कसरी एक रिमाइन्डर ईमेल लेख्न

रिमाइन्डर इमेल कसरी लेख्ने: महत्त्वपूर्ण कौशल मध्ये एक संसारमा हालको काम भनेको कसरी सञ्चार गर्ने भनेर जान्नु हो प्रभावकारी रूपमा इमेल मार्फत। स्पष्ट र प्रेरक रिमाइन्डरहरू पठाउने क्षमताले परियोजनाको सफलता वा समयसीमा भेट्न फरक पार्न सक्छ। यस लेखमा, हामी तपाईंलाई आफ्नो कार्य वातावरणमा सकारात्मक नतिजाहरू प्राप्त गर्न मद्दत गर्न व्यावहारिक सुझावहरू र दिशानिर्देशहरू प्रदान गर्दै सफल रिमाइन्डर इमेल लेख्ने मुख्य तत्वहरू अन्वेषण गर्नेछौं।

रिमाइन्डर इमेलको महत्त्व: व्यावसायिक जीवनमा, हामीले दैनिक रूपमा व्यवहार गर्ने जानकारीको अत्यधिक मात्राको कारणले समयसीमा, बैठकहरू, वा महत्त्वपूर्ण कार्यहरू गुमाउनु सामान्य कुरा हो। गलतफहमीबाट बच्न र परियोजनामा ​​संलग्न सबैलाई उनीहरूको जिम्मेवारी र प्रतिबद्धताहरूबारे सचेत राख्नको लागि सही शब्दमा लेखिएको रिमाइन्डर इमेल एउटा बहुमूल्य उपकरण हो। तपाईंको सहकर्मी, ग्राहकहरू, वा उच्च अधिकारीहरूलाई आगामी मिति वा डेलिभरीको बारेमा बिस्तारै सम्झाएर, तपाईंले कार्यको महत्त्व र प्राथमिकतालाई सुदृढ गर्नुहुन्छ, यो समयमै पूरा हुने सम्भावना बढाउनुहुन्छ।

रिमाइन्डर इमेलको संरचना: रिमाइन्डर इमेल कम्पोज गर्दा, स्पष्ट र संक्षिप्त संरचना पछ्याउन महत्त्वपूर्ण छ। ⁤एक सम्मानजनक र व्यक्तिगत अभिवादनको साथ सुरु गर्नुहोस्, त्यसपछि एउटा संक्षिप्त परिचयले इमेलको उद्देश्य स्पष्ट पार्छ। सन्देशको मुख्य भागमा, स्पष्ट र प्रत्यक्ष भाषा प्रयोग गरी मुख्य मितिहरू, समयसीमा र अपेक्षित कार्यहरू हाइलाइट गर्नुहोस्। अन्तमा, उनीहरूको ध्यानको लागि धन्यवाद दिएर र कुनै प्रश्नहरूको जवाफ दिन वा आवश्यक भएमा थप जानकारी प्रदान गरेर इमेलको अन्त्य गर्नुहोस्।

यस लेखमा, हामी तपाईंलाई एउटा रिमाइन्डर इमेलको प्रत्येक खण्डमा, विषयदेखि बिदाइसम्मको विस्तृत गाइड दिनेछौं। हामीले प्राप्तकर्ता र सन्दर्भको आधारमा टोन र लेखन शैलीलाई कसरी अनुकूलन गर्ने भन्ने विश्लेषण गर्नेछौं, साथै यस प्रकारको इमेल लेख्दा रिमाइन्डर इमेलहरू लेख्ने विशेषज्ञ बन्नको लागि पढ्न जारी राख्नुहोस् व्यावसायिक क्षेत्र!

