Ara l-bidliet f'fajl tal-Excel: il-gwida li għandek bżonn

Meta naqsmu spreadsheets, huwa normali li nistaqsu x'mess kull persuna u meta. Ara l-modifiki għal fajl tal-ExcelIllum għandna diversi għażliet: il-pannell Uri l-Bidliet, l-Istorja tal-Verżjoni u, f'xenarji aktar klassiċi, il-veteran "Track Changes".

F'dan l-artikolu nispjegaw kif tagħmel dan, liema limitazzjonijiet għandha kull għażla, u liema alternattivi jeżistu Jekk taħdem barra l-cloud, flimkien ma' pariri prattiċi oħra.

X'inhu "Uri l-Bidliet" fl-Excel u liema informazzjoni juri?

Il-karatteristika Uri l-Bidliet tiċċentralizza rekord tal-modifiki riċenti f'ktieb. Il-pannell tagħha juri l-aktar bidliet ġodda fil-parti ta' fuq, li jippermettilek tidentifikahom fid-dettall. min għamel il-modifika, iċ-ċellula affettwata, il-ħin eżatt, u l-valur preċedentiHuwa speċjalment utli meta diversi persuni jkunu qed jeditjaw fajl kondiviż u jkollok bżonn skeda ta' żmien ċara.

Dan il-pannell jippermettilek ukoll li tirrevedi l-modifiki li ġew eżegwiti "bl-ingrossa". Għal dawn il-każijiet, Excel Jiġġenera kard bl-azzjoni bl-ingrossa u jipprovdi aċċess għal "Ara l-Bidliet" f'dik il-kard, sabiex tkun tista' tidħol aktar fil-fond fil- dettalji ta' kull modifika fi grupp mingħajr ma jitlef il-kuntest.

Żomm f'moħħok li Excel iżomm l-attività reċenti f'dan il-pannell, u joffri viżibilità sa massimu ta' madwar 60 jumJekk trid testendi l-medda ta' żmien biex tispezzjona x'kien qed jiġri qabel, ikun imiss l-Istorja tal-Verżjonijiet, li se nitkellmu dwarha aktar tard. ivvjaġġar għal verżjonijiet preċedenti u tirrevedihom mingħajr ebda sorpriżi.

Ara l-bidliet fil-ktieb kollu: passi malajr

Għal ħarsa ġenerali komprensiva tal-workbook u biex tara l-modifiki għal fajl Excel, il-proċess huwa sempliċi ħafna u jieħdok għall-pannell bil-modifiki kollha li saru dan l-aħħar. B'dawn il-passi, tkun tista' tara immedjatament. dak kollu li ġara fil-fajl:

1. Fit-tab Reviżjoni, agħżel Uri bidliet biex tiftaħ il-pannell bil-modifiki riċenti.
2. Innota li l-bidliet jidhru ordnati bl-aktar wieħed reċenti fil-quċċata, li jirrifletti l-ordni kronoloġika attwali eżekuzzjoni.
3. Int tkun tista' tidentifika min biddel xiex u f'liema ċellula, flimkien mad-data u l-ħin eżatti, u dan jagħmilha aktar faċli. kollaborazzjonijiet tal-awditjar.
4. Jekk ikun hemm editjar bl-ingrossa, issib kard li tiġbor dik l-operazzjoni u buttuna għal Ara l-bidliet u tinnaviga f'kull modifika inkluża.

Iffiltra l-bidliet skont il-folja, il-firxa, jew iċ-ċellula speċifika

Meta trid tnaqqas il-fokus tiegħek, tista' tara l-bidliet f'fajl Excel għal folja speċifika biss, firxa, jew saħansitra ċellula waħda. Dan il-filtrazzjoni jgħinek tinvestiga fid-dettall. x'ġara f'żona speċifika mill-ktieb mingħajr storbju addizzjonali.

Biex tiffiltra malajr mill-folja: agħżel folja, firxa, jew ċellula waħda, imbagħad ikklikkja bil-lemin biex tiftaħ il-menu tal-kuntest u agħżel Uri bidlietB'din l-azzjoni, Excel jirrestrinġi l-pannell għal dik l-għażla.

Tista' wkoll tiffiltra mill-pannell tal-Bidliet innifsu. Fil-parti ta' fuq, se tara ikona tal-filtru: jekk tagħżilha tkun tista' tispeċifika jekk tridx tiffiltra skont... Rango jew minn WeraqJekk tagħżel Firxa, ittajpja l-firxa jew iċ-ċella fil-kaxxa tat-test u kkonferma bl-ikona tal-vleġġa ħdejn dak il-qasam biex tapplika l- iffiltra immedjatament.

