Lihat perubahan pada fail Excel: panduan yang anda perlukan

Apabila kami berkongsi hamparan, adalah perkara biasa untuk tertanya-tanya apa yang telah disentuh oleh setiap orang dan bila. Lihat pengubahsuaian pada fail ExcelHari ini kami mempunyai beberapa pilihan: panel Tunjukkan Perubahan, Sejarah Versi dan, dalam senario yang lebih klasik, "Jejak Perubahan" veteran.

En este artículo te explicamos bagaimana untuk melakukannya, apakah had setiap pilihan, dan apakah alternatif yang wujud Jika anda bekerja di luar awan, serta petua praktikal yang lain.

Apakah "Tunjukkan Perubahan" dalam Excel dan apakah maklumat yang ditunjukkan?

Ciri Tunjukkan Perubahan memusatkan rekod suntingan terkini dalam buku. Panelnya memaparkan perubahan terbaharu di bahagian atas, membolehkan anda mengenal pastinya secara terperinci. yang membuat pengubahsuaian, sel yang terjejas, masa yang tepat dan nilai sebelumnyaIa amat berguna apabila berbilang orang sedang mengedit fail kongsi dan anda memerlukan garis masa yang jelas.

Panel ini juga membenarkan anda menyemak suntingan yang telah dilaksanakan "secara pukal". Bagi kes-kes ini, Excel Ia menjana kad dengan tindakan pukal dan menyediakan akses kepada "Lihat Perubahan" dalam kad itu, supaya anda boleh menyelidiki dengan lebih mendalam butiran setiap pengubahsuaian berkumpulan tanpa kehilangan konteks.

Perlu diingat bahawa Excel mengekalkan aktiviti terkini dalam panel ini, menawarkan keterlihatan sehingga maksimum lebih kurang 60 hariJika anda ingin melanjutkan julat masa untuk memeriksa perkara yang berlaku sebelum ini, giliran Sejarah Versi pula, yang akan kita bincangkan kemudian. perjalanan ke versi sebelumnya dan semak semula mereka tanpa sebarang kejutan.

Lihat perubahan di seluruh buku: langkah pantas

Untuk gambaran keseluruhan buku kerja yang komprehensif dan untuk melihat pengubahsuaian pada fail Excel, prosesnya sangat mudah dan membawa anda ke panel dengan semua pengeditan yang dibuat baru-baru ini. Dengan langkah ini, anda akan dapat melihat serta-merta. semua yang berlaku dalam fail:

1. Pada tab Semakan, pilih Tunjukkan perubahan untuk membuka panel dengan suntingan terkini.
2. Ambil perhatian bahawa perubahan kelihatan tersusun dengan yang paling terkini di bahagian atas, mencerminkan susunan kronologi sebenar daripada pelaksanaan.
3. Anda akan dapat mengenal pasti siapa yang menukar apa dan dalam sel yang mana, bersama-sama dengan tarikh dan masa yang tepat, yang menjadikannya lebih mudah kerjasama audit.
4. Jika terdapat pengeditan pukal, anda akan menemui kad yang mengumpulkan operasi itu dan butang untuknya Lihat perubahan dan navigasi melalui setiap pengubahsuaian yang disertakan.

Tapis perubahan mengikut helaian, julat atau sel tertentu

Apabila anda ingin mengecilkan fokus anda, anda boleh melihat perubahan dalam fail Excel untuk hanya helaian tertentu, julat atau satu sel sahaja. Penapisan ini membantu anda menyiasat secara terperinci. apa yang berlaku di kawasan tertentu daripada buku tanpa bunyi tambahan.

Untuk menapis dengan cepat daripada helaian: pilih helaian, julat atau sel tunggal, kemudian klik kanan untuk membuka menu konteks dan pilih Tunjukkan perubahanDengan tindakan ini, Excel mengehadkan panel kepada pemilihan itu.

Anda juga boleh menapis daripada panel Perubahan itu sendiri. Di bahagian atas, anda akan melihat ikon penapis: memilihnya akan membolehkan anda menentukan sama ada anda mahu menapis mengikut... Rango o por HojaJika anda memilih Julat, taip julat atau sel dalam kotak teks dan sahkan dengan ikon anak panah di sebelah medan itu untuk menggunakan tapis segera.