1. प्रभावकारी रिमाइन्डर इमेलको महत्त्व

अनुच्छेद १: समयसीमा पूरा भएको र कुशल कार्यप्रवाह सुनिश्चित गर्नको लागि प्रभावकारी रिमाइन्डर इमेल एक प्रमुख उपकरण हो जसमा समावेश सबैलाई उनीहरूको कार्य र प्रतिबद्धताहरूका लागि जवाफदेही राख्ने क्षमतामा छ। राम्रोसँग लिखित रिमाइन्डर इमेलले गलतफहमी र ढिलाइबाट बच्न मद्दत गर्न सक्छ, साथसाथै टोलीमा सहयोग र उत्पादकता बढाउन मद्दत गर्दछ।

अनुच्छेद १: प्रभावकारी रिमाइन्डर इमेल लेख्न, स्पष्ट र संक्षिप्त भाषा प्रयोग गर्न आवश्यक छ इमेलको विषय प्रत्यक्ष र वर्णनात्मक हुनुपर्छ, ताकि प्राप्तकर्ताले रिमाइन्डरको प्रकृतिलाई छिटो पहिचान गर्न सकून् कार्य प्रभावकारी तरिका.

अनुच्छेद १: रिमाइन्डर इमेल लेख्दा अर्को महत्त्वपूर्ण विचार टोन र मनोवृत्ति हो। यो सधैं एक पेशेवर र सम्मान आसन कायम गर्न आवश्यक छ। ढिलाइ वा गैर-अनुपालनको अवस्थाहरूमा पनि, टकराव वा नकारात्मक टोनबाट बच्न महत्त्वपूर्ण छ।। यसको सट्टा, यो एक सहयोगी र मैत्री दृष्टिकोण अपनाउन सिफारिस गरिएको छ, सहयोग र समर्थन प्रदान गर्दै वा आलोचना गर्नुको सट्टा। यसले राम्रो काम गर्ने सम्बन्ध कायम राख्न र प्रापकले सकारात्मक र समयमै कारबाही गर्ने सम्भावना बढाउन मद्दत गर्नेछ।

2. रिमाइन्डर इमेलको लागि उचित संरचना

सही संरचना a रिमाइन्डर इमेल तपाईंको सन्देश स्पष्ट र प्रभावकारी छ भनी सुनिश्चित गर्न आवश्यक छ। तल, हामी तपाईंलाई एक चरण-दर-चरण गाइड प्रस्तुत गर्नेछौं ताकि तपाईं सफल रिमाइन्डर इमेल लेख्न सक्नुहुन्छ:

1. विषय: इमेलको विषय संक्षिप्त र स्पष्ट हुनुपर्छ ताकि प्रापकले इमेलको उद्देश्य तुरुन्तै पहिचान गर्न सकून्। तिनीहरूको ध्यान खिच्न "रिमाइन्डर" वा "जरूरी" जस्ता शब्दहरू प्रयोग गर्नुहोस्। उदाहरणका लागि, "रिमाइन्डर: अर्को शुक्रबार महत्त्वपूर्ण बैठक।"

। अभिवादन: सन्देश निजीकृत गर्न प्राप्तकर्ताको नाम प्रयोग गरेर, मैत्रीपूर्ण अभिवादनको साथ इमेल सुरु गर्नुहोस्। उदाहरणका लागि, "प्रिय जोन।"

3. तपाईंको सन्देश: इमेलको मुख्य भागमा, सन्देशको कारण संक्षिप्त र स्पष्ट रूपमा सम्झनुहोस्। कार्यक्रमको मिति र समय हाइलाइट गर्दछ वा गर्नै पर्ने गतिविधि। प्रयोग गर्नुहोस् छोटो अनुच्छेदहरू पढ्न सजिलो बनाउन र सबैभन्दा सान्दर्भिक जानकारी हाइलाइट गर्न।

याद गर्नुहोस् कि ए को प्रयोग उचित संरचना रिमाइन्डर इमेलमा प्राप्तकर्ताले जानकारी बुझ्छ र आवश्यक कारबाही गर्छ भन्ने सुनिश्चित गर्न आवश्यक छ। स्पष्ट र संक्षिप्त हुन नबिर्सनुहोस्, सधैं मैत्री र सम्मानजनक भाषा प्रयोग गरेर। अगाडि बढ यी सुझावहरू र तपाईंसँग कुनै समयमै प्रभावकारी रिमाइन्डर इमेल हुनेछ!