Dan l-approċċ ta' filtrazzjoni jiffrankalek ħafna ħin meta tinvestiga inċidenti jew meta jkollok bżonn tiffoka fuq żona kritika tal-folja (pereżempju, il-medda fejn jiġu kkalkulati t-totali jew fejn xi ħadd biddel ir-referenzi).

Fejn jaħdem “Uri l-Bidliet” u x'inhuma r-rekwiżiti biex jirreġistra kollox?

L-għażla Uri l-Bidliet hija disponibbli kemm f'Excel għad-desktop kif ukoll f'Excel għall-web, u tirrifletti fil-pannell tagħha l-modifiki li saru mill-applikazzjonijiet tal-Excel li jappoġġjawha. ko-awturDan ifisser li, biex jaraw l-istorja l-aktar kompluta fid-dashboard, l-utenti kollha jridu jużaw app kompatibbli tal-Excel u jaħdmu mal-fajl f'postijiet li żomm il-kopubblikazzjoni attiv (pereżempju, OneDrive jew SharePoint).

Xi ngħidu jekk id-dashboard jidher vojt anke jekk taf li kien hemm attività? Ċerti azzjonijiet jistgħu jikkawżaw li Excel iħassar dak il-log. Se tara dashboard vojt jekk xi ħadd, pereżempju, ikun editja b'xiri ta' darba jew verżjoni eqdem ta' Excel li ma tkunx allinjata mal-ko-awtur, jew jekk intużaw funzjonijiet li... Mhumiex kompatibbli bil-kopubblikazzjoni jew jekk il-fajl ikun mibdula jew kopja ġiet salvata, u kiser il-kontinwità tal-monitoraġġ.

L-aħbar it-tajba hija li, minn dak il-punt 'il quddiem, kwalunkwe bidla ġdida li tagħmel int jew xi ħadd ieħor minn apps kompatibbli se tiġi rreġistrata mill-ġdid fil-pannell tal-Bidliet. Dan jirrestawra l-viżibilità għal avvenimenti sussegwenti u jippermettilek li segwi t-traċċa mingħajr ma jkollok terġa' tagħmel id-dokument.

Liema bidliet huma rreġistrati u liema mhumiex murija fuq il-pannell

Il-pannell tal-Bidliet jiffoka fuq formuli u valuri taċ-ċelloli, kif ukoll operazzjonijiet bħall-moviment, l-issortjar, l-inseriment, jew it-tħassir ta' ċelloli u firxiet. Għalhekk, issib b'mod ċar kemm edits ta' darba kif ukoll bidliet strutturali li jaffettwaw blokki tad-data.

Madankollu, xi azzjonijiet bħalissa mhumiex murija: modifiki fil-grafika, forom, jew oġġetti oħra, movimenti, jew settings f' tabelli dinamiċiDan jinkludi bidliet fil-formattjar (kuluri, fonts, stili), ħabi ta' ċelloli/firxiet, u applikazzjoni ta' filtri. Żomm dan f'moħħok, għax dan is-"saff viżwali" mhux rifless fil-pannell, li jiffoka fuq il-funzjonijiet ewlenin. numeriku u funzjonali.

Barra minn hekk, biex jipprovdi l-aktar storja kompluta possibbli, Excel jista' jħalli lakuni fl-iskeda ta' żmien jekk ċerti bidliet ma jkunux disponibbli. Konsegwentement, tista' tinnota "skips" meta l-modifiki, minħabba n-natura tagħhom jew l-għodda użata, ma jkunux jistgħu jsiru. irreġistra fuq il-pannell.

Għaliex xi kultant il-valuri preċedenti jkunu neqsin minn xi entrati? Dan jista' jiġri meta d-dejta tiġi modifikata bl-użu ta' kodiċi (pereżempju, VBA jew add-ins) jew jekk xi ħadd ikun editja l-workbook bl-Excel mingħajr ma jaġġornah. l-aħħar verżjoniF'każijiet bħal dawn, it-traċċabilità tal-"valur qabel/valur wara" tista' tintilef għal dik l-azzjoni speċifika.

Kif tara l-bidliet eqdem: Storja tal-verżjonijiet

Il-pannell tal-Bidliet juri l-aktar bidliet reċenti; jekk teħtieġ li testendi l-perjodu, uża l- Storja tal-verżjoniMinn File > Info > Version History, tista' tiftaħ verżjoni preċedenti biex taraha minn qabel u, jekk meħtieġ, tirrestawraha. Dan huwa utli ħafna meta tkun qed tagħmel riċerka avvenimenti preċedenti għall-firxa li tkopri Uri l-bidliet.

