Wat is de vertrouwelijke modus van Gmail en wanneer moet je deze inschakelen?

¿Wat is de 'vertrouwelijke modus' van Gmail en wanneer moet je deze activeren? Met deze speciale verzendmodus kunt u beperken wat de ontvanger met uw e-mail kan doen.Het voorkomt dat gebruikers het doorsturen, de tekst kopiëren, bijlagen downloaden of de inhoud afdrukken. Je kunt ook een vervaldatum instellen of zelfs een sms-code vereisen om het te openen. Het is niet waterdicht, maar bij correct gebruik vermindert het de risico's aanzienlijk bij het werken met gevoelige informatie.

De vertrouwelijke modus van Gmail is een speciale manier om e-mails te verzenden. In deze modus legt Google beperkingen op aan het bericht en de bijlagen, waardoor de ontvanger minder informatie kan delen. Wanneer je deze modus activeert, verdwijnen de gebruikelijke deelopties van de ontvanger. doorsturen, kopiëren, downloaden en afdrukken de inhoud.

Naast het blokkeren van deze acties, kunt u in Gmail ook een vervaldatum instellen. Wat betreft het bericht: na die periode kan de ontvanger het niet meer bekijken. U kunt de toegang ook op elk moment handmatig intrekken als u spijt heeft van wat u hebt verzonden of als u een fout van de ontvanger constateert. Dit is met name handig bij vertrouwelijke documenten, persoonsgegevens of gevoelige interne communicatie.

De functie omvat tevens een extra wachtwoordverificatiesysteem.Je kunt vereisen dat de ontvanger een code nodig heeft om de e-mail te openen: ofwel een eenvoudige verificatiecode (die in sommige gevallen per e-mail wordt verzonden) of een code die per sms naar de mobiele telefoon van de ontvanger wordt gestuurd. In dit tweede geval kan alleen iemand met toegang tot dat telefoonnummer de inhoud van de e-mail bekijken.

Het is belangrijk om te begrijpen dat de vertrouwelijke modus e-mails niet automatisch van begin tot eind versleutelt.Het verandert echter de manier waarop de inhoud wordt bezorgd. Gmail verzendt de tekst en bijlagen niet rechtstreeks zoals een normaal bericht; in plaats daarvan genereert het een beveiligde link die alleen toegankelijk is onder de voorwaarden die je hebt ingesteld (verloopdatum, verificatie, enz.).

Deze functie is beschikbaar voor zowel persoonlijke Gmail-accounts als Google Workspace.In zakelijke omgevingen kunnen beheerders beslissen of het gebruik ervan al dan niet is toegestaan, hetzij voor het gehele domein, hetzij alleen voor bepaalde organisatieonderdelen (bijvoorbeeld door het in te schakelen voor de juridische afdeling en uit te schakelen voor de rest).

Hoe de vertrouwelijke modus intern werkt

Wanneer je een bericht in vertrouwelijke modus verzendt, levert Gmail de e-mailinhoud niet "zoals deze is". naar de server van de ontvanger. Wat er gebeurt, is dat de inhoud wordt opgeslagen in de systemen van Google en vervangen door een beveiligde link. Voor iemand die Gmail gebruikt, lijkt het resultaat een normale e-mail, maar in werkelijkheid heeft diegene op een beveiligde manier toegang tot de gehoste inhoud.

Als de ontvanger geen Gmail gebruikt, krijgt hij of zij een bericht met een link. een link van het type 'E-mail bekijken' of iets dergelijks. Als u erop klikt, wordt een beveiligde Google-pagina geopend waar u moet inloggen of de verificatiecode moet invoeren, afhankelijk van hoe u de bezorging hebt geconfigureerd. Op deze manier behoudt u de controle, ongeacht de e-mailprovider van de ontvanger.