3. इमेलको सामग्रीमा स्पष्ट र संक्षिप्त भाषाको प्रयोग

रिमाइन्डर इमेलहरू मार्फत प्रभावकारी संचार सुनिश्चित गर्न, यो आवश्यक छ स्पष्ट र संक्षिप्त भाषा प्रयोग गर्नुहोस्। जटिल प्राविधिक सर्तहरू र लामो वाक्यांशहरू प्रयोग नगर्नुहोस् जुन प्रापकको लागि भ्रमित हुन सक्छ, मित्रता नगुमाई व्यावसायिक र प्रत्यक्ष स्वर प्रयोग गर्नुहोस्। याद गर्नुहोस् कि यी प्रकारका इमेलहरूको मुख्य उद्देश्य तपाइँलाई समय सीमा, बैठक, वा कुनै अन्य सान्दर्भिक जानकारीको सम्झना गराउनु हो।

सामग्रीमा स्पष्टता कायम राख्नको लागि राम्रो प्रविधि हो एक संरचित तरिकामा जानकारी संगठित। विशेष शीर्षकहरू द्वारा विभाजित छोटो अनुच्छेदहरू प्रयोग गर्नुहोस्। मुख्य बिन्दुहरू हाइलाइट गर्न शीर्षकहरू वा उपशीर्षकहरू समावेश गर्नुहोस्, तपाईं महत्त्वपूर्ण जानकारी हाइलाइट गर्नका लागि बुलेट बिन्दुहरू वा अङ्कित सूचीहरू प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ यसले प्रापकलाई सान्दर्भिक जानकारीहरू छिटो पहिचान गर्न र इमेललाई पढ्न सजिलो बनाउँदछ।

स्पष्ट र संरचित भाषा प्रयोग गर्नुको अतिरिक्त, यो महत्त्वपूर्ण छ छोटो र बिन्दुमा हुनुहोस्। रिमाइन्डर इमेलहरू सामान्यतया चाँडै पढिन्छन्, त्यसैले प्रापकको ध्यान खिच्न संक्षिप्त हुनु आवश्यक छ। घुमफिर गर्न वा अनावश्यक जानकारी समावेश नगर्नुहोस्। बरु, सीधा बिन्दुमा जानुहोस् र पहिलो अनुच्छेदमा के सबैभन्दा सान्दर्भिक छ हाइलाइट गर्नुहोस्। यदि थप विवरणहरू समावेश गर्न आवश्यक छ भने, इमेलको संगठन र संरचना कायम राख्न छुट्टै अनुच्छेदहरू प्रयोग गर्नुहोस्।

4. इमेल को विषय मा सान्दर्भिक जानकारी को समावेश

प्रभावकारी रिमाइन्डर ईमेल लेख्नको लागि, इमेल विषय रेखामा सान्दर्भिक जानकारी समावेश गर्न महत्त्वपूर्ण छ। विषय रेखा स्पष्ट, संक्षिप्त, र इमेल के बारे मा स्पष्ट विचार दिनु पर्छ। यसले प्राप्तकर्ताको ध्यान खिच्न र सन्देश इनबक्समा ध्यान नदिने कुरा सुनिश्चित गर्न मद्दत गर्दछ।

इमेल विषय रेखामा सान्दर्भिक जानकारी समावेश गर्दा, यो विशिष्ट र विस्तृत हुनु महत्त्वपूर्ण छ। यसले प्राप्तकर्तालाई इमेलको उद्देश्य के हो र तिनीहरूको तर्फबाट के आवश्यक छ भनेर तुरुन्तै बुझ्न मद्दत गर्नेछ। उदाहरणका लागि, यदि इमेल बैठकको लागि रिमाइन्डर हो भने, विषयले बैठकको मिति, समय र स्थान समावेश गर्न सक्छ।

इमेल विषयलाई सान्दर्भिक बनाउने अर्को तरिका भनेको सन्देशको सामग्रीलाई संक्षेप गर्ने किवर्डहरू प्रयोग गर्नु हो। उदाहरणका लागि, यदि इमेल बिक्री रिपोर्टको बारेमा हो भने, तपाईंले विषय रेखामा "बिक्री रिपोर्ट" शब्द समावेश गर्न सक्नुहुन्छ। यसले प्रापकलाई इमेलको बारेमा छिट्टै पहिचान गर्न र थप विवरणहरूको लागि यसलाई खोल्न मद्दत गर्दछ।