Pendekatan penapisan ini menjimatkan banyak masa anda semasa menyiasat insiden atau apabila anda perlu memberi tumpuan kawasan kritikal helaian (contohnya, julat di mana jumlah dikira atau tempat seseorang menukar rujukan).

Di manakah "Tunjukkan Perubahan" berfungsi dan apakah keperluan untuk mendaftarkan semuanya?

Tunjukkan Perubahan tersedia dalam kedua-dua Excel untuk desktop dan Excel untuk web, dan mencerminkan dalam panelnya pengeditan yang dibuat daripada aplikasi Excel yang menyokongnya. pengarang bersamaIni bermakna, untuk melihat sejarah paling lengkap dalam papan pemuka, semua pengguna mesti menggunakan apl Excel yang serasi dan bekerja dengan fail di lokasi yang mengekalkan penerbitan bersama aktif (contohnya, OneDrive atau SharePoint).

Bagaimana jika papan pemuka kelihatan kosong walaupun anda tahu ada aktiviti? Tindakan tertentu boleh menyebabkan Excel mengosongkan log itu. Anda akan melihat papan pemuka kosong jika seseorang, contohnya, diedit dengan pembelian sekali sahaja atau versi Excel yang lebih lama tidak sejajar dengan pengarang bersama, atau jika fungsi digunakan itu Mereka tidak serasi dengan penerbitan bersama atau jika fail itu diganti atau salinan telah disimpan, melanggar kesinambungan pemantauan.

Berita baiknya ialah, mulai saat itu, sebarang perubahan baharu yang anda atau orang lain buat daripada apl yang serasi akan dilog semula dalam panel Perubahan. Ini memulihkan keterlihatan untuk acara berikutnya dan membolehkan anda ikut jejak tanpa perlu membuat semula dokumen.

Perubahan mana yang direkodkan dan yang tidak ditunjukkan pada panel

Panel Perubahan memfokuskan pada formula dan nilai sel, serta operasi seperti mengalih, mengisih, memasukkan atau memadamkan sel dan julat. Oleh itu, anda akan mendapati dengan jelas kedua-dua pengeditan sekali sahaja dan perubahan struktur yang mempengaruhi blok data.

Walau bagaimanapun, beberapa tindakan tidak dipaparkan pada masa ini: pengubahsuaian pada grafik, bentuk atau objek lain, pergerakan atau tetapan dalam jadual pangsiIni termasuk perubahan pemformatan (warna, fon, gaya), menyembunyikan sel/julat dan menggunakan penapis. Perlu diingat, kerana "lapisan visual" ini tidak ditunjukkan dalam panel, yang memfokuskan pada fungsi utama. berangka dan berfungsi.

Tambahan pula, untuk menyediakan sejarah yang paling lengkap yang mungkin, Excel mungkin meninggalkan jurang dalam garis masa jika perubahan tertentu tidak tersedia. Akibatnya, anda mungkin melihat "langkau" apabila pengeditan, disebabkan sifatnya atau alat yang digunakan, tidak dapat dibuat. rekod pada panel.

Mengapakah nilai sebelumnya kadangkala hilang daripada beberapa entri? Ini boleh berlaku apabila data diubah suai menggunakan kod (contohnya, VBA atau tambahan) atau jika seseorang mengedit buku kerja dengan Excel tanpa mengemas kininya. versi terkiniDalam kes sedemikian, kebolehkesanan "nilai sebelum/nilai selepas" mungkin hilang untuk tindakan khusus tersebut.

Cara melihat perubahan lama: Sejarah versi

Panel Perubahan menunjukkan perubahan terkini; jika anda perlu melanjutkan tempoh, gunakan Sejarah versiDaripada Fail > Maklumat > Sejarah Versi, anda boleh membuka versi sebelumnya untuk melihatnya dan, jika perlu, memulihkannya. Ini sangat berguna semasa meneliti eventos anteriores kepada julat yang dilindungi oleh Tunjukkan perubahan.

