SharePoint Online beheren met Copilot: stappen, aanbevolen procedures en volledige gegevenscontrole

¿Hoe beheer ik SharePoint Online met Copilot? Modern SharePoint Online-beheer maakt een enorme sprong voorwaarts dankzij de native integratie van Microsoft Copilot en de geavanceerde beheersuite die Microsoft 365 ons binnen handbereik brengt. IT-managers en sitebeheerders weten dat het vinden van een balans tussen productiviteit, gegevensbeheer, beveiliging en een naadloze gebruikerservaring complex kan zijn. De Copilot-assistent wordt nu een belangrijke bondgenoot bij het omzetten van deze complexiteit in flexibele, samenwerkende en veilige resultaten., zowel voor grote bedrijven als voor kleine organisaties die digitaal willen werken.

Maar hoe beheert u SharePoint Online om Copilot optimaal te benutten? Deze gids is de meest actuele en uitgebreide in het Spaans, samengesteld met de meest relevante en recente informatie. Hier laten we u zien hoe u Copilot en geavanceerd SharePoint-beheer kunt implementeren, configureren en benutten, waarbij u beveiligingspraktijken, het voorkomen van overmatige blootstelling van gegevens en intelligente proces- en contentautomatisering integreert – allemaal met een praktische aanpak die is afgestemd op de praktijk van teams.

Wat is Copilot in SharePoint Online en waarom is het de nieuwe hoeksteen voor beheer?

Copilot is de op AI gebaseerde intelligente assistent die Microsoft heeft geïntegreerd in de gehele 365-suite, inclusief SharePoint Online.Deze assistent ondersteunt alles, van contentcreatie en -beheer tot intelligent agentbeheer, toegangscontrole en documentbeveiliging. Dankzij de geavanceerde taalmodellen en de native verbinding met rechten en gegevens van gebruikers, Copilot biedt contextuele reacties, automatiseert taken en zorgt ervoor dat beheerders de controle over informatie behouden zonder dat dit ten koste gaat van hun flexibiliteit..

In SharePoint Online, Met Copilot kunt u niet alleen pagina's en inhoud maken en verfijnen, maar ook levenscyclusbeleid implementeren, risico's van overmatige blootstelling identificeren, ondersteuningsmachtigingsconfiguratie en zelfs interactie met aangepaste agenten die helpen bij het beantwoorden van vragen en het uitvoeren van complexe taken. Voordat u verdergaat, waarschuwen wij u dat in Tecnobits We hebben tientallen handleidingen over Copilot en de instellingen ervan, zoals deze over cómo instalar Copilot en Office 365, puede serte de ayuda.

Vereisten en eerste stappen om SharePoint Online met Copilot voor te bereiden

Voordat u Copilot activeert en SharePoint Online optimaal benut, is het belangrijk dat u aan een aantal vereisten voldoet en een goede planning maakt.:

• Passende licenties: De basis is Microsoft 365 Copilot en, voor geavanceerde functies, E5-licenties en SharePoint Advanced Management (SAM).
• Testomgeving instellen: Creëer een sandbox-omgeving waarin u configuraties kunt valideren zonder dat dit de dagelijkse werkzaamheden beïnvloedt.
• Pruebas piloto: Selecteer een groep early adopters om de integratie te testen en realistische feedback te verzamelen.
• Plan de comunicación: Informeer en voorlicht gebruikers over wijzigingen en nieuwe functies in Copilot, zodat de problemen tot een minimum worden beperkt.
• Beoordeling van toegangs- en beveiligingsbeleid: Pas voorwaardelijke toegang, multi-factor-authenticatie en zoek- en deelbeleid aan om risico's te voorkomen.
• Netwerkcontrole en -aanpassing: Zorgt ervoor dat de infrastructuur voldoet aan de connectiviteits- en beveiligingsvereisten waarvoor Microsoft 365 Copilot nodig is.

Met een solide basis weet u zeker dat Copilot en SharePoint veilig en efficiënt samenwerken. desde el primer momento.

SharePoint Geavanceerd Beheer: De Operations Hub voor Copilot

El complemento SharePoint Geavanceerd Beheer (SAM) Het is een essentiële versneller voor iedere organisatie die wil profiteren van de intelligentie en automatisering die Copilot biedt.

• Vermijd overmatig delen en het overbelasten van gegevensbronnenwaardoor de nauwkeurigheid van de door Copilot gegenereerde resultaten wordt verbeterd.
• Monitort de levenscyclus van sites en content, het identificeren en opruimen van wat verouderd of inactief is.
• Beheer, beperk en controleer de toegang tot documenten en sitesdoor intelligente beleidsregels en gevoeligheidslabels toe te passen.