De gebruikelijke beperkingen in deze modus hebben invloed op het volledige inhoudspakket.Tekst, ingesloten afbeeldingen en bijlagen. De ontvanger kan de e-mail lezen en bijlagen bekijken als het formaat compatibel is, maar heeft geen toegang tot de functies om de e-mail op te slaan op de computer, door te sturen naar iemand anders of de e-mail af te drukken vanuit Gmail.

Er is één belangrijke beperking waar u rekening mee moet houden.Zelfs als kopiëren, downloaden of afdrukken is geblokkeerd, kan Gmail niet volledig voorkomen dat iemand dit doet. screenshotMaak een screenshot met je telefoon of gebruik kwaadaardige software om de inhoud te kopiëren. Google probeert screenshots in sommige omgevingen te beperken, maar in de praktijk is er altijd wel een manier om deze beveiliging te omzeilen.

Een ander belangrijk technisch detail is dat e-mails in de vertrouwelijke modus niet kunnen worden ingepland. Om later te verzenden. Als u iemand bent die altijd 'Verzenden inplannen' gebruikt om berichten op een specifiek tijdstip te verzenden, houd er dan rekening mee dat deze functie niet compatibel is met de vertrouwelijke modus: u moet ze dan direct verzenden.

Voordelen, beperkingen en wanneer je het moet activeren.

Het belangrijkste voordeel van de vertrouwelijke modus is dat het de onbedoelde openbaarmaking van gevoelige informatie vermindert.Als een ontvanger per ongeluk op 'Doorsturen' klikt of een bijlage probeert te downloaden om deze te delen, lukt dat simpelweg niet. Dit voorkomt veelvoorkomende fouten, zowel op het werk als in privésituaties.

Het verlopen van berichten is een ander zeer interessant punt.Je kunt ervoor kiezen om een ​​e-mail slechts een dag, een week, een maand of zelfs meerdere jaren (gebruikelijke periodes variëren van 1 dag tot 5 jaar) toegankelijk te maken. Na die tijd zijn zowel de berichtinhoud als eventuele bijlagen niet meer beschikbaar voor de ontvanger, ook al kan deze het bericht nog steeds in zijn of haar inbox zien.

De mogelijkheid om de toegang op elk moment in te trekken, biedt een extra vangnet.Als je een e-mail naar de verkeerde persoon hebt gestuurd, informatie hebt toegevoegd waar je later spijt van hebt, of gewoon van gedachten bent veranderd, ga dan naar je map 'Verzonden items', open de vertrouwelijke e-mail en klik op de optie om de toegang te verwijderen. Vanaf dat moment kan de ontvanger de e-mail niet meer openen.

Deze modus biedt echter geen absolute bescherming en kent duidelijke beperkingen.Zoals eerder vermeld, biedt het geen waterdichte bescherming tegen het blokkeren van screenshots of foto's, en als de ontvanger uw vertrouwen wil schenden, zal hij of zij altijd wel een manier vinden om de informatie alsnog te bemachtigen. Bovendien kan het in strikte bedrijfsomgevingen conflicteren met archiverings-, audit- of eDiscovery-beleid, omdat sommige vormen van toegang buiten de standaard werkprocessen vallen.

Het is raadzaam om de vertrouwelijke modus te activeren in situaties waarin u extra controle nodig hebt.Het is niet aan te raden om contracten, certificaten, identiteitsdocumenten, financiële informatie, medische gegevens, gevoelige interne communicatie of links die op een specifieke datum niet meer werken te versturen. Gebruik deze functie niet zomaar, want het voegt extra stappen toe voor de ontvanger en kan de zaken onnodig ingewikkeld maken.

Hoe verstuur je een vertrouwelijke e-mail vanuit Gmail op een computer?

Het inschakelen van de vertrouwelijke modus in de webversie van Gmail is vrij intuïtief.Maar het is de moeite waard om het stap voor stap door te nemen, zodat je niets over het hoofd ziet. Het idee is dat je je e-mail zoals gewoonlijk opstelt en vlak voor het verzenden de modus activeert en de vervaldatum en verificatie-instellingen aanpast.

