil dan sederhana yang memerlukan alat pengurusan data yang ringkas dan mudah digunakan. Sesuai untuk tugasan seperti gpengurusan inventori atau pemantauan projek. Untuk semua kes ini, ia patut belajar cara menggunakannya.
Editor khusus dalam isu teknologi dan internet dengan lebih daripada sepuluh tahun pengalaman dalam media digital yang berbeza. Saya telah bekerja sebagai editor dan pencipta kandungan untuk e-dagang, komunikasi, pemasaran dalam talian dan syarikat pengiklanan. Saya juga telah menulis di laman web ekonomi, kewangan dan sektor lain. Kerja saya juga minat saya. Sekarang, melalui artikel saya dalam Tecnobits, saya cuba meneroka semua berita dan peluang baharu yang dunia teknologi tawarkan kepada kita setiap hari untuk memperbaiki kehidupan kita.