X'inhi l-modalità kunfidenzjali tal-Gmail u meta għandek tixgħelha?

¿X'inhi l-"modalità kunfidenzjali" tal-Gmail u meta għandek tattivaha? Din il-modalità speċjali ta' tibgħat tippermettilek li tillimita dak li r-riċevitur jista' jagħmel bl-email tiegħek.Dan se jipprevjeni lill-utenti milli jibagħtuh 'il quddiem, jikkopjaw it-test tiegħu, iniżżlu l-annessi, jew jistampaw il-kontenut tiegħu. Tista' wkoll tissettja data ta' skadenza jew saħansitra teħtieġ kodiċi SMS biex tiftaħha. Mhuwiex infallibli, iżda meta jintuża b'mod korrett, inaqqas b'mod sinifikanti r-riskji meta taħdem b'informazzjoni sensittiva.

Il-modalità kunfidenzjali tal-Gmail hija mod speċjali kif tibgħat emails F'din il-modalità, Google japplika restrizzjonijiet fuq il-messaġġ u l-annessi tiegħu, u b'hekk jillimita l-abbiltà tar-riċevitur li jaqsam l-informazzjoni. Meta tattiva din il-modalità, l-għażliet tas-soltu ta' qsim tar-riċevitur jisparixxu. ibgħat 'il quddiem, ikkopja, niżżel u pprintja il-kontenut.

Minbarra li jimblokka dawk l-azzjonijiet, Gmail jippermettilek tissettja data ta' skadenza. Għall-messaġġ: wara dak il-perjodu, ir-riċevitur ma jkunx jista' jarah aktar. Tista' wkoll tirrevoka l-aċċess manwalment fi kwalunkwe ħin jekk jiddispjaċik għal dak li bgħatt jew jekk tiskopri żball min-naħa tar-riċevitur. Dan huwa speċjalment utli meta tittratta dokumenti kunfidenzjali, dejta personali, jew komunikazzjonijiet interni sensittivi.

Il-karatteristika tinkorpora wkoll sistema addizzjonali ta’ verifika tal-passwordTista' titlob lir-riċevitur ikollu bżonn kodiċi biex jiftaħ l-email: jew verifika sempliċi (li f'xi każijiet tintbagħat bl-email) jew kodiċi mibgħut b'SMS lill-mowbajl tar-riċevitur. F'dan it-tieni xenarju, xi ħadd biss b'aċċess għal dak in-numru tat-telefon ikun jista' jara l-kontenut.

Huwa importanti li tifhem li l-modalità kunfidenzjali ma tikkriptax l-email b'mod maġiku minn tarf sa tarf.Minflok, jibdel il-mod kif jitwassal il-kontenut. Gmail ma jibgħatx it-test u l-annessi direttament bħal messaġġ normali; minflok, jiġġenera link sigur li jista' jiġi aċċessat biss taħt il-kundizzjonijiet li tkun issettjajt (skadenza, verifika, eċċ.).

Din il-karatteristika hija disponibbli kemm għall-kontijiet personali tal-Gmail kif ukoll għall-Google Workspace.U f'ambjenti tan-negozju, l-amministraturi jistgħu jiddeċiedu jekk jippermettux l-użu tiegħu jew le, jew fid-dominju kollu jew biss f'ċerti unitajiet organizzattivi (pereżempju, jippermettuh għad-dipartiment legali u jiddiżattivawh għall-bqija).

Kif taħdem il-modalità kunfidenzjali internament

Meta tibgħat messaġġ b'mod kunfidenzjali, il-Gmail ma jwassalx il-korp tal-email "kif inhu". lis-server tar-riċevitur. Dak li jagħmel hu li jaħżen il-kontenut fis-sistemi ta' Google u jissostitwixxih b'link ikkontrollat. Għal xi ħadd li juża l-Gmail, ir-riżultat jidher qisu email normali, iżda fir-realtà, qed jaċċessa dak il-kontenut ospitat b'mod immaniġġjat.