5. इमेलको मुख्य भागमा विशिष्ट मितिहरू र म्यादहरू समावेश गर्नुहोस्

जब तपाइँ रिमाइन्डर इमेल पठाउनुहुन्छ, यो समावेश गर्न महत्त्वपूर्ण छ विशिष्ट मिति र समयसीमा सन्देशको मुख्य भागमा। यसले सुनिश्चित गर्दछ कि कार्य पूरा हुने वा निर्णय लिने अपेक्षा गर्दा तपाईं र प्रापक दुवै स्पष्ट हुनुहुन्छ। समयसीमा निर्दिष्ट गर्दा गलतफहमी र अनावश्यक ढिलाइबाट बच्न मद्दत गर्दछ।

una प्रभावकारी तरीका विशिष्ट मिति र समय सीमा हाइलाइट गर्न बोल्ड वा अन्डरलाइन प्रयोग गर्नुहोस् सम्बन्धित पाठमा। उदाहरणका लागि, तपाईंले रिपोर्टको अन्तिम मिति वा महत्त्वपूर्ण बैठकको मिति हाइलाइट गर्न सक्नुहुन्छ। तिनीहरूलाई दृश्यात्मक रूपमा हाइलाइट गर्नुको अतिरिक्त, सुनिश्चित गर्नुहोस् तिनीहरूलाई स्पष्ट रूपमा उल्लेख गर्नुहोस् इमेलको मुख्य भागमा, यस तरिकाले भ्रमको लागि कुनै ठाउँ हुनेछैन।

याद गर्नुहोस् कि कार्यप्रवाह व्यवस्थित राख्न र परियोजनाहरूमा समयनिष्ठता सुनिश्चित गर्न विशेष मितिहरू र समयसीमाहरू महत्त्वपूर्ण छन्। मा तिनीहरूलाई स्पष्ट रूपमा समावेश गर्नुहोस् इमेलको मुख्य भागमा, तपाईंले स्थापित समयसीमा र समयसीमाहरूमा स्पष्ट र संक्षिप्त सन्दर्भको साथ संलग्न सबैलाई प्रदान गर्नुहुनेछ। यो अभ्यासले तपाइँको व्यावसायिकता पनि देखाउँदछ र कार्य र जिम्मेवारीहरू पूरा गर्न तपाइँको चासो देखाउँदछ।

6. रिमाइन्डरमा मैत्री र व्यावसायिक टोन प्रयोग गर्नुहोस्

तपाईंको इमेल प्राप्तकर्ता प्रति सम्मान र शिष्टाचार व्यक्त गर्न आवश्यक छ। याद गर्नुहोस् कि तपाईंले सधैं विनम्र र मित्रवत मनोवृत्ति कायम राख्नुपर्छ, कुनै पनि आक्रामक वा टकरावको स्वरबाट बच्न, यहाँ केही सिफारिसहरू छन् जसले तपाईंलाई प्रभावकारी रिमाइन्डर लेख्न मद्दत गर्नेछ।

1. विनम्र र मिलनसार हुनुहोस्: "प्रिय" वा "नमस्ते" जस्ता मैत्रीपूर्ण र व्यावसायिक अभिवादनको साथ इमेल सुरु गर्न आवश्यक छ। सकारात्मक वाक्यांशहरू प्रयोग गर्नुहोस् जसले प्रापकप्रति तपाईंको प्रशंसा देखाउँदछ, जस्तै "मलाई आशा छ तपाईं ठीक हुनुहुन्छ" वा "मलाई विश्वास छ तपाईंको हप्ता फलदायी भएको छ।" उनीहरूको ध्यान र सहयोगको लागि तिनीहरूलाई अग्रिम धन्यवाद दिन सधैं सम्झनुहोस्।

