Hoe automatiseer je Google Chat-berichten met Workspace Studio?

 

Het ontvangen van een belangrijke e-mail, een reactie op een formulier of een nieuw bestand in Drive eindigt meestal op dezelfde manier: iemand moet eraan denken de rest van het team op de hoogte te stellen. Google Workspace Studio Je kunt een workflow creëren die die gebeurtenis detecteert en een bericht verzendt. Geautomatiseerd bericht naar Google Chatzonder de informatie handmatig te hoeven overschrijven.

De sleutel is het kiezen van de juiste mensen om te informeren. Met Studio kun je jezelf een privébericht sturen, een of meerdere personen een bericht sturen, een bericht in een ruimte plaatsen of reageren op een bestaand bericht. Je kunt ook gebeurtenisgegevens toevoegen met behulp van variabelen en Gemini gebruiken om de inhoud voor te bereiden voordat je deze verzendt.

Hoe maak je een workflow die berichten naar Google Chat verzendt?

Log in vanaf uw computer om studio.workspace.google.com en creëer een nieuwe workflow. Selecteer eerst de activatorDat wil zeggen, de gebeurtenis die de workflow in gang zet. Dit kan een specifiek tijdstip zijn, de ontvangst van een e-mail, een reactie op een Google Forms-formulier of een wijziging in een andere compatibele applicatie.

Voeg vervolgens de Google Chat-stap toe die overeenkomt met je doel. Schrijf het bericht, selecteer indien nodig ontvangers en gebruik de chatfunctie. + Variabelen Om informatie over de trigger of voorgaande stappen toe te voegen. Als de workflow bijvoorbeeld start wanneer een formulier wordt ontvangen, kunt u de gegevens uit dat antwoord in de notificatie opnemen in plaats van altijd algemene tekst te verzenden.

Voordat je het activeert, gebruik Test uitvoeren Om het resultaat te controleren, moet u er rekening mee houden dat de test daadwerkelijke acties uitvoert: als de stap een bericht verzendt, kan dat bericht de ontvanger bereiken. Nadat u de uitvoering in het tabblad Activiteit hebt gecontroleerd, activeert u de workflow zodat deze automatisch wordt uitgevoerd.

Persoonlijke melding, direct bericht of bericht in een ruimte

Studio biedt een aantal Google Chat-acties die het vermelden waard zijn:

• Stuur me een melding via de chat: Je ontvangt een privémelding via een chat-app met de naam van de workflow. Dit is handig voor herinneringen en samenvattingen die alleen jij hoeft te zien.
• Stuur een bericht: Stuur een direct bericht naar een of meer personen. U moet hun namen of adressen in het veld voor de ontvanger invullen.
• Publiceren in een ruimte: Plaats de melding in een chatruimte naar keuze. Je kunt variabelen toevoegen, zoals de naam van een nieuw bestand of de details van een verzoek.
• Een bericht beantwoorden: Het reageert op een specifiek bericht of een specifieke thread. De flow moet het bericht identificeren waarop het zal reageren, meestal via een triggervariabele.

Schrijf een e-mailadres in het veld. tekst Dit is niet hetzelfde als het toevoegen van een ontvanger. Om iemand via een direct bericht op de hoogte te stellen, gebruik je het bijbehorende veld. Als je in een ruimte post, vink dan de optie aan om de leden op de hoogte te stellen: iemand ontvangt die melding alleen als die persoon al lid is van de ruimte.

Voorbeeld: een dagelijkse samenvatting van Gmail ontvangen in de chat.

Een eenvoudige manier om te beginnen is door gebruik te maken van de sjabloon van Dagelijks overzicht van ongelezen e-mailsDe workflow bestaat al uit drie onderdelen: een geprogrammeerde trigger, een stap die de samenvatting met behulp van AI voorbereidt, en de stap zelf. Laat het me weten via de chat.Je hoeft alleen maar de tijd, de e-mailperiode die je wilt samenvatten en de inhoud van de melding te controleren.