Jekk ir-riċevitur ma jużax Gmail, jirċievi messaġġ b'link. tat-tip "Ara l-email" jew simili. Meta tikklikkja fuqha tinfetaħ paġna sigura ta' Google fejn ikollok bżonn tidħol jew iddaħħal il-kodiċi ta' verifika, skont kif ikkonfigurajt il-kunsinna. B'dan il-mod, iżżomm il-kontroll irrispettivament mill-fornitur tal-email tar-riċevitur.

Restrizzjonijiet tipiċi f'din il-modalità jaffettwaw il-pakkett tal-kontenut kolluTest, stampi inkorporati, u annessi. Ir-riċevitur ikun jista' jaqrah u jara l-annessi minn qabel jekk il-format ikun kompatibbli, iżda mhux se jkollu aċċess għall-funzjonijiet biex isalvahom fuq il-kompjuter tiegħu, jibgħathom lil persuna oħra, jew jistampa l-email minn Gmail.

Hemm limitazzjoni importanti waħda li trid iżżomm f'moħħok.Anke jekk l-għażliet tal-ikkupjar, tat-tniżżil, jew tal-istampar ikunu mblukkati, il-Gmail ma jistax jipprevjeni kompletament lil xi ħadd milli jagħmel dan. screenshotĦu screenshot bit-telefon tiegħek jew uża softwer malizzjuż biex tikkopja l-kontenut. Google jipprova jillimita l-screenshots f'xi ambjenti, iżda fil-prattika, dejjem hemm mod kif tevita din il-protezzjoni.

Dettall tekniku ewlieni ieħor huwa li l-emails f'modalità kunfidenzjali ma jistgħux jiġu skedati. biex jintbagħtu aktar tard. Jekk int xi ħadd li dejjem juża "Skeda tibgħat" biex il-messaġġi jintbagħtu f'ħin speċifiku, żomm f'moħħok li din il-karatteristika mhijiex kompatibbli mal-modalità kunfidenzjali: ikollok tibgħathom immedjatament.

Vantaġġi, limitazzjonijiet, u meta għandek tattivah

Il-vantaġġ ewlieni tal-modalità kunfidenzjali huwa li tnaqqas l-esponiment mhux intenzjonat ta' informazzjoni sensittiva.Jekk riċevitur aċċidentalment jikklikkja "Forward" jew jipprova jniżżel anness biex jaqsamha, sempliċement ma jkunx jista'. Dan jipprevjeni ħafna żbalji komuni kemm f'ambjenti tax-xogħol kif ukoll personali.

L-iskadenza tal-messaġġi hija punt ieħor interessanti ħafnaTista' tagħżel li tagħmel email aċċessibbli biss għal ġurnata, ġimgħa, xahar, jew saħansitra diversi snin (il-firxiet tipiċi huma minn ġurnata sa 5 snin). Wara dak iż-żmien, kemm il-korp tal-messaġġ kif ukoll kwalunkwe anness ma jibqgħux disponibbli għar-riċevitur, anke jekk xorta jistgħu jarawh fl-inbox tagħhom.

Il-kapaċità li tirrevoka l-aċċess fi kwalunkwe ħin iżżid xibka ta' sigurtà żejda.Jekk bgħatt email lill-persuna żbaljata, inkludejt informazzjoni li aktar tard jiddispjaċik li daħħalt, jew sempliċement biddilt fehmtek, sempliċement mur fil-folder tal-Oġġetti Mibgħuta tiegħek, iftaħ l-email kunfidenzjali, u kklikkja l-għażla biex tneħħi l-aċċess. Minn dak il-mument 'il quddiem, ir-riċevitur ma jkunx jista' jiftaħha aktar.