L-istorja tal-verżjonijiet mhijiex l-istess bħal "komparatur viżwali" bejn żewġ punti fiż-żmien: l-iskop tagħha huwa li tippermetti n-navigazzjoni fl-istati tal-fajls, bil-ħila li tiftaħ verżjoni tal-passat u taħdem fuqha. Anke hekk, il-kombinazzjoni ta' din il-karatteristika ma' Uri l-Bidliet tista' tipprovdi ħarsa ġenerali bbilanċjata. veloċi u reċenti b'awditjar fuq medda itwal ta' żmien.

Jekk il-fajl tiegħek jinsab f'SharePoint, ftakar li l-kontroll tal-verżjonijiet għandu limiti konfigurabbli. Matul is-setup, tista' tissettja n-numru massimu ta' verżjonijiet li trid iżżomm, u meta s-sistema tilħaq il-limitu, tħassar l-aħħar verżjoni. l-eqdem biex tagħmel spazju għal dawk ġodda. Jekk teħtieġ aktar flessibilità, huwa possibbli li żżid dak in-numru sal-limitu tas-sistema, li jtejjeb il-ħila li tmur lura fiż-żmien biex riċerka estensiva.

Għal timijiet li jiddependu fuq verżjonijiet storiċi, huwa rakkomandabbli li din il-konfigurazzjoni tiġi riveduta perjodikament fil-librerija ta' SharePoint u li tiġi adattata għall-fluss tax-xogħol: iktar ma jkun hemm bidliet kuljum, iktar jagħmel sens li jiżdied in-numru ta' verżjonijiet miżmuma sabiex ma titlifx traċċa utli.

Irrisettjar tal-Pane tal-Bidliet: Meta u Kif

Fl-Excel għall-web, hemm għażla biex tħassar l-istorja tal-bidliet li tara fid-Dashboard. Din tinsab taħt File > Info, u l-konferma tagħha se... naddaf il-pannell għall-utenti kollha tal-ktieb. Hija azzjoni irriversibbli u, għalhekk, għandha tiġi kkunsidrata bir-reqqa qabel ma titwettaq jekk teħtieġ li tippreserva evidenza ta' kollaborazzjoni reċenti.

Anke jekk tħassar dik l-entrata mill-pannell, xorta tista' tiftaħ jew tirrestawra verżjonijiet preċedenti permezz tal-Istorja tal-Verżjonijiet. Fi kliem ieħor, tneħħi l-"lista tal-avvenimenti" mill-pannell, iżda ma titlefx il-ħila li terġa' lura għall-istati preċedenti tal-fajl sakemm dawk il-verżjonijiet jeżistu fis-sistema.

“Track Changes” klassiku fl-Excel: x’joffri u kif tirrevedih

Għal snin sħaħ, il-programm kellu sistema tradizzjonali ta’ “Track Changes” li issa hija kkunsidrata bħala waħda tradizzjonali. Kien mod tajjeb biex tara l-modifiki għal fajl Excel. Fil-kotba tax-xogħol ikkonfigurati b’din il-karatteristika, is-salvataġġ u l-kondiviżjoni ta’ kull editjar ħallew marki fiċ-ċelloli (trijangoli blu) u kummenti pop-up. deskrizzjoni tal-bidla u l-utent responsabbli. Għalkemm għadu jeżisti f'xenarji speċifiċi, f'ambjenti moderni ta' ko-awtur ġie sostitwit minn Uri l-Bidliet.

Jekk l-organizzazzjoni tiegħek għadha tuża dak l-approċċ, tista' telenka l-bidliet fuq folja separata. Biex tagħmel dan, mit-tab Reviżjoni, iftaħ Traċċar Bidliet u agħżel jenfasizzaw il-bidlietAgħżel l-għażla "Uri l-bidliet f'folja ġdida" u kkonferma b'OK: Excel se jżid folja msejħa "Storja" bil- Dettalji għall-bidla estratt mill-ktieb.

Ir-reviżjoni ta' dawn il-modifiki ġiet immaniġġjata wkoll minn Reviżjoni > Traċċar Bidliet > Aċċetta jew Irrifjuta Bidliet. Hemmhekk tista' taċċettahom jew tirrifjutahom wieħed wieħed, jew tuża l-għażliet "Aċċetta Kollox" jew "Irrifjuta Kollox" biex tipproċessahom f'lottijiet, bil-ħila li tagħlaqhom fi kwalunkwe ħin. lura għall-paġna.

Dan il-metodu għandu valur fi kotba li diġà nħolqu b'dik is-sistema, iżda ma joffrix l-integrazzjoni u l-esperjenza ta' ko-awtur li l-cloud u l-pannell Show Changes jipprovdu llum, fejn l-informazzjoni hija allinjata aħjar mal- editjar kollaborattiv en reali tiempo.

