सेकेन्डमा व्यावसायिक इमेल लेख्नका लागि उत्तम प्रम्प्टहरू

कुनै पनि कार्य वातावरणमा व्यावसायिक स्तरको इमेल लेख्नु एक आवश्यक सीप हो। यद्यपि, यसको लागि समय र प्रयास चाहिन्छ। सौभाग्यवश, कृत्रिम बुद्धिमत्ताको प्रयोग हाम्रो उद्धारमा आउँछ। यस लेखमा, हामी व्याख्या गर्छौं व्यावसायिक इमेलहरू छिटो र प्रभावकारी रूपमा लेख्न प्रम्प्टहरू कसरी प्रयोग गर्ने।

यदि तपाईं आफ्नो सन्देशहरूसँग भिन्नता ल्याउन चाहनुहुन्छ र आफ्नो कम्पनी वा व्यावसायिक सम्बन्धहरूमा फरक देखिन चाहनुहुन्छ भने, पढिरहनुहोस्: एआई द्वारा संचालित व्यावसायिक इमेलको साँचो मास्टर बन्नको लागि तपाईंलाई आवश्यक पर्ने सबै कुरा यहाँ छ।

 

एआईमा प्रम्प्ट भनेको के हो र इमेल लेख्न यसलाई कसरी प्रयोग गरिन्छ?

Un शीघ्र यो एउटा निर्देशन वा प्रारम्भिक वाक्यांश हो जसले AI लाई तपाईंको आवश्यकता अनुसारको विशेष सन्देश उत्पन्न गर्न मद्दत गर्छ। व्यावसायिक इमेलको सन्दर्भमा, प्रम्प्ट भनेको तपाईंले AI लाई उपयुक्त इमेल लेख्न भन्नुभएको कुरा हुनेछ। उदाहरणका लागि: «प्रोजेक्ट X को स्थितिको बारेमा विस्तृत जानकारी अनुरोध गर्दै इमेल लेख्नुहोस्, सौहार्दपूर्ण र व्यावसायिक स्वर कायम राख्नुहोस्।»

तपाईंले प्रम्प्टमा जति धेरै जानकारी र सन्दर्भ प्रदान गर्नुहुन्छ, प्रतिक्रिया त्यति नै सटीक र तपाईंको उद्देश्यसँग मिल्दोजुल्दो हुनेछ।यो प्रणालीले स्क्र्याचबाट पाठहरू सिर्जना गर्न र सच्याउन, छोटो पार्न, स्वर अनुकूलन गर्न, वा लामो इमेलहरूलाई सजिलै पचाउन सकिने सारांशहरूमा रूपान्तरण गर्न दुवै काम गर्दछ।

व्यावसायिक इमेलहरूको लागि राम्रो प्रम्प्टको मुख्य तत्वहरू

यदि तपाईं यसबाट धेरै भन्दा धेरै लाभ लिन चाहनुहुन्छ भने इमेल लेखनमा एआई, तपाईंलाई आवश्यक पर्ने कुरा कसरी माग्ने भनेर जान्नुपर्छ।राम्रो प्रोम्प्टमा सधैं निम्न कुराहरू समावेश हुनुपर्छ:

• सन्दर्भ: इमेल केको बारेमा हो र कसको लागि हो निर्दिष्ट गर्नुहोस्। सहकर्मी, ग्राहक, वा तपाईंको हाकिम एउटै होइनन्।
• कार्य खाली गर्नुहोस्: सन्देशबाट तपाईंले के प्राप्त गर्न चाहनुहुन्छ भनेर व्याख्या गर्नुहोस् (अनुरोध, धन्यवाद, जानकारी, गुनासो, आदि)।
• स्वर र शैली: यो औपचारिक, अनौपचारिक, घनिष्ठ, प्रेरक हुनुपर्छ कि पर्दैन संकेत गर्नुहोस्...
• सीमाहरू वा विस्तारहरू: यदि तपाईंलाई छोटो, प्रत्यक्ष वा निश्चित लम्बाइ भएको केहि चाहिन्छ भने।