Via het SAM Administration Center kunt u gedetailleerde rapporten bekijken, bulkacties toepassen, meldingen automatiseren en de beveiliging en naleving binnen uw organisatie synchroniseren. Copilot-integratie voegt een conversationele en intelligente laag toe die besluitvorming en dagelijks beheer vereenvoudigt.

Aanbevolen procedures en belangrijkste stappen om SharePoint voor te bereiden op Copilot

Datavoorbereiding, governance en beveiliging zijn essentieel. Hier zijn enkele aanbevelingen die u niet kunt negeren:

1. Verminder onbedoeld delen en beheer de machtigingen

In SharePoint, Het is van groot belang om overmatige blootstelling te voorkomen, zodat Copilot uitsluitend relevante en betrouwbare informatie teruggeeft.Om dit te doen:

• Configureer instellingen voor delen op tenant- en siteniveau, waarbij standaardrechten worden afgestemd op ‘specifieke personen’ in plaats van op de gehele organisatie.
• Verbergt opties met brede risico's als “Iedereen behalve externe gebruikers” om de blootstellingsradius te beperken.
• Onderwijst en traint site-eigenaren om toegangsaanvragen te beheren en grondig te controleren wie toegang heeft tot de gegevens.

2. Zorg voor de geldigheid van site-eigenaren

Site-eigenaren vormen de laatste verdedigingslinie als het gaat om contentbeheer en netheid.

• Voert eigendomsrichtlijnen uit om locaties te detecteren waarvan niet minstens twee personen duidelijk verantwoordelijk zijn.
• Schakel automatische meldingen in voor deze eigenaren, zodat ze de activiteiten, machtigingen en de noodzaak om de site te blijven onderhouden kunnen valideren.
• Werkt eigendomsgegevens bij in de actieve modus en vereist periodieke beoordelingen.

3. Opschonen van inactieve sites en levenscyclusbeheer

Oude content is Copilot's grootste vijand als het gaat om nauwkeurigheid.De opeenstapeling van verouderde gegevens zorgt voor een verspreiding van bronnen en genereert verwarrende of irrelevante reacties.

• Identificeert locaties zonder relevante activiteit gedurende bepaalde perioden (3, 6, 9 of 12 maanden).
• Stuur meldingen naar eigenaren om het nut ervan te bevestigen.
• Zet onnodige items in de alleen-lezen-modus en plan automatische archivering na de afgesproken tijd.
• Gebruik de rapporten met AI van SAM om automatisch aanbevelingen te krijgen over welke acties u moet ondernemen.

Gerelateerd artikel:

Hoe u repetitieve taken automatiseert met Power Automate: geavanceerde handleiding

4. Detectie van mogelijk overgedeelde inhoud

Met activiteits- en toestemmingsrapporten kunt u hotspots van overbelichting identificeren:

• Bekijk activiteitenrapporten voor inhoud die is gedeeld met 'iedereen', 'iedereen behalve externen' of 'organisatieleden'.
• Gebruik het Overexposure Baseline Report om het aantal gebruikers met toegang te beoordelen op basis van gedefinieerde drempels.
• Download, filter en analyseer gegevens om snel te kunnen reageren op verdachte situaties.

5. Beheer en beperk de toegang tot inhoud

Wanneer u risico's detecteert, helpt Copilot u bij het centraliseren en beperken van ongeautoriseerde toegang., maar de beslissing en uitvoering liggen altijd bij de beheerder:

• Start toegangsbeoordelingen met site-eigenaren.
• Beperk de toegang tot specifieke groepen met het beleid 'Beperkte toegangscontrole (RAC)', zodat alleen de benodigde gebruikers informatie blijven zien, zowel in SharePoint als in OneDrive.
• Schakel het beleid 'beperkte inhoudsdetectie' in om inhoud te verbergen voor Copilot en de organisatiezoekfunctie zonder de machtigingen te wijzigen.
• Combineer beide opties op de meest cruciale gebieden.

6. Proactieve acties op strategische locaties

De belangrijkste websites van de organisatie vereisen vanaf het allereerste moment extra bescherming.:

• Pas RAC toe bij het inrichten van nieuwe sites, zodat u niet vanaf het begin te veel deelt.
• Blokkeer indien nodig downloads, vooral Teams-opnames.
• Overweeg encryptie met “extractierechten” voor documenten met een grote impact.

Integratie en beheer van agenten in SharePoint en Copilot

Een andere revolutie die Copilot met zich meebrengt is de mogelijkheid om Intelligente agents in SharePoint maken, beheren en delen voor hulp-, leer- en automatiseringstaken:

• Elk lid met bewerkingsrechten kan zijn eigen agent maken., die vervolgens door de eigenaar van de site bewerkt, gedeeld of zelfs goedgekeurd kan worden.
• Eigenaren kunnen een agent markeren als 'goedgekeurd' en deze instellen als standaard eerste ervaring voor bezoekers.
• Agenten kunnen worden vastgezet, bewerkt of gedeeld via het Copilot-chatpaneel, waardoor samenwerking en toegang worden vereenvoudigd.
• Ze kunnen net als elk ander bestand op de site worden verwijderd. Hierdoor kunt u eenvoudig verouderde agents roteren en opschonen.