Tqabbil tal-verżjonijiet u l-limitazzjonijiet: x'tista' u x'ma tistax tistenna minn Excel

Minflok ma jaraw modifiki għal fajl Excel, ħafna utenti sempliċement iridu jkunu jafu "f'daqqa t'għajn" x'inbidel bejn l-aħħar verżjoni u dik attwali mingħajr ma jiftħu żewġ fajls ħdejn xulxin. Fil-prattika, Excel ma jinkludix għodda nattiva li twettaq din il-funzjoni. differenza dettaljata bejn żewġ fajls lokali. Joffri Uri l-Bidliet għal kotba miktuba b'mod konġunt (karatteristika reċenti u prattika ħafna) u Storja tal-Verżjonijiet biex tiftaħ verżjonijiet preċedenti u, jekk applikabbli, irrestawrahom.

Xi utenti jsemmu utilità msejħa Spreadsheet Compare (parti minn ċerti installazzjonijiet tal-Office) biex tqabbel żewġ fajls salvati. Biex tużaha, għandek bżonn kopja tal-verżjoni preċedenti fuq il-kompjuter tiegħek; mhijiex "buttuna maġika" fl-Excel, iżda għodda separata li tqabbel il-kotba tax-xogħol u turi r-riżultati. differenziHuwa utli jekk ma taħdimx fil-cloud, għalkemm jeħtieġ il-pass żejjed li żżomm il-verżjonijiet lokali.

Huwa komuni li taqra fil-forums li "m'hemm l-ebda mod nattiv, veloċi u universali" biex tqabbel kwalunkwe verżjoni ma' dik attwali mingħajr ma tipprepara l-materjal minn qabel. U dan jagħmel sens: biex tirreġistra kull varjazzjoni ċkejkna, l-arkivju jkollu jaħżen ammont immens ta' metadataDan iżid drastikament id-daqs tiegħu u jikkomplika l-ġestjoni tiegħu, speċjalment fi kotba li jiġu aġġornati kuljum.

Jekk taħdem bil-Windows, File Explorer jippermettilek iżżid kolonni ta' informazzjoni (data tal-ħolqien, data tal-modifika, eċċ.), iżda dawn huma metadata fil-livell tal-fajl, mhux storja ta' bidliet għal kull ċellulaGħażla oħra tas-sistema hija l- L-Istorja tal-Fajlli jieħu kopji ta' fajls modifikati sabiex ikunu jistgħu jiġu restawrati; min-naħa tiegħu, jikkonsma spazju fuq id-diska u mhux telespettatur ta' bidliet granulari bħala tali.

Fil-qosor operattiv: jekk qed tikteb flimkien ma' Excel (OneDrive/SharePoint), uża Uri l-Bidliet għall-bidliet riċenti u Storja tal-Verżjonijiet għal perjodi itwal. Jekk il-fluss tax-xogħol tiegħek huwa lokali, salva l-verżjonijiet u, meta jkollok bżonn tqabbel, ikkunsidra li tuża għodod ta' tqabbil bħal Spreadsheet Compare biex tikseb mappa tal-bidliet. differenzi bejn il-fajls.

L-ekosistema għall-wiri tal-bidliet f'fajl Excel toffri soluzzjonijiet qawwija meta taħdem fil-cloud u bil-ko-awtur: il-ħġieġa Uri l-Bidliet tagħtik il-"hawn u issa," filwaqt li l-Istorja tal-Verżjoni u s-settings ta' SharePoint jestendu l-orizzont taż-żmien. F'xenarji lokali, it-tqabbil jirrikjedi li ssalva kopji u tiddependi fuq utilitajiet esterni. Billi tkun taf x'inhu illoggjat u x'mhux, u tiżgura l-konfigurazzjoni xierqa, jista' jkollok kontroll realistiku u effiċjenti fuq il-proċess. traċċa ta' Ediazzjonijiet fl-ispreadsheets tiegħek.

Artiklu relatat:

L-Uffiċċju mhux se jiftaħ minħabba AppVIsvSubsystems64.dll: soluzzjonijiet ippruvati

Daniel Terrasa

Editur speċjalizzat fi kwistjonijiet ta’ teknoloġija u internet b’aktar minn għaxar snin esperjenza f’midja diġitali differenti. Ħdimt bħala editur u kreatur tal-kontenut għal kumpaniji tal-kummerċ elettroniku, komunikazzjoni, marketing online u reklamar. Ktibt ukoll fuq websajts tal-ekonomija, il-finanzi u setturi oħra. Ix-xogħol tiegħi huwa wkoll il-passjoni tiegħi. Issa, permezz tal-artikoli tiegħi fi Tecnobits, Nipprova nesplora l-aħbarijiet u l-opportunitajiet ġodda kollha li d-dinja tat-teknoloġija toffrilna kuljum biex intejbu ħajjitna.