Dit zijn de basisstappen op een computer.:

• Open Gmail en klik op 'Nieuw bericht'. om een ​​nieuw bericht te maken.
• Schrijf de ontvanger, het onderwerp en de inhoud op. Selecteer de gegevens uit de e-mail en voeg de bestanden die u wilt verzenden als bijlage toe.
• Onderaan het tekstvak klikt u op het hangslotpictogram met een klok. (Dit is de knop voor de vertrouwelijke modus.) Als je deze modus al hebt gebruikt en de instellingen wilt wijzigen, zie je de optie 'Bewerken'.
• Er wordt een pop-upvenster geopend waarin u de vervaldatum kunt kiezen. van het bericht en of u wilt dat er een wachtwoord vereist is.
• In het wachtwoordgedeelte kunt u kiezen tussen twee modi.:
  • “Geen wachtwoord via sms”Gebruikers die de e-mail openen via de Gmail-app of -website, kunnen deze direct zien; gebruikers die geen Gmail gebruiken, ontvangen mogelijk een code in een andere e-mail ter verificatie van hun identiteit.
  • “Wachtwoord via sms”De ontvanger moet een code invoeren die via sms wordt verzonden. Het is verplicht om het telefoonnummer van de ontvanger in te voeren, niet uw eigen nummer.
• Zodra alles is ingesteld, klikt u op 'Opslaan'. en verstuur de e-mail vervolgens zoals je normaal zou doen.

Houd er rekening mee dat de instelling voor de vertrouwelijke modus zowel de tekst als de bijlagen beïnvloedt.Alle berichtinhoud is onderworpen aan de vervaldatum, verificatie en beperkingen met betrekking tot kopiëren of downloaden die u zojuist hebt ingesteld.

Hoe activeer je de vertrouwelijke modus op je mobiele telefoon?

Als je Gmail normaal gesproken op je mobiele telefoon (Android of iOS) gebruikt, heb je ook de vertrouwelijke modus tot je beschikking.De locatie van de instelling is iets anders dan in de desktopversie, maar de logica is hetzelfde: je stelt de e-mail op en activeert, voordat je hem verzendt, de optie en kiest hoe je hem wilt beveiligen.

Om de vertrouwelijke modus in de Gmail-app te gebruikenDe algemene gang van zaken is als volgt:

• Open de Gmail-app op je smartphone. en klik op de knop om een ​​nieuwe e-mail op te stellen.
• Schrijf de ontvanger, het onderwerp en het bericht op.en voeg indien nodig bestanden toe.
• Tik op het menu met de drie puntjes in de rechterbovenhoek. van het scherm terwijl je typt.
• Selecteer de optie 'Vertrouwelijke modus'. in het uitklapmenu.
• Er wordt een scherm geopend om de vervaldatum en het wachtwoord in te stellen.met een geldigheidsduur vergelijkbaar met die op het web (van 1 dag tot 5 jaar) en twee verificatieopties (standaard of sms).
• Configureer de gewenste instellingen en klik op 'Opslaan'..
• Verzend de e-mail normaal.Vanaf dat moment zijn alle vastgestelde beperkingen van toepassing.

In de dagelijkse praktijk duurt deze procedure slechts een paar seconden langer dan een normale verzending.Het is daarom prima om het regelmatig te gebruiken, zolang de inhoud dat rechtvaardigt. Vergeet echter niet de ontvanger te informeren als die niet bekend is met dit systeem, zodat hij of zij niet schrikt wanneer er om een ​​code wordt gevraagd of merkt dat het bericht niet kan worden doorgestuurd.

Hoe open je als ontvanger een vertrouwelijke e-mail?

De ervaring van iemand die een vertrouwelijke e-mail ontvangt, hangt af van twee belangrijke factoren.Of ze Gmail gebruiken en of de afzender wachtwoordverificatie heeft ingeschakeld (vooral als het via sms gaat) zijn factoren om rekening mee te houden. Desondanks is het proces meestal vrij stapsgewijs en legt de interface bij elke stap uit wat je moet doen.