2. आफ्नो सन्देशमा स्पष्टता कायम राख्नुहोस्: यो महत्त्वपूर्ण छ कि तपाईंको रिमाइन्डर संक्षिप्त र बुझ्न सजिलो छ। स्पष्ट र प्रत्यक्ष वाक्यहरू प्रयोग गर्नुहोस्, अस्पष्टताहरू बेवास्ता गर्नुहोस्। रिमाइन्डरको कारण र तपाईंले प्रापकबाट के अपेक्षा गर्नुहुन्छ भन्ने कुरा स्पष्ट रूपमा सञ्चार गर्नुहोस्। आवश्यक जानकारी प्रदान गर्नुहोस् ताकि तिनीहरूले उचित प्रतिक्रिया दिन सक्छन्।

3. अनुरोधमा कूटनीतिक हुनुहोस्: यदि प्राप्तकर्ताले कुनै कार्य छोडेको वा स्थगित गरेको छ भने, उनीहरूलाई लिनको लागि सोध्ने कूटनीतिक हुनुहोस्। विनम्र र सौहार्दपूर्ण तरिकामा अनुरोध गर्नको लागि "मलाई तपाईसँग..." वा "यदि तपाईंले पूरा गर्न सक्नुहुन्छ भने म यसको धेरै प्रशंसा गर्नेछु" जस्ता वाक्यांशहरू प्रयोग गर्नुहोस्। आवश्यक कारबाही गर्नको लागि तिनीहरूलाई सान्दर्भिक मितिहरू वा समयसीमाहरू प्रदान गर्न सम्झनुहोस्।

आफ्नो रिमाइन्डरहरूमा मैत्रीपूर्ण र व्यावसायिक स्वर प्रयोग गर्नका लागि यी दिशानिर्देशहरू पालना गरेर, तपाईंले आफ्नो प्राप्तकर्ताहरूप्रति सकारात्मक र सम्मानजनक छवि व्यक्त गर्न सक्षम हुनुहुनेछ, आफ्नो सन्देशमा रमाइलो र कूटनीतिक वाक्यांशहरू प्रयोग गरेर सधैं विनम्र र स्पष्ट हुन सम्झनुहोस्। राम्रोसँग लेखिएको रिमाइन्डरको साथ, तपाईंले आफ्नो प्राप्तकर्ताहरूबाट प्रतिक्रिया वा कार्य प्राप्त गर्ने सम्भावना बढाउनुहुनेछ।

7. इमेलमा स्पष्ट र प्रत्यक्ष निर्देशनहरू प्रदान गर्नुहोस्

जब हामी रिमाइन्डर इमेल लेखिरहेका छौं, हामीले हाम्रा प्रापकहरूलाई स्पष्ट र प्रत्यक्ष निर्देशनहरू प्रदान गर्नु आवश्यक छ। यस तरिकाले, हामी भ्रमबाट जोगिनेछौं र हाम्रा अनुरोधहरू प्रभावकारी रूपमा पूरा भएको सुनिश्चित गर्नेछौं। यो प्राप्त गर्न, यो केहि प्रमुख सुझावहरू दिमागमा राख्न महत्त्वपूर्ण छ:

1. सरल र संक्षिप्त भाषा प्रयोग गर्नुहोस्: प्रापकलाई भ्रमित हुन सक्ने प्राविधिक शब्द वा शब्दावली प्रयोग नगर्नुहोस्। छोटो, सरल वाक्यांशहरू प्रयोग गरी निर्देशनहरू स्पष्ट र सटीक रूपमा व्याख्या गर्नुहोस्। आवश्यक भएमा, जानकारीलाई थप भिजुअल र सजिलै पछ्याउन मिल्ने तरिकामा व्यवस्थित गर्न बुलेट पोइन्ट वा सूचीहरू प्रयोग गर्नुहोस्।