Madankollu, din il-modalità mhijiex tarka assoluta u għandha limitazzjonijiet ċari.Kif imsemmi qabel, ma jistax jiżgura li ma jkunx hemm imblukkar ta' screenshots jew ritratti, u jekk ir-riċevitur beħsiebu jikser il-fiduċja tiegħek, dejjem isib modi kif isalva l-informazzjoni. Barra minn hekk, f'ambjenti korporattivi stretti, jista' jkun f'kunflitt mal-politiki tal-arkivjar, tal-awditjar, jew tal-eDiscovery għaliex xi aċċess jaqa' barra mill-flussi tax-xogħol standard.

Huwa rakkomandabbli li tattiva l-modalità kunfidenzjali f'sitwazzjonijiet fejn teħtieġ kontroll żejjed.Mhuwiex rakkomandat li tibgħat kuntratti, ċertifikati, dokumenti tal-identità, informazzjoni finanzjarja, dejta medika, komunikazzjonijiet interni sensittivi, jew links li jridu jieqfu jaħdmu f'data speċifika. M'għandux jintuża b'mod indiskriminat, għax iżid passi għar-riċevitur u jista' jikkomplika l-affarijiet jekk ma jkollux bżonnu.

Kif tibgħat email kunfidenzjali minn Gmail fuq kompjuter

Il-proċess għall-użu tal-modalità kunfidenzjali mill-verżjoni tal-web tal-Gmail huwa pjuttost intuwittiv.Imma ta' min tgħaddi minnha pass pass biex tiżgura li ma titlifx xejn. L-idea hi li tikteb l-email tiegħek bħas-soltu u, eżatt qabel ma tibgħatha, tattiva l-modalità u taġġusta s-settings tal-iskadenza u l-verifika.

Dawn huma l-passi bażiċi fuq kompjuter:

• Iftaħ il-Gmail u kklikkja fuq “Compose” biex toħloq messaġġ ġdid.
• Ikteb ir-riċevitur, is-suġġett, u l-kontenut mill-email, u ehmeż il-fajls li għandek bżonn tibgħat.
• Fil-qiegħ tal-kaxxa tal-kompożizzjoni, ikklikkja l-ikona tal-katnazz b'arloġġ. (Din hija l-buttuna tal-modalità kunfidenzjali.) Jekk diġà użajtha u trid tibdel is-settings, se tara l-għażla "Editja".
• Tinfetaħ tieqa pop-up fejn tista' tagħżel id-data ta' skadenza. tal-messaġġ u jekk tridx li tkun meħtieġa password.
• Fit-taqsima tal-password tista' tagħżel bejn żewġ modi:
  • "L-ebda password permezz ta' SMS"L-utenti li jiftħu l-email mill-app jew mill-websajt tal-Gmail ikunu jistgħu jarawha direttament; dawk li ma jużawx il-Gmail jistgħu jirċievu kodiċi f'email oħra biex jivverifikaw l-identità tagħhom.
  • "Password permezz ta' SMS"Ir-riċevitur ikollu bżonn idaħħal kodiċi li se jintbagħatlu permezz ta' messaġġ. Huwa obbligatorju li ddaħħal in-numru tat-telefon tar-riċevitur, mhux tiegħek.
• Ladarba tkun issettjajt kollox, ikklikkja fuq “Save” u mbagħad ibgħat l-email kif tagħmel normalment.

Ftakar li l-issettjar tal-modalità kunfidenzjali jaffettwa kemm it-test kif ukoll l-annessi.Il-kontenut kollu tal-messaġġ huwa soġġett għar-restrizzjonijiet ta' skadenza, verifika, u kopja jew tniżżil li għadek kif iddefinijt.

Kif tattiva l-modalità kunfidenzjali mit-telefon ċellulari tiegħek

Jekk normalment tuża Gmail mill-mowbajl tiegħek (Android jew iOS), għandek ukoll il-modalità kunfidenzjali disponibbli.Il-post tas-setting jinbidel xi ftit meta mqabbel mal-verżjoni tad-desktop, iżda l-loġika hija l-istess: inti tikteb l-email u, qabel ma tibgħatha, tattiva l-għażla u tagħżel kif trid tipproteġiha.