Als je een Gmail-account gebruikt en de afzender niet via sms om een ​​wachtwoord heeft gevraagd.In de meeste gevallen kunt u de e-mail rechtstreeks openen vanaf de website of de bijgewerkte app zonder extra stappen. U ziet het bericht zoals gebruikelijk, maar zonder de knoppen voor doorsturen, downloaden of afdrukken. Als u een andere e-mailclient gebruikt die is gekoppeld aan Gmail (bijvoorbeeld, Vooruitzicht), kan er een link verschijnen zoals 'E-mail bekijken' die u naar een Google-pagina leidt waar u moet inloggen.

Wanneer de afzender de optie "Wachtwoord via sms" activeert.Het proces voegt een extra beveiligingsstap toe. Wanneer u het bericht probeert te openen, verschijnt er een knop zoals 'Wachtwoord verzenden'. Door hierop te drukken, wordt een code via sms naar het voor u ingestelde telefoonnummer gestuurd. U moet die code op het scherm invoeren om toegang te krijgen tot de inhoud.

Als uw adres geen Gmail-adres is (bijvoorbeeld omdat u een zakelijk e-mailadres of een adres van een andere provider gebruikt)Je ontvangt ook een bericht met een link naar 'E-mail bekijken' in de beveiligde interface van Google. Daar wordt je mogelijk gevraagd om op 'Wachtwoord verzenden' te klikken en je sms-berichten te controleren, of, afhankelijk van de instellingen van de afzender, om een ​​extra e-mail met een verificatiecode te bekijken.

In alle gevallen blijven de beperkingen op kopiëren, doorsturen, downloaden of afdrukken van kracht.Je kunt de e-mail lezen en, als deze niet is verlopen en je toegang niet is ingetrokken, een voorbeeld van eventuele compatibele bijlagen bekijken; maar je hebt geen toegang tot de gebruikelijke functies voor het delen of opslaan van inhoud rechtstreeks vanuit Gmail.

Wat gebeurt er als een e-mailaccount verloopt of de toegang wordt ingetrokken?

Zodra de door de afzender ingestelde vervaldatum is bereikt, is het bericht niet meer toegankelijk. Voor de ontvanger geldt dat, hoewel het bericht mogelijk nog steeds visueel zichtbaar is in de inbox of het archief, de inhoud niet meer te bekijken is of dat er een melding verschijnt dat de e-mail is verlopen.

De afzender kan ook zelf het initiatief nemen en de toegang intrekken vóór de vervaldatum.Om dit te doen, open je Gmail op een computer, ga je naar de map 'Verzonden', zoek je de vertrouwelijke e-mail en klik je op de optie 'Toegang intrekken'. Vanaf dat moment zal elke poging van de ontvanger om het bericht te openen een foutmelding of waarschuwing weergeven dat hij of zij geen toestemming meer heeft.

Als u degene bent die de foutmelding 'Verlopen e-mail' of 'Toegang verwijderd' ontvangt, bent u degene die deze foutmelding krijgt.Het is zeer waarschijnlijk dat de afzender de toegang heeft geblokkeerd of dat u de aanvankelijk ingestelde tijdslimiet hebt overschreden. In dat geval is uw enige optie om contact op te nemen met die persoon om de vervaldatum te verlengen of om de informatie opnieuw te laten versturen in een nieuw, vertrouwelijk bericht.

Er kunnen ook fouten optreden met betrekking tot de telefoonnummers die worden gebruikt voor sms-verificatie.Gmail ondersteunt alleen codes die naar bepaalde landen en regio's worden verzonden (zoals Noord-Amerika, een groot deel van Zuid-Amerika, Europa, Australië en sommige Aziatische gebieden zoals Korea, India en Japan). Als u een nummer probeert in te stellen dat zich niet in een ondersteunde regio bevindt, krijgt u een bericht dat het nummer niet kan worden gebruikt.