प्रम्प्टहरू सिर्जना गर्दा हुने सामान्य गल्तीहरू (र त्यसबाट कसरी बच्ने)

धेरै प्रयोगकर्ताहरू यसमा पर्छन् केही सामान्य गल्तीहरू इमेलहरू लेख्न एआईसँग मद्दत माग्दा:

• धेरै सामान्य हुनुयदि तपाईंले "औपचारिक इमेल लेख्नुहोस्" टाइप गर्नुभयो भने, AI ले सुधार गर्नेछ, र पाठ तपाईंको केससँग सान्दर्भिक नहुन सक्छ।
• उद्देश्य प्राप्त नहुनुयदि तपाईंले इमेलको सही कारण व्याख्या गर्नुभएन भने, सन्देश सतही रहन सक्छ।
• प्राप्तकर्तालाई बिर्सनुहोस्। तपाईंले सम्बोधन गरिरहनुभएको व्यक्तिको लागि आफ्नो स्वर र विषयवस्तु अनुकूल बनाउनुपर्छ। ग्राहकसँग व्यवहार गर्नु र सहकर्मीसँग व्यवहार गर्नु एउटै कुरा होइन।
• हिज्जे/व्याकरण जाँचको लागि नसोध्नुहोस्।। प्रम्प्टमा यसलाई समावेश गर्नाले त्रुटिहरूको जोखिम कम हुन्छ।

यी सुझावहरू प्रयोग गरेर र सबैभन्दा सामान्य गल्तीहरू बेवास्ता गरेर, तपाईं व्यावसायिक इमेलहरू लेख्नको लागि उत्तम प्रम्प्टहरू सिर्जना गर्न सक्षम हुनुहुनेछ।

व्यावसायिक इमेलहरूको लागि प्रम्प्टहरूको व्यावहारिक उदाहरणहरू

व्यावसायिक इमेलहरू लेख्नको लागि प्रम्प्टहरू कसरी सिर्जना गर्ने भनेर सिक्ने उत्तम तरिका भनेको हेरेर हो वास्तविक परिस्थितिहरूमा लागू गरिएका उदाहरणहरूयहाँ हामी तपाईंले प्रयोग गर्न सक्ने विभिन्न उद्देश्यहरूमा आधारित संकलन प्रस्तुत गर्दछौं च्याटजीपीटी वा अन्य कुनै उपकरण:

अवस्था	प्रम्प्ट उदाहरण
जानकारी अनुरोध गर्नुहोस्	"अर्डर नम्बर १२३४५ को डेलिभरी स्थितिको बारेमा अद्यावधिक अनुरोध गर्न एक व्यावसायिक इमेल लेख्नुहोस्। ८० शब्दहरू भन्दा बढी नभई औपचारिक र विनम्र स्वर प्रयोग गर्नुहोस्।"
ग्राहकलाई धन्यवाद दिँदै	"भर्खरै खरिद पूरा गर्ने ग्राहकलाई धन्यवाद इमेल लेख्नुहोस्। अनुभवको बारेमा प्रतिक्रिया माग्नुहोस् र हार्दिकतापूर्वक साइन अप गर्नुहोस्।"
बैठकको सूचना	"त्रैमासिकको नतिजाको बारेमा बैठकमा सबैलाई आमन्त्रित गर्ने इमेल उत्पन्न गर्नुहोस्, जसमा मिति, समय, एजेन्डा, र RSVP को लागि अनुरोध समावेश छ।"
खर्च रिपोर्ट गर्नुहोस्	"तपाईंको पछिल्लो कम्पनी भ्रमणको समयमा रेकर्ड गरिएको खर्चको बारेमा आफ्नो सुपरिवेक्षकलाई सूचित गर्न एउटा इमेल लेख्नुहोस्। संलग्नकहरू र अनुरोध पुष्टिकरण समावेश गर्नुहोस्।"