Biex tuża l-modalità kunfidenzjali fl-app tal-GmailDan il-fluss ġenerali ġej:

• Iftaħ l-app tal-Gmail fuq l-ismartphone tiegħek u kklikkja l-buttuna biex tikteb email ġdida.
• Ikteb ir-riċevitur, is-suġġett, u l-messaġġu ehmeż fajls jekk meħtieġ.
• Tektek fuq il-menù bi tliet tikek fir-rokna ta' fuq tal-lemin mill-iskrin waqt li tkun qed tittajpja.
• Agħżel l-għażla “Modalità Kunfidenzjali” fil-menu drop-down
• Se tinfetaħ skrin biex tikkonfigura d-data ta' skadenza u l-password., b'firxiet ta' skadenza simili għal dawk fuq il-web (minn ġurnata sa 5 snin) u ż-żewġ għażliet ta' verifika (standard jew SMS).
• Ikkonfigura s-settings li trid u kklikkja fuq “Save”.
• Ibgħat l-email normalmentMinn dak il-mument 'il quddiem, se japplikaw ir-restrizzjonijiet definiti kollha.

Fl-operazzjonijiet ta' kuljum, din il-proċedura tieħu biss ftit sekondi aktar minn kunsinna normali.Għalhekk, huwa vijabbli li tużah regolarment sakemm il-kontenut jiġġustifikah. Madankollu, ftakar li tinforma lir-riċevitur jekk ma jkunx familjari ma' din is-sistema, sabiex ma jallarmax ruħu meta jintalab kodiċi jew meta ma jkunx jista' jgħaddi l-messaġġ.

Kif tiftaħ email kunfidenzjali bħala r-riċevitur

L-esperjenza ta’ xi ħadd li jirċievi email kunfidenzjali tiddependi fuq żewġ fatturi ewleninJekk jużawx Gmail u jekk min bagħatx il-messaġġ attivax il-verifika tal-password (speċjalment jekk tkun permezz ta' SMS) huma fatturi li għandek tikkonsidra. Anke hekk, il-proċess ġeneralment ikun pjuttost iggwidat, u l-interfaċċja tgħidlek x'għandek tagħmel f'kull pass.

Jekk tuża kont tal-Gmail u min bagħat ma talabx password permezz ta' SMSFil-biċċa l-kbira tal-każijiet, tista' tiftaħ l-email direttament mill-websajt jew mill-app aġġornata mingħajr ebda pass addizzjonali. Se tara l-messaġġ bħas-soltu, iżda mingħajr il-buttuni 'l quddiem, 'niżżel', jew 'ipprintja'. Jekk tuża klijent tal-email ieħor konness mal-Gmail (pereżempju, Outlook), jista’ jidher link bħal “Ara l-email” li jieħdok għal paġna ta’ Google fejn ikollok tidħol.

Meta min jibgħat il-messaġġ jattiva l-għażla “Password permezz ta’ SMS”Il-proċess iżid pass ieħor ta’ sigurtà. Meta tipprova tiftaħ il-messaġġ, is-sistema se turi buttuna bħal "Ibgħat password"; jekk tagħfasha se tibgħat kodiċi permezz ta’ messaġġ testwali lin-numru tat-telefon li ġie kkonfigurat għalik. Ikollok iddaħħal dak il-kodiċi fuq l-iskrin biex taċċessa l-kontenut.

Jekk l-indirizz tiegħek mhuwiex indirizz tal-Gmail (pereżempju, tuża email korporattiva jew waħda minn fornitur ieħor)Tirċievi wkoll messaġġ b'link għal "Ara l-email" fl-interfaċċja sigura ta' Google. Minn hemm, tista' tintalab tikklikkja "Ibgħat il-password" u tiċċekkja l-messaġġi SMS tiegħek jew, skont is-settings ta' min bagħatlek, tiċċekkja email addizzjonali li fiha kodiċi ta' verifika.