Deze verval- en intrekkingsmechanismen zijn vooral nuttig in een werksituatie. waarbij tijdelijke documenten, gevoelige rapporten of persoonsgegevens die niet voor onbepaalde tijd toegankelijk mogen blijven, worden gedeeld. Door zorgvuldig tijdslimieten in te stellen, kunt u de periode waarin informatie openbaar toegankelijk is aanzienlijk verkorten.

Beheer van de vertrouwelijke modus voor Google Workspace-beheerders

In bedrijfsomgevingen hebben beheerders het laatste woord over de beschikbaarheid van de vertrouwelijke modus. Voor gebruikers. Via de Google Admin-console kan deze functie op domeinniveau worden in- of uitgeschakeld, of alleen worden toegepast op bepaalde organisatie-eenheden, afhankelijk van het interne beleid van het bedrijf.

Om deze functie wereldwijd binnen de organisatie te beheren, moet de beheerder het volgende doen::

• Meld u aan bij de beheerdersconsole met een account dat beheerdersrechten heeft..
• Ga naar het gedeelte 'Applicaties', vervolgens naar 'Google Workspace' en daarna naar 'Gmail'..
• Open het gedeelte 'Gebruikersinstellingen' en scrol omlaag naar 'Vertrouwelijke modus'..
• Vink het vakje 'Vertrouwelijke modus inschakelen' aan of uit.en sla de wijzigingen op.

Veranderingen treden doorgaans niet direct op.Google geeft aan dat het tot 24 uur kan duren voordat deze wijzigingen volledig zijn doorgevoerd in het hele domein, hoewel ze in de praktijk vaak veel sneller worden toegepast. Het is raadzaam om hiermee rekening te houden bij het plannen van een implementatie of beleidswijziging.

Als u de vertrouwelijke modus per organisatie-eenheid (OU) wilt beherenHet proces is vergelijkbaar, maar voordat u de instelling aanpast, moet u de specifieke organisatie-eenheid (OU) in het linkerpaneel selecteren (bijvoorbeeld 'Personeelszaken', 'Financiën', 'Marketing', enz.). Ga vervolgens naar het gedeelte 'Vertrouwelijke modus', schakel deze in of uit en sla de wijzigingen voor die specifieke eenheid op.

Door de vertrouwelijke modus uit te schakelen, kunnen gebruikers geen e-mails meer verzenden via deze modus.Het betekent echter niet automatisch dat ze niet ontvangen kunnen worden. Als een organisatie inkomende vertrouwelijke berichten problematisch vindt voor audit-, compliance- of archiveringsdoeleinden, moet zij specifieke compliance-regels opstellen voor de afhandeling van dit soort e-mails.

Inkomende berichten in de vertrouwelijke modus blokkeren in bedrijven

Sommige organisaties geven er de voorkeur aan te voorkomen dat vertrouwelijke e-mails hun gebruikers bereiken.Omdat dit soort berichten de inspectie van de inhoud, archivering of juridische eDiscovery-processen beperken. Om dit probleem aan te pakken, biedt Google Workspace een systeem met nalevingsregels waarmee dit soort e-mails bij aankomst op het domein kunnen worden geïdentificeerd en geweigerd.

De algemene procedure voor het blokkeren van inkomende vertrouwelijke berichten is als volgt::