 

सिफारिस गरिएका प्रकारका व्यावसायिक इमेल र प्रम्प्टहरू

द लेखन आवश्यकताहरू मा निर्भर गर्दै धेरै विविध हुन सक्छ सन्देशको उद्देश्य। त्यसकारण, सबैभन्दा सामान्य परिस्थितिहरू र प्रत्येकको लागि सबैभन्दा प्रभावकारी प्रम्प्टहरू वर्गीकृत गर्नु उपयोगी हुन्छ:

• जानकारीको लागि अनुरोध: “उपलब्ध सेवाहरूको नयाँ सूचीको बारेमा जानकारी अनुरोध गर्दै एउटा इमेल लेख्नुहोस्, मैत्रीपूर्ण स्वरमा।”
• कृतज्ञता: "बैठक पछि औपचारिक धन्यवाद इमेल लेख्नुहोस्, छलफल गरिएका मुख्य बुँदाहरूलाई हाइलाइट गर्दै र भविष्यको सहकार्यको लागि खुलापन देखाउँदै।"
• फलो-अप: "गत हप्ता तपाईंले पठाउनुभएको प्रस्तावमा कुनै अपडेट छ कि छैन भनेर हेर्नको लागि एउटा विनम्र फलो-अप इमेल सिर्जना गर्नुहोस्।"
• प्रस्ताव प्रस्तुति: “परियोजनाको विवरण सहितको सहकार्य प्रस्ताव प्रस्तुत गर्दै र यसबारे छलफल गर्न सम्भावित बैठकको लागि अनुरोध गर्दै एउटा व्यावसायिक इमेल लेख्नुहोस्।”
• बैठकको रिमाइन्डर: "सोमबार हुने बैठकको बारेमा सहभागीहरूलाई सम्झाउने एउटा इमेल लेख्नुहोस्, व्यावसायिक र संक्षिप्त स्वरमा।"
• परियोजना बन्द: “परियोजना समाप्त भएको जानकारी सबैलाई दिन एउटा इमेल सिर्जना गर्नुहोस्, जसमा नतिजाहरूको सारांश र टोलीलाई उनीहरूको संलग्नताको लागि धन्यवाद समावेश गरिएको छ।”

एआई मार्फत तपाईंको इमेलहरूको स्वर कसरी सुधार गर्ने

व्यक्तिगत प्रम्प्टहरूको एउटा ठूलो मूल्य भनेको प्राप्तकर्ता अनुसार इमेलको स्वर समायोजन गर्ने क्षमता हो।तपाईंले विशेष गरी एआईलाई इमेललाई अझ औपचारिक, अझ पहुँचयोग्य, वा नाजुक परिस्थितिहरूमा समानुभूतिपूर्ण बनाउन अनुरोध गर्न सक्नुहुन्छ।

• औपचारिक: «मानव संसाधन निर्देशकसँग भेटघाटको लागि अनुरोध गर्दै एउटा व्यावसायिक र औपचारिक इमेल लेख्नुहोस्।»
• मैत्रीपूर्ण: «परियोजना सम्पन्न गर्न सहयोग गरेकोमा सहकर्मीलाई धन्यवाद दिन एउटा मैत्रीपूर्ण इमेल सिर्जना गर्नुहोस्।»
• सिधा: «विचाराधिन कागजातहरूको स्थितिको बारेमा सोध्दै एउटा छोटो र प्रत्यक्ष इमेल लेख्नुहोस्।»
• समानुभूतिपूर्ण: «सेवा त्रुटिको लागि ग्राहकसँग माफी माग्दै, समाधान प्रस्ताव गर्दै र बुझाइ देखाउँदै इमेल लेख्नुहोस्।»