Kijk naar het chatberichtveld: daar verschijnt een variabele met samenvatting gegenereerd in de vorige stap. Deze verbinding zorgt ervoor dat elke melding nieuwe informatie kan bevatten. Als u alleen een vaste zin invoert en de variabele verwijdert, ontvangt u altijd dezelfde zin, ook al heeft Gemini de samenvatting gegenereerd.

Hetzelfde schema wordt gebruikt om het team op de hoogte te stellen wanneer er een formulierverzoek binnenkomt: de trigger wordt gewijzigd naar een nieuwe reactie en de workflow wordt beëindigd. Publiceren in een ruimteVermeld in het bericht alleen de formuliervelden die het team nodig heeft om uw aanvraag te verwerken.

Wat je kunt automatiseren op basis van ontvangen berichten

Google Chat kan ook gebruikt worden uitgangspunt Studio biedt triggers om nieuwe berichten, vermeldingen of specifieke reacties binnen een workflow te detecteren. Voor berichten kunt u de workflow beperken tot specifieke ruimtes, afzenders of woorden. Een verzoek met het woord 'urgent' kan bijvoorbeeld een taak aanmaken of een extra melding genereren.

Je kunt de ontvangen tekst doorgeven aan een volgende stap. Vraag het aan Gemini en gebruik het antwoord ervan in een volgend bericht. Voeg hiervoor de variabele uit het oorspronkelijke bericht in de instructie voor Gemini in en vervolgens de variabele uit Gemini's antwoord in de chatstap. Controleer alle geautomatiseerde antwoorden die voor anderen bedoeld zijn zorgvuldig; voor bepaalde inzendingen van externe gebruikers kan goedkeuring vereist zijn.

Als u een flow configureert die luistert naar een ruimte en naar diezelfde ruimte publiceert, vink dan de optie aan die betrekking heeft op de berichten verzonden door flowsStudio negeert ze standaard in triggers om te voorkomen dat een automatisering opnieuw start met een eigen bericht.

Vereisten en beperkingen vóór de lancering

Om workflows te creëren heb je het volgende nodig: computer en een compatibele browserStudio ondersteunt bepaalde Business-, Enterprise- en Education-edities; persoonlijke accounts hebben er toegang toe als ze deelnemen aan Google Workspace-experimenten. Op werk- of schoolaccounts kan de beheerder de toegang tot Studio, Gemini of Google Chat beperken. Gebruikers jonger dan 18 met een schoolaccount kunnen geen AI-stappen gebruiken.

Google stelt een maximum in 25 flows per gebruiker aangemaakt y 20 stappen per stroomEr geldt ook een gecombineerde limiet voor het aantal uitvoeringen binnen een periode van 24 uur. Als u deze limiet bereikt, zullen verdere uitvoeringen mislukken totdat de teller is gereset. Om onnodige uitvoeringen te verminderen, kunt u triggers beperken tot afzenders, spaties of woorden die echt relevant voor u zijn.

Wat te controleren als het bericht niet aankomt?

Open Mijn stromen om te bevestigen dat de stroom nog steeds actief is en te overleggen Activiteit Om te achterhalen bij welke stap de fout is opgetreden, controleert u de ontvanger of de geselecteerde ruimte, de variabelen die in het bericht worden gebruikt en de Google Chat-machtigingen. Binnen een organisatie kan de beheerder de toegang van Studio tot Chat hebben geblokkeerd, zelfs als de rest van de workflow wel werkt.

Als u een persoonlijk account gebruikt en de foutmelding krijgt dat het bericht niet kon worden verzonden, raadt Google het volgende aan: Open eerst de chatfunctie van Gmail. om de service te initialiseren en de workflow opnieuw uit te voeren. Als dit een melding voor u is, kunt u deze vinden in de betreffende sectie. Toepassingen Vanuit Google Chat: "Meld me in chat" verzendt het vanuit een applicatie met de naam van de flow.

Om een ​​afspraak te maken één enkel bericht Zonder extra stappen of voorwaarden heeft Google Chat een eigen functie voor het plannen van berichten. Workspace Studio is handig wanneer het bericht herhaald moet worden, er gereageerd moet worden op een gebeurtenis of er gegevens uit Gmail, Forms, Drive of Gemini in opgenomen moeten worden.