OCR: Alles over optische tekenherkenning

Een van de ontwikkelingen die een revolutie teweeg heeft gebracht in de manier waarop we omgaan met geschreven informatie in de digitale wereld, is de OCR-technologie. Een oplossing waarmee we afgedrukte documenten of afbeeldingen kunnen omzetten naar digitale tekst. Zo besparen we tijd en moeite bij taken die zich herhaaldelijk voordoen of die verband houden met documentbeheer.

Tegenwoordig verwerken veel bedrijven een grote hoeveelheid papierwerk, facturen, contracten en juridische documenten. Het digitaliseren van deze informatie met behulp van OCR-technologie is niet alleen efficientie verbeterenmaar ook maakt zoeken, bewerken en opslaan eenvoudig. In dit artikel vertellen we je alles wat je moet weten over optische tekenherkenning: wat het is, hoe het werkt en waartoe het dient.

Wat is OCR en waarvoor wordt het gebruikt?

OCR staat voor Optische karakter erkenning. Vertaald naar het Spaans: Optische tekenherkenning. Deze technologie analyseert documenten met tekst, zoals afbeeldingen, foto's of PDF-bestanden, en zet deze om in gegevens die door een computer kunnen worden geïnterpreteerd.

Als we het heel kort uitleggen, is OCR-technologie in staat om: de visuele tekens uit een afbeelding halen en deze vertalen naar bewerkbare tekst. Dit betekent dat wij een gescand document naar een bestand kunnen omzetten. Woord, Excel, JSON of andere formaten, waardoor u ze eenvoudig kunt bewerken, doorzoeken en verwerken.

Waarom is dit zo interessant? Het antwoord is duidelijk: hun talrijke praktische toepassingen, variërend van de digitalisering van van fysieke dossiers naar taakautomatisering op werkplekken zoals banken, ziekenhuizen, verzekeringsmaatschappijen, marketingbureaus, logistieke bedrijven... Elk bedrijf dat met grote hoeveelheden informatie werkt.

Hoe werkt OCR-technologie?

Het proces van optische karakterherkenning Het bestaat uit verschillende fundamentele stappen waarbij hardware (zoals een scanner of camera) en gespecialiseerde software worden gecombineerd, die gebruikmaakt van algoritmes op basis van visuele patronen en zelfs kunstmatige intelligentie.

Dit zijn de belangrijkste stappen van OCR-technologie:

1. Document vastleggen: Er wordt een afbeelding van het document gemaakt met behulp van een scanner of camera.
2. Voorverwerking: De software verbetert de beeldkwaliteit door het contrast aan te passen, visuele ruis te verwijderen en randen te detecteren.
3. Segmentatie: Het systeem verdeelt de afbeelding in secties: tekstblokken, regels, woorden en ten slotte tekens.
4. erkenning: Elk teken wordt geanalyseerd en vergeleken met een database met patronen van letters, cijfers en symbolen.
5. Nabewerking: Eventuele fouten worden gecorrigeerd en de inhoud wordt gestructureerd voor export in digitaal formaat, bijvoorbeeld als platte tekst of gestructureerde JSON.

Hoewel dit proces op het eerste gezicht ingewikkeld lijkt, is de waarheid dat kan binnen enkele seconden worden uitgevoerd dankzij moderne software. Hierdoor kunnen we profiteren van real-time OCR-technologie, ook in mobiele applicaties.

Soorten OCR-technologie

Er verschillende varianten binnen de OCR-technologie, aangepast aan verschillende toepassingen en soorten documenten. Niet alle teksten zijn hetzelfde en daarom worden er per geval specifieke methoden gebruikt om de leesbaarheid te garanderen.

• Traditionele OCR: Geschikt voor gedrukte teksten, boeken, rapporten en getypte documenten.
• ICR-bestand (Intelligente karakterherkenning): Gespecialiseerd in het herkennen van handgeschreven documenten, zoals handgeschreven formulieren. Maakt gebruik van AI om de nauwkeurigheid te verbeteren.
• OMR (Optische markeringsherkenning): Identificeert merken, zoals aangevinkte vakjes, handtekeningen of logo's. Veelgebruikt bij enquêtes, examens en loterijen.
• OWR (Optische woordherkenning): Herkent hele woorden in plaats van afzonderlijke tekens bij het werken met duidelijke, goed gestructureerde teksten.