• Ga in de beheerdersconsole naar de Gmail-instellingen. en ga naar het gedeelte dat is gewijd aan 'Naleving van inhoudsnormen'.
• Klik op 'Configureren' om een ​​nieuwe instelling te maken.Als er al regels bestaan, kunt u 'Nog een regel toevoegen' selecteren.
• Geef de regel een beschrijvende naam. (bijvoorbeeld: "Inkomend vertrouwelijk modusblokkering").
• In het gedeelte 'Betrokken berichten' selecteert u de optie 'Inkomend'. zodat de regel alleen van toepassing is op e-mails die op het domein aankomen.
• Voeg in het gedeelte 'expressies' een op metadata gebaseerde voorwaarde toe. en kies als attribuut 'Gmail vertrouwelijke modus', met het overeenkomsttype 'Het bericht bevindt zich in de vertrouwelijke modus van Gmail'.
• Selecteer in het actieblok 'Bericht weigeren'. En desgewenst kunt u een gepersonaliseerde tekst opstellen die automatisch naar de afzender wordt verzonden om de reden van de afwijzing uit te leggen.
• Houd de regel aan en wacht tot deze zich verspreidt. (Nogmaals, de maximaal geschatte tijdsduur is ongeveer 24 uur).

Deze aanpak maakt het mogelijk om zeer precieze beveiligings- en compliancebeleidsregels toe te passen.Je kunt bijvoorbeeld de ontvangst van vertrouwelijke e-mails van buiten de organisatie blokkeren, maar het interne gebruik ervan wel toestaan, of het gebruik ervan beperken tot bepaalde afdelingen. Het hangt allemaal af van de wettelijke en operationele behoeften van elke organisatie.

Aanbevelingen en beveiligingstips voor gebruik in de vertrouwelijke modus

Hoewel de vertrouwelijke modus extra bescherming biedt, is het geen vervanging voor gezond verstand.Voordat u een e-mail met zeer gevoelige informatie verstuurt, is het de moeite waard om te overwegen of dit wel echt per e-mail moet gebeuren, of dat het niet verstandiger zou zijn om andere, robuustere methoden voor versleuteling of veilige bestandsdeling te gebruiken.

Een belangrijke aanbeveling is om de vervaldatum zorgvuldig aan te passen.Voor zeer gevoelige documenten kunt u korte deadlines stellen (één dag, één week); voor andere communicatie, zoals contracten die beoordeeld moeten worden en die tijd vergen, is het beter om de ontvanger een redelijke termijn te geven. Het hanteren van absurd korte deadlines frustreert de ontvanger alleen maar en leidt tot meer herverzendingen of verwarring.

Bij een hoog risico is de optie om een ​​wachtwoord via sms te versturen ten zeerste aan te raden.Mits u het telefoonnummer van de ontvanger veilig kunt verwerken en deze zich in een door Google ondersteunde regio bevindt. Deze extra stap maakt het voor iemand die toegang heeft gekregen tot de e-mail (bijvoorbeeld door zonder toestemming in te loggen op het account) moeilijker om de inhoud te lezen zonder ook het telefoonnummer van de ontvanger te hebben.

Het is essentieel om e-mailadressen en telefoonnummers dubbel te controleren voordat u iets verzendt.Een enkele fout in een cijfer kan ervoor zorgen dat de informatie bij de verkeerde persoon terechtkomt of dat de ontvanger het bericht niet kan openen. Het is ook verstandig om de ontvanger van tevoren te waarschuwen dat hij of zij een vertrouwelijke e-mail met verificatiecode ontvangt, zodat hij of zij niet denkt dat het phishing of spam is.

Binnen bedrijven dient de implementatie van de vertrouwelijkheidsmodus gepaard te gaan met minimale training.Leg uit wat deze functie wel en niet doet, wanneer het aanbevolen is om deze te gebruiken, wat de gebruikelijke vervaldatums zijn en hoe om te gaan met problemen zoals verlopen toegang of niet-afgeleverde sms-berichten. Dit voorkomt dat gebruikers hun toevlucht nemen tot onveilige oplossingen vanwege een gebrek aan kennis.

De vertrouwelijke modus van Gmail blijkt een zeer praktisch hulpmiddel te zijn. Om de verspreiding van informatie via e-mail beter te beheersen, vooral in combinatie met duidelijke beleidsregels, gezond verstand en andere aanvullende beveiligingsmaatregelen. Verstandig gebruikt, zorgt het ervoor dat gevoelige gegevens veiliger en met minder onnodige risico's worden verspreid, zowel privé als professioneel.