Sejarah versi tidak sama dengan "pembanding visual" antara dua titik masa: tujuannya adalah untuk membenarkan navigasi melalui keadaan fail, dengan keupayaan untuk membuka versi yang lalu dan mengusahakannya. Walaupun begitu, menggabungkan ciri ini dengan Tunjukkan Perubahan boleh memberikan gambaran keseluruhan yang seimbang. cepat dan baru-baru ini dengan audit jangka panjang.

Jika fail anda berada dalam SharePoint, ingat bahawa kawalan versi mempunyai had boleh dikonfigurasikan. Semasa persediaan, anda boleh menetapkan bilangan maksimum versi yang anda mahu kekalkan, dan apabila sistem mencapai had, ia memadamkan versi terakhir. tertua untuk memberi ruang kepada yang baru. Jika anda memerlukan lebih banyak kelonggaran, anda boleh meningkatkan jumlah itu sehingga had sistem, yang meningkatkan keupayaan untuk kembali ke masa lalu untuk penyelidikan yang meluas.

Untuk pasukan yang bergantung pada versi sejarah, adalah dinasihatkan untuk menyemak konfigurasi ini secara berkala dalam pustaka SharePoint dan menyesuaikannya dengan aliran kerja: semakin banyak perubahan harian, lebih bermakna untuk meningkatkan bilangan versi yang ditahan supaya tidak kehilangan jejak yang berguna.

Menetapkan Semula Anak Tetingkap Perubahan: Bila dan Bagaimana

Dalam Excel untuk web, terdapat pilihan untuk mengosongkan sejarah perubahan yang anda lihat dalam Papan Pemuka. Ia terletak di bawah Fail > Maklumat, dan mengesahkannya akan... bersihkan panel untuk semua pengguna buku. Ia adalah tindakan yang tidak boleh diubah dan, oleh itu, ia harus dipertimbangkan dengan teliti sebelum melaksanakannya jika anda perlu mengekalkan bukti kerjasama baru-baru ini.

Walaupun anda memadamkan entri itu daripada panel, anda masih boleh membuka atau memulihkan versi sebelumnya melalui Sejarah Versi. Dalam erti kata lain, anda mengalih keluar "senarai acara" daripada panel, tetapi anda tidak kehilangan keupayaan untuk melakukannya kembali kepada keadaan sebelumnya daripada fail selagi versi tersebut wujud pada sistem.

"Jejaki Perubahan" klasik dalam Excel: perkara yang ditawarkan dan cara menyemaknya

Selama bertahun-tahun, program ini menampilkan sistem "Jejak Perubahan" tradisional yang kini dianggap warisan. Ia adalah cara yang baik untuk melihat pengubahsuaian pada fail Excel. Dalam buku kerja yang dikonfigurasikan dengan ciri ini, menyimpan dan berkongsi setiap pengeditan meninggalkan tanda dalam sel (segi tiga biru) dan komen timbul. penerangan tentang perubahan tersebut dan pengguna yang bertanggungjawab. Walaupun ia masih wujud dalam senario tertentu, dalam persekitaran pengarang bersama moden ia telah digantikan dengan Tunjukkan Perubahan.

Jika organisasi anda masih menggunakan pendekatan itu, anda boleh menyenaraikan perubahan pada helaian berasingan. Untuk melakukan ini, dari tab Semakan, buka Jejaki Perubahan dan pilih Serlahkan perubahanPilih pilihan "Tunjukkan perubahan dalam helaian baharu" dan sahkan dengan OK: Excel akan menambah helaian yang dipanggil "Sejarah" dengan Butiran untuk perubahan dipetik daripada buku.

Semakan suntingan ini juga diuruskan daripada Semakan > Jejaki Perubahan > Terima atau Tolak Perubahan. Di sana anda boleh menerima atau menolaknya satu demi satu, atau menggunakan pilihan "Terima Semua" atau "Tolak Semua" untuk memprosesnya dalam kelompok, dengan keupayaan untuk ditutup pada bila-bila masa. kembali ke halaman.

Kaedah ini mempunyai nilai dalam buku yang telah dibuat dengan sistem itu, tetapi ia tidak menawarkan pengalaman penyepaduan dan pengarang bersama yang disediakan oleh awan dan panel Tunjukkan Perubahan hari ini, di mana maklumat lebih sejajar dengan penyuntingan secara kolaboratif dalam masa nyata.