2. सबैभन्दा सान्दर्भिक जानकारी हाइलाइट गर्नुहोस्: बोल्ड वा प्रमुख ढाँचामा मुख्य शब्दहरू वा मुख्य वाक्यांशहरू हाइलाइट गरेर सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण निर्देशनहरूलाई जोड दिनुहोस्। यस तरिकाले, तपाईंका प्रापकहरूले आवश्यक जानकारीहरू द्रुत रूपमा पहिचान गर्न र तदनुसार कार्य गर्न सक्षम हुनेछन्। हाइलाइटिङको अत्यधिक प्रयोग नगर्नुहोस्, किनकि यसले उल्टो प्रभाव पार्न सक्छ र बुझ्न गाह्रो बनाउन सक्छ।

3. उदाहरणहरू प्रदान गर्नुहोस्: यदि तपाईंले प्रदान गरिरहनुभएको निर्देशनहरू बुझ्न जटिल हुन सक्छ भने, अनुरोध गरिएको कार्य कसरी पूरा गर्ने भनेर स्पष्ट रूपमा चित्रण गर्ने उदाहरणहरू समावेश गर्नुहोस्। उदाहरणहरूले कुनै पनि भ्रम हटाउन र निर्देशनहरू कसरी पालना गर्ने भन्ने बारे व्यावहारिक मार्गदर्शन प्रदान गर्न मद्दत गर्न सक्छ। उदाहरणहरू छोटो र पछ्याउन सजिलो राख्न नबिर्सनुहोस्।

यी सुझावहरू पछ्याएर, तपाईंले सुनिश्चित गर्नुहुनेछ कि तपाईंका निर्देशनहरू सही र पछ्याउन सजिलो छ, तपाईंका प्रापकहरूलाई तपाईंले पठाउनुभएका कार्यहरू र अनुरोधहरू पूरा गर्न सजिलो बनाउन। तपाईंको सञ्चारमा स्पष्ट र प्रत्यक्ष हुन सम्झनुहोस्, अस्पष्टताहरू बेवास्ता गर्नुहोस् र सबै आवश्यक जानकारी प्रदान गर्नुहोस् ताकि तपाईंका प्राप्तकर्ताहरूले कारबाही गर्न सकून्। कुशलतापूर्वक.

8.⁤ कुनै पनि प्रश्न वा प्रश्नहरूको लागि थप सम्पर्क जानकारी समावेश गर्नुहोस्

यो सधैं प्रदान गर्न महत्त्वपूर्ण छ थप सम्पर्क विवरण रिमाइन्डर इमेलको अन्त्यमा ताकि प्राप्तकर्ताहरूले प्रश्नहरू सोध्न वा कुनै चिन्ताहरू समाधान गर्न सकून्। यसले तिनीहरूलाई तपाईंसँग सीधै सञ्चार गर्ने क्षमता दिन्छ, फलो-अप प्रक्रियालाई सजिलो बनाउँदै। तपाईलाई सम्पर्क गर्न सकिने इमेल ठेगाना र फोन नम्बर समावेश गर्न निश्चित हुनुहोस्। तपाइँ तपाइँको उपलब्धता को घण्टा को बारे मा जानकारी थप्न को लागी पनि विचार गर्न सक्नुहुन्छ ताकि प्राप्तकर्ताहरु लाई थाहा छ कि उनीहरुले प्रतिक्रिया प्राप्त गर्ने सम्भावना छ।

una राम्रो अभ्यास एक प्रदान गर्न छ सीधा लिंक थाहा थियो वेबसाइट वा प्लेटफर्म जहाँ प्राप्तकर्ताहरूले थप जानकारी फेला पार्न वा विशेष कार्यहरू लिन सक्छन्। यो विशेष गरी उपयोगी हुन सक्छ यदि तपाईंको रिमाइन्डर इमेल कुनै घटना वा बैठकको बारेमा हो जहाँ उनीहरूलाई दर्ता गर्न वा थप विवरणहरू फेला पार्न आवश्यक छ। प्रत्यक्ष लिङ्कले तिनीहरूलाई नेभिगेट गर्न सजिलो बनाउँछ र तिनीहरूलाई म्यानुअल रूपमा खोजी नगरी सान्दर्भिक जानकारीहरू छिटो पहुँच गर्न अनुमति दिन्छ।