Fil-każijiet kollha, ir-restrizzjonijiet fuq l-ikkupjar, it-trażmissjoni, it-tniżżil, jew l-istampar se jibqgħu fis-seħħ.Tkun tista' taqra l-email u, jekk ma tkunx skadiet u l-aċċess tiegħek ma jkunx ġie revokat, tara minn qabel kwalunkwe anness kompatibbli; iżda mhux se jkollok aċċess għall-karatteristiċi tipiċi għall-qsim jew is-salvataġġ ta' kontenut direttament minn Gmail.

X'jiġri meta email tiskadi jew l-aċċess jiġi revokat?

Ladarba tintlaħaq id-data ta' skadenza stabbilita minn min bagħat il-messaġġ, il-messaġġ ma jibqax aċċessibbli. Għar-riċevitur, anke jekk xorta jista' jidher viżwalment fl-inbox jew fl-arkivju tiegħu, meta jipprova jiftaħha, isib li ma jistax jara aktar il-kontenut jew jiltaqa' ma' messaġġ li l-email skadiet.

Min jibgħat jista' wkoll jieħu l-inizjattiva u jirrevoka l-aċċess qabel id-data ta' skadenza.Biex tagħmel dan, iftaħ il-Gmail fuq kompjuter, mur fil-fowlder "Sent", sib l-email kunfidenzjali, u kklikkja fuq l-għażla "Remove access". Minn dak il-mument 'il quddiem, kwalunkwe tentattiv mir-riċevitur biex jiftaħ il-messaġġ se juri żball jew twissija li m'għadx għandu permess.

Jekk int dak li qed tirċievi l-email skaduta jew l-iżball tal-aċċess imħassarX'aktarx li min bagħat iddeċieda li jaqta' l-aċċess jew li qbiżt il-limitu ta' żmien ikkonfigurat inizjalment. F'dak il-każ, l-unika għażla tiegħek hija li tikkuntattja lil dik il-persuna biex testendi d-data ta' skadenza jew biex terġa' tibgħat l-informazzjoni f'messaġġ ġdid u kunfidenzjali.

Jistgħu jseħħu wkoll żbalji relatati man-numri tat-telefon użati għall-verifika tal-SMS.Gmail jappoġġja biss kodiċijiet mibgħuta lil ċerti pajjiżi u reġjuni (bħall-Amerika ta' Fuq, ħafna mill-Amerika t'Isfel, l-Ewropa, l-Awstralja, u xi territorji Asjatiċi bħall-Korea, l-Indja, u l-Ġappun). Jekk tipprova tissettja numru li mhux f'reġjun appoġġjat, se tara messaġġ li jgħid li ma jistax jintuża.

Dawn il-mekkaniżmi ta' skadenza u revoka huma speċjalment utli f'kuntesti tax-xogħol fejn jiġu kondiviżi dokumenti temporanji, rapporti sensittivi, jew dejta personali li m'għandhiex tibqa' aċċessibbli għal żmien indefinit. Billi tistabbilixxi limiti ta' żmien bir-reqqa, tista' tnaqqas b'mod sinifikanti t-tieqa ta' espożizzjoni għall-informazzjoni.

Ġestjoni tal-modalità kunfidenzjali għall-amministraturi ta' Google Workspace

F'ambjenti korporattivi, l-amministraturi għandhom l-aħħar kelma dwar jekk il-modalità kunfidenzjali hijiex disponibbli jew le. Għall-utenti. Mill-konsoll tal-Admin ta' Google, dan jista' jiġi attivat jew diżattivat fil-livell tad-dominju jew applikat biss għal ċerti unitajiet organizzattivi, skont il-politika interna tal-kumpanija.