Membandingkan versi dan had: perkara yang anda boleh dan tidak boleh jangkakan daripada Excel

Daripada melihat pengubahsuaian pada fail Excel, ramai pengguna hanya ingin mengetahui "sepintas lalu" perkara yang telah berubah antara versi terakhir dan versi semasa tanpa membuka dua fail bersebelahan. Dalam amalan, Excel tidak termasuk alat asli yang melaksanakan fungsi ini. perbezaan terperinci antara mana-mana dua fail tempatan. Ia menawarkan Tunjukkan Perubahan untuk buku yang dikarang bersama (ciri terkini dan sangat praktikal) dan Sejarah Versi untuk membuka versi sebelumnya dan, jika berkenaan, restaurarlos.

Sesetengah pengguna menyebut utiliti yang dipanggil Spreadsheet Compare (sebahagian daripada pemasangan Office tertentu) untuk membandingkan dua fail yang disimpan. Untuk menggunakannya, anda memerlukan salinan versi sebelumnya pada komputer anda; ia bukan "butang ajaib" dalam Excel, tetapi alat berasingan yang membandingkan buku kerja dan memaparkan hasilnya. diferenciasIa berguna jika anda tidak bekerja di awan, walaupun ia memerlukan langkah tambahan untuk mengekalkan versi tempatan.

Adalah perkara biasa untuk membaca dalam forum bahawa "tiada cara asli, pantas dan universal" untuk membandingkan mana-mana versi dengan versi semasa tanpa menyediakan bahan terlebih dahulu. Dan itu masuk akal: untuk merekodkan setiap variasi kecil, arkib perlu menyimpan sejumlah besar metadataIni akan meningkatkan saiznya secara drastik dan merumitkan pengurusannya, terutamanya dalam buku yang dikemas kini setiap hari.

Jika anda bekerja dalam Windows, File Explorer membenarkan anda menambah lajur maklumat (tarikh penciptaan, tarikh pengubahsuaian, dll.), tetapi ini adalah metadata peringkat fail, bukan sejarah perubahan setiap selPilihan lain sistem ialah Sejarah failyang mengambil salinan fail yang diubah suai supaya ia boleh dipulihkan; sebagai balasan, ia menggunakan ruang cakera dan bukan penonton perubahan berbutir como tal.

Dalam ringkasan operasi: jika anda mengarang bersama Excel (OneDrive/SharePoint), gunakan Tunjukkan Perubahan untuk perubahan terkini dan Sejarah Versi untuk tempoh yang lebih lama. Jika aliran kerja anda adalah setempat, simpan versi dan, apabila anda perlu membuat perbandingan, pertimbangkan untuk menggunakan alat perbandingan seperti Spreadsheet Compare untuk mendapatkan peta perubahan. diferencias antara fail.

Ekosistem untuk melihat perubahan pada fail Excel menawarkan penyelesaian yang berkuasa apabila bekerja di awan dan dengan pengarang bersama: anak tetingkap Tunjukkan Perubahan memberi anda "di sini dan sekarang", manakala tetapan Sejarah Versi dan SharePoint memanjangkan ufuk masa. Dalam senario tempatan, perbandingan memerlukan menyimpan salinan dan bergantung pada utiliti luaran. Dengan mengetahui apa yang dilog dan apa yang tidak, dan memastikan konfigurasi yang sesuai, anda boleh mempunyai kawalan yang realistik dan cekap ke atas proses tersebut. jejak Edipertalian dalam hamparan anda.

Artikel berkaitan:

Office tidak akan dibuka kerana AppVIsvSubsystems64.dll: penyelesaian terbukti

Daniel Terrasa

Editor khusus dalam isu teknologi dan internet dengan lebih daripada sepuluh tahun pengalaman dalam media digital yang berbeza. Saya telah bekerja sebagai editor dan pencipta kandungan untuk e-dagang, komunikasi, pemasaran dalam talian dan syarikat pengiklanan. Saya juga telah menulis di laman web ekonomi, kewangan dan sektor lain. Kerja saya juga minat saya. Sekarang, melalui artikel saya dalam Tecnobits, saya cuba meneroka semua berita dan peluang baharu yang dunia teknologi tawarkan kepada kita setiap hari untuk memperbaiki kehidupan kita.