Rijke inhoud creëren met Copilot in SharePoint

Copilot is niet alleen een governance- en beveiligingsengine, het verandert ook de manier waarop u inhoud in SharePoint maakt en publiceert.:

• Pagina's maken op basis van sjablonen: Kies uit vooraf ontworpen sjablonen, zoals nieuwsbrieven, aankondigingen van evenementen of updates, en pas ze aan met slimme prompts en bijlagen.
• Maken van openstaande meldingen: Begin met een zin en laat Copilot suggesties doen voor de structuur, het ontwerp en de inhoud. Pas het resultaat zo vaak aan als nodig is.
• Ontwerpideeën: Copilot stelt visuele en lay-outverbeteringen voor om elke pagina aantrekkelijk en professioneel te maken.
• Slim herschrijven: Met de Rich Text-editor kunt u berichten verfijnen, ze een natuurlijke of professionele toon geven, of zelfs informatie samenvatten of uitbreiden als dat nodig is.

SharePoint toevoegen als kennisbron in Copilot Studio

Met Copilot kunt u SharePoint integreren als gegevensbron voor generatieve reacties., waardoor de relevantie van de informatie die via agenten en assistenten wordt verstrekt, toeneemt:

1. Open de agent in Copilot Studio.
2. Klik op ‘Kennis toevoegen’ in de overeenkomstige sectie.
3. Selecteer “SharePoint” en voer de URL in van de sites die u wilt toevoegen (u kunt meerdere sites toevoegen met behulp van Shift + Enter).
4. Geef het een naam en een nauwkeurige beschrijving, want de AI gebruikt die informatie als context.
5. Klik op 'Toevoegen' en definieer de authenticatiescenario's: standaard authenticeert Copilot Studio met Microsoft Enter ID, maar u kunt de Scopes en handmatige authenticatie als u meer restrictieve scenario's nodig hebt.

Essentiële beveiligingsmaatregelen voor het beheren van SharePoint Online met Copilot

Autenticación multifactor (MFA)

Schakel MFA in voor alle beheerde gebruikers en computers via het Microsoft 365-beheercentrum en configureer voorwaardelijke toegangsbeleid op basis van risiconiveau, locatie en apparaat.

Audit en bewaren van gegevens

• Schakel uniforme auditlogging in Microsoft Purview in om alle acties van gebruikers en beheerders vast te leggen.
• Definieer bewaarbeleid op basis van de wettelijke vereisten en controleer logboeken regelmatig op afwijkingen.

Controles op vertrouwelijke informatie

• Exporteer de 100 meestgebruikte sites en bekijk mogelijke risico's op overbelichting met SAM- en Microsoft Purview DSPM-rapporten.
• Schakel het brede delen en de controle van Copilot-activiteiten uit om informatielekken te voorkomen.
• Gebruik gevoeligheidslabels om gegevens in documenten, sites en groepen te classificeren, versleutelen en beperken.

Gevoeligheidslabels toepassen en beheren in SharePoint met Copilot

Gevoeligheidslabels van Microsoft Purview zijn essentieel voor de beveiliging van informatie en het bepalen hoe Copilot wordt gebruikt.:

1. Maak labels vanuit het Microsoft Purview-portaal en publiceer deze voor alle gebruikers of alleen voor specifieke groepen.
2. Geef aan of het label alleen de inhoud markeert of ook encryptie en toegangsbeperkingen toepast.
3. Wijs standaardlabels toe aan documentbibliotheken en gebruik de optie om de beveiliging zelfs uit te breiden naar downloads als u maximale beveiliging nodig hebt.
4. Stel tagsynchronisatie in voor sites, groepen en werkruimten.
5. Gebruik automatische servicetags voor scenario's waarbij u niet afhankelijk wilt zijn van handmatige gebruikersinvoer.

Dataverliespreventie (DLP) en adaptieve controle over gevoelige informatie

La prevención de pérdida de datos (DLP) in Purview helpt onbedoelde lekken op alle punten te voorkomen: SharePoint, Teams, Exchange en apparaten.

• Definieert beleid voor het analyseren en beschermen van gevoelige gegevens (bijvoorbeeld creditcards, burgerservicenummers en medische gegevens).
• Voer geautomatiseerde acties uit: blokkeer inzendingen, waarschuw gebruikers of activeer meldingen en herstelstromen.
• Maak adaptieve bescherming mogelijk door DLP te koppelen aan insider risk management. Zo kunt u het controleniveau dynamisch aanpassen op basis van gedragsincidenten.