Biex jimmaniġġja din il-funzjoni globalment fi ħdan l-organizzazzjoni, l-amministratur irid:

• Idħol fil-console tal-amministrazzjoni b'kont li għandu privileġġi ta' amministratur.
• Mur fit-taqsima "Applikazzjonijiet", imbagħad f'"Google Workspace" u mbagħad f'"Gmail".
• Iftaħ it-taqsima “Settings tal-utent” u skrollja 'l isfel għal “Modalità Kunfidenzjali”.
• Immarka jew neħħi l-marka mill-kaxxa “Ippermetti l-modalità kunfidenzjali”u ssalva l-bidliet.

Il-bidliet ġeneralment ma jkunux immedjati.Google jindika li dawn il-bidliet jistgħu jieħdu sa 24 siegħa biex jinfirxu kompletament mad-dominju kollu, għalkemm fil-prattika ħafna drabi jiġu applikati ħafna qabel. Huwa rakkomandabbli li żżomm dan f'moħħok meta tippjana skjerament jew bidla fil-politika.

Jekk trid timmaniġġja l-modalità kunfidenzjali skont l-unitajiet organizzattivi (OU)Il-proċess huwa simili, iżda qabel ma taġġusta s-setting, trid tagħżel l-OU speċifika fil-pannell tax-xellug (pereżempju, "Riżorsi Umani", "Finanzi", "Marketing", eċċ.). Imbagħad mur fit-taqsima "Modalità Kunfidenzjali", attivaha jew iddiżattivaha, u ssalva l-bidliet għal dik l-unità partikolari.

Id-diżattivazzjoni tal-modalità kunfidenzjali tipprevjeni lill-utenti milli jibagħtu emails billi jużaw din il-modalità.Madankollu, fih innifsu ma jimblokkax ir-riċevuta tagħhom. Jekk organizzazzjoni tikkunsidra l-messaġġi kunfidenzjali li deħlin bħala problematiċi għal skopijiet ta' awditjar, konformità, jew arkivjar, trid toħloq regoli ta' konformità speċifiċi għall-immaniġġjar ta' dawn it-tipi ta' emails.

Imblokka l-messaġġi li deħlin f'modalità kunfidenzjali fin-negozji

Xi organizzazzjonijiet jippreferu li jipprevjenu li emails kunfidenzjali jaslu lill-utenti tagħhomMinħabba li dawn it-tipi ta' messaġġi jillimitaw l-ispezzjoni tal-kontenut, l-arkivjar, jew il-proċessi legali ta' eDiscovery. Biex tindirizza dan, Google Workspace joffri sistema ta' regoli ta' konformità li tippermetti li dawn it-tipi ta' emails jiġu identifikati u miċħuda mal-wasla fid-dominju.

Il-proċedura ġenerali għall-imblukkar ta' messaġġi kunfidenzjali li deħlin hija kif ġej:

• Fil-konsoll tal-amministrazzjoni, aċċessa s-settings tal-Gmail. u dħol fit-taqsima ddedikata għal “Konformità mal-istandards tal-kontenut”.
• Ikklikkja fuq “Ikkonfigura” biex toħloq setting ġdidJekk ir-regoli diġà jeżistu, tista' tagħżel "Żid regola oħra".
• Agħti isem deskrittiv lir-regola (pereżempju, “Blokk tal-modalità kunfidenzjali li dieħel”).
• Fit-taqsima "Messaġġi Affettwati", agħżel l-għażla "Dieħla". sabiex ir-regola tapplika biss għall-emails li jaslu fid-dominju.
• Fit-taqsima tal-espressjonijiet, żid kundizzjoni bbażata fuq il-metadata u agħżel bħala l-attribut “Gmail Confidential Mode”, bit-tip ta’ tqabbil “The message is in Gmail confidential mode”.
• Fil-blokka tal-azzjonijiet, agħżel “Irrifjuta l-messaġġ” u, jekk mixtieq, abbozza test personalizzat li jintbagħat awtomatikament lil min jibgħat biex jispjega r-raġuni għar-rifjut.
• Żomm ir-regola u stenna li tinfirex (għal darb'oħra, il-perjodu ta' żmien massimu stmat huwa ta' madwar 24 siegħa).