De keuze voor de variant hangt af van het type document en de complexiteit van de visuele inhoud. Een paspoort heeft bijvoorbeeld ICR nodig om handtekeningen te kunnen lezen, terwijl een meerkeuzeformulier OMR nodig heeft.

Voordelen van het gebruik van OCR in bedrijven en organisaties

Het implementeren van OCR-technologie biedt duidelijke voordelen voor elke organisatie die documenten verwerkt. Dankzij dit systeem kunnen processen die voorheen handmatig werden uitgevoerd en erg foutgevoelig waren, worden geautomatiseerd. Dit zijn enkele van de belangrijkste voordelen:

• Tijdbesparing: Automatische documentverwerking bespaart u uren aan handmatig typen.
• Foutreductie: Het vermindert fouten die inherent zijn aan menselijk werk, zoals typefouten.
• Snelle toegang tot informatie: Hiermee kunt u zoeken naar namen, data of kerngegevens in gedigitaliseerde bestanden.
• Lagere bedrijfskosten: Vermindert de noodzaak om fysieke documenten af ​​te drukken, op te slaan of te versturen.
• Meer veiligheid: Digitale documenten kunnen worden gecodeerd en beveiligd met beperkte toegang.
• Verbeter de klantervaring: Processen zoals identiteitsverificatie en klantenservice worden gestroomlijnd.

Meest voorkomende toepassingen van OCR-technologie

OCR heeft praktische toepassingen in meerdere sectoren. En met de evolutie van software kunnen steeds meer taken dankzij deze tool worden geautomatiseerd. Enkele van de meest voorkomende toepassingen zijn:

• Identiteit verificatie: Scannen van identiteitsbewijzen, paspoorten en rijbewijzen om persoonlijke informatie te verifiëren.
• Digitale onboarding: Registreer nieuwe klanten bij banken of bedrijven door documenten te scannen via mobiele apps.
• Factuurverwerking: Haal informatie over uitgaven op voor boekhoud- of ERP-systemen.
• Kentekenherkenning: Voertuigbeheersing in verkeers- of parkeersystemen.
• Medische voorschriften lezen: Gegevens uit medische instructies in ziekenhuizen of apotheken halen.
• Toegankelijkheid voor mensen met een visuele beperking: Zet tekst om in spraak of toegankelijke formaten.

Documenten die met OCR verwerkt kunnen worden

Dankzij de veelzijdigheid van OCR kan het worden toegepast op verschillende soorten documenten. Zolang ze een herkenbaar visueel formaat hebben, kunnen ze via webapplicaties, e-mail of mobiele apparaten worden verzonden.

Tot de meest voorkomende ondersteuningen behoren:

• PDF (gescand of gegenereerd uit afbeelding)
• Afbeeldingen in JPG-, PNG-, BMP- en TIFF-indeling

En de meest verwerkte documenttypen zijn:

• facturen en bonnen
• Identiteitsdocumenten (ID, paspoort, rijbewijs)
• Contracten en formulieren
• Leveringsbonnen en bewijs van levering
• Voorschriften, kentekenbewijzen en bankafschriften

Beschikbare OCR-hulpmiddelen en -diensten

Er zijn verschillende opties voor het toepassen van OCR, afhankelijk van uw behoeften. Van gratis tools voor eenmalige klussen tot geïntegreerde bedrijfsoplossingen.

• Desktop-software: Programma's zoals ABBYY FineReader waarmee u OCR professioneel kunt toepassen.
• Mobiele apps: Apps die de camera van je telefoon gebruiken om tekst in realtime te scannen en te converteren.
• Online diensten: Websites waar je een bestand kunt uploaden en deze kant-en-klaar kunt downloaden, zonder dat je iets hoeft te installeren.

Bovendien heeft Veel documentbeheerplatforms bevatten ingebouwde OCR-technologiemodules. Hierdoor is het eenvoudig om het regelmatig te gebruiken voor bestandsstromen, boekhoudbeheer of veilige opslag.

Het digitaliseren van documenten is nog nooit zo noodzakelijk geweest als nu. Zowel om redenen van efficiëntie als duurzaamheid. Het toepassen van OCR is ongetwijfeld een van de meest effectieve manieren om papiergebruik te verminderen, de toegang tot informatie te verbeteren en repetitieve processen te optimaliseren die voorheen urenlange menselijke tussenkomst vereisten.