Continue monitoring en auditing in Copilot en SharePoint Online

Regelmatige beoordelingen, logboekanalyses en monitoring van Copilot-verzoeken en -reacties zijn essentieel voor het handhaven van de beveiliging en naleving.:

• Gebruik wijzigingsgeschiedenisrapporten om te controleren wie wat en wanneer heeft gedaan, zowel op site- als wereldwijd niveau.
• Voer deze rapporten wekelijks uit tijdens de eerste adoptiefase en pas de frequentie daarna aan.
• Met de hulpmiddelen voor inhouds- en activiteitenverkenners kunt u de toepassing van bewaartermijn- en gevoeligheidslabels bewaken, evenals mogelijke incidenten met gevoelige gegevens.

Beperkt SharePoint-zoeken (RSS) uitschakelen bij de overstap naar Copilot

RSS is een tijdelijke oplossing die het zoeken beperkt tot toegestane sites terwijl de machtigingen worden gecontroleerd en gecorrigeerd.. Wanneer de configuratie al veilig is, Schakel RSS uit en sta Copilot en zoeken toe om toegang te krijgen tot alle geautoriseerde inhoudwaardoor de nauwkeurigheid en waarde van de gegenereerde antwoorden toeneemt.

• Schakel RSS volledig uit met PowerShell (Set-SPOTenantRestrictedSearchMode).
• Verwijder sites van de toegestane lijst met Remove-SPOTenantRestrictedSearchAllowedSite.
• Als u RSS gebruikt, zorg er dan voor dat alleen echt veilige sites op de whitelist worden geplaatst.

Gegevensbehoud en levenscyclus: verwijder onnodige gegevens en voldoe aan de regelgeving

• Gebruik bewaarbeleid van Purview om documenten, e-mails en Copilot-inhoud automatisch te bewaren of te verwijderen op basis van juridische of zakelijke vereisten.
• Stel uitzonderingen in met specifieke bewaartermijnlabels voor kritieke inhoud.
• Controleer de naleving en handhaving van retentie met rapportagehulpmiddelen en activiteitenverkenners.

Monitort en beheert de interacties en reacties die door Copilot worden gegenereerd

• Pas vooraf gedefinieerde communicatienalevingsbeleidsregels toe in Purview om ongepaste taal, lekken of misbruik in Copilot-aanvragen en -reacties te detecteren.
• Controleer logboeken en audits regelmatig om incidenten te verhelpen en het daadwerkelijke Copilot-gebruik te meten.

Continue optimalisatie: bronnen, acceptatie en training in Copilot en SharePoint

De optimale implementatie en het beheer van Copilot in SharePoint Online is een continu proces.:

• Creëer baanbrekende gebruikerscommunity's om feedback te verzamelen en verbetermogelijkheden te identificeren.
• Voer de adoptie geleidelijk uit en houd de impact, gereedheid en tevredenheid in de gaten met behulp van Viva Insights-hulpmiddelen en Microsoft 365-gebruiksrapporten.
• Maak gebruik van de trainingsbronnen en onboardingkits van Microsoft om kennis over alle teams te verspreiden.
• Als u een groot licentievolume hebt, bekijk dan de FastTrack-ondersteunings- en helpopties of implementeer co-investeringsprojecten met Microsoft en officiële partners..

Als uw organisatie behoefte heeft aan nog meer aangepaste scenario's, kunt u met Copilot Studio en het Power Platform-ecosysteem de functionaliteit uitbreiden en specifieke integraties en automatiseringen toevoegen, terwijl u altijd de bestaande beveiliging en governance respecteert.

Met behulp van Copilot kunt u SharePoint Online op een geavanceerde manier beheren. Daarmee creëert u nieuwe mogelijkheden op het gebied van efficiëntie, veiligheid en gemak.; de combinatie van gecentraliseerde controle, automatisering, geïntegreerde bescherming en contextuele hulp stelt elk team in staat om hun gegevens beschermd, productief en altijd onder controle te houden. Voor meer informatie over dit onderwerp, zie de Officiële pagina van Microsoft 365 Copilot.

Gerelateerd artikel:

De ultieme gids voor het automatiseren van repetitieve taken in Windows 11 met Power Automate Desktop

Cristian Garcia

Gepassioneerd door technologie sinds hij klein was. Ik houd ervan om op de hoogte te zijn van de sector en vooral om deze te communiceren. Daarom houd ik mij al jaren bezig met communicatie op technologie- en videogamewebsites. Je kunt mij vinden als ik schrijf over Android, Windows, MacOS, iOS, Nintendo of elk ander gerelateerd onderwerp dat in je opkomt.