Dan l-approċċ jippermetti l-applikazzjoni ta' politiki ta' sigurtà u konformità preċiżi ħafna.Pereżempju, tista' timblokka l-irċevuta ta' emails kunfidenzjali minn barra l-organizzazzjoni iżda xorta tippermetti l-użu intern tagħhom, jew tirrestrinġihom għal ċerti dipartimenti biss. Kollox jiddependi fuq il-bżonnijiet legali u operattivi ta' kull organizzazzjoni.

L-aħjar prattiki u pariri dwar is-sigurtà meta tuża l-modalità kunfidenzjali

Għalkemm il-modalità kunfidenzjali tipprovdi saffi addizzjonali ta' protezzjoni, mhijiex sostitut għas-sens komun.Qabel ma tibgħat email b'informazzjoni sensittiva ħafna, ta' min tikkunsidra jekk verament teħtieġx li tintbagħat bl-email jew jekk ikunx aktar prudenti li jintużaw metodi oħra aktar robusti ta' encryption jew kondiviżjoni sigura ta' fajls.

Rakkomandazzjoni ewlenija hija li d-data ta' skadenza tiġi aġġustata bir-reqqa.Għal dokumenti estremament sensittivi, tista' tkun trid tistabbilixxi skadenzi qosra (ġurnata, ġimgħa); għal komunikazzjonijiet oħra, bħal kuntratti li qed jiġu riveduti li jeħtieġu ħin, huwa preferibbli li tagħti lir-riċevitur ammont raġonevoli ta' żmien. L-użu ta' skadenzi assurdament qosra jservi biss biex jiffrustra lir-riċevitur u jikkawża aktar tibgħat mill-ġdid jew konfużjoni.

Meta r-riskju jkun għoli, l-għażla tal-password tal-SMS hija rakkomandata ħafna.Sakemm tkun tista' timmaniġġja n-numru tat-telefon tar-riċevitur b'mod sigur u jkunu f'reġjun appoġġjat minn Google. Dan il-pass żejjed jagħmilha aktar diffiċli għal xi ħadd li kiseb aċċess għall-email (pereżempju, billi daħal fil-kont mingħajr permess) biex jaqra l-kontenut mingħajr ma jkollu wkoll in-numru tat-telefon tar-riċevitur.

Huwa essenzjali li tiċċekkja darbtejn l-indirizzi tal-email u n-numri tat-telefon qabel ma tibgħat.Żball wieħed fiċ-ċifra jista' jibgħat l-informazzjoni lill-persuna żbaljata jew iħalli lir-riċevitur ma jkunx jista' jiftaħ il-messaġġ. Hija wkoll idea tajba li twissi lir-riċevitur minn qabel li se jirċievi email kunfidenzjali b'verifika, sabiex ma jaħsibx li huwa phishing jew spam.

Fil-kumpaniji, l-użu tal-modalità kunfidenzjali għandu jkun akkumpanjat minn taħriġ minimu.Spjega x'tagħmel u x'ma tagħmilx din il-funzjoni, meta huwa rakkomandat li tużaha, x'inhuma d-dati ta' skadenza tipiċi, u kif timmaniġġja problemi bħal aċċess skadut jew messaġġi SMS mhux imwassla. Dan jipprevjeni lill-utenti milli jirrikorru għal soluzzjonijiet mhux sikuri minħabba nuqqas ta' għarfien.

Il-modalità kunfidenzjali tal-Gmail issir għodda prattika ħafna Biex jinkiseb kontroll fuq it-tixrid ta' informazzjoni permezz tal-email, speċjalment meta kkombinat ma' politiki ċari, sens komun, u miżuri oħra ta' sigurtà komplementari. Jekk jintuża b'mod ġudizzjuż, jippermetti li d-dejta sensittiva tiċċirkola b'mod aktar sigur u b'inqas biżgħat bla bżonn, kemm personalment kif ukoll professjonalment.