याद गर्नुहोस् कि द स्पष्टता र संक्षिप्तता अतिरिक्त सम्पर्क जानकारी समावेश गर्दा मुख्य हुन्। यो महत्त्वपूर्ण छ कि प्राप्तकर्ताहरूले तपाईंलाई कसरी सम्पर्क गर्ने र के आशा गर्ने भनेर छिट्टै पहिचान गर्न सक्छन्। यी विवरणहरू इमेलमा फरक छन् भनी सुनिश्चित गर्न कृपया बोल्ड वा ठूलो फन्ट प्रयोग गर्नुहोस्। तपाईंले भिजुअल रूपमा जानकारी अलग गर्न र यसलाई थप पढ्न योग्य बनाउन बुलेट वा आइकनहरू प्रयोग गर्ने विचार पनि गर्न सक्नुहुन्छ।

९. आवश्यक प्रतिक्रिया वा कार्यको महत्त्वलाई हाइलाइट गर्नुहोस्

रिमाइन्डर इमेलमा आवश्यक प्रतिक्रिया वा कार्य संचार उद्देश्यहरू पूरा भएको सुनिश्चित गर्न महत्त्वपूर्ण छ। प्राप्तकर्ताबाट के अपेक्षा गरिएको छ भन्ने स्पष्ट र संक्षिप्त रूपमा हाइलाइट गर्न आवश्यक छ, चाहे यो प्रतिक्रिया हो, विशिष्ट कार्य हो, वा फलो-अपको अन्य कुनै रूप हो। यसले तपाईंलाई प्रभावकारी सञ्चार कायम राख्न र गलतफहमी वा ढिलाइबाट बच्न अनुमति दिनेछ।

को लागि, यो प्रत्यक्ष र सटीक वाक्यांशहरू प्रयोग गर्न सल्लाह दिइन्छ उदाहरणको लागि, तपाईं प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ "यो अत्यावश्यक छ कि तपाईंले संकेत गरिएको समय सीमा अघि यो इमेलको जवाफ दिनुहोस्" o "हामी विनम्र अनुरोध गर्दछौं कि तपाईले अनुरोध गरिएको कार्यलाई सकेसम्म चाँडो लिनुहोस्"यी वाक्यांशहरूले प्रतिक्रिया वा कार्यको अत्यावश्यकता र सान्दर्भिकतालाई जोड दिन्छ, प्राप्तकर्तालाई आवश्यक कारबाही गर्न प्रोत्साहन दिन्छ।

थप रूपमा, आवश्यक प्रतिक्रिया वा कार्य कसरी गर्ने भन्ने बारे स्पष्ट र विस्तृत निर्देशनहरू प्रदान गर्न सल्लाह दिइन्छ। यदि त्यहाँ पछ्याउनको लागि विशेष चरणहरू छन् भने, तिनीहरू HTML ट्यागहरू प्रयोग गरेर, एक अङ्कित सूचीमा सूचीबद्ध गर्न सकिन्छ। उदाहरणका लागि:

• तपाईंको टिप्पणी र सुझावहरूको साथ यो इमेलको जवाफ दिनुहोस्।
• अनुरोध गरिएका कागजातहरू संलग्न गर्नुहोस् पीडीएफ ढाँचा.
• प्रदान गरिएको लिङ्कमा क्लिक गरेर आफ्नो उपस्थिति पुष्टि गर्नुहोस्।

यी विशेष निर्देशनहरूले प्राप्तकर्तालाई आवश्यक कार्य कार्यान्वयन गर्न सजिलो बनाउँदछ, भ्रमबाट बच्न र त्रुटिहरूको सम्भावनालाई कम गर्नको लागि, एक रिमाइन्डर इमेल प्रभावकारी संचार प्राप्त गर्न र लक्ष्यहरू पूरा भएको सुनिश्चित गर्न आवश्यक छ।