प्रभावकारी फलो-अप इमेलहरूको लागि प्रम्प्टहरू

उत्पादक सम्बन्ध कायम राख्न ग्राहकहरू, बैठकहरू, वा कार्यहरूको अनुगमन गर्नु आवश्यक छ।केही उपयोगी उदाहरणहरू:

केस	प्रम्प्ट उदाहरण
बिक्री पछि	«खरीद पछि एउटा फलो-अप इमेल लेख्नुहोस्, सन्तुष्टिको बारेमा सोध्नुहोस् र इमानदार प्रतिक्रियाको लागि अनुरोध गर्नुहोस्।»
सम्झाउनी	"आगामी डेलिभरी समयसीमाको बारेमा ग्राहकलाई विनम्र सम्झना लेख्नुहोस्।"
राय अनुरोध गर्नुहोस्	"मित्रतापूर्ण स्वरमा प्राप्त सेवाको बारेमा प्राप्तकर्ताको प्रतिक्रिया अनुरोध गर्दै इमेल उत्पन्न गर्नुहोस्।"
नियुक्ति पुष्टिकरण	«तालिकाबद्ध भेटघाट पुष्टि गर्ने र आवश्यक कागजातहरूको सम्झना गराउने फलो-अप इमेल सिर्जना गर्नुहोस्।»

एआईको कारणले गर्दा प्राप्तकर्ताको डेटाको साथ इमेलहरू निजीकृत गर्नुहोस्

निजीकृत इमेलहरूले खुला र प्रतिक्रिया दर बढाउँछन्. प्राप्तकर्ताको नाम, उनीहरूको कम्पनी, साझा परियोजनाहरू, वा विशिष्ट रुचिहरू जस्ता विवरणहरू तपाईंको प्रम्प्टहरूमा थप्नुहोस्:

निजीकरण	प्रस्तावित प्रम्प्ट
व्यक्तिगत अभिवादन	«प्राप्तकर्ताको नाम र कम्पनीमा उनीहरूको भूमिकाको सन्दर्भ प्रयोग गरेर उद्घाटन अभिवादन सिर्जना गर्नुहोस्।»
रुचिहरूको सन्दर्भ	"प्रस्ताव किन उनीहरूका लागि सान्दर्भिक हुन सक्छ भनेर उल्लेख गर्दै प्राप्तकर्ताको रुचिको बारेमा विवरणहरू समावेश गर्ने इमेल लेख्नुहोस्।"
अघिल्ला परियोजनाहरूको उल्लेख	«अघिल्लो परियोजनामा ​​सहयोगी कार्यको उल्लेख गर्दै धन्यवाद समावेश गर्नुहोस्।»

एआई प्रम्प्टहरू प्रयोग गरेर आफ्ना इमेलहरू कसरी समीक्षा गर्ने र सच्याउने

व्याकरणीय वा हिज्जे त्रुटि भएको इमेलले व्यावसायिक धारणालाई बिगार्न सक्छ।। सेन्ड थिच्नु अघि, आफ्नो टेक्स्टको समीक्षा र पोलिश गर्न AI प्रयोग गर्नुहोस्:

• पूर्ण समीक्षा: «कृपया सबै इमेलहरू समीक्षा गर्नुहोस् र कुनै व्याकरणीय वा हिज्जे त्रुटिहरू चिन्ह लगाउनुहोस्।»
• सुधारका लागि सुझावहरू: «इमेललाई स्पष्ट बनाउन र सकारात्मक प्रभाव पार्न सुधारहरू सुझाव दिनुहोस्।»
• स्थिरता जाँच गर्नुहोस्: «सन्देशको सुसंगतता र एकता विश्लेषण गर्नुहोस्, आवश्यक परेमा संरचना सुधार गर्नुहोस्।»

प्रम्प्ट र स्वचालनको साथ इमेल मार्केटिङलाई अनुकूलन गर्दै

इमेल मार्केटिङ अभियानहरूले स्वचालनको साथ गुणस्तरमा फड्को मारेका छन् र स्मार्ट प्रम्प्टहरूतपाईं विभिन्न दर्शक र परिस्थितिहरूको लागि इमेल अनुक्रमहरू सिर्जना गर्न, तालिकाबद्ध गर्न र अनुकूलित गर्न सक्नुहुन्छ:

• स्वागत र अनबोर्डिङ: «हाम्रो समुदायमा सामेल हुनुका फाइदाहरू प्रकाश पार्दै नयाँ सदस्यहरूका लागि स्वागत इमेल उत्पन्न गर्नुहोस्।»
• कार्ट रिमाइन्डर: «विशेष अफर सहित, आफ्नो कार्टमा उत्पादनहरू छोडेका प्रयोगकर्ताहरूका लागि रिमाइन्डर इमेल सिर्जना गर्नुहोस्।»
• उत्पादन प्रस्तुति: «विशेष छुटको साथ नयाँ उत्पादनहरूको घोषणा गर्ने इमेल डिजाइन गर्नुहोस्।»
• खरिद पछिको अनुगमन: «खरीद पछि धन्यवाद इमेल लेख्नुहोस्, उत्पादनको बारेमा प्रतिक्रिया माग्दै।»

यी प्रम्प्टहरूले तपाईंलाई दोहोरिने कार्यहरू स्वचालित गर्न र प्रत्येक अन्तरक्रियामा व्यक्तिगत स्पर्श थप्न अनुमति दिन्छ।

व्यावसायिक इमेलहरूमा हुने सामान्य गल्तीहरू (र त्यसबाट कसरी बच्ने)

केही लेखन त्रुटिहरूबाट बच्नु सन्देश सही बनाउनु जत्तिकै महत्त्वपूर्ण छ।सबैभन्दा सामान्य त्रुटिहरू मध्ये निम्न हुन्:

• आरामदायी वातावरणमा अत्यधिक औपचारिक हुनु।
• प्राविधिक कुराहरू वा अप्रिय वाक्यांशहरूको दुरुपयोग गर्नुहोस्।
• विशिष्ट प्राप्तकर्ताको स्वरमा समायोजन नगर्ने।
• हिज्जे र व्याकरण जाँच गर्न बिर्सनु।
• विषय खाली वा अस्पष्ट छोड्नुहोस्।

समाधान: औपचारिकताको स्तर, लम्बाइ निर्दिष्ट गरेर सधैं प्रम्प्ट समायोजन गर्नुहोस्, आवश्यक परेमा स्वचालित रूपमा समीक्षा गर्नुहोस् र धेरै संस्करणहरू अनुरोध गर्नुहोस्।

प्रभावकारिता विश्लेषण: तपाईंको इमेलहरू काम गरिरहेका छन् कि छैनन् भनेर कसरी थाहा पाउने

एआईले पनि तपाईंलाई मद्दत गर्न सक्छ तपाईंको इमेलहरूको कार्यसम्पादन विश्लेषण गर्नुहोस्: तपाईंले खुला दरहरू, प्रतिक्रिया दरहरू, पठाउने समयको आधारमा ढाँचाहरू पत्ता लगाउन, वा प्राप्त परिणामहरूको आधारमा सुधारहरू सुझाव दिन रिपोर्टहरू अनुरोध गर्न सक्नुहुन्छ।

• "मेरा हालसालैका इमेलहरूको नतिजा विश्लेषण गर्नुहोस् र प्रतिक्रिया दर बढाउन सुधारहरू सुझाव दिनुहोस्।"
• "मेरो अभियानहरूको प्रभावकारिताको बारेमा रिपोर्ट लेख्नुहोस्, उत्कृष्ट विषयहरू र समयहरू पहिचान गर्नुहोस्।"

यी विश्लेषणहरूले तपाईंलाई वस्तुनिष्ठ डेटाको साथ आफ्नो रणनीति दोहोर्याउन र परिष्कृत गर्न अनुमति दिनेछन्।

एआईको सहयोगमा स्वचालित प्रतिक्रियाहरू कसरी प्रयोग गर्ने

अनुपस्थिति, बिदा वा अनुपलब्धताको अवधि व्यवस्थापन गर्न स्वचालित प्रतिक्रियाहरू सेट अप गर्नु सबैभन्दा व्यावहारिक सुविधाहरू मध्ये एक हो।केही उपयोगी सुझावहरू:

• "अक्टोबर १० सम्म म अफिसबाट बाहिर छु र म फर्किएपछि जवाफ दिनेछु भनी उल्लेख गर्दै स्वतः जवाफ सिर्जना गर्नुहोस्।"
• "सम्पर्क गर्ने जो कोहीलाई पनि स्वचालित धन्यवाद सन्देश लेख्नुहोस्, तिनीहरूलाई थाहा दिनुहोस् कि तपाईंले चाँडै जवाफ दिनुहुनेछ।"
• «अत्यावश्यक केसहरूको लागि वैकल्पिक सम्पर्क जानकारीको साथ प्रतिक्रिया उत्पन्न गर्नुहोस्।»

एआईको साथ, यस प्रकारका सन्देशहरू धेरै व्यक्तिगत र प्रभावकारी हुन्छन्।.

औपचारिक र व्यावसायिक इमेल लेख्ने राम्रो अभ्यासहरू

दिशानिर्देशहरूको श्रृंखला पालना गर्नाले तपाईंको इमेलहरू सकारात्मक रूपमा अलग देखिनेछन्।:

• स्पष्ट र प्रत्यक्ष हुनुहोस्पहिलो पङ्क्तिमा उद्देश्य उल्लेख गर्नुहोस्।
• छोटो, छुट्टाछुट्टै अनुच्छेदहरू प्रयोग गर्नुहोस् खाली ठाउँहरू द्वारा।
• बुलेट वा सूचीहरू समावेश गर्नुहोस् धेरै जानकारी भएका सन्देशहरूको लागि।
• सधैं हिज्जे र व्याकरण जाँच गर्नुहोस् पठाउनु अघि।
• स्वर समायोजन गर्नुहोस् प्राप्तकर्तालाई (ग्राहक, सहकर्मी, आपूर्तिकर्ता, आदि)।
• स्पष्ट आह्वान टु एक्शन समावेश गर्नुहोस् यदि तपाईं उत्तर खोज्दै हुनुहुन्छ भने।

तपाईंले प्रम्प्टबाट कुनै पनि इमेललाई उत्तम अभ्यास ढाँचामा रूपान्तरण गर्न AI लाई अनुरोध गर्न सक्नुहुन्छ।.

तपाईंले देख्नुभए जस्तै, व्यावसायिक इमेल लेख्नका लागि प्रम्प्टहरू कुनै पनि व्यावसायिक सन्दर्भमा इमेललाई अनुकूलन गर्ने अन्तिम उपकरण बनेको छ।। तिनीहरूले प्रभावकारी सन्देशहरू सिर्जना गर्न, स्वरलाई निजीकृत गर्न र त्रुटिहरू सच्याउन मात्र सरल बनाउँदैनन्, तर तिनीहरूले तपाईंलाई कार्यहरू स्वचालित गर्न, परिणामहरूको विश्लेषण गर्न र प्रत्येक प्राप्तकर्ताको अपेक्षाहरू अनुरूप अनुकूलन गर्न पनि अनुमति दिन्छन्। कृत्रिम बुद्धिमत्ता र राम्रोसँग परिभाषित प्रम्प्टहरूको मद्दतले, तपाईंसँग आफ्नो व्यावसायिक सञ्चारमा पूर्ण नियन्त्रण हुनेछ, समय बचत हुनेछ, र तपाईंले पठाउनुहुने प्रत्येक सन्देशमा स्थायी छाप छोड्नुहुनेछ भन्ने कुरा सुनिश्चित गर्नुहुनेछ।