X'inhu l-Aċċess u għalxiex?

Huwa wieħed mill-inqas programmi magħrufa fil-Microsoft 365 office suite, minkejja li ġie inkluż mill-verżjoni tal-1992 Madankollu, hija għodda utli ħafna. F'din il-kariga nispjegaw X'inhu Microsoft Access u għal xiex?.

L-aktar verżjoni riċenti ta' Aċċess Microsoft, li huwa dak li se nitkellmu hawn, ġie rilaxxat fil-5 ta 'Ottubru 2021 biex jintuża fil-Windows 10 u Windows 11. Dan jokkupa bejn 44 MB u 60 MB fuq il-hard drive, skont l-għażliet ta' installazzjoni magħżula.

X'inhu Microsoft Access?

Microsoft hija a sistema ta 'ġestjoni ta' database inkluż fil-ġabra ta’ applikazzjonijiet tal-Microsoft Office (issa Microsoft 365). Hija għodda mmirata biex tgħin lill-utenti joħolqu u jimmaniġġjaw databases bil-għan li jaħżnu, jorganizzaw u janalizzaw l-informazzjoni.

Ir-raġuni għaliex din l-applikazzjoni hija tant ftit użata hija prinċipalment minħabba li ma jafux l-utilità vera tagħha. Ħafna utenti jemmnu bi żball li kull ħaġa li ssir bl-Aċċess fil-fatt tista 'ssir bl-Access. Excel

Għalkemm huwa minnu li ż-żewġ programmi għandhom punti komuni, Excel huwa aktar adattat biex jimmaniġġja data numerika u jwettaq kalkoli fuq dik id-data. Aċċess, min-naħa tiegħu, iżid grad akbar ta 'speċjalizzazzjoni u jinkludi funzjonijiet speċifiċi biex jimmaniġġjaw tipi differenti ta' data. Barra minn hekk, jippermettilek tirrestrinġi d-dejta li l-utenti jidħlu f'kull qasam, kif ukoll torbot dejta relatata f'tabelli multipli.

Databases li huma ssejvjati bil-Microsoft Access juru l- estensjoni tal-fajl ".accdb". Għalkemm dan huwa l-aktar komuni u wkoll l-aktar attwali, xorta huwa possibbli li ssib estensjonijiet oħra (".mdbe" o ".mde"), li jikkorrispondu għal verżjonijiet qabel l-2007. F'xi okkażjonijiet, biex tiftaħ dan it-tip ta 'estensjonijiet, l-utent irid l-ewwel juża għodda ta' konverżjoni biex jikkonvertiha għal «.accdb».

Affarijiet li nistgħu nagħmlu bl-Access

Kif tista' tuża Aċċess biex tmexxi database? Hawn taħt, nispjegaw xi wħud mill-aktar kompiti komuni li nistgħu nwettqu b'din l-għodda.

Oħloq database

Fuq l-iskrin tad-dar tal-Aċċess, ikklikkja "Fajl" u fil-kolonna tal-għażliet fuq ix-xellug, agħżel "Ġdid". Fost l-għażliet differenti murija fuq l-iskrin, irridu nagħżlu dik intitolata bħala "Database tad-Desktop vojt".

Din id-database maħluqa ġdida tista' tiġi assenjata isem bħala pass preliminari biex taċċessa l-mudell il-ġdid u tibda tużah.

Oħloq tabella

Biex iżżid tabella tad-dejta mad-database li ħloqna, huwa meħtieġ li tmur fuq iż-żigarella tal-għodda u kklikkja fuq it-tab «Tabella». F'din it-tabella l-ġdida jistgħu jiżdiedu kemm oqsma kemm irridu. Biex tagħmel dan għandek tikklikkja bil-lemin u tagħżel l-għażla «Ikklikkja biex Żid».

Is-sezzjoni tal-kaxxa combo tintuża biex telenka t-tipi ta' dejta differenti li jistgħu jiġu assenjati għal qasam (f'Aċċess huwa obbligatorju li jiġi assenjat tip ta' dejta għal kull qasam).

Żid id-dejta mat-tabella

Hemm ħafna modi biex iżżid id-dejta ma 'tabella ta' Aċċess: billi tuża formola, timportaha minn fajl estern, tuża SQL, jew iddaħħal id-dejta direttament (jiġifieri, manwalment). L-iktar għażla komuni hija l- importazzjoni permezz ta 'fajls ".csv". Hekk tagħmlu:

1. Fuq iż-żigarella tal-istrument, ikklikkja fuq "Dejta esterna".
2. Imbagħad nikklikkjaw fuq "Fajl tat-test".
3. Sussegwentement nagħżlu l-fajl tas-sors u t-tabella tad-destinazzjoni.
4. Qabel ma nipproċedu bl-importazzjoni, nistgħu nirrevedu d-dettalji kollha tal-fajl (użu ta 'perjodi jew virgoli bħala delimitaturi, jeħtieġ li tħalli barra ċerti oqsma.
5. Fl-aħħarnett, agħfas il-buttuna «Tlesti» biex tmexxi l-importazzjoni.

Minn hawn, hemm ħafna azzjonijiet li nistgħu nwettqu fl-applikazzjoni bit-tabelli differenti li daħħalna. Per eżempju, huwa possibbli toħloq relazzjonijiet bejn it-tabelli biex titlob dejta minn tabelli differenti. Tista' wkoll toħloq a tabella ta 'tfittxija, li fiha data referenzjata minn tabella oħra, jew saħansitra toħloq mistoqsijiet kumplessi fuq tabelli multipli b'tipi differenti ta 'data.

Azzjonijiet oħra possibbli huma tagħmel backups, toħloq databases eżekutibbli (li utenti esterni ma jistgħux jimmodifikaw) toħloq makro biex awtomat kompiti kumplessi jew esportazzjoni tad-data biex jisbqu, fost ħafna possibbiltajiet oħra.

Biex twettaq dawn l-azzjonijiet kollha, Microsoft Access jinkludi handy asistente li bla dubju hija ta’ għajnuna kbira għal min juża din l-applikazzjoni għall-ewwel darba.

Konklużjoni

Microsoft Access huwa għażla rakkomandata ħafna għal negozji żgħar u ta' daqs medju li jeħtieġu għodda sempliċi u faċli biex tużah għall-ġestjoni tad-dejta. Ideali għal ħidmiet bħal gġestjoni tal-inventarju jew monitoraġġ tal-proġett. Għal dawn il-każijiet kollha, ta 'min titgħallem kif tużah.