10. इमेलको अन्त्यमा विनम्र र कृतज्ञ हुनुहोस्

जब यो रिमाइन्डर इमेल लेख्ने कुरा आउँछ, सुरुदेखि अन्त्यसम्म विनम्र र कृतज्ञ स्वर कायम राख्न आवश्यक छ। हामीले सधैं सम्झनुपर्छ कि इमेल लिखित संचारको एक रूप हो, त्यसैले यसलाई गलत व्याख्या गर्न वा सन्दर्भ गुमाउन सजिलो छ। भ्रमबाट बच्नको लागि, इमेल बन्द गर्दा स्पष्ट, विनम्र, र कृतज्ञता व्यक्त गर्न आवश्यक छ।

1. अग्रिम कृतज्ञता व्यक्त गर्नुहोस्

रिमाइन्डरको कारणलाई सम्बोधन गर्नु अघि, दिइएको ध्यान र कुनै पनि प्रयासको लागि कृतज्ञता व्यक्त गर्न महत्त्वपूर्ण छ। अर्को व्यक्ति। यसले सहयोग र आपसी सम्मानको वातावरण स्थापना गर्न मद्दत गर्नेछ। उदाहरणका लागि, हामीले "सबैभन्दा पहिले, मेरो अघिल्लो सन्देश पढ्नको लागि समय दिनुभएकोमा र मेरो अनुरोधलाई विचार गर्नुभएकोमा म तपाईंलाई धन्यवाद दिन चाहन्छु।" यसरी, हामी सकारात्मक र कृतज्ञ मनोवृत्ति देखाउँछौं। सुरुबाट.

2. विनम्र स्वर कायम राख्नुहोस्

रिमाइन्डरको समयमा, विनम्र र सम्मानजनक स्वर कायम राख्न महत्त्वपूर्ण छ। हामी आक्रामक वाक्यांश वा वाक्यांशहरू प्रयोग गर्नबाट जोगिनेछौं जुन मागहरू जस्तो लाग्न सक्छ। यसको सट्टा, हामीले विनम्र र विचारशील भाषा प्रयोग गर्नुपर्छ। उदाहरणका लागि, हामी भन्न सक्छौं, "हामी अझै तपाइँको प्रतिक्रियाको लागि पर्खिरहेका छौं भनेर सम्झाउनको लागि म तपाइँलाई यो इमेल पठाउन सक्छु।" अपमानजनक वा टकराव लाग्न सक्ने शब्द वा वाक्यांशहरू प्रयोग गर्नबाट जोगिन पनि महत्त्वपूर्ण छ, र यसको सट्टा थप तटस्थ र वस्तुनिष्ठ दृष्टिकोण प्रयोग गर्नुहोस्।

3. विनम्रतापूर्वक निष्कर्ष निकाल्नुहोस्

इमेल बन्द गर्दा, विनम्र र कृतज्ञ मनोवृत्ति कायम राख्न आवश्यक छ। हामी "यस विषयमा तपाईंको ध्यान र विचारको लागि म तपाईंलाई फेरि धन्यवाद" वा "तपाईँको शीघ्र प्रतिक्रिया वा कार्यको लागि अग्रिम धन्यवाद दिन्छु" जस्ता वाक्यांशहरू प्रयोग गर्न सक्छौं। हामी अन्य व्यक्तिसँग हुन सक्ने कुनै पनि अतिरिक्त प्रश्न वा सरोकारहरूको लागि हाम्रो उपलब्धता दोहोर्याउन सक्छौं। सधैं एक उपयुक्त अन्तिम अभिवादन प्रयोग गर्न सम्झनुहोस् जस्तै "भवदीय" वा "उत्तम सादर"।

हामीले हाम्रो रिमाइन्डर इमेलहरूमा शिष्टाचार र कृतज्ञताको शक्तिलाई कम आँकलन गर्नु हुँदैन। यी मनोवृत्तिहरूले राम्रो व्यावसायिक सम्बन्ध कायम राख्न र हाम्रा अनुरोधहरूलाई प्रभावकारी रूपमा सम्बोधन गरिएको सुनिश्चित गर्न योगदान दिन्छ। त्यसैले हरेक इमेल समापनमा विनम्र र कृतज्ञ हुन सधैं सम्झनुहोस्, किनकि यसले लिखित सञ्चारमा हाम्रो शिष्टाचार झल